Czy pracę zdalną można wdrożyć całkowicie elektronicznie?

Czy pracę zdalną można wdrożyć całkowicie elektronicznie?

Praca zdalna wymaga dokonania uzgodnienia z pracownikiem oraz zapoznania go z wieloma procedurami wewnętrznymi. Na szczęście wszystkie dokumenty mogą mieć postać papierową lub elektroniczną, a więc da się wdrożyć pracę zdalną nie używając ani jednej kartki papieru.

Czy uzgodnienie pracy zdalnej może zostać dokonane w sposób elektroniczny?

Ustawodawca posłużył się w przepisach o pracy zdalnej terminem uzgodnienie, a nie zmiana warunków umowy o pracę, więc na kanwie tego przepisu pojawiły się od razu wątpliwości, czy konieczne jest zawarcie aneksów do umów o pracę z pracownikami. Za takim stanowiskiem przemawia wyłączenie konieczności zastosowania do takiego uzgodnienia art. 29 § 4 Kodeksu pracy, z którego wynika, że zmiana warunków umowy o pracę wymaga formy pisemnej. Stanowisko takie zajęło także oficjalnie MRiPS. Zatem ostatecznie zawieramy uzgodnienie, będące w praktyce aneksem do umowy o pracę z każdym pracownikiem, który ma pracować zdalnie, ale przy tej czynności nie ma wymogu formy pisemnej. Możliwe jest więc podpisanie takiego dokumentu elektronicznie i nie będzie po stronie pracownika wymagany podpis kwalifikowany, a nawet można dokonać uzgodnień dotyczących pracy zdalnej mailowo. W tym ostatnim przypadku maile musiałyby jednak zostać zapisane w e-teczce lub wydrukowane do tradycyjnych akt osobowych.

Czy zmiana informacji o warunkach zatrudnienia może być przekazana elektronicznie?

Uzupełnienie informacji o warunkach zatrudnienia, o której mowa w art. 29 § 3 Kodeksu pracy także może mieć postać papierową lub elektroniczną, a więc ten dokument może zostać podpisany w sposób analogiczny jak uzgodnienie wprowadzenia pracy zdalnej.

Jakie dokumenty z zakresu BHP mogą być elektroniczne przy pracy zdalnej?

W przypadku BHP elektronicznie może pracownik potwierdzić zapoznanie się z oceną ryzyka przy pracy zdalnej oraz nową informacją BHP dotyczącą pracy zdalnej, a również tylko elektronicznie może złożyć własne oświadczenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez niego i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy.

Ponadto w przypadku nowych pracowników zatrudnianych od początku w reżimie nowej pracy zdalnej szkolenie wstępne w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy osoby przyjmowanej do pracy na stanowisko administracyjno-biurowe może być także przeprowadzone w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Wtedy także pracownik może potwierdzić elektronicznie odbycie szkolenia.

Czy także zapoznanie z procedurami ochrony danych osobowych może mieć postać elektroniczną?

Również zapoznanie się przez pracownika z procedurą ochrony danych osobowych przy pracy zdalnej może mieć postać elektroniczną lub papierową, a co więcej procedura taka może zostać połączona z regulaminem/porozumieniem dotyczącym pracy zdalnej i wtedy wystarczające będzie zapoznanie pracownika tylko z jednym dokumentem.

Czy są zatem jakieś dokumenty, które będą musiały mieć formę pisemną?

Na szczęście nie ma żadnego wyjątku i we wszystkich sytuacjach jest alternatywna postać elektroniczna dopuszczalna równolegle obok postaci papierowej. W praktyce więc możliwe jest wykorzystanie platformy podpisowej np. Autenti czy DocuSign i wysłanie do podpisu pracownika kompletu dokumentów i oświadczeń, które on podpisze podpisem elektronicznym, ale nie kwalifikowanym i będzie w ten sposób prawidłowo wdrożona praca zdalna.

A czy jeśli firma nie ma e-teczek także może dokonać wdrożenia pracy zdalnej elektronicznie?

Jak najbardziej, z tym że w takim przypadku całość dokumentów podpisanych przez pracownika należało będzie wydrukować i następnie wpiąć do tradycyjnych akt osobowych do części B. W takim przypadku nie ma przepisu w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji, jak pracodawca powinien dokonać takiego procesu, ale z wyjaśnień Ministerstwa Cyfryzacji wynika, że każdy dokument powinien zawierać adnotację, „potwierdzam za zgodność z dokumentem elektronicznym”.

Łukasz Prasołek

Pozostałe w sekcji Blog

 

Dołącz do subskrybentów

Newsletter

Chcesz otrzymywać od nas newsletter z najnowszymi informacjami?
Obowiązek informacyjny dla formularza kontaktowego
  1. Administrator danych Administrator danych osobowych: Praktyczne Szkolenia Prasołek & Sawicki Spółka jawna Adres: ul. Grzybowska 2/34 00-131 Warszawa
  2. Kontakt z Administratorem W kwestii związanej z ochroną danych osobowych możesz się skontaktować z Administratorem wysyłając wiadomość pod adres email: biuro@praktyczneszkolenia.com
  3. Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu udzielenia odpowiedzi na zapytanie wysłane poprzez formularz kontaktowy. Podstawą przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit f RODO, gdzie prawnie uzasadnionym interesem jest udzielenie odpowiedzi na zapytanie. W przypadku gdy wyrazili Państwo dobrowolną zgodę na przesyłanie drogą elektroniczną informacji handlowych oraz ofert podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Nasze działania opieramy zgodnie z Ustawą z dnia 18.07.2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Możecie Państwo w każdym momencie wycofać zgodę.
  4. Odbiorcy danych Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być zewnętrzne podmioty powiązane z Administratorem, w tym w szczególności dostawcy odpowiedzialni za obsługę systemów informatycznych.
  5. Okres przechowywania Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi na zapytanie przesłane za pomocą formularza kontaktowego. W przypadku gdy podstawą przetwarzania danych osobowych jest zgoda będziemy przetwarzać dane osobowe do momentu jej wycofania.
  6. Prawa przysługujące w związku z przetwarzaniem danych osobowych Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania.
  7. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego Przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – UODO Stawki 2, Warszawa.
  8. Dobrowolność danych Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do udzielenia odpowiedzi na zapytanie.
  9. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji Pani/Pana dane osobowe nie będą profilowane oraz nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany.

Dziękujemy za zgłoszenie!

Skontaktujemy się z Tobą, aby ustalić szczegóły.