Kategoria: Blog

Jakie obowiązki ze sfery BHP musi spełnić pracodawca, aby wdrożyć pracę zdalną?

Wdrożenie pracy zdalnej będzie sporym obciążeniem dla działów BHP, gdyż na ich barkach spoczywa szereg obowiązków, które trzeba wykonać przed rozpoczęciem wykonywania pracy zdalnej. W niektórych firmach trzeba będzie całą załogę poddać procesowi szkoleń okresowych z BHP, a oprócz tego dla wszystkich pracowników, którzy będą pracowali zdalnie trzeba będzie wykonać oceny ryzyka zawodowego przy pracy zdalnej.

Czy pracownik wykonujący pracę zdalną musi mieć szkolenie okresowe BHP?

Tak, wdrożenie przepisów o pracy zdalnej przywróci obowiązek odbycia szkolenia okresowego przez pracowników zatrudnionych na stanowiskach administracyjno-biurowych, jeśli będą wykonywali pracę zdalną. Zatem w firmach, w których zaniechano wykonywania szkoleń okresowych na takich stanowiskach może to być dużym obciążeniem nie tylko administracyjnym, ale również finansowym. Należy pamiętać jednak, że pracodawca nie powinien dopuścić do pracy pracownika, który nie ma aktualnego szkolenia okresowego, a więc, gdyby się okazało, że część pracowników nie zdąży się przeszkolić przed wejściem w życie przepisów o pracy zdalnej, to powinni oni pracować stacjonarnie do czasu odbycia szkoleń okresowych.

Czy ocena ryzyka zawodowego przy pracy zdalnej musi spełniać jakieś szczególne wymagania?

Tak, nowe przepisy wyraźnie wskazują, co powinno być ujęte w ocenie ryzyka i jest to wpływ pracy zdalnej na:

• wzrok,
• układ mięśniowo-szkieletowy,
• uwarunkowania psychospołeczne tej pracy.

Ponadto z uzasadnienia projektu wynika, że w ocenie ryzyka powinno się uwzględnić dodatkowo aspekty wynikające z ryzyka związanego z opieką nad dziećmi czy zwierzętami, które znajdują się w środowisku domowym.

Czy należy opracować odrębną informację o zasadach wykonywania pracy zdalnej w odniesieniu do przepisów BHP?

Na podstawie wyników ocen ryzyka każdy pracodawca powinien opracować ogólną informację z zakresu BHP, regulującą obowiązkowo 4 kwestie:

• zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii,
• zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej,
• czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej,
• zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego.

Powyższa informacja może stanowić samodzielny dokument, ale można ją także połączyć z regulaminem/porozumieniem dotyczącym pracy zdalnej i kompleksowo w jednym dokumencie uregulować wszystkie aspekty pracy zdalnej. Aby taki dokument był wyczerpujący można w nim ująć także procedurę ochrony danych osobowych w trakcie pracy zdalnej.

Czy pracownik musi złożyć oświadczenie o warunkach lokalowych i technicznych?

Nie, wdrożenie pracy zdalnej nie będzie się wiązało z obowiązkiem złożenia przez pracowników – kojarzonego z okresu COVID-19 – oświadczenia o warunkach lokalowych. W nowych przepisach takie oświadczenie dotyczy tylko jednej specyficznej sytuacji, gdy pracodawca będzie wydawał polecenie pracy zdalnej. Takie działanie będzie z kolei możliwe w przypadku ogłoszenia stanu nadzwyczajnego, czy kolejnej epidemii.

Jakie oświadczenie związane z BHP powinien złożyć pracownik?

Pracownik będzie musiał złożyć w postaci papierowej lub elektronicznej 3 oświadczenia związane z BHP:

• o zapoznaniu się z oceną ryzyka przy pracy zdalnej,
• o zapoznaniu się z informacją dotyczącą bhp przy pracy zdalnej oraz
• że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez niego i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy.

Za co odpowiada pracownik w sferze BHP, jeśli wykonuje pracę zdalną?

Zgodnie, z nowymi przepisami pracownik będzie jedynie organizował stanowisko pracy zdalnej, uwzględniając wymagania ergonomii. Zatem odpowiedzialność za bhp, poza wyraźnymi wyłączeniami zawartymi w przepisach będzie spoczywała na pracodawcach. A co ważne nie wyłączono stosowania art. 207 § 1 KP, z którego wynika, że to pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy.

Łukasz Prasołek

Czy pracę zdalną można wdrożyć całkowicie elektronicznie?

Praca zdalna wymaga dokonania uzgodnienia z pracownikiem oraz zapoznania go z wieloma procedurami wewnętrznymi. Na szczęście wszystkie dokumenty mogą mieć postać papierową lub elektroniczną, a więc da się wdrożyć pracę zdalną nie używając ani jednej kartki papieru.

Czy uzgodnienie pracy zdalnej może zostać dokonane w sposób elektroniczny?

Ustawodawca posłużył się w przepisach o pracy zdalnej terminem uzgodnienie, a nie zmiana warunków umowy o pracę, więc na kanwie tego przepisu pojawiły się od razu wątpliwości, czy konieczne jest zawarcie aneksów do umów o pracę z pracownikami. Za takim stanowiskiem przemawia wyłączenie konieczności zastosowania do takiego uzgodnienia art. 29 § 4 Kodeksu pracy, z którego wynika, że zmiana warunków umowy o pracę wymaga formy pisemnej. Stanowisko takie zajęło także oficjalnie MRiPS. Zatem ostatecznie zawieramy uzgodnienie, będące w praktyce aneksem do umowy o pracę z każdym pracownikiem, który ma pracować zdalnie, ale przy tej czynności nie ma wymogu formy pisemnej. Możliwe jest więc podpisanie takiego dokumentu elektronicznie i nie będzie po stronie pracownika wymagany podpis kwalifikowany, a nawet można dokonać uzgodnień dotyczących pracy zdalnej mailowo. W tym ostatnim przypadku maile musiałyby jednak zostać zapisane w e-teczce lub wydrukowane do tradycyjnych akt osobowych.

