Zakład Ubezpieczeń Społecznych w wydanym 15 listopada 2024 roku stanowisku odniósł się do pytania, jak liczyć absencje pracownicze związane ze zwolnieniami lekarskimi. Zakład potwierdził, że zaświadczenia lekarskie o czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby wystawiane są na dni kalendarzowe, a dni kalendarzowe to kolejne następujące po sobie dni obejmujące 24 godziny – od godziny 0:00 do godziny 23:59.  Tak więc absencje związane ze zwolnieniami lekarskimi należy liczyć do godziny 23.59, gdyż do tej godziny trwa okres niezdolności do pracy ostatniego dnia wskazanego przez lekarza na zaświadczeniu lekarskim.

Oznacza to, że od następnego dnia (rozpoczynającego się od godz. 0:00) pracownikowi nie przysługuje zasiłek chorobowy za czas niezdolności do pracy. Wykonywanie pracy w systemie pracy zmianowej nie ma wpływu na okres prawa do zasiłku chorobowego z tytułu niezdolności do pracy z powodu choroby orzeczonej w zaświadczeniu lekarskim. Analogicznie można przyjść, że wszystkie absencje „zasiłkowe”, a więc także opłacane zasiłkiem macierzyńskim są rozliczane na dni kalendarzowe, i kończą się o godz. 23:59.

Natomiast Główny Inspektorat Pracy wypowiedział się, jak liczyć absencje pracownicze wynikające ze zwolnienia z powodu działania siły wyższej. W stanowisku z 3 grudnia 2024 roku (GIP-GBI.0701.73.2024.6) Główny Inspektorat Pracy zaprzeczył częściowo swojemu poglądowi wynikającemu ze stanowiska z 5 czerwca 2024 roku, o którym pisaliśmy we wcześniejszych aktualnościach. W grudniowym stanowisku GIP potwierdził, że przy udzielaniu pracownikom zwolnień od pracy z powodu działania siły wyższej pojęcie „dnia” należałoby utożsamiać z pojęciem doby pracowniczej, a nie z dniem kalendarzowym. Inspektorat w stanowisku przytoczył kodeksową definicję doby, przez którą należy rozumieć 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy (art. 128 par. 3 pkt 1 Kodeksu pracy).

GIP powołał się również na wyrok Sądu Najwyższego z 4 listopada 2010 r. (II PK 116/10), w którym Sąd orzekł, że „o początku urlopu decyduje rozkład czasu pracy pracownika. W konsekwencji znaczenie ma początek kolejnej doby pracowniczej, a nie ta sama doba kalendarzowa.” Według GIP ze względu na charakter i cel zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej, który jest porównywalny do urlopu wypoczynkowego, należałoby stosować wykładnię przyjętą przez Sąd Najwyższy.

W decyzji z grudnia 2024 r. ZUS uznał, że ekwiwalent pieniężny lub ryczałt za pracę zdalną nie jest składnikiem wynagrodzenia, który należy uwzględniać w podstawie wymiaru składek. Tak wynika z interpretacji Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z dnia 17 grudnia 2024 roku (DI/100000/43/891/2024).

Z wnioskiem do ZUS wystąpił pracodawca, który wypłaca swoim pracownikom ryczałt za pracę zdalną. Ryczałt przyznany jest na pokrycie kosztów związanych z energią elektryczną, usługami telekomunikacyjnymi, centralnym ogrzewaniem, klimatyzacją, kawą, herbatą, wodą i kanalizacją oraz środkami czystości. W regulaminie pracy zdalnej zostały określone zasady jej wykonywania.

Ryczałt przyznawany pracownikom jest w stałej wysokości, niezależnej od tego, czy w danym miesiącu pracownik był na urlopie, zwolnieniu lekarskim, lub miał inną nieobecność. Ryczałt za pracę zdalną nie jest rozliczany proporcjonalnie do okresu świadczenia pracy zdalnej przez pracowników, a pracownicy nie są zobligowani do przedstawiania dowodów ponoszenia kosztów pracy zdalnej, ani kalkulacji zużycia mediów.

Wnioskodawca chciał dowiedzieć się, czy ustalony w taki sposób ryczałt na pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne oraz Fundusz Pracy i FGŚP.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych uznał, że ryczałt za pracę zdalną nie jest składnikiem wynagrodzenia, który należy uwzględniać w podstawie wymiaru składek. Kluczowym kryterium kwalifikacji ryczałtu jako podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne jest to, czy świadczenie to stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Biorąc zatem pod uwagę przepisy dotyczące składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, ubezpieczenie zdrowotne, FP i FGŚP, ryczałt nie stanowi podstawy ich wymiaru.

W interpretacji z dnia 2 grudnia 2024 r. (0114-KDIP2-1.4010.558.2024.1.PK) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że benefity dla B2B, czyli osób samozatrudnionych współpracujących z firmą mogą być rozliczone w kosztach podatkowych. Oznacza to, że karnety sportowe, pakiety medyczne, ubezpieczenie na życie przekazywane współpracownikom można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Są jednak pewne warunki, o których wspomniał w wydanej interpretacji fiskus.

O wydanie interpretacji indywidualnej wystąpiła spółka działająca w branży IT, która współpracuje z informatykami prowadzącymi własne jednoosobowe firmy. W ramach oferowanych benefitów firma dofinansowuje współpracownikom karnety do obiektów sportowych, pakiety medyczne oraz ubezpieczenie na życie. Benefity te są zagwarantowane w umowie jako jeden z elementów wynagrodzenia informatyków. Chcąc zaliczyć benefity do kosztów uzyskania przychodów spółka wskazała, że dzięki oferowanym korzyściom łatwiej jej pozyskać i zatrzymać specjalistów, którzy dzięki dodatkowej motywacji lepiej wykonują usługi, a to przekłada się na większe przychody spółki.

