Od wczoraj pracodawcy mogą decydować o wykonywaniu pracy zdalnej pracowników przez czas oznaczony w celu przeciwdziałania zarażeniem koronawirusem (COVID-19). Jest to jednostronne uprawnienie pracodawcy, które nie jest związane ściśle z kwarantanną i nie musi trwać 14 dni, gdyż zdecydowano się na formułę „czas oznaczony” w przepisie.

Dla pracowników nowym uprawnieniem jest z kolei możliwość wykorzystania zasiłku opiekuńczego na dziecko do lat 8 w przypadku zamknięcia żłobka, przedszkola lub szkoły z powodu COVID-19.

Przepisy powyższe obowiązują przez 180 dni, gdyż przez taki okres obowiązywać ma większość przepisów specustawy.

(Ustawa z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, Dz.U. poz. 374)

Zdaniem UODO zaświadczeń ze stacji krwiodawstwa nie przechowujemy w dokumentacji pracownika.

 W wyjaśnieniach UODO z 19 grudnia 2019 r. w sprawie przechowywania dokumentów związanych z krwiodawstwem (wydane dla DGP) przyjęto, że zaświadczenia ze stacji krwiodawstwa nie powinny być przechowywane przez pracodawców ani w aktach osobowych, ani w dokumentacji związanej z ewidencją czasu pracy.

UODO stwierdziło, że dokument ten powinien być dostarczony służbom kadrowym jedynie do wglądu, w celach związanych z prowadzeniem ewidencji czasu pracy, w której będą ujęte informacje o rodzaju zwolnienia (np. zwolnienie w związku z oddawaniem krwi) oraz wymiarze tego zwolnienia (np. 1 dzień).

Takie stanowisko w dniu 20 stycznia 2020 r. zaprezentowało MRPiPS, słusznie wskazując, że obowiązek taki nie wynika z przepisów prawa pracy. Zgodnie z art. 30 § 5 k.p. w oświadczeniu pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę lub jej rozwiązaniu bez wypowiedzenia powinno być zawarte pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie odwołania do sądu pracy. Przepis nie wymaga zatem podania adresu sądu.

Do końca 2018 r. istniały wzory dokumentów kadrowych, które stanowiły załączniki do starego rozporządzenia dotyczącego dokumentacji pracowniczej i w nich był ujęty adres sądu. W nowym rozporządzeniu, które obowiązuje od 1 stycznia 2019 r. już jednak nie ma żadnych wzorów dokumentów. Zatem o treści pouczenia może zdecydować samodzielnie każdy pracodawca.

Zgodnie ze stanowiskiem MRPiPS z dnia 10 grudnia 2019 r. w sprawie wstępnych badań lekarskich pracodawca może nie przeprowadzać wstępnych badań lekarskich, jeśli pracownik przedstawia aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku wraz ze skierowaniem na te badania. Jest to możliwe w przypadkach, gdy nowe zatrudnienie nastąpi w ciągu 30 dni od rozwiązania poprzedniego stosunku pracy i o ile osoba ta nie będzie wykonywała prac szczególnie niebezpiecznych dla zdrowia.

W ocenie resortu rodziny nowy pracodawca powinien porównać nie nazwy stanowisk, ale warunki na nich panujące. Kluczowe jest więc porównanie treści skierowań na badania, ale pracodawca może ponadto rozważyć zebranie dodatkowych informacji dotyczących warunków panujących na poprzednio zajmowanym stanowisku, zawartych m.in. w opisie stanowiska pracy lub uzyskanych w trakcie rozmowy od osoby przyjmowanej do pracy. Zgodnie bowiem z przepisami Kodeksu pracy to pracodawca podejmuje decyzję, czy informacje zawarte w skierowaniu na badania lekarskie osoby przyjmowanej do pracy są wystarczające do oceny przez niego warunków pracy na nowym stanowisku z warunkami panującymi na poprzednim stanowisku oraz czy powinien zwolnić daną osobę z obowiązku wykonania wstępnych badań lekarskich.

Sąd Najwyższy wydał bardzo ważny wyrok w dniu 5 września 2019 r. (III PK 96/18) dotyczący charakteru prawnego instytucji zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy. Rozstrzygnął w nim, że zwolnienie pracownika z obowiązku świadczenia pracy z art. 36[^2] k.p. nie jest czynnością prawną, czyli oświadczeniem woli w rozumieniu art. 61 § 1 k.c. Zdaniem SN zwolnienie takie jest realizowane w ramach uprawnień kierowniczych pracodawcy (art. 22 § 1 k.p.). W konsekwencji pracodawca ma prawo wtórnie zobowiązać pracownika do świadczenia pracy, mimo, że wcześniej został on z tego obowiązku zwolniony, a także udzielić mu urlopu wypoczynkowego na podstawie art. 167[^1] k.p.

