Praca zdalna a powstanie zakładu podatkowego: W wydanym w dniu 19 lutego 2025 roku wyroku (II FSK 609/22) Naczelny Sąd Administracyjny wskazał, że nie zawsze firma zagraniczna, która zatrudnia pracowników zdalnie, będzie posiadała zakład podatkowy w Polsce.

Sprawa, w której orzekał NSA dotyczyła duńskiej spółki ubezpieczeniowej, która planowała zatrudnić na umowę o pracę osoby zamieszkałe w Polsce. Osoby te miałyby wykonywać zdalnie proste zadania administracyjne (back-office, wsparcie finansowe, analiza danych). Pracownicy mogli wykonywać pracę zdalnie z każdego miejsca w Polsce, korzystając z komputerów służbowych dostarczonych przez pracodawcę, łącząc się z systemami spółki w Danii i Szwecji. Firma nie miała oddziału w Polsce i nie przewidywała wynajmu żadnych nieruchomości ani biur w Polsce.

Odpowiadając na wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej Dyrektor Krajowej Administracji Skarbowej potwierdził, że taki model zatrudnienia spowoduje powstanie zakładu podatkowego przedsiębiorstwa w Polsce (zgodnie z art. 4a pkt 11 ustawy o CIT), co oznacza konieczność zapłaty CIT od części osiąganych dochodów. Zdaniem fiskusa miejsce pracy z wykorzystaniem firmowego sprzętu może być uznane za stałą placówkę, przez którą przedsiębiorstwo prowadzi działalność w kraju.

Naczelny Sąd Administracyjny nie zgodził się z tym ostatnim twierdzeniem i orzekł, że w tej sprawie pracodawca nie ma stałej placówki w Polsce i nie posiada na jej terenie zakładu podatkowego. Samo udostępnienie pracownikom sprzętu komputerowego nie może prowadzić do uznania, że powstała stała placówka, a tym samym że utworzony został zakład w rozumieniu art. 4a pkt 11 ustawy o CIT. Jak wskazał NSA spółka w żaden sposób nie wskazywała pracownikom miejsca wykonywania pracy, pozostawiając im całkowitą dowolność w tym zakresie. Charakter pracy pracowników w Polsce był wyłącznie pomocniczy i administracyjny, nie stanowił więc prowadzenia działalności gospodarczej sensu stricto, a więc nie rodził w Polsce przychodu/dochodu, który mógłby zostać przypisany ewentualnemu zakładowi.

Od niedzieli 1 czerwca 2025 r. wchodzą w życie przepisy ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2025 r., poz. 621). Zastąpi ona w całości obecnie obowiązującą ustawę z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.

W związku wejściem w życie nowych regulacji Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wydało 28 maja 2025 r. Komunikat w sprawie określenia terminu wdrożenia rozwiązań technicznych umożliwiających udostępnienie komponentów systemu teleinformatycznego przeznaczonego do przekazywania kopii umowy z cudzoziemcem organowi, który wydał zezwolenie na pracę lub wpisał oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń (Dziennik Urzędowy Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, poz. 15). Określa on dwa terminy od których będzie należało za pośrednictwem portalu praca.gov.pl przekazywać informacje o zawarciu umowy z cudzoziemcem: I tak informacje o zawarciu umowy z cudzoziemcem należy przekazać:

• od 1 lipca br. do starosty – dla przypadków, w których zezwolenie na pracę sezonową jest wydane przez starostę,
• od 1 sierpnia br. do wojewody – dla przypadków, w których zezwolenie na pracę jest wydane przez wojewodę.

Dla przypomnienia najważniejsze zmiany wprowadzone przepisami ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom to:

• likwidacja tzw. testu rynku pracy, który zostaje zastąpiony  listą zawodów lub rodzajów pracy (zatwierdzaną przez wojewodę), w stosunku do których będzie się odmawiało wydania zezwolenia na pracę ze względu na trudną sytuację na lokalnym rynku pracy,
• wprowadzenie dodatkowych przesłanek odmowy udzielenia zezwolenia na pobyt czasowy i pracę,
• pierwszeństwo rozpatrywania niektórych wniosków o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę – w pierwszej kolejności mają być rozpatrywane wnioski o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę w przypadku, gdy podmiotem powierzającym pracę ma być przedsiębiorca określony w wykazie prowadzonym przez ministra właściwego do spraw gospodarki, zawierającym przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą o istotnym znaczeniu dla gospodarki narodowej,
• obowiązek podmiotu powierzającego pracę powiadomienia o utracie pracy przez cudzoziemca, któremu udzielono zezwolenia na pobyt czasowy i pracę w terminie 15 dni roboczych od dnia takiego zdarzenia.

