Autor: Łukasz Prasołek

Dokumentacja pracownicza pracownika tymczasowego: W dniu 2 października 2024 roku Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wydało stanowisko odnośnie zasad prowadzenia dokumentacji pracowniczej dla pracowników tymczasowych, odpowiadając na pytanie, czy zatrudnienie jednej osoby najpierw jako pracownika tymczasowego, a następnie jako pracownika zwykłego wprost przez agencję pracy tymczasowej na stanowisku administracyjnym wymaga założenia odrębnych akt osobowych? Kolejna wątpliwość, do której odniosło się MRPiPS dotyczyła prowadzenia akt osobowych dla pracowników agencji pracy tymczasowej, którzy pracują z przerwami na rzecz różnych pracodawców użytkowników, a dokładniej czy prowadzi się jedne akta osobowe i kontynuuje je za każdym razem, gdy pracownik znowu podejmie pracę w okresie obowiązkowego przechowywania akt osobowych.

Zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej uregulowane są w ogólny sposób w Kodeksie pracy, a szczegółowo w rozporządzeniu Ministra Pracy, Rodziny i Polityki Społecznej z 18 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2024 r. poz. 535), natomiast przepisy ustawy z 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (Dz.U. z 2023 r. poz. 1110) nie regulują odrębnie kwestii związanych z dokumentacją pracowniczą.

Jak potwierdziło w październikowym stanowisku Ministerstwo obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej pracownika tymczasowego spoczywa generalnie na zatrudniającej go agencji pracy tymczasowej. Zgodnie zaś z art. 94[5] par. 1 Kodeksu pracy w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, pracodawca ma obowiązek kontynuować prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. Tak więc należy przyjąć, że pracodawca, co dotyczy też agencji pracy tymczasowej, w przypadku nawiązania kolejnego stosunku pracy z tym samym pracownikiem powinien kontynuować prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji. Wykonywanie pracy na rzecz różnych pracodawców użytkowników nie wpływa na kontynuację  akt osobowych czy innej dokumentacji pracowniczej. Dokładnie w ten sam sposób należy postąpić w sytuacji, gdy pracownik tymczasowy zostanie zatrudniony przez agencję pracy tymczasowej jako jej pracownik na podstawie ogólnych przepisów, a nie na umowę o pracę tymczasową.

Przejście ze stosunku pracy na samozatrudnienie według wcześniejszych doniesień medialnych miało być utrudnione, szczególnie w przypadku dalszego świadczenia usług dla byłego pracodawcy. Zgodnie z zapowiedziami  fiskus zamierzał skrupulatnie kontrolować samozatrudnionych, którzy współpracują tylko z jednym kontrahentem, będącym też często byłym pracodawcą. Niepokój przedsiębiorców wzmagały trwające prace legislacyjne nad nowymi uprawnieniami dla Państwowej Inspekcji Pracy, umożliwiające im walkę z fikcyjnym zatrudnieniem.

Jednak wydana w dniu 22 sierpnia 2024 r. interpretacja indywidualna (0112-KDIL2-2.4011.472.2024.1.WS.) uspokoiła samozatrudnionych, bowiem Dyrektor KIS potwierdził w niej, że przejście z umowy o pracę na samozatrudnienie  jest dozwolone, nawet w sytuacji, gdy jedynym kontrahentem przedsiębiorcy będzie były pracodawca.

Wnioskodawca, będący informatykiem nie ukrywał w złożonym wniosku o wydanie interpretacji, że chce założyć działalność „w celu zwiększenia wielkości uzyskiwanych dochodów” i będzie robił dla byłego pracodawcy to samo, co robił będąc na etacie, czyli tworzył oprogramowanie oraz sprawdzał i testował oprogramowanie stworzone przez innych programistów. Po rozwiązaniu umowy o pracę z dotychczasowym pracodawcą Wnioskodawca zamierzał założyć działalność gospodarczą, i w początkowym okresie jej prowadzenia świadczyć usługi wyłącznie dla byłego pracodawcy.

