Jakie zmiany w projekcie pracy zdalnej wprowadzono w trakcie prac podkomisji sejmowej?

25 października Podkomisja stała do spraw nowelizacji Kodeksu pracy oraz Kodeksu postępowania administracyjnego zakończyła pracę nad nowelizacją dotyczącą pracy zdalnej. Dalsze prace będą prowadzone w Komisji, ale wprowadzono kilka zmian, a kilka ważnych propozycji poprawek nie zostało przyjętych. Jakie są aktualnie przepisy w projekcie?

Czy zmieniono datę wejścia w życie zmian dotyczących pracy zdalnej?

Niestety nie, gdyż nie było porozumienia pomiędzy partnerami społecznymi a MRiPS. Padła propozycja wydłużenia vacatio legis do 3 miesięcy, która została zgłoszona przez organizacje pracodawców. Resort rodziny opowiedział się za 2-miesięcznym okresem, ale ze względu na nieobecność strony związkowej na ostatnim posiedzeniu Komisji nie zmieniono vacatio legis w projekcie. Pozostał więc zapis o 14-dniowym, a decyzję o jego ewentualnym wydłużeniu pozostawiono komisji. Sprawa jest więc nadal niepewna, ale jest zgoda projektodawcy na wydłużenie proponowanego okresu vacatio legis do 2 miesięcy.

Czy zwiększono limit dni pracy zdalnej okazjonalnej?

Niestety nie, zgłoszona poprawka, aby roczny limit pracy okazjonalnej został wydłużony do 30 dni nie została przyjęta. Zatem w aktualnej wersji limit pracy zdalnej okazjonalnej pozostał na dotychczasowym poziomie i wynosi 24 dni. Jest to więc niewiele dni pracy zdalnej i dla pracodawców będzie to oznaczało konieczność wdrożenia pracy zdalnej częściowej (zwanej hybrydową), gdyż dziś często stosowana jest formuła 1 dzień tygodniowo pracy zdalnej lub też 4 dni na miesiąc. Zatem aby nie odbierać pracownikom dotychczasowych praw nie będzie można bazować tylko na pracy okazjonalnej.

Jaki aspekt był przedmiotem sporów na ostatnich posiedzeniach Podkomisji?

Aspekt dotyczący oceny ryzyka zawodowego dla stanowisk pracy zdalnej i możliwość wykonania uniwersalnej oceny ryzyka dla grup stanowisk. W tym zakresie pojawił się wyraźny spór pomiędzy PIP a MRiPS. Jednak na ostatnim posiedzeniu resort rodziny zgodził się ze stanowiskiem PIP, aby nie dopuścić do przeprowadzania uniwersalnej oceny ryzyka. Uzgodniono poprawkę, która nie została przegłosowana. Tak więc również w tej kwestii należy się spodziewać dalszej dyskusji na Komisji Sejmowej. Projekt, który trafia pod jej obrady posiada jednak postulowany przez organizacje pracodawców przepis dopuszczający uniwersalną ocenę ryzyka zawodowego.

Jakie zmiany w zakresie badań medycyny pracy wprowadzono w projekcie?

W trakcie końcowych prac nad nowelizacją Ministerstwo Zdrowia zaproponowało zmianę do art. 229 Kodeksu pracy, związaną z możliwością rozszerzenia badań profilaktycznych pracowników przez lekarza medycyny pracy, jeśli są jakieś programy profilaktyczne ogłoszone przez Ministerstwo Zdrowia. Dzięki temu pracownik będzie mógł przy okazji takiej wizyty przeprowadzić dodatkowe badania, które nie obciążą kosztu medycyny pracy, który pokrywa pracodawca, tylko będą finansowane z budżetu państwa. W tym zakresie przedstawiciele pracodawców zgłaszali uwagi co do tego, że będzie to jednak obciążeniem dla firm, gdyż badania medycyny pracy odbywają się w godzinach pracy. Wniosek ten nie został jednak uwzględniony, gdyż MRiPS zwróciło uwagę na brzmienie przepisów Kodeksu pracy, z których wynika, że badania medycyny pracy jedynie w razie możliwości powinny odbywać się w czasie pracy. Nie ma więc potrzeby dokonywania zmian w przepisach, a zwiększenie zakresu badań profilaktycznych jest z pewnością korzystne dla pracowników.

Kiedy można się spodziewać wejścia w życie przepisów wprowadzających pracę zdalną do Kodeksu pracy?

Biorąc pod uwagę tempo prac parlamentarnych nie wydaje się by weszły one w życie w 2022 r., a dopiero w 2023 r. Zakładając, że zostanie przyjęte vacatio legis zaproponowane przez MRiPS byłby to przełom I i II kwartału 2023 r. Jak na razie rozporządzeniem z 28 października przedłużono stan zagrożenia epidemicznego do końca 2022 r., a więc jest dalej podstawa do stosowania pracy zdalnej wynikającej z art. 3 tzw. specustawy covidowej (Dz.U. 2020 poz. 374; https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20200000374). Może być ona stosowana jeszcze ponadto przez 3 miesiące po odwołaniu stanu zagrożenia epidemicznego, więc jak na razie możemy być spokojni, że do końca marca 2023 r. będzie stosowana praca zdalna covidowa. Wydaje się, że w tym czasie powinno się udać znowelizować Kodeks pracy.

