Kategoria: Blog

Zapraszamy do obejrzenia wywiadu jaki Łukasz Prasołek udzielił Bartoszowi Lewickiemu z @KanalWykladowcaPlusPL

W HR w 2025/2026 r. będą kluczowe 2 tematy – transparentność wynagrodzeń i digitalizacja obszaru kadrowo-płacowego, która znacząco przyspiesza w związku z wieloma projektami z zakresu deregulacji prawa pracy. Wdrożenie transparentności wynagrodzeń też wydaje się trudne bez narzędzi informatycznych, gdyż będziemy musieli stworzyć struktury wynagrodzeń, TRS i raportować lukę płacową. Dlatego na konferencji chcemy pokazać, w jakim kierunku powinny zmierzać działy HR.

Konferencja Digital HR 2025

Warszawa, 11-12 grudnia 2025 r.

Zapisz się! Liczba miejsc ograniczona.
Więcej informacji: https://digitalhr.pl/konferencja-2025/

Deregulacja w czasie pracy jest już coraz bliżej – w Sejmie trwają prace nad wieloma projektami zmierzającymi do deregulacji przepisów prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, mającymi na celu uproszczenie prowadzenia działalności gospodarczej oraz obniżenie kosztów jej prowadzenia przez pracodawców. Również w obszarze czasu pracy znajdziemy taki projekt, który ma wprowadzić elektroniczną postać wielu dokumentów, które w obecnym stanie prawnym mają wymóg złożenia ich w formie pisemnej.

Wnioski dotyczące wprowadzenia systemów i rozkładów czasu pracy

W obszarze czasu pracy na indywidualny i pisemny wniosek pracownika wprowadza się:

• indywidualny rozkład czasu pracy (art. 142 KP),
• tzw. indywidualny ruchomy rozkład czasu pracy (art. 150 § 5 w zw. z art. 140¹ KP),
• system skróconego tygodnia pracy (art. 143 KP) oraz
• system weekendowy (art. 144 KP).

Po zmianach z 2023 r., które szeroko dopuściły wnioskowanie mniej formalne, gdyż wprowadzono możliwość składania wniosków w „postaci papierowej lub elektronicznej” w odniesieniu do wszystkich instytucji z obszaru rodzicielstwa, w tym urlopów ojcowskich, rodzicielskich, czy wychowawczych jest to spore utrudnienie. W projekcie nowelizacji, nad którą pracuje Sejm, wszystkie te wnioski będą mogły być składane w postaci papierowej lub elektronicznej. A co ciekawe postacią elektroniczną jest także e-mail, a więc po zmianach wnioski takie będzie można wysyłać mailowo, lub też będzie je można składać w pulpitach pracowniczych, czy wreszcie wysyłać w systemach do obiegu dokumentów. Również akceptacja ich przez osoby reprezentujące pracodawcę będzie mogła być elektroniczna, a więc w tym zakresie cały proces wdrożenia np. nowego systemu czasu pracy będzie mógł przebiec bez wykorzystania papieru.

Prywatne wyjścia i odbiory nadgodzin

W praktyce ważniejszą zmianą będzie jednak dopuszczenie, aby wnioski o wyjście prywatne w godzinach pracy oraz o odbiór czasu wolnego za nadgodziny w proporcji 1:1 także mogły być składane przez pracowników elektronicznie, co w wielu firmach dzieje się już od kilku lat. Dziś najczęściej wniosek jest składany elektronicznie, a ewentualnie dopiero potem drukowany i to jedynie dla celów archiwizacyjnych, co nie ma większego sensu i jest robione w zasadzie tylko po to, aby spełnić wymagania formalne przestarzałych przepisów. Na szczęście od kilku lat również PIP nie karze już grzywnami pracodawców, którzy stosują elektroniczne wnioski i ich nie drukują.

W 2023 r. ustawodawca umożliwił elektroniczne wnioskowanie o urlopy związane z rodzicielstwem, które trwają znacznie dłużej, gdyż nawet kilka lat, a w czasie pracy pozostał obowiązek złożenia pisemnego wniosku o wyjście na 1 godzinę w ciągu dnia w celu załatwienia spraw osobistych. Tak więc digitalizacja w tym obszarze była bardzo pożądana i rynek już ją stosuje, a prawo jak zwykle nie nadąża za potrzebami biznesu.

Urlopy bezpłatne

Wymóg pisemności zniknie także z art. 174 i 174¹ KP dotyczących urlopu bezpłatnego, co oznacza, że również w obydwu formach tej absencji zostanie uproszczona ścieżka udzielania urlopu i wszystko będzie można zrobić elektronicznie.

UWAGA! Dokumentacja związana z urlopami bezpłatnymi jest elementem części B akt osobowych pracownika, a nie częścią dokumentacji z obszaru czasu pracy.

Zatem sytuację skomplikuje fakt, gdy pracodawca nie wdrożył jeszcze e-teczek, gdyż wtedy elektroniczne wnioski o urlop bezpłatny wraz z ich akceptacją przez uprawnione osoby powinny być drukowane i wpinane do papierowych akt osobowych. W tym zakresie należałoby zastosować się do wytycznych Ministerstwa Cyfryzacji, a więc na wydrukowanych wnioskach umieścić adnotację: „potwierdzam za zgodność z dokumentem elektronicznym”.