Dla KIS kluczowym w ocenie sytuacji było spełnienie przesłanek pozwalających uznać daną działalność za działalność gospodarczą w rozumieniu art. 5b ustawy o PIT. Zgodnie z tym przepisem za pozarolniczą działalność gospodarczą nie uznaje się czynności, jeżeli są spełnione następujące warunki:

• odpowiedzialność wobec osób trzecich za rezultat tych czynności oraz ich wykonywanie, z wyłączeniem odpowiedzialności za popełnienie czynów niedozwolonych, ponosi zlecający wykonanie tych czynności;
• są one wykonywane pod kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonych przez zlecającego te czynności;
• wykonujący te czynności nie ponosi ryzyka gospodarczego związanego z prowadzoną działalnością.

W przypadku omawianego przedsiębiorcy przesłanki te zaistniały, ponieważ usługi nie będą wykonywane pod kierownictwem kontrahenta, a przedsiębiorca ponosi ryzyko gospodarcze, jeśli bowiem źle wykona usługę, grozi mu obniżka wynagrodzenia lub kara. Co istotne kontrahent, zlecając wykonanie konkretnego zadania nie będzie wyznaczał szczegółowo czasu i sposobu jego wykonania, wskazując tylko termin wykonania usługi, które będą wykonywane samodzielnie, w miejscu i czasie dogodnym dla Wnioskodawcy.

Kolejne kary PUODO za zgubienie pendrive z danymi osobowymi zostały nałożone na dwie miejskie spółki w Kutnie. Pracownik MOPS, wykonujący jednocześnie pracę dla MOSiR zgubił nieszyfrowany nośnik z danymi osobowymi około półtora tysiąca osób. Wśród danych byłych i obecnych pracowników i współpracowników MOPS i MOSiR znajdujących się na nośniku były między innymi  imiona, nazwiska, imiona rodziców, daty urodzenia, numery rachunków bankowych, adresy zamieszkania lub pobytu, numery ewidencyjne PESEL, adresy e-mail, dane dotyczące zarobków i/lub posiadanego majątku, nazwiska rodowe matki, serie i numery dowodów osobistych, numery telefonu, dane o urlopach, zwolnieniach lekarskich, dane dotyczące ukończonych szkół, historia zatrudnienia, imiona i nazwiska dzieci oraz ich daty urodzenia. Dane były przenoszone przez pracownika spółek miejskich na pendrive w związku z transferem danych przy zmianie systemu kadrowo-płacowego w wyżej wymienionych spółkach.

Instytucje biorące udział w procedurze przenoszenia danych osobowych zorientowały się o ich zagubieniu dopiero po tym, jak skontaktował się z nimi znalazca pendrive z danymi.

Kary PUODO za zgubienie pendrive z danymi zostały nałożone w następującej wysokości: 15 000 i 20 000 złotych otrzymały obie miejskie spółki, a spółka obsługująca je w zakresie przeniesienia danych do nowego systemu kadrowo-płacowego została ukarana kwotą ponad 24 000 złotych. Prezes UODO ustalił w trakcie swoich czynności, że wszystkie trzy instytucje miały procedury dotyczące zabezpieczania danych, ale dane te nie były skutecznie zabezpieczone. Nie została też stworzona analiza ryzyka dla procesu zmiany systemu kadrowo-płacowego.

Centrum Informacyjne Rządu w dniu 27 września 2024 roku udzieliło wyjaśnień wskazujących, w jaki sposób rozliczać godziny nadliczbowe w służbie cywilnej, a także jak ustalać wysokość wynagrodzenia za takie godziny.

Ponieważ przepisy ustawy o służbie cywilnej (ustawa z 21 listopada 2008 roku o służbie cywilnej, Dzienniku Ustaw z 2024 r., poz. 409 ze zm.) nie regulują kwestii dotyczących maksymalnych norm pracy w godzinach nadliczbowych, to konieczne jest stosowanie w tym zakresie przepisów Kodeksu pracy. Zgodnie z artykułem 151  § 3 Kodeksu  liczba godzin nadliczbowych przepracowanych nie może przekroczyć dla poszczególnego pracownika 150 godzin w roku kalendarzowym. Kodeks pracy dopuszcza też możliwość ustalenia innej liczby godzin nadliczbowych w roku kalendarzowym jeżeli zostanie ona zapisana w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy albo w umowie o pracę.

