Procedura zgłoszeń wewnętrznych – kiedy informować osobę ubiegającą się o pracę? Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928) podmioty prawne określone w ustawie ustalają wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, zwaną dalej „procedurą zgłoszeń wewnętrznych”. Zgodnie z postanowieniami art. 24 ust. 6 ustawy podmiot prawny ma obowiązek przekazać osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy informację o obowiązującej u niego procedurze zgłoszeń wewnętrznych. Ponieważ jednak przepis nie precyzuje sposobu przekazania informacji pojawiło się pytanie, czy obowiązek zawiadomienia o procedurze zgłoszeń wewnętrznych powinien być zrealizowany na etapie rekrutacji (np. w ogłoszeniu) i drugi raz przy zatrudnieniu, czy też poinformowanie na etapie wyłącznie rekrutacji wypełnia ten obowiązek?

Odpowiedzi na pytanie, czy procedura zgłoszeń wewnętrznych może być przedstawiona tylko na etapie rektutacji udzieliło Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku z dnia 7 maja 2025 roku. Resort potwierdził, że “(…) osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby podmiot prawny (np. pracodawca) przekazuje informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy. Regulujący powyższą kwestię art. 24 ust. 6 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (…) nie precyzuje kiedy dokładnie należy tego dokonać. Poinformowanie o procedurze zgłoszeń wewnętrznych na etapie rekrutacji jest zgodne z art. 24 ust. 6 ustawy.”.

Tak więc poinformowanie osoby ubiegającej się o pracę tylko na etapie rekrutacji o procedurze zgłoszeń wewnętrznych obowiązującej w firmie wyczerpie obowiązek wynikający z art. 24 ust. 6 ustawy.

Sąd Najwyższy w postanowieniu z 26 lutego 2025 roku wskazał, że  w sytuacji, gdy pracodawca toleruje określoną praktykę, choć formalnie jej zabrania, to działania pracownika nie mogą być uznane za ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych, co stanowi podstawę do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia.

Zgodnie z art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy pracodawca może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika w razie ciężkiego naruszenia przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych. Zwolnienia takiego nie można zastosować gdy pracownik dopuści się jakiegokolwiek naruszenia obowiązków pracowniczych, ale wyłącznie wówczas, gdy pracownik dopuści się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych. Ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych zakłada bezprawność zachowania pracownika (naruszenie podstawowego obowiązku pracowniczego), naruszenie albo zagrożenie interesów pracodawcy, a także zawinienie obejmujące jedynie winę umyślną i rażące niedbalstwo.

Sprawa którą ostatecznie zajął się Sąd Najwyższy dotyczyła zastępcy managera sklepu, który kilkukrotnie mimo zakończenia pracy dobrowolnie zostawał w firmie by pomóc kolegom w pracy, obsługiwał również klientów logując się w systemie na konto innego współpracownika. Postępowanie to stało się dla pracodawcy podstawą do rozwiązania z pracownikiem umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika. Jako powód rozwiązania umowy pracodawca wskazał ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, czyli obowiązku dbałości o dobro zakładu pracy i ochrony mienia oraz przestrzegania ustalonego w zakładzie porządku pracy, regulaminu pracy, obowiązujących wytycznych oraz zasad współżycia społecznego.

Pracownik nie zgodził się z powyższą decyzją i rozwiązaniem umowy i sprawa trafiła do sądu. Sąd okręgowy przyznał rację pracownikowi, nie dopatrując się w jego zachowaniu rażących naruszeń czy narażenia dobrego imienia czy mienia pracodawcy. W toku sprawy sąd ustalił też, że obsługiwanie klientów na kontach innych osób i wymienianie się hasłami dostępu było powszechne w zakładzie pracy, co więcej odbywała się to za zgodą i wiedzą przełożonych.

