Pojęcie ruchomy czas pracy nie występuje wprost w przepisach Kodeksu pracy, ale najczęściej przyjmujemy, że jest to rozkład czasu pracy z określonym przedziałem godzinowym rozpoczynania pracy, kiedy to pracownik indywidualnie decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w każdym dniu. Czasem przez ruchomy czas pracy rozumiemy dwa rodzaje rozkładów czasu pracy, określone w art. 1401 Kodeksu pracy, w których możliwe jest naruszanie doby pracowniczej bez konsekwencji w postaci powstania godzin nadliczbowych. W tym tekście przyjmujemy jednak pierwsze z powyższych znaczeń, a w kolejnym wpisie zajmiemy się drugim z elastycznych rozkładów czasu pracy, uregulowanym w tym przepisie.
Na czym polega ruchomy czas pracy?
Ruchomy czas pracy to rozkład, który nie przewiduje sztywnych godzin rozpoczynania i kończenia pracy w dniach roboczych, a określa jedynie przedział czasu (widełki), w którym to pracownik samodzielnie decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w danym dniu i następnie pracuje najczęściej 8 godzin, chyba że jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy. Formalnie bowiem ruchomy czas pracy stosowany jest dla pracowników biurowych, administracyjnych, którzy pracują w systemie podstawowego czasu pracy. Wprowadzając taki rozkład pracodawca umożliwia elastyczne organizowanie pracy w poszczególnych dniach, co z jednej strony ograniczy spóźnienia do pracy, a z drugiej powinno także zmniejszyć absencje godzinowe rozpoczynające dzień roboczy, np. wyjścia prywatne, gdyż będzie można po prostu później rozpocząć pracę w danym dniu zamiast korzystać z absencji.
W rozkładzie takim nie pilnujemy co do zasady doby pracowniczej, a więc ponowne rozpoczęcie pracy w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych, co pozwala pracownikom rozpoczynać pracę raz o 9.00, a w kolejnym dniu o 7.00 bez żadnych negatywnych konsekwencji. W stosunku do takich pracowników obowiązuje jedynie zasada, że wykonywanie pracy zgodnie z takim rozkładem nie może w żadnym przypadku naruszyć prawa pracownika do odpoczynku dobowego lub tygodniowego. Aby w praktyce nie naruszyć odpoczynków należy zwłaszcza uważać w dniach, w których pracownik zatrudniony w ruchomym czasie pracy miał zlecone nadgodziny.
Jak duży może być przedział godzinowy rozpoczynania pracy w ruchomym czasie pracy?
Formalnie przepisy Kodeksu pracy nie przewidują ograniczeń przedziału godzinowego, jaki można wprowadzić w ruchomym czasie pracy, w praktyce jednak w większości przypadków nie przekracza on 5 godzin. Ta wielkość jest wynikiem odjęcia od 24 godzin, czyli czasu trwania doby pracowniczej, odpoczynku dobowego i normy dobowej czasu pracy: 24 h – 11 h – 8 h = 5h. Takie podejście zabezpiecza pracodawcę przed pochopnymi decyzjami pracowników i niepilnowaniem przez nich odpoczynków dobowych, gdyż nawet gdy pracownik rozpocznie pracę w kolejnych dniach o skrajnych godzinach, to i tak nie naruszy odpoczynku, gdyż zostanie 11 godzin przerwy między dwoma okresami pracy. Przykładowo, jeśli widełki trwałyby od 6.00 do 11.00, to praca skrajna mogłaby trwać od 11.00 do 19.00 w jednym dniu oraz w kolejnym dniu od 6.00 do 14.00, a od 19.00 do 6.00 jest dokładnie 11 godzin zapewniających minimalny okres odpoczynku.
Decydując się na większy przedział godzinowy niż 5-godzinny pracodawca powinien dodatkowo zastrzec w przepisach wewnętrznych, że pracownicy podejmując indywidualne decyzje o godzinie rozpoczęcia pracy w danym dniu powinni respektować zasadę zachowania nieprzerwanie 11-godzinnego okresu odpoczynku dobowego. Postanowienie takie nie wyłączy niestety odpowiedzialności pracodawcy za naruszenia przepisów o czasie pracy, jeśli do nich dojdzie w praktyce. Dlatego wprowadzane widełki wynoszą najczęściej od 1 do 3 godzin i dzięki temu zostawiony jest jeszcze margines na dodatkową pracę nadliczbową.
Jak wprowadzić ruchomy czas pracy w organizacji?
Ruchomy czas pracy wprowadza się zawsze w uzgodnieniu z załogą i rozwiązanie to nie może zostać narzucone pracownikom bez konsultacji z ich przedstawicielami. Jeśli u pracodawcy działają związki zawodowe, to ruchomy czas pracy można wprowadzić w układzie zbiorowym pracy lub odrębnym porozumieniu zbiorowym zawartym ze związkami zawodowymi, a gdy nie ma organizacji związkowej to stroną do rozmów są przedstawiciele pracowników wyłonieni w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Przepis posługuje się w tym przypadku liczbą mnogą, a więc przedstawicieli musi być co najmniej dwóch.