Czy zmiana informacji o warunkach zatrudnienia może być przekazana elektronicznie?

Uzupełnienie informacji o warunkach zatrudnienia, o której mowa w art. 29 § 3 Kodeksu pracy także może mieć postać papierową lub elektroniczną, a więc ten dokument może zostać podpisany w sposób analogiczny jak uzgodnienie wprowadzenia pracy zdalnej.

Jakie dokumenty z zakresu BHP mogą być elektroniczne przy pracy zdalnej?

W przypadku BHP elektronicznie może pracownik potwierdzić zapoznanie się z oceną ryzyka przy pracy zdalnej oraz nową informacją BHP dotyczącą pracy zdalnej, a również tylko elektronicznie może złożyć własne oświadczenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez niego i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy.

Ponadto w przypadku nowych pracowników zatrudnianych od początku w reżimie nowej pracy zdalnej szkolenie wstępne w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy osoby przyjmowanej do pracy na stanowisko administracyjno-biurowe może być także przeprowadzone w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Wtedy także pracownik może potwierdzić elektronicznie odbycie szkolenia.

Czy także zapoznanie z procedurami ochrony danych osobowych może mieć postać elektroniczną?

Również zapoznanie się przez pracownika z procedurą ochrony danych osobowych przy pracy zdalnej może mieć postać elektroniczną lub papierową, a co więcej procedura taka może zostać połączona z regulaminem/porozumieniem dotyczącym pracy zdalnej i wtedy wystarczające będzie zapoznanie pracownika tylko z jednym dokumentem.

Czy są zatem jakieś dokumenty, które będą musiały mieć formę pisemną?

Na szczęście nie ma żadnego wyjątku i we wszystkich sytuacjach jest alternatywna postać elektroniczna dopuszczalna równolegle obok postaci papierowej. W praktyce więc możliwe jest wykorzystanie platformy podpisowej np. Autenti czy DocuSign i wysłanie do podpisu pracownika kompletu dokumentów i oświadczeń, które on podpisze podpisem elektronicznym, ale nie kwalifikowanym i będzie w ten sposób prawidłowo wdrożona praca zdalna.

A czy jeśli firma nie ma e-teczek także może dokonać wdrożenia pracy zdalnej elektronicznie?

Jak najbardziej, z tym że w takim przypadku całość dokumentów podpisanych przez pracownika należało będzie wydrukować i następnie wpiąć do tradycyjnych akt osobowych do części B. W takim przypadku nie ma przepisu w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji, jak pracodawca powinien dokonać takiego procesu, ale z wyjaśnień Ministerstwa Cyfryzacji wynika, że każdy dokument powinien zawierać adnotację, „potwierdzam za zgodność z dokumentem elektronicznym”.

Łukasz Prasołek

Zbliża się czas wdrożenia pracy zdalnej, gdyż na najbliższym posiedzeniu Sejmu 30 listopada odbędzie się czytanie projektu nowelizacji Kodeksu pracy, która wprowadza pracę zdalną w miejsce dotychczasowej telepracy. Wdrożenie pracy zdalnej nie będzie łatwe, gdyż trzeba będzie przygotować ok. 10 dokumentów, aby przeprowadzić ten proces. Na szczęście ustawodawca wydłużył vacatio legis z 14 dni do 2 miesięcy, a więc mamy czas do marca na opracowanie dokumentów.

Czy praca zdalna będzie miała swój odrębny regulamin?

Tak, w świetle projektowanych przepisów zasady wykonywania pracy zdalnej będą musiały zostać opisane w odrębnym dokumencie, którego nazwa zależy od tego, czy w firmie działają związki zawodowe. W firmach uzwiązkowionych będzie to porozumienie zawarte ze związkami, a w firmach nie posiadających związków będzie to regulamin dotyczący pracy zdalnej, który powinien zostać skonsultowany z przedstawicielami załogi. W projekcie przewidziano zasady ustalania tych dokumentów, jak i ich minimalną treść.

Czy w aktach osobowych musi znaleźć się potwierdzenie zapoznania z regulaminem/porozumieniem dotyczącym pracy zdalnej?

Przepisy projektu nie przewidują takiego obowiązku, a więc wystarczy wywiesić taki dokument w internecie, rozesłać go mailowo do pracowników lub udostępnić im jego treść w inny sposób przyjęty zwyczajowo u pracodawcy.

Czy trzeba zmieniać regulaminy pracy oraz wynagradzania?

Wdrożenie pracy zdalnej nie wymaga zmian w regulaminie pracy, z wyjątkiem sytuacji, gdy pracodawca od razu decyduje się na wprowadzenie monitoringu pracy zdalnej, gdyż w takim przypadku jest to inna forma monitoringu, zgodnie z art. 22³ Kodeksu pracy, i jako taka wymaga ona wdrożenia w regulaminie pracy. W przypadku regulaminu wynagradzania zmiana także nie jest konieczna, gdyż projekt przewiduje, że ekwiwalenty czy ryczałty wypłacane w związku z pracą zdalną mają być określone w porozumieniu/regulaminie dotyczącym pracy zdalnej, który ma całościowo regulować tę problematykę.

Jakie dokumenty kadrowe będą musiały ulec zmianie, aby wdrożyć pracę zdalną?

