W jakich przypadkach będzie możliwa kontrola pracownika wykonującego pracę zdalnie?
Ustawa przewiduje kontrolę pracowników zdalnych w trzech obszarach: (1) wykonywania pracy, (2) BHP, (3) przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych. Zasady wykonywania kontroli powinny zostać przez pracodawców opisane w regulaminach/porozumieniach dotyczących pracy zdalnej.
Kto może dokonywać kontroli w domu pracownika?
Decyzja w tym zakresie należy do pracodawców, ale pracownicy muszą mieć wiedzę o osobach upoważnionych do kontroli. Dlatego ustawodawca zobowiązał pracodawców do aktualizacji informacji o warunkach zatrudnienia, o której mowa w art. 29 § 3 Kodeksu pracy i dodania do niej kolejnego punktu w przypadku pracowników wykonujących pracę zdalnie. Z punktu tego będzie wynikało po pierwsze kto jest upoważniony do kontaktu z pracownikiem, a po drugie kto jest upoważniony do kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej.
Czy kontrola musi zostać udokumentowana?
Z projektowanych przepisów nie wynika taki obowiązek i jest to celowe działanie MRiPS, co można wywnioskować z dyskusji na temat zmian w Podkomisji sejmowej, na której PIP postulowała uregulowanie tej kwestii. Wnioski te nie zostały jednak uwzględnione, a więc to pracodawcy w regulaminach/porozumieniach rozstrzygną te kwestie samodzielnie.
Jakie będą zasady kontroli narzucone w przepisach ustawowych?
Po pierwsze z przepisów będzie wprost wynikało, że kontrolę przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej, w godzinach pracy pracownika. A więc kontrola nie będzie mogła się odbyć z zaskoczenia. Po drugie sposób przeprowadzania kontroli ma zostać dostosowany do miejsca wykonywania pracy zdalnej i jej rodzaju. Po trzecie wreszcie wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób, ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem. Nie kontrolujemy więc wszystkich pomieszczeń, a tylko miejsce wykonywania pracy zdalnej.
Jakie mogą być skutki przeprowadzonej kontroli w zakresie bhp?
Z projektu wynika, że w przypadku stwierdzenia uchybień w przestrzeganiu zasad bhp i dotyczących bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych pracodawca będzie zobowiązany albo do wezwania pracownika do usunięcia stwierdzonych uchybień, albo do wycofania zgody na wykonywanie pracy zdalnej. W tym drugim przypadku pracownik rozpoczyna pracę w dotychczasowym miejscu pracy w terminie określonym przez pracodawcę. Jeśli więc okazałoby się, że pracownik nie ma biurka i krzesła biurowego spełniających wymagania ergonomii i nie będzie chciał ich kupić samodzielnie, to pracodawca będzie zmuszony do zatrudniania takiego pracownika stacjonarnie lub do zorganizowania pracownikowi miejsca pracy zgodnego z przepisami bhp.
Kiedy mówimy o kontroli a kiedy o monitoringu pracy zdalnej?
Kontrola wykonywania pracy zdalnej to kontrola fizyczna, czyli odbywająca się w miejscu jej świadczenia, a monitoring pracy zdalnej to działania online działu IT weryfikujące, czy pracownik pracuje, w jakich systemach jest zalogowany, czy korzysta z sieci www itp. Dzisiejsza technologia pozwala na weryfikację aktywności pracownika bez konieczności wizyty u niego w domu, jeśli pracuje on w sieci firmowej i korzysta z dedykowanych systemów teleinformatycznych. Działania takie są jednak w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy inną formą monitoringu pracowników.
Jakie dodatkowe obowiązki należy spełnić wprowadzając monitoring pracy zdalnej?
Monitoring pracy zdalnej to inny rodzaj monitoringu, o którym mowa w art. 223 Kodeksu pracy, a więc musi on zostać wprowadzony w regulaminie pracy. Nie wystarczające zatem będzie przewidzenie go jedynie w regulaminie/porozumieniu dotyczącym pracy zdalnej. Ponadto należy na 2 tygodnie przed fizycznym uruchomieniem monitoringu poinformować o tym pracowników, i jest to obowiązek niezależny od zapoznania pracowników z aneksem do regulaminu pracy. Z kolei w przypadku pracowników rozpoczynających pracę po wdrożeniu monitoringu trzeba ich zapoznać z jego zasadami przed dopuszczeniem do pracy.
Łukasz Prasołek
Uwadze zainteresowanych polecamy także: Pracodawca może żądać włączenia kamerki – orzeczenie sądu.
