Archiwa doba pracownicza - Praktyczne Szkolenia Prasołek & Sawicki Sp. J.

Czas pracy od podstaw – szkolenie

Zasady rozliczania czasu pracy pozostają jednymi z najtrudniejszych zagadnień w prawie pracy. Rozliczanie czasu pracy nieustannie budzi wiele wątpliwości. Jest też praktycznie niewykonalne bez znajomości stanowisk PIP oraz orzecznictwa Sądu Najwyższego. Dlatego też postanowiliśmy opracować wyjątkowe, kompleksowe szkolenie z rozliczania czasu pracy: Czas pracy od podstaw – szkolenie trzydniowe.

Dzień 1 szkolenia. Zasady rozliczania czasu pracy

Przedstawiamy szkolenie objaśniające zasady rozliczania czasu pracy. Pierwszego dnia skupimy się na się podstawowych pojęciach dotyczących czasu pracy. Uczestnicy dowiedzą się, jak definiuje się i liczy czas pracy, w jakich sytuacjach podróże służbowe czy szkolenia są wliczane do czasu pracy i jak organizować dyżury. Omówione zostaną różnice między pojęciami normy czasu pracy i wymiaru czasu pracy, zasady regulaminu pracy w kontekście czasu pracy, a także specyfika różnych systemów pracy. Szkolenie będzie również dotyczyć rejestracji czasu pracy, zasad pracy w godzinach nadliczbowych oraz wpływu uprawnień rodzicielskich na planowanie czasu pracy. Dzień zakończy się analizą organizacji czasu pracy pracowników mobilnych i zatrudnionych w grupach kapitałowych.

Dzień 2 szkolenia. Planowanie i dokumentowanie czasu pracy

Drugi dzień szkolenia poświęcony jest planowaniu i dokumentowaniu czasu pracy. Omówione zostaną zasady układania harmonogramów czasu pracy oraz wymogi związane z ich archiwizacją, a także specyfika planowania czasu pracy w różnych systemach, np. 4-brygadówce czy systemie weekendowym. Uczestnicy dowiedzą się o nowych wymogach dotyczących dokumentacji nadgodzin i zasadach ewidencji czasu pracy wprowadzonych od 2019 r. W programie znalazło się również miejsce na dyskusję na temat wymagań dla dokumentacji prowadzonej elektronicznie, w tym archiwizacji różnych typów dokumentów związanych z czasem pracy oraz przechowywania dokumentacji urlopowej. Poruszone zostaną także kwestie związane z dokumentacją dotyczącą urlopów wypoczynkowych, w tym przechowywanie wniosków urlopowych czy dokumentów związanych z odwołaniem pracownika z urlopu.

Dzień 3 szkolenia. Rozliczenia czasu pracy

Trzeciego dnia szkolenia skoncentrujemy się na rozliczeniach czasu pracy. Uczestnicy dowiedzą się o podziale i ustalaniu nadgodzin, polecaniu dodatkowej pracy i sposobach jej rozliczania. Omówione zostaną kwestie związane z rekompensatą za nadgodziny, pracą w dni wolne i specyfiką rozliczeń dla różnych grup pracowników, w tym kadry kierowniczej, pracowników tymczasowych i niepełnosprawnych. Na zakończenie dnia przewidziane są warsztaty praktyczne dotyczące konkretnych przypadków rozliczeń.

Szkolenie online. Łączny czas trwania szkolenia wynosi 15 godzin.

Kiedy?

11-13 marca 2026 r., godziny: 10:00-15:00

Gdzie?

szkolenie wyłącznie w formie online

Program

DZIEŃ I

PODSTAWOWE POJĘCIA Z ZAKRESU CZASU PRACY

Czas pracy – pojęcie i korelacje z innymi instytucjami

Od kiedy liczymy czas pracy?
Czy czas zarejestrowany przez system RCP jest w całości zaliczany do czasu pracy?
Kiedy podróż służbowa jest zaliczana do czasu pracy?
Kiedy szkolenie podnoszące kwalifikacje jest zaliczane do czasu pracy?
Jak prawidłowo organizować dyżury pracownikom?

Podstawowe pojęcia z zakresu czasu pracy

Czym się różni pojęcie normy czasu pracy od wymiaru czasu pracy?
Co to jest system a co to rozkład czasu pracy?
Jak liczy się dobę, tydzień i okres rozliczeniowy zgodnie z przepisami KP?
Jak prawidłowo zapewnić odpoczynek dobowy i tygodniowy pracownikowi?
Jakie przerwy są zaliczane do czasu pracy?

Regulamin pracy jako konstytucja w zakresie czasu pracy

Jakie są obligatoryjne postanowienia regulaminu odnośnie czasu pracy?
Co dodatkowo dopisać do regulaminu pracy w zakresie czasu pracy?
Jak uregulować zmiany w harmonogramach czasu pracy?
Jaka może być maksymalna wielkość rocznego limitu nadgodzin?

