Konferencje

KONFERENCJA

10 MAJA 2019 ROKU

DOKUMENTACJA PRACOWNICZA 2019 – REWOLUCYJNE ZMIANY

Dokumentacja pracownicza jest w 2019 r. bez wątpienia jednym z największych wyzwań dla pracodawców, gdyż dotyczy jej szereg zmian, których duża część już weszła w życie od 1 stycznia 2019 r. Nie jest to jednak koniec nowelizacji w 2019 roku, gdyż czeka nas jeszcze dostosowanie Kodeksu pracy do RODO i wdrożenie systemu PPK w największych firmach. 

Nowe przepisy dotyczące dokumentacji pracowniczej budzą od początku ich obowiązywania wiele wątpliwości praktycznych i już wydano kilkanaście interpretacji w tym zakresie, w tym dotyczących okresów przechowywania różnego rodzaju dokumentów. Podobnie skomplikowane są przepisy dotyczące elektronizacji dokumentacji, które w znaczący sposób podnoszą wymagania informatyczne w tym zakresie. Ministerstwo Cyfryzacji na bieżąco wyjaśnia techniczne przepisy rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Odpowiadając na potrzebę kompleksowego omówienia kwestii zmian w dokumentacji pracowniczej w 2019 roku serdecznie zapraszamy Państwa na konferencję, która wprowadzi Państwa w tajniki zmienianych przepisów i nie będzie po prostu omówieniem poszczególnych nowelizacji, a przedstawieniem odpowiedzi na nurtujące pytania, których ciągle jest bardzo dużo.


Program Konferencji

8:30 – 9:00 Rejestracja uczestników i powitalna kawa


9:00 – 9:45 Panel 1 Monika Frączek

Nowe okresy przechowywania różnej dokumentacji

  • Kiedy akta osobowe muszą być przechowywane 10, a kiedy 50 lat?
  • Jak przechowywać akta osobowe pracowników powracających do pracy u pracodawcy, kiedy osobno, a kiedy należy je połączyć?
  • Jak liczyć okres przechowywania dokumentacji, gdy pracownik kilka razy wraca do pracy u tego samego pracodawcy?
  • Kiedy ewidencja czasu pracy i wnioski urlopowe będą przechowywane przez okres 10, a kiedy tylko 3 lata?
  • Czy są dokumenty, które będą przechowywane zawsze przez okres 3 lat, niezależnie od daty zatrudnienia?
  • Przez jaki czas powinny być przechowywane listy obecności?
  • Przez jaki okres pracodawcy powinni przechowywać dokumentację wypadkową i dotyczącą chorób zawodowych pracowników?
  • Jak długo przechowywać dokumentację zasiłkową?
Monika Frączek


Monika Frączek – Prawnik, przez 16 lat była głównym specjalistą w Departamencie Prawa Pracy w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej. Uczestniczka prac legislacyjnych w MPiPS i Parlamencie. Specjalizuje się w praktycznych zagadnieniach prawa pracy, w szczególności dotyczących: prawidłowego zatrudniania pracowników, prawidłowego postępowania w razie konieczności zwolnienia pracownika, uprawnień pracowniczych, planowania i rozliczania czasu pracy, dokumentacji pracowniczej, podnoszenia kwalifikacji zawodowych, problematyki pracy tymczasowej. Jest autorką wielu opracowań analitycznych i praktycznych z zakresu prawa pracy.


9:45 – 10:30 Panel 2 Łukasz Prasołek 

Stanowiska oficjalne dotyczące dokumentacji, czyli jak urzędy podchodzą do zmian w przepisach 

