Szkolenie pozwoli na zapoznanie się z wszystkimi zasadami prawidłowego prowadzenia dokumentacji pracowniczej, z uwzględnieniem zmian od 2023 roku. W trakcie szkolenia przytoczone zostaną najważniejsze stanowiska urzędowe dotyczące przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Kiedy?
18-19 maja 2026 r., godziny: 10:00 – 15:00
Gdzie?
szkolenie wyłącznie w formie online
Program
Zagadnienia wstępne:
- Jak poprawnie założyć akta osobowe i pozostałą dokumentację pracowniczą?
- Jaki powinien być poprawny podział dokumentacji pracowniczej?
- Co oznacza porządek chronologiczny i czy zawsze musi być zachowywany w aktach?
- Czy elektroniczne akta osobowe też muszą mieć wykaz zgromadzonych w nich dokumentów?
- Czy można tworzyć podczęści w aktach osobowych tylko dla niektórych pracowników?
- Kto może przetwarzać dane osobowe pracowników?
- W jakiej postaci mogą być tworzone i przyjmowane dokumenty?
- Jakie dokumenty – do tej pory papierowe – będą mogły być elektroniczne?
- Jak dołączać elektroniczne dokumenty do dokumentacji pracowniczej?
- Ile czasu przechowuje się poszczególne zbiory dokumentacji pracowniczej i od czego to zależy?
- Czy elektroniczna dokumentacja pracownicza jest przechowywana tak samo długo, jak papierowa?
- Kto przy ponownym zatrudnieniu musi mieć nowe teczki, a komu można kontynuować dotychczasową dokumentację?
Jakie są obowiązki związane z pozyskiwaniem danych i dokumentów od kandydata do pracy?
- Jakich danych można, a jakich nie można pozyskiwać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie?
- Jakie przyszły pracodawca – od 24 grudnia br. będzie miał – obowiązki informacyjne związane z proponowanym wynagrodzeniem?
- Na jakim etapie będzie musiał informować kandydata do pracy i jaki ma być zakres informacji?
- Czy będzie musiał informować o wewnętrznych przepisach płacowych?
Jak powinien być skonstruowany kwestionariusz osobowy od kandydata do pracy?
- Na jakie dane należy przygotować w nim miejsce?
Jak poprawnie skierować wybranego kandydata na badania wstępne?
- Czy dokumentacja badań wstępnych może być elektroniczna?
- Które dokumenty pozyskane w trakcie rekrutacji należy, a które można włożyć do części A akt osobowych? (wykaz)
Jak powinien być skonstruowany kwestionariusz osobowy od pracownika? w tym:
- Podania jakich danych można wymagać?
- Na jakich zasadach można przetwarzać prywatne dane kontaktowe oraz wizerunek pracownika?
Jakie dokumenty musi, a jakie może dostarczyć pracodawcy nowy pracownik?
- Czy wszystkie dostarczone dokumenty mogą być skopiowane do akt? (wykaz stanowisk)
- Czy kopiowane dokumenty trzeba potwierdzać za zgodność?
- Jakie dokumenty będą potrzebne do zaliczania umów cywilnoprawnych do stażu pracy po zmianie przepisów?
- Czy warto mieć formularz dla osoby zawiadamianej o wypadku? Z jakimi obowiązkami się to wiąże?
- Do czego nie wolno wykorzystywać tego formularza (stanowisko MRPiPS),
Jak poprawnie udokumentować odbycie szkolenia BHP (z uwzględnieniem nadchodzących zmian)?
- Jakie obowiązki informacyjne związane z zatrudnieniem trzeba spełnić? w tym:
- Jak powinna być sporządzona i kiedy przekazana informacja o warunkach zatrudnienia? Jakie są stanowiska MRPiPS oraz GIP dotyczące tej informacji? (wykaz)
- Jak informować o monitoringu? (z uwzględnieniem postaci dokumentu informującego)
Jakie dokumenty gromadzi się w części B akt osobowych (zgodnie z przepisami i z wykładnią)?
Omówienie najważniejszych dokumentów, które w trakcie zatrudnienia umieszcza się w części B akt osobowych, w tym:
- Jak dokumentować zwarcie umowy o pracę?
- Jak sporządzić i pobrać m.in. dokumenty dotyczące:
- uprawnień rodzicielskich i opiekuńczych,
- zwolnień od pracy,
- pracy zdalnej,
- zmiany warunków zatrudnienia,
- oświadczeń woli o wypowiedzeniu, rozwiązaniu umowy o pracę na mocy porozumienia stron, o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia,
- świadectwo pracy i informację o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej
Jaki jest zakres pozostałych części akt osobowych oraz pozostałej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy?
- Jak się gromadzi i ile czasu przechowuje dokumenty w części C, E i D?
- Jak się poprawnie usuwa dokumenty z części D i E? (stanowisko MRPiPS oraz UODO)
- Jakie dokumenty trzyma się w dokumentacji dotyczącej ewidencjowania czasu pracy? (wykaz)
- Jak należy poprawnie wypełniać ewidencję czasu pracy?
- Jakie dokumenty trzyma się w pozostałych zbiorach dokumentacji pracowniczej?
- Jakich dokumentów nie trzyma się w ogóle w dokumentacji pracowniczej? (wykaz)
- Czy istnieje obowiązek aktualizacji danych zawartych w dokumentach pracowniczych? W tym jak postąpić w razie zmiany danych pozyskanych w kwestionariuszach osobowych np. nazwiska czy adresu zamieszkania?
Czy istnieje obowiązek dokonywania „audytów” akt osobowych i jak go realizować? w tym:
- Czy trzeba usuwać dane osoby zawiadamianej o wypadku po ustaniu zatrudnienia pracownika?
- Jak postąpić z dokumentami, które nie powinny być przechowywane w dokumentacji pracowniczej np. z kopią dowodu osobistego?
- Jak uporządkować akta po usunięciu niektórych dokumentów?
Jak sporządzać kopie dokumentów z dokumentacji pracowniczej?
Jakie są ryzyka związane z decyzją o przejściu na elektroniczną dokumentację pracowniczą? w tym:
- Czy gdyby pracodawca chciał przejść na elektroniczną dokumentację pracowniczą, to musi to zrobić w jednym czasie dla wszystkich pracowników?
- Jak należy prawidłowo poinformować pracowników o zmianie postaci dokumentacji pracowniczej?
- Czy można wyznaczyć dowolnie długi termin dla pracowników na odbiór papierowych dokumentów po zmianie postaci dokumentacji?
- Jakie upoważnienia są potrzebne, żeby w całości powierzyć elektronizację dokumentacji pracowniczej zewnętrznej firmie?
- Jakie są zasady postępowania w razie nieodebrania papierowej dokumentacji?
Jakich dokumentów nie trzyma się w ogóle w dokumentacji pracowniczej tylko w innych zbiorach? (wykaz), w tym:
- Czy można zbierać w dokumentacji pracowniczej kopie zwolnień lekarskich?
- Jak często trzeba dokonywać przeglądu dokumentów zgromadzonych na potrzeby zfśs?