Systemy czasu pracy

Jakie rozkłady czasu pracy są możliwe w podstawowym czasie pracy?
Jakie mamy odmiany równoważnego czasu pracy?
Które systemy czasu pracy trzeba wprowadzić w treści umów o pracę?
Czym się różni system pracy w ruchu ciągłym od 4-brygadówki?
Kiedy stosuje się przerywany i skrócony czas pracy?

Zasady rejestracji czasu pracy

Jak może być potwierdzana obecność w pracy?
Czym różni się lista obecności od ewidencji czasu pracy?
Jakie wymogi musi spełniać karta ewidencji czasu pracy?
Na czym polega elektroniczna rejestracja czasu pracy?
Ile należy archiwizować dokumenty związane z czasem pracy?

Praca w godzinach nadliczbowych – zasady polecania

Jakie są zasady polecania pracy w godzinach nadliczbowych?
Kiedy nie można zlecić pracy w godzinach nadliczbowych?
Kiedy pracownik może odmówić wykonania polecenia pracy nadliczbowej?
Jakie są limity nadgodzin w skali miesiąca i roku?
Czy nadgodziny oddane w postaci czasu wolnego od pracy wchodzą do rocznego limitu nadgodzin?
Kiedy praca w soboty wchodzi do rocznego limitu nadgodzin?

Wpływ nowych uprawnień związanych z rodzicielstwem na planowanie czasu pracy

Czy wniosek o łączenie pracy z urlopem rodzicielskim może wiązać się z określeniem sztywnych godzin pracy przez pracownika?
Czy osoba łącząca pracę z urlopem rodzicielskim może pracować w godzinach nadliczbowych?
Jak rozliczyć wynagrodzenie za dodatkową pracę pracownika łączącego pracę z urlopem rodzicielskim?

Organizacja czasu pracy pracowników mobilnych i zatrudnionych w kilku podmiotach w grupie kapitałowej – analiza najnowszego orzecznictwa SN

Jak rozliczać czas pracy handlowców, którzy nie mają biura i wyruszają do pracy z domu?
Czy środek lokomocji wpływa na sposób rozliczenia czasu pracy pracownika mobilnego?
Czy powrót do domu pracownika mobilnego po ostatnim spotkaniu z klientem zaliczamy do czasu pracy?
Jak rozliczać czas pracy osoby mającej kilka umów z różnymi podmiotami w ramach jednej grupy kapitałowej?

DZIEŃ II

PLANOWANIE I DOKUMENTACJA CZASU PRACY BEZ TAJEMNIC

Zasady układania harmonogramów czasu pracy

Jakie zasady w zakresie układania harmonogramów czasu pracy obowiązują pracodawców?
W jakiej formie należy archiwizować zmiany wprowadzane do harmonogramów czasu pracy?
Przez ile lat trzeba będzie przechowywać harmonogramy od 2019 r.?
Czy posiadanie harmonogramu w systemie do zarządzania czasem pracy, w którym za pośrednictwem portalu pracowniczego zapoznaje się z nim pracownik jest wystarczające, aby uznać, że harmonogram jest przechowywany?
Czy zmiany w zakresie dokumentacji wymuszą zmiany dotyczące wyglądu harmonogramów tworzonych elektronicznie?
Czy harmonogram elektroniczny musi posiadać plik XML z wszystkimi metadanymi jak w przypadku dokumentacji w aktach osobowych?

Planowanie czasu pracy w różnych systemach czasu pracy

Kiedy warto wydłużać okres rozliczeniowy do 12 miesięcy?
Jak uelastycznić podstawowy czas pracy?
Jak planować pracę w tzw. 4-brygadówce?
Jak prawidłowo układać harmonogramy czasu pracy zatrudnionym w systemach równoważnych czasu pracy?
Jak zorganizować czas pracy zatrudnionym w systemie weekendowym?
Jak przydzielać zadania zatrudnionym w systemie zadaniowym?
Czy osoby zatrudniane w zadaniowym czasie pracy mogą mieć narzucane dni i godziny pracy?
Jakie cechy szczególne będą miały harmonogramy czasu pracy zatrudnionych na część etatu?
Czy można planować pracę ponad wymiar etatu z umowy o pracę?

Praca w godzinach nadliczbowych a nowe wymogi dotyczące dokumentacji

Jak będzie należało dokumentować polecanie nadgodzin od 2019 r.?
Czy wnioski o wyjścia prywatne będą musiały być przechowywane w dokumentacji czasu pracy, czy będzie nadal możliwe stosowanie książek wyjść?
Czy wnioski o odbiory nadgodzin trzeba będzie przechowywać w aktach osobowych, czy wraz z dokumentacją z zakresu czasu pracy?
Czy trzeba będzie na piśmie uzgadniać termin odbioru dnia wolnego za sobotę i taki dokument archiwizować?
Jaki będzie okres przechowywania dokumentacji związanej z pracą w nadgodzinach?