  • W jaki sposób PIP interpretuje zmienione wykroczenia dotyczące dokumentacji pracowniczej?
  • Co oznacza wymóg zapewnienia odpowiedniej temperatury i wilgotności w pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja pracownicza? 
  • Którym pracownikom należy wydawać informacje do świadectwa pracy o okresie przechowywania dokumentacji?
  • Czy można upoważnić firmę zewnętrzną, np. biuro rachunkowe do podpisywania podpisem/pieczęcią elektroniczną dokumentów zeskanowanych do formatu PDF?
  • Jak prowadzić dodatkowe dokumentacje – czy numerować dokumenty i robić ich wykazy?
  • Jakie dokumenty przechowywać w dokumentacji dotyczącej urlopów wypoczynkowych?
  • Czy nową dokumentację dotyczącą ewidencji czasu pracy należy prowadzić dla kierowców?
  • Czy można nie przechowywać papierowych wniosków o odbiór czasu wolnego za nadgodziny, jeśli prowadzi się dokumentację czasu pracy elektronicznie?
  • Gdzie należy przechowywać dokumenty związane z czasem pracy pracowników niepełnosprawnych, np. zgodę lekarza medycyny pracy na nadgodziny?
  • Czy w nowej dokumentacji urlopowej powinny się znaleźć wnioski urlopowe złożone jeszcze w 2018 r., ale dotyczące udzielenia urlopu w 2019 r.? 
  • Jak dołączyć dokument elektroniczny do dokumentacji papierowej prowadzonej przez pracodawcę?
  • Inne stanowiska, jakie pojawią się do czasu konferencji

Łukasz Prasołek – Prawnik, ukończył z wyróżnieniem wydział prawa UW oraz studia podyplomowe Zarządzanie Zasobami Ludzkimi w Organizacji w SGH, w latach 2003-2006 pracownik Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy, specjalizujący się w praktycznych aspektach czasu pracy i czasu pracy kierowców, a w latach 2006-2015 pracownik Izby Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych Sądu Najwyższego. Od 1.1.2016 r. prowadzi własną działalność gospodarczą Nowoczesne Kadry Łukasz Prasołek. Jest autorem książek: „Czas pracy kierowców. Procedury, rozliczenia, wzory” (Wyd. C.H. BECK, 5 wydań), „Rozliczanie czasu pracy. 100 kazusów” (INFOR 2011) „Dokumentacja czasu pracy” (Wyd. C.H. BECK, 2 wydania). Od ponad 15 lat prowadzi szkolenia z czasu pracy, wynagrodzeń oraz różnych aspektów prawa pracy w orzecznictwie Sądu Najwyższego, jest również wykładowcą na ogólnopolskich konferencjach kadrowo-płacowych.


10:40 – 10:50 WYSTĄPIENIE PARTNERA KONFERENCJI 


10:50 – 11:10 PRZERWA KAWOWA 


11:10 – 11:55 Panel 3 Jarosław Sawicki 

Zmiany w dokumentacji ZUS oraz zasady przechowywania dokumentacji na potrzeby kontroli ZUS i US 

  • Okresy przechowywania dokumentacji ZUS pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku, a okresy przechowywania dokumentacji ZUS pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 roku i po 31 grudnia 2018 roku?
  • Kto i kiedy składa ZUS OSW oraz ZUS RIA?
  • W jakich terminach należy złożyć ZUS OSW i czy można z niego się wycofać? 
  • Jakie są konsekwencje złożenia ZUS OSW?
  • Terminy i procedura składania raportów informacyjnych – ZUS RIA.
  • Jak wypełnić ZUS RIA?
  • Czy przez PUE ZUS można śledzić proces składania raportów informacyjnych?
  • Jak prawidłowo wypełnić ZWUA po zmianach?
  • Kiedy składa się ZUS RPA?
  • Jakie dane mają być wykazywane w ZUS RPA?

Jarosław Sawicki – Doradca Podatkowy oraz doświadczony szkoleniowiec z zakresu podatków, ubezpieczeń społecznych, kwestii związanych z zatrudnieniem oraz delegowaniem pracowników. Ukończył studia prawnicze broniąc pracę magisterską w zakresie podatków pod kierownictwem prof. dr hab. Witolda Modzelewskiego na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego. W latach 2003 – 2010 pracował w jednej z renomowanych Kancelarii Doradztwa Podatkowego w Warszawie. W 2008 roku uzyskał tytułu doradcy podatkowego z numerem licencji 10 849. Od 2011 roku jest jednym z Partnerów Tax and Legal Rydzewski Sawicki Dudziak Doradztwo Podatkowe i Prawne Spółka Partnerska, w ramach której doradza krajowym i międzynarodowym spółkom, występuje jako pełnomocnik klientów w kwestiach związanych z podatkami.


11:55 – 12:40 Panel 4 Anna Jankowska  

Elektronizacja dokumentacji zgodnie z interpretacjami Ministerstwa Cyfryzacji 

  • Jakie są zasady zmiany formy dokumentacji na elektroniczną?
  • Na czym polega obowiązek informacyjny wobec załogi w przypadku zmiany formy dokumentacji?
  • Co to jest system teleinformatyczny?
  • Jakie zabezpieczenia ma posiadać system teleinformatyczny?
  • W jakich formatach mogą być zapisywane dokumenty elektroniczne i kiedy możliwe jest zapisywanie danych tylko w bazie danych?
  • Co to są metadane?
  • Jak wygląda plik XML i skąd pojawią się w nim odpowiednie metadane?
  • Jak prawidłowo numerować dokumenty elektroniczne?
  • Co to jest numer dokumentacji i czy musi być on taki sam, gdy pracownik powraca do pracodawcy?
  • Co to jest data powstania dokumentu w przypadku dokumentów elektronicznych?
  • W jakich formatach można przenosić dane pomiędzy systemami?

Anna Jankowska –  New Business Development Director w IntraworQ Sp. z o.o. Absolwentka WGiSR Uniwersytetu Warszawskiego oraz Wydziału ZIF Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu.
Posiada 15 letnie doświadczenie w zarządzaniu projektami IT głównie związanymi z produkcją oprogramowania oraz wdrażaniem systemów klasy CMS, CRM i ERP. Wielokrotnie pełniąc funkcję doradczą zajmowała się przeprowadzaniem złożonych analiz biznesowych. Zrealizowała kilkadziesiąt projektów wdrożeniowych w całej Polsce, wymagających zaawansowanej wymiany danych pomiędzy systemami. W ramach realizowanych projektów wdrożeniowych przeprowadziła szkolenia dla kilkuset przyszłych użytkowników systemów oraz odpowiadała za przygotowanie techniczne i merytoryczne kilkudziesięciu trenerów. Fanka zwinnych technik programowania i zarządzania aktywnie uczestniczy w startupie Keepskiller doszkalając studentów IT do potrzeb biznesowych pracodawców.


12:40 – 12:50 WYSTĄPIENIE PARTNERA KONFERENCJI 


12:50 – 13:35 LUNCH 


13:35 – 14:35 Panel 5 dr Marcin Wojewódka 

Dokumentacja związana z PPK – jak ją prowadzić prawidłowo? 

  • Harmonogram działań wdrożeniowych pracodawcy 250+ w PPK. Kiedy mogę a kiedy muszę?
  • Jakie kryteria wyboru instytucji finansowej zarządzającej PPK muszę/mogę zastosować?
  • Czy muszę osiągnąć porozumienie ze związkiem zawodowym w sprawie wyboru instytucji finansowej zarządzającej PPK?
  • Prawosławny obcokrajowiec na urlopie bezpłatnym a PPK?
  • Czy PPK może mieć charakter retencyjny? Jak to uczynić?
  • Jak długo powinna być przechowywana dokumentacja dotycząca naliczania wpłat do PPK, deklaracje pracowników o rezygnacji, czy dotyczące dodatkowych wpłat?
  • Jak uniknąć kary grzywny za nakłanianie osób zatrudnionych do rezygnacji z PPK?
  • O czym pamiętać w zakresie PPK przy zatrudnianiu nowego pracownika?
  • PPK na papierze czy w elektronice – dylematy obsługi kadrowej 
  • Co się stanie jeśli nie będę pamiętał o PPK a mam dużą rotację pracowników?

Dr Marcin Wojewódka – Radca Prawny, Członek Zarządu Instytutu Emerytalnego Sp. z o.o., założyciel Kancelarii Wojewódka i Wspólnicy Sp. k., Członek Zarządu Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, nadzorujący Pion Administracji i Zamówień Publicznych w latach 2016-2017. Członek Stowarzyszenia Prawa Pracy. Absolwent Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego oraz Studiów Podyplomowych Psychologia Zarządzania Personelem. W grudniu 2011 roku uzyskał stopień doktora nauk ekonomicznych (praca doktorska pt. „Pracownicze program emerytalne, jako forma dodatkowego zabezpieczenia na starość w Polsce. Ocena funkcjonowania”). Posiada ponad 15-letnie doświadczenie zawodowe w zakresie prawa pracy i świadczeń pracowniczych. Dr Marcin Wojewódka będąc Wiceprezesem ZUS aktywnie uczestniczył w pracach nad ustawą o PPK.