Odpowiedzialność pracodawcy za niezapewnienie bezpieczeństwa: Sąd Najwyższy w postanowieniu z 24 stycznia 2025 roku (I PSK 1/24) wskazał, że pracodawca ponosi odpowiedzialność za szkodę doznaną przez pracownika wskutek wypadku przy pracy w sytuacji, gdy można uznać, że do zdarzenia doszło w wyniku niedopełnienia ciążących na pracodawcy obowiązków w dziedzinie bezpieczeństwa.

Sprawa dotyczyła pracownicy, która ucierpiała w wyniku napadu rabunkowego w banku, w którym była zatrudniona. Po tym wydarzeniu pracownica zmagała się z lękami, musiała uczęszczać na terapię i zażywała leki psychotropowe by ustabilizować swój stan psychiczny. Pracownica udała się też na długotrwałe zlecenie lekarskie, a jej nieobecność stała się powodem rozwiązania przez pracodawcę umowy o pracę bez wypowiedzenia. Jako podstawę rozwiązania umowy wskazano art. 53 par. 1 pkt 1 Kodeksu pracy, zgodnie z którym pracodawca może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia:

• jeżeli niezdolność pracownika do pracy wskutek choroby trwa:
  • dłużej niż 3 miesiące – gdy pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy krócej niż 6 miesięcy,
  • dłużej niż łączny okres pobierania z tego tytułu wynagrodzenia i zasiłku oraz pobierania świadczenia rehabilitacyjnego przez pierwsze 3 miesiące – gdy pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy co najmniej 6 miesięcy lub jeżeli niezdolność do pracy została spowodowana wypadkiem przy pracy albo chorobą zawodową;
• w razie usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy z innych przyczyn niż wymienione w pkt 1, trwającej dłużej niż 1 miesiąc.

Pracownica pozwała pracodawcę o zadośćuczynienie, wskazując, że pracodawca zrezygnował ze stałej ochrony fizycznej placówki bankowej, nie zamontował monitoringu, a stanowisko pracy poszkodowanej było zorganizowane w taki sposób, że sprawca napadu miał do niej bezpośredni dostęp z każdej strony. Wszystko to doprowadziło do konkluzji, że pracodawca ponosi na zasadzie winy odpowiedzialność za szkodę doznaną przez pracownika wskutek wypadku przy pracy, gdyż można uznać, że do zdarzenia doszło w wyniku niedopełnienia ciążących na pracodawcy obowiązków w dziedzinie bezpieczeństwa.

Sąd Najwyższy podkreślił, że zgodnie z art 15, art. 94 pkt. 4 i art 207 par. 2 Kodeksu pracy pracodawca ma zapewnić pracownikom bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Oznacza to, że pracodawca ma obowiązek osiągnąć taki skutek, a nie jedynie podejmować starania w celu jego osiągnięcia. Brak podjęcia możliwych działań powoduje, że bank ponosi odpowiedzialność z tytułu niezapewnienia pracownicy adekwatnej ochrony bezpieczeństwa.

Nowe usługi dostępne w mObywatelu: Projekt mający uchylić ustawę z 11 sierpnia 2021 roku o Centralnej Informacji Emerytalnej wpłynął do Sejmu w dniu 20 maja 2025 roku. Jako uzasadnienie dla uchylenia ustawy Rada Ministrów podała wysokie koszty tego rozwiązania, oraz brak pewności co do jego skuteczności. Po wprowadzeniu zmian w przepisach dostęp do danych o prognozowanych świadczeniach emerytalnych będzie możliwy poprzez aplikację mObywatel. Zgodnie z projektowanymi przepisami Zakład Ubezpieczeń Społecznych będzie mógł udostępniać ubezpieczonemu, który w systemie teleinformatycznym ZUS utworzył profil informacyjny i będącemu użytkownikiem aplikacji mObywatel informacje dotyczące środków zgromadzonych na koncie emerytalnym. Nowe rozwiązanie miałoby być przygotowane w ramach dalszego rozwoju aplikacji mObywatel, przy wsparciu środków unijnych.