Łukasz Prasołek

Projektowane przepisy dotyczące pracy zdalnej
w zasadzie wcale nie dotyczą kwestii związanych z czasem pracy z jednym wyjątkiem dotyczącym potwierdzania obecności przez takich pracowników na stanowisku pracy. Nawet w tej kwestii pozostawiono jednak wybór pracodawcom, gdyż jest to 1 z 8 obligatoryjnych elementów regulaminu/porozumienia wprowadzającego pracę zdalną.

Czy pracę zdalną będziemy ujmować w harmonogramach czasu pracy?

Praca zdalna jest formą wykonywania pracy i nie ma związku z rozkładem czasu pracy pracownika. Nie musi być więc ujmowana w harmonogramach czasu pracy, gdyż nie są planowane zmiany w przepisach dotyczących rozkładów i harmonogramów czasu pracy. Nie ma jednak przeciwwskazań prawnych, aby ująć pracę zdalną w harmonogramach, jeśli jest taka potrzeba biznesowa, np. ze względu na ograniczenie powierzchni biurowej.

Czy można robić harmonogramy pracy zdalnej?

Można wprowadzić odrębne harmonogramy pracy zdalnej i takie działanie wydaje się wygodniejsze w praktyce niż planowanie jej w harmonogramach czasu pracy. Należy bowiem pamiętać, że harmonogram musi być stworzony na miesiąc z góry i podany do wiadomości z 7-dniowym wyprzedzeniem. Harmonogramy pracy zdalnej mogłyby powstawać na 1-2 tygodnie, gdyż w krótszej perspektywie czasowej łatwiej pogodzić potrzeby pracodawcy i pracowników. Możliwe jest również całkiem elastyczne podejście i dołożenie w pulpicie pracowniczym wniosków o pracę zdalną częściową i przerzucenie decyzji w tym zakresie na pracownika i managera, którzy będą to uzgadniali w praktyce.

Jakie będą zasady potwierdzania obecności na pracy zdalnej?

Planowane przepisy nie określają sposobu potwierdzania obecności przez pracowników pracujących zdalnie, a wskazują jedynie, że powinno to zostać określone w regulaminach/porozumieniach dotyczących pracy zdalnej. Możliwe jest więc zastosowanie elektronicznej listy obecności, wysłanie maila do managera z informacją o rozpoczęciu pracy, czy też zalogowanie się do jakiegoś z systemów teleinformatycznych wykorzystywanych w pracy.

Co ciekawe, ten sposób potwierdzania obecności będzie dotyczyły tylko dni pracy zdalnej i w tym zakresie nie będziemy stosować ogólnych reguł wynikających z regulaminu pracy. Możliwe jest więc, że będą w firmie dwie metody potwierdzania obecności, w zależności od miejsca wykonywania pracy, np. pracownik przychodząc do biura będzie odbijał się na czytniku czasu pracy, a pracując zdalnie będzie wysyłał maila do przełożonego.

Jak prowadzić ewidencję czasu pracy pracowników wykonujących pracę zdalną?

Wykonywanie pracy zdalnie nie wpływa na wygląd ewidencji czasu pracy, w której powinna być w każdym dniu roboczym wpisana liczba przepracowanych godzin oraz godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy. Praca zdalna nie jest rodzajem absencji czy zwolnienia od pracy, a więc błędne byłoby ewidencjonowanie symbolu i wymiaru godzin, np. ZD 8 godzin. Taki sposób rejestracji dotyczy bowiem tylko nieobecności w pracy.

Czy praca zdalna powinna zostać odnotowana w ewidencji czasu pracy?

Zgodnie z art. 149 § 1 Kodeksu pracy pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Praca zdalna całkowita i częściowa powinny być więc odznaczane w kartach ewidencji czasu pracy, gdyż mają wpływ na ustalenie innych świadczeń związanych z pracą. W przypadku pracy zdalnej okazjonalnej wydaje się, że nie ma bezwzględnie obowiązku ujęcia jej w ewidencji czasu pracy. Może to być jednak korzystne z punktu widzenia przejrzystości dokumentacji; w jednym dokumencie będziemy mieć wszystkie dane dotyczące pracy zdalnej.

Łukasz Prasołek

Praca zdalna okazjonalna będzie odpowiednikiem dzisiejszego HO, czyli home-office, który jest traktowany jako rodzaj benefitu przysługującego pracownikom. Będzie uprawnieniem pracowniczym, które wynika z przepisów i nie trzeba go wdrażać w organizacji i będzie przysługiwała każdemu pracownikowi z mocy prawa.