Wdrożenie pracy zdalnej dla aktualnych pracowników wymaga ponadto dokonania zmian w treści umów o pracę, w których trzeba rozstrzygnąć, czy będzie stosowana praca zdalna całkowita czy częściowa, oraz uzgodnić miejsce jej wykonywania. W stosunku do aktualnych pracowników należało będzie zatem zawrzeć aneksy do umów o pracę, które na szczęście nie wymagają formy pisemnej.

Ponadto należy w dniu rozpoczęcia wykonywania pracy zdalnej przekazać pracownikom informację uzupełniającą do informacji o warunkach zatrudnienia, w której zostaną zawarte dwa nowe postanowienia:

• określenie jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną,
• wskazanie osoby lub organu odpowiedzialnych za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu jej wykonywania.

Jakie dokumenty z zakresu BHP trzeba przygotować?

Wdrożenie pracy zdalnej z punktu widzenia BHP jest dużym wyzwaniem, gdyż należy przygotować od podstaw dwa dokumenty:

• ocenę ryzyka zawodowego przy pracy zdalnej,
• informację określającą ogólne zasady BHP przy pracy zdalnej.

Z obydwoma dokumentami należy zapoznać pracownika, a ten ponadto musi złożyć oświadczenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy. Aby zmniejszyć liczbę dokumentów wszystkie trzy oświadczenia pracownika z zakresu BHP można połączyć w jeden dokument.

Jakie dokumenty z zakresu RODO należy przygotować?

W tym zakresie z projektu wynika, że trzeba opracować jeden dokument – procedurę ochrony danych osobowych przy pracy zdalnej, którą – aby zmniejszyć liczbę nowych dokumentów – można połączyć z regulaminem/porozumieniem dotyczącym pracy zdalnej. Wydaje się, że najbardziej praktycznym rozwiązaniem byłoby zrobienie z takiej procedury załącznika do regulaminu/porozumienia dotyczącego pracy zdalnej.

Ponadto trzeba pamiętać o obowiązkach ogólnych, wynikających z dotychczas obowiązujących przepisów, a więc należy sporządzić ocenę ryzyka do nowego procesu przetwarzania danych osobowych, rozszerzyć rejestr czynności przetwarzania danych osobowych, uzupełnić klauzule informacyjne dla pracowników lub stworzyć nową klauzulę informacyjną do tego procesu, a w przypadku wdrażania jednocześnie monitoringu pracy zdalnej zapewnić osobom za niego odpowiedzialnym upoważnienia do przetwarzania danych szczególnych kategorii.

Czy różne oświadczenia pracownika można ze sobą połączyć?

Jak najbardziej można sobie wyobrazić jeden dokument, w treści którego znajdzie się klika oświadczeń o zapoznaniu z:

• regulaminem/porozumieniem dotyczącym pracy zdalnej,
• procedurą dotyczącą ochrony danych osobowych związaną z pracą zdalną,
• oceną ryzyka zawodowego związaną z wykonywaniem pracy zdalnej,
• informacją o bezpiecznych i higienicznych warunkach wykonywania pracy zdalnej.

Łukasz Prasołek

W jakich przypadkach będzie możliwa kontrola pracownika wykonującego pracę zdalnie?

Ustawa przewiduje kontrolę pracowników zdalnych w trzech obszarach: (1) wykonywania pracy, (2) BHP, (3) przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych. Zasady wykonywania kontroli powinny zostać przez pracodawców opisane w regulaminach/porozumieniach dotyczących pracy zdalnej.

Kto może dokonywać kontroli w domu pracownika?

Decyzja w tym zakresie należy do pracodawców, ale pracownicy muszą mieć wiedzę o osobach upoważnionych do kontroli. Dlatego ustawodawca zobowiązał pracodawców do aktualizacji informacji o warunkach zatrudnienia, o której mowa w art. 29 § 3 Kodeksu pracy i dodania do niej kolejnego punktu w przypadku pracowników wykonujących pracę zdalnie. Z punktu tego będzie wynikało po pierwsze kto jest upoważniony do kontaktu z pracownikiem, a po drugie kto jest upoważniony do kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej.

Czy kontrola musi zostać udokumentowana?

Z projektowanych przepisów nie wynika taki obowiązek i jest to celowe działanie MRiPS, co można wywnioskować z dyskusji na temat zmian w Podkomisji sejmowej, na której PIP postulowała uregulowanie tej kwestii. Wnioski te nie zostały jednak uwzględnione, a więc to pracodawcy w regulaminach/porozumieniach rozstrzygną te kwestie samodzielnie.

Jakie będą zasady kontroli narzucone w przepisach ustawowych?

Po pierwsze z przepisów będzie wprost wynikało, że kontrolę przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej, w godzinach pracy pracownika. A więc kontrola nie będzie mogła się odbyć z zaskoczenia. Po drugie sposób przeprowadzania kontroli ma zostać dostosowany do miejsca wykonywania pracy zdalnej i jej rodzaju. Po trzecie wreszcie wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób, ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem. Nie kontrolujemy więc wszystkich pomieszczeń, a tylko miejsce wykonywania pracy zdalnej.

Jakie mogą być skutki przeprowadzonej kontroli w zakresie BHP?

Z projektu wynika, że w przypadku stwierdzenia uchybień w przestrzeganiu zasad BHP i dotyczących bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych pracodawca będzie zobowiązany albo do wezwania pracownika do usunięcia stwierdzonych uchybień, albo do wycofania zgody na wykonywanie pracy zdalnej. W tym drugim przypadku pracownik rozpoczyna pracę w dotychczasowym miejscu pracy w terminie określonym przez pracodawcę. Jeśli więc okazałoby się, że pracownik nie ma biurka i krzesła biurowego spełniających wymagania ergonomii i nie będzie chciał ich kupić samodzielnie, to pracodawca będzie zmuszony do zatrudniania takiego pracownika stacjonarnie lub do zorganizowania pracownikowi miejsca pracy zgodnego z przepisami bhp.

