Czas pracy od wielu lat jest jedną z najtrudniejszych części prawa pracy, a najwięcej problemów praktycznych budzi jego rozliczanie, które przysparza działom kadr wiele problemów. Dlatego zdecydowaliśmy się na przygotowanie warsztatów dla zaawansowanych, które są drugą częścią warsztatów z rozliczania czasu pracy, ale stanowią również odrębną całość i są skierowane dla osób zajmujących się w praktyce problematyką rozliczania czasu pracy. Wszystkich zainteresowanych tematem zapraszamy na specjalistyczne warsztaty “Rozliczanie nadgodzin dla zaawansowanych”.
W trakcie zajęć zostaną przeanalizowane stanowiska urzędowe oraz wyroki Sądu Najwyższego z okresu ostatnich kilku lat i w formie warsztatowej uczestnicy nabędą praktyczne umiejętności w zakresie rozliczania czasu pracy w nietypowych sytuacjach.
Kiedy? 14 maja 2026 r., godziny: 10:00 – 15:00
Gdzie? szkolenie wyłącznie w formie online
Program
Wyjścia prywatne i ich odpracowania
Czy pracownik niepełnosprawny z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności może odpracować wyjście prywatne?
Czy nieodpracowanie wyjścia prywatnego przez pracownika niepełnosprawnego uzasadnia zmniejszenie mu wynagrodzenia z tego tytułu?
Czy pracownik niepełnosprawny, który ma zgodę lekarza na pracę w godzinach nadliczbowych może odpracować wyjście prywatne w dowolnych terminach?
Czy kobieta w ciąży może odpracować wyjście prywatne w innym dniu niż miało ono miejsce?
Czy pracownik będący rodzicem dziecka do lat 4 może odpracować wyjście prywatne w innym dniu niż miało ono miejsce?
Zasady ustalania godzin nadliczbowych
Czy praca powyżej 8 godzin przypadająca w tzw. przestrzeni międzydobowej (czarnej dziurze) jest w całości rozliczana jako nadgodziny średniotygodniowe?
Czy godziny nadliczbowe mogą wystąpić w dobie, w której pracownik wykorzystywał urlop wypoczynkowy?
Jak rozliczyć nadliczbową pracę w pierwszym dniu po urlopie wypoczynkowym przypadającą przed dobą pracowniczą?
Czy w dniu, w którym pracownik korzystał z 2 godzin opieki nad dzieckiem do lat 14 i pracował faktycznie 6 godzin dojdzie do nadgodzin dobowych, jeśli pracownik zostanie w pracy o 2 godziny dłużej?
Czy oddanie dnia wolnego za pracę w sobotę trwającą 8 godzin w dniu, kiedy w harmonogramie czasu pracy pracownik ma zaplanowane 6 godzin pracy stanowi wystarczającą rekompensatę pracy w sobotę?
Czy kierownik wyodrębnionej komórki organizacyjnej ma prawo do wynagrodzenia za nadgodziny, jeśli wykonuje pracę na równi ze swoimi podwładnymi?
Wynagrodzenie za godziny nadliczbowe
Jak zmiana stawki wynagrodzenia w trakcie miesiąca kalendarzowego wpływa na rozliczenie wynagrodzenia za nadgodziny dobowe?
Czy można wypłacać stały – miesięczny ryczałt za nadgodziny pracownikowi, który wypracowuje je tylko przez część roku w trakcie sezonu np. produkcyjnego, czy turystycznego?
Czy stale, czyli co miesiąc wypłacane nagrody powinny być uwzględnione przy obliczaniu wynagrodzenia za nadgodziny?
Jak sąd pracy wyliczy wynagrodzenie za nadgodziny, gdy pracownik ma dodatkową umowę zlecenia z pracodawcą w celu obejścia przepisów o nadgodzinach?
Czy w przypadku zaplanowania pracownikowi zatrudnionemu w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym w harmonogramie większej ilości godzin pracy niż wynikałoby z danego miesiąca i zwolnienia pracownika z pracy z końcem takiego miesiąca należy mu wypłacić wynagrodzenie za nadgodziny, jeśli pracownik przez cały ten okres nie przepracował ani 1 godziny korzystając ze zwolnienia lekarskiego?
Czy szkoda wyrządzona przez pracownika produkcyjnego może zostać odpracowana w wolną sobotę, za którą pracownik nie otrzyma wynagrodzenia zgodnie z ugodą pozasądową zawartą z pracodawcą?
Kiedy możliwe jest miarkowanie wynagrodzenia za nadgodziny przez sąd pracy?
Czas wolny za godziny nadliczbowe
Czy pracodawca musi oddać dzień wolny w innym terminie, gdy w dniu kiedy był zaplanowany dzień wolny w zamian za pracę w sobotę/niedzielę pracownik korzystał ze zwolnienia lekarskiego?
Czy choroba w dniu wolnym wyznaczonym w zamian za święto przypadając w sobotę uprawnia pracownika do żądania udzielenia dnia wolnego w innym terminie?
Czy podpisany wniosek pracownika o odbiór nadgodzin w postaci czasu wolnego i uwzględnienie tej informacji w ewidencji czasu pracy jest równoznaczne z jego wykorzystaniem w przypadku, gdy pracownik zachoruje w dniu, kiedy taki czas wolny był zaplanowany?
Czy możliwe jest oddanie czasu wolnego za godziny ponadwymiarowe wypracowane przez pracownika zatrudnionego na część etatu?
Ewidencja czasu pracy
Czy ewidencja czasu pracy może się składać z kilku dokumentów?
Czy ewidencja czasu pracy musi być prowadzona na bieżąco, czy może być uzupełniana przed zamknięciem listy płac?
Czy w ewidencji czasu pracy muszą być wykazywane przerwy na karmienie dziecka piersią?
Czy w przypadku zatrudnionych w systemie zadaniowego czasu pracy trzeba wykazywać wymiar absencji w kartach ewidencji czasu pracy?
Czy lista obecności i ewidencja czasu pracy będą przechowywane przez taki sam okres czasu?
Cena obejmuje: udział w szkoleniu online, materiały w wersji elektronicznej, certyfikat PDF.
Mitem powtarzanym przez wielu pracodawców jest twierdzenie, że w systemie zadaniowym nie ma nadgodzin, gdyż to sam pracownik zarządza swoim czasem. Już od 1999 r. ugruntowany jest pogląd w orzecznictwie, że samo nazwanie czasu pracy zadaniowym nie wyłącza stosowania przepisów o pracy w godzinach nadliczbowych. Nadgodziny w systemie zadaniowym ustala się inaczej niż w pozostałych systemach czasu pracy, gdyż należy odnieść się do przydzielonych zadań, czego dotyczył poprzedni wpis na blogu.
Jak zadania wpływają na powstanie nadgodzin?
We wszystkich innych systemach czasu pracy niż zadaniowy nadgodziny ustala się porównując czas zaplanowany w rozkładzie czy harmonogramie czasu pracy pracownika, i czas faktycznie przepracowany, ale takie postępowanie w systemie zadaniowym jest niemożliwe. Tutaj kluczowe są zadania, które przydzielono pracownikowi do wykonania i rozliczenie go z tych zadań. Dlatego w pierwszej kolejności ocenia się, czy przydzielone zadania były dobrze oszacowane, czyli możliwe do wykonania w tzw. normalnym czasie pracy, a więc w normach wynikających z art. 129 k.p.
Przepis art. 140 k.p. wymaga bowiem, aby pracodawca ustalił czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z norm określonych w art. 129 k.p. Spełnienie tej przesłanki sprawia, że godziny nadliczbowe nie powstają, ale w przeciwnym razie zatrudniony nabywa prawo do zapłaty za dodatkową pracę.
Przykład:
Pracownik zatrudniony na stanowisku przedstawiciela handlowego wystąpił o nadgodziny wskazując, że nie jest w stanie wykonać przydzielonych zadań w czasie 8 godzin i pracuje po 9 godzin na dobę od 2 tygodni. Kierownik działu zweryfikował jednak, że pozostałe 20 osób zatrudnionych w dziale wykonuje swoje zadania w założonym czasie, a więc ich wykonanie jest obiektywnie możliwe, gdyż wszyscy mają takie same przydziały zadań. Takie stwierdzenie oznacza, że pracownik nie ma prawa do wynagrodzenia za nadgodziny.
Takie podejście potwierdza Sąd Najwyższy, przyjmując, że pracownik zatrudniony w zadaniowym czasie pracy nie wykonuje pracy w godzinach nadliczbowych (mimo, że pracuje w czasie przekraczającym normy z art. 129 § 1 k.p.) w sytuacji, gdy przekroczenie to wywołane jest przyczynami leżącymi wyłącznie po jego stronie, czyli na przykład z powodu jego niskiej efektywności (por. wyrok SN z 9 października 2019 r., III PK 141/18). Dopiero w razie stwierdzenia, że pracodawca powierzał zadania, których obiektywnie nie można było wykonać w granicach norm z art. 129 k.p., pracownik nabywa prawo do wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych na ogólnych zasadach.
Tak więc kluczowe jest dobre przydzielenia zadań i dlatego kwestii tej został poświęcony odrębny wpis na blogu, gdyż jest to punkt wyjścia i wokół niego toczy się cały spór sądowy.
Reasumując, mogą nastąpić w tym zakresie 3 scenariusze:
przeszacowanie zadań od początku, czyli przydzielenie ich za dużo – wtedy wykazanie tego faktu oznacza powstanie nadgodzin i roszczenie pracownika o wynagrodzenie z tego tytułu,
prawidłowe przydzielenie zadań i wykazanie, że ich wykonanie w tzw. normalnym czasie pracy było możliwe – wtedy nie są uznawane nadgodziny pracownika,
prawidłowe przydzielenie zadań, ale wykazanie, że z jakichś powodów niedotyczących pracownika niezbędny był dłuższy czas na ich wykonanie, np. dłuższy czas dojazdu do klientów ze względu na sezonowe remonty dróg, wtedy również przyjmujemy, że doszło do pracy w godzinach nadliczbowych.
Kiedy jeszcze mogą powstać nadgodziny?
Do pracy w nadgodzinach dojdzie jeszcze oczywiście w przypadku, gdy poza dobrym przydziałem zadań pracownik ma zlecone do wykonania dodatkowe zadania, np. wyjazd na konferencję, targi, czy zastąpienie chorego kolegi. W takich przypadkach przyjmujemy bowiem, że przydział zadań wyczerpywał normy czasu pracy, a więc każde dodatkowe polecenie wykraczające poza takowy przydział musi być traktowane jako zlecenie pracy w nadgodzinach. Aby ich uniknąć pracodawca mógłby jednak zmniejszyć przydział standardowych zadań w taki sposób, aby nowe zadania były podobne czasowo do tych, których pracownik nie będzie musiał wykonać.
Przykład:
Pracodawca zdecydował, że przedstawiciel handlowy powinien wziąć udział w targach w sobotę, gdzie będzie pracował 8 godzin, reprezentując firmę na stoisku. W związku z tym ustalono, że w tygodniu poprzedzającym konferencję pracownik będzie miał zapewniony 1 dzień wolny i zmniejszono mu tygodniowy wymiar obligatoryjnych spotkań z Klientami z 20 do 16, a więc o 1/5. Dzięki temu pracodawca uniknie roszczenia o nadgodziny, gdyż zadania w danym miesiącu będą nadal możliwe do wykonania przy zachowaniu norm czasu pracy, a nie dojdzie także do naruszenia przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy.
Jak wygląda spór sądowy o nadgodziny w systemie zadaniowym?
Ciężar dowodu w sporze o nadgodziny spoczywa co do zasady na pracowniku, który musi wykazać rozmiar dodatkowej pracy, za którą domaga się wynagrodzenia. Punktem wyjścia jest w tym zakresie oczywiście przydział zadań, a więc gdy pracodawca go nie posiada będzie od początku w gorszej sytuacji procesowej. Sądy pracy proszą bowiem o dostarczenie przydziałów zadań, a co więcej następnie o udowodnienie przez pracodawcę, że był on prawidłowo zrobiony, czyli dobrze oszacowano czasochłonność zadań.
UWAGA!
W orzecznictwie SN ugruntowany jest pogląd, że w razie sporu sądowego dotyczącego zadaniowego czasu pracy to pracodawca powinien wykazać, że powierzał pracownikowi zadania możliwe do wykonania w czasie pracy wynikającym z norm określonych w art. 129 k.p., czyli wynikającym z ogólnie przyjętych norm czasu pracy (por. wyroki z: 15 marca 2006 r., II PK 165/05, 21 maja 2008 r., I PK 262/07, 16 października 2009 r., 27 stycznia 2016 r., I PK 25/15).
Powyższy pogląd wynika z faktu, że w ramach obowiązku organizowania procesu pracy pracodawca powinien dokumentować i planować pracę tak, aby nie przekraczała ona wiążących pracownika norm czasu pracy. Jeśli się zatem okaże, że pracownikowi powierzano zadania, które według wzorca staranności i efektywności nie mogły być wykonane w normach z art. 129 § 1 k.p., to wprawdzie ciężar dowodu co do ilości przepracowanych godzin spoczywa na pracowniku (według ogólnej reguły dowodowej z art. 6 k.c.), ale jednak nie można pominąć, że na skutek wadliwego zachowania pracodawcy nie doszło do właściwego zaewidencjonowania czasu pracy pracownika.
Dlatego nieprecyzyjne przydziały zadań są ryzykowne dla pracodawców i ciężko im w razie sporów sądowych wykazać, że zadanie było dobrze przydzielone i oszacowane czasowo, aby ostatecznie obronić się przed przyjęciem przez sąd, że doszło do pracy w godzinach nadliczbowych.
Układanie grafików czasu pracy wydaje się pozornie prostym zadaniem, ale wymaga znajomości wielu reguł dotyczących odpoczynków, dni wolnych od pracy, dób pracowniczych, itp. Dlatego zdecydowałem się podzielić ten proces na kroki i napisać taką mini ściągę z tego procesu.
Krok 1Ustalenie wymiaru czasu pracy i liczby dni roboczych
Punktem wyjścia do planowania jest wiedza, jak wygląda wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym, a nie w danym miesiącu, na który tworzymy harmonogram, co ma znaczenie przy dłuższych okresach rozliczeniowych. Nawet bowiem przy 6-cio czy 12-stomiesiecznych okresach rozliczeniowych planujemy obowiązkowo tylko harmonogram na 1 miesiąc, a na dłuższe okresy tylko w sytuacji, gdy pracodawca podejmie taką decyzję.
W przypadku równoważnego czasu pracypracodawcy często stosują 3-miesięczne okresy rozliczeniowe, i na takim przykładzie będzie tworzony niniejszy tekst. Zakładając, że planujemy harmonogram na listopad 2025 r., a pracujemy w branży retail, częstym rozwiązaniem będzie okres rozliczeniowy od listopada do stycznia. W takim przypadku wymiar wyniesie:
13 tyg. x 40 godz. – 7 świąt x 8 godz.=464 godz.
Podzielenie wymiaru przez 8 godzin da nam zawsze odpowiedź, ile maksymalnie można zaplanować dni roboczych. W systemie równoważnym może ich być oczywiście mniej i wtedy pojawią się w planowaniu dni harmonogramowo wolne od pracy, gdyż pracownik wypracuje swój nominalny czas pracy szybciej.
464 godz.÷8 godz.=58 dni roboczych – to maksymalna liczba dni pracy na 3 miesiące
Jak odejmiemy dni robocze od kalendarzowych, to wyjdzie nam minimalna liczba dni wolnych od pracy, jakie pracownik ma mieć zapewnione w całym okresie rozliczeniowym:
(30 dni + 31 dni + 31 dni) – 58 dni = 34 dni –> to minimalna liczba dni wolnych na 3 miesiące
Krok 2Decyzja co do wymiaru pracy w miesiącu – równy czy nierówny
Dłuższy okres rozliczeniowy pozwala na podjęcie decyzji, czy zaplanować godziny pracy zgodnie z wymiarem kalendarzowym miesiąca, czy też inaczej. Wymiar czasu pracy w listopadzie 2025 r. wynosi tylko 144 godziny i taka wielkość pojawia się pierwszy raz od 10 lat i może to być za mało godzin dla niektórych branż. Możliwe jest jednak zaplanowanie wyższego czasu pracy do przepracowania, ale trzeba mieć świadomość, że suma godzin pracy z 3 miesięcy musi być zgodna z wymiarem dla okresu rozliczeniowego. Dlatego warto sumować zaplanowane miesiące i odejmować od tej liczby zaplanowany czas pracy, aby wiedzieć, ile godzin pozostanie do zaplanowania w dalszej części okresu rozliczeniowego.
Przykładowo decyzja o zaplanowaniu na listopad 2025 r. 160 godzin pracy będzie oznaczała, że na 2 kolejne miesiące zostanie do zaplanowania jeszcze 304 godziny.
UWAGA! Nierównomierne planowanie godzin pracy nie oznacza żadnych perturbacji płacowych, jeśli pracodawca stosuje pensje miesięczne, gdyż wtedy w każdym z miesięcy nadal wypłaca się stałe wynagrodzenie. Przy stawkach godzinowych wynagrodzenie należałoby jednak przeliczać proporcjonalnie do przepracowanych godzin.
Krok 3Zaplanowanie dni roboczych
Mając wiedzę o godzinach i dniach pracy do zaplanowania można przystąpić do planowania dni roboczych, a te mogą trwać do 12 godzin na dobę, ale mogą być zarówno krótsze, równe, jak i dłuższe niż 8 godzin.
Praca w systemie równoważnym może odbywać się według określonego schematu, np. D12, N12, W, W, D12, N12, W, W, W itd., w którym D12 oznacza zmianę dzienną, np. 7.00 – 19.00, a N12 nocną, np. 19.00 – 7.00 i następnie na zmianę po takim cyklu będą następowały 2 lub 3 dni wolne od pracy.
Możliwe jest również planowanie bardzo zmienne i niepowtarzalne, a dniówki mogą być planowane także w niepełnych godzinach, np. 4,5 godz., czy 9 godz. 45 min.
W skali tygodnia można zaplanować maksymalnie 6 dni roboczych, gdyż konieczny jest co najmniej 1 dzień wolny, aby zapewnić odpoczynek tygodniowy.
Krok 4Weryfikacja doby pracowniczej
Przy wyznaczaniu dni roboczych kluczowa jest doba pracownicza, gdyż ona usztywnia planowanie, powodując, że praca w dniu następnym nie może się rozpocząć o wcześniejszej porze niż w dniu poprzednim. Możliwe jest jednak zawsze rozpoczęcie pracy później niż w dniu poprzednim, a nie zawsze o tej samej porze.
W branżach, w których powyższa reguła jest znaczącym utrudnieniem istnieje możliwość tzw. wyłączenia doby pracowniczej na mocy porozumienia zbiorowego zawartego z przedstawicielami załogi. Dzięki temu planując czas pracy można będzie zaplanować wcześniejsze rozpoczęcie pracy przy zachowaniu jedynie 11-godzinnego odpoczynku dobowego. Takie porozumienie pozwoli na planowanie pracy przykładowo w następujący sposób:
Poniedziałek 10.00 – 18.00
Wtorek 8.00 – 12.00
Środa 12.00 – 18.00
Czwartek 8.00 – 18.00
Piątek 7.00 – 15.00.
Krok 5Weryfikacja odpoczynków dobowych
Jeśli pracodawca w poprzednim kroku stosował dobę pracowniczą, to ten krok może w zasadzie pominąć, gdyż doba jest warunkiem bardziej rygorystycznym od 11-godzinnego odpoczynku. Jeśli więc doba jest zawsze przestrzegana i dniówki są prawidłowo planowane do 12 godzin nie istnieje ryzyko naruszenia odpoczynku dobowego.
Z kolei pracodawcy, którzy wyłączą dobę pracowniczą muszą tutaj bezwzględnie zweryfikować, czy od zakończenia pracy w danym dniu do rozpoczęcia jej w kolejnym dniu zawsze będzie zapewnione 11 godzin odpoczynku. Na etapie planowania harmonogramu nie ma bowiem wyjątku, czy sytuacji, która pozwalałaby na jego skrócenie.
Krok 6Weryfikacja odpoczynków tygodniowych
Jeśli mamy już zaplanowane wszystkie dni robocze oraz zweryfikowane doby i odpoczynki dobowe, to można przystąpić do kontroli dotyczących tygodnia pracowniczego i tutaj trzeba zweryfikować przede wszystkim odpoczynek tygodniowy.
Pamiętajmy, że tydzień na potrzeby planowania harmonogramów wyznacza nam pierwszy dzień okresu rozliczeniowego, a więc w okresie listopad 2025 r. – styczeń 2026 r. będzie to sobota. Tygodnie będą zatem przez te 3 miesiące trwały od soboty do piątku liczonych kalendarzowo, a więc o godziny 0.00 w każdą sobotę do 23.59 w każdy piątek.
W tak określonym przedziale czasowym ma przypaść nieprzerwany 35-godzinny odpoczynek, chyba że pracownik pracuje w rozkładzie zmianowym i będzie miał w danym tygodniu lub na przełomie tygodni tzw. łamanie zmian, czyli przejście na inną zmianę, to wtedy będzie mógł zostać zaplanowany krótszy odpoczynek, ale nigdy nie krótszy niż 24 godziny.
UWAGA! Na poczet odpoczynku tygodniowego wlicza się także odpoczynki dobowe z ostatniego dnia roboczego, a więc można policzyć go w ciągłości od wyjścia z pracy w dobie przed odpoczynkiem do ponownego rozpoczęcia pracy. Inaczej traktujemy jednak skrajne dni tygodnia, a więc pierwszy i siódmy, gdyż te odpowiednio zaczynają lub kończą się o północy.
Krok 7Weryfikacja co 4-tej niedzieli wolnej od pracy
Jeśli odpoczynki tygodniowe są prawidłowej długości, to należy jeszcze zweryfikować, czy zapewniona została co 4 niedziela wolna od pracy, a w tym zakresie zgodnie z wytycznymi PIP trzeba weryfikować także przełom okresów rozliczeniowych.
Planując harmonogram na listopad 2025 r. należy więc sprawdzić, czy w październiku na koniec miesiąca nie była planowana praca w niedziele oraz czy pracownikowi nie zlecono dodatkowej pracy w takie dni. Zakładając, że pracownik pracował przez 2 niedziele, czyli 19 oraz 26 października 2025 r. można więc zaplanować już tylko jako pracującą niedzielę pierwszą z listopadowych, a więc 2 listopada, gdyż będzie to 3-cia niedziela robocza z rzędu. Jeśli jednak 2.11 będzie dniem wolnym od pracy, to bez problemu można zaplanować jako robocze 3 kolejne niedziele listopada: 9.11, 16.11 oraz 23.11 i znowu kolejna niedziela, czyli 30.11 będzie musiała być dniem wolnym od pracy.
