Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych wystąpił do Ministry Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z wnioskiem o podjęcie prac legislacyjnych mających na celu uregulowanie zasad udziału świadka w postępowaniu służącym ustaleniu okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy.
Obowiązujące Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 1 lipca 2009 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy (Dz.U. z 2009 r nr 105 poz. 870) reguluje czynności podejmowane przez zespół powypadkowy w celu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy. W szczególności przewiduje obowiązek zamieszczenia w protokole powypadkowym wyjaśnień poszkodowanego oraz informacji uzyskanych od świadków zdarzenia.
Natomiast Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 24 maja 2019 r. w sprawie wzoru protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy (Dz.U. z 2019 r. poz. 1071) określające wzór protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy nie precyzuje zakresu danych osobowych, które mogą lub powinny być pozyskiwane od świadków. W szczególności nie rozstrzyga, czy zakres ten obejmuje dane dotyczące miejsca zamieszkania świadka, pomimo że w uzasadnieniu projektu rozporządzenia wskazano na konieczność uwzględnienia zasady minimalizacji danych osobowych. Brak jednoznacznych regulacji w tym zakresie prowadzi do niejednolitej praktyki stosowania przepisów, co może pozostawać w sprzeczności z wymogami wynikającymi z przepisów o ochronie danych osobowych.
Jak wskazał Prezes UODO do urzędu napływają sygnały wskazujące, że dane osobowe świadków, w tym informacje dotyczące miejsca zamieszkania, są udostępniane licznym podmiotom uczestniczącym w procedurze powypadkowej. Praktyka ta rodzi uzasadnione wątpliwości z perspektywy poszanowania prawa do prywatności oraz realizacji zasady minimalizacji danych. W niektórych przypadkach przetwarzanie danych osobowych świadków opiera się na wyrażonej przez nich zgodzie, która ma stanowić podstawę uzupełniającą wobec obowiązujących regulacji prawnych.
Prezes UODO wskazał, że oparcie przetwarzania danych osobowych na zgodzie świadka może prowadzić do istotnych problemów praktycznych, w szczególności z uwagi na możliwość jej wycofania w każdym czasie. Zastrzeżenia budzi również kwestia rzeczywistej dobrowolności wyrażenia zgody w okolicznościach związanych z postępowaniem powypadkowym. Ponadto obowiązujące przepisy prawa powszechnie obowiązującego nie przewidują takiej podstawy przetwarzania danych świadków, co oznacza, że praktyka ta może pozostawać w sprzeczności z zasadami przetwarzania danych osobowych określonymi w rozporządzeniu RODO, w szczególności z zasadą legalności, rzetelności i przejrzystości, ograniczenia celu oraz minimalizacji danych.
Stanowisko Prezesa UODO znajduje potwierdzenie również w obserwacjach Państwowej Inspekcji Pracy, która poinformowała o występujących w praktyce problemach interpretacyjnych związanych ze stosowaniem obowiązujących przepisów. Jak wskazała PIP, w toku wykonywania swoich ustawowych zadań wielokrotnie spotykała się z wątpliwościami zgłaszanymi przez pracowników w zakresie danych osobowych świadków wypadków przy pracy. W ocenie Inspekcji dla prawidłowego przeprowadzenia postępowania powypadkowego wystarczające jest posługiwanie się podstawowymi danymi identyfikującymi świadka, pozostającymi w dyspozycji pracodawcy, obejmującymi imię i nazwisko, zajmowane stanowisko pracy oraz przyporządkowanie organizacyjne.
Prezes UODO zadeklarował gotowość do udzielenia wsparcia eksperckiego przy opracowaniu przepisów określających podstawę prawną przetwarzania danych osobowych świadków oraz zakres danych niezbędnych do realizacji tego postępowania.