Zgodnie z artykułem 97a ustawy o służbie cywilnej wynagrodzenie za pracę w nadgodzinach ustala się na podstawie godzinowej stawki wynagrodzenia należnego w miesiącu, w którym nastąpiła taka praca. Natomiast godzinową stawkę wynagrodzenia ustala się, dzieląc miesięczne wynagrodzenie przez normę godzin czasu pracy w danym miesiącu. Należne wynagrodzenie za godziny nadliczbowe w służbie cywilnej obejmuje wszystkie składniki wynagrodzenia, które przysługują członkowi korpusu służby cywilnej w miesiącu, w którym powstały nadgodziny, włączając w to dodatek zadaniowy przysługujący pracownikowi w danym miesiącu.

Artykuł 85 ustawy o służbie cywilnej wymienia następujące składniki wynagrodzenia, które są należne członkom korpusu służby cywilnej:

Ozusowanie umów zlecenia odroczone – taki komunikat został przekazany przez ministrę pracy Agnieszkę Dziemianowicz-Bąk. Budząca dużo kontrowersji reforma zakładająca pełne ozusowanie umów zlecenia oraz umów o dzieło została przesunięta w czasie.

Pełne ozusowanie umów cywilnoprawnych było jednym z elementów kamieni milowych zapisanych w Krajowym Planie Odbudowy, i było zapowiadane już od kilku lat. Zgodnie z kamieniem milowym A71G wszystkie umowy cywilnoprawne mają podlegać składkom na ubezpieczenia społeczne (emerytalnym, rentowym, wypadkowym i chorobowym). Znowelizowane ustawy miały zapewnić ochronę socjalną wszystkich osób pracujących na podstawie umów cywilnoprawnych, a w związku z tym, że reforma jest zapisana w KPO, to nie podlega ona rewizji. Wyjątkami, które miały nie podlegać ozusowaniu są umowy wykonywane przez uczniów szkół ponadpodstawowych lub studentów, do ukończenia 26 lat.

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przygotowało projekt regulacji, które miały zostać wdrożone od 1 stycznia 2025 roku. Obecnie jednak prowadzone są negocjacje z Komisją Europejską w sprawie przesunięcia tego terminu, gdyż projekt zmian wzbudził dużo kontrowersji wśród polskich przedsiębiorców, którzy sprzeciwiają się pomysłom oskładkowania umów o dzieło i zwiększania obciążeń związanych z umowami-zleceniami. Na tle projektu powstały również spory w samej koalicji rządzącej.

Projekt nowelizacji ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawy o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych nie został jeszcze opublikowany na stronie Rządowego Centrum Legislacji. W obecnej chwili prognozy mówią o wejściu w życie przepisów dopiero w 2026 roku.

Ministerstwo Zdrowia zapowiedziało zmiany w badaniach medycyny pracy. Zgodnie z zapowiedziami resortu od 2025 roku do obowiązkowych badań medycyny pracy ma być włączona część badań znajdujących się w programie “Profilaktyka 40+”. Jako główny cel planowanych zmian wskazuje lepsze i skuteczniejsze monitorowanie zdrowia pracowników pod kątem leczenia otyłości i nadwagi osób po 40-tym roku życia.

Pakiet medycyny pracy miałby zostać rozszerzony o obowiązkowe badania takie jak określenie poziomu cukru, lipidogram oraz określenie wskaźnika BMI. Zmiany w badaniach medycyny pracy miałyby objąć również dodatkowe badania, takie jak między innymi mammografia, cytologia, PSA czy zdjęcie RTG płuc. Dodatkowe badania również miałyby zostać sfinansowane przez państwo, o ile ośrodek medycyny pracy przystąpi do programu profilaktycznego. W innym wypadku koszty takich badań będą obciążały pracodawcę, zgodnie z aktualnymi przepisami.

Przepisy Kodeksu pracy  stanowią, że w przypadku, gdy pracownik skierowany na wstępne, okresowe albo kontrolne badania lekarskie spełnia warunki objęcia programem zdrowotnym, lekarz przeprowadzający badania lekarskie kieruje pracownika za jego zgodą do udziału w takim programie. Jeżeli pracownik wykona wstępne, okresowe albo kontrolne badania lekarskie zgodnie z programem zdrowotnym lub programem polityki zdrowotnej, badania te są finansowane przez państwo (art. 229 par 6[1] Kodeksu pracy).

