18 października został przyjęty przez Radę Ministrów projekt ustawy o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw. Projekt został przygotowany przez Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej, a jego założeniem jest wprowadzenie zmian, które przyspieszą wydawanie niektórych decyzji, czy doprecyzowanie przepisów. Zmianami mają zostać objęte również sposoby doręczania pism wysyłanych z i do ZUS – projekt zakłada umożliwienie doręczania pism w postaci elektronicznej. Wśród planowanych zapisów znalazł się między innymi zapis o zastąpieniu własnoręcznego podpisu nadrukiem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego upoważnionego pracownika ZUS, co w założeniu ma przyspieszyć znacząco wydawanie decyzji. Doprecyzowane mają być też przepisy dotyczące doręczania pism w postaci elektronicznej, co ma zwiększyć skuteczność doręczania pism.
Definicja niedzieli w przepisach prawa pracy – stanowiska resortów
Czy można zdefiniować w regulaminie pracy, że niedziela zaczyna się od 22:00 w sobotę?
Kodeks pracy sefiniuje pojęcie niedzieli w art. 1519 § 2 k.p. Zgodnie z tym przepisem za pracę w niedzielę i święto, w przypadkach, o których mowa w art. 15110 k.p, uważa się pracę wykonywaną pomiędzy godziną 6:00 w tym dniu a godziną 6:00 w następnym dniu, chyba że u danego pracodawcy została ustalona inna godzina. Pojawia się więc pytanie, jak dużą swobodę mają pracodawcy w swoich decyzjach i na ile znaczenie ma w takim przypadku astronomiczne pojęcie niedzieli. Odnosząc się do tej kwestii resort rodziny w stanowisku z 8 lipca 2022 roku wskazał, że różne godziny niedzieli muszą spełniać jedną regułę, a mianowicie początek niedzieli musi przypadać kalendarzowo w tym dniu, a więc granicą, której nie można przekroczyć jest godzina 0:00 wyznaczająca kalendarzowo początek niedzieli. Ministerstwo zanegowało więc wprost możliwość ustalenia niedzieli od 22:00 w sobotę do 22:00 w niedzielę, co uderza w dotychczasową praktykę niektórych firm produkcyjnych.
Powyższe potwierdził GIP w stanowisku z 28 lipca 2022 roku:
“Zgodnie z art. 1519 § 2 Kodeksu pracy za pracę w niedzielę lub święto uważa się pracę wykonywaną między godziną 6:00 w tym dniu (czyli w niedzielę lub święto) a godziną 6:00 w następnym dniu, chyba że u danego pracodawcy została ustalona inna godzina. W tym przepisie ustawodawca wskazał, że pracodawca może ustalić inną godzinę rozpoczęcia pracy w niedzielę lub święto, nie zaś inny dzień (sobota). Wobec powyższego, ustalenie i uznanie za pracę w niedzielę lub święto innych godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy niż te wprost wskazane w przepisie, pod wyżej wskazanym warunkiem, jest dozwolone i nie może być penalizowane. (…)
Jeżeli postanowienia regulaminu będą generować inne nieprawidłowości, np. w zakresie wypłaty dodatku do wynagrodzenia za każdą godzinę pracy w niedzielę i święto (art., 15111 § 2 i 3 Kodeksu pracy), które będą wypełniały znamiona wykroczenia określonego w art. 281 § 1 pkt 5 lub art. 282 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy wówczas inspektor pracy może sięgnąć po sankcje wskazane w poprzedniej korespondencji (tj. inspektor pracy jest uprawniony do nałożenia na pracodawcę lub osobę działającą w jego imieniu mandatu karnego do 2 000 zł w postępowaniu mandatowym, może również występować w charakterze oskarżyciela publicznego przed właściwym sądem, który może nałożyć grzywnę w maksymalnej wysokości 30 000 zł.).”
Zmiana czasu na zimowy 2022
W najbliższy weekend wypada zmiana czasu z letniego na zimowy, co oznacza przesunięcie wskazówek zegarków o godzinę do tyłu w nocy z 29 na 30 października. O ile dla większość osób oznacza to możliwość dłuższego spania, dla pracowników na nocnej zmianie w pracy oznacza to konieczność pracowania o godzinę dłużej. Zgodnie z prawem pracy należy im się więc dodatkowe wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych oraz dodatek za pracę w nocy.
Na czym będzie polegała praca zdalna okazjonalna?
Praca zdalna okazjonalna będzie odpowiednikiem dzisiejszego HO, czyli home-office, który jest traktowany jako rodzaj benefitu przysługującego pracownikom. Będzie uprawnieniem pracowniczym, które wynika z przepisów i nie trzeba go wdrażać w organizacji i będzie przysługiwała każdemu pracownikowi z mocy prawa.