Jest to pierwszy wyrok SN dotyczący tej kwestii po dodaniu do Kodeksu pracy art. 36[^2] k.p. Bardzo ważną jego konsekwencją jest możliwość ponownego wezwania pracownika do pracy bez jego zgody. W starszym orzecznictwie sprzed 2016 r. dominował w tym zakresie odmienny pogląd, zgodnie z którym odwołanie zwolnienia ze świadczenia pracy wymagało zgody pracownika. Wyrok jest więc bardzo korzystny dla pracodawców.

W dniu 12 grudnia 2019 roku w Dzienniku Ustaw zostało opublikowane rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 9 grudnia 2019 roku w sprawie określenia niektórych wzorów oświadczeń, deklaracji informacji podatkowych obowiązujących w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych (Dz. U. nr 2397).

Powyższe rozporządzenie wprowadza dawno wyczekiwany wzór informacji podatkowej PIT-11, która uwzględnia już informacje związane z ulgą do 26 roku. Niestety, opisy poszczególnych pozycji tego formularza nie są jasne i już budzą wątpliwości co do sposobu wypełnienia tej informacji.

Od 4.5.2019 r., czyli daty wdrożenia przepisów RODO w Kodeksie pracy i w wielu innych ustawach szczególnych, wprowadzono również zmiany w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Na pracodawców nałożono nowy obowiązek w postaci corocznego przeglądu dokumentacji zgromadzonej w związku z przyznawaniem świadczeń socjalnych. Ocena ma być dokonywana  pod kątem niezbędności dalszego przechowywania dokumentacji. Ze względu na szczególne kategorie danych osobowych przegląd powinien dotyczyć głównie dokumentacji związanej z przyznawanymi zapomogami.

Obowiązek dokonania przeglądu istnieje raz w roku kalendarzowym, a więc pierwszy raz należy go dokonać jeszcze w 2019 r., a potem będzie on cyklicznie musiał być powtarzany co roku.

Początek kadencji nowego Parlamentu rozpoczął się do powrotu kwestii zniesienia ograniczenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, tzw. 30-krotności. Grupa Posłów złożyła bowiem kolejny projekt dotyczący zniesienia 30-krotności, które – zgodnie z tym projektem – miało przestać obowiązywać już od stycznia 2020 roku. Ostatecznie w dniu 19 listopada 2019 roku projekt ten został wycofany i tym samym kolejny rozdział tej sagi zakończył się.

Wydaje się że temat nie powinien już powrócić w 2019 roku, gdyż pozostało bardzo mało czasu do uchwalenia i ogłoszenia ewentualnej nowelizacji.

Od 1 stycznia 2019 r. w aktach osobowych w część B powinny przechowywane dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (tj. Dz. U. z 2018 r. poz. 1924). Niestety rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej nie rozstrzyga, jakiego rodzaju dokumentów dotyczy ten obowiązek. Jednak MRPiPS wskazał w swoim stanowisku z 15 października 2019 r., że będą to wszelkie dokumenty związane z wykonywaniem przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.

Analizując przepisy ustawy o emeryturach pomostowych można wskazać więc kolejno, że powinny to być:

• powiadomienie pracownika o dokonaniu wpisu jego osoby do ewidencji pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (art. 41 ust. 4 i 5 ustawy o emeryturach pomostowych);
• kopia zgłoszenia danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze do ZUS (art. 38 ust. 1 ustawy o emeryturach pomostowych);
• kopia zgłoszenia korygującego, które jest składane w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w zgłoszeniu przez samego płatnika, ZUS lub PIP (art. 39 ust. 1 ustawy o emeryturach pomostowych).

31 października 2019 r. MRPiPS wydało bardzo ważne stanowisko dotyczące harmonogramów czasu pracy, w którym rozstrzygnęło jednoznacznie, że nie wchodzą one w skład nowego pojęcia dokumentacji pracowniczej. Harmonogramów nie ujęto bowiem wśród dokumentów skatalogowanych w § 6 pkt 1 rozporządzenia MRPiPS z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Powyższe oznacza z kolei, że w przypadku, gdy pracodawcy prowadzą harmonogramy czasu pracy elektronicznie, to nie muszą one spełniać wymagań dotyczących elektronizacji narzuconych w rozdziałach 3 oraz 4 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. A to jest bardzo dobra wiadomość dla małych firm planujących czas pracy po prostu w plikach w Excelu, gdyż będą mogły kontynuować dotychczasową praktykę. Nie będzie to już niestety dotyczyło kart ewidencji czasu pracy, gdyż te – jako część dokumentacji pracowniczej w nowym znaczeniu – nie mogą być w plikach Excel i zapisane w folderach na dysku sieciowym. Zgodnie bowiem ze stanowiskiem Ministerstwa Cyfryzacji taka sytuacja nie spełnia wymagań co do zabezpieczeń dokumentacji elektronicznej, wynikających z nowych przepisów rozporządzenia, obowiązujących od 1 stycznia 2019 r.

Stanowisko MRPiPS z 31 października 2019 r. zostało opublikowane w Dzienniku Gazeta Prawna, Kadry i płace, wydanie z dnia 7 listopada 2019 r., numer 216 (5118) str. C4