Kategoria: Aktualności

Sąd Najwyższy w wyroku z 8 stycznia 2025 roku (sygn. II PSKP 43/23) orzekł, że nie wystarczy zapis w regulaminie pracy, dopuszczający stosowanie w firmie systemu równoważnego czasu pracy, by uznać, że został on w firmie faktyczne wprowadzony.

Sprawa, w której orzekał Sąd Najwyższy dotyczyła sporu pomiędzy pracownikami a pracodawcą, który rozliczał ich czas pracy, stosując zasady wynikające z systemu równoważnego, choć w przepisach zakładowych nie wprowadzono takiego systemu. Zdaniem pracodawcy system taki w firmie obowiązywał, gdyż został przewidziany w regulaminie pracy. Pracownicy nie zgodzili się z tą argumentacją i pozwali pracodawcę o wypłatę zaległego wynagrodzenia za nadgodziny wynikające z przekroczenia norm czasu pracy.

Zgodnie z obowiązującym w firmie regulaminem dopuszczone było zastosowanie równoważnego czasu pracy w zależności od rodzaju pracy i jej organizacji, natomiast grupy zawodowe, które mały być nim objęte miał ustalać kierownik jednostki organizacyjnej w uzgodnieniu ze związkami reprezentującymi daną grupę zawodową.

Jak uznał Sąd zapisy te miały charakter wyłącznie blankietowy, ponieważ zabrakło w nich określenia, które grupy zawodowe mają być objęte stosowaniem równoważnego systemu czasu pracy. Taki zapis oznacza, że regulamin nie spełnia wymogów art. 150 § 1 Kodeksu pracy, zgodnie z którym systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy, a także art. 104¹ § 1 pkt 2 Kodeksu pracy, zgodnie z którym regulamin pracy, określając prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników związane z porządkiem w zakładzie pracy, powinien ustalać w szczególności systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy. Wadliwość zapisów regulaminu polega na tym, że nie zostały wymienione w nim grupy zawodowe, do których będzie stosowany system równoważny, a jedynie wymagał on w tym zakresie następczych uzgodnień.

Pracodawca przeprowadził uzgodnienia ze stroną związkową, ale również w tym przypadku wykonał to nieprawidłowo, gdyż tylko przedstawił jednemu ze związków propozycję, nie konsultując jej ze wspólną reprezentacją związkową, wyłonioną wg art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych.

Od 1 lipca 2025 roku obowiązują nowe kody tytułów ubezpieczenia, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 czerwca 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów (Dz. U. z 2025 r., poz. 802).

Zgodnie z Rozporządzeniem od 1 lipca br. zacznie obowiązywać nowy kod tytułu ubezpieczenia “0921” – osoba niepełnosprawna zarejestrowana w powiatowym urzędzie pracy jako poszukująca pracy niepozostająca w zatrudnieniu pobierająca stypendium na podstawie ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia w okresie odbywania szkolenia lub stażu, na które została skierowana przez powiatowy urząd pracy. Wprowadzenie nowego kodu ma umożliwić lepsze monitorowanie i raportowanie wsparcia dla osób z niepełnosprawnościami.

Zmianie od 1 lipca ulegnie też opis dla kodu “0920” – do dotychczasowego opisu oznaczającego osobę pobierającą stypendium w okresie szkolenia, stażu lub przygotowania zawodowego dorosłych, kierowaną przez powiatowy urząd pracy lub inny podmiot kierujący dodane zostały osoby uczestniczące w działaniach reintegracyjnych zleconych przez starostę, oprócz szkoleń, staży i przygotowania zawodowego dorosłych. Wciąż musi to być osoba skierowana przez PUP lub inny podmiot kierujący.

Dla dokumentów które dotyczą okresów przed 1 lipca 2025 r. nadal należy stosować dotychczasowe kody, nawet jeśli dokument jest składany już po 1 lipca.

Nowe kody tytułów ubezpieczenia oznaczają konieczność dostosowania systemów kadrowo-płacowych, gdyż nieprawidłowe przypisanie kodu może prowadzić do błędnego naliczenia składek i konieczności dokonywania korekt.

Program pilotażowy skróconego czasu pracy: Od 14 sierpnia 2025 roku rusza nabór wniosków zgłoszeniowych do pilotażowego programu skróconego czasu pracy, przygotowanego przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Zgłaszać mogą się pracodawcy z całej Polski, zarówno z sektora prywatnego jak i publicznego.

Celem projektu jest przetestowanie różnych rozwiązań skróconego czasu pracy, a uczestnicy programu będą mogli zaproponować i przetestować własny wariant skróconego czasu pracy, odpowiadający ich potrzebom.

