Jak mówimy “praca zmianowa” to intuicyjnie wiadomo, że jedni pracownicy pracują na rano, a inni ich zastępują po południu i trzecia grupa ewentualnie w nocy, ale czy tylko? Niestety polska definicja pracy zmianowej jest nieprecyzyjna i nie do końca zgodna z unijną dyrektywą 2003/88 dotyczącą niektórych aspektów organizacji czasu pracy. Jakie są tego konsekwencje?
Co to jest praca zmianowa?
Zgodnie z art. 128 § 2 pkt 1 k.p. przez pracę zmianową należy rozumieć wykonywanie pracy według ustalonego rozkładu czasu pracy przewidującego zmianę pory wykonywania pracy przez poszczególnych pracowników po upływie określonej liczby godzin, dni lub tygodni.
Natomiast zgodnie z dyrektywą “praca w systemie zmianowym” oznacza każdą formę organizacji pracy w systemie zmianowym, zgodnie z którą pracownicy zmieniają się na tych samych stanowiskach pracy według określonego harmonogramu, łącznie z systemem następowania po sobie, który może mieć charakter nieprzerwany lub przerywany oraz pociąga za sobą konieczność wykonywania pracy przez pracownika o różnych porach w ciągu określonych dni lub tygodni.
Jak widać zatem w polskiej definicji zabrakło 1 elementu, jakim jest zastępowanie się przez pracowników na tych samych stanowiskach pracy, a więc w Polsce pracą zmianową będzie także praca wykonywana przez 1 pracownika od 8.00 do 16.00, a przez drugiego od 12.00 do 20.00, gdy zamieniają się oni co tydzień, ale w ciągu dnia ich zmiany się zazębiają, i pracują częściowo razem, a nie jeden zastępuje na stanowisku drugiego. To powoduje, że polskie rozumienie pracy zmianowej jest szersze.
Czy praca zmianowa to system czy rozkład czasu pracy?
Zgodnie z art. 146 Kodeksu pracy praca zmianowa jest dopuszczalna w każdym systemie czasu pracy, a więc ona sama nie może być systemem czasu pracy i jest to rodzaj rozkładu czasu pracy. Wyróżniamy przy tym kilka rodzajów pracy zmianowej: 2-zmianową, 3-zmianową, czy wreszcie 4-brygadową.
UWAGA! 4-brygadówka to nie jest odrębny system czasu pracy, a system podstawowy połączony z pracą 3-zmianową wykonywaną non-stop, czyli 24 godziny na dobę w dłuższym, najczęściej 4-miesięcznym okresie rozliczeniowym.
Skąd pracownik dowie się o pracy zmianowej?
Długość i liczba zmian powinny być jako elementy rozkładu czasu pracy określone w regulaminie pracy, układzie zbiorowym pracy lub obwieszczeniu o czasie pracy, co wynika z art. 150 § 1 k.p. Najczęściej w Polsce występują zmiany skoordynowane z kodeksową definicją niedzieli, która trwa od 6.00 w niedzielę do 6.00 w poniedziałek, a więc zmiany trwają od 6.00 do 14.00 (I zmiana), od 14.00 do 22.00 (II zmiana) oraz od 22.00 do 6.00 (III zmiana). W takim przypadku optymalnym rozwiązaniem byłoby również skoordynowanie długości pory nocnej z czasem trwania 3-ciej zmiany, gdyż wtedy łatwiej się rozlicza płace, bowiem dodatek nocny przysługuje wyłącznie pracownikom zatrudnionym na tej zmianie.
Pracodawcy mogą jednak wprowadzać różne godziny trwania zmian w różnych obszarach organizacji i mają tutaj pełną dowolność ze względu na brak wytycznych w Kodeksie pracy dotyczących tej materii.
W przypadku systemu równoważnego czasu pracy w wielu organizacjach praca odbywa się na dwie zmiany trwające po 12 godzin, które często przypadają od 6.00 do 18.00 i od 18.00 do 6.00, lub od 7.00 do 19.00 i odpowiednio od 19.00 do 7.00. Tak pracuje się przykładowo w logistyce, recepcjach hotelowych, czy też w szpitalach na oddziałach całodobowych.