Powyższy problem będzie dotyczył także innych wniosków z obszaru czasu pracy, jeśli pracodawca nie wdrożył systemu teleinformatycznego umożliwiającego elektroniczne przechowywanie dokumentacji pracowniczej i przechowuje papierowo dokumenty z zakresu czasu pracy w odrębnym segregatorze.

Poprawiony błąd dotyczący harmonogramów czasu pracy

Zmiana obejmie także treść art. 129 § 3 KP, zgodnie z którym rozkład czasu pracy danego pracownika może być sporządzony w formie pisemnej lub elektronicznej. Niestety, ale ten przepis dodany do kodeksu pracy w 2013 r. od początku zawiera błąd, gdyż wprowadza wymóg formy a nie postaci dla kluczowego z punktu widzenia czasu pracy dokumentu, jakim jest harmonogram (rozkład) czasu pracy. Oznacza to, że tak naprawdę elektronicznie przekazywane pracownikom harmonogramy powinny być opatrzone podpisem kwalifikowanym pracodawcy lub osoby działającej w jego imieniu.

Co ciekawe w praktyce żaden program do zarządzania czasem pracy, czy kadrowo-płacowy nie spełnia takich wymagań, mimo, że elektroniczne sporządzanie harmonogramów jest dziś standardem u większości pracodawców. Co więcej również PIP nie wymaga okazywania takich harmonogramów w trakcie kontroli.

Można więc stwierdzić, że wszyscy czytamy ten przepis od początku inaczej niż wynika to z jego literalnego brzmienia, gdyż przyjmujemy za właściwą dowolną postać elektroniczną. W praktyce akceptowane są bowiem harmonogramy tworzone w systemach informatycznych, jak i po prostu w plikach Excel. 

Przy okazji deregulacji ustawodawca poprawi po 12 latach swój błąd i potwierdzi ostatecznie, to co jest praktykowane od lat, czyli że harmonogram może mieć postać papierową lub elektroniczną. Zmiana ta w praktyce nie będzie miała zatem większego znaczenia.

Elektroniczna dokumentacja czasu pracy

Deregulacja w czasie pracy i wejście w życie powyższych regulacji będzie oznaczało, że w obszarze związanym z czasem pracy nie będzie już żadnych dokumentów wymagających złożenia ich przez pracownika w formie pisemnej, a więc cały obieg dokumentów może być elektroniczny. Będzie to zatem ważny argument za rozszerzeniem pulpitów pracowniczych o nowe wnioski i uruchomieniem w e-teczkach kolejnych części związanych z czasem pracy. Dzięki temu pracodawcy mogą być coraz bliżej działania w obszarze kadrowym całkowicie bez papieru.

Biorąc pod uwagę fakt, że większość pracodawców prowadzi ewidencje czasu pracy swoich pracowników elektronicznie, wydaje się, że będzie to obszar, w którym szybko zniknie papier, gdyż elektronizacja wniosków nie jest dużym wyzwaniem, skoro mamy już elektroniczne wnioski urlopowe, gdyż będzie można po prostu rozszerzyć zakres wniosków składanych przez pracowników, a takie rozwiązania są bardzo powszechne w większych i średnich firmach.

Najtrudniejszym elementem organizacji pracy w systemie zadaniowym jest prawidłowe określenie zadań do wykonania i udokumentowanie tego faktu. W praktyce wielu pracodawców w ogóle nie przydziela zadań lub myli ten obowiązek z określeniem celów premiowych lub zakresu obowiązków na stanowisku pracy. Jak prawidłowo powinien wyglądać przydział zadań w zadaniowym systemie?

Jak powinny być ustalone zadania?

Z przepisu wynika, że pracodawca, po porozumieniu z pracownikiem, ustala czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z norm określonych w art. 129 k.p. Co to oznacza w praktyce?

Wprost odpowiedzi na to pytanie udzielił Sąd Apelacyjny w Gdańsku w swoim wyroku z dnia 14 lutego 2017 r. (III AUa 1262/16), stwierdzając, że zadania pracownika powinny być tak ustalone, aby pracownik, przy dołożeniu należytej staranności i sumienności (art. 100 § 1 k.p.), mógł je wykonać w ciągu 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin tygodniowo w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym (art. 129 k.p.). Nie powinno się więc przesadzać z ilością przydzielanych zadań.

Ustaleń powyższych dokonuje się w porozumieniu z pracownikiem, a więc nie jest to jednostronna czynność pracodawcy. Przy czym, zgodnie z wyrokiem SN z dnia 5 lutego 2008 r. (II PK 148/07) wymaganie “porozumienia” z pracownikiem nie oznacza w tym przypadku uzgodnienia, lecz konsultację. Zatem brak takiego porozumienia nie powoduje nieskuteczności ustanowienia zadaniowego systemu czasu pracy, ale w razie sporu rodzi po stronie pracodawcy obowiązek wykazania, że powierzone pracownikowi zadania były rzeczywiście możliwe do wykonania w granicach norm czasu pracy określonych w art. 129 k.p.

W praktyce więc pracodawca powinien sporządzić propozycję tzw. przydziału zadań i skonsultować ją z pracownikiem. Na szczęście przepisy nie przewidują w tym zakresie żadnych wymagań formalnych, a więc przydział zadań nie musi być dokumentem w formie pisemnej, a uzgodnienia mogą być poczynione także elektronicznie, w tym mailowo, czy za pośrednictwem innego komunikatora lub systemu informatycznego. Ważne jest jednak, aby w razie sporu o godziny nadliczbowe pracodawca był w stanie wykazać, jakie zadania miał wykonywać pracownik i że ich zakres został z nim co najmniej skonsultowany.

Na jaki okres czasu powinny być przydzielane zadania?

Ta kwestia nie została w ogóle określona w przepisie art. 140 k.p., a więc można stwierdzić, że w tym względzie pracodawca ma pewną swobodę. Podpowiedzi w tym zakresie udziela nam Sąd Apelacyjny w Krakowie w wyroku z dnia 13 października 2016 r. (III APa 7/16), wskazując, że zadania nie mogą być wyznaczane przez pracodawcę doraźnie, każdego dnia, lecz konieczne jest ich określenie w akcie (aktach) lub czynnościach kreujących treść stosunku pracy. W praktyce jednak przyjmuje się, że może to być również w odrębnych dokumentach.

UWAGA! Zadania w systemie zadaniowym nie mogą być przydzielane z dnia na dzień, czyli doraźnie, a powinny być opracowane na dłuższy okres, np. tydzień, miesiąc, czy kwartał. Okres czasu, na jaki przydzielane są zadania nie jest przy tym w żaden sposób powiązany z okresem rozliczeniowym czasu pracy obowiązującym pracownika.

Z założenia więc należy przyjąć, że osoba zatrudniona w systemie zadaniowym wykonuje pewne powtarzające się zadania, a więc trzeba wymierzyć czas potrzebny na ich wykonanie, gdyż należy także wyliczyć ich liczbę, aby określić ilość pracy, którą pracownik ma wykonać. Oczywiście mogą być również zadania pojedyncze, niepowtarzalne, które będą zlecane ad hoc, czyli w razie potrzeby.

Przydział zadań dla przedstawiciela handlowego:

Przykład:

• 20 spotkań z potencjalnymi Klientami w tygodniu,
• udział w dwóch targach branżowych w miesiącu,
• złożenie 3 ofert w nowych przetargach w kwartale,
• 50 maili podtrzymujących relacje handlowe z dotychczasowymi Klientami w okresie 2-tygodniowym.

W orzecznictwie podkreśla się, że możliwość ustanowienia zadaniowego czasu pracy istnieje wówczas, gdy czynności te mają charakter skonkretyzowany, zamknięty i powtarzający się.

Co nie może stanowić przydziału zadań w zadaniowym systemie?

Już w 2006 r. Sąd Najwyższy rozstrzygnął, że elementem zadaniowego czasu pracy jest wyznaczenie pracownikowi konkretnego zadania (zadań) do wykonania, a na ogół nie mają takiego charakteru obowiązki wynikające z zakresu czynności pracownika (por. wyrok SN z 15 listopada 2006 r., I PK 117/06). Powyższe wynika z dwóch powodów, po pierwsze zakresy obowiązków nie określają liczbowo tychże obowiązków, a wskazują tylko ich rodzaje, a po drugie mają najczęściej charakter otwarty, gdyż w ostatnim punkcie wskazują na obowiązek wykonywania innych poleceń przełożonych związanych z pracą. Nie spełniają więc wymagania skonkretyzowanego przydziału zadań.

W tym samym wyroku z 2006 r. Sąd Najwyższy stwierdził również, że zasadniczo nie jest dopuszczalne w ramach zadaniowego czasu pracy wskazanie osiągnięcia określonego rezultatu ekonomicznego jako podstawy wymiaru czasu pracy. Działanie takie stanowiłoby bowiem nieprawidłowo przerzucenie ryzyka prowadzenia działalności gospodarczej z pracodawcy na pracownika, gdyż niespełnienie wyników ekonomicznym może mieć co najwyżej wpływ na prawo pracownika do premii, ale nie może mieć żadnego związku z rozliczeniem jego czasu pracy.

Przykład:

Przedstawiciel handlowy miał wyznaczony cel premiowy na poziomie sprzedaży towaru za 100.000 zł miesięcznie, aby nabyć prawo do premii, której wartość następnie rosła wraz ze sprzedażą towaru za każde kolejne 15.000 zł. Pracownik w sierpniu 2025 r. sprzedał towar jedynie za 75.000 zł, a więc wykonał ¾ założonego celu, co oznacza, że nie otrzyma on za ten miesiąc w ogóle premii. Powyższe jest jednak całkowicie bez znaczenia dla rozliczenia czasu pracy oraz prawa do ewentualnego wynagrodzenia za nadgodziny, gdyż tak mała sprzedaż nie oznacza, że pracownik nie wykonał wszystkich zaplanowanych zadań lub wręcz ich większej liczby, np. zastępując inne osoby korzystające w sierpniu z urlopu wypoczynkowego. Poza celami premiowymi pracownik powinien mieć niezależnie określone zadania do wykonania, do których będą należały spotkania z Klientami, czy udział w przetargach bez względu na ich efekt dla pracodawcy.