Jak można złożyć wniosek o pracę zdalną okazjonalną?
Projektowane przepisy wskazują dwie postacie wniosku – papierową lub elektroniczną. Co ważne mówimy o postaci, a nie formie wniosku, tak więc nie musi to być forma elektroniczna w rozumieniu Kodeksu cywilnego. Możliwe jest więc wysłanie wniosku w treści maila, czy złożenie go w pulpicie pracowniczym.
Jaki charakter ma wniosek o pracę zdalną okazjonalną?
Wniosek nie jest wiążący i powinien być traktowany analogicznie jak wniosek urlopowy, czy wniosek o wyjście prywatne, a więc wymaga akceptacji przełożonego, bez której pracownik będzie miał obowiązek stawienia się w biurze.
Czy z pracy zdalnej okazjonalnej może korzystać pracownik pracujący hybrydowo?
Tak, gdyż jest to uprawnienie ustawowe przysługujące każdemu pracownikowi. Osoby korzystające z pracy zdalnej częściowej mogą zatem zawnioskować w dniach, gdy powinny pracować stacjonarnie o pracę zdalną okazjonalną. Ustawodawca wprost opisał taką możliwość w uzasadnieniu projektu nowelizacji Kodeksu pracy.
Których przepisów nie stosuje się do pracy zdalnej okazjonalnej?
Do pracy zdalnej okazjonalnej nie stosuje się przepisów dotyczących:
- zasad jej wdrożenia (przy zatrudnieniu, w trakcie zatrudnienia, polecenie),
- ujęcia jej w regulaminie/porozumieniu negocjowanym ze związkami zawodowymi,
- aktualizacji informacji o podstawowych warunkach zatrudnienia,
- obowiązków pracodawcy w zakresie zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej i pokrywania kosztów związanych z pracą zdalną,
- obowiązku odbywania szkoleń okresowych, który zostanie przywrócony w przypadku pracy zdalnej częściowej lub całkowitej dla pracowników zatrudnionych na stanowiskach administracyjno-biurowych.
Czy praca zdalna okazjonalna powinna być odnotowywana w ewidencji czasu pracy?
Praca zdalna okazjonalna jest limitowana w okresie roku kalendarzowego i wydaje się, że powinna być ujmowana w ewidencji czasu pracy, choć może to rodzić wątpliwości, gdyż nie ma ona wpływu ani na wynagrodzenie, ani na wypłatę innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy. Tak więc można bronić poglądu, że w przeciwieństwie do pracy zdalnej całkowitej lub częściowej, w przypadku których mamy obowiązek wypłaty ryczałtu/ekwiwalentu za prąd czy Internet, ta nie musi być wykazywana w ewidencji.
Czy można wypłacać ryczałt/ekwiwalent za prąd i Internet za dni pracy okazjonalnej?
Za dni pracy zdalnej okazjonalnej nie przysługuje z mocy prawa zwrot kosztów prądu, czy Internetu, ale oczywiście pracodawca może podjąć taką decyzję. Co ważne: wypłacany w takim przypadku ryczałt/ekwiwalent nie będzie opodatkowany, ani oskładkowany, co wynika wyraźnie z uzasadnienia projektu nowelizacji.
Czy praca zdalna okazjonalna powinna być ujęta w świadectwie pracy?
Tak, gdyż jest uprawnieniem przysługującym na dany rok kalendarzowy niezależnie od liczby pracodawców, a więc podobnie jak opieka nad dzieckiem do lat 14 powinna być ujęta w treści świadectwa pracy. Docelowo pewnie pojawi się odpowiednie pole w świadectwie pracy, ale nawet gdy go nie będzie to powinna być ujęta w punkcie 12:
12) wykorzystał dodatkowy urlop albo inne uprawnienia lub świadczenia przewidziane przepisami prawa pracy …………………………………………………………………………………………………………………………………..
Czy korzystając z pracy zdalnej okazjonalnej pracownik będzie mógł składać elektroniczne wnioski zamiast pisemnych?
Tak, gdyż przepis umożliwiający składanie elektronicznych wniosków z zakresu prawa pracy w przypadku, gdy prawo pracy wymaga formy pisemnej wniosku nie został wyłączony przy pracy zdalnej okazjonalnej. Zatem wnioski o odbiór nadgodzin, czy wyjście prywatne w dniu pracy zdalnej okazjonalnej mogą być złożone elektronicznie.
Czy będzie możliwe kontrolowanie pracownika w dniu wykonywania pracy zdalnej okazjonalnej?