Dodatkowo zagwarantowanie opieki medycznej wpływa na zmniejszenie absencji załogi, a aktywność fizyczna w ramach abonamentów sportowych obniża poziom stresu, co również przekłada się na jakość usług.

W wydanej interpretacji Dyrektor KIS przychylił się do stanowiska wnioskodawcy i uznał, że benefity dla samozatrudnionych mogą zostać zaliczone do podatkowych kosztów.  Ważne jednak, by benefity były zagwarantowane jako składnik wynagrodzenia w umowie o współpracy, gdyż jest to kluczowy aspekt, który przesądza o możliwości zastosowania tego rozwiązania.

Przedsiębiorcy, którzy w ubiegłym roku zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 osób powinni złożyć informację o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe ZUS IWA za 2024 rok najpóźniej do 31 stycznia 2025 roku.

Na podstawie przekazanego ZUS IWA zostanie ustalona stopa procentowa składki wypadkowej na rok składkowy liczony od 1 kwietnia 2025 roku do 31 marca 2026 roku. Obowiązek złożenia ZUS IWA spoczywa na płatnikach składek którzy:

• byli zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS jako płatnik składek na ubezpieczenie wypadkowe od 1 stycznia do 31 grudnia 2024 r. i co najmniej 1 dzień w styczniu 2025 r.,
• w roku, za który jest składana informacja, zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych,
• podlegają wpisowi do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej – REGON – w dniu 31 grudnia 2024 r.

Warunek nieprzerwanego zgłoszenia do ZUS należy rozumieć jako sytuację, w której w każdym miesiącu roku za który jest składany ZUS IWA (tu 2024 rok) przynajmniej jeden ubezpieczony podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu przynajmniej przez jeden dzień. Jeżeli w którymś z miesięcy roku płatnik nie zgłosił do ubezpieczenia wypadkowego żadnej osoby to nie jest zobowiązany składać ZUS IWA. Również firmy, która powstały w trakcie 2024 r. i od samego początku swojej działalności zgłosiły do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 osób, nie sporządzają i nie składają w ZUS informacji za 2024 rok.

Zgodnie z art 28 ust. 3 ustawy o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy o chorób zawodowych liczbę ubezpieczonych do celów sporządzenia informacji ZUS IWA  ustala się jako iloraz sumy ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu poszczególnych miesięcy poprzedniego roku kalendarzowego i liczby miesięcy, przez które płatnik składek był w poprzednim roku kalendarzowym zgłoszony w Zakładzie co najmniej 1 dzień.

Jeżeli płatnik składek miał obowiązek składać informacje ZUS IWA przez trzy kolejne lata to Zakład Ubezpieczeń Społecznych na podstawie danych wykazanych w informacjach za 2022, 2023 i 2024 rok ustala wysokość stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe obowiązującej płatnika w nowym roku składkowym tego ubezpieczenia.

W czwartek, 23 stycznia br. stały Komitet Rady Ministrów zaakceptował rewizję Krajowego Planu Odbudowy, w której znalazły się między innymi regulacje przyznające nowe uprawnienia dla PIP. W dniu 28 stycznia br. projekt ma zostać rozpatrzony przez Rząd.

Rewizja KPO zakłada między innymi rezygnację z jednego z kamieni milowych wpisanych do Planu przez poprzedni rząd, czyli oskładkowania każdej umowy cywilnoprawnej. W zamian do projektu została wpisana kompleksowa reforma Państwowej Inspekcji Pracy. Dzięki nowym przepisom Inspektorzy PIP mieliby uzyskać możliwość samodzielnego decydowania, czy dana umowa jest umową cywilnoprawną, czy umową o pracę. Jak napisano w uzasadnieniu projektu “nadrzędnym celem reformy jest ograniczenie segmentacji rynku pracy i zwiększenie poziomu zabezpieczenia społecznego określonych pracowników. Służyć temu będzie wzmocnienie zasobów i kompetencji Państwowej Inspekcji Pracy, zmiana sposobu liczenia stażu pracy, ułatwienie przechodzenia z umów cywilnoprawnych na umowy o pracę, oraz wsparcie w opłacaniu składek dla artystów o niskich i nieregularnych dochodach”.

Nowe uprawnienia dla PIP pozwolą inspektorom pracy samodzielnie przekształcać umowy cywilnoprawne w umowy o pracę na podstawie wydanej decyzji. Ma to pomóc w eliminowaniu nadużywania kontraktów cywilnoprawnych w sytuacjach, gdy ewidentnie występuje zatrudnienie pracownicze (np. osoba pracuje pod kierownictwem, w określonych godzinach i w określonym miejscu). Obecnie jedyną możliwość udowodnienia istnienia stosunku pracy ma sąd, a cała procedura trwa nawet do 3 lat.

W rewizji planu zostały ujęte również zmiany dotyczące sposobu liczenia stażu pracy, oraz wsparcie w opłacaniu składek dla artystów o niskich i nieregularnych dochodach.

W projekcie wpisano, że realizacja reformy zostanie zakończona do 30 czerwca 2026 roku.

Wniosek o uzupełniający urlop macierzyński: Zgodnie z nowymi przepisami od 19 marca 2025 roku rodzice hospitalizowanych dzieci przedwcześnie urodzonych będą mogli skorzystać z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego. Urlop będzie przysługiwał rodzicom hospitalizowanych dzieci urodzonych przedwcześnie oraz hospitalizowanych noworodków, w wymiarze:

• do 8 tygodni – dla rodziców dzieci urodzonych od 28 tygodnia ciąży, albo
• do 15 tygodni – dla rodziców dzieci urodzonych do 28 tygodnia ciąży lub z masