26 lutego 2021 MRPiT wydało stanowisko odnośnie miejsca w dokumentacji, w którym powinny być przechowywane zgody na potrącanie składek związkowych, odpowiadając tym samym na obawy, czy w ten sposób nie dojdzie do ujawnienia przynależności związkowej np. menedżerom działów, którzy mają dostęp do akt pracowników.
Z wcześniejszych stanowisk resortu pracy wiadomo, że całość dokumentacji dotycząca potrąceń powinna się znaleźć w aktach osobowych pracownika w części B. W swoim stanowisku z lutego Ministerstwo wskazało, że nie ma uzasadnienia do dzielenia potrąceń dobrowolnych na różne kategorie. Można również uznać, że pisemna zgoda pracownika na pobieranie przez pracodawcę składki związkowej i przekazywanie jej na rachunek wskazany przez zakładową organizację związkową jest dokumentem związanym ze współdziałaniem pracodawcy z organizacją związkową, co również oznacza przechowywanie tego dokumentu w części B akt osobowych pracownika.
MRPiT zwraca jednocześnie uwagę na odpowiednie zabezpieczenie dostępu do danych osobowych, a zwłaszcza tych szczególnych kategorii, i np. rozważanie udzielania dostępu do nich menedżerom.