Tak, takie uprawnienie wynika wprost z przepisu i obejmuje ono 3 zakresy kontroli: wykonywania pracy, z zakresu bhp oraz bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych. Co ważne zasady odbywania takich kontroli powinny zostać ustalone z pracownikiem, a więc nie zastosujemy tutaj zasad kontroli opisanych w regulaminie/porozumieniu dotyczącym pracy zdalnej.
Łukasz Prasołek
Nowelizacja ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej już w Dzienniku Ustaw
19 października w Dzienniku Ustaw opublikowana została Ustawa z dnia 7 października 2022 r. o zmianie ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2140). Jedną z istotnych zmian, mającą konsekwencje dla pracodawców jest zmiana w zakresie prawa do urlopu ojcowskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego oraz rodzicielskiego przysługujących pracownikowi, który przyjął dziecko na wychowanie i wystąpił do sądu opiekuńczego z wnioskiem o wszczęcie postępowania w sprawie przysposobienia dziecka. Uprawnienia te przysługują do momentu ukończenia przez dziecko 14. roku życia, co dwukrotnie wydłuża aktualnie obowiązujący okres.
Urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego jest udzielany na pisemny wniosek pracownika składany w terminie 7 dni od dnia przyjęcia dziecka na wychowanie jako rodzina zastępcza albo wystąpienia do sądu opiekuńczego z wnioskiem o wszczęcie postępowania w sprawie przysposobienia. Urlop rozpoczyna się w terminie określonym we wniosku, ale nie później niż 21 dni od dnia odpowiednio przyjęcia dziecka na wychowanie jako rodzina zastępcza albo wystąpienia do sądu opiekuńczego z wnioskiem o wszczęcie postępowania w sprawie przysposobienia.
Z całością ustawy można zapoznać się pod adresem: https://dziennikustaw.gov.pl/DU/2022/2140
Najnowszy newsletter już w wysyłce
Nasz najnowszy newsletter, poświęcony w całości projektowi nowej ustawy o zatrudnianiu cudzoziemców jest już rozsyłany do klientów. Zapraszamy do zapisów – gwarantujemy comiesięczną dawkę wiedzy!
Jak będzie wdrażana praca zdalna?
Pierwszą decyzję, jaką będzie musiał podjąć każdy pracodawca, to odpowiedź na pytanie, czy wystarczający jest dla niego limit pracy zdalnej okazjonalnej, czyli zgodnie z projektem 24 dni w roku kalendarzowym, gdyż wtedy nie musi być dokonane żadne wdrożenie. Praca zdalna okazjonalna jest bowiem udzielana na wniosek pracownika w terminach przez niego wybranych. W podkomisji w Sejmie będzie jeszcze kontynuowana dyskusja o wymiarze pracy zdalnej okazjonalnej i „na stole” są jeszcze limity 30 lub 36 dni na rok. To, niestety, nadal niedużo. Jeśli więc chcemy, aby praca była wykonywana hybrydowo lub całkowicie zdalnie, dokonać trzeba wdrożenia pracy zdalnej. Warto jednak pamiętać, że projekt nowelizacji posługuje się terminami pracy zdalna całkowita i częściowa, a nie hybrydowa.
Czy pracodawca może najpierw zobowiązać pracowników do wykorzystania pracy zdalnej okazjonalnej, a dopiero potem korzystać z pracy zdalnej częściowej?
Nie, gdyż praca zdalna okazjonalna jest uprawnieniem pracowniczym i to pracownik decyduje o terminach jej wykorzystania. Jej limit jest na rok kalendarzowy na wszystkich pracodawców, powinien być więc ujmowany w treści świadectwa pracy. Pracodawca nie ma żadnego wpływu na to uprawnienie i jeśli chce np. zaoszczędzić na kosztach utrzymania biura to musi wdrożyć pracę zdalną.
Czy łatwiej będzie, jeśli firma dziś stosuje telepracę?
Wdrożenie pracy zdalnej w takich firmach nie będzie łatwiejsze, gdyż trzeba będzie przejść dokładnie ten sam proces wdrożenia. Plus dla takich firm to jedynie wydłużenie czasu na dokonanie zmiany telepracy na pracę zdalną, gdyż nie nastąpi to automatycznie. Z przepisu przejściowego wynika bowiem, że warunki telepracy mogą być stosowane jeszcze przez 6 miesięcy od wejścia w życie zmian w Kodeksie pracy. Będzie więc więcej czasu na opracowanie wszystkich wewnętrznych procedur, ale wypłacanie ekwiwalentu lub ryczałtu z tytułu pracy zdalnej można będzie zacząć później.