Elementy, jakie musi zawierać ewidencja czasu pracy od 2019 r.

Czy karta ewidencji czasu pracy będzie miała różne długości w zależności od przyjętego okresu rozliczeniowego?
Czy w karcie będzie obowiązek wpisywania czasu pracy „od do”, zamiast liczby przepracowanych godzin np. 8?
Jak będą wpisywane do kart ewidencji czasu pracy dyżuru pracowników?
Czy w karcie trzeba będzie odznaczać dni wolne od pracy?
Czy karta czasu pracy, podobnie jak harmonogramy, będzie musiała być podpisywana przez pracownika?

Nowa dokumentacja z zakresu czasu pracy

Jakie wymagania będzie musiała spełniać dokumentacja czasu pracy prowadzona elektronicznie?
Jakie dokumenty z dotychczasowych akt pracowniczych należy przechowywać w nowej dokumentacji czasu pracy?
Jakie wnioski dotyczące czasu pracy należy przechowywać w nowej dokumentacji czasu pracy?
Czy polecenia pracy w godzinach nadliczbowych wydane elektronicznie trzeba będzie drukować i przechowywać w dokumentacji czasu pracy?
Jakie dokumenty dotyczące zadaniowego czasu pracy należało będzie archiwizować?
Czy konieczne będzie przechowywanie wniosków o odbiór nadgodzin w postaci czasu wolnego od pracy?
Czy dokumentacja z zakresu czasu pracy może być prowadzona w sposób elektroniczny, jeśli akta pracownicze będą nadal prowadzone w tradycyjnej formie?
Jak dołączyć do dokumentacji elektronicznej czasu pracy wniosek pracownika o indywidualny rozkład czasu pracy?

Zasady przechowywania dokumentacji z zakresu czasu pracy

Czy dokumentację z zakresu czasu pracy trzeba przechowywać przez ten sam okres co akta osobowe pracowników?
Czy istnieją dokumenty z obszaru czasu pracy, które będzie należało przechowywać 50 lat?
Jakie dokumenty dotyczące czasu pracy będzie trzeba przechowywać 10 lat?
Jakie dokumenty dotyczące czasu pracy będzie można przechowywać jedynie przez okres 3 lat?

Dokumentacja dotycząca urlopów wypoczynkowych

Czy w dokumentacji urlopowej należy przechowywać wnioski o urlopy szkoleniowe i okolicznościowe?
Czy jest obowiązek przechowywania odrzuconych wniosków urlopowych?
Czy wycofane wniosku urlopowego przez pracownika pozwala na wyrzucenie i niearchiwizowanie wniosku?
Czy należy przechowywać dokumenty dotyczące odwołania pracownika z urlopu?
Jak długo należy przechowywać dokumentację urlopową?

DZIEŃ III

ROZLICZENIE CZASU PRACY W PIGUŁCE

Jak podzielić nadgodziny na dobowe i średniotygodniowe?

Jak ustalić nadgodziny dobowe w różnych systemach czasu pracy?
Kiedy dojdzie do dodatkowej pracy, której nie da się zakwalifikować do żadnej doby pracowniczej, i jak ją rozliczyć?
Jak PIP wylicza ilość nadgodzin średniotygodniowych?
Kiedy dochodzi do pracy w nadgodzinach u niepełnoetatowców?
Czy naruszenie doby pracowniczej przez pracownika w wykonaniu zawsze wiąże się z dodatkiem 50% do wynagrodzenia?

Jak rekompensować nadgodziny czasem wolnym od pracy?

Do kiedy najpóźniej można oddawać czas wolny za nadgodziny?
Czy opłaca się oddać czas wolny w proporcji 1:1,5 w innym miesiącu niż miały miejsce nadgodziny?
Jakie elementy i formę powinien mieć wniosek o odbiór godzin nadliczbowych?
Czym różni się w praktyce odbiór nadgodzin od odpracowania wyjścia prywatnego?
Jak ewidencjonować odbiory czasu wolnego i w jaki sposób wpływają one na wynagrodzenie pracownika?

Jak prawidłowo rekompensować pracę w dni wolne od pracy?

Za pracę w które dni wolne od pracy należy oddawać cały dzień wolny?
Jak płacimy za dodatkową pracę w dzień wolny od pracy, którego nie można było pracownikowi oddać?
Kiedy powstaną nadgodziny dobowe w dniu wolnym od pracy?
Czy oddanie dnia wolnego trwającego 6 godzin zrekompensuje w całości pracę wykonaną w wolną sobotę trwającą przez 8 godzin?
Kiedy nieuzgodnienie terminu dnia wolnego od pracy pozwala pracodawcy na wypłatę wynagrodzenia?

Warsztaty praktyczne z rozliczania godzin nadliczbowych

Jak rozliczyć nadgodziny dobowe w równoważnym systemie czasu pracy?
Kiedy dochodzi do pracy w godzinach nadliczbowych w zadaniowym czasie pracy i jak je rozliczać?
Jak rozliczyć nadgodziny średniotygodniowe w dłuższym niż 1-miesięczny okresie rozliczeniowym?
Jak rozliczać nadgodziny przypadające na przełomie okresu rozliczeniowego?
Kiedy powstaną nadgodziny średniotygodniowe w przypadku niepełnoetatowca?

Rozliczanie czasu pracy kadry kierowniczej

Kto jest kierownikiem wyodrębnionej komórki organizacyjnej pracodawcy?
Kiedy kierownicy mogą mieć prawo do wynagrodzenia za nadgodziny?
Czy kierownikom należy oddawać dni wolne za pracę w soboty?
Jak rekompensować dodatkową pracę niepełnosprawnemu kierownikowi?
Czy kierownik zatrudniony na część etatu ma prawo do wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe?
Jak traktować osoby p.o. osób zarządzających?

Rozliczanie czasu pracy pracowników tymczasowych

Kto decyduje o nadgodzinach pracowników tymczasowych?
Jak rozliczać i dokumentować nadgodziny pracownikom tymczasowym?
Jak na rozliczanie czasu pracy wpłynie zmiana statusu z pracownika tymczasowego na pracownika stałej załogi pracodawcy?
Kto odpowiada za naruszanie przepisów o nadgodzinach pracowników tymczasowych?
Jakie są wymogi co do ewidencji czasu pracy pracowników tymczasowych?

Rozliczanie czasu pracy pracowników niepełnosprawnych

Kiedy pracownicy niepełnosprawni mogą pracować w nadgodzinach?
Czy u pracowników niepełnosprawnych dla rozliczenia nadgodzin ma znaczenie okres rozliczeniowy?
Jaki charakter ma norma tygodniowa czasu pracy w przypadku lekkiego stopnia niepełnosprawności?
Czy niepełnosprawny kierownik może pracować w godzinach nadliczbowych?
Czy niepełnosprawny pracownik może pracować w soboty i mieć oddawane w tygodniu inne dni wolne od pracy?

Rozliczanie czasu pracy niepełnoetatowców

Kiedy godziny ponadwymiarowe są wynagradzane dodatkiem 50%?
Czy może dojść do nadgodzin, jeśli nie wystąpiły godziny ponadwymiarowe?
Czy w zamian za godziny ponadwymiarowe można oddać czas wolny od pracy?
Kiedy rozliczamy oddzielnie wynagrodzenie i dodatek za godziny ponadwymiarowe?
Jak zrekompensować pracę w sobotę zatrudnionemu w niepełnym wymiarze czasu pracy?

WYKŁADOWCA SZKOLENIA Z CZASU PRACY:

Łukasz Prasołek – ukończył z wyróżnieniem wydział prawa UW oraz studia podyplomowe Zarządzanie Zasobami Ludzkimi w Organizacji w SGH, w latach 2003-2006 pracownik Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy, specjalizujący się w praktycznych aspektach czasu pracy i czasu pracy kierowców, a w latach 2006-2015 pracownik Izby Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych Sądu Najwyższego. Od 1.1.2016 r. prowadzi własną działalność gospodarczą Nowoczesne Kadry Łukasz Prasołek.

Jest autorem książek: „Czas pracy kierowców. Procedury, rozliczenia, wzory” (Wyd. C.H. BECK, 5 wydań), „Rozliczanie czasu pracy. 100 kazusów” (INFOR 2011) „Dokumentacja czasu pracy” (Wyd. C.H. BECK, 2 wydania). Jest również współautorem komentarzy naukowych do ustaw o systemie ubezpieczeń społecznych, zasiłkowej, wypadkowej oraz o emeryturach i rentach z FUS, a także książek dotyczących różnych aspektów prawa pracy wydawanych w serii Pogotowie Kadrowe przez Wydawnictwo ODDK. Jest również stałym współpracownikiem dzienników Rzeczpospolita i Gazeta Prawna oraz wielu innych wydawnictw branżowych skierowanych do działów kadr i płac oraz do firm transportowych.

Od 10 lat prowadzi szkolenia z czasu pracy, wynagrodzeń oraz różnych aspektów prawa pracy w orzecznictwie Sądu Najwyższego, jest również wykładowcą na kursach dla specjalistów ds. kadr i płac.