Jak można złożyć wniosek o pracę zdalną okazjonalną?

Projektowane przepisy wskazują dwie postacie wniosku – papierową lub elektroniczną. Co ważne mówimy o postaci, a nie formie wniosku, tak więc nie musi to być forma elektroniczna w rozumieniu Kodeksu cywilnego. Możliwe jest więc wysłanie wniosku w treści maila, czy złożenie go w pulpicie pracowniczym.

Jaki charakter ma wniosek o pracę zdalną okazjonalną?

Wniosek nie jest wiążący i powinien być traktowany analogicznie jak wniosek urlopowy, czy wniosek o wyjście prywatne, a więc wymaga akceptacji przełożonego, bez której pracownik będzie miał obowiązek stawienia się w biurze.

Czy z pracy zdalnej okazjonalnej może korzystać pracownik pracujący hybrydowo?

Tak, gdyż jest to uprawnienie ustawowe przysługujące każdemu pracownikowi. Osoby korzystające z pracy zdalnej częściowej mogą zatem zawnioskować w dniach, gdy powinny pracować stacjonarnie o pracę zdalną okazjonalną. Ustawodawca wprost opisał taką możliwość w uzasadnieniu projektu nowelizacji Kodeksu pracy.

Których przepisów nie stosuje się do pracy zdalnej okazjonalnej?

Do pracy zdalnej okazjonalnej nie stosuje się przepisów dotyczących:

• zasad jej wdrożenia (przy zatrudnieniu, w trakcie zatrudnienia, polecenie),
• ujęcia jej w regulaminie/porozumieniu negocjowanym ze związkami zawodowymi,
• aktualizacji informacji o podstawowych warunkach zatrudnienia,
• obowiązków pracodawcy w zakresie zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej i pokrywania kosztów związanych z pracą zdalną,
• obowiązku odbywania szkoleń okresowych, który zostanie przywrócony w przypadku pracy zdalnej częściowej lub całkowitej dla pracowników zatrudnionych na stanowiskach administracyjno-biurowych.

Czy praca zdalna okazjonalna powinna być odnotowywana w ewidencji czasu pracy?

Praca zdalna okazjonalna jest limitowana w okresie roku kalendarzowego i wydaje się, że powinna być ujmowana w ewidencji czasu pracy, choć może to rodzić wątpliwości, gdyż nie ma ona wpływu ani na wynagrodzenie, ani na wypłatę innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy. Tak więc można bronić poglądu, że w przeciwieństwie do pracy zdalnej całkowitej lub częściowej, w przypadku których mamy obowiązek wypłaty ryczałtu/ekwiwalentu za prąd czy Internet, ta nie musi być wykazywana w ewidencji.

Czy można wypłacać ryczałt/ekwiwalent za prąd i Internet za dni pracy okazjonalnej?

Za dni pracy zdalnej okazjonalnej nie przysługuje z mocy prawa zwrot kosztów prądu, czy Internetu, ale oczywiście pracodawca może podjąć taką decyzję. Co ważne: wypłacany w takim przypadku ryczałt/ekwiwalent nie będzie opodatkowany, ani oskładkowany, co wynika wyraźnie z uzasadnienia projektu nowelizacji.

Czy praca zdalna okazjonalna powinna być ujęta w świadectwie pracy?

Tak, gdyż jest uprawnieniem przysługującym na dany rok kalendarzowy niezależnie od liczby pracodawców, a więc podobnie jak opieka nad dzieckiem do lat 14 powinna być ujęta w treści świadectwa pracy. Docelowo pewnie pojawi się odpowiednie pole w świadectwie pracy, ale nawet gdy go nie będzie to powinna być ujęta w punkcie 12:

12) wykorzystał dodatkowy urlop albo inne uprawnienia lub świadczenia przewidziane przepisami prawa pracy …………………………………………………………………………………………………………………………………..

Czy korzystając z pracy zdalnej okazjonalnej pracownik będzie mógł składać elektroniczne wnioski zamiast pisemnych?

Tak, gdyż przepis umożliwiający składanie elektronicznych wniosków z zakresu prawa pracy w przypadku, gdy prawo pracy wymaga formy pisemnej wniosku nie został wyłączony przy pracy zdalnej okazjonalnej. Zatem wnioski o odbiór nadgodzin, czy wyjście prywatne w dniu pracy zdalnej okazjonalnej mogą być złożone elektronicznie.

Czy będzie możliwe kontrolowanie pracownika w dniu wykonywania pracy zdalnej okazjonalnej?

Tak, takie uprawnienie wynika wprost z przepisu i obejmuje ono 3 zakresy kontroli: wykonywania pracy, z zakresu bhp oraz bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych. Co ważne zasady odbywania takich kontroli powinny zostać ustalone z pracownikiem, a więc nie zastosujemy tutaj zasad kontroli opisanych w regulaminie/porozumieniu dotyczącym pracy zdalnej.

Łukasz Prasołek