Oprócz informacji o przewidywanej emeryturze ZUS będzie mógł przekazywać również informacje o środkach zgromadzonych w IKE, IKZE, PPE, PPK, OFE czy KRUS, a także o składkach, wpłatach, wartościach jednostek uczestnictwa lub rozrachunkowych w funduszu inwestycyjnym, ubezpieczeniowym funduszu kapitałowym, funduszu emerytalnym, wartości papierów wartościowych czy innych instrumentów finansowych oraz o innych środkach służących wyliczeniu przyszłych świadczeń emerytalnych ubezpieczonego. Warunkiem udostępnienia informacji o dobrowolnych programach emerytalnych będzie zawarcie porozumienia miedzy Ministrem Cyfryzacji a operatorami takich programów.

Projekt ustawy przeszedł już etap uzgodnień, opiniowania oraz konsultacji publicznych i został skierowany do dalszych pracy w Sejmie. Nowe usługi dostępne w mObywatelu związane ze świadczeniami emerytalnymi miałyby pojawić się od 1 stycznia 2026 roku.

W dniu 21 marca 2025 roku Komisja Europejska wystąpiła z propozycją, której przedmiotem była deregulacja dotycząca przepisów RODO. Jednym z pomysłów Komisji jest wprowadzenie obowiązku prowadzenia rejestrów wynikających z RODO tylko w sytuacji, gdy przetwarzanie danych osobowych wiąże się ze zdefiniowanym w tym akcie prawnym „wysokim ryzykiem”.

Zgodnie z art. 30 RODO wszystkie firmy mają obowiązek prowadzenia tzw. rejestru czynności przetwarzania danych, zawierającego szczegółowe informacje o tym, jak i dlaczego przetwarzane są dane osobowe. Do tej pory przedsiębiorcy, którzy zatrudniali poniżej 250 osób byli częściowo zwolnieni z tego obowiązku pod warunkiem, że przetwarzanie danych nie wiązało się z ryzykiem naruszenia praw i wolności osób, których dane dotyczą.

Złagodzenie przepisów zaproponowane przez Komisję Europejską miałoby dotyczyć MŚP (a więc przedsiębiorstw zatrudniających poniżej 250 osób i z rocznym obrotem nie przekraczającym 50 mln euro) oraz przedsiębiorstw i organizacji zatrudniających mniej niż 750 pracowników oraz osiągających do 150 mln euro obrotu lub posiadających do 129 mln euro aktywów ogółem. Nie oznacza to jednak zwolnienia z obowiązku przeprowadzenia analizy ryzyka, nadal trzeba będzie też wyodrębnić te procesy przetwarzania danych, które wiążą się z wysokim ryzykiem.

Zgodnie z komunikatem Komisji Europejskiej rozwiązanie to ma pozwolić objętym nim firmom na przeznaczenie swoich zasobów na obszary związane z  RODO, w których ochrona danych ma większe znaczenie.

W dniu 22 maja 2025 roku Stały Komitet Rady Ministrów przyjął projekt ustawy przygotowanej przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, zakładający wliczanie do stażu pracy okresów prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej oraz wykonywania pracy na podstawie umowy zlecenia.

W obecnym stanie prawnym okres prowadzenia działalności gospodarczej czy praca wykonywana na podstawie umowy zlecenia nie wliczają się do stażu pracy – liczą się tylko okresy przepracowane na etacie. Oznacza to, że może dojść do sytuacji, gdy osoba pracująca przez kilka czy kilkanaście lat wyłącznie na umowie zlecenie ma w świetle prawa niższy staż pracy niż osoba zatrudniona na etacie np. od roku czy dwóch. Wliczanie poszczególnych okresów do stażu pracy jest szczególnie istotne dla uzyskania uprawnień pracowniczych, takich jak na przykład dłuższe urlopy wypoczynkowe czy prawo do nagród jubileuszowych.