Cena:

1.440,00 zł netto (1771,20 zł z VAT) za udział w szkoleniu 1 osoby

Cena obejmuje: udział w szkoleniu online, materiały w wersji elektronicznej, certyfikat PDF.

Szkolenie dostępne w:

Wyłączenie stosowania doby pracowniczej przez pracodawcę

Doba pracownicza usztywnia w sposób znaczący planowanie czasu pracy, gdyż kolejny dzień pracy nie może się rozpocząć bezpośrednio po zakończeniu 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dziennego, a powinna się jeszcze zakończyć poprzednia doba pracownicza trwająca 24 godziny od rozpoczęcia pracy, zgodnie z rozkładem obowiązującym pracownika. W wielu branżach takie planowanie czasu pracy jest dużym problemem, ale na szczęście przepisy pozwalają na wprowadzenie rozwiązań uelastyczniających ten aspekt organizacji pracy przez pracodawców. Podobne rozwiązania przewidują przy tym Kodeks pracy oraz ustawa o czasie pracy kierowców.

Doba pracownicza – jak wyłączyć stosowanie doby pracowniczej dla pracowników?

W Kodeksie pracy w jednym przepisie, a mianowicie w art. 140¹ KP, uregulowano dwa różne rozkłady czasu pracy, w przypadku których nie stosuje się instytucji doby pracowniczej. Paragraf 1 tego przepisu stanowi, że rozkład czasu pracy może przewidywać różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracowników dniami pracy i jest on czasem określany potocznie jako podstawa do wyłączenia doby pracowniczej. Paragraf 2 odnosi się z kolei do tzw. ruchomego czasu pracy, który już został opisany w poprzednim wpisie na blogu.

Obydwa rozkłady czasu pracy wprowadza się w taki sam sposób, a mianowicie poprzez zawarcie odpowiedniego porozumienia zbiorowego ze związkami zawodowymi (ewentualnie zawarcie protokołu dodatkowego do układu zbiorowego pracy), a gdy takowe nie funkcjonują u pracodawcy, to z przedstawicielami załogi, wyłonionymi w trybie przyjętym u pracodawcy.

Zawarcie porozumienia daje w praktyce możliwość planowania pracy w kolejnych dniach bez przestrzegania doby pracowniczej, ale z zachowaniem 11-godzinnych odpoczynków dobowych, a takie wcześniejsze rozpoczynanie pracy nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych, co wynika wyraźnie z art. 140¹ § 4 KP. Pozwala to w praktyce zaplanować rozpoczęcie pracy nawet o 5 godzin wcześniej niż w poprzednim dniu roboczym.

Czy dla kierowców można także wyłączyć dobę pracowniczą?

Ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców zawiera podobne rozwiązanie, które niestety ma nazwę wprowadzającą w błąd, gdyż jest to „indywidualny rozkład czasu pracy”, a tak naprawdę to nie ma on charakteru indywidualnego, gdyż dotyczy ogółu kierowców. Otóż, zgodnie z art. 8 ust. 2 ww. ustawy indywidualny rozkład czasu pracy pracownika ustalany przez pracodawcę może przewidywać różne godziny rozpoczynania i kończenia pracy, a w takim przypadku ponowne wykonywanie pracy przez pracownika w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych. Regulacja ta jest zatem zbieżna z art. 140¹ § 1 i 4 KP. Podobnie jak w przypadku ogółu pracowników, zgodnie z art. 8 ust. 4 ustawy o czasie pracy kierowców zastosowanie indywidualnego rozkładu czasu pracy nie może naruszać prawa kierowców do odpoczynków, o których mowa w art. 14 ustawy, a więc dobowego i tygodniowego.

Indywidualny rozkład czasu pracy kierowców wprowadza się w porozumieniu ze stroną społeczną, a więc gdy u pracodawcy działają związki zawodowe, to w porozumieniu z nimi, a gdy pracodawca nie jest objęty działaniem takiej organizacji, to po porozumieniu z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u tego pracodawcy. W praktyce więc instytucja ta nie różni się w ogóle od wynikającej z przepisów Kodeksu pracy, mimo innej nazwy.

UWAGA! W odniesieniu do kierowców może znaleźć także zastosowanie indywidualny rozkład czasu pracy, o którym mowa w art. 142 KP, a więc wprowadzany na pisemny wniosek pracownika. Możliwe jest więc w praktyce stosowanie jednocześnie do tego samego pracownika będącego kierowcą dwóch indywidualnych rozkładów czasu pracy wynikających z różnych przepisów.

Którzy pracownicy mogą zawnioskować o wyłączenie doby?

