Układanie grafików czasu pracy wydaje się pozornie prostym zadaniem, ale wymaga znajomości wielu reguł dotyczących odpoczynków, dni wolnych od pracy, dób pracowniczych, itp. Dlatego zdecydowałem się podzielić ten proces na kroki i napisać taką mini ściągę z tego procesu.
Krok 1
Ustalenie wymiaru czasu pracy i liczby dni roboczych
Punktem wyjścia do planowania jest wiedza, jak wygląda wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym, a nie w danym miesiącu, na który tworzymy harmonogram, co ma znaczenie przy dłuższych okresach rozliczeniowych. Nawet bowiem przy 6-cio czy 12-stomiesiecznych okresach rozliczeniowych planujemy obowiązkowo tylko harmonogram na 1 miesiąc, a na dłuższe okresy tylko w sytuacji, gdy pracodawca podejmie taką decyzję.
W przypadku równoważnego czasu pracy pracodawcy często stosują 3-miesięczne okresy rozliczeniowe, i na takim przykładzie będzie tworzony niniejszy tekst. Zakładając, że planujemy harmonogram na listopad 2025 r., a pracujemy w branży retail, częstym rozwiązaniem będzie okres rozliczeniowy od listopada do stycznia. W takim przypadku wymiar wyniesie:
- 13 tyg. x 40 godz. – 7 świąt x 8 godz.=464 godz.
Podzielenie wymiaru przez 8 godzin da nam zawsze odpowiedź, ile maksymalnie można zaplanować dni roboczych. W systemie równoważnym może ich być oczywiście mniej i wtedy pojawią się w planowaniu dni harmonogramowo wolne od pracy, gdyż pracownik wypracuje swój nominalny czas pracy szybciej.
- 464 godz.÷8 godz.=58 dni roboczych – to maksymalna liczba dni pracy na 3 miesiące
Jak odejmiemy dni robocze od kalendarzowych, to wyjdzie nam minimalna liczba dni wolnych od pracy, jakie pracownik ma mieć zapewnione w całym okresie rozliczeniowym:
- (30 dni + 31 dni + 31 dni) – 58 dni = 34 dni –> to minimalna liczba dni wolnych na 3 miesiące
Krok 2
Decyzja co do wymiaru pracy w miesiącu – równy czy nierówny
Dłuższy okres rozliczeniowy pozwala na podjęcie decyzji, czy zaplanować godziny pracy zgodnie z wymiarem kalendarzowym miesiąca, czy też inaczej. Wymiar czasu pracy w listopadzie 2025 r. wynosi tylko 144 godziny i taka wielkość pojawia się pierwszy raz od 10 lat i może to być za mało godzin dla niektórych branż. Możliwe jest jednak zaplanowanie wyższego czasu pracy do przepracowania, ale trzeba mieć świadomość, że suma godzin pracy z 3 miesięcy musi być zgodna z wymiarem dla okresu rozliczeniowego. Dlatego warto sumować zaplanowane miesiące i odejmować od tej liczby zaplanowany czas pracy, aby wiedzieć, ile godzin pozostanie do zaplanowania w dalszej części okresu rozliczeniowego.
Przykładowo decyzja o zaplanowaniu na listopad 2025 r. 160 godzin pracy będzie oznaczała, że na 2 kolejne miesiące zostanie do zaplanowania jeszcze 304 godziny.
UWAGA! Nierównomierne planowanie godzin pracy nie oznacza żadnych perturbacji płacowych, jeśli pracodawca stosuje pensje miesięczne, gdyż wtedy w każdym z miesięcy nadal wypłaca się stałe wynagrodzenie. Przy stawkach godzinowych wynagrodzenie należałoby jednak przeliczać proporcjonalnie do przepracowanych godzin.
Krok 3
Zaplanowanie dni roboczych
Mając wiedzę o godzinach i dniach pracy do zaplanowania można przystąpić do planowania dni roboczych, a te mogą trwać do 12 godzin na dobę, ale mogą być zarówno krótsze, równe, jak i dłuższe niż 8 godzin.
Praca w systemie równoważnym może odbywać się według określonego schematu, np. D12, N12, W, W, D12, N12, W, W, W itd., w którym D12 oznacza zmianę dzienną, np. 7.00 – 19.00, a N12 nocną, np. 19.00 – 7.00 i następnie na zmianę po takim cyklu będą następowały 2 lub 3 dni wolne od pracy.
Możliwe jest również planowanie bardzo zmienne i niepowtarzalne, a dniówki mogą być planowane także w niepełnych godzinach, np. 4,5 godz., czy 9 godz. 45 min.
