Zgodnie z § 8 nowego rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej pracodawcy muszą zapewnić odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury. Niestety w rozporządzeniu nie określono parametrów, jakie muszą być spełnione w pomieszczeniach.
GIP i MRPiPS ustaliły jednak, że powinny być w tym zakresie stosowane zasady rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz.U. Nr 32, poz. 284), wydane na podstawie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Oznacza to w praktyce, że każdy pracodawca musi spełnić wymagania stawiane przez przepisy podmiotom profesjonalnie przechowującym dokumenty.
Z powyższego rozporządzenia z § 6 ust. 1 wynika, że w pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja wytworzona na nośniku papierowym, należy utrzymywać określone warunki wilgotności i temperatury. Zgodnie z załącznikiem do rozporządzenia wynoszą one: dla wilgotności względnej powietrza ‒ od 45 do 60% przy wahaniu w ciągu 24 godzin +/‒ 5%, dla temperatury ‒ od 14 do 20 stopni Celsjusza przy maksymalnym dobowym wahaniu 2 stopni.