Zgodnie z projektowanymi przepisami do okresu zatrudnienia będzie się wliczać:

• okresy prowadzenia przez osobę fizyczną pozarolniczej działalności oraz okresy pozostawania osobą współpracującą z osobą prowadzącą pozarolniczą działalność,
• okresy wykonywania umowy zlecenia lub o świadczenie usług, wykonywania umowy agencyjnej, pozostawania osobą współpracującą z ww. osobami,
• okresy pozostawania członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej i spółdzielni kółek rolniczych,
• przebyty za granicą okres innej niż zatrudnienie działalności zarobkowej,
• okres zawieszenia działalności gospodarczej przez osobę prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, za który zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Powyższe okresy zatrudnienia będą potwierdzane zaświadczeniami, które będzie wydawał Zakład Ubezpieczeń Społecznych, natomiast w przypadku okresów zatrudnienia niepodlegającego zgłoszeniu do Zakładu oraz okresów innej niż zatrudnienie pracy zarobkowej za granicą to na pracowniku będzie spoczywał ciężar ich udowodnienia.

W projekcie przewidziano wejście w życie przepisów od 1 stycznia 2026 roku.

Podstawa ekwiwalentu za urlop: Zgodnie z przepisami § 16 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, z wyjątkiem określonych w § 7, wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu.

W przypadku, gdy pracownik nie przepracował pełnego okresu 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu to wynagrodzenie faktycznie wypłacone mu w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Jak jednak postąpić w sytuacji, gdy stosunek pracy pracownika powstaje i rozwiązuje się w trakcie miesiąca, a całe zatrudnienie trwa nie dłużej niż 3 miesiące? Czy podstawa ekwiwalentu za urlop powinna zostać dopełniona, czy raczej należy uśrednić podstawę ekwiwalentu, mimo że nie stosuje się § 16 ust. 1 rozporządzenia urlopowego?

W stanowisku z 3 kwietnia 2025 roku Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wskazało, że (…) Ekwiwalent pieniężny za składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy do 1 miesiąca należy obliczać zgodnie z § 16 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r., stosując metodę z § 11 ust. 2. Jeśli pracownik nie przepracował wymaganego 3-miesięcznego okresu, podstawę stanowi wynagrodzenie z faktycznie przepracowanego czasu. W niewiążącej opinii MRPiPS, przepis ten należy zastosować m.in. w przypadku, gdy pracownik pracuje zbyt krótko u danego pracodawcy, tzn. gdy nie ma przepracowanego wymaganego 3-miesięcznego okresu lub gdy co prawda ma przepracowany odpowiedni okres, lecz w wyniku zmian w zasadach wynagradzania otrzymuje składniki wynagrodzenia za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, np. premię, przez okres krótszy niż wymagany przepisami rozporządzenia urlopowego. (…) Jeśli pracownik nie jest zatrudniony przez pełne trzy miesiące, należy uśrednić składniki zmienne stosownie do liczby miesięcy, w których pracownik był zatrudniony. W przypadku nawiązania stosunku pracy w trakcie miesiąca, nie ma podstawy prawnej, do zaokrąglenia w górę wysokości zmiennych, miesięcznych składników wynagrodzenia, które mogłyby być uzyskane przez pracownika, gdyby przepracował pełny miesiąc. (…).

Udostępnienie mieszkania pracownikowi a podstawa wymiaru składek ZUS: W wydanej w dniu 24 lutego 2025 roku interpretacji (znak DI/200000/43/73/2025) Zakład Ubezpieczeń Społecznych odpowiedział na pytanie, czy wartość świadczenia w postaci udostępnienia pracownikowi nieodpłatnie lokalu mieszkalnego zwiększy podstawę wymiaru składek ZUS i opodatkowania?

W opisanej we wniosku sytuacji spółka udostępniała swoim pracownikom:

• mieszkanie będące własnością spółki, które ta wynajmuje swoim pracownikom, ma podpisaną z tymi pracownikami umowę użyczenia, gdzie zawarty jest zapis “Użyczający oddaje do bezpłatnego używania Biorącemu do używania opisany wyżej przedmiot użyczenia na czas nieokreślony”. Pracownik partycypuje w kosztach utrzymania mieszkania służbowego w symbolicznej wysokości 10 zł, co jest zgodnie z zapisami w regulaminie wynagradzania spółki.
• mieszkanie, które spółka wynajmuje i ma podpisaną umowę z właścicielem mieszkania spółdzielczego. Mieszkanie to użycza pracownikowi na podstawie podpisanej umowy z pracownikiem, a pracownik nie partycypuje w kosztach.