W skali tygodnia można zaplanować maksymalnie 6 dni roboczych, gdyż konieczny jest co najmniej 1 dzień wolny, aby zapewnić odpoczynek tygodniowy.
Krok 4
Weryfikacja doby pracowniczej
Przy wyznaczaniu dni roboczych kluczowa jest doba pracownicza, gdyż ona usztywnia planowanie, powodując, że praca w dniu następnym nie może się rozpocząć o wcześniejszej porze niż w dniu poprzednim. Możliwe jest jednak zawsze rozpoczęcie pracy później niż w dniu poprzednim, a nie zawsze o tej samej porze.
W branżach, w których powyższa reguła jest znaczącym utrudnieniem istnieje możliwość tzw. wyłączenia doby pracowniczej na mocy porozumienia zbiorowego zawartego z przedstawicielami załogi. Dzięki temu planując czas pracy można będzie zaplanować wcześniejsze rozpoczęcie pracy przy zachowaniu jedynie 11-godzinnego odpoczynku dobowego. Takie porozumienie pozwoli na planowanie pracy przykładowo w następujący sposób:
- Poniedziałek 10.00 – 18.00
- Wtorek 8.00 – 12.00
- Środa 12.00 – 18.00
- Czwartek 8.00 – 18.00
- Piątek 7.00 – 15.00.
Krok 5
Weryfikacja odpoczynków dobowych
Jeśli pracodawca w poprzednim kroku stosował dobę pracowniczą, to ten krok może w zasadzie pominąć, gdyż doba jest warunkiem bardziej rygorystycznym od 11-godzinnego odpoczynku. Jeśli więc doba jest zawsze przestrzegana i dniówki są prawidłowo planowane do 12 godzin nie istnieje ryzyko naruszenia odpoczynku dobowego.
Z kolei pracodawcy, którzy wyłączą dobę pracowniczą muszą tutaj bezwzględnie zweryfikować, czy od zakończenia pracy w danym dniu do rozpoczęcia jej w kolejnym dniu zawsze będzie zapewnione 11 godzin odpoczynku. Na etapie planowania harmonogramu nie ma bowiem wyjątku, czy sytuacji, która pozwalałaby na jego skrócenie.
Krok 6
Weryfikacja odpoczynków tygodniowych
Jeśli mamy już zaplanowane wszystkie dni robocze oraz zweryfikowane doby i odpoczynki dobowe, to można przystąpić do kontroli dotyczących tygodnia pracowniczego i tutaj trzeba zweryfikować przede wszystkim odpoczynek tygodniowy.
Pamiętajmy, że tydzień na potrzeby planowania harmonogramów wyznacza nam pierwszy dzień okresu rozliczeniowego, a więc w okresie listopad 2025 r. – styczeń 2026 r. będzie to sobota. Tygodnie będą zatem przez te 3 miesiące trwały od soboty do piątku liczonych kalendarzowo, a więc o godziny 0.00 w każdą sobotę do 23.59 w każdy piątek.
W tak określonym przedziale czasowym ma przypaść nieprzerwany 35-godzinny odpoczynek, chyba że pracownik pracuje w rozkładzie zmianowym i będzie miał w danym tygodniu lub na przełomie tygodni tzw. łamanie zmian, czyli przejście na inną zmianę, to wtedy będzie mógł zostać zaplanowany krótszy odpoczynek, ale nigdy nie krótszy niż 24 godziny.
UWAGA! Na poczet odpoczynku tygodniowego wlicza się także odpoczynki dobowe z ostatniego dnia roboczego, a więc można policzyć go w ciągłości od wyjścia z pracy w dobie przed odpoczynkiem do ponownego rozpoczęcia pracy. Inaczej traktujemy jednak skrajne dni tygodnia, a więc pierwszy i siódmy, gdyż te odpowiednio zaczynają lub kończą się o północy.
Krok 7
Weryfikacja co 4-tej niedzieli wolnej od pracy
Jeśli odpoczynki tygodniowe są prawidłowej długości, to należy jeszcze zweryfikować, czy zapewniona została co 4 niedziela wolna od pracy, a w tym zakresie zgodnie z wytycznymi PIP trzeba weryfikować także przełom okresów rozliczeniowych.
Planując harmonogram na listopad 2025 r. należy więc sprawdzić, czy w październiku na koniec miesiąca nie była planowana praca w niedziele oraz czy pracownikowi nie zlecono dodatkowej pracy w takie dni. Zakładając, że pracownik pracował przez 2 niedziele, czyli 19 oraz 26 października 2025 r. można więc zaplanować już tylko jako pracującą niedzielę pierwszą z listopadowych, a więc 2 listopada, gdyż będzie to 3-cia niedziela robocza z rzędu. Jeśli jednak 2.11 będzie dniem wolnym od pracy, to bez problemu można zaplanować jako robocze 3 kolejne niedziele listopada: 9.11, 16.11 oraz 23.11 i znowu kolejna niedziela, czyli 30.11 będzie musiała być dniem wolnym od pracy.