Sąd Najwyższy w kolejnym wyroku z dnia 17 września 2020 r. (II PK 246/18) przyjął, że  pracodawca nie może także wprowadzić jako zadaniowego systemu czasu pracy czasu rozliczanego według kryterium efektywności i realizacji norm pracy, charakterystycznego dla akordowego systemu wynagradzania. Reasumując najlepiej, aby przydział zadań w zadaniowym systemie stanowił odrębny dokument i nie był ani elementem umowy o pracę, ani zakresu obowiązków, czy opisu stanowiska pracy. Nie powinien być on także powiązany z celami premiowymi czy też związany w jakikolwiek sposób z systemami mierzenia efektywności pracowników. Powinny w jego treści znaleźć się rodzaje zadań ich liczebność, aby miał on konkretny i weryfikowalny charakter i aby w razie sporu o nadgodziny możliwe było wykazanie, że takie zadania były możliwe do wykonania w standardowych normach czasu pracy.

Wprowadzając zadaniowy czas pracy (art. 140 k.p.) powinna wystąpić jedna z trzech przesłanek, a mianowicie powinno to wynikać z rodzaju pracy, jej organizacji albo miejsca wykonywania pracy, ewentualnie z dwóch lub trzech przesłanek jednocześnie. Niestety na rynku pracy system zadaniowy jest stosowany za szeroko i w wielu przypadkach wadliwie, co generuje dla pracodawców ogromne ryzyka w przypadku procesów sądowych o nadgodziny.

Co przemawia za zastosowaniem systemu zadaniowego?

W tym aspekcie wielokrotnie wypowiedział się już Sąd Najwyższy, przyjmując, że przesłankami jego wprowadzenia mogą być przypadki, gdy:

• dla danej pracy co najmniej utrudnione jest precyzyjne określenie momentu jej rozpoczęcia i zakończenia,
• niemożliwa jest kontrola czasu poświęconego na wykonywanie pracy przez pracownika,
• praca może być wykonywana poza normalnym rytmem funkcjonowania zakładu pracy,
• wykonanie pracy zależy od zmiennych, trudnych do przewidzenia okoliczności i uwarunkowań,
• zapotrzebowanie na daną pracę jest nierytmiczne,
• decydującym czynnikiem dla wykonania pracy jest indywidualne zaangażowanie samego pracownika, a nie jego uczestnictwo w pracy zespołowej i bezpośrednie podporządkowanie kierownictwu pracy

(wyrok SN z dnia 22.9.2020 r., I PK 126/19).

Odnosząc się do trzech przesłanek z przepisu należy stwierdzić, że charakter pracy przemawia za systemem zadaniowym w przypadku zawodów twórczych, czy programistów. Miejsce pracy jest argumentem za wprowadzeniem tego systemu w przypadku zawodów takich jak przedstawiciele handlowi, czy medyczni oraz listonosze, czy kurierzy, a organizacja pracy może być wzięta pod uwagę przykładowo w przypadku osób sprzątających powierzchnie biurowe.

Co jest niezbędne do wprowadzenia zadaniowego systemu czasu pracy?

Z samego przepisu wynika, że pracodawca, po porozumieniu z pracownikiem, ustala czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z norm określonych w art. 129 k.p., czyli wynoszących 8 godzin na dobę oraz przeciętnie 40 godzin na tydzień. Zatem musi dojść do ustaleń między stronami umowy o pracę w zakresie rodzaju oraz ilości wykonywanych zadań, gdyż w tym systemie czas pracy nie jest planowany w sztywnych godzinach i nie tworzy się harmonogramów, a zależy on w dużej mierze od decyzji pracownika, który planuje samodzielnie realizację przydzielonych mu zadań.

UWAGA! Wadliwą praktyką rynkową jest wprowadzanie systemu zadaniowego, w którym pracodawca od początku nie określa żadnych zadań do wykonania, nie nadzoruje i nie rozlicza pracownika z efektów jego pracy, oraz twierdzi, że jest to „nienormowany” czas pracy i pracownik nie ma prawa do wynagrodzenia za nadgodziny, gdyż sam zarządza swoim czasem.

W orzecznictwie przesądzono bowiem już dawno, że samo nazwanie systemu czasu pracy zadaniowym nie wyłącza automatycznie stosowania przepisów o nadgodzinach, a zlecanie pracownikowi zadań, których wykonanie w tzw. „normalnym” czasie pracy jest niemożliwe jest równoznaczne po prostu z poleceniem pracy w nadgodzinach. Po raz pierwszy taką tezę postawił SN już w wyroku z dnia 4 sierpnia 1999 r. (I PKN 181/99) i została ona następnie wielokrotnie powtórzona w orzecznictwie, a więc ze spokojem możemy przyjąć, że w tym zakresie mamy utrwaloną linię orzeczniczą. Szerzej jednak wątek nadgodzin zostanie poruszony w odrębnym wpisie na blogu, gdyż zagadnienie to wymaga pogłębionej analizy.

Jak jest wykonywana praca w systemie zadaniowym?

Sąd Najwyższy przyjmuje, że zatrudniony w zadaniowym czasie pracy pracownik ma duży zakres swobody w kształtowaniu swego czasu pracy, a więc można stwierdzić, że nie pozostaje on co do zasady w dyspozycji pracodawcy w określonym miejscu i czasie (por. wyrok SN z dnia 5 lipca 2017 r., II PK 202/16). Nie można jednak przyjąć, że w systemie zadaniowym pracownik przychodzi do pracy kiedy chce, pracuje tyle godzin, ile chce, i opuszcza pracę, kiedy chce. W systemie tym nie ma co prawda ścisłych godzin pracy, ale wiążą pracownika jednak przydzielone mu zadania, które powinien wykonać on w okresie rozliczeniowym.