Zgodnie z wytycznymi Ministerstwa program pilotażowy skróconego czasu pracy obejmie pracodawców którzy prowadzą działalność od co najmniej 12 miesięcy i zatrudniają przynajmniej 75 proc. pracowników na podstawie umów o pracę. Dodatkowymi wymogami koniecznymi do zakwalifikowania się do programu jest objęcie projektem co najmniej połowy załogi i utrzymanie zatrudnienia na poziomie nie niższym niż 90 proc. stanu początkowego. Pracodawcy muszą też zagwarantować, że wynagrodzenia pracowników objętych pilotażem nie ulegną obniżeniu przez cały okres jego trwania.

W ramach programu pracodawcy mogą otrzymać nawet do 20 tysięcy złotych dofinansowania na jednego pracownika, a maksymalne dofinansowanie na jeden projekt może wynieść nawet milion złotych. Otrzymane dofinansowanie może być przeznaczone na koszty merytoryczne, czyli badania, analizy i ekspertyzy dotyczące wdrożenia skróconego czasu pracy, oczekiwań pracowników i oczekiwań podmiotu realizującego projekt, oraz koszty obsługi (maksymalnie 10% wartości dofinansowania), czyli związane z informowaniem, promocją, koordynacją, rekrutacją, monitorowaniem, oceną i rozliczeniem projektu.

Nabór wniosków trwa od 14 sierpnia do 15 września br. i można je składać wyłącznie w formie elektronicznej, za pośrednictwem specjalnego generatora dostępnego na stronie internetowej ministerstwa. Lista przedsiębiorstw zakwalifikowanych do projektu zostanie ogłoszona do 15 października 2025 roku.

Transparentność wynagrodzeń w rekrutacji: W dniu 23 czerwca 2025 roku w Dzienniku Ustaw została opublikowana ustawa z dnia 4 czerwca 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy (Dz.U z 2025 r. poz. 807), która wprowadza nowe obowiązki dla pracodawców związane z transparentnością wynagrodzeń.

Zgodnie z przepisami ustawy pracodawcy będą zobowiązani do przekazywania osobom ubiegającym się o zatrudnienie na danym stanowisku informacji o początkowej wysokości lub przedziale wynagrodzenia na danym stanowisku, przy czym przedział ten powinien być oparty na obiektywnych i neutralnych kryteriach, szczególnie pod względem płci.

Jak wskazał ustawodawca informacje o wynagrodzeniu będzie trzeba przekazać “z wyprzedzeniem umożliwiającym zapoznanie się z tymi informacjami, w postaci papierowej lub elektronicznej, osobie ubiegającej się o zatrudnienie, zapewniając świadome i przejrzyste negocjacje”. Pracodawca będzie mógł przekazać informacje o wynagrodzeniu w ogłoszeniu o naborze na dane stanowisko, przed rozmową kwalifikacyjną lub – co wzbudziło najwięcej kontrowersji wśród ekspertów od prawa pracy – przed nawiązaniem stosunku pracy.

Pracodawcy będą też musieli używać w ogłoszeniach o naborze do pracy nazw stanowisk neutralnych pod względem płci, oraz do prowadzenia procesu rekrutacyjnego w sposób niedyskryminujący. Pracodawca będzie też musiał informować kandydata ubiegającego się o zatrudnienie o odpowiednich postanowieniach układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania – w przypadku gdy pracodawca jest objęty układem zbiorowym pracy lub obowiązuje u niego regulamin wynagradzania.

Ustawa wchodzi w życie po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia, czyli 24 grudnia 2025 roku.

Propozycja minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2026 roku oraz minimalna stawka godzinowa w 2026 r. została przyjęta w dniu 12 czerwca 2025 roku przez Radę Ministrów. Zgodnie z propozycją rządu od 1 stycznia 2026 roku minimalne wynagrodzenie za pracę miałoby wynosić 4806 zł, co oznacza wzrost o 140 zł w stosunku do kwoty obowiązującej w bieżącym roku (4666 zł), czyli o 3%. W przyszłym roku minimalna stawka godzinowa dla określonych umów cywilnoprawnych również ulegnie zmianie– od 1 stycznia wynosiłaby 31,40 zł, a więc również jest to wzrost o 3%.

Pierwotne propozycje Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej oraz organizacji związkowych były dużo wyższe – resort pracy proponował, by nowa stawka wynosiła 5020 zł, co było kwotą wyższą nawet od propozycji strony związkowej, czyli 5015 zł (wzrost o 7,48%, czyli 349 zł). Natomiast organizacje pracodawców proponowały, by przyszłoroczna podwyżka minimalnego wynagrodzenia wynosiła tylko 50 zł. Pracodawcy zgłosili też propozycję, by od 2027 r. płaca minimalna była ustalana na podstawie zmienionych przepisów prawa jako 60% mediany wynagrodzeń w gospodarce narodowej.

