Od lutego 2023 roku przepisy Kodeksu pracy pozwalają pracodawcy na przeprowadzanie kontroli trzeźwości oraz kontroli na obecność innych substancji działających podobnie jak alkohol. W związku z tym akta osobowe również uległy zmianie, gdyż powstała nowa część „E”, przeznaczona na przechowywanie dokumentacji po przeprowadzeniu kontroli. Zgodnie z art. 221c § 6 Kodeksu pracy pracodawca przetwarza informacje o dacie, godzinie i minucie badania oraz jego wyniku wskazującym na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości wyłącznie w przypadku, gdy jest to niezbędne do zapewnienia ochrony dóbr, a przechowuje te informacje w aktach osobowych pracownika przez okres nieprzekraczający roku od dnia przeprowadzenia kontroli. Na pracodawcy ciąży obowiązek terminowego usunięcia dokumentacji dotyczącej kontroli po upływie wskazanego czasu.
Wątpliwość budzi jednak sytuacja gdy Pracownik odejdzie z pracy przed upływem terminu przechowywania dokumentacji pokontrolnej. Z pomocą w tym zakresie przyszedł Urząd Ochrony Danych Osobowych, który w stanowisku z 15 kwietnia 2024 roku wskazał, że nie dojdzie do złamania zasad przetwarzania danych, gdy akta zostaną przekazane do archiwizacji wraz z zawartością części „E”. Urząd podkreślił jednakże, że Pracodawca ma możliwość usunięcia danych dotyczących kontroli trzeźwości oraz kontroli na obecność innych substancji działających podobnie do alkoholu przed rozwiązaniem stosunku pracy z pracownikiem, nawet jeżeli będzie to po upływie krótszego czasu niż wskazany w art. 221c § 6.
Dla przypomnienia, w części “E” dokumentacji powinny się znaleźć:
- informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę (zgodnie z art. 221c par. 6
k.p.), - informacje dotyczące badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ
powołany do ochrony porządku publicznego (zgodnie z art. 221d par. 10 k.p.), - informacje dotyczące przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie
środków działających podobnie do alkoholu (zgodnie z art. 221c par. 6 i art. 221e par. 2 k.p.), - informacje dotyczące badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do
alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (zgodnie z art. 221d
par. 10 i art. 221f par. 2 k.p.).
Więcej o kontroli trzeźwości i uprawnieniach pracodawców pisaliśmy w artykule Kontrola pracowników w zakresie trzeźwości.
