Jak wprowadzić nowy system czasu pracy w organizacji?
Ogólną zasadą przyjętą w Kodeksie pracy jest, że systemy, rozkłady czasu pracy oraz długość obowiązujących pracowników okresów rozliczeniowych ustala pracodawca w zależności od swojej wielkości i posiadanych dokumentów wewnątrzzakładowych w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy albo w obwieszczeniu (art. 150 § 1 KP). To ostatnie rozwiązanie dotyczy tylko małych pracodawców nie zatrudniających powyżej 50 osób, którzy nie muszą w ogóle wdrożyć regulaminów pracy.
Jak wdrożyć kolejny system czasu pracy?
Mając na uwadze powyższą regułę dołożenie nowego systemu czasu pracy lub zmiana dotychczas obowiązującego systemu wymaga wdrożenia aneksu zmieniającego postanowienia regulaminu pracy, czy obwieszczenia, a w przypadku układu zbiorowego zawarcia protokołu dodatkowego i zarejestrowania go w PIP. Zmiany wchodzą w życie po ogłoszeniu ich załodze najczęściej po upływie 14 dni.
Dokładając nowy system czasu pracy do dotychczas obowiązującego pracodawca musi przypilnować, aby z przepisów wewnątrzzakładowych wynikało wyraźnie, których pracowników dotyczy dany system czasu pracy.
Czy zmiana organizacji pracy w regulaminie wymaga dokonania wypowiedzeń zmieniających dla załogi?
W orzecznictwie sądowym od dawna przyjmuje się, że zmiana regulaminu wynagradzania na niekorzyść pracowników wymaga następnie dokonania wypowiedzeń zmieniających lub zawarcia porozumień zmieniających z pracownikami, gdyż w przepisie dotyczącym regulaminu wynagradzania jest odwołanie do stosowania w tym zakresie regulacji dotyczących układów zbiorowych pracy. Nie ma jednak analogicznego odwołania w przepisach dotyczących regulaminu pracy, a więc jego zmian nie oceniamy w ogóle z punktu widzenia korzystności dla pracownika lub niekorzystności, gdyż wchodzą one w życie zawsze automatycznie po 14 dniach od ogłoszenia regulaminu załodze.
Sąd Najwyższy już w wyroku z dnia 25 marca 1977 r. (I PRN 5/77), czyli wydanym w 3 lata po wejściu w życie Kodeksu pracy przyjął, że organizowanie procesu pracy, w tym również ustalenie obowiązującego pracowników rozkładu czasu pracy, należy do uprawnień dyspozycyjnych kierownictwa zakładu pracy, czyli pracodawcy. Zatem zmiana stosowanego w tym zakładzie systemu i rozkładu czasu pracy nie wymaga dokonania wypowiedzenia zmieniającego. Sąd podkreślił jednak, że gdyby system organizacji czasu pracy został wyraźnie zastrzeżony w umowie o pracę, to wówczas zmiana wymagałaby wypowiedzenia przez pracodawcę warunków pracy i płacy albo konieczne byłoby zawarcie porozumienia stron co do takiej zmiany.
Zatem wdrożenie w organizacji równoważnego systemu czasu pracy, które może być ocenione przez załogę jako działanie niekorzystne dla pracowników nie wymaga od pracodawcy dokonania wypowiedzeń zmieniających, ani zawierania porozumień zmieniających z pracownikami. Jest to zmiana organizacji procesu pracy, którą pracodawca może dokonać samodzielnie.
Które systemy czasu pracy muszą być wdrażane na wniosek pracownika?
W Kodeksie pracy przyjęto, że dwa systemy czasu pracy, a mianowicie weekendowy (art. 144 KP) oraz skróconego tygodnia pracy (art. 143 KP), nie mogą być narzucone pracownikom przez pracodawcę w dokumentach wewnątrzzakładowych, a o ich wprowadzenie muszą wystąpić pracownicy. W takim przypadku są wymagane pisemne wnioski, które pracodawca od 2019 r. przechowuje w dokumentacji czasu pracy, a nie w aktach osobowych pracownika.