Krok 8Wstawienie symboli dni wolnych od pracy za niedziele
Dni wolne od pracy muszą być oznaczane różnymi symbolami z dwóch powodów. Po pierwsze takie wymagania wynikają z zasad prowadzenia ewidencji czasu pracy, a po drugie różne są zasady rekompensaty dodatkowej pracy w takich dniach, a więc pracownik powinien wiedzieć, z jakiej kategorii dnia wolnego korzysta w danym terminie.
Jedynie w przypadku planowanej pracy w niedziele przepisy Kodeksu pracy wymagają zaplanowania dnia wolnego w zamian w niedużym odstępie czasowym od planowanej pracy, a jest to albo 6 dni przed albo 6 dni po takiej roboczej niedzieli. Takie działanie ustawodawcy jest powiązane z koniecznością zapewnienia pracownikowi odpoczynku tygodniowego, który co do zasady powinien być zaplanowany w niedzielę, ale gdy ta jest robocza trzeba go zapewnić w innym dniu wolnym od pracy.
Dlatego zawsze w pierwszej kolejności planuje się dni wolne w zamian za pracę w niedziele, ale ta sama reguła nie dotyczy już świąt.
Krok 9Wstawienie pozostałych symboli dni wolnych od pracy
Dni wolne w zamian za pracę w święta oraz wynikające z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy mogą być planowane elastycznie w skali całego okresu rozliczeniowego i nie muszą przypadać w skali miesiąca. Ważne jest zapewnienie jedynie ich odpowiedniej liczby.
Jeśli zapewniono dni wolne od pracy w zamian za zaplanowane niedziele i święta oraz zaplanowano tyle dni wolnych z 5-dniowego tygodnia pracy co sobót, a zostały jeszcze jakieś dni wolne nie opisane, to wszystkie one stanowią dni wolne harmonogramowo, a więc będące wynikiem planowania dłuższych niż 8-godzinne dni roboczych. Wystarczy bowiem zaplanować dwa dni pracy po 12 godzin, aby taki dzień musiał się pojawić w harmonogramie, gdyż wtedy w trakcie dwóch dni wypracowuje się 24 godziny, a więc odpowiednik czasu pracy dla 3 dni z systemu podstawowego.
Krok 10Ostatnie sprawdzenie – czy nie ma pustych pól w harmonogramie?
Ze względu na wymagania ewidencji czasu pracy, w której od 2019 r. muszą być ujęte rodzaje dni wolnych od pracy PIP wymaga opisania ich już na etapie tworzenia harmonogramów czasu pracy i następnie przeniesienia do kart czasu pracy. Działanie to jest przejrzyste dla zatrudnionych, gdyż otrzymując polecenie dodatkowej pracy mają świadomość, jakie będą zasady jej rekompensaty.
Podsumowanie:
Planowanie czasu pracy w dużych zespołach Pracowników jest obecnie wyzwaniem, jeśli jeszcze dodatkowo chce się sprostać oczekiwaniom zatrudnionych i uwzględnia się tzw. prośby pracowników. Znacząco w tym procesie pomagają aplikacje do zarządzania czasem pracy, jak np. Symfonia InEwi, które pilnują błędów użytkowników i ostrzegają, gdy dochodzi do naruszenia przepisów o czasie pracy, a coraz częściej także pomagają w planowaniu dzięki automatyzacjom czy wykorzystaniu AI.
KOMENTARZ InEwi:
Planowanie harmonogramu w systemie równoważnym wymaga nie tylko znajomości przepisów, ale też dużej precyzji — zwłaszcza przy dłuższych okresach rozliczeniowych. W inEwi upraszczamy ten proces dzięki modułowi do tworzenia grafików pracy, który automatycznie pilnuje zgodności z Kodeksem pracy. Alerty informują użytkownika o potencjalnych błędach i naruszeniach, np. dotyczących odpoczynków dobowych, tygodniowych czy niedziel wolnych od pracy. Moduł do ewidencji czasu pracy pozwala natomiast rejestrować rzeczywisty czas pracy i na bieżąco porównywać go z zaplanowanym grafikiem. Dzięki połączeniu obu funkcji pracodawca może nie tylko szybko zaplanować grafik, ale też skutecznie kontrolować i rozliczać czas pracy zgodnie z przepisami.
Zasady rozliczania czasu pracy pozostają jednymi z najtrudniejszych zagadnień w prawie pracy. Rozliczanie czasu pracy nieustannie budzi wiele wątpliwości. Jest też praktycznie niewykonalne bez znajomości stanowisk PIP oraz orzecznictwa Sądu Najwyższego. Dlatego też postanowiliśmy opracować wyjątkowe, kompleksowe szkolenie z rozliczania czasu pracy: Czas pracy od podstaw – szkolenie trzydniowe.
Dzień 1 szkolenia. Zasady rozliczania czasu pracy
Przedstawiamy szkolenie objaśniające zasady rozliczania czasu pracy. Pierwszego dnia skupimy się na się podstawowych pojęciach dotyczących czasu pracy. Uczestnicy dowiedzą się, jak definiuje się i liczyczas pracy, w jakich sytuacjach podróże służbowe czy szkolenia są wliczane do czasu pracy i jak organizować dyżury. Omówione zostaną różnice między pojęciami normy czasu pracy i wymiaru czasu pracy, zasady regulaminu pracy w kontekście czasu pracy, a także specyfika różnych systemów pracy. Szkolenie będzie również dotyczyć rejestracji czasu pracy, zasad pracy w godzinach nadliczbowych oraz wpływu uprawnień rodzicielskich na planowanie czasu pracy. Dzień zakończy się analizą organizacji czasu pracy pracowników mobilnych i zatrudnionych w grupach kapitałowych.
Dzień 2 szkolenia. Planowanie i dokumentowanie czasu pracy
Drugi dzień szkolenia poświęcony jest planowaniu i dokumentowaniu czasu pracy. Omówione zostaną zasady układania harmonogramów czasu pracy oraz wymogi związane z ich archiwizacją, a także specyfika planowania czasu pracy w różnych systemach, np. 4-brygadówce czy systemie weekendowym. Uczestnicy dowiedzą się o nowych wymogach dotyczących dokumentacji nadgodzin i zasadach ewidencji czasu pracy wprowadzonych od 2019 r. W programie znalazło się również miejsce na dyskusję na temat wymagań dla dokumentacji prowadzonej elektronicznie, w tym archiwizacji różnych typów dokumentów związanych z czasem pracy oraz przechowywania dokumentacji urlopowej. Poruszone zostaną także kwestie związane z dokumentacją dotyczącą urlopów wypoczynkowych, w tym przechowywanie wniosków urlopowych czy dokumentów związanych z odwołaniem pracownika z urlopu.
Dzień 3 szkolenia. Rozliczenia czasu pracy
Trzeciego dnia szkolenia skoncentrujemy się na rozliczeniach czasu pracy. Uczestnicy dowiedzą się o podziale i ustalaniunadgodzin, polecaniu dodatkowej pracy i sposobach jej rozliczania. Omówione zostaną kwestie związane z rekompensatą za nadgodziny, pracą w dni wolne i specyfiką rozliczeń dla różnych grup pracowników, w tym kadry kierowniczej, pracowników tymczasowych i niepełnosprawnych. Na zakończenie dnia przewidziane są warsztaty praktyczne dotyczące konkretnych przypadków rozliczeń.
Szkolenie online. Łączny czas trwania szkolenia wynosi 15 godzin.
Kiedy?
11-13 marca 2026 r., godziny: 10:00-15:00
Gdzie?
szkolenie wyłącznie w formie online
Program
DZIEŃ I
PODSTAWOWE POJĘCIA Z ZAKRESU CZASU PRACY
Czas pracy – pojęcie i korelacje z innymi instytucjami
Od kiedy liczymy czas pracy?
Czy czas zarejestrowany przez system RCP jest w całości zaliczany do czasu pracy?
Kiedy podróż służbowa jest zaliczana do czasu pracy?
Kiedy szkolenie podnoszące kwalifikacje jest zaliczane do czasu pracy?
Jak prawidłowo organizować dyżury pracownikom?
Podstawowe pojęcia z zakresu czasu pracy
Czym się różni pojęcie normy czasu pracy od wymiaru czasu pracy?
Co to jest system a co to rozkład czasu pracy?
Jak liczy się dobę, tydzień i okres rozliczeniowy zgodnie z przepisami KP?
Jak prawidłowo zapewnić odpoczynek dobowy i tygodniowy pracownikowi?
Jakie przerwy są zaliczane do czasu pracy?
Regulamin pracy jako konstytucja w zakresie czasu pracy
Jakie są obligatoryjne postanowienia regulaminu odnośnie czasu pracy?
Co dodatkowo dopisać do regulaminu pracy w zakresie czasu pracy?
Jak uregulować zmiany w harmonogramach czasu pracy?
Jaka może być maksymalna wielkość rocznego limitu nadgodzin?
Systemy czasu pracy
Jakie rozkłady czasu pracy są możliwe w podstawowym czasie pracy?
Jakie mamy odmiany równoważnego czasu pracy?
Które systemy czasu pracy trzeba wprowadzić w treści umów o pracę?
Czym się różni system pracy w ruchu ciągłym od 4-brygadówki?
Kiedy stosuje się przerywany i skrócony czas pracy?
Zasady rejestracji czasu pracy
Jak może być potwierdzana obecność w pracy?
Czym różni się lista obecności od ewidencji czasu pracy?
Jakie wymogi musi spełniać karta ewidencji czasu pracy?
Na czym polega elektroniczna rejestracja czasu pracy?
Ile należy archiwizować dokumenty związane z czasem pracy?
Praca w godzinach nadliczbowych – zasady polecania
Jakie są zasady polecania pracy w godzinach nadliczbowych?
Kiedy nie można zlecić pracy w godzinach nadliczbowych?
Kiedy pracownik może odmówić wykonania polecenia pracy nadliczbowej?
Jakie są limity nadgodzin w skali miesiąca i roku?
Czy nadgodziny oddane w postaci czasu wolnego od pracy wchodzą do rocznego limitu nadgodzin?
Kiedy praca w soboty wchodzi do rocznego limitu nadgodzin?
Wpływ nowych uprawnień związanych z rodzicielstwem na planowanie czasu pracy
Czy wniosek o łączenie pracy z urlopem rodzicielskim może wiązać się z określeniem sztywnych godzin pracy przez pracownika?
Czy osoba łącząca pracę z urlopem rodzicielskim może pracować w godzinach nadliczbowych?
Jak rozliczyć wynagrodzenie za dodatkową pracę pracownika łączącego pracę z urlopem rodzicielskim?
Organizacja czasu pracy pracowników mobilnych i zatrudnionych w kilku podmiotach w grupie kapitałowej – analiza najnowszego orzecznictwa SN
Jak rozliczać czas pracy handlowców, którzy nie mają biura i wyruszają do pracy z domu?
Czy środek lokomocji wpływa na sposób rozliczenia czasu pracy pracownika mobilnego?
Czy powrót do domu pracownika mobilnego po ostatnim spotkaniu z klientem zaliczamy do czasu pracy?
Jak rozliczać czas pracy osoby mającej kilka umów z różnymi podmiotami w ramach jednej grupy kapitałowej?
DZIEŃ II
PLANOWANIE I DOKUMENTACJA CZASU PRACY BEZ TAJEMNIC
Zasady układania harmonogramów czasu pracy
Jakie zasady w zakresie układania harmonogramów czasu pracy obowiązują pracodawców?
W jakiej formie należy archiwizować zmiany wprowadzane do harmonogramów czasu pracy?
Przez ile lat trzeba będzie przechowywać harmonogramy od 2019 r.?
Czy posiadanie harmonogramu w systemie do zarządzania czasem pracy, w którym za pośrednictwem portalu pracowniczego zapoznaje się z nim pracownik jest wystarczające, aby uznać, że harmonogram jest przechowywany?