Kiedy mówimy o kontroli a kiedy o monitoringu pracy zdalnej?

Kontrola wykonywania pracy zdalnej to kontrola fizyczna, czyli odbywająca się w miejscu jej świadczenia, a monitoring pracy zdalnej to działania online działu IT weryfikujące, czy pracownik pracuje, w jakich systemach jest zalogowany, czy korzysta z sieci www itp. Dzisiejsza technologia pozwala na weryfikację aktywności pracownika bez konieczności wizyty u niego w domu, jeśli pracuje on w sieci firmowej i korzysta z dedykowanych systemów teleinformatycznych. Działania takie są jednak w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy inną formą monitoringu pracowników.

Jakie dodatkowe obowiązki należy spełnić wprowadzając monitoring pracy zdalnej?

Monitoring pracy zdalnej to inny rodzaj monitoringu, o którym mowa w art. 22³ Kodeksu pracy, a więc musi on zostać wprowadzony w regulaminie pracy. Nie wystarczające zatem będzie przewidzenie go jedynie w regulaminie/porozumieniu dotyczącym pracy zdalnej. Ponadto należy na 2 tygodnie przed  fizycznym uruchomieniem monitoringu poinformować o tym pracowników, i jest to obowiązek niezależny od zapoznania pracowników z aneksem do regulaminu pracy. Z kolei w przypadku pracowników rozpoczynających pracę po wdrożeniu monitoringu trzeba ich zapoznać z jego zasadami przed dopuszczeniem do pracy.

Łukasz Prasołek

Uwadze zainteresowanych polecamy także: Pracodawca może żądać włączenia kamerki – orzeczenie sądu.

Ustawodawca nie zdecydował się na precyzyjne określenie kwot, czy też szczegółowych zasad ustalania takiego ryczałtu, pozostawiając to stronom stosunku pracy. Jest to jednak jeden z ośmiu obligatoryjnych elementów regulaminu/porozumienia wdrażającego pracę zdalną.

Czy przy każdej pracy zdalnej musi być wypłacany ryczałt?

Nie, ryczałt jest obowiązkowy tylko w przypadku pracy zdalnej całkowitej i częściowej. Pracodawcy, u których załoga będzie korzystać tylko z pracy zdalnej okazjonalnej, udzielanej na wniosek w wymiarze 24 dni rocznie nie mają obowiązku wypłacania ryczałtu. W przypadku tego ostatniego rodzaju pracy zdalnej wypłacenie ryczałtu jest oczywiście możliwe, jeśli pracodawca o tym zdecyduje, gdyż będzie to działanie na korzyść pracowników.

Czy w przypadku telepracowników też trzeba będzie po wejściu w życie ustawy wypłacać ryczałt?

Tak, z tym że w ustawie jest specjalny przepis przejściowy dotyczący telepracy, który daje pracodawcom 6 miesięcy na przystosowanie warunków telepracy do pracy zdalnej. Pojęcie „warunki pracy” obejmuje także wypłatę ryczałtu, a więc tacy pracodawcy będą mieli aż pół roku do ustalenie zasad wypłacania ryczałtu i będą go musieli wypłacać dopiero po takim czasie.

Czy ustalić ryczałt miesięczny, dzienny czy godzinowy?

Ze względów praktycznych najprostszym wydaje się ustalenie ryczałtu dziennego lub godzinowego, zwłaszcza jeśli pracodawca dopuszcza pracę zdalną na część dnia lub zatrudnia dużo osób w niepełnym wymiarze czasu pracy. Ryczałt miesięczny ma z kolei sens w przypadku pracy zdalnej całkowitej, która zastąpi telepracę, gdyż taki pracownik nie wykonuje w ogóle pracy w biurze.

Co brać pod uwagę przy ustalaniu kwoty ryczałtu?

Z projektu wynika, że powinny zostać uwzględnione normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. Zatem ważne jest, czy pracodawca udostępni pracownikom przenośny internet, czy też będą oni korzystać z prywatnych łączy internetowych, oraz z jakiej ilości sprzętu będzie korzystał pracownik w trakcie pracy zdalnej: czy tylko z laptopa, czy też dodatkowego monitora, czy także z innych urządzeń, które są zasilane prądem. Należy pamiętać, że w okresie jesienno-zimowym również oświetlenie stanowiska pracy wpłynie na zużycie energii elektrycznej.

Ustalając kwotę ryczałtu należy więc zliczyć koszty internetu, ale tutaj wydaje się, że powinno to być ok. 1/3 rachunku, a nie 100%, gdyż z internetu w domu korzystają także inni domownicy oraz jest on wykorzystywany także po godzinach pracy oraz w weekendy. Można uśrednić koszt internetu u lokalnie występujących dostawców. W przypadku prądu należy z kolei ocenić, ile zużywają go urządzenia, z których będzie pracownik korzystał i oszacować koszt w oparciu o cenniki dostawców energii elektrycznej.

Czy ryczałt jest opodatkowany i oskładkowany?

W projekcie nowelizacji jest przewidziany przepis, z którego wprost wynika, że ryczałt podobnie jak inne koszty poniesione przez pracodawcę, jeśli są one niezbędne do wykonywania pracy zdalnej nie stanowią przychodu podatkowego. Zatem od ryczałtu nie będzie odprowadzało się zaliczek na PIT i konsekwentnie nie będzie on stanowił podstawy wymiaru składek ZUS. Powyższy przepis nie został wyłączony także w przypadku pracy zdalnej okazjonalnej, a więc gdyby pracodawca również w takich przypadkach wypłacał dobrowolnie ryczałt, to również to świadczenie nie stanowiłoby przychodu podatkowego. Teza taka została wprost wyrażona w uzasadnieniu nowelizacji.