Pracownik przed dopuszczeniem do pracy jest zapoznawany z regulaminem pracy (układem zbiorowym pracy, czy obwieszczeniem), a więc dowiaduje się bezpośrednio przed rozpoczęciem pracy, czy jego stanowisko obejmie praca zmianowa. Dodatkowo po zmianach wprowadzonych w kwietniu 2023 r. w treści informacji o warunkach zatrudnienia pracodawcy informują pracowników w terminie 7 dni od dopuszczenia do pracy o „zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę”. Oznacza to, że w przypadku, gdy jest stosowany jakiś powtarzalny sposób zmieniania przez pracowników zmian, to powinien on im zostać przedstawiony, np. w przypadku równoważnego systemu czasu pracy Dzień, Noc, 2-3 dni wolne od pracy, Dzień, Noc, 2-3 dni wolne od pracy itd. W informacji nie powinno się jednak powielać danych z regulaminu pracy, a więc podawać godzin trwania poszczególnych zmian, gdyż te już pracownik zna, a jej celem jest przybliżenie sposobu przechodzenia pomiędzy zmianami, żeby pracownik miał większe wyobrażenie o sposobie organizacji jego czasu pracy.
Na co wpływa praca zmianowa?
Wprowadzenie pracy zmianowej wpływa przede wszystkim na dwa aspekty organizacji czasu pracy – możliwość planowania i zlecania pracy w niedziele i święta oraz możliwość skracania odpoczynków tygodniowych poniżej 35 godzin.
W art. 15110 k.p. praca zmianowa jest najprostszym sposobem na uzyskanie prawnej możliwości pracy w niedziele i święta bez względu na branżę, w której działa pracodawca. Wystarczy więc wprowadzić różne godziny rozpoczynania pracy w danym obszarze, np. 8.00 – 16.00, 9.00 – 17.00 oraz 10.00 – 18.00 i rotować między nimi pracowników i już mamy nie tylko pracę zmianową zgodną z polską definicją, ale także możliwość i planowania pracy w niedziele i zlecania dodatkowej pracy w takie dni.
Ważniejsze jest jednak dopuszczenie planowania skróconych odpoczynków tygodniowych w przypadku, gdy dochodzi do tzw. łamania zmian. Zgodnie bowiem z art. 133 § 2 k.p. w przypadku zmiany pory wykonywania pracy przez pracownika w związku z jego przejściem na inną zmianę, zgodnie z ustalonym rozkładem czasu pracy, tygodniowy nieprzerwany odpoczynek może obejmować mniejszą liczbę godzin, ale nie może być on krótszy niż 24 godziny. Co ważne taki krótki odpoczynek może zostać zaplanowany w harmonogramie czasu pracy i pozwala on na przejście ze zmiany III na zmianę I po jednym dniu wolnym od pracy, czyli możliwy jest harmonogram przykładowo taki: poniedziałek praca od 22.00 do 6.00, wtorek dzień wolny, a w środę zaplanowana praca od 6.00 do 14.00.
Czy można stosować pracę zmianową w systemie równoważnym w sieci handlowej?
W branży retail na porządku dziennym jest stosowany równoważny system czasu pracy i 3-miesięczne okresy rozliczeniowe oraz zatrudnienie w niepełnych wymiarach czasu pracy, rzadko jednak elementem organizacji pracy są konkretne zmiany. Pracownicy w handlu pracują bowiem o bardzo różnych godzinach począwszy od 6.00 do zamknięcia sklepów o 22.00, czy nawet 23.00 i długość dniówek roboczych waha się od 4 do 12 godzin. Zdarza się, że w dużych sklepach co 30 minut kolejny pracownik rozpoczyna pracę, a więc trudno tutaj wskazać wyraźne zmiany i sprecyzować ich długość.
W praktyce więc u takich pracodawców powinien być stosowany regularny okres odpoczynku wynoszący nieprzerwanie 35 godzin w tygodniu.
Zdarza się jednak, że organizacje dzielą godziny rozpoczynania pracy na tzw. grupy zmian, aby móc skorzystać z dobrodziejstwa skróconego odpoczynku i przyjmują np. że zmiany rozpoczynające się w przedziale 6.00 – 10.00 to pierwsze zmiany, a zmiany rozpoczynające się w przedziale 12.00 – 16.00 to drugie zmiany. W takim przypadku jedynie przejście ze zmiany z grupy drugiej na zmianę z grupy pierwszej uzasadnia skorzystanie ze skróconego odpoczynku, a zmiana godzin pracy w obrębie jednej grupy zmian, np. z 9.00 na 7.00 nie jest traktowana jako przejście ze zmiany na zmianę i dalej oznacza konieczność zachowania nieprzerwanie 35-godzinnego odpoczynku tygodniowego. Powyższe rozwiązanie ma na celu z jednej strony umożliwienie stosowania skróconych odpoczynków, a z drugiej strony zachowanie zgodności z celem dyrektywy, jakim było jednak zastępowanie się pracowników na stanowisku pracy.