Czy zmiany w zakresie dokumentacji wymuszą zmiany dotyczące wyglądu harmonogramów tworzonych elektronicznie?
Czy harmonogram elektroniczny musi posiadać plik XML z wszystkimi metadanymi jak w przypadku dokumentacji w aktach osobowych?
Planowanie czasu pracy w różnych systemach czasu pracy
Kiedy warto wydłużać okres rozliczeniowy do 12 miesięcy?
Jak uelastycznić podstawowy czas pracy?
Jak planować pracę w tzw. 4-brygadówce?
Jak prawidłowo układać harmonogramy czasu pracy zatrudnionym w systemach równoważnych czasu pracy?
Jak zorganizować czas pracy zatrudnionym w systemie weekendowym?
Jak przydzielać zadania zatrudnionym w systemie zadaniowym?
Czy osoby zatrudniane w zadaniowym czasie pracy mogą mieć narzucane dni i godziny pracy?
Jakie cechy szczególne będą miały harmonogramy czasu pracy zatrudnionych na część etatu?
Czy można planować pracę ponad wymiar etatu z umowy o pracę?
Praca w godzinach nadliczbowych a nowe wymogi dotyczące dokumentacji
Jak będzie należało dokumentować polecanie nadgodzin od 2019 r.?
Czy wnioski o wyjścia prywatne będą musiały być przechowywane w dokumentacji czasu pracy, czy będzie nadal możliwe stosowanie książek wyjść?
Czy wnioski o odbiory nadgodzin trzeba będzie przechowywać w aktach osobowych, czy wraz z dokumentacją z zakresu czasu pracy?
Czy trzeba będzie na piśmie uzgadniać termin odbioru dnia wolnego za sobotę i taki dokument archiwizować?
Jaki będzie okres przechowywania dokumentacji związanej z pracą w nadgodzinach?
Elementy, jakie musi zawierać ewidencja czasu pracy od 2019 r.
Czy karta ewidencji czasu pracy będzie miała różne długości w zależności od przyjętego okresu rozliczeniowego?
Czy w karcie będzie obowiązek wpisywania czasu pracy „od do”, zamiast liczby przepracowanych godzin np. 8?
Jak będą wpisywane do kart ewidencji czasu pracy dyżuru pracowników?
Czy w karcie trzeba będzie odznaczać dni wolne od pracy?
Czy karta czasu pracy, podobnie jak harmonogramy, będzie musiała być podpisywana przez pracownika?
Nowa dokumentacja z zakresu czasu pracy
Jakie wymagania będzie musiała spełniać dokumentacja czasu pracy prowadzona elektronicznie?
Jakie dokumenty z dotychczasowych akt pracowniczych należy przechowywać w nowej dokumentacji czasu pracy?
Jakie wnioski dotyczące czasu pracy należy przechowywać w nowej dokumentacji czasu pracy?
Czy polecenia pracy w godzinach nadliczbowych wydane elektronicznie trzeba będzie drukować i przechowywać w dokumentacji czasu pracy?
Jakie dokumenty dotyczące zadaniowego czasu pracy należało będzie archiwizować?
Czy konieczne będzie przechowywanie wniosków o odbiór nadgodzin w postaci czasu wolnego od pracy?
Czy dokumentacja z zakresu czasu pracy może być prowadzona w sposób elektroniczny, jeśli akta pracownicze będą nadal prowadzone w tradycyjnej formie?
Jak dołączyć do dokumentacji elektronicznej czasu pracy wniosek pracownika o indywidualny rozkład czasu pracy?
Zasady przechowywania dokumentacji z zakresu czasu pracy
Czy dokumentację z zakresu czasu pracy trzeba przechowywać przez ten sam okres co akta osobowe pracowników?
Czy istnieją dokumenty z obszaru czasu pracy, które będzie należało przechowywać 50 lat?
Jakie dokumenty dotyczące czasu pracy będzie trzeba przechowywać 10 lat?
Jakie dokumenty dotyczące czasu pracy będzie można przechowywać jedynie przez okres 3 lat?
Dokumentacja dotycząca urlopów wypoczynkowych
Czy w dokumentacji urlopowej należy przechowywać wnioski o urlopy szkoleniowe i okolicznościowe?
Czy jest obowiązek przechowywania odrzuconych wniosków urlopowych?
Czy wycofane wniosku urlopowego przez pracownika pozwala na wyrzucenie i niearchiwizowanie wniosku?
Czy należy przechowywać dokumenty dotyczące odwołania pracownika z urlopu?
Jak długo należy przechowywać dokumentację urlopową?
DZIEŃ III
ROZLICZENIE CZASU PRACY W PIGUŁCE
Jak podzielić nadgodziny na dobowe i średniotygodniowe?
Jak ustalić nadgodziny dobowe w różnych systemach czasu pracy?
Kiedy dojdzie do dodatkowej pracy, której nie da się zakwalifikować do żadnej doby pracowniczej, i jak ją rozliczyć?
Jak PIP wylicza ilość nadgodzin średniotygodniowych?
Kiedy dochodzi do pracy w nadgodzinach u niepełnoetatowców?
Czy naruszenie doby pracowniczej przez pracownika w wykonaniu zawsze wiąże się z dodatkiem 50% do wynagrodzenia?
Jak rekompensować nadgodziny czasem wolnym od pracy?
Do kiedy najpóźniej można oddawać czas wolny za nadgodziny?
Czy opłaca się oddać czas wolny w proporcji 1:1,5 w innym miesiącu niż miały miejsce nadgodziny?
Jakie elementy i formę powinien mieć wniosek o odbiór godzin nadliczbowych?
Czym różni się w praktyce odbiór nadgodzin od odpracowania wyjścia prywatnego?
Jak ewidencjonować odbiory czasu wolnego i w jaki sposób wpływają one na wynagrodzenie pracownika?
Jak prawidłowo rekompensować pracę w dni wolne od pracy?
Za pracę w które dni wolne od pracy należy oddawać cały dzień wolny?
Jak płacimy za dodatkową pracę w dzień wolny od pracy, którego nie można było pracownikowi oddać?
Kiedy powstaną nadgodziny dobowe w dniu wolnym od pracy?
Czy oddanie dnia wolnego trwającego 6 godzin zrekompensuje w całości pracę wykonaną w wolną sobotę trwającą przez 8 godzin?
Kiedy nieuzgodnienie terminu dnia wolnego od pracy pozwala pracodawcy na wypłatę wynagrodzenia?
Warsztaty praktyczne z rozliczania godzin nadliczbowych
Jak rozliczyć nadgodziny dobowe w równoważnym systemie czasu pracy?
Kiedy dochodzi do pracy w godzinach nadliczbowych w zadaniowym czasie pracy i jak je rozliczać?
Jak rozliczyć nadgodziny średniotygodniowe w dłuższym niż 1-miesięczny okresie rozliczeniowym?
Jak rozliczać nadgodziny przypadające na przełomie okresu rozliczeniowego?
Kiedy powstaną nadgodziny średniotygodniowe w przypadku niepełnoetatowca?
Rozliczanie czasu pracy kadry kierowniczej
Kto jest kierownikiem wyodrębnionej komórki organizacyjnej pracodawcy?
Kiedy kierownicy mogą mieć prawo do wynagrodzenia za nadgodziny?
Czy kierownikom należy oddawać dni wolne za pracę w soboty?
Jak rekompensować dodatkową pracę niepełnosprawnemu kierownikowi?
Czy kierownik zatrudniony na część etatu ma prawo do wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe?
Jak traktować osoby p.o. osób zarządzających?
Rozliczanie czasu pracy pracowników tymczasowych
Kto decyduje o nadgodzinach pracowników tymczasowych?
Jak rozliczać i dokumentować nadgodziny pracownikom tymczasowym?
Jak na rozliczanie czasu pracy wpłynie zmiana statusu z pracownika tymczasowego na pracownika stałej załogi pracodawcy?
Kto odpowiada za naruszanie przepisów o nadgodzinach pracowników tymczasowych?
Jakie są wymogi co do ewidencji czasu pracy pracowników tymczasowych?
Rozliczanie czasu pracy pracowników niepełnosprawnych
Kiedy pracownicy niepełnosprawni mogą pracować w nadgodzinach?
Czy u pracowników niepełnosprawnych dla rozliczenia nadgodzin ma znaczenie okres rozliczeniowy?
Jaki charakter ma norma tygodniowa czasu pracy w przypadku lekkiego stopnia niepełnosprawności?
Czy niepełnosprawny kierownik może pracować w godzinach nadliczbowych?
Czy niepełnosprawny pracownik może pracować w soboty i mieć oddawane w tygodniu inne dni wolne od pracy?
Rozliczanie czasu pracy niepełnoetatowców
Kiedy godziny ponadwymiarowe są wynagradzane dodatkiem 50%?
Czy może dojść do nadgodzin, jeśli nie wystąpiły godziny ponadwymiarowe?
Czy w zamian za godziny ponadwymiarowe można oddać czas wolny od pracy?
Kiedy rozliczamy oddzielnie wynagrodzenie i dodatek za godziny ponadwymiarowe?
Jak zrekompensować pracę w sobotę zatrudnionemu w niepełnym wymiarze czasu pracy?
WYKŁADOWCA SZKOLENIA Z CZASU PRACY:
Łukasz Prasołek – ukończył z wyróżnieniem wydział prawa UW oraz studia podyplomowe Zarządzanie Zasobami Ludzkimi w Organizacji w SGH, w latach 2003-2006 pracownik Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy, specjalizujący się w praktycznych aspektach czasu pracy i czasu pracy kierowców, a w latach 2006-2015 pracownik Izby Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych Sądu Najwyższego. Od 1.1.2016 r. prowadzi własną działalność gospodarczą Nowoczesne Kadry Łukasz Prasołek.
Jest autorem książek: „Czas pracy kierowców. Procedury, rozliczenia, wzory” (Wyd. C.H. BECK, 5 wydań), „Rozliczanie czasu pracy. 100 kazusów” (INFOR 2011) „Dokumentacja czasu pracy” (Wyd. C.H. BECK, 2 wydania). Jest również współautorem komentarzy naukowych do ustaw o systemie ubezpieczeń społecznych, zasiłkowej, wypadkowej oraz o emeryturach i rentach z FUS, a także książek dotyczących różnych aspektów prawa pracy wydawanych w serii Pogotowie Kadrowe przez Wydawnictwo ODDK. Jest również stałym współpracownikiem dzienników Rzeczpospolita i Gazeta Prawna oraz wielu innych wydawnictw branżowych skierowanych do działów kadr i płac oraz do firm transportowych.
Od 10 lat prowadzi szkolenia z czasu pracy, wynagrodzeń oraz różnych aspektów prawa pracy w orzecznictwie Sądu Najwyższego, jest również wykładowcą na kursach dla specjalistów ds. kadr i płac.
Cena:
1.440,00 zł netto (1771,20 zł z VAT) za udział w szkoleniu 1 osoby
Cena obejmuje: udział w szkoleniu online, materiały w wersji elektronicznej, certyfikat PDF.
W związku z dużymi problemami uczestników naszej konferencji o czasie pracy dotyczącymi rozwiązania przygotowanego testu z pytaniami miedzy innymi o nadgodziny w przestrzeniach międzydobowych, zdecydowaliśmy się szerzej omówić zagadnienie rozliczania dodatkowej pracy przypadającej nie w dobach pracowniczych, gdyż okazało się, że to bardzo trudne zadanie także dla ekspertów z obszaru kadrowo-płacowego.
Co to jest przestrzeń międzydobowa i kiedy ona powstaje?