Sąd Najwyższy przypominał, że od osób pełniących kierownicze stanowiska pracodawca ma prawo wymagać większej staranności i sumienności w wykonywaniu powierzonych im obowiązków, co jednak nie oznacza, że każde uchybienie kierownika czy managera może być kwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. Dodatkowo zachowania, które stały się podstawą do zwolnienia pracownika występowały powszechnie w miejscu pracy i dotyczyły również innych osób zatrudnionych w firmie. W tej sytuacji trudno mówić o ciężkim naruszeniu obowiązków pracowniczych przez jedną, zwalnianą osobę.

W wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów w dniu 9 czerwca 2025 r. opublikowany został projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (nr UDER52). Projekt zakłada między innymi szereg zmian w zakresie  komunikacji pracodawcy z pracownikami i związkami zawodowymi w postaci elektronicznej, wprowadzając elektroniczny obieg dokumentów w organizacjach.

W założeniach projektu wskazano konieczność zmniejszenia biurokracji oraz usprawnienie załatwiania spraw w ramach stosunku pracy, czemu ma służyć wprowadzenie komunikacji między pracodawcą a pracownikami w postaci elektronicznej. Elektroniczny obieg dokumentów miałby dotyczyć:

• przekazania informacji o monitoringu,
• przekazania informacji o warunkach przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę,
• konsultacji zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z zakładową organizacją związkową,
• wniosku o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy,
• wniosku o zastosowanie systemu skróconego tygodnia pracy,
• wniosku o zastosowanie ruchomego czasu pracy,
• wniosku o udzielenie czasu wolnego w celu załatwienia spraw osobistych,
• wniosku o udzielenie czasu wolnego za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych,
• wniosku o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy,
• wniosku o udzielenie urlopu bezpłatnego,
• wniosku o udzielenie urlopu bezpłatnego na czas pracy u innego pracodawcy,
• instrukcji i wskazówek pracodawcy w zakresie zaznajomienia pracowników z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy.

W projekcie wpisano również zmiany dotyczące wydłużenia terminu wypłaty ekwiwalentu za urlop w przypadku rozwiązania umowy o pracę. Zgodnie z założeniami pracodawcy mieliby możliwość dokonania jednego przelewu należnych środków wraz z wypłatą ostatniego wynagrodzenia.
Zmiany w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych zakładają zwiększenie do dwóch osób minimalnej reprezentacji pracowników przed pracodawcą w sprawach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w zakładach, w których nie funkcjonują związki zawodowe.

Planowany termin przyjęcia projektu przez Radę Ministrów to lipiec 2025 roku.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych w stanowisku z 21 marca 2025 r., wyjaśnił, że zmiana płatnika dotyczy zasiłków należnych za rok, w którym ta zmiana nastąpiła. Oznacza to, że wypłata wyrównania zasiłku za okres przypadający w poprzednim roku powinna być wypłacona przez płatnika składek, nawet jeżeli utracił on w kolejnym roku status płatnika składek.

Zdarzająca się czasem nieterminowa wypłata zasiłku lub wypłata zasiłku w zbyt niskiej wysokości oznacza, że po pewnym czasie konieczne będzie uzupełnienie wypłaty – czyli dokonanie wyrównania pierwotnie zaniżonego zasiłku. W sytuacji, gdy płatnik składek nadal ma status płatnika zasiłków, nie ma wątpliwości, że wypłaca ubezpieczonemu wyrównanie, natomiast powstaje pytanie, po czyjej stronie leży wypłata wyrównania zasiłku, gdy za okres objęty zasiłkiem podlegającym korekcie odpowiedzialny był płatnik składek, a konieczność wypłaty wyrównania pojawiła się dopiero w następnym roku kalendarzowym, kiedy ten utracił już status płatnika zasiłków?

ZUS nie miał w tej sprawie wątpliwości i w marcowym stanowisku wskazał, że “(…) W przypadku gdy płatnik składek utraci prawo do wypłaty zasiłków, Zakład przejmuje wypłaty wszystkich świadczeń, do których prawo powstanie w nowym roku. Oznacza to, że jeżeli prawo do zasiłku trwało w okresie kiedy uprawionym do wypłaty zasiłków był płatnik składek, to za cały okres, kiedy pełnił tę funkcję, powinien należne świadczenia wypłacić. Dotyczy to także wyrównania świadczenia, które było należne za okres, w którym płatnik składek pełnił funkcję płatnika zasiłków.”