Zasadą jest zatem, że pracownik taki ma pracować tyle samo godzin co zatrudnieni w systemie podstawowym, czy równoważnym, a więc powinien:

• co do zasady pracować po 8 godzin dziennie oraz przeciętnie 40 godzin tygodniowo,
• wykonywać pracę przeciętnie przez 5 dni w tygodniu,
• mieć zapewniane odpoczynki dobowy oraz tygodniowy oraz odpowiednią liczbę dni wolnych od pracy w trakcie okresu rozliczeniowego,
• w skali okresu rozliczeniowego wypracować wymiar czasu pracy, wynikający z art. 130 k.p.

Pracownik decyduje jednak o porach wykonywania zadań w ciągu dnia, a więc nie może mieć narzuconych sztywnych godzin pracy, co nie oznacza jednak, że nie może być określonych ram czasowych, w których powinny zostać wykonane zadania, np. 7.00 – 22.00, gdyż w takich godzinach pracują sklepy i centra handlowe, które pracownik obsługuje jako przedstawiciel handlowy. 

Eksperci przyjmują w komentarzach, że wprowadzenie zadaniowego czasu pracy, a następnie określanie godzin pracy, w ramach których pracownik powinien pozostawać w dyspozycji pracodawcy jest praktyką wadliwą. W takim przypadku należy przyjąć, że czas pracy pracownika jest określany godzinowo i jest on zatrudniony w takim systemie, jaki wynika z przyjętego układu godzin (system podstawowy lub równoważny). Dotyczy to przykładowo sytuacji, gdy brygadzista czy lider zmianowy jest teoretycznie zatrudniony w systemie zadaniowym, ale musi wykonywać pracę zmianową w tych samych godzinach, w których pracuje jego zmiana.

Osoby zatrudnione w systemie zadaniowym na ogólnych zasadach mogą pracować w soboty oraz niedziele i święta i gdy będzie to praca w dniach co do zasady wolnych od pracy, a więc dodatkowo zlecona, to powinni tak jak pozostali pracownicy otrzymać w zamian inny dzień wolny od pracy w okresie rozliczeniowym.

Czy zadaniowy system czasu pracy inaczej się wprowadza?

Nie, zadaniowy czas pracy wprowadza się na ogólnych zasadach, a więc w regulaminie pracy, układzie zbiorowym pracy, lub u najmniejszych pracodawców w obwieszczeniu. W praktyce jednak często pracownikom zależy, aby mieć wpisany zadaniowy czas pracy do umowy o pracę, co ma ich zabezpieczyć w przyszłości przed zmianą systemu na inny. Co ważne umowa może przewidywać także system czasu pracy, którego w regulaminie pracy w ogóle nie przewidziano, co właśnie w odniesieniu do systemu zadaniowego potwierdził wyraźnie SN w wyroku z dnia 5 grudnia 2006 r. (II PK 93/06).

UWAGA! Wprowadzenie w umowie o pracę systemu zadaniowego oznacza, że postanowienie to staje się ustaleniem umownym, a więc jego zmiana w przyszłości wymaga zgody pracownika i zawarcia z nim porozumienia zmieniającego albo dokonania wypowiedzenia warunków pracy pracownikowi. Jest więc rozwiązanie niekorzystne z punktu widzenia pracodawcy. 

Rozliczanie godzin nadliczbowych nie jest łatwe, gdy czas pracy jest planowany w sposób nierównomierny, a to jest właśnie specyfika pracy w systemie równoważnym, w którym dni pracy mogą trwać zarówno po 8 godzin, jak i być krótsze lub dłuższe niż 8 godzin, a poza tym często występują dodatkowe dni wolne od pracy równoważące pracę w wydłużonych wymiarach dobowych. Jak więc rozliczać nadgodziny w systemie równoważnym?

Jaka jest definicja nadgodzin?

Zgodnie z art. 151 § 1 Kodeksu pracy pracą w godzinach nadliczbowych jest praca przekraczająca normy czasu pracy lub przedłużony dobowy wymiar czasu pracy wynikający z obowiązującego pracownika rozkładu czasu pracy.

Normy to takie same wielkości dotyczące wszystkich systemów czasu pracy, o czym już pisaliśmy na blogu i wynoszą one co do zasady 8 godzin na dobę oraz przeciętnie 40 godzin tygodniowo. Przedłużony dobowy wymiar to natomiast czas pracy dłuższy niż 8-godzinny zaplanowany w harmonogramie czasu pracy pracownika w systemach dopuszczających takowe wydłużenia, a więc przede wszystkim w systemie równoważnym. Praca w takim wymiarze musi zostać następnie zrównoważona krótszymi dobowymi wymiarami czasu pracy zaplanowanymi w innych dniach roboczych lub większą liczbą zaplanowanych dni wolnych od pracy.

Porównując dwie wielkości wymienione w definicji nadgodzin możemy powiedzieć, że w systemie równoważnym granica dla nadgodzin dobowych może być przesunięta, jeśli zapanujemy do przepracowania więcej niż 8 godzin w danej dobie pracowniczej. Jednak granica dla nadgodzin średniotygodniowych pozostaje bez zmian i jest identyczna dla wszystkich systemów czasu pracy, poza pracą w ruchu ciągłym.

Kiedy powstaną nadgodziny dobowe?