Od 2004 r. w naszych przepisach dotyczących czasu pracy funkcjonuje pojęcie doby pracowniczej, przez którą rozumiemy kolejne 24 godziny, licząc od planowanego w rozkładzie czasu pracy rozpoczęcia pracy. Zatem, gdy pracownik pracuje w sztywnym i stałym rozkładzie czasu pracy, np. 8.00 – 16.00 od poniedziałku do piątku, to doby liczymy w ciągłości od 8.00 do 8.00 w kolejnych dniach i nie ma pomiędzy nimi żadnych przerw. Jednak przy pracy zmianowej lub w systemach równoważnych, w których nie ma sztywnych zmian, a praca jest planowana nierównomiernie sytuacja będzie bardziej skomplikowana.
Rozważmy bowiem taki przypadek:
Poniedziałek – praca planowana: 6.00 – 14.00,
Wtorek – praca planowana: 14.00 – 22.00,
Środa – praca planowana: 22.00 – 6.00,
W takiej sytuacji poniedziałkowa doba pracownicza trwa od 6.00 w poniedziałek do 6.00 we wtorek, doba wtorkowa natomiast dopiero od godziny 14.00 we wtorek do 14.00 w środę, a doba środowa z kolei od godziny 22.00 w środę do 22.00 w czwartek. Zatem pomiędzy dobą poniedziałkową a wtorkową mamy 8 godzin przerwy (6.00 – 14.00 we wtorek) i taką samą przerwę mamy między dobą wtorkową, a środową (14.00 do 22.00 w środę).
Taki harmonogram czasu pracy jest oczywiście prawidłowy i nie wiążą się z nim żadne komplikacje dopóki nie dojdzie do dodatkowej pracy w przestrzeniach czasowych przypadających pomiędzy dobami pracowniczymi, które w praktyce są różnie określane, jako przestrzenie międzydobowe, czy tzw. „czarne dziury” między dobami.
Kiedy mamy do czynienia z takim przypadkami?
Co do zasady będą to zawsze sytuacje, gdy w kolejnym dniu roboczym praca jest planowana pracownikowi później niż w dniu poprzednim, np. poniedziałek 8.00 – 12.00, a wtorek 10.00 – 18.00. Powyższe dotyczy oczywiście także pracy zmianowej i takich jej rozkładów, gdy w kolejnych dniach następuje praca na wyższej zmianie roboczej, co występuje zarówno w podstawowym jak i równoważnym systemie czasu pracy.
Dodatkowo należy pamiętać o sztywnych definicjach niedzieli oraz święta, wynikających z przepisów Kodeksu pracy, które mogą spowodować powstanie tzw. czarnych dziur pomiędzy nimi, a pierwszym dniem roboczym. Przykładowo, gdy czas trwania niedzieli (święta) u pracodawcy nie został zdefiniowany to co do zasady trwa ona od 6.00 w niedzielę do 6.00 w poniedziałek, a więc pracownicy biurowi pracujący w godzinach 9.00 – 17.00, mają co poniedziałek przestrzeń międzydobową trwającą 3 godziny, przypadającą od 6.00 do 9.00.
Najdłuższe przestrzenie międzydobowe występują w praktyce w rozkładach pracy zmianowej, gdyż mogą wynosić:
8 godzin przy przejściu ze zmiany I na II w systemie podstawowym (np. 6.00 – 14.00),
12 godzin przy przejściu ze zmiany I na II w systemie równoważnym (np. 6.00 – 18.00),
16 godzin przy przejściu ze zmiany I na III w systemie podstawowym (np. 6.00 – 22.00).
Zasadniczo przestrzeń międzydobowa to okres krótszy niż 24 kolejne godziny, gdyż zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego i przyjętą przez PIP praktyką taki okres przypadający po zmianie roboczej pracownika może już być potraktowany jako dzień wolny od pracy.
Jaka jest ogólna zasada rozliczania dodatkowej pracy w tzw. czarnej dziurze?
W 2013 r. MRPiPS rozstrzygnęło, że praca dodatkowa przypadająca w przestrzeniach międzydobowych (czyli nadgodziny w przestrzeniach międzydobowych) nie może być rozliczona jako nadgodziny dobowe, gdyż nie przypada ona w dobie pracowniczej, a przed dobą lub pomiędzy dobami. W takiej sytuacji dla zatrudnionych na cały etat powstaną nadgodziny średniotygodniowe, gdyż mamy tylko dwie kategorie nadgodzin w Kodeksie pracy i jeśli dodatkowa praca nie stanowi nadgodziny dobowej, to w praktyce przekroczy ona przeciętną 40-godzinną tygodniową normę czasu pracy i musi zostać zakwalifikowana jako nadgodzina średniotygodniowa. Działamy tutaj więc trochę na zasadzie wykluczenia, skoro nie mogła to być nadgodzina dobowa, to wliczamy ją do puli średniotygodniowych.
Praktykę taką przyjęła następnie PIP i takie kieruje wystąpienia do pracodawców, którzy jeszcze liczą inaczej nadgodziny, gdyż przyjęte wtedy metody są mniej korzystne dla pracowników, ponieważ należy pamiętać, że nadgodziny średniotygodniowe dają zawsze prawo do dodatku 100% do wynagrodzenia.
Czy praca dłuższa niż 9 godzin w przypadku przestrzeni międzydobowej jest rozliczana tak samo?
Czarna dziura może trwać nawet 16 godzin, gdy pracownik przechodzi z dnia na dzień z pierwszej zmiany na trzecią zmianę, gdyż wtedy doba pierwszej zmiany kończy się np. o 6.00, a doba pracownicza w przypadku 3-ciej zmiany rozpocznie się w tym samym dniu kalendarzowym, ale dopiero od 22.00. Możliwe jest więc, że w przestrzeni międzydobowej dojdzie do pracy dłuższej niż 8 godzin i wtedy pojawia się pytanie, czy tak jak w dobach pracowniczych czy dniach wolnych od pracy pierwsze 8 godzin traktujemy jako nadgodziny średniotygodniowe, a godziny powyżej 8-mej godziny jako nadgodzin dobowe? Czy tutaj obowiązuje zasada pierwszeństwa normy dobowej?
Otóż nie, co potwierdziło MRPiPS w kolejnym stanowisku z 2017 r., wskazując, że norma dobowa – jak sama nazwa wskazuje – dotyczy tylko doby pracowniczej, a przestrzeń międzydobowa to okres krótszy niż 24 godziny i nie może być uznana za dobę pracowniczą. Zatem, gdyby w tym okresie pracownik zatrudniony na cały etat wykonał 9 godzin dodatkowej pracy, to wszystkie je rozliczymy jak nadgodziny średniotygodniowe z dodatkiem 100% wynagrodzenia, a więc 9-ta godzina nie będzie w takim przypadku nadgodziną dobową.
Jak rozliczyć niepełnoetatowca w przypadku pracy w tzw. czarnej dziurze?
W przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy dodatkowa praca w przestrzeni międzydobowej nie spowoduje co do zasady przekroczenia przeciętnej 40-godzinnej normy tygodniowej, a więc nie powstaną ani nadgodziny średniotygodniowe, ani dobowe. Potwierdził to Główny Inspektorat Pracy w swoim stanowisku z 2022 r., przyjmując, że w takiej sytuacji dodatkowa praca powinna zostać rozliczona jako godziny ponadwymiarowe, a więc powinna zostać rozliczona zwykłą stawką wynagrodzenia bez żadnego dodatku.
Możliwe jest oczywiście, że taka praca przekroczy określony w umowie o pracę zawartej z takim pracownikiem tzw. limit godzin ponadwymiarowych, i wtedy w zależności od sposobu jego określenia pracownik otrzyma dodatki w wysokości dodatków za godziny nadliczbowe. Nadal jednak nie będzie to praca nadliczbowa, a jedynie praca wynagradzana dodatkiem o takiej samej wartości finansowej.
Co należy zapamiętać?
Kluczowe do zapamiętania są zatem 3 tezy:
Praca w przestrzeni międzydobowej w przypadku pracownika zatrudnionego na pełen etat to zawsze nadgodziny średniotygodniowe,
Praca w przestrzeni międzydobowej dla niepełnoetatowca oznacza rozliczenie godzin ponadwymiarowych i ewentualnie weryfikację umownego ich limitu.
W przestrzeni międzydobowej nie obowiązuje norma dobowa wynosząca 8 godzin.
Czas pracy od wielu lat jest jedną z najtrudniejszych części prawa pracy, a najwięcej problemów praktycznych budzi jego rozliczanie, które przysparza działom kadr wiele problemów. Dlatego zdecydowaliśmy się na przygotowanie warsztatów dla zaawansowanych, które są drugą częścią warsztatów z rozliczania czasu pracy, ale stanowią również odrębną całość i są skierowane dla osób zajmujących się w praktyce problematyką rozliczania czasu pracy. Wszystkich zainteresowanych tematem zapraszamy na specjalistyczne warsztaty “Rozliczanie nadgodzin dla zaawansowanych”.
W trakcie zajęć zostaną przeanalizowane stanowiska urzędowe oraz wyroki Sądu Najwyższego z okresu ostatnich kilku lat i w formie warsztatowej uczestnicy nabędą praktyczne umiejętności w zakresie rozliczania czasu pracy w nietypowych sytuacjach.
Kiedy? 10 grudnia 2025 r., godziny: 10:00 – 15:00
Gdzie? szkolenie wyłącznie w formie online
Program
Wyjścia prywatne i ich odpracowania
Czy pracownik niepełnosprawny z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności może odpracować wyjście prywatne?
Czy nieodpracowanie wyjścia prywatnego przez pracownika niepełnosprawnego uzasadnia zmniejszenie mu wynagrodzenia z tego tytułu?
Czy pracownik niepełnosprawny, który ma zgodę lekarza na pracę w godzinach nadliczbowych może odpracować wyjście prywatne w dowolnych terminach?
Czy kobieta w ciąży może odpracować wyjście prywatne w innym dniu niż miało ono miejsce?
Czy pracownik będący rodzicem dziecka do lat 4 może odpracować wyjście prywatne w innym dniu niż miało ono miejsce?
Zasady ustalania godzin nadliczbowych
Czy praca powyżej 8 godzin przypadająca w tzw. przestrzeni międzydobowej (czarnej dziurze) jest w całości rozliczana jako nadgodziny średniotygodniowe?
Czy godziny nadliczbowe mogą wystąpić w dobie, w której pracownik wykorzystywał urlop wypoczynkowy?
Jak rozliczyć nadliczbową pracę w pierwszym dniu po urlopie wypoczynkowym przypadającą przed dobą pracowniczą?
Czy w dniu, w którym pracownik korzystał z 2 godzin opieki nad dzieckiem do lat 14 i pracował faktycznie 6 godzin dojdzie do nadgodzin dobowych, jeśli pracownik zostanie w pracy o 2 godziny dłużej?
Czy oddanie dnia wolnego za pracę w sobotę trwającą 8 godzin w dniu, kiedy w harmonogramie czasu pracy pracownik ma zaplanowane 6 godzin pracy stanowi wystarczającą rekompensatę pracy w sobotę?
Czy kierownik wyodrębnionej komórki organizacyjnej ma prawo do wynagrodzenia za nadgodziny, jeśli wykonuje pracę na równi ze swoimi podwładnymi?
Wynagrodzenie za godziny nadliczbowe
Jak zmiana stawki wynagrodzenia w trakcie miesiąca kalendarzowego wpływa na rozliczenie wynagrodzenia za nadgodziny dobowe?
Czy można wypłacać stały – miesięczny ryczałt za nadgodziny pracownikowi, który wypracowuje je tylko przez część roku w trakcie sezonu np. produkcyjnego, czy turystycznego?