Podobna wątpliwość powstała w stosunku do wypłaty świadczenia rehabilitacyjnego, które może być przyznane przez ZUS wstecznie. Może się więc zdarzyć, że ZUS przyzna świadczenie za 2024 rok, w którym płatnikiem zasiłków zobowiązanym do wypłaty świadczenia rehabilitacyjnego był płatnik składek. Decyzja natomiast została wydana w 2025 roku, w którym zasiłki dla ubezpieczonych przez tego płatnika wypłaca już ZUS.

W tej sytuacji, jak wskazał Zakład “Jeżeli płatnik składek utracił status płatnika zasiłków od stycznia 2025 r., świadczenie rehabilitacyjne przyznane na okres od grudnia 2024 r. na podstawie decyzji wydanej w 2025 r. powinno zostać wypłacone za grudzień 2024 r. przez płatnika składek, który był uprawniony do wypłaty zasiłków w okresie do 31 grudnia 2024 r., a od stycznia 2025 r. – przez Zakład.”

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej opublikowało nową wersję projektu ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy (nr UD183), którego zadaniem jest regulacja kwestii mobbingu i dyskryminacji. Projekt uwzględnia uwagi, których po opublikowaniu jego pierwszej wersji i skierowaniu do uzgodnień międzyresortowych oraz konsultacji publicznych zgłoszono kilkaset.

W ramach wprowadzonych zmian zostały mocno rozbudowane przepisy o zakazie dyskryminacji. W projekcie zaproponowano dodanie w art. 18(3a) nowego paragrafu 4(1), zgodnie z którym dyskryminowanie istnieje także wtedy, gdy pracownik w zakresie m.in. warunków zatrudnienia, awansowania, w szczególności bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię itd. był, jest lub mógłby być traktowany w takiej samej lub porównywalnej sytuacji mniej korzystnie niż inni pracownicy. Doprecyzowano też definicję mobbingu, wskazując że oznacza on zachowania polegające na uporczywym nękaniu pracownika, a uporczywość nękania należy rozumieć jako działanie powtarzalne, nawracające lub stałe.  Oznacza to, że zachowania incydentalne, choćby stanowiły one naruszenie dóbr osobistych pracownika nie będą mobbingiem.

W projekcie dodano również nowy art. 18(3f), zgodnie z którym w postępowaniach o naruszenie zasady równego traktowania w zakresie zachowań dyskryminujących toczących się w oparciu o przepisy Kodeksu postępowania cywilnego lub w ramach postępowań wewnątrzzakładowych, pracownik zarzucający naruszenie zasady równego traktowania ma  uprawdopodobnić fakt jej naruszenia.

Kolejny dodany artykuł – 18(3g) – zobowiązuje pracodawcę do stałego i aktywnego przeciwdziałania naruszaniu zasady równego traktowania poprzez działania prewencyjne, wykrywanie oraz właściwe reagowanie, a także przez działania naprawcze i wsparcie osób dotkniętych nierównym traktowaniem. Pracodawca ma też obowiązek przeciwdziałania naruszaniu godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, z naciskiem na obszar: zdrowia, sfery osobistej i reputacji, właściwej komunikacji w miejscu pracy, pozycji w zespole, efektów pracy oraz jej oceny, a także statusu zawodowego pracownika i jego kwalifikacji. Nowością w projekcie jest tekże umożliwienie pracodawcy, który wypłacił odszkodowanie lub zadośćuczynienie ofierze mobbingu żądania od osoby mobbingującej wyrównania poniesionej szkody.

Jak poinformowało MRPiPS nowy projekt, po rozpatrzeniu uwag z poprzednich etapów został skierowany do ponownych uzgodnień, opiniowania i konsultacji publicznych, po zakończeniu których ma zostać skierowany na Stały Komitet Rady Ministrów.