14:35 – 15:25 Panel 6 Jakub Szajdziński 

Dostosowanie Kodeksu pracy i ustawy o funduszu socjalnym do RODO – jakie problemy przyniesie w praktyce? 

  • Jakie dane osobowe możemy pobierać na etapie rekrutacji, a jakie na etapie zatrudnienia?
  • Zgoda na przetwarzanie danych osobowych w CV, konieczność czy nieobowiązująca zaszłość?
  • Co zrobić, jeżeli potrzebujemy większej ilości kategorii danych osobowych niż pozwalają nam na to przepisy prawa pracy?
  • Kiedy potrzebna jest zgoda pracownika na przetwarzanie jego danych osobowych, a kiedy jej nie potrzebujemy?
  • Czy możemy żądać od pracownika dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość?
  • Czy możemy kserować/skanować dowody osobiste lub inne dokumenty potwierdzające tożsamość?
  • Czego potrzebuje każdy pracownik działu kadrowo płacowego, aby legalnie przetwarzać dane osobowe pracowników?
  • Dane pozyskiwane na potrzeby zakładowego funduszu świadczeń socjalnych – jak w praktyce pozyskiwać te dane od pracowników?
  • Przetwarzanie danych wrażliwych, co z orzeczeniami lekarskimi i dokumentacją medyczną, jak przetwarzać te dane, w jakim zakresie je wykorzystywać?
  • Zasada minimalizacji i zasada ograniczenia przetwarzania, a przechowywanie dokumentacji pracowniczej – jak RODO ma się do przepisów sektorowych?

Jakub Szajdziński – Radca Prawny, specjalizuje się w pomocy prawnej na rzecz przedsiębiorstw z sektora nowych technologii, IT, e-commerce, web&mobile, a także obsłudze spółek prawa handlowego. Posiada bogate doświadczenie w zakresie ochrony danych osobowych. Karierę trenera zaczął w 2006 roku. W 2009 roku uzyskał tytuł magistra Prawa na Uniwersytecie Wrocławskim. Był odpowiedzialny za stworzenie pełnego zaplecza prawnego oraz przeprowadzenia procesów przyjęcia inwestorów do spółek dla jednej z pierwszych platform crowdfundingu udziałowego w Polsce. Nadzorował prowadzenie kilku tysięcy spraw związanych ze stosowaniem klauzul abuzywnych przed Sądem Ochrony Konkurencji i Konsumentów. Miał wpływ na ostateczne brzmienie przepisów ustawy o ochronie danych osobowych (dotyczących RODO) w zakresie udziału organizacji społecznych w postępowaniu prowadzonym przed Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Przeprowadził kilkaset projektów związanych z wdrożeniem procedur dotyczących ochrony danych osobowych oraz GIODO, w tym kompleksowe zabezpieczenie Muzeum Narodowego we Wrocławiu oraz jego oddziałów.


15:25 – 15:45 PRZERWA KAWOWA


15:45 – 17:00 Panel 7

Stoliki eksperckie – Łukasz Prasołek, Jarosław Sawicki, Anna Jankowska, dr Marcin Wojewódka, Jakub Szajdziński


Partnerzy


Opłaty i termin

700 złotych netto 

Przy zgłoszeniu do 31 marca 2019 r. a także zgłoszeniu dwóch lub więcej osób z jednej firmy

800 złotych netto 

Przy zgłoszeniu do 
19 kwietnia 2019 r.

950 złotych netto

Cena regularna

Zapisy na Konferencję trwają do 6 maja, bądź do wyczerpania miejsc.

Cena zawiera

  • materiały konferencyjne 
  • notatnik, długopis i torbę konferencyjną
  • całodzienne przerwy kawowe 
  • lunch 
  • certyfikat potwierdzający uczestnictwo w Konferencji 
  • Najnowszą książkę autorstwa Łukasza Prasołek – „Dokumentacja czasu pracy. Wyjaśnienia, obliczenia, przykłady i wzory.” Wydanie 3 z 2019 roku. 