Krok 8
Wstawienie symboli dni wolnych od pracy za niedziele
Dni wolne od pracy muszą być oznaczane różnymi symbolami z dwóch powodów. Po pierwsze takie wymagania wynikają z zasad prowadzenia ewidencji czasu pracy, a po drugie różne są zasady rekompensaty dodatkowej pracy w takich dniach, a więc pracownik powinien wiedzieć, z jakiej kategorii dnia wolnego korzysta w danym terminie.
Jedynie w przypadku planowanej pracy w niedziele przepisy Kodeksu pracy wymagają zaplanowania dnia wolnego w zamian w niedużym odstępie czasowym od planowanej pracy, a jest to albo 6 dni przed albo 6 dni po takiej roboczej niedzieli. Takie działanie ustawodawcy jest powiązane z koniecznością zapewnienia pracownikowi odpoczynku tygodniowego, który co do zasady powinien być zaplanowany w niedzielę, ale gdy ta jest robocza trzeba go zapewnić w innym dniu wolnym od pracy.
Dlatego zawsze w pierwszej kolejności planuje się dni wolne w zamian za pracę w niedziele, ale ta sama reguła nie dotyczy już świąt.
Krok 9
Wstawienie pozostałych symboli dni wolnych od pracy
Dni wolne w zamian za pracę w święta oraz wynikające z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy mogą być planowane elastycznie w skali całego okresu rozliczeniowego i nie muszą przypadać w skali miesiąca. Ważne jest zapewnienie jedynie ich odpowiedniej liczby.
Jeśli zapewniono dni wolne od pracy w zamian za zaplanowane niedziele i święta oraz zaplanowano tyle dni wolnych z 5-dniowego tygodnia pracy co sobót, a zostały jeszcze jakieś dni wolne nie opisane, to wszystkie one stanowią dni wolne harmonogramowo, a więc będące wynikiem planowania dłuższych niż 8-godzinne dni roboczych. Wystarczy bowiem zaplanować dwa dni pracy po 12 godzin, aby taki dzień musiał się pojawić w harmonogramie, gdyż wtedy w trakcie dwóch dni wypracowuje się 24 godziny, a więc odpowiednik czasu pracy dla 3 dni z systemu podstawowego.
Krok 10
Ostatnie sprawdzenie – czy nie ma pustych pól w harmonogramie?
Ze względu na wymagania ewidencji czasu pracy, w której od 2019 r. muszą być ujęte rodzaje dni wolnych od pracy PIP wymaga opisania ich już na etapie tworzenia harmonogramów czasu pracy i następnie przeniesienia do kart czasu pracy. Działanie to jest przejrzyste dla zatrudnionych, gdyż otrzymując polecenie dodatkowej pracy mają świadomość, jakie będą zasady jej rekompensaty.
Podsumowanie:
Planowanie czasu pracy w dużych zespołach Pracowników jest obecnie wyzwaniem, jeśli jeszcze dodatkowo chce się sprostać oczekiwaniom zatrudnionych i uwzględnia się tzw. prośby pracowników. Znacząco w tym procesie pomagają aplikacje do zarządzania czasem pracy, jak np. Symfonia InEwi, które pilnują błędów użytkowników i ostrzegają, gdy dochodzi do naruszenia przepisów o czasie pracy, a coraz częściej także pomagają w planowaniu dzięki automatyzacjom czy wykorzystaniu AI.
KOMENTARZ InEwi:
Planowanie harmonogramu w systemie równoważnym wymaga nie tylko znajomości przepisów, ale też dużej precyzji — zwłaszcza przy dłuższych okresach rozliczeniowych. W inEwi upraszczamy ten proces dzięki modułowi do tworzenia grafików pracy, który automatycznie pilnuje zgodności z Kodeksem pracy. Alerty informują użytkownika o potencjalnych błędach i naruszeniach, np. dotyczących odpoczynków dobowych, tygodniowych czy niedziel wolnych od pracy. Moduł do ewidencji czasu pracy pozwala natomiast rejestrować rzeczywisty czas pracy i na bieżąco porównywać go z zaplanowanym grafikiem. Dzięki połączeniu obu funkcji pracodawca może nie tylko szybko zaplanować grafik, ale też skutecznie kontrolować i rozliczać czas pracy zgodnie z przepisami.
Sandra Honkisz-Biernot,
Marketing manager w inEwi