Sąd Najwyższy w wyroku z 7 lutego 2024 roku (I USKP 94/22) potwierdził, że obydwa świadczenia, czyli dodatek za rozłąkę i strawne, które są wypłacane pracownikom czasowo przeniesionym do innej miejscowości, podlegają odrębnym limitom zwolnienia ze składek ZUS.

Dodatek za rozłąkę i strawne są to świadczenia pieniężne, które rekompensują pracownikom zwiększone koszty utrzymania w czasie pracy poza miejscem stałego zamieszkania. Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 18 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 316) dodatek za rozłąkę wypłacany pracownikom czasowo przeniesionym oraz strawne – do wysokości diet z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, określonych w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju nie stanowią podstawy wymiaru składek.

Przedsiębiorca, który zamierzał oddelegowywać swoich pracowników do pracy w innej miejscowości, zarówno na terenie Polski, jak i za granicą, zwrócił się do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o wydanie interpretacji. We wniosku wskazał, że chciałby wypłacać pracownikom i dodatek za rozłąkę, i strawne. Wnioskodawca chciał się upewnić, czy świadczenia te łącznie nie mogą przekraczać wysokości diety z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, czy każde z nich z osobna podlega takiemu limitowi. Jego zdaniem każde ze wskazanych świadczeń nie może przekroczyć wysokości diety. Jeżeli więc dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju wynosi 45 zł, to pracownik czasowo przeniesiony do pracy do innej miejscowości może otrzymać dodatek za rozłąkę w wysokości 45 zł i strawne w wysokości 45 zł i tym samym kwota 90 zł będzie wyłączona z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych w wydanej 15 lipca 2019 roku decyzji nie zgodził się z tym stanowiskiem i wskazał, że maksymalna wysokość dodatku, korzystająca z wyłączenia przewidzianego tym przepisem, limitowana jest wysokością diety należnej w przypadku odbywania przez pracownika krajowej podróży służbowej. Przedsiębiorca nie zgodził się jednak z tą decyzją i wystąpił do sądu.

Sąd Najwyższy, który ostatecznie orzekał w sprawie przyznał rację przedsiębiorcy, uznając, że w przypadku podróży służbowej zwolnienie dotyczy zarówno diet, jak i innych należności z tytułu tych podróży, a maksymalne kwoty zwolnienia ze składek sumuje się. W związku z tym podstawy wymiaru składek nie stanowi zarówno dodatek za rozłąkę, jak i tzw. strawne. Jak podkreślił SN ustawodawca w użył w § 2 ust. 1 pkt 18 rozporządzenia zwrotu „diet”, oznaczającego więcej niż jedno świadczenie finansowe należne od pracodawcy, co zdaniem Sądu odnosi się zarówno do dodatku za rozłąkę, jak i do strawnego z osobna. Każda z tych kwot odrębnie nie może przekroczyć wysokości diety z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego wysłanie PIT na niewłaściwy adres, bez znaczenia, czy nieaktualny, czy błędny, to naruszenie przepisów RODO zagrożone karą.

Sprawa, w której orzekał Sąd dotyczyła kancelarii prawnej, która wysłała formularz PIT-11 do jednej z klientek. Dokument nie trafił jednak do jej rąk, co stało się podstawą do zawiadomienia przez klientkę Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Klientka poinformowała Urząd, że miejsca, gdzie została wysłana informacja podatkowa, nigdy nie podawała jako adresu korespondencyjnego, a o nieprawidłowościach dowiedziała się od swojego urzędu skarbowego i z późniejszej rozmowy telefonicznej z kancelarią.

Kancelaria poinformowała, że PIT-11 nie trafił w niepowołane ręce, ponieważ przesyłka listowa została zwrócona przez pocztę jako nieodebrana. Kancelaria na wieść o błędzie natychmiast sporządziła korektę dokumentu, wskazując właściwy adres oraz w celu zapobieżenia podobnym nieprawidłowościom przeprowadziła rozmowy z pracownikami i ponowne szkolenia z zakresu danych osobowych. Wyjaśnienia te nie okazały się wystarczające i Prezes UODO udzieli l kancelarii upomnienia, wskazując, że  art. 5 ust. 1 lit. d RODO nakłada na administratora obowiązek przetwarzania prawidłowych danych osobowych i w razie potrzeby ich uaktualnienia. W ocenie UODO w kancelarii dane osobowe były przetwarzanie nierzetelnie, bo ta posiadała nieprawidłowy adres klientki na który został wysłany PIT-11.