Co ważne same pisemne wnioski pracowników nie są wystarczające, gdyż ustawodawca przewidział ponadto w art. 150 § 6 Kodeksu pracy, że wprowadzenie tych dwóch systemów czasu pracy następuje wyłącznie na podstawie umowy o pracę. Zatem konieczne jest w kolejnym kroku sporządzenie odpowiedniego porozumienia zmieniającego do umowy zawartej z pracownikiem.
UWAGA! Pracodawca może rekrutować pracowników, wskazując w ogłoszeniu, że będzie to system weekendowy, gdyż w takim przypadku przyjmuje się, że zgłoszenie się osoby chętnej w rekrutacji jest równoznaczne z jej wnioskiem. Wtedy od razu do zawieranej umowy o pracę wprowadza się postanowienia dotyczące stosowanego systemu czasu pracy.
Czy system może wynikać tylko z umowy o pracę?
Nie budzi wątpliwości, że umowa konkretnego pracownika może przewidywać także system czasu pracy, którego w regulaminie w ogóle nie przewidziano, co w zakresie systemu zadaniowego potwierdził wyraźnie Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 5 grudnia 2006 r. (II PK 93/060), stwierdzając, że zadaniowy czas pracy mógł zostać wprowadzony na podstawie umowy o pracę także wówczas, gdy nie był przewidziany w obowiązującym u pracodawcy regulaminie pracy.
Takie rozwiązanie jest praktyczne, gdy nowo wprowadzany system miałby dotyczyć tylko jednej lub kilku osób w organizacji i łatwiejsze jest jego wprowadzenie aneksami do umów niż negocjowanie ze związkami zawodowymi zmiany do regulaminu pracy lub układu zbiorowego pracy. Częstym argumentem przemawiającym za takim rozwiązaniem jest także brak wiedzy innych pracowników o zastosowanym wyjątkowym rozwiązaniu, czyli odstępstwie od ogólnie przyjętych zasad organizacji pracy, co zapobiega wnioskom innych pracowników o objęcie także ich takim rozwiązaniem.
Czy wpisanie systemu czasu pracy do umowy jest korzystne dla pracownika?
System lub rozkład czasu pracy wpisany do umowy o pracę zabezpiecza pracownika przed jego zmianą, co potwierdził Sąd Najwyższy m.in. w wyroku z dnia 17 lipca 2009 r. (I BP 6/09), przyjmując, że nie ma przeszkód, aby w umowie o pracę (albo w drodze odrębnego porozumienia między pracodawcą i pracownikiem) ustalić organizację pracy (system lub rozkład czasu pracy). W ocenie Sądu takie postanowienie może mieć charakter istotnego elementu indywidualnego stosunku pracy, a w konsekwencji jego zmiana w przyszłości będzie wymagała zawarcia porozumienia zmieniającego lub wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy. Tak więc zgadzając się na wprowadzenie rozwiązań z zakresu organizacji czasu pracy do umów pracodawca powinien mieć świadomość, że ich ewentualna zmiana w przyszłości będzie znacząco trudniejsza od powszechnej sytuacji, gdy systemy wynikają z przepisów wewnątrzzakładowych obowiązujących u pracodawcy.
Czy objęcie pracownika nowym system czasu pracy wymusza aktualizację informacji o warunkach zatrudnienia?
Nie zawsze, gdyż w informacji o warunkach zatrudnienia są wskazane normy i wymiary czasu pracy, przerwy, odpoczynki, zasady dotyczące nadgodzin i przechodzenia ze zmiany na zmianę, ale nie ma w katalogu obowiązkowych informacji ujętych systemów czasu pracy. Zatem sama zmiana systemu czasu pracy nie pociąga za sobą konieczności wpisania nowego systemu do treści informacji o warunkach zatrudnienia. Możliwe są jednak zmiany, który pociągają za sobą większą zmianę organizacji pracy i zmienią się np. wymiary czasu pracy czy pojawi się praca zmianowa, co będzie się jednak wiązało z koniecznością aktualizacji informacji o warunkach zatrudnienia.