Czy stale, czyli co miesiąc wypłacane nagrody powinny być uwzględnione przy obliczaniu wynagrodzenia za nadgodziny?
Jak sąd pracy wyliczy wynagrodzenie za nadgodziny, gdy pracownik ma dodatkową umowę zlecenia z pracodawcą w celu obejścia przepisów o nadgodzinach?
Czy w przypadku zaplanowania pracownikowi zatrudnionemu w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym w harmonogramie większej ilości godzin pracy niż wynikałoby z danego miesiąca i zwolnienia pracownika z pracy z końcem takiego miesiąca należy mu wypłacić wynagrodzenie za nadgodziny, jeśli pracownik przez cały ten okres nie przepracował ani 1 godziny korzystając ze zwolnienia lekarskiego?
Czy szkoda wyrządzona przez pracownika produkcyjnego może zostać odpracowana w wolną sobotę, za którą pracownik nie otrzyma wynagrodzenia zgodnie z ugodą pozasądową zawartą z pracodawcą?
Kiedy możliwe jest miarkowanie wynagrodzenia za nadgodziny przez sąd pracy?
Czas wolny za godziny nadliczbowe
Czy pracodawca musi oddać dzień wolny w innym terminie, gdy w dniu kiedy był zaplanowany dzień wolny w zamian za pracę w sobotę/niedzielę pracownik korzystał ze zwolnienia lekarskiego?
Czy choroba w dniu wolnym wyznaczonym w zamian za święto przypadając w sobotę uprawnia pracownika do żądania udzielenia dnia wolnego w innym terminie?
Czy podpisany wniosek pracownika o odbiór nadgodzin w postaci czasu wolnego i uwzględnienie tej informacji w ewidencji czasu pracy jest równoznaczne z jego wykorzystaniem w przypadku, gdy pracownik zachoruje w dniu, kiedy taki czas wolny był zaplanowany?
Czy możliwe jest oddanie czasu wolnego za godziny ponadwymiarowe wypracowane przez pracownika zatrudnionego na część etatu?
Ewidencja czasu pracy
Czy ewidencja czasu pracy może się składać z kilku dokumentów?
Czy ewidencja czasu pracy musi być prowadzona na bieżąco, czy może być uzupełniana przed zamknięciem listy płac?
Czy w ewidencji czasu pracy muszą być wykazywane przerwy na karmienie dziecka piersią?
Czy w przypadku zatrudnionych w systemie zadaniowego czasu pracy trzeba wykazywać wymiar absencji w kartach ewidencji czasu pracy?
Czy lista obecności i ewidencja czasu pracy będą przechowywane przez taki sam okres czasu?
Cena obejmuje: udział w szkoleniu online, materiały w wersji elektronicznej, certyfikat PDF.
Jak prawidłowo wyznaczyć dzień wolny za święto, które przypadnie w sobotę?
Na skutek wyroku TK z 2 października 2012 r. (K 27/11) w sytuacjach, gdy święto wypada w sobotę, która u większości pracodawców jest nadal dniem wolnym od pracy z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, pracodawcy muszą wyznaczyć w zamian inny dzień wolny. W 2025 r. sytuacja taka ma miejsce dwukrotnie, gdyż święta 3 maja oraz 1 listopada przypadają w soboty.
Jak święta wpływają na czas pracy?
Algorytm obliczania wymiaru czasu pracy obowiązującego pracownika w okresie rozliczeniowym został ustalony w art. 130 k.p. i przyjęto w nim, że każde święto przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy. Zatem, gdy święto przypadnie w niedzielę jest neutralne w punktu widzenia czasu pracy, ale gdy święto przypadnie w sobotę, to obniża czas pracy o 8 godzin. Taka sytuacja oznacza bowiem w praktyce, że pracownik nie będzie miał w tym terminie dnia wolnego z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy, gdyż zostanie on „wyparty” przez święto. Zatem, aby w okresie rozliczeniowym obowiązującym pracownika zgadzała się liczba dni wolnych od pracy konieczne jest wyznaczenie wszystkim pracownikom dodatkowego dnia wolnego od pracy.
W jaki sposób oznaczyć oddany dzień wolny za święto w harmonogramie?
Wyznaczany dzień wolny może zostać oznaczony specjalnym symbolem wskazującym, że jest on zaplanowany za święto, które przypadło w sobotę, ale nie ma takiej konieczności, gdyż w praktyce jest to po prostu dzień wolny z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy. Błędem jest zatem oznaczanie takiego dnia w harmonogramach jako dnia wolnego za święto, np. DWŚ, gdyż pracownik w święto nie pracował i nie ma podstawy do udzielenia mu takiego dnia wolnego. Na skutek tego, że dzień świąteczny wypadł w sobotę, pracownik nie skorzystał w danym tygodniu z dnia wolnego z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy i to właśnie taki dzień powinien mu zostać oddany w innym terminie.
Czy wyznaczony dzień wolny musi być w tym samym miesiącu?
Algorytm obliczania wymiaru czasu pracy dotyczy okresu rozliczeniowego, a więc wyznaczony dzień wolny nie musi być w tym samym miesiącu kalendarzowym, jeśli u pracodawcy są stosowane dłuższe okresy rozliczeniowe czasu pracy. Przykładowo, jeśli firma korzysta z 3-miesięcznych okresów rozliczeniowych pokrywających się z kwartałami w roku kalendarzowym, to dzień wolny za święto 3 maja może zaplanować już w kwietniu, np. w Wielki Piątek, jak i dopiero w czerwcu, np. w piątek po Bożym Ciele. Gdyby pracodawca stosował 1-miesięczne okresy rozliczeniowe, to dzień wolny bezwzględnie musiałby przypadać w trakcie miesiąca, np. 2 maja wyznaczony jako dzień wolny za święto 3 maja oraz 10 listopada zaplanowany jako dzień wolny za święto 1 listopada.
Dni wolne nie muszą być także wyznaczane odgórnie, a możliwe jest pozostawienie pracownikom wyboru terminu dnia wolnego i złożenia indywidualnych wniosków w tym zakresie, które będą akceptowali managerowie. W takich przypadkach jednak osoby zarządzające powinny bezwzględnie dopilnować, aby każdy pracownik złożył wniosek, gdyż nie wykorzystanie dnia wolnego w okresie rozliczeniowym spowoduje przepracowanie zbyt dużej liczby godzin i będzie uznane przez PIP jako planowanie pracy w godzinach nadliczbowych. Działanie takie grozi zatem mandatem, a dodatkowo spowoduje ono duże koszty płacowe, gdyż nieoddanie dnia wolnego od pracy oznacza powstanie nadgodzin średniotygodniowych, które uprawniają pracownika do wynagrodzenia ze 100% dodatkiem za nadgodziny.
Co z osobami nowo przyjętymi do pracy?
Wyznaczanie dni wolnych w dłuższym odstępie czasowym od dnia świątecznego może spowodować problemy z rozliczeniem czasu pracy, gdy u pracodawcy pojawiają się nowi pracownicy lub ktoś z dotychczas zatrudnionych odchodzi z pracy.
Jeśli pracodawca wyznaczyłby dzień wolny w zamian za święto 3 maja 2025 r. w piątek po Bożym Ciele, czyli w dniu 20 czerwca, to osoby które rozpoczną pracę w takiej firmie od dnia 1 czerwca nie mają uprawnienia do skorzystania z takiego dnia wolnego od pracy, gdyż w okresie ich zatrudnienia nie przypada święto, które miało miejsce w sobotę. Dlatego takie osoby mogą pracować w dniu 20 czerwca albo skorzystać w tym dniu z urlopu wypoczynkowego lub innej absencji. Pracodawca nie musi im bowiem oddać dnia wolnego od pracy, a w praktyce skorzystanie z takiego dnia, który był wyznaczony dla całej firmy będzie oznaczało, że taka osoba będzie miała niedopracowany czas pracy o 8 godzin.
Odwrotnie wyglądała będzie sytuacja, gdy pracownik dołącza do organizacji od 1 maja 2025 r., a cała firma miała dzień wolny za święto 3 maja wyznaczony w piątek przed Wielkanocą. W takim przypadku nowy pracownik zatrudniony w maju powinien mieć odrębnie wyznaczony dzień wolny od pracy w innym terminie, gdyż w przeciwnym razie wypracuje nadgodziny średniotygodniowe, pracując o 8 godzin za dużo.
Czy można obniżyć wymiar czasu pracy godzinowo?
Pracodawcy muszą obligatoryjnie wyznaczyć cały dzień wolny, gdyż obniżenie wymiaru czasu pracy o 8 godzin oznaczałoby, że co prawda zgadzałaby się liczba wypracowanych godzin, a więc nie powstałyby nadgodziny średniotygodniowe, ale doszłoby do naruszenia zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Pracownik miałby bowiem za dużą liczbę dni roboczych w okresie rozliczeniowym, a suma zaplanowanych dni wolnych od pracy byłaby mniejsza niż suma świąt, niedziel oraz sobót przypadających w takim okresie. Dlatego konieczne jest dla ogółu zatrudnionych zaplanowanie dnia wolnego od pracy w zamian za święto przypadające w niedzielę.
Czy choroba pracownika w dniu, gdy miał wyznaczony dzień wolny za święto uprawnia do wyznaczenia kolejnego dnia wolnego?
Dzień wolny wyznaczony w zamian za święto, jakie przypadło w sobotę ma taki sam charakter prawny jak każda wolna sobota, a więc jest to dzień wolny z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy i choroba w takim dniu nie wpływa na czas pracy pracownika. Zatem, gdy taka sytuacja będzie miała miejsce, to przyjmuje się, że dzień wolny został pracownikowi prawidłowo zapewniony i nie może on już domagać się udzielenia go w innym terminie. Można taki przypadek porównać do zwolnienia lekarskiego, które przypada od środy do wtorku i obejmuje weekend, a więc przypada ono także w sobotę i nikt pracownikowi nie oddaje wtedy w zamian innego dnia wolnego od pracy. Powyższe wynika z faktu, że choroba w dniu wolnym od pracy jest neutralna z punktu widzenia czasu pracy, a więc nie powoduje obniżenia wymiaru czasu pracy.
Niedługo zacznie obowiązywać nowa ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia, która reguluje znacznie bardziej szczegółowo niż dotychczasowe przepisy zasady określające czas pracy stażystów. Dlatego warto zapoznać się z planowanymi zmianami.
Ogólne zasady współpracy ze stażystami
Zgodnie ze słowniczkiem nowej ustawy staż oznacza nabywanie przez bezrobotnego wiedzy i umiejętności przez wykonywanie zadań w miejscu pracy bez nawiązania stosunku pracy z pracodawcą. W takim przypadku zawierana jest jednak trójstronna umowa pomiędzy starostą, organizatorem stażu, czyli np. pracodawcą oraz bezrobotnym. Staż może trwać od 3 do maksymalnie 12 miesięcy.
Ustawa nakłada na organizatora stażu szereg obowiązków przed jego rozpoczęciem, jak i w trakcie odbywania stażu, w tym z zakresu bhp, profilaktycznej opieki zdrowotnej oraz w przeciwieństwie do starych rozwiązań reguluje kwestie związane z czasem pracy.
Ile godzin może pracować stażysta?
Czas pracy stażystów i zasady z nim związane reguluje przede wszystkim art. 118 ustawy o rynku pracy, który odwołuje się do wielu instytucji czasu pracy z Kodeksu pracy lub zawiera regulacje wzorowane na rozwiązaniach dotyczących pracowników.