Termin wejścia w życie nowych przepisów określono wstępnie na 1 stycznia 2025 roku, co jednak ze względu na małe zaawansowanie prac nad projektem nie wydaje się w tej chwili możliwe.

Wigilia wolna od pracy: Klub parlamentarny Lewicy złożył 24 października br. do sejmu projekt ustawy, w którym zaproponowano by Wigilia Bożego Narodzenia była dla wszystkich pracowników dniem wolnym od pracy. W uzasadnieniu do projektu wskazano, że bardzo często pracodawcy i tak skracają w ten dzień czas pracy do godziny 12:00 lub 13:00, tak by umożliwić pracownikom wcześniejsze wyjście, a niektórzy z pracodawców sami ustalają ten dzień wolnym od pracy. Nierzadko też pracownicy decydują się na skorzystanie w Wigilię z urlopu wypoczynkowego. Proponowane zmiany miałyby więc urealnić prawo do stanu faktycznego.

Wigilia wolna od pracy miałaby obowiązywać wszystkich pracowników, włączając w to pracowników handlu, którzy zgodnie z obowiązującymi przepisami w Wigilię pracują do godziny 14:00.

Drugą zmianą, która została zaproponowana w projekcie jest ograniczenie handlu w Wielką Sobotę. I tak w sobotę bezpośrednio poprzedzającą pierwszy dzień Wielkiej Nocy po godzinie 14:00 byłby zakazany handel oraz powierzanie pracownikowi lub zatrudnionemu wykonywania pracy w placówce handlowej po tej godzinie. Pracownicy sklepów, mimo zmniejszenia wymiaru czasu pracy zachowywaliby prawo do wynagrodzenia za czas nieprzepracowany.

Poparcie dla poselskiego projektu zadeklarował prezydent. Czy Wigilia wolna od pracy będzie już w tym roku zależeć będzie od tego, w jakim tempie projekt ustawy będzie procedowany przez parlamentarzystów.

Zmiany w zwolnieniach lekarskich: Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przygotowało projekt ustawy o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw (numer z wykazu RCL UD 114). Jednym z założeń projektu jest doprecyzowanie przesłanek utraty prawa do zasiłku chorobowego.

Projekt wprowadza przede wszystkim definicję pracy zarobkowej, dodając nowe ustępy 1a-1d w artykule 17 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Praca zarobkowa została określona jako każda czynność mająca charakter zarobkowy, niezależnie od stosunku prawnego będącego podstawą jej wykonania, z zastrzeżeniem, że pracą zarobkową nie będą czynności incydentalne, których podjęcia w okresie zwolnienia od pracy wymagają istotne okoliczności. Oznacza to, że pracownik będący na zwolnieniu może podjąć czynności, których zaniechanie wiązałoby się na przykład z możliwością strat finansowych dla pracodawcy czy kontrahenta. Przykładem takich czynności może być podpisanie umowy, faktur czy innych istotnych dokumentów. Podjęcie takich czynności nie będzie skutkowało odebraniem świadczenia z ubezpieczenia społecznego.

Kolejną bardzo istotną zmianą jest dodany do artykułu 17 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa ustęp 1d: “W przypadku spełniania warunków do podlegania ubezpieczeniom społecznym z co najmniej dwóch tytułów do tych ubezpieczeń, niezdolność do pracy z powodu choroby dotyczy każdego z tych tytułów, chyba że wystawiający zwolnienie od pracy wskaże w orzeczeniu, że praca zarobkowa w ramach określonego tytułu może być wykonywana z uwagi na rodzaj tej pracy.” Oznacza to, że niezdolność do pracy z powodu choroby będzie orzekana w ramach określonego tytułu, a w ramach innego praca będzie mogła być wykonywana, o ile tak wskaże lekarz wystawiający zwolnienie. W takiej sytuacji osoba będąca na zwolnieniu może pobierać zasiłek chorobowy w jednym miejscu pracy, a wynagrodzenie za pracę w drugim.