Czy w lepszej sytuacji będą osoby zatrudnione od początku przy pracy zdalnej?
Generalnie zasady wdrożenia będą takie same, więc wszystkie obowiązki związane z przygotowaniem dokumentacji będą zbliżone. Dla pracodawcy nie będzie więc to łatwiejsze, ale dla pracownika jest jedna bardzo duża różnica, gdyż tylko takie zatrudnienie będzie mu gwarantowało nieodwołalność pracy zdalnej przez pracodawcę. Inaczej wygląda sytuacja przy pracy zdalnej wdrażanej w trakcie zatrudnienia, gdyż wtedy pracodawca w każdym czasie będzie miał prawo złożyć wiążący wniosek o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej. Co oznacza, że nawet po 5-10 latach od wdrożenia pracy zdalnej pracodawca bez zmiany umowy będzie mógł jednostronnie – swoim poleceniem zobowiązać pracownika do pracy całkowicie stacjonarnej, co nastąpi po 30 dniach. Przepis ten był wzorowany na podobnym, dziś obowiązującym w ramach telepracy, ale w trakcie prac nad projektem usunięto jeden bardzo ważny szczegół, a mianowicie powiązanie tej możliwości z okresem 3 miesięcy od zatrudnienia w formie telepracy, czy dzisiaj pracy zdalnej. Przez tą zmianę ze swoistego „okresu próbnego” w nowej organizacji pracy zrobiono dziwny przepis, który będzie dawał pracodawcom na stałe możliwość cofnięcia pracy zdalnej i zobowiązania pracownika do pracy stacjonarnej.
Czy wdrożenie pracy zdalnej dla aktualnych pracowników wymaga dokonania zmian w umowach o pracę?
Niestety, w projekcie użyto niefortunnego zwrotu „uzgodnienie”, który powoduje szereg pytań. Należy jednak przyjąć, że tak, z tym, że taka zmiana może mieć postać elektroniczną, gdyż wyłączono wprost zastosowanie przepisu wymagającego dla zmian warunków umowy formy pisemnej. Wystarczy więc mailowe ustalenie, że od danego dnia będzie miała zastosowanie praca zdalna częściowa w wymiarze np. 2 dni w tygodniu i miejscem jej wykonywania będzie dom pracownika. Możliwe jest również podpisanie takiego uzgodnienia za pośrednictwem platformy podpisowej np. Autenti, czy DocuSign zwykłym podpisem elektronicznym, a nie podpisem kwalifikowanym. Proces wprowadzenia zmian w umowie jest więc znacząco odformalizowany.
Czy można wdrożyć pracę zdalną tylko indywidualnie bez wydawania ogólnego regulaminu jej dotyczącego?
Tak, ale w takich przypadkach w indywidualnych porozumieniach wprowadzających pracę zdalną trzeba określić zasady jej wykonywania i trzeba mieć na względzie zasady równego traktowania pracowników w zatrudnieniu. Takie porozumienia powinny uwzględniać wszystkie elementy obligatoryjne, które powinny znaleźć się w regulaminie/porozumieniu dotyczącym pracy zdalnej.
Kiedy pracodawca będzie mógł wydać polecenie pracy zdalnej pracownikowi?
W Kodeksie pracy pojawi się na stałe przepis, który jest odpowiednikiem dzisiaj stosowanej pracy zdalnej covidowej. A więc w przyszłości w przypadku wprowadzenia stanu nadzwyczajnego, czy kolejnego stanu epidemii (zagrożenia epidemicznego) możliwe będzie wydanie poleceń pracy zdalnej bez konieczności jej wdrażania w organizacji. Nie będzie już w tym celu trzeba wydawać specjalnych ustaw. Takie uprawnienie pracodawców będzie bowiem wynikało z Kodeksu pracy.
W jakich innych sytuacjach będzie mogło zostać wydane polecenie pracy zdalnej?
W projekcie nowelizacji Kodeksu pracy jest przepis, zgodnie z którym wydanie polecenia pracy zdalnej będzie możliwe także w okresie, w którym nie jest czasowo możliwe zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy z powodu działania siły wyższej. Niestety, takie sytuacje mogą pojawić się tej zimy, gdy pracodawcy nie będą w stanie zapewnić odpowiedniej temperatury w pomieszczeniach pracy ze względu na koszty ogrzewania.