Co do zasady stażystów obowiązują normy czasu pracy analogiczne jak pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy, gdyż przyjęto, że:
czas realizacji programu stażu przez bezrobotnego odbywającego staż nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 3 miesięcy albo
czas realizacji programu stażu bezrobotnego będącego osobą niepełnosprawną zaliczoną do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności nie może przekraczać 7 godzin na dobę i 35 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 3 miesięcy.
Zatem należy przyjąć, że stażysta powinien odbywać staż w systemie podstawowym i obowiązują go normy dobowa oraz przeciętna tygodniowa czasu pracy, z uwzględnieniem także statusu osoby niepełnosprawnej.
W ustawie zastrzeżono jednak, że czas realizacji programu stażu nie może być krótszy niż 20 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 3 miesięcy.
Czy stażysta ma mieć zapewnione odpoczynki takie same jak pracownicy?
Odpowiedź na to pytanie wynika wprost z art. 116 ust. 2 ustawy o rynku pracy, który wskazuje na obowiązki organizatora stażu, jakie powinny być realizowane na zasadach przewidzianych dla pracowników. Jednym z takich obowiązków jest właśnie zapewnienie stażyście odpowiednich okresów odpoczynku.
Zatem stażysta powinien mieć w każdej dobie zapewniony nieprzerwany 11-godzinny odpoczynek, a dodatkowo w tygodniu nieprzerwany 35-godzinny odpoczynek. Stażyści co do zasady nie powinni pracować na zmiany, a więc odpoczynek tygodniowy powinien mieć zawsze powyższą długość, gdyż jego skracanie jest w Kodeksie pracy dozwolone jedynie w przypadku tzw. łamania zmian, czyli przejścia ze zmiany na zmianę zgodnie z obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy.
Czy stażystę obowiązuje regulamin pracy?
Zgodnie z art. 116 ust. 1 pkt 2 ustawy o rynku pracy przed powierzeniem wykonywania zadań stażyście organizator stażu powinien go zapoznać z regulaminem pracy obowiązującym u niego, a stażysta ma wprost określone w ustawie 2 obowiązki z tym związane:
przestrzeganie przepisów i zasad obowiązujących u organizatora stażu, w szczególności regulaminu pracy, tajemnicy służbowej, przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych, a także
przestrzeganie ustalonego przez organizatora rozkładu czasu pracy.
Należy więc przyjąć, że stażystę obowiązują zasady organizacji pracy takie jak pracowników, a więc np. muszą podpisywać listę obecności, jeśli takowa obowiązuje u pracodawcy i wiąże ich także rozkład czasu pracy obowiązujący w komórce, w której będą odbywać staż. Rozkład czasu pracy jest rozumiany powszechnie jako dni i godziny pracy, a więc jeśli praca jest w danym dziale odbywana od 8.00 do 16.00 od poniedziałku do piątku, to zasady takie obowiązują także stażystę. Rozkład czasu pracy może być również ruchomy, czyli określający widełki godzinowe rozpoczynania i kończenia pracy, a wtedy również on może obowiązywać stażystę, np. rozpoczynanie pracy w przedziale godzinowym od 7.00 do 9.00.
Czy staż może odbywać się w niedziele, święta lub w nocy?
Co do zasady bezrobotny nie może odbywać stażu w niedziele i święta, w porze nocnej oraz w systemie pracy zmianowej, ani w godzinach nadliczbowych, chyba że organizator stażu pracy uzyska zgodę starosty w powyższym zakresie, ze względu na charakter pracy wykonywanej w danym zawodzie. Taka zgoda nie może jednak w żadnym przypadku dotyczyć pracy w godzinach nadliczbowych, a więc tutaj obowiązuje zakaz bezwzględny.
Co do zasady więc staże powinny być realizowane od poniedziałku do soboty na jedną zmianę i w porze dziennej. Jeśli w danym obszarze funkcjonowania pracodawcy soboty są dniami pracującymi dla załogi, to również stażyści mogą odbywać staż w takie dni przy zapewnieniu im innego dnia wolnego w okresie rozliczeniowym, aby zachować zasadę przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy.
Czy stażysta może zostać wysłany w delegację i na szkolenie?
Ustawa o rynku pracy przewiduje wprost, że bezrobotny odbywający staż może wziąć udział w podróży służbowej i szkoleniu zorganizowanym z inicjatywy organizatora stażu lub za jego zgodą na zasadach przewidzianych dla pracowników.
Zatem w przypadku podróży służbowej czas dojazdu do miejsca docelowego i powrotu z niego nie zawsze zostanie zaliczony do czasu pracy stażysty, jeśli nie pokrywa się on z rozkładem czasu pracy obowiązującym w takim dniu. Ze względu na bezwzględny zakaz nadgodzin należy jednak uważać, gdy w podróż wyjeżdża także stażysta, aby czas pracy rozliczony z tytułu takiego wyjazdu służbowego nie przekraczał 8 godzin. Powyższe oznacza również, że udział w szkoleniach nie może odbywać się poza godzinami odbywania stażu, gdyż w przypadku pracowników czas takiego obowiązkowego szkolenia zostałby zaliczony do pracy w godzinach nadliczbowych, a tych nie może wykonywać stażysta. Szkolenia powinny zatem odbywać się w godzinach, w których realizowany jest staż.
Czy stażysta będzie korzystał z urlopu wypoczynkowego?
Stażyści nie będą mieli prawa do urlopu wypoczynkowego na zasadach dotyczących pracowników, ale będą mieli analogiczne uprawnienie, a mianowicie dni wolne z zachowaniem prawa do otrzymywanego stypendium. Wymiar ich będzie naliczany po 2 dni za każde 30 dni kalendarzowych odbywania stażu, a będą one udzielane na podstawie wniosku stażysty i muszą być wykorzystane w naturze, gdyż nie przewidziano odpowiednika ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.
Z przepisu wynika ponadto wyraźnie, że za ostatni miesiąc odbywania stażu organizator powinien udzielić dni wolnych stażyście przed upływem terminu zakończenia stażu. Ponadto uregulowano zasady rozliczenia wymiaru przysługujących dni wolnych w przypadku, gdy pojawi się niepełny miesiąc stażu. W takich sytuacjach wymiar zwolnienia od odbywania stażu rozlicza się proporcjonalnie, ale zaokrąglając w górę do pełnych dni, a więc na korzyść stażysty.
Czy stażysta może korzystać z pracy zdalnej?
Staż może być realizowany w formie zdalnej, a wymiar takiego stażu i szczegółowe zasady jego odbywania w takiej formie powinna określać umowa o organizację stażu. W odniesieniu do odbywania stażu zdalnie stosuje się odpowiednio przepisy z Kodeksu pracy dotyczące:
obowiązków pracodawcy związanych z pracą zdalną, wynikających z art. 6724 Kodeksu pracy, z wyjątkiem wypłaty ryczałtu, czy ekwiwalentu za zużycie prądu czy Internetu,
zasad komunikacji z pracownikiem w trakcie pracy zdalnej,
zakazów wykonywania w ramach pracy zdalnej pewnych pracy ze względów bhp, np. powodujących intensywne brudzenie,
Jak wprowadzić nowy system czasu pracy w organizacji?
Ogólną zasadą przyjętą w Kodeksie pracy jest, że systemy, rozkłady czasu pracy oraz długość obowiązujących pracowników okresów rozliczeniowych ustala pracodawca w zależności od swojej wielkości i posiadanych dokumentów wewnątrzzakładowych w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy albo w obwieszczeniu (art. 150 § 1 KP). To ostatnie rozwiązanie dotyczy tylko małych pracodawców nie zatrudniających powyżej 50 osób, którzy nie muszą w ogóle wdrożyć regulaminów pracy.
Jak wdrożyć kolejny system czasu pracy?
Mając na uwadze powyższą regułę dołożenie nowego systemu czasu pracy lub zmiana dotychczas obowiązującego systemu wymaga wdrożenia aneksu zmieniającego postanowienia regulaminu pracy, czy obwieszczenia, a w przypadku układu zbiorowego zawarcia protokołu dodatkowego i zarejestrowania go w PIP. Zmiany wchodzą w życie po ogłoszeniu ich załodze najczęściej po upływie 14 dni.
Dokładając nowy system czasu pracy do dotychczas obowiązującego pracodawca musi przypilnować, aby z przepisów wewnątrzzakładowych wynikało wyraźnie, których pracowników dotyczy dany system czasu pracy.
Czy zmiana organizacji pracy w regulaminie wymaga dokonania wypowiedzeń zmieniających dla załogi?
W orzecznictwie sądowym od dawna przyjmuje się, że zmiana regulaminu wynagradzania na niekorzyść pracowników wymaga następnie dokonania wypowiedzeń zmieniających lub zawarcia porozumień zmieniających z pracownikami, gdyż w przepisie dotyczącym regulaminu wynagradzania jest odwołanie do stosowania w tym zakresie regulacji dotyczących układów zbiorowych pracy. Nie ma jednak analogicznego odwołania w przepisach dotyczących regulaminu pracy, a więc jego zmian nie oceniamy w ogóle z punktu widzenia korzystności dla pracownika lub niekorzystności, gdyż wchodzą one w życie zawsze automatycznie po 14 dniach od ogłoszenia regulaminu załodze.
Sąd Najwyższy już w wyroku z dnia 25 marca 1977 r. (I PRN 5/77), czyli wydanym w 3 lata po wejściu w życie Kodeksu pracy przyjął, że organizowanie procesu pracy, w tym również ustalenie obowiązującego pracowników rozkładu czasu pracy, należy do uprawnień dyspozycyjnych kierownictwa zakładu pracy, czyli pracodawcy. Zatem zmiana stosowanego w tym zakładzie systemu i rozkładu czasu pracy nie wymaga dokonania wypowiedzenia zmieniającego. Sąd podkreślił jednak, że gdyby system organizacji czasu pracy został wyraźnie zastrzeżony w umowie o pracę, to wówczas zmiana wymagałaby wypowiedzenia przez pracodawcę warunków pracy i płacy albo konieczne byłoby zawarcie porozumienia stron co do takiej zmiany.
Zatem wdrożenie w organizacji równoważnego systemu czasu pracy, które może być ocenione przez załogę jako działanie niekorzystne dla pracowników nie wymaga od pracodawcy dokonania wypowiedzeń zmieniających, ani zawierania porozumień zmieniających z pracownikami. Jest to zmiana organizacji procesu pracy, którą pracodawca może dokonać samodzielnie.
Które systemy czasu pracy muszą być wdrażane na wniosek pracownika?
W Kodeksie pracy przyjęto, że dwa systemy czasu pracy, a mianowicie weekendowy (art. 144 KP) oraz skróconego tygodnia pracy (art. 143 KP), nie mogą być narzucone pracownikom przez pracodawcę w dokumentach wewnątrzzakładowych, a o ich wprowadzenie muszą wystąpić pracownicy. W takim przypadku są wymagane pisemne wnioski, które pracodawca od 2019 r. przechowuje w dokumentacji czasu pracy, a nie w aktach osobowych pracownika.
Co ważne same pisemne wnioski pracowników nie są wystarczające, gdyż ustawodawca przewidział ponadto w art. 150 § 6 Kodeksu pracy, że wprowadzenie tych dwóch systemów czasu pracy następuje wyłącznie na podstawie umowy o pracę. Zatem konieczne jest w kolejnym kroku sporządzenie odpowiedniego porozumienia zmieniającego do umowy zawartej z pracownikiem.
UWAGA! Pracodawca może rekrutować pracowników, wskazując w ogłoszeniu, że będzie to system weekendowy, gdyż w takim przypadku przyjmuje się, że zgłoszenie się osoby chętnej w rekrutacji jest równoznaczne z jej wnioskiem. Wtedy od razu do zawieranej umowy o pracę wprowadza się postanowienia dotyczące stosowanego systemu czasu pracy.