Odnosząc się do długości dniówki roboczej możemy zaplanować 3 jej wielkości:

• pracę krótszą niż 8 godzin, np. 4 czy 6 godzin – co określamy mianem skróconego dobowego wymiaru czasu pracy,
• pracę równą 8 godzin – czyli zaplanowany wymiar czasu pracy równa się z normą dobową czasu pracy,
• pracę dłuższą niż 8 godzin, np. 10 czy 12 godzin – co określamy mianem przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy.

W opisanej powyżej definicji nadgodzin ustawodawca odwołuje się jednak tylko do dwóch z trzech powyższych wielkości, a mianowicie norm czasu pracy i przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy, a nie wymienia w ogóle skróconego dobowego wymiaru czasu pracy, co oznacza, że w takich dniach nadgodziny dobowe powstaną dopiero po przekroczeniu normy 8-godzinnej.

Przykład:

Pracownik miał w 1 tygodniu następujący harmonogram:

Poniedziałek              8 godzin,

Wtorek                        6 godzin,

Środa                           10 godzin,

Czwartek                    4 godziny,

Piątek                          12 godzin,

Pracownik pracował codziennie o 1 godzinę dłużej, co oznacza, że nadgodziny dobowe wystąpiły w poniedziałek (praca powyżej normy dobowej), w środę i piątek (praca powyżej przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy). Dodatkowe godziny pracy we wtorek i czwartek nie stanowią nadgodzin dobowych.

Czym jest przekroczenie skróconego dobowego wymiaru czasu pracy?

Dodatkowa praca w dniach roboczych, w których było zaplanowane do przepracowania mniej niż 8 godzin nie oznacza powstania nadgodzin dobowych, ale zostanie niejako zapisana na koncie pracownika i na koniec obowiązującego okresu rozliczeniowego czasu pracy stanie się pracą w godzinach nadliczbowych średniotygodniowych. Jeśli okres rozliczeniowy jest dłuższy niż 1 miesiąc, to na koniec miesiąca, w którym taka praca miała miejsce powinno być wypłacone za nią jedynie normalne wynagrodzenie, zgodnie z wynikającą z art. 80 Kodeksu pracy zasadą, iż wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną. Praca taka stanie się nadgodziną średniotygodniową dopiero, jak zamkniemy cały okres rozliczeniowy i wtedy należało będzie wypłacić w zamian 100% dodatek za godziny nadliczbowe.

Kiedy powstaną nadgodziny średniotygodniowe?

Poza specyficznym przypadkiem opisanym powyżej nadgodziny średniotygodniowe u pracownika zatrudnionego w równoważnym systemie czasu pracy powstaną w takich samych okolicznościach, co w systemie podstawowym. Będą to więc jeszcze 3 inne sytuacje, do których zaliczymy:

• pracę w dniu wolnym od pracy bez względu na jego rodzaj do 8 godzin niezrekompensowaną w postaci oddania innego dnia wolnego od pracy,
• pracę w tzw. czarnych dziurach między dobami, która już została odrębnie opisana na blogu,
• pracę nadplanowaną w harmonogramie czasu pracy w skali okresu rozliczeniowego, co wynika z błędu w planowaniu czasu pracy.

Jak rekompensować pracę w dniu harmonogramowo wolnym od pracy?

System równoważny charakteryzuje występowanie dodatkowej kategorii dnia wolnego od pracy, który równoważy w praktyce pracę w wydłużonych dobowych wymiarach czasu pracy, gdyż wystarczy, że pracownik będzie miał zaplanowaną pracę w dwa dni po 12 godzin i już wypracuje 24 godziny, a więc tyle samo co pracownik zatrudniony w systemie podstawowym w 3 dni. W takiej sytuacji pracownik musi mieć zapewniony jeden dodatkowy dzień wolny od pracy, który określamy najczęściej mianem dnia wolnego harmonogramowo.

UWAGA! Kodeks pracy nie reguluje odrębnie zasad rekompensaty nadgodzin przypadających w takim dniu, a nie stosuje się tutaj przepisów o pracy w niedziele (święta) oraz w dni wolne od pracy z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, co oznacza, że dodatkowa praca przypadająca w takim dniu zostanie rozliczona jako nadliczbowa na ogólnych zasadach.

Oznacza to w praktyce, że nie ma obowiązku oddania w zamian za taką pracę innego dnia wolnego od pracy, a nadgodziny dobowe powstaną dopiero po przekroczeniu 8-godzinnej normy dobowej czasu pracy. Z kolei pierwsze 8 godzin pracy w tym dniu to godziny potencjalnie średniotygodniowe, które zostaną rozliczone dodatkiem 100% wynagrodzenia na koniec okresu rozliczeniowego czasu pracy. Gdyby jednak pracownik chciał odebrać czas wolny za dodatkowe godziny pracy to uprawniony jest do ich odebrania na zasadzie 1:1 na swój pisemny wniosek, a nie ma uprawnienia do dnia wolnego od pracy, jak miałoby to miejsce w przypadku pracy w niedzielę czy sobotę (dniu wolnym z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy).

Czy takie same zasady będą dotyczyły rozliczenia niepełnoetatowców?

W przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy nie zmienią się w żaden sposób zasady rozliczania nadgodzin dobowych, które nie mogą powstać dopóki nie dojdzie do przekroczenia 8-godzinnej normy czasu pracy lub zaplanowanego w danej dobie przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy. Jednak w dniach wolnych harmonogramowo oraz w dniówkach, w których była zaplanowana praca w skróconych dobowych wymiarach czasu pracy nie powstaną nadgodziny średniotygodniowe, a w to miejsce pojawią się godziny ponadwymiarowe, rozliczane co do zasady zwykłą stawką godzinową bez dodatków. W takich sytuacjach trzeba będzie oczywiście zweryfikować, czy dodatkowa praca nie spowoduje przekroczenia umownego limitu godzin ponadwymiarowych, gdyż wtedy pracownik byłby uprawniony do dodatku w wysokości dodatku za godziny nadliczbowe.

Równoważny system czasu pracy pozwala na dostosowanie dobowego wymiaru czasu pracy do realnej potrzeby firmy, a nie wymusza pracy we wszystkie dni robocze po 8 godzin. Praca może być wydłużona do maksymalnie 12 godzin, jak i skrócona poniżej 8 godzin na dobę. W tym systemie można zastosować okres rozliczeniowy dłuższy niż 1 miesiąc, co jeszcze bardziej uelastyczni organizację pracy.

Czy w każdej organizacji można wdrożyć równoważny system czasu pracy?

W zasadzie tak, ponieważ przesłanki jego zastosowania zostały określone bardzo ogólnie, gdyż możliwe jest jego zastosowanie w sytuacjach, gdy jest to uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją (art. 135 § 1 Kodeksu pracy). Są to przesłanki, które może spełnić w zasadzie każdy pracodawca, a w praktyce Państwowa Inspekcja Pracy w ogóle nie weryfikuje podstaw zastosowania takiego systemu, a sprawdza jedynie, czy prawidłowo zaplanowano i następnie rozliczono czas pracy pracowników.

Inne warunki zastosowania równoważnego czasu pracy mogą wynikać z ustaw szczegółowych dotyczących danych grup zawodowych (pragmatyk), ale często będą się one powtarzały z ogólną regulacją Kodeksu pracy. Tak będzie przykładowo w przypadku pracowników służby cywilnej, gdyż art. 97 ust. 2 ustawy o służbie cywilnej przewiduje analogiczne warunki zastosowania systemu równoważnego, jak wynikające z Kodeksu pracy.

Jaki okres rozliczeniowy wybrać?

W przeciwieństwie do systemu podstawowego standardowa długość okresu rozliczeniowego w systemie równoważnym wynosi tylko 1 miesiąc, a nie 4 miesiące. W szczególnie uzasadnionych przypadkach możliwe jest jednak jego wydłużenie do 3 miesięcy. Z kolei 4-miesięczne okresy rozliczeniowe są obwarowane warunkami związanymi z pracą, gdyż można je zastosować jedynie przy pracach uzależnionych od pory roku lub warunków atmosferycznych. Branżami w których taka długość będzie możliwa będzie więc rolnictwo, hotelarstwo, budownictwo, czy turystyka.

W praktyce najczęściej spotykanym wśród pracodawców rozwiązaniem jest 3-miesięczny okres rozliczeniowy czasu pracy, który daje już sporą elastyczność w planowaniu czasu pracy. Co ważne, 3-miesięczne okresy nie muszą się pokrywać z kwartałami w roku kalendarzowym i można je dostosować do realnych potrzeb danego podmiotu. Wprowadzając system równoważny pracodawca ma bowiem prawo w regulaminie pracy (układzie zbiorowym, lub obwieszczeniu) zdecydować, jak będą u niego w firmie liczone okresy rozliczeniowe.

UWAGA! Zgodnie z art. 150 § 2 Kodeksu pracy wydłużony do 3 lub 4 miesięcy okres rozliczeniowy pracodawca może wprowadzić po uprzednim poinformowaniu PIP w dwóch przypadkach. Po pierwsze jest to możliwe, gdy nie działają u niego związki zawodowe, albo gdy działające organizacje związkowe nie wyrażają zgody na zmianę okresów rozliczeniowych. Jest to jedynie notyfikacja, a PIP nie wydaje w tym zakresie żadnej decyzji, nie musi też zaakceptować złożonego przez pracodawcę wniosku.

Jak można planować pracę w systemie równoważnym?

Zgodnie z treścią art. 135 § 1 Kodeksu pracy w systemie tym jest dopuszczalne przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy do maksymalnie 12 godzin, a taki przedłużony dobowy wymiar może być równoważony dwojako: krótszym dobowym wymiarem czasu pracy w niektórych innych dniach lub dodatkowymi dniami wolnymi. Przepis nie ogranicza przy tym minimalnej długości dniówki roboczej, a więc może to być nawet 1-2 godziny pracy. Czasem jednak przepisy wewnętrzne obowiązujące u pracodawcy ograniczają długość dniówki np. do 4 godzin.

System ten nie reguluje kwestii związanych z odpoczynkiem dobowym, a więc nadal pracownik ma mieć gwarantowany standardowy, czyli nieprzerwany 11-godzinny odpoczynek. Oznacza to zatem, że nie ma przeciwwskazań prawnych, aby następowały po sobie 12-godzinne dni robocze, a może być ich nawet więcej niż 2 z rzędu.

W praktyce obydwa wyżej wymienione rozwiązania zależą od branży i sposobu wykorzystania systemu równoważnego. Będą branże, gdzie praca jest wykonywana tylko po 12 godzin na zmiany, i wtedy często stosowanym rozwiązaniem jest następujący układ pracy: D, N, W, W, D, N, W, W, gdzie D oznacza 12-godzinną zmianę w dzień, np. od 7.00 do 19.00, N oznacza 12-godzinną zmianę nocną np. od 19.00 do 7.00, a W dzień wolny od pacy. W taki sposób pracują pracownicy ochrony, recepcje hotelowe, czy pracownicy w logistyce.