Łukasz Prasołek
Dyrektywa o ochronie tymczasowej dla ukraińskich uchodźców przedłużona
Uchodźcy z Ukrainy będą mogli dłużej pozostać w krajach Unii Europejskiej i na unijnym rynku pracy – taką decyzję podjęła Komisja Europejska. Dyrektywa, z której korzysta ponad 4,2 miliona obywateli Ukrainy, zapewnia potrzebującym m.in. wsparcie w dostępie do edukacji, rynku pracy i opieki zdrowotnej.
Decyzja ta ma przynieść skutki długofalowe – zapewnić uchodźcom z Ukrainy poczucie stabilności i bezpieczeństwa, co bezpośrednio przekłada się na rozwój zawodowy i wyższe zarobki, a więc i na aktywizację zawodową. Zgodnie z najnowszym raportem EWL 48% pracujących w Polsce uchodźców z Ukrainy zamierza pozostać w naszym kraju na dłużej, co najmniej przez rok po zakończeniu wojny, a 22% respondentów planuje wrócić do ojczyzny jak najszybciej.
Przypominamy: według dotychczasowych przepisów obywatele Ukrainy, którzy od 24 lutego 2022 roku przekroczyli granicę z jednym z krajów UE, mogli legalnie mieszkać i pracować na terytorium tego kraju przez 18 miesięcy, to jest do sierpnia 2023 roku. Decyzją Komisji Europejskiej dyrektywa o ochronie tymczasowej dla ukraińskich uchodźców w Unii Europejskiej przedłużona została co najmniej do marca 2024 roku.
Nowa wysokość stawek kilometrówki
Projekt rozporządzenia w sprawie używania samochodów osobowych, motocykli, motorowerów niebędących własnością pracodawcy w celu realizacji przez pracownika czynności służbowych, przygotowany przez Ministra Infrastruktury zakłada zmiany w zamrożonych od piętnastu lat wysokościach stawek kilometrówki. Maksymalne koszty używania pojazdów do celów służbowych, które pokrywa pracodawca miałyby zgodnie z projektem wynosić dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,89 zł , a dla pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 1,038 zł.
Dla motocykla stawka miałaby wynieść 0,69 zł, a dla dla motoroweru – 0,42 zł.
Z projektem można zapoznać się na stronie: https://legislacja.gov.pl/projekt/12365200/katalog/12919564
Nietypowe składniki w podstawie wymiaru świadczeń chorobowych
Ustalając podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego i zasiłków oprócz wynagrodzenia zasadniczego przyjmuje się również inne składniki wynagrodzenia pod warunkiem, że stanowią one podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe, a pracownik nie zachowywał do nich prawa w okresie pobierania tych świadczeń zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu i nie były wypłacane za okres ich pobierania.
Odnośnie drugiego warunku powstaje pytanie, czy należy w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego uwzględniać nadwyżkę diety z tytułu krajowej podróży służbowej, gdy jest ona wyższa niż wynika to z rozporządzenia z 29 stycznia 2013 r w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20130000167&type=2)? Jak postąpić w przypadku pieniężnego świadczenia w postaci talonu żywieniowego na mięso, jeśli otrzymanie talonu o określonej wartości zgodnie z przepisami płacowymi jest uzależnione od okresu przepracowanego w danym miesiącu, a pracownik chorował lub przebywał na urlopie wypoczynkowym?
Zgodnie ze stanowiskiem ZUS z 10 sierpnia 2022 roku:
„(…) Nadwyżka diety z tytułu podróży służbowej jest składnikiem wynagrodzenia przysługującym za dni pobytu pracownika w delegacji służbowej (za dni świadczonej pracy), dlatego też powinna być uwzględniana przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego. Składnik ten należy uwzględnić w kwocie faktycznie wypłaconej pracownikowi za okres, z którego wynagrodzenie stanowi podstawę wymiaru zasiłku chorobowego.”
„(…) Przepisy regulaminu wynagradzania regulują, że wartość talonu jest uzależniona od okresu przepracowanego w danym miesiącu. Składnik ten jest niższy w razie absencji chorobowej lub urlopu wypoczynkowego pracownika, a tym samym wartość talonu żywieniowego na mięso i wędliny ulega zmniejszeniu z powodu usprawiedliwionej nieobecności w pracy, w związku z tym podlega on uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku. Jeżeli, wartość pieniężna talonu żywieniowego jest za okres absencji pracownika obniżana proporcjonalnie do okresu tej absencji uwzględnia się ją w podstawie wymiaru zasiłku po uprzednim uzupełnieniu (do pełnej miesięcznej kwoty). Natomiast jeżeli zmniejszenie tego składnika wynagrodzenia nie następuje w sposób proporcjonalny do okresu nieobecności, ten składnik wynagrodzenia podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku w kwocie faktycznie wypłaconej, bez uzupełniania (…)”.