Czy system może wynikać tylko z umowy o pracę?
Nie budzi wątpliwości, że umowa konkretnego pracownika może przewidywać także system czasu pracy, którego w regulaminie w ogóle nie przewidziano, co w zakresie systemu zadaniowego potwierdził wyraźnie Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 5 grudnia 2006 r. (II PK 93/060), stwierdzając, że zadaniowy czas pracy mógł zostać wprowadzony na podstawie umowy o pracę także wówczas, gdy nie był przewidziany w obowiązującym u pracodawcy regulaminie pracy.
Takie rozwiązanie jest praktyczne, gdy nowo wprowadzany system miałby dotyczyć tylko jednej lub kilku osób w organizacji i łatwiejsze jest jego wprowadzenie aneksami do umów niż negocjowanie ze związkami zawodowymi zmiany do regulaminu pracy lub układu zbiorowego pracy. Częstym argumentem przemawiającym za takim rozwiązaniem jest także brak wiedzy innych pracowników o zastosowanym wyjątkowym rozwiązaniu, czyli odstępstwie od ogólnie przyjętych zasad organizacji pracy, co zapobiega wnioskom innych pracowników o objęcie także ich takim rozwiązaniem.
Czy wpisanie systemu czasu pracy do umowy jest korzystne dla pracownika?
System lub rozkład czasu pracy wpisany do umowy o pracę zabezpiecza pracownika przed jego zmianą, co potwierdził Sąd Najwyższy m.in. w wyroku z dnia 17 lipca 2009 r. (I BP 6/09), przyjmując, że nie ma przeszkód, aby w umowie o pracę (albo w drodze odrębnego porozumienia między pracodawcą i pracownikiem) ustalić organizację pracy (system lub rozkład czasu pracy). W ocenie Sądu takie postanowienie może mieć charakter istotnego elementu indywidualnego stosunku pracy, a w konsekwencji jego zmiana w przyszłości będzie wymagała zawarcia porozumienia zmieniającego lub wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy. Tak więc zgadzając się na wprowadzenie rozwiązań z zakresu organizacji czasu pracy do umów pracodawca powinien mieć świadomość, że ich ewentualna zmiana w przyszłości będzie znacząco trudniejsza od powszechnej sytuacji, gdy systemy wynikają z przepisów wewnątrzzakładowych obowiązujących u pracodawcy.
Czy objęcie pracownika nowym system czasu pracy wymusza aktualizację informacji o warunkach zatrudnienia?
Nie zawsze, gdyż w informacji o warunkach zatrudnienia są wskazane normy i wymiary czasu pracy, przerwy, odpoczynki, zasady dotyczące nadgodzin i przechodzenia ze zmiany na zmianę, ale nie ma w katalogu obowiązkowych informacji ujętych systemów czasu pracy. Zatem sama zmiana systemu czasu pracy nie pociąga za sobą konieczności wpisania nowego systemu do treści informacji o warunkach zatrudnienia. Możliwe są jednak zmiany, który pociągają za sobą większą zmianę organizacji pracy i zmienią się np. wymiary czasu pracy czy pojawi się praca zmianowa, co będzie się jednak wiązało z koniecznością aktualizacji informacji o warunkach zatrudnienia.
W regulaminie pracy, układzie zbiorowym lub obwieszczeniu każdy pracodawca ma obowiązek określić systemy, rozkłady czasu pracy oraz okresy rozliczeniowe. Sęk w tym, że żaden z przepisów Kodeksu pracy nie definiuje pojęć system oraz rozkład czasu pracy, a ich normatywne wyjaśnienie można by ująć w art. 128 Kodeksu pracy, gdyż nie są to terminy oczywiste.
Jak rozumieć pojęcie system czasu pracy?
Jest to sposób organizacji czasu pracy pracownika określający reguły co do długości dniówki roboczej, liczby i rodzaju dni roboczych oraz tygodniowego wymiaru czasu pracy i długości okresu rozliczeniowego. System narzuca pewne ogólne ramy organizacji pracy, ale z drugiej strony określa także nieprzekraczalne warunki, jak np. praca w konkretne dni tygodnia.
równoważny (z maksymalnym wydłużeniem dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin, do 16 godzin albo do 24 godzin),
zadaniowy,
przerywany,
skrócony,
pracy w ruchu ciągłym,
skróconego tygodnia pracy
weekendowy.
Czym jest rozkład czasu pracy?
Element przepisów wewnętrznych pracodawcy określający ogólne zasady dotyczące organizacji czasu pracy w skali całego pracodawcy lub w poszczególnych obszarach jego funkcjonowania, np. pionach, działach, departamentach, itp. Głównym elementem rozkładu czasu pracy jest informacja, w jakie dni jest wykonywana praca: od poniedziałku do piątku, od poniedziałku do soboty, czy też niedzieli, a drugim co do ważności elementem są godziny pracy w dniach kalendarzowych ujętych jako pracujące.
Elementem rozkładu są także informacje o dniach wolnych od pracy, przerwach w pracy występujących w dniach roboczych, zarówno wliczanych jak i niewliczanych do czasu pracy. Czasem regulamin w tej części opisuje również zasady tworzenia indywidualnych harmonogramów czasu pracy, ich akceptacji, ogłaszania pracownikom, zmieniania oraz archiwizacji.
Jaka jest korelacja pojęć system a rozkład czasu pracy?
Pojęcie system czasu pracy jest nadrzędne, można wręcz powiedzieć, że system narzuca rozkład czasu pracy pracowników. Przykładowo w systemie podstawowym praca musi być planowana zawsze w dniach roboczych trwających po 8 godzin, chyba że pracownik jest zatrudniony na część etatu. W systemie skróconego tygodnia pracy możliwe jest maksymalnie planowanie pracy po 4 dni robocze na każdy tydzień, a w systemie przerywanym przerwa może zostać zaplanowana na maksymalnie 5 godzin w ciągu doby pracowniczej.
W praktyce jednak w ramach jednego systemu czasu pracy mogą występować różne rozkłady czasu pracy dla różnych grup zawodowych, czy komórek organizacyjnych istniejących w strukturze pracodawcy, i rzadko kiedy wszystkich pracowników dotyczy jeden rozkład czasu pracy.
Czym jest praca zmianowa?
Przykładem rozkładu czasu pracy jest praca zmianowa, która ma legalną definicję w art. 128 § 2 pkt 1 Kodeksu pracy i jest to wykonywanie pracy według ustalonego rozkładu czasu pracy przewidującego zmianę pory wykonywania pracy przez poszczególnych pracowników po upływie określonej liczby godzin, dni lub tygodni. Zgodnie z art. 146 Kodeksu pracy praca zmianowa jest dopuszczalna bez względu na stosowany system czasu pracy, a więc jest to przeważający argument za stanowiskiem, że ona sama nie jest systemem czasu pracy.
Nieprawidłowe są więc stwierdzenia pracodawców, że u nich stosowany jest system pracy 2-zmianowej, czy 3-zmianowej, gdyż jest to tak naprawdę system podstawowego czasu pracy z rozkładem 2-3-zmianowym.
Czas trwania zmian i zasady ich następowania po sobie są zatem elementami rozkładu czasu pracy, i jako takie powinny one także wynikać z regulaminu pracy, układu zbiorowego lub obwieszczenia o czasie pracy.
Ile systemów i rozkładów czasu pracy może wystąpić u jednego pracodawcy?
Zgodnie z art. 150 § 1 Kodeksu pracy w przepisach wewnętrznych pracodawcy powinny być określone systemy i rozkłady czasu pracy, a więc Kodeks pracy posługując się liczbą mnogą pozwala na przyjęcie, że w jednej firmie mogą być przyjęte różne systemy i rozkłady czasu pracy. I tak jest najczęściej, gdyż systemy dopasowuje się jak najbardziej do specyfiki pracy występującej w danym obszarze.
Częstym połączeniem spotykanym w praktyce jest występowanie 3 systemów czasu pracy: podstawowego, równoważnego i zadaniowego. Pierwszy z nich dotyczy najczęściej większości zatrudnionych pracowników z obszarów administracyjnych, obsługowych, zadaniowy czas pracy jest stosowany w działach handlowych, a równoważny w recepcjach, magazynach, ochronie.
Pracodawca decydując się na różne systemy i rozkłady czasu pracy powinien zadbać o przejrzystość przepisów wewnętrznych, aby wynikało z nich precyzyjnie, których pracowników dotyczy dany system czy rozkład czasu pracy. Powyższe ma bowiem wpływ na sposób zarządzania czasem pracy, a także przede wszystkim na jego rozliczanie i ustalanie godzin nadliczbowych.
Czy można łączyć systemy czasu pracy?
Przyjmuje się, że każdego pracownika powinien dotyczyć tylko jeden system czasu pracy, choć wprost takiego ograniczenia w przepisach Kodeksu pracy nie ma. Jedynie w art. 139 § 2 Kodeksu pracy ustawodawca zastrzegł wprost, że systemu przerywanego czasu pracy nie stosuje się do pracownika objętego systemami równoważnymi, pracy w ruchu ciągłym, skróconego tygodnia pracy oraz weekendowym. Ponadto w orzecznictwie Sądu Najwyższego także znajdziemy tezy, że Kodeks pracy nie przewiduje tzw. „mieszanego czasu pracy”, w ramach którego pracownik byłby zobowiązany do świadczenia pracy bez wynagrodzenia ponad powszechnie obowiązujące wszystkich pracowników podstawowe normy czasu pracy, które nie mogą przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym (por. wyroki SN z 10.6.2010 r., I PK 6/10, czy z 3.9.2010, I PK 39/10).
UWAGA! Wyjątki w tym zakresie mogą wynikać z ustaw szczególnych regulujących stosunki pracy danych grup zawodowych, i przykładowo u kierowców oraz w odniesieniu do pracowników instytucji kultury możliwe jest połączenie przerywanego i równoważnego systemu czasu pracy.
Zarządzaj zgodą
Aby zapewnić jak najlepsze wrażenia, korzystamy z technologii, takich jak pliki cookie, do przechowywania i/lub uzyskiwania dostępu do informacji o urządzeniu. Zgoda na te technologie pozwoli nam przetwarzać dane, takie jak zachowanie podczas przeglądania lub unikalne identyfikatory na tej stronie. Brak wyrażenia zgody lub wycofanie zgody może niekorzystnie wpłynąć na niektóre cechy i funkcje.
Funkcjonalne
Zawsze aktywne
Przechowywanie lub dostęp do danych technicznych jest ściśle konieczny do uzasadnionego celu umożliwienia korzystania z konkretnej usługi wyraźnie żądanej przez subskrybenta lub użytkownika, lub wyłącznie w celu przeprowadzenia transmisji komunikatu przez sieć łączności elektronicznej.
Preferencje
Przechowywanie lub dostęp techniczny jest niezbędny do uzasadnionego celu przechowywania preferencji, o które nie prosi subskrybent lub użytkownik.
Statystyka
Przechowywanie techniczne lub dostęp, który jest używany wyłącznie do celów statystycznych.Przechowywanie techniczne lub dostęp, który jest używany wyłącznie do anonimowych celów statystycznych. Bez wezwania do sądu, dobrowolnego podporządkowania się dostawcy usług internetowych lub dodatkowych zapisów od strony trzeciej, informacje przechowywane lub pobierane wyłącznie w tym celu zwykle nie mogą być wykorzystywane do identyfikacji użytkownika.
Marketing
Przechowywanie lub dostęp techniczny jest wymagany do tworzenia profili użytkowników w celu wysyłania reklam lub śledzenia użytkownika na stronie internetowej lub na kilku stronach internetowych w podobnych celach marketingowych.