ZUS potwierdził, że świadczenie w postaci udostępnienia pracownikom mieszkania typu spółdzielczego, które stanowi własność prywatną wynajmującego należy uwzględnić w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne. Przy ustalaniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne wartość nieodpłatnych świadczeń ustala się na podstawie § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U z 2025 r., poz. 316), który stanowi, że wartość pieniężną świadczeń w naturze ustala się w wysokości ekwiwalentu pieniężnego określonego w przepisach o wynagradzaniu, a w razie ich braku:

• dla lokali spółdzielczych typu lokatorskiego i własnościowego – w wysokości czynszu obowiązującego dla tego lokalu w danej spółdzielni mieszkaniowej,
• dla lokali komunalnych – w wysokości czynszu wyznaczonego dla tego lokalu przez gminę,
• dla lokali własnościowych, z wyłączeniem wymienionych w lit. a, oraz domów stanowiących własność prywatną – w wysokości czynszu określonego według zasad i stawek dla mieszkań komunalnych na danym terenie, a w miastach – w danej dzielnicy,
• dla lokali w hotelach – w wysokości kosztu udokumentowanego rachunkami wystawionymi przez hotel.

Natomiast inaczej ma się sytuacja w przypadku mieszkania będącego własnością pracodawcy, użyczonego pracownikowi na podstawie podpisanej z nim umowy. Jeżeli pracownik ponosi częściową odpłatność, choćby symboliczną, a stosowny zapis o takim uprawnieniu znajduje się w układzie zbiorowym lub regulaminie wynagradzania, to można w tej sytuacji zastosować § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego.

Przepis ten stanowi, że podstawy wymiaru składek nie stanowią korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji. Tak więc udostępnienie mieszkania pracownikowi, które to mieszkanie jest własnością spółki i na warunkach posianych we wniosku, nie będzie stanowić podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników. Nie powstanie również po stronie pracodawcy obowiązek opłacania składek na ubezpieczenia społeczne za pracowników.

Zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego z 18 marca 2025 r. (sygn. akt II FSK 806/22) jeżeli wypłata zadośćuczynienia na rzecz byłego pracownika wynika z odpowiedzialności pracodawcy opartej na zasadzie ryzyka, to jest ona kosztem uzyskania przychodu.

Sprawa, w której orzekał Sąd dotyczyła wypadku przy pracy, do którego doszło w zakładzie produkcyjnym w wyniku zaniedbania zasad BHP przez pracodawcę, ale również w wyniku rażącego naruszenia tych zasad przez pracownika. W ramach ugody sądowej pracownik otrzymał od firmy zadośćuczynienie za wypadek w kwocie ponad 300 tysięcy złotych.

Pracodawca wystąpił do Krajowej Informacji Skarbowej o wydanie interpretacji indywidualnej potwierdzającej, że kwota wypłaconego zadośćuczynienia będzie stanowić dla niego koszt uzyskania przychodu w świetle art. 15 ust. 1 ustawy o CIT (Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r.o podatku dochodowym od osób prawnych, t.t. Dz.U. Z 2025 r, poz 278).

Zgodnie z ww. artykułem Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

We wniosku o wydanie interpretacji firma argumentowała, że wypłacone zadośćuczynienie za wypadek miało na celu zabezpieczenie źródła przychodów i związane była z prowadzoną działalnością gospodarczą, a więc spełniało wymogi przepisów ustawy o CIT. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej nie zgodził się z powyższą argumentacją i uznał stanowisko firmy  za nieprawidłowe. Stanowiska fiskusa nie potwierdziły jednak sądy, najpierw Wojewódzki Sąd Administracyjny, a następnie Naczelny Sąd Administracyjny. Jak podkreślił NSA w wydanym wyroku wszystkie okoliczności związane z prowadzeniem działalności gospodarczej powinny być brane pod uwagę przy ocenie kosztów podatkowych. Może więc do nich być zaliczane zadośćuczynienie wypłacane w ramach ugody sądowej, jeśli jest ono wynikiem wypadków przy pracy i mieści się w ramach ryzyka zawodowego. W rozpatrywanej sprawie wypadek miał miejsce podczas wykonywania obowiązków służbowych, a więc wydatki poniesione z tytułu wypłaty zadośćuczynienia mają choćby pośredni związek z przychodem.