Jak wprowadzić regulamin pracy zdalnej?
Praca zdalna będzie wprowadzana w porozumieniu ze związkami zawodowymi lub zgodnie z zapisami w regulaminie. Postanowienia regulaminu muszą być skonsultowane z przedstawicielami załogi. W sytuacji, gdy u pracodawcy nie działają organizacje związkowe, lub gdy w trybie przyjętym w nowelizacji nie dojdzie do zawarcia porozumienia ze stroną związkową, podstawą wprowadzenia pracy zdalnej jest regulamin.
Czy każdy pracodawca będzie musiał wydać regulamin pracy zdalnej?
Nie, jeśli pracodawca nie chce wprowadzać pracy zdalnej w wyższym wymiarze niż praca zdalna okazjonalna, czyli 24 dni w roku, to w ogóle nie musi wydawać regulaminu dotyczącego pracy zdalnej. Jeśli jednak wymiar pracy zdalnej ma być większy niż 24 dni na rok, to podstawą jej wykonywania będzie porozumienie zawarte ze związkami zawodowymi lub regulamin, z tym że ten drugi jest właściwym rozwiązaniem, gdy u pracodawcy nie działają związki zawodowe. W przypadku firm uzwiązkowionych pracodawca powinien najpierw spróbować negocjować ze wszystkimi organizacjami, w drugiej kolejności z reprezentatywnymi, z których każda zrzesza co najmniej 5% załogi, a dopiero gdy to nie przyniesie skutku będzie możliwe wydanie regulaminu pracy zdalnej.
Jak powinny być prowadzone negocjacje ze związkami zawodowymi?
Ustawodawca wprowadził w przypadku pracy zdalnej specjalny tryb negocjacji, wskazując, że ich początek wyznacza przekazanie stronie związkowej projektu porozumienia dotyczącego pracy zdalnej, opracowanego przez pracodawcę. Następnie negocjacje powinny zakończyć się w terminie 30 dni, a jeśli do tego nie dojdzie to pracodawca będzie miał prawo wydać regulamin pracy zdalnej, w którego treści będzie jednak musiał ująć kwestie dotychczas wynegocjowane.
Jak wprowadzić regulamin pracy zdalnej w firmie, w której nie działają związki zawodowe?
W takim przypadku regulamin pracy zdalnej jest jedynie konsultowany z przedstawicielami załogi, którzy mogą być wybrani w sposób przyjęty tradycyjnie u danego pracodawcy. Może to być w praktyce działająca na stałe rada pracowników lub reprezentacja wybrana ad hoc na potrzeby wdrożenia regulaminu pracy zdalnej.
Jakie są zasady ogłaszania regulaminu pracy zdalnej?
Przepisy nowelizacji nie przewidują wymogu ogłoszenia regulaminu na 14 dni przed jego wejściem w życie, tak jak to jest w przypadku regulaminów pracy czy wynagradzania. Zatem w treści regulaminu powinna zostać ustalona data jego wejścia w życie. Co ciekawe, nie ma również w przepisach wymogu indywidualnego potwierdzenia przez pracownika zapoznania się z regulaminem, a więc może on zostać ogłoszony w intranecie, czy w inny sposób przyjęty u pracodawcy.
Czy warto regulamin pracy zdalnej połączyć z procedurą ochrony danych osobowych i informacją dotyczącą bhp przy pracy zdalnej?
Jeśli u pracodawcy nie działają organizacje związkowe, z którymi trzeba uzgadniać porozumienie w sprawie pracy zdalnej, to warto połączyć te 3 tematy i wydać jeden szeroki dokument regulujący kompleksowo zagadnienia pracy zdalnej. Dzięki temu będzie łatwiej zapoznać pracowników z nowymi regulacjami, a działy kadr będą miały mniej dokumentów do wpięcia do akt osobowych. Jeśli jednak u pracodawcy działają związki zawodowe, z którymi współpraca nie jest najłatwiejsza, to nie warto łączyć tych dokumentów, gdyż procedura ochrony danych osobowych i informacja dotycząca bhp przy pracy zdalnej nie muszą być w ogóle negocjowane ze związkami, a więc pracodawca może je wydać samodzielnie.
Łukasz Prasołek
