31 października 2019 r. MRPiPS wydało bardzo ważne stanowisko dotyczące harmonogramów czasu pracy, w którym rozstrzygnęło jednoznacznie, że nie wchodzą one w skład nowego pojęcia dokumentacji pracowniczej. Harmonogramów nie ujęto bowiem wśród dokumentów skatalogowanych w § 6 pkt 1 rozporządzenia MRPiPS z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Powyższe oznacza z kolei, że w przypadku, gdy pracodawcy prowadzą harmonogramy czasu pracy elektronicznie, to nie muszą one spełniać wymagań dotyczących elektronizacji narzuconych w rozdziałach 3 oraz 4 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. A to jest bardzo dobra wiadomość dla małych firm planujących czas pracy po prostu w plikach w Excelu, gdyż będą mogły kontynuować dotychczasową praktykę. Nie będzie to już niestety dotyczyło kart ewidencji czasu pracy, gdyż te – jako część dokumentacji pracowniczej w nowym znaczeniu – nie mogą być w plikach Excel i zapisane w folderach na dysku sieciowym. Zgodnie bowiem ze stanowiskiem Ministerstwa Cyfryzacji taka sytuacja nie spełnia wymagań co do zabezpieczeń dokumentacji elektronicznej, wynikających z nowych przepisów rozporządzenia, obowiązujących od 1 stycznia 2019 r.
Stanowisko MRPiPS z 31 października 2019 r. zostało opublikowane w Dzienniku Gazeta Prawna, Kadry i płace, wydanie z dnia 7 listopada 2019 r., numer 216 (5118) str. C4