Czy trzeba udokumentować sposób ustalenia ryczałtu?

Ustawa nie przewiduje takiego obowiązku, ale ze względu na brak przychodu podatkowego należy uważać, aby organy skarbowe nie przyjęły, że wypłacany ryczałt jest formą ukrytego wynagrodzenia za pracę. Zatem duże ryczałty powinny być udokumentowane na potrzeby ewentualnych przyszłych kontroli.

Czy ryczałt musi być pomniejszany o absencje?

Z projektowanych przepisów nie wynika to wprost, ale biorąc pod uwagę cel wypłaty ryczałtu wydaje się to niezbędne, aby uniknąć zarzutów, że wypłacane świadczenie nie jest bezpośrednio związane z pracą zdalną i powinno zostać opodatkowane i oskładkowane. Jeśli więc pracodawca wprowadzi ryczałt miesięczny, to powinien być on pomniejszany o absencje, gdyż wtedy pracownik nie korzysta z internetu, i nie zużywa prądu w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

 Łukasz Prasołek

Jakie zmiany w projekcie pracy zdalnej wprowadzono w trakcie prac podkomisji sejmowej?

25 października Podkomisja stała do spraw nowelizacji Kodeksu pracy oraz Kodeksu postępowania administracyjnego zakończyła pracę nad nowelizacją dotyczącą pracy zdalnej. Dalsze prace będą prowadzone w Komisji, ale wprowadzono kilka zmian, a kilka ważnych propozycji poprawek nie zostało przyjętych. Jakie są aktualnie przepisy w projekcie?

Czy zmieniono datę wejścia w życie zmian dotyczących pracy zdalnej?

Niestety nie, gdyż nie było porozumienia pomiędzy partnerami społecznymi a MRiPS. Padła propozycja wydłużenia vacatio legis do 3 miesięcy, która została zgłoszona przez organizacje pracodawców. Resort rodziny opowiedział się za 2-miesięcznym okresem, ale ze względu na nieobecność strony związkowej na ostatnim posiedzeniu Komisji nie zmieniono vacatio legis w projekcie. Pozostał więc zapis o 14-dniowym, a decyzję o jego ewentualnym wydłużeniu pozostawiono komisji. Sprawa jest więc nadal niepewna, ale jest zgoda projektodawcy na wydłużenie proponowanego okresu vacatio legis do 2 miesięcy.

Czy zwiększono limit dni pracy zdalnej okazjonalnej?

Niestety nie, zgłoszona poprawka, aby roczny limit pracy okazjonalnej został wydłużony do 30 dni nie została przyjęta. Zatem w aktualnej wersji limit pracy zdalnej okazjonalnej pozostał na dotychczasowym poziomie i wynosi 24 dni. Jest to więc niewiele dni pracy zdalnej i dla pracodawców będzie to oznaczało konieczność wdrożenia pracy zdalnej częściowej (zwanej hybrydową), gdyż dziś często stosowana jest formuła 1 dzień tygodniowo pracy zdalnej lub też 4 dni na miesiąc. Zatem aby nie odbierać pracownikom dotychczasowych praw nie będzie można bazować tylko na pracy okazjonalnej.

Jaki aspekt był przedmiotem sporów na ostatnich posiedzeniach Podkomisji?

Aspekt dotyczący oceny ryzyka zawodowego dla stanowisk pracy zdalnej i możliwość wykonania uniwersalnej oceny ryzyka dla grup stanowisk. W tym zakresie pojawił się wyraźny spór pomiędzy PIP a MRiPS. Jednak na ostatnim posiedzeniu resort rodziny zgodził się ze stanowiskiem PIP, aby nie dopuścić do przeprowadzania uniwersalnej oceny ryzyka. Uzgodniono poprawkę, która nie została przegłosowana. Tak więc również w tej kwestii należy się spodziewać dalszej dyskusji na Komisji Sejmowej. Projekt, który trafia pod jej obrady posiada jednak postulowany przez organizacje pracodawców przepis dopuszczający uniwersalną ocenę ryzyka zawodowego.

Jakie zmiany w zakresie badań medycyny pracy wprowadzono w projekcie?

W trakcie końcowych prac nad nowelizacją Ministerstwo Zdrowia zaproponowało zmianę do art. 229 Kodeksu pracy, związaną z możliwością rozszerzenia badań profilaktycznych pracowników przez lekarza medycyny pracy, jeśli są jakieś programy profilaktyczne ogłoszone przez Ministerstwo Zdrowia. Dzięki temu pracownik będzie mógł przy okazji takiej wizyty przeprowadzić dodatkowe badania, które nie obciążą kosztu medycyny pracy, który pokrywa pracodawca, tylko będą finansowane z budżetu państwa. W tym zakresie przedstawiciele pracodawców zgłaszali uwagi co do tego, że będzie to jednak obciążeniem dla firm, gdyż badania medycyny pracy odbywają się w godzinach pracy. Wniosek ten nie został jednak uwzględniony, gdyż MRiPS zwróciło uwagę na brzmienie przepisów Kodeksu pracy, z których wynika, że badania medycyny pracy jedynie w razie możliwości powinny odbywać się w czasie pracy. Nie ma więc potrzeby dokonywania zmian w przepisach, a zwiększenie zakresu badań profilaktycznych jest z pewnością korzystne dla pracowników.

Kiedy można się spodziewać wejścia w życie przepisów wprowadzających pracę zdalną do Kodeksu pracy?