W projekcie ustawy zdefiniowane zostało także pojęcie “aktywności niezgodnej z celem zwolnienia od pracy” jako działanie utrudniające lub wydłużające proces leczenia lub rekonwalescencję. Pod definicję tę nie podpadają czynności dnia codziennego lub czynności incydentalne, których podjęcia w okresie zwolnienia od pracy wymagają istotne okoliczności – czyli na przykład dokonywanie zakupów jedzenia, leków czy wizyty u lekarzy.

Do odebrania świadczenia z ubezpieczenia społecznego nie dojdzie też w przypadku, gdy osoba przebywa w innym miejscu niż wskazane w zwolnieniu jako adres pobytu w okresie niezdolności do pracy, pod warunkiem udowodnienia, że nieobecność pod wskazanym adresem była uzasadniona przyczyną zdrowotną lub czynnościami incydentalnymi.

Inne zmiany w zwolnieniach lekarskich to między innymi miejsce pobytu wskazane w zwolnieniu, którym może być adres pobytu w innym państwie  w przypadku, gdy takie są zalecenia lekarza lub inne istotne okoliczności.

W dniu 29 października br. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy wprowadzający uzupełniający urlop macierzyński dla rodziców wcześniaków i dzieci wymagających po  urodzeniu dłuższej hospitalizacji (projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw). Projekt przewiduje dodatkowe urlopy dla rodziców wcześniaków wynoszące odpowiednio 8 lub 15 tygodni. Długość urlopu ma być uzależniona od okresu hospitalizacji dziecka, tygodnia ciąży, w którym urodzi się dziecko lub jego masy urodzeniowej. Zasiłek za okres urlopu będzie wynosił 100% podstawy zasiłku.

Zgodnie z przepisami uzupełniające urlopy dla rodziców wcześniaków będą wykorzystywane bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, a do ich udzielenia wymagany będzie wniosek złożony przez rodzica. Oprócz rodziców biologicznych z wnioskiem o przyznanie dodatkowego urlopu będą mogli wystąpić również rodzice przysposabiający dziecko, opiekunowie prawni, a także rodzice zastępczy.

O uzupełniający urlop macierzyński mogą występować pracownicy-rodzice dzieci, które:

• urodziły się przed ukończeniem 28 tygodnia ciąży lub z masą urodzeniową nie większą niż 1000g – w wymiarze tygodnia uzupełniającego urlopu macierzyńskiego za każdy tydzień pobytu dziecka w szpitalu do upływu 15 tygodnia po porodzie – maksymalnie 15 tygodni,
• urodziły się po ukończeniu 28 tygodnia ciąży a przed ukończeniem 37 tygodnia ciąży lub z masą urodzeniową większą niż 1000 g – w wymiarze tygodnia uzupełniającego urlopu macierzyńskiego za każdy tydzień pobytu dziecka w szpitalu do upływu 8 tygodnia po porodzie – maksymalnie 8 tygodni,
• urodziły się po ukończeniu 37 tygodnia ciąży i wymagają hospitalizacji od 5 dnia od dnia porodu do upływu 8 tygodnia po porodzie pod warunkiem, że pobyt dziecka w szpitalu po porodzie będzie wynosił co najmniej 2 kolejne dni, przy czym pierwszy z tych dni będzie przypadał w okresie od 5. do 28. dnia po porodzie – w wymiarze tygodnia uzupełniającego urlopu macierzyńskiego za każdy tydzień pobytu dziecka w szpitalu w okresie od 5. dnia do upływu 8. tygodnia po porodzie – w wymiarze tygodnia uzupełniającego urlopu macierzyńskiego za każdy tydzień pobytu dziecka w szpitalu w okresie od 5. dnia do upływu 8. tygodnia po porodzie – maksymalnie 8 tygodni po spełnieniu ww. warunków.

Stosowne przepisy dotyczące uzupełniających urlopów mają obejmować również funkcjonariuszy Służby Celno-Skarbowej, Policji, Straży Pożarnej, Służb Kontrwywiadu Wojskowego i Służb Wywiadu Wojskowego, Straży Granicznej, Służby Więziennej, Służby Ochrony Państwa, Straży Marszałkowskiej, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, żołnierzy zawodowych i nauczycieli.