Propozycja Rady Ministrów zostanie przesłana do Rady Dialogu Społecznego, która ma obowiązek do 15 lipca przedstawić swoją propozycję dotyczącą wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę i minimalnej stawki godzinowej dla umów cywilnoprawnych. Jeśli tego nie zrobi, to do 15 września Rada Ministrów sama ustali wysokość minimalnego wynagrodzenia, przy założeniu, że nie może ono być niższe od pierwszej propozycji przyjętej przez Radę Ministrów.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych – kiedy informować osobę ubiegającą się o pracę? Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928) podmioty prawne określone w ustawie ustalają wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, zwaną dalej „procedurą zgłoszeń wewnętrznych”. Zgodnie z postanowieniami art. 24 ust. 6 ustawy podmiot prawny ma obowiązek przekazać osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy informację o obowiązującej u niego procedurze zgłoszeń wewnętrznych. Ponieważ jednak przepis nie precyzuje sposobu przekazania informacji pojawiło się pytanie, czy obowiązek zawiadomienia o procedurze zgłoszeń wewnętrznych powinien być zrealizowany na etapie rekrutacji (np. w ogłoszeniu) i drugi raz przy zatrudnieniu, czy też poinformowanie na etapie wyłącznie rekrutacji wypełnia ten obowiązek?

Odpowiedzi na pytanie, czy procedura zgłoszeń wewnętrznych może być przedstawiona tylko na etapie rektutacji udzieliło Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku z dnia 7 maja 2025 roku. Resort potwierdził, że “(…) osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby podmiot prawny (np. pracodawca) przekazuje informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy. Regulujący powyższą kwestię art. 24 ust. 6 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (…) nie precyzuje kiedy dokładnie należy tego dokonać. Poinformowanie o procedurze zgłoszeń wewnętrznych na etapie rekrutacji jest zgodne z art. 24 ust. 6 ustawy.”.

Tak więc poinformowanie osoby ubiegającej się o pracę tylko na etapie rekrutacji o procedurze zgłoszeń wewnętrznych obowiązującej w firmie wyczerpie obowiązek wynikający z art. 24 ust. 6 ustawy.

Sąd Najwyższy w postanowieniu z 26 lutego 2025 roku wskazał, że  w sytuacji, gdy pracodawca toleruje określoną praktykę, choć formalnie jej zabrania, to działania pracownika nie mogą być uznane za ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych, co stanowi podstawę do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia.

Zgodnie z art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy pracodawca może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika w razie ciężkiego naruszenia przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych. Zwolnienia takiego nie można zastosować gdy pracownik dopuści się jakiegokolwiek naruszenia obowiązków pracowniczych, ale wyłącznie wówczas, gdy pracownik dopuści się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych. Ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych zakłada bezprawność zachowania pracownika (naruszenie podstawowego obowiązku pracowniczego), naruszenie albo zagrożenie interesów pracodawcy, a także zawinienie obejmujące jedynie winę umyślną i rażące niedbalstwo.

Sprawa którą ostatecznie zajął się Sąd Najwyższy dotyczyła zastępcy managera sklepu, który kilkukrotnie mimo zakończenia pracy dobrowolnie zostawał w firmie by pomóc kolegom w pracy, obsługiwał również klientów logując się w systemie na konto innego współpracownika. Postępowanie to stało się dla pracodawcy podstawą do rozwiązania z pracownikiem umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika. Jako powód rozwiązania umowy pracodawca wskazał ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, czyli obowiązku dbałości o dobro zakładu pracy i ochrony mienia oraz przestrzegania ustalonego w zakładzie porządku pracy, regulaminu pracy, obowiązujących wytycznych oraz zasad współżycia społecznego.

Pracownik nie zgodził się z powyższą decyzją i rozwiązaniem umowy i sprawa trafiła do sądu. Sąd okręgowy przyznał rację pracownikowi, nie dopatrując się w jego zachowaniu rażących naruszeń czy narażenia dobrego imienia czy mienia pracodawcy. W toku sprawy sąd ustalił też, że obsługiwanie klientów na kontach innych osób i wymienianie się hasłami dostępu było powszechne w zakładzie pracy, co więcej odbywała się to za zgodą i wiedzą przełożonych.

Sąd Najwyższy przypominał, że od osób pełniących kierownicze stanowiska pracodawca ma prawo wymagać większej staranności i sumienności w wykonywaniu powierzonych im obowiązków, co jednak nie oznacza, że każde uchybienie kierownika czy managera może być kwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. Dodatkowo zachowania, które stały się podstawą do zwolnienia pracownika występowały powszechnie w miejscu pracy i dotyczyły również innych osób zatrudnionych w firmie. W tej sytuacji trudno mówić o ciężkim naruszeniu obowiązków pracowniczych przez jedną, zwalnianą osobę.

W wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów w dniu 9 czerwca 2025 r. opublikowany został projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (nr UDER52). Projekt zakłada między innymi szereg zmian w zakresie  komunikacji pracodawcy z pracownikami i związkami zawodowymi w postaci elektronicznej, wprowadzając elektroniczny obieg dokumentów w organizacjach.

W założeniach projektu wskazano konieczność zmniejszenia biurokracji oraz usprawnienie załatwiania spraw w ramach stosunku pracy, czemu ma służyć wprowadzenie komunikacji między pracodawcą a pracownikami w postaci elektronicznej. Elektroniczny obieg dokumentów miałby dotyczyć:

• przekazania informacji o monitoringu,
• przekazania informacji o warunkach przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę,
• konsultacji zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z zakładową organizacją związkową,
• wniosku o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy,
• wniosku o zastosowanie systemu skróconego tygodnia pracy,
• wniosku o zastosowanie ruchomego czasu pracy,
• wniosku o udzielenie czasu wolnego w celu załatwienia spraw osobistych,
• wniosku o udzielenie czasu wolnego za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych,
• wniosku o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy,
• wniosku o udzielenie urlopu bezpłatnego,
• wniosku o udzielenie urlopu bezpłatnego na czas pracy u innego pracodawcy,
• instrukcji i wskazówek pracodawcy w zakresie zaznajomienia pracowników z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy.

W projekcie wpisano również zmiany dotyczące wydłużenia terminu wypłaty ekwiwalentu za urlop w przypadku rozwiązania umowy o pracę. Zgodnie z założeniami pracodawcy mieliby możliwość dokonania jednego przelewu należnych środków wraz z wypłatą ostatniego wynagrodzenia.
Zmiany w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych zakładają zwiększenie do dwóch osób minimalnej reprezentacji pracowników przed pracodawcą w sprawach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w zakładach, w których nie funkcjonują związki zawodowe.

Planowany termin przyjęcia projektu przez Radę Ministrów to lipiec 2025 roku.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych w stanowisku z 21 marca 2025 r., wyjaśnił, że zmiana płatnika dotyczy zasiłków należnych za rok, w którym ta zmiana nastąpiła. Oznacza to, że wypłata wyrównania zasiłku za okres przypadający w poprzednim roku powinna być wypłacona przez płatnika składek, nawet jeżeli utracił on w kolejnym roku status płatnika składek.

Zdarzająca się czasem nieterminowa wypłata zasiłku lub wypłata zasiłku w zbyt niskiej wysokości oznacza, że po pewnym czasie konieczne będzie uzupełnienie wypłaty – czyli dokonanie wyrównania pierwotnie zaniżonego zasiłku. W sytuacji, gdy płatnik składek nadal ma status płatnika zasiłków, nie ma wątpliwości, że wypłaca ubezpieczonemu wyrównanie, natomiast powstaje pytanie, po czyjej stronie leży wypłata wyrównania zasiłku, gdy za okres objęty zasiłkiem podlegającym korekcie odpowiedzialny był płatnik składek, a konieczność wypłaty wyrównania pojawiła się dopiero w następnym roku kalendarzowym, kiedy ten utracił już status płatnika zasiłków?

ZUS nie miał w tej sprawie wątpliwości i w marcowym stanowisku wskazał, że “(…) W przypadku gdy płatnik składek utraci prawo do wypłaty zasiłków, Zakład przejmuje wypłaty wszystkich świadczeń, do których prawo powstanie w nowym roku. Oznacza to, że jeżeli prawo do zasiłku trwało w okresie kiedy uprawionym do wypłaty zasiłków był płatnik składek, to za cały okres, kiedy pełnił tę funkcję, powinien należne świadczenia wypłacić. Dotyczy to także wyrównania świadczenia, które było należne za okres, w którym płatnik składek pełnił funkcję płatnika zasiłków.”

Podobna wątpliwość powstała w stosunku do wypłaty świadczenia rehabilitacyjnego, które może być przyznane przez ZUS wstecznie. Może się więc zdarzyć, że ZUS przyzna świadczenie za 2024 rok, w którym płatnikiem zasiłków zobowiązanym do wypłaty świadczenia rehabilitacyjnego był płatnik składek. Decyzja natomiast została wydana w 2025 roku, w którym zasiłki dla ubezpieczonych przez tego płatnika wypłaca już ZUS.

W tej sytuacji, jak wskazał Zakład “Jeżeli płatnik składek utracił status płatnika zasiłków od stycznia 2025 r., świadczenie rehabilitacyjne przyznane na okres od grudnia 2024 r. na podstawie decyzji wydanej w 2025 r. powinno zostać wypłacone za grudzień 2024 r. przez płatnika składek, który był uprawniony do wypłaty zasiłków w okresie do 31 grudnia 2024 r., a od stycznia 2025 r. – przez Zakład.”