Biorąc pod uwagę tempo prac parlamentarnych nie wydaje się by weszły one w życie w 2022 r., a dopiero w 2023 r. Zakładając, że zostanie przyjęte vacatio legis zaproponowane przez MRiPS byłby to przełom I i II kwartału 2023 r. Jak na razie rozporządzeniem z 28 października przedłużono stan zagrożenia epidemicznego do końca 2022 r., a więc jest dalej podstawa do stosowania pracy zdalnej wynikającej z art. 3 tzw. specustawy covidowej (Dz.U. 2020 poz. 374; https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20200000374). Może być ona stosowana jeszcze ponadto przez 3 miesiące po odwołaniu stanu zagrożenia epidemicznego, więc jak na razie możemy być spokojni, że do końca marca 2023 r. będzie stosowana praca zdalna covidowa. Wydaje się, że w tym czasie powinno się udać znowelizować Kodeks pracy.

Łukasz Prasołek

Projektowane przepisy dotyczące pracy zdalnej
w zasadzie wcale nie dotyczą kwestii związanych z czasem pracy z jednym wyjątkiem dotyczącym potwierdzania obecności przez takich pracowników na stanowisku pracy. Nawet w tej kwestii pozostawiono jednak wybór pracodawcom, gdyż jest to 1 z 8 obligatoryjnych elementów regulaminu/porozumienia wprowadzającego pracę zdalną.

Czy pracę zdalną będziemy ujmować w harmonogramach czasu pracy?

Praca zdalna jest formą wykonywania pracy i nie ma związku z rozkładem czasu pracy pracownika. Nie musi być więc ujmowana w harmonogramach czasu pracy, gdyż nie są planowane zmiany w przepisach dotyczących rozkładów i harmonogramów czasu pracy. Nie ma jednak przeciwwskazań prawnych, aby ująć pracę zdalną w harmonogramach, jeśli jest taka potrzeba biznesowa, np. ze względu na ograniczenie powierzchni biurowej.

Czy można robić harmonogramy pracy zdalnej?

Można wprowadzić odrębne harmonogramy pracy zdalnej i takie działanie wydaje się wygodniejsze w praktyce niż planowanie jej w harmonogramach czasu pracy. Należy bowiem pamiętać, że harmonogram musi być stworzony na miesiąc z góry i podany do wiadomości z 7-dniowym wyprzedzeniem. Harmonogramy pracy zdalnej mogłyby powstawać na 1-2 tygodnie, gdyż w krótszej perspektywie czasowej łatwiej pogodzić potrzeby pracodawcy i pracowników. Możliwe jest również całkiem elastyczne podejście i dołożenie w pulpicie pracowniczym wniosków o pracę zdalną częściową i przerzucenie decyzji w tym zakresie na pracownika i managera, którzy będą to uzgadniali w praktyce.

Jakie będą zasady potwierdzania obecności na pracy zdalnej?

Planowane przepisy nie określają sposobu potwierdzania obecności przez pracowników pracujących zdalnie, a wskazują jedynie, że powinno to zostać określone w regulaminach/porozumieniach dotyczących pracy zdalnej. Możliwe jest więc zastosowanie elektronicznej listy obecności, wysłanie maila do managera z informacją o rozpoczęciu pracy, czy też zalogowanie się do jakiegoś z systemów teleinformatycznych wykorzystywanych w pracy.

Co ciekawe, ten sposób potwierdzania obecności będzie dotyczyły tylko dni pracy zdalnej i w tym zakresie nie będziemy stosować ogólnych reguł wynikających z regulaminu pracy. Możliwe jest więc, że będą w firmie dwie metody potwierdzania obecności, w zależności od miejsca wykonywania pracy, np. pracownik przychodząc do biura będzie odbijał się na czytniku czasu pracy, a pracując zdalnie będzie wysyłał maila do przełożonego.

Jak prowadzić ewidencję czasu pracy pracowników wykonujących pracę zdalną?

Wykonywanie pracy zdalnie nie wpływa na wygląd ewidencji czasu pracy, w której powinna być w każdym dniu roboczym wpisana liczba przepracowanych godzin oraz godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy. Praca zdalna nie jest rodzajem absencji czy zwolnienia od pracy, a więc błędne byłoby ewidencjonowanie symbolu i wymiaru godzin, np. ZD 8 godzin. Taki sposób rejestracji dotyczy bowiem tylko nieobecności w pracy.

Czy praca zdalna powinna zostać odnotowana w ewidencji czasu pracy?

Zgodnie z art. 149 § 1 Kodeksu pracy pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Praca zdalna całkowita i częściowa powinny być więc odznaczane w kartach ewidencji czasu pracy, gdyż mają wpływ na ustalenie innych świadczeń związanych z pracą. W przypadku pracy zdalnej okazjonalnej wydaje się, że nie ma bezwzględnie obowiązku ujęcia jej w ewidencji czasu pracy. Może to być jednak korzystne z punktu widzenia przejrzystości dokumentacji; w jednym dokumencie będziemy mieć wszystkie dane dotyczące pracy zdalnej.

Łukasz Prasołek

Praca zdalna okazjonalna będzie odpowiednikiem dzisiejszego HO, czyli home-office, który jest traktowany jako rodzaj benefitu przysługującego pracownikom. Będzie uprawnieniem pracowniczym, które wynika z przepisów i nie trzeba go wdrażać w organizacji i będzie przysługiwała każdemu pracownikowi z mocy prawa.

Jak można złożyć wniosek o pracę zdalną okazjonalną?

Projektowane przepisy wskazują dwie postacie wniosku – papierową lub elektroniczną. Co ważne mówimy o postaci, a nie formie wniosku, tak więc nie musi to być forma elektroniczna w rozumieniu Kodeksu cywilnego. Możliwe jest więc wysłanie wniosku w treści maila, czy złożenie go w pulpicie pracowniczym.

