Deregulacja w czasie pracy jest już coraz bliżej – w Sejmie trwają prace nad wieloma projektami zmierzającymi do deregulacji przepisów prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, mającymi na celu uproszczenie prowadzenia działalności gospodarczej oraz obniżenie kosztów jej prowadzenia przez pracodawców. Również w obszarze czasu pracy znajdziemy taki projekt, który ma wprowadzić elektroniczną postać wielu dokumentów, które w obecnym stanie prawnym mają wymóg złożenia ich w formie pisemnej.
Wnioski dotyczące wprowadzenia systemów i rozkładów czasu pracy
W obszarze czasu pracy na indywidualny i pisemny wniosek pracownika wprowadza się:
- indywidualny rozkład czasu pracy (art. 142 KP),
- tzw. indywidualny ruchomy rozkład czasu pracy (art. 150 § 5 w zw. z art. 1401 KP),
- system skróconego tygodnia pracy (art. 143 KP) oraz
- system weekendowy (art. 144 KP).
Po zmianach z 2023 r., które szeroko dopuściły wnioskowanie mniej formalne, gdyż wprowadzono możliwość składania wniosków w „postaci papierowej lub elektronicznej” w odniesieniu do wszystkich instytucji z obszaru rodzicielstwa, w tym urlopów ojcowskich, rodzicielskich, czy wychowawczych jest to spore utrudnienie. W projekcie nowelizacji, nad którą pracuje Sejm, wszystkie te wnioski będą mogły być składane w postaci papierowej lub elektronicznej. A co ciekawe postacią elektroniczną jest także e-mail, a więc po zmianach wnioski takie będzie można wysyłać mailowo, lub też będzie je można składać w pulpitach pracowniczych, czy wreszcie wysyłać w systemach do obiegu dokumentów. Również akceptacja ich przez osoby reprezentujące pracodawcę będzie mogła być elektroniczna, a więc w tym zakresie cały proces wdrożenia np. nowego systemu czasu pracy będzie mógł przebiec bez wykorzystania papieru.
Prywatne wyjścia i odbiory nadgodzin
W praktyce ważniejszą zmianą będzie jednak dopuszczenie, aby wnioski o wyjście prywatne w godzinach pracy oraz o odbiór czasu wolnego za nadgodziny w proporcji 1:1 także mogły być składane przez pracowników elektronicznie, co w wielu firmach dzieje się już od kilku lat. Dziś najczęściej wniosek jest składany elektronicznie, a ewentualnie dopiero potem drukowany i to jedynie dla celów archiwizacyjnych, co nie ma większego sensu i jest robione w zasadzie tylko po to, aby spełnić wymagania formalne przestarzałych przepisów. Na szczęście od kilku lat również PIP nie karze już grzywnami pracodawców, którzy stosują elektroniczne wnioski i ich nie drukują.
W 2023 r. ustawodawca umożliwił elektroniczne wnioskowanie o urlopy związane z rodzicielstwem, które trwają znacznie dłużej, gdyż nawet kilka lat, a w czasie pracy pozostał obowiązek złożenia pisemnego wniosku o wyjście na 1 godzinę w ciągu dnia w celu załatwienia spraw osobistych. Tak więc digitalizacja w tym obszarze była bardzo pożądana i rynek już ją stosuje, a prawo jak zwykle nie nadąża za potrzebami biznesu.
Urlopy bezpłatne
Wymóg pisemności zniknie także z art. 174 i 1741 KP dotyczących urlopu bezpłatnego, co oznacza, że również w obydwu formach tej absencji zostanie uproszczona ścieżka udzielania urlopu i wszystko będzie można zrobić elektronicznie.
UWAGA! Dokumentacja związana z urlopami bezpłatnymi jest elementem części B akt osobowych pracownika, a nie częścią dokumentacji z obszaru czasu pracy.
Zatem sytuację skomplikuje fakt, gdy pracodawca nie wdrożył jeszcze e-teczek, gdyż wtedy elektroniczne wnioski o urlop bezpłatny wraz z ich akceptacją przez uprawnione osoby powinny być drukowane i wpinane do papierowych akt osobowych. W tym zakresie należałoby zastosować się do wytycznych Ministerstwa Cyfryzacji, a więc na wydrukowanych wnioskach umieścić adnotację: „potwierdzam za zgodność z dokumentem elektronicznym”.
Powyższy problem będzie dotyczył także innych wniosków z obszaru czasu pracy, jeśli pracodawca nie wdrożył systemu teleinformatycznego umożliwiającego elektroniczne przechowywanie dokumentacji pracowniczej i przechowuje papierowo dokumenty z zakresu czasu pracy w odrębnym segregatorze.
Poprawiony błąd dotyczący harmonogramów czasu pracy
Zmiana obejmie także treść art. 129 § 3 KP, zgodnie z którym rozkład czasu pracy danego pracownika może być sporządzony w formie pisemnej lub elektronicznej. Niestety, ale ten przepis dodany do kodeksu pracy w 2013 r. od początku zawiera błąd, gdyż wprowadza wymóg formy a nie postaci dla kluczowego z punktu widzenia czasu pracy dokumentu, jakim jest harmonogram (rozkład) czasu pracy. Oznacza to, że tak naprawdę elektronicznie przekazywane pracownikom harmonogramy powinny być opatrzone podpisem kwalifikowanym pracodawcy lub osoby działającej w jego imieniu.
Co ciekawe w praktyce żaden program do zarządzania czasem pracy, czy kadrowo-płacowy nie spełnia takich wymagań, mimo, że elektroniczne sporządzanie harmonogramów jest dziś standardem u większości pracodawców. Co więcej również PIP nie wymaga okazywania takich harmonogramów w trakcie kontroli.
Można więc stwierdzić, że wszyscy czytamy ten przepis od początku inaczej niż wynika to z jego literalnego brzmienia, gdyż przyjmujemy za właściwą dowolną postać elektroniczną. W praktyce akceptowane są bowiem harmonogramy tworzone w systemach informatycznych, jak i po prostu w plikach Excel.
Przy okazji deregulacji ustawodawca poprawi po 12 latach swój błąd i potwierdzi ostatecznie, to co jest praktykowane od lat, czyli że harmonogram może mieć postać papierową lub elektroniczną. Zmiana ta w praktyce nie będzie miała zatem większego znaczenia.
Elektroniczna dokumentacja czasu pracy
Deregulacja w czasie pracy i wejście w życie powyższych regulacji będzie oznaczało, że w obszarze związanym z czasem pracy nie będzie już żadnych dokumentów wymagających złożenia ich przez pracownika w formie pisemnej, a więc cały obieg dokumentów może być elektroniczny. Będzie to zatem ważny argument za rozszerzeniem pulpitów pracowniczych o nowe wnioski i uruchomieniem w e-teczkach kolejnych części związanych z czasem pracy. Dzięki temu pracodawcy mogą być coraz bliżej działania w obszarze kadrowym całkowicie bez papieru.
Biorąc pod uwagę fakt, że większość pracodawców prowadzi ewidencje czasu pracy swoich pracowników elektronicznie, wydaje się, że będzie to obszar, w którym szybko zniknie papier, gdyż elektronizacja wniosków nie jest dużym wyzwaniem, skoro mamy już elektroniczne wnioski urlopowe, gdyż będzie można po prostu rozszerzyć zakres wniosków składanych przez pracowników, a takie rozwiązania są bardzo powszechne w większych i średnich firmach.