Równoważny czas pracy może wyglądać również całkiem inaczej, gdy spojrzymy na to jak jest on stosowany w gastronomii, czy branży handlowej, w których planowane dniówki mają długość bardzo różną i nie obowiązuje żadna sztywna reguła co do planowania czasu pracy. W jednych dniach praca trwa krótko 3, 4, 5 czy 6 godzin, a w innych z kolei 8, 10 czy nawet 12 godzin, a nierzadko planuje się również czas pracy w niepełnych godzinach. Taka elastyczność daje możliwość pogodzenia różnego ruchu klientów z jednej strony z potrzebami pracowników np. studiujących, czy uprawniających sporty z drugiej strony. W tych branżach system równoważny łączy się jeszcze często z ruchomym rozkładem czasu pracy wyłączającym stosowanie doby pracowniczej, co pozwala w kolejnym dniu planować pracę od wcześniejszej godziny niż w dniu poprzednim, jeśli nie naruszono 11-godzinnego odpoczynku.

Czy potrzebne są harmonogramy czasu pracy w tym systemie?

System równoważny jest klasycznym przykładem systemu, w którym muszą być tworzone harmonogramy czasu pracy, gdyż nie ma możliwości, aby np. w regulaminie pracy opisać sztywno rozkład czasu pracy. Również Sąd Najwyższy w postanowieniu z dnia 15 lipca 2020 r. (III PK 56/19) przyjął, że wobec zróżnicowanego rytmu pracy, który może istotnie wpływać na sytuację pracownika, konieczne jest, aby praca w systemie równoważnym odbywała się według ustalonego z góry rozkładu, w którym zostaną wskazane dni pracy wraz z przypadającą do przepracowania liczbą godzin, a o harmonogramie pracy pracownik powinien zostać poinformowany z odpowiednim wyprzedzeniem.

Jakie symbole muszą być w harmonogramach czasu pracy?

Praca w systemie równoważnym może być, jak już opisałem powyżej, planowana w różny sposób i to od modelu systemu równoważnego zależy w dużej mierze liczba rodzajów dni wolnych od pracy, jakie pojawią się w harmonogramach czasu pracy. Możliwe jest bowiem zachowanie liczby dni roboczych charakterystycznej dla systemu podstawowego i wtedy pracownik ma zachowaną jedynie ustawową liczbę dni wolnych od pracy równą liczbie sobót, niedziel oraz świąt, przypadających do przepracowania w okresie rozliczeniowym. Wtedy także ich rodzaje będą identyczne jak w systemie podstawowym.

Często jednak system równoważny charakteryzują dodatkowe dni wolne od pracy wynikające z równoważenia czasu pracy, gdyż należy pamiętać, że już zaplanowanie dwóch 12-godzinnych dniówek gwarantuje pracownikowi 1 extra dzień wolny od pracy. Dni takie muszą być specjalnie oznaczane w harmonogramie czasu pracy, gdyż ewentualna dodatkowa praca w te dni w przyszłości nie będzie wiązała się z obowiązkiem oddania innego dnia wolnego i będzie miała specyficzne zasady rozliczenia, co będzie jednak przedmiotem odrębnego wpisu na blogu.

Mając powyższe na uwadze w harmonogramach czasu pracy stosowanych w systemie równoważnym występują najczęściej 4 rodzaje symboli dni wolnych od pracy i są to symbole oznaczające:

• Niedziele lub dni wolne zaplanowane w zamian za pracę w niedziele,
• Święta lub dni wolne zaplanowane w zamian za pracę w święta,
• Dni wolne z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy,
• Dni wolne harmonogramowo.

Równoważny system czasu pracy – jakie przerwy musi mieć pracownik?

Po zmianach dotyczących długości przerwy tzw. śniadaniowej wprowadzonych w 2023 r., a więc art. 134 Kodeksu pracy, nie ma już jednej długości przerwy, a gdy dobowy wymiar czasu pracy przekracza 9 godzin pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikowi drugą przerwę 15-minutową wliczaną do czasu pracy.

Tak więc w systemie równoważnym w zależności od harmonogramu czasu pracy będą dni, gdy pracownik:

• nie będzie musiał mieć w ogóle zapewnionej przerwy, jeśli będą one krótsze niż 6 godzin pracy, np. grafiki na 4 godziny,
• będzie miał standardowo zapewnioną jedną 15-minutową przerwę, jeśli dobowy wymiar czasu pracy w danym dniu wahał się będzie od 6 do 9 godzin,
• powinien mieć zapewnione dwie przerwy 15-minutowe wliczane do czasu pracy, jeśli dobowy wymiar czasu pracy był dłuższy niż 9 godzin.

UWAGA! Zgodnie ze spójnym stanowiskiem PIP oraz MRPiPS liczba przerw wliczanych do czasu pracy zależy jednak od faktycznego, a nie planowanego czasu pracy, a więc zlecając dodatkową pracę należy mieć na uwadze, czy nie dojdzie na skutek dodatkowo wykonanej pracy do przekroczenia pułapu godzinowego uprawniającego pracownika do przerwy.