Jaki charakter ma wniosek o pracę zdalną okazjonalną?

Wniosek nie jest wiążący i powinien być traktowany analogicznie jak wniosek urlopowy, czy wniosek o wyjście prywatne, a więc wymaga akceptacji przełożonego, bez której pracownik będzie miał obowiązek stawienia się w biurze.

Czy z pracy zdalnej okazjonalnej może korzystać pracownik pracujący hybrydowo?

Tak, gdyż jest to uprawnienie ustawowe przysługujące każdemu pracownikowi. Osoby korzystające z pracy zdalnej częściowej mogą zatem zawnioskować w dniach, gdy powinny pracować stacjonarnie o pracę zdalną okazjonalną. Ustawodawca wprost opisał taką możliwość w uzasadnieniu projektu nowelizacji Kodeksu pracy.

Których przepisów nie stosuje się do pracy zdalnej okazjonalnej?

Do pracy zdalnej okazjonalnej nie stosuje się przepisów dotyczących:

• zasad jej wdrożenia (przy zatrudnieniu, w trakcie zatrudnienia, polecenie),
• ujęcia jej w regulaminie/porozumieniu negocjowanym ze związkami zawodowymi,
• aktualizacji informacji o podstawowych warunkach zatrudnienia,
• obowiązków pracodawcy w zakresie zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej i pokrywania kosztów związanych z pracą zdalną,
• obowiązku odbywania szkoleń okresowych, który zostanie przywrócony w przypadku pracy zdalnej częściowej lub całkowitej dla pracowników zatrudnionych na stanowiskach administracyjno-biurowych.

Czy praca zdalna okazjonalna powinna być odnotowywana w ewidencji czasu pracy?

Praca zdalna okazjonalna jest limitowana w okresie roku kalendarzowego i wydaje się, że powinna być ujmowana w ewidencji czasu pracy, choć może to rodzić wątpliwości, gdyż nie ma ona wpływu ani na wynagrodzenie, ani na wypłatę innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy. Tak więc można bronić poglądu, że w przeciwieństwie do pracy zdalnej całkowitej lub częściowej, w przypadku których mamy obowiązek wypłaty ryczałtu/ekwiwalentu za prąd czy Internet, ta nie musi być wykazywana w ewidencji.

Czy można wypłacać ryczałt/ekwiwalent za prąd i Internet za dni pracy okazjonalnej?

Za dni pracy zdalnej okazjonalnej nie przysługuje z mocy prawa zwrot kosztów prądu, czy Internetu, ale oczywiście pracodawca może podjąć taką decyzję. Co ważne: wypłacany w takim przypadku ryczałt/ekwiwalent nie będzie opodatkowany, ani oskładkowany, co wynika wyraźnie z uzasadnienia projektu nowelizacji.

Czy praca zdalna okazjonalna powinna być ujęta w świadectwie pracy?

Tak, gdyż jest uprawnieniem przysługującym na dany rok kalendarzowy niezależnie od liczby pracodawców, a więc podobnie jak opieka nad dzieckiem do lat 14 powinna być ujęta w treści świadectwa pracy. Docelowo pewnie pojawi się odpowiednie pole w świadectwie pracy, ale nawet gdy go nie będzie to powinna być ujęta w punkcie 12:

12) wykorzystał dodatkowy urlop albo inne uprawnienia lub świadczenia przewidziane przepisami prawa pracy …………………………………………………………………………………………………………………………………..

Czy korzystając z pracy zdalnej okazjonalnej pracownik będzie mógł składać elektroniczne wnioski zamiast pisemnych?

Tak, gdyż przepis umożliwiający składanie elektronicznych wniosków z zakresu prawa pracy w przypadku, gdy prawo pracy wymaga formy pisemnej wniosku nie został wyłączony przy pracy zdalnej okazjonalnej. Zatem wnioski o odbiór nadgodzin, czy wyjście prywatne w dniu pracy zdalnej okazjonalnej mogą być złożone elektronicznie.

Czy będzie możliwe kontrolowanie pracownika w dniu wykonywania pracy zdalnej okazjonalnej?

Tak, takie uprawnienie wynika wprost z przepisu i obejmuje ono 3 zakresy kontroli: wykonywania pracy, z zakresu bhp oraz bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych. Co ważne zasady odbywania takich kontroli powinny zostać ustalone z pracownikiem, a więc nie zastosujemy tutaj zasad kontroli opisanych w regulaminie/porozumieniu dotyczącym pracy zdalnej.

Łukasz Prasołek

Pierwszą decyzję, jaką będzie musiał podjąć każdy pracodawca, to odpowiedź na pytanie, czy wystarczający jest dla niego limit pracy zdalnej okazjonalnej, czyli zgodnie z projektem 24 dni w roku kalendarzowym, gdyż wtedy nie musi być dokonane żadne wdrożenie. Praca zdalna okazjonalna jest bowiem udzielana na wniosek pracownika w terminach przez niego wybranych. W podkomisji w Sejmie będzie jeszcze kontynuowana dyskusja o wymiarze pracy zdalnej okazjonalnej i „na stole” są jeszcze limity 30 lub 36 dni na rok. To, niestety, nadal niedużo. Jeśli więc chcemy, aby praca była wykonywana hybrydowo lub całkowicie zdalnie, dokonać trzeba wdrożenia pracy zdalnej. Warto jednak pamiętać, że projekt nowelizacji posługuje się terminami pracy zdalna całkowita i częściowa, a nie hybrydowa.

