W wydanej w dniu 26 maja 2026 roku interpretacji indywidualnej (0111-KDIB1-3.4010.150.2026.1.JG) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że faktury imienne wystawione na pracownika mogą być podstawą do odliczenia kosztów uzyskania przychodu w kwocie brutto.
Obowiązkowy KSeF a rozliczanie wydatków ponoszonych przez pracowników
Wdrożenie obowiązkowego KSeF spowodowało problemy z rozliczeniem wydatków pracowniczych. Wcześniej pracownik, który jechał na konferencję czy spotkania biznesowe podawał sprzedawcy numer NIP swojego pracodawcy, i następnie fakturę (w formie papierowej lub elektronicznej) przekazywał do działu księgowości z opisem celu. Po wdrożeniu obowiązkowego KSeF sprzedawcy wystawiają faktury w systemie, co rodzi problem, by firma przypisała ją do konkretnego pracownika czy projektu.
Faktury wystawione na pracownika jako sposób na rozliczenie wydatków poza KSeF
By uniknąć tego problemu pracownicy faktury związane z delegacjami i wydatkami pracowniczymi (transport, hotele, gastronomia) pobierają na swoje nazwisko, co powoduje, że faktura taka nie trafia do KSeF, ale jest przekazywana bezpośrednio pracownikowi.
Jak prawidłowo udokumentować wydatki pracownicze dla celów podatkowych?
Dyrektor KIS potwierdził w interpretacji, że pracodawca może zaliczyć udokumentowane wydatki do kosztów uzyskania przychodu, a odliczeniu podlega cała kwota brutto, wraz z podatkiem VAT. Wydatki należy udokumentować w postaci sporządzonych przez pracowników w systemie spółki raportów wydatków, wraz z dołączoną w tym systemie dokumentacją. Do raportu należy dołączyć skany dokumentów lub dokumenty w formie elektronicznej wystawione na pracownika, w tym faktury imienne.