Miejsce konferencji

HOTEL RADISSON BLU SOBIESKI 

Plac Artura Zawiszy 1 02-025 Warszawa Polska 
+48 22 579 1000 info.sobieski.warsaw@radissonblu.com 

Hotel Radisson Blu Sobieski jest usytuowany zaledwie 6 km od największego w Polsce lotniska im. Chopina i zaledwie 1 km od Dworca Centralnego, co gwarantuje idealną lokalizację w samym centrum Warszawy. Hotel Radisson Blu Sobieski oferuje 452 eleganckie pokoje i apartamenty z bezpłatnym dostępem do szerokopasmowego łącza internetowego. Stylowe pokoje wyposażone są w mini bar, telewizor LCD i przestronne miejsce do pracy. W restauracji Trylogia, mieszczącej się na parterze można skosztować wyśmienitych dań kuchni polskiej i międzynarodowej. Na terenie całego hotelu obowiązuje zakaz palenia. W hotelu znajduje się Centrum SPA oraz Fitness oferujący salę do ćwiczeń siłowych, saunę parową oraz salon SPA. 

LOKALIZACJA

ŚWIEŻO ODNOWIONY HOTEL W BIZNESOWYM CENTRUM STOLICY 
Rozpoznawalny element architektoniczny Warszawy, hotel Radisson Blu Sobieski jest położony w sercu biznesowym stolicy. Obok hotelu znajdują się centra biurowe skupiające duże korporacje oraz międzynarodowe firmy. Hotel znajduje się w sąsiedztwie jednego z największych w Polsce centrów konferencyjnych „EXPO XXI”. Atrakcje turystyczne takie jak Stare Miasto, Park Łazienkowski oraz Muzeum Powstania Warszawskiego usytuowane są zaledwie 10 minut jazdy samochodem od hotelu. Położenie przy przystanku autobusowym oraz tramwajowym, w pobliżu stacji kolejowej oraz lotniska sprawia, że podróżowanie po Warszawie jest szybkie i efektywne. 

Wskazówki dotarcia do hotelu: 
Zaledwie 1 km dzieli hotel od nowo wyremontowanego głównego dworca kolejowego Warszawa Centralna
Do hotelu można dojechać wieloma liniami autobusowymi (numer 127, 128, 157, 158, 159, 175, 504, 517 and 521) oraz tramwajowymi (numer 1, 7, 9, 11, 22, 24 and 25). Najbliższa stacja metra M2 „Rondo Daszyńskiego” znajduje się 750 m od hotelu (ok. 10 minut spacerem)
Z lotniska Warszawa Okęcie (WAW) 7 km: Transport publiczny autobusem 175 do przystanku Plac Zawiszy.
• Najbliższa stacja metra „Rondo Daszyńskiego” – 750
• Dworzec kolejowy Warszawa Centralna – 1km
• Lotnisko międzynarodowe im. Fryderyka Chopina – 7 km

PARKING
Hotel dysponuje własnym parkingiem. Opłata za miejsce parkingowe za cały dzień wynosi 70 PLN (w tym 23% VAT)/ 7 pln za godzinę (w tym 23% VAT) 

CATERING
PODCZAS KONFERENCJI ZAPEWNIAMY PAŃSTWU NAJWYŻSZEJ JAKOŚĆI NAPOJE ORAZ POSIŁKI PRZYGOTOWANE PRZEZ SZEFA KUCHNII RADISSON BLU SOBIESKI.
• Nielimitowana woda gazowana i niegazowana w Sali, 
• Świeżo parzona aromatyczna kawa oraz wybór wyśmienitych, organicznych herbat świata, 
• Całodniowy asortyment napoi i przekąsek aromatyzowanych świeżymi owocami i ziołami, 
• Dwa rodzaje świeżo wyciskanych soków pełnych witamin, 
• Wybór ciast domowych lub smacznych ciasteczek maślanych z ziarnami oraz owoce sezonowe
LUNCH „ Chef ’ s Surprise ” 
pyszne zupy, różnorodne sałatki, dania gorące, desery oraz świeże owoce sezonowe, aromatyczna kawa, herbata, wybór soków oraz woda aromatyzowana świeżymi owocami i ziołami podczas lunchu.

Opiekun konferencji

Anna Kuźma

E-mail: a.kuzma@praktyczneszkolenia.com

Kom. 518 620 190