Czy pracodawca może najpierw zobowiązać pracowników do wykorzystania pracy zdalnej okazjonalnej, a dopiero potem korzystać z pracy zdalnej częściowej?

Nie, gdyż praca zdalna okazjonalna jest uprawnieniem pracowniczym i to pracownik decyduje o terminach jej wykorzystania. Jej limit jest na rok kalendarzowy na wszystkich pracodawców, powinien być więc ujmowany w treści świadectwa pracy. Pracodawca nie ma żadnego wpływu na to uprawnienie i jeśli chce np. zaoszczędzić na kosztach utrzymania biura to musi wdrożyć pracę zdalną.

Czy łatwiej będzie, jeśli firma dziś stosuje telepracę?

Wdrożenie pracy zdalnej w takich firmach nie będzie łatwiejsze, gdyż trzeba będzie przejść dokładnie ten sam proces wdrożenia. Plus dla takich firm to jedynie wydłużenie czasu na dokonanie zmiany telepracy na pracę zdalną, gdyż nie nastąpi to automatycznie. Z przepisu przejściowego wynika bowiem, że warunki telepracy mogą być stosowane jeszcze przez 6 miesięcy od wejścia w życie zmian w Kodeksie pracy. Będzie więc więcej czasu na opracowanie wszystkich wewnętrznych procedur, ale wypłacanie ekwiwalentu lub ryczałtu z tytułu pracy zdalnej można będzie zacząć później.

Czy w lepszej sytuacji będą osoby zatrudnione od początku przy pracy zdalnej?

Generalnie zasady wdrożenia będą takie same, więc wszystkie obowiązki związane z przygotowaniem dokumentacji będą zbliżone. Dla pracodawcy nie będzie więc to łatwiejsze, ale dla pracownika jest jedna bardzo duża różnica, gdyż tylko takie zatrudnienie będzie mu gwarantowało nieodwołalność pracy zdalnej przez pracodawcę. Inaczej wygląda sytuacja przy pracy zdalnej wdrażanej w trakcie zatrudnienia, gdyż wtedy pracodawca w każdym czasie będzie miał prawo złożyć wiążący wniosek o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej. Co oznacza, że nawet po 5-10 latach od wdrożenia pracy zdalnej pracodawca bez zmiany umowy będzie mógł jednostronnie – swoim poleceniem zobowiązać pracownika do pracy całkowicie stacjonarnej, co nastąpi po 30 dniach. Przepis ten był wzorowany na podobnym, dziś obowiązującym w ramach telepracy, ale w trakcie prac nad projektem usunięto jeden bardzo ważny szczegół, a mianowicie powiązanie tej możliwości z okresem 3 miesięcy od zatrudnienia w formie telepracy, czy dzisiaj pracy zdalnej. Przez tą zmianę ze swoistego „okresu próbnego” w nowej organizacji pracy zrobiono dziwny przepis, który będzie dawał pracodawcom na stałe możliwość cofnięcia pracy zdalnej i zobowiązania pracownika do pracy stacjonarnej.

Czy wdrożenie pracy zdalnej dla aktualnych pracowników wymaga dokonania zmian w umowach o pracę?

Niestety, w projekcie użyto niefortunnego zwrotu „uzgodnienie”, który powoduje szereg pytań. Należy jednak przyjąć, że tak, z tym, że taka zmiana może mieć postać elektroniczną, gdyż wyłączono wprost zastosowanie przepisu wymagającego dla zmian warunków umowy formy pisemnej. Wystarczy więc mailowe ustalenie, że od danego dnia będzie miała zastosowanie praca zdalna częściowa w wymiarze np. 2 dni w tygodniu i miejscem jej wykonywania będzie dom pracownika. Możliwe jest również podpisanie takiego uzgodnienia za pośrednictwem platformy podpisowej np. Autenti, czy DocuSign zwykłym podpisem elektronicznym, a nie podpisem kwalifikowanym. Proces wprowadzenia zmian w umowie jest więc znacząco odformalizowany.

Czy można wdrożyć pracę zdalną tylko indywidualnie bez wydawania ogólnego regulaminu jej dotyczącego?

Tak, ale w takich przypadkach w indywidualnych porozumieniach wprowadzających pracę zdalną trzeba określić zasady jej wykonywania i trzeba mieć na względzie zasady równego traktowania pracowników w zatrudnieniu. Takie porozumienia powinny uwzględniać wszystkie elementy obligatoryjne, które powinny znaleźć się w regulaminie/porozumieniu dotyczącym pracy zdalnej.

Kiedy pracodawca będzie mógł wydać polecenie pracy zdalnej pracownikowi?

W Kodeksie pracy pojawi się na stałe przepis, który jest odpowiednikiem dzisiaj stosowanej pracy zdalnej covidowej. A więc w przyszłości w przypadku wprowadzenia stanu nadzwyczajnego, czy kolejnego stanu epidemii (zagrożenia epidemicznego) możliwe będzie wydanie poleceń pracy zdalnej bez konieczności jej wdrażania w organizacji. Nie będzie już w tym celu trzeba wydawać specjalnych ustaw. Takie uprawnienie pracodawców będzie bowiem wynikało z Kodeksu pracy.

W jakich innych sytuacjach będzie mogło zostać wydane polecenie pracy zdalnej?

W projekcie nowelizacji Kodeksu pracy jest przepis, zgodnie z którym wydanie polecenia pracy zdalnej będzie możliwe także w okresie, w którym nie jest czasowo możliwe zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy z powodu działania siły wyższej. Niestety, takie sytuacje mogą pojawić się tej zimy, gdy pracodawcy nie będą w stanie zapewnić odpowiedniej temperatury w pomieszczeniach pracy ze względu na koszty ogrzewania.

Łukasz Prasołek