Zwolnienie ze względu na siłę wyższą

Od 26 kwietnia br. pojawia się nowa absencja związana z rodzicielstwem, która jest konsekwencją wdrożenia do Kodeksu pracy dyrektywy work-life balance. Instytucja ta to zwolnienie ze względu na siłę wyższą w pilnych sprawach rodzinnych, i została uregulowana w art. 148¹ KP.

Kto może zawnioskować o zwolnienie z tytułu siły wyższej?

Każdy pracownik, gdyż nie jest to uprawnienie powiązane z opieką nad dziećmi, choć jest ono mocno zbliżone do zwolnienia na opiekę nad dzieckiem do lat 14, wynikającego z art. 188 KP. Jednak te dwie instytucje będą stosowane niezależnie od siebie. Przesłanką skorzystania z tego zwolnienia będzie konieczność pojawienia się pracownika w innym miejscu niż praca w związku z nagłym wypadkiem, czy zdarzeniem chorobowym członka rodziny.

Czy z uprawnienia tego mogą korzystać obydwoje z rodziców?

Tak, uprawnienie to nie dotyczy tylko dzieci, ale również wypadków, czy chorób innych członków rodziny i dlatego nie ujęto go w art. 189¹ KP, który wskazuje na instytucje, w przypadku których uprawniony jest tylko jeden z rodziców. Tak więc w przypadku wypadku dziecka obydwoje rodzice mogą skorzystać z tego zwolnienia i udać się do szpitala czy na miejsce wypadku.

Czy trzeba złożyć papierowy lub elektroniczny wniosek?

Nie, jest to jedyny przypadek, gdy znowelizowane przepisy Kodeksu pracy nie wymagają złożenia wniosku ani w postaci papierowej, ani w postaci elektronicznej. Wystarczy więc ustne poinformowanie przełożonego, czy wykonanie telefonu w przypadku wykonywania pracy zdalnej lub pracy w terenie przez pracowników mobilnych. Takie rozwiązanie prawne podyktowane jest nadzwyczajnymi okolicznościami uzasadniającymi to zwolnienie od pracy. Po stawieniu się w pracy w kolejnym dniu można ewentualnie wymagać od pracownika, aby uzupełnił wniosek o taką absencję w pulpicie pracowniczym, ale może być ona także zarejestrowana przez przełożonego lub dział HR.

Planowane są zmiany do rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, na podstawie którego w dokumentacji czasu pracy ma zostać dodany wniosek o zwolnienie z tytułu siły wyższej, a więc gdy zostanie on złożony to trzeba go będzie przechowywać, ale nie w aktach osobowych pracownika, a w dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy w części dotyczącej czasu pracy, czyli razem z wnioskami o opiekę nad dzieckiem do lat 14.

Czy trzeba uzasadnić konieczność skorzystania z tego zwolnienia?

W przypadku tego przepisu, odmiennie niż przy urlopie opiekuńczym, nie trzeba wskazywać szczegółowo powodu korzystania ze zwolnienia, a więc wystarczy ustna informacja, że przykładowo żona miała wypadek samochodowy. Co ważne pracodawca nie może zobowiązać pracownika do późniejszego udokumentowania tego faktu, gdyż nie ma do tego podstaw prawnych, i działania takie stanowiłoby naruszenie zasady minimalizacji zbieranych danych osobowych, która wynika z przepisów RODO.

Do kiedy może być złożony wniosek o takie zwolnienie?

Wniosek może być złożony przed rozpoczęciem pracy w danym dniu, jeśli pracownik chciałby skorzystać ze zwolnienia w wymiarze całego dnia, ale może zostać także złożony w trakcie dnia pracy, jeśli zwolnienie będzie godzinowe. Chwila złożenia wniosku będzie w praktyce uzależniona jedynie od momentu, w którym pracownik dowiedział się o zaistnieniu zdarzenia uzasadniającego skorzystanie ze zwolnienia.

Czy pracodawca może odmówić udzielenia zwolnienia?

W tym zakresie w przepisie art. 148¹ § 3 KP przyjęto wprost, że pracodawca jest obowiązany udzielić zwolnienia od pracy ze względu na siłę wyższą na wniosek zgłoszony przez pracownika najpóźniej w dniu korzystania z tego zwolnienia. Regulacja ta jest analogiczna jak w przypadku urlopu na żądanie, w przypadku którego w art. 167² KP użyto takiego samego sformułowania – „pracodawca jest obowiązany udzielić”. Tak więc należy stwierdzić, że istnieje obowiązek udzielenia takiego zwolnienia w dowolnym momencie dnia roboczego, jeśli pracownik o nie zawnioskuje.

 

Podstawę prawną stanowi Kodeks pracy. O zasadach udzielania urlopu z tytułu siły wyższej opowiemy szczegółowo na szkoleniu 22 maja, Zmiany w prawie pracy w 2023 roku.