Faktu zawarcia takiego porozumienia nie zgłasza się do PIP, w przeciwieństwie do porozumień wydłużających okresy rozliczeniowe maksymalnie do 12 miesięcy.
Z Kodeksu pracy nie wynika, że porozumienie takie zacznie obowiązywać po 14 dniach od jego ogłoszenia, jak to jest uregulowane w przypadku regulaminów pracy czy wynagradzania, a więc w treści zawieranego porozumienia należy ustalić jego termin wejścia w życie i może to być także po 7 czy 5 dniach od jego podania do wiadomości załodze.
Czy pracownik może wnioskować o ruchomy czas pracy?
Niezależnie od tego, czy u pracodawcy wprowadzono ruchomy czas pracy indywidualny pracownik może zawnioskować o zastosowanie tylko w stosunku do niego ruchomego czasu pracy. Jest to wniosek o analogicznym charakterze, jak wynikający z art. 142 KP wniosek o indywidualny rozkład czasu pracy, a więc niewiążący dla pracodawcy. Pracownik składając taki wniosek powinien zaproponować przedział godzinowy, w jakim chciałby rozpoczynać pracę i dobrą praktyką byłoby wskazanie uzasadnienia takiego wniosku, choć nie jest to jego wymóg formalny. Ze względów operacyjnych najlepiej, żeby praca w takim rozkładzie rozpoczynała się od początku okresu rozliczeniowego czasu pracy albo przynajmniej od 1 dnia miesiąca kalendarzowego.
Także w sytuacji, gdy u pracodawcy jest stosowany ruchomy czas pracy pracownik może zawnioskować o zmianę tylko dla niego przyjętego przedziału godzinowego rozpoczynania pracy. Jeśli pracodawca wprowadził widełki trwające tylko 1 godzinę, np. 8.00 – 9.00, pracownik może zawnioskować o ich rozszerzenie, np. od 7.30 do 10.00, co może uzasadnić przyczynami rodzinnymi związanymi z poranną logistyką związaną z odwożeniem dzieci do przedszkola i szkoły.
Kiedy dojdzie do pracy w nadgodzinach, gdy pracownik ma ruchomy czas pracy?
Wprowadzenie ruchomego czasu pracy nie wyłącza w ogóle nadgodzin, aczkolwiek ogranicza ich liczbę, gdyż nie powstaną nadgodziny wynikające z tzw. łamania doby pracowniczej. W tym rozkładzie możliwe jest w ramach widełek przyjętych przez pracodawcę rozpoczynanie pracy wcześniej niż w dniu poprzednim bez konsekwencji w postaci pracy nadliczbowej. Zatem nadgodziny powstaną w dwóch sytuacjach, gdy pracownik będzie w danym dniu roboczym pracował więcej niż 8 godzin mimo rozpoczęcia pracy w widełkach, albo gdy rozpoczął rano pracę przed najwcześniejszą godziną wynikającą z widełek. W pierwszym przypadku będą to klasyczne nadgodziny dobowe z dodatkiem 50% wynagrodzenia (chyba że godziny dodatkowej pracy przypadłyby na porę nocną to z dodatkiem 100%). W drugim przypadku dodatkową pracę musimy zaliczyć do poprzedniego dnia, a więc mogą to być nadgodziny dobowe, średniotygodniowe lub praca w dniu wolnym od pracy w zależności od tego, jaki to był dzień. W tym przypadku przyjmujemy bowiem, że jest to praca przed dobą pracowniczą. Nie jest więc tak, że doba pracownicza w ogóle nie ma znaczenia w ruchomym czasie pracy, gdyż wyłączenie powstania nadgodzin dotyczy tylko sytuacji, gdy praca wykonywana jest zgodnie z przyjętymi przez pracodawcę widełkami.
Jak prowadzić ewidencję czasu pracy dla zatrudnionych w ruchomym czasie pracy?
Przepisy o ewidencji czasu pracy wymagają zarejestrowania liczby godzin przepracowanych w danym dniu oraz godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy. Oznacza to, że w ruchomym czasie pracy ewidencja będzie trudna do prowadzenia w sytuacji, gdy pracodawca nie stosuje systemów do elektronicznej rejestracji czasu pracy. Nie można bowiem w systemie informatycznym ustawić sztywnego kalendarza po 8 godzin np. 8.00 – 16.00. Konieczne jest dokładne rejestrowanie godzin rozpoczynania i kończenia pracy w poszczególnych dobach. Ewidencja tygodniowa w przypadku widełek trwających od 7.00 do 9.00 powinna wyglądać następująco:
- poniedziałek – 7.15 – 15.15, 8 godzin,
- wtorek – 9.00 – 17.00, 8 godzin,
- środa – 7.40 – 15.40, 8 godzin,
- czwartek – 9.00 – 17.00, 8 godzin,
- piątek – 7.00 – 15.00, 8 godzin.
W przypadku, gdy u pracodawcy nie ma systemu RCP, to sami pracownicy lub przedstawiciele działu kadr powinni rejestrować godziny rozpoczynania i kończenia pracy w poszczególnych dniach, aby pracodawca mógł prawidłowo prowadzić karty czasu pracy.