NSA w wydanym wyroku podkreślił, że przesyłając PIT-11, który dotyczy wrażliwych danych, trzeba dochować należytej staranności. Administrator w granicach należytej staranności musi podjąć starania by zapewnić, żeby zbierane dane są zgodne z prawdą.

Założenia VII etapu Programu Poprawy Bezpieczeństwa i Warunków Pracy zostały ogłoszone przez Radę Ministrów. Program, przygotowany przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej został zaplanowany na lata 2026–2028, a jego główne założenia to opracowanie rozwiązań organizacyjnych i technicznych wspierających zdrowe oraz bezpieczne warunki pracy. Program spełnia funkcję Krajowej Strategii w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, o której mowa m.in. w Komunikacie Komisji z dnia 28 czerwca 2021 r. do Parlamentu Europejskiego, Rady, Europejskiego Komitetu Ekonomiczno-Społecznego i Komitetu Regionów pt. „Ramy Strategiczne UE dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy na lata 2021-2027, Bezpieczeństwo i ochrona zdrowia w zmieniającym się świecie pracy”

W ramach Programu Poprawy Bezpieczeństwa i Warunków Pracy zostaną opracowane wymagania dotyczące bezpieczeństwa pracy, ochrony zdrowia i ergonomii, które będą stanowić narzędzia interwencji dla Państwowej Inspekcji Pracy czy Państwowej Inspekcji Sanitarnej. Szczególny nacisk ma zostać położony na nowe technologie, metody i systemy zarządzania, których wykorzystanie może przyczynić się do ograniczenia liczby osób zatrudnionych w warunkach narażenia na czynniki niebezpieczne, szkodliwe i uciążliwe oraz zmniejszenia liczby związanych z nimi wypadków przy pracy oraz chorób zawodowych. Opracowania mają też w założeniu wspierać przedsiębiorców we wdrażaniu wymagań prawnych celem oceny i ograniczania ryzyka zawodowego, poprawy warunków pracy i jakości środowiska.

W programie zostało określonych 5 celów szczegółowych:

• Opracowanie rozwiązań organizacyjnych i technicznych wspomagających tworzenie zdrowych i bezpiecznych warunków pracy;
• Opracowanie nowych i poprawa właściwości ochronnych i ergonomii istniejących środków ochrony indywidualnej i zbiorowej;
• Wsparcie dostosowania i implementacji prawodawstwa UE;
• Wsparcie utrzymania zdolności do pracy różnorodnych grup pracowników;
• Budowanie kultury bezpieczeństwa i podnoszenie poziomu wiedzy z zakresu bezpieczeństwa pracy.

Jako oczekiwany wynik realizacji Programu Rada Ministrów wskazała wzrost innowacyjności i poprawę konkurencyjności polskich producentów, wykorzystujących opracowania Programu, w zakresie projektowania ergonomicznych stanowisk pracy oraz produkcji inteligentnych środków ochrony indywidualnej i zbiorowej.

Planowany termin przyjęcia projektu to IV kwartał 2025 roku.

Zmiany w zakresie BHP zostały także uwzględnione w jednym z pakietów deregulacyjnych przygotowywanych przez zespół inicjatywy SprawdzaMY. Jedną ze zmian ma być wprowadzenie konkretnego terminu na zgłoszenie uwag do protokołu przez poszkodowanego pracownika, a po jego upływie dokument byłby uznawany za ostateczny. Rozważana jest też zmiana przepisów w zakresie obowiązku aktualizacji Oceny Ryzyka Zawodowego po każdym drobnym incydencie w miejscu pracy, co maiłoby zmniejszyć biurokrację na rzecz realnych działań w obszarze bezpieczeństwa w pracy.