W przypadku Kodeksu pracy w tym zakresie zastosowanie znajdzie przepis art. 150 § 5 KP, a więc jest możliwość wprowadzenia takiego rozkładu czasu pracy także na wniosek pracownika i to niezależnie od tego, czy taki rozkład został ustalony dla ogółu zatrudnionych. W tym zakresie zasady wprowadzania rozkładu wyłączającego dobę pracowniczą są bowiem analogiczne jak w przypadku tzw. ruchomego czasu pracy.

Inaczej sytuacja wygląda jednak w odniesieniu do kierowców. W ustawie o czasie pracy kierowców nie przewidziano bowiem indywidualnego wniosku pozwalającego wystąpić pracownikowi – kierowcy o wprowadzenie tzw. indywidualnego rozkładu czasu pracy, a należy przyjąć, że regulacja art. 8 ust. 2 -4 ustawy o czasie pracy kierowców jest zupełna i całościowa. Zatem nie można w odniesieniu do tej instytucji zastosować – na mocy odesłania z art. 4 ww. ustawy – regulacji z Kodeksu pracy. Tak więc kierowcy nie mogą występować o wprowadzenie tylko dla nich indywidualnego rozkładu czasu pracy z art. 8 ust. 2 ustawy o czasie pracy kierowców. Rozwiązanie takie w praktyce może wprowadzić jedynie pracodawca w odpowiednio zawartym porozumieniu zbiorowym.

Jak rozliczać nadgodziny, gdy doba pracownicza została wyłączona?

Wyłączenie doby pracowniczej na podstawie przepisów i Kodeksu pracy i ustawy o czasie pracy kierowców ma takie same skutki praktyczne dla planowania pracy i rozliczania pracy w godzinach nadliczbowych.

Otóż w odniesieniu do planowania czasu pracy możliwe jest jej zaplanowanie nawet bezpośrednio po 11 godzinach odpoczynku, i w takim przypadku ponowne rozpoczęcie pracy w tej samej dobie nie spowoduje pracy w godzinach nadliczbowych. Przykładowo pracownik (kierowca) może pracować w poniedziałek od godziny 8.00 do 20.00, we wtorek od 5.00 do 15.00, a w środę od 4.00 do 12.00. W żadnym z tych dni nie stwierdzimy przy tym powstania godzin nadliczbowych, a czas pracy jest tutaj zaplanowany prawidłowo, gdyż pomiędzy dniami roboczymi jest zachowany odpoczynek dłuższy niż minimalnie wymagane 11 godzin.

Zgodnie z jednolitym poglądem prezentowanym przez PIP oraz MRPiPS zawarte porozumienie zbiorowe jest skuteczne tylko w odniesieniu do rozkładu czasu pracy, a więc jeśli pracodawca tak zaplanuje czas pracy. Oznacza to z kolei, że w przypadku, gdy do naruszenia doby pracowniczej dojdzie w wykonaniu, czyli np. na skutek szczególnych potrzeb pracodawcy, to w praktyce powstaną godziny nadliczbowe. Porozumienia zawarte ze stroną społeczną nie powodują zatem, że doba pracownicza w ogóle nie obowiązuje, ale pozwalają na bardziej elastyczne zarządzanie czasem pracy i planowanie dni roboczych z naruszeniem doby.

Przykład:

Pracodawca zawarł porozumienie ze związkami zawodowymi wyłączające dobę pracowniczą, które obowiązuje od 1 stycznia 2025 r. W tygodniu 13-17 stycznia pracownik miał zaplanowaną pracę codziennie od godziny 6.00 do 14.00, ale realnie dwukrotnie we wtorek i czwartek rozpoczął pracę od godziny 4.00. W takim przypadku doszło do przekroczenia doby pracowniczej i pracownik powinien mieć rozliczone 2 nadgodziny dobowe w dobie poniedziałkowej oraz 2 nadgodziny dobowe w dobie środowej. Nadgodziny by nie powstały, gdyby pracodawca od początku zaplanował harmonogram w sposób następujący:

poniedziałek – 6.00 – 14.00,
wtorek – 4.00 – 12.00,
środa – 6.00 – 14.00,
czwartek – 4.00 – 12.00,
piątek – 6.00 – 14.00.

Ruchomy czas pracy

Pojęcie ruchomy czas pracy nie występuje wprost w przepisach Kodeksu pracy, ale najczęściej przyjmujemy, że jest to rozkład czasu pracy z określonym przedziałem godzinowym rozpoczynania pracy, kiedy to pracownik indywidualnie decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w każdym dniu. Czasem przez ruchomy czas pracy rozumiemy dwa rodzaje rozkładów czasu pracy, określone w art. 140¹ Kodeksu pracy, w których możliwe jest naruszanie doby pracowniczej bez konsekwencji w postaci powstania godzin nadliczbowych. W tym tekście przyjmujemy jednak pierwsze z powyższych znaczeń, a w kolejnym wpisie zajmiemy się drugim z elastycznych rozkładów czasu pracy, uregulowanym w tym przepisie.

Na czym polega ruchomy czas pracy?

Ruchomy czas pracy to rozkład, który nie przewiduje sztywnych godzin rozpoczynania i kończenia pracy w dniach roboczych, a określa jedynie przedział czasu (widełki), w którym to pracownik samodzielnie decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w danym dniu i następnie pracuje najczęściej 8 godzin, chyba że jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy. Formalnie bowiem ruchomy czas pracy stosowany jest dla pracowników biurowych, administracyjnych, którzy pracują w systemie podstawowego czasu pracy. Wprowadzając taki rozkład pracodawca umożliwia elastyczne organizowanie pracy w poszczególnych dniach, co z jednej strony ograniczy spóźnienia do pracy, a z drugiej powinno także zmniejszyć absencje godzinowe rozpoczynające dzień roboczy, np. wyjścia prywatne, gdyż będzie można po prostu później rozpocząć pracę w danym dniu zamiast korzystać z absencji.

W rozkładzie takim nie pilnujemy co do zasady doby pracowniczej, a więc ponowne rozpoczęcie pracy w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych, co pozwala pracownikom rozpoczynać pracę raz o 9.00, a w kolejnym dniu o 7.00 bez żadnych negatywnych konsekwencji. W stosunku do takich pracowników obowiązuje jedynie zasada, że wykonywanie pracy zgodnie z takim rozkładem nie może w żadnym przypadku naruszyć prawa pracownika do odpoczynku dobowego lub tygodniowego. Aby w praktyce nie naruszyć odpoczynków należy zwłaszcza uważać w dniach, w których pracownik zatrudniony w ruchomym czasie pracy miał zlecone nadgodziny.

Jak duży może być przedział godzinowy rozpoczynania pracy w ruchomym czasie pracy?

Formalnie przepisy Kodeksu pracy nie przewidują ograniczeń przedziału godzinowego, jaki można wprowadzić w ruchomym czasie pracy, w praktyce jednak w większości przypadków nie przekracza on 5 godzin. Ta wielkość jest wynikiem odjęcia od 24 godzin, czyli czasu trwania doby pracowniczej, odpoczynku dobowego i normy dobowej czasu pracy: 24 h – 11 h – 8 h = 5h. Takie podejście zabezpiecza pracodawcę przed pochopnymi decyzjami pracowników i niepilnowaniem przez nich odpoczynków dobowych, gdyż nawet gdy pracownik rozpocznie pracę w kolejnych dniach o skrajnych godzinach, to i tak nie naruszy odpoczynku, gdyż zostanie 11 godzin przerwy między dwoma okresami pracy. Przykładowo, jeśli widełki trwałyby od 6.00 do 11.00, to praca skrajna mogłaby trwać od 11.00 do 19.00 w jednym dniu oraz w kolejnym dniu od 6.00 do 14.00, a od 19.00 do 6.00 jest dokładnie 11 godzin zapewniających minimalny okres odpoczynku.

Decydując się na większy przedział godzinowy niż 5-godzinny pracodawca powinien dodatkowo zastrzec w przepisach wewnętrznych, że pracownicy podejmując indywidualne decyzje o godzinie rozpoczęcia pracy w danym dniu powinni respektować zasadę zachowania nieprzerwanie 11-godzinnego okresu odpoczynku dobowego. Postanowienie takie nie wyłączy niestety odpowiedzialności pracodawcy za naruszenia przepisów o czasie pracy, jeśli do nich dojdzie w praktyce. Dlatego wprowadzane widełki wynoszą najczęściej od 1 do 3 godzin i dzięki temu zostawiony jest jeszcze margines na dodatkową pracę nadliczbową.

Jak wprowadzić ruchomy czas pracy w organizacji?

Ruchomy czas pracy wprowadza się zawsze w uzgodnieniu z załogą i rozwiązanie to nie może zostać narzucone pracownikom bez konsultacji z ich przedstawicielami. Jeśli u pracodawcy działają związki zawodowe, to ruchomy czas pracy można wprowadzić w układzie zbiorowym pracy lub odrębnym porozumieniu zbiorowym zawartym ze związkami zawodowymi, a gdy nie ma organizacji związkowej to stroną do rozmów są przedstawiciele pracowników wyłonieni w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Przepis posługuje się w tym przypadku liczbą mnogą, a więc przedstawicieli musi być co najmniej dwóch.

Faktu zawarcia takiego porozumienia nie zgłasza się do PIP, w przeciwieństwie do porozumień wydłużających okresy rozliczeniowe maksymalnie do 12 miesięcy.

Z Kodeksu pracy nie wynika, że porozumienie takie zacznie obowiązywać po 14 dniach od jego ogłoszenia, jak to jest uregulowane w przypadku regulaminów pracy czy wynagradzania, a więc w treści zawieranego porozumienia należy ustalić jego termin wejścia w życie i może to być także po 7 czy 5 dniach od jego podania do wiadomości załodze.

Czy pracownik może wnioskować o ruchomy czas pracy?

Niezależnie od tego, czy u pracodawcy wprowadzono ruchomy czas pracy indywidualny pracownik może zawnioskować o zastosowanie tylko w stosunku do niego ruchomego czasu pracy. Jest to wniosek o analogicznym charakterze, jak wynikający z art. 142 KP wniosek o indywidualny rozkład czasu pracy, a więc niewiążący dla pracodawcy. Pracownik składając taki wniosek powinien zaproponować przedział godzinowy, w jakim chciałby rozpoczynać pracę i dobrą praktyką byłoby wskazanie uzasadnienia takiego wniosku, choć nie jest to jego wymóg formalny. Ze względów operacyjnych najlepiej, żeby praca w takim rozkładzie rozpoczynała się od początku okresu rozliczeniowego czasu pracy albo przynajmniej od 1 dnia miesiąca kalendarzowego.

Także w sytuacji, gdy u pracodawcy jest stosowany ruchomy czas pracy pracownik może zawnioskować o zmianę tylko dla niego przyjętego przedziału godzinowego rozpoczynania pracy. Jeśli pracodawca wprowadził widełki trwające tylko 1 godzinę, np. 8.00 – 9.00, pracownik może zawnioskować o ich rozszerzenie, np. od 7.30 do 10.00, co może uzasadnić przyczynami rodzinnymi związanymi z poranną logistyką związaną z odwożeniem dzieci do przedszkola i szkoły.

Kiedy dojdzie do pracy w nadgodzinach, gdy pracownik ma ruchomy czas pracy?

Wprowadzenie ruchomego czasu pracy nie wyłącza w ogóle nadgodzin, aczkolwiek ogranicza ich liczbę, gdyż nie powstaną nadgodziny wynikające z tzw. łamania doby pracowniczej. W tym rozkładzie możliwe jest w ramach widełek przyjętych przez pracodawcę rozpoczynanie pracy wcześniej niż w dniu poprzednim bez konsekwencji w postaci pracy nadliczbowej. Zatem nadgodziny powstaną w dwóch sytuacjach, gdy pracownik będzie w danym dniu roboczym pracował więcej niż 8 godzin mimo rozpoczęcia pracy w widełkach, albo gdy rozpoczął rano pracę przed najwcześniejszą godziną wynikającą z widełek. W pierwszym przypadku będą to klasyczne nadgodziny dobowe z dodatkiem 50% wynagrodzenia (chyba że godziny dodatkowej pracy przypadłyby na porę nocną to z dodatkiem 100%). W drugim przypadku dodatkową pracę musimy zaliczyć do poprzedniego dnia, a więc mogą to być nadgodziny dobowe, średniotygodniowe lub praca w dniu wolnym od pracy w zależności od tego, jaki to był dzień. W tym przypadku przyjmujemy bowiem, że jest to praca przed dobą pracowniczą. Nie jest więc tak, że doba pracownicza w ogóle nie ma znaczenia w ruchomym czasie pracy, gdyż wyłączenie powstania nadgodzin dotyczy tylko sytuacji, gdy praca wykonywana jest zgodnie z przyjętymi przez pracodawcę widełkami.

Jak prowadzić ewidencję czasu pracy dla zatrudnionych w ruchomym czasie pracy?

Przepisy o ewidencji czasu pracy wymagają zarejestrowania liczby godzin przepracowanych w danym dniu oraz godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy. Oznacza to, że w ruchomym czasie pracy ewidencja będzie trudna do prowadzenia w sytuacji, gdy pracodawca nie stosuje systemów do elektronicznej rejestracji czasu pracy. Nie można bowiem w systemie informatycznym ustawić sztywnego kalendarza po 8 godzin np. 8.00 – 16.00. Konieczne jest dokładne rejestrowanie godzin rozpoczynania i kończenia pracy w poszczególnych dobach. Ewidencja tygodniowa w przypadku widełek trwających od 7.00 do 9.00 powinna wyglądać następująco:

poniedziałek – 7.15 – 15.15, 8 godzin,
wtorek – 9.00 – 17.00, 8 godzin,
środa – 7.40 – 15.40, 8 godzin,
czwartek – 9.00 – 17.00, 8 godzin,
piątek – 7.00 – 15.00, 8 godzin.

W przypadku, gdy u pracodawcy nie ma systemu RCP, to sami pracownicy lub przedstawiciele działu kadr powinni rejestrować godziny rozpoczynania i kończenia pracy w poszczególnych dniach, aby pracodawca mógł prawidłowo prowadzić karty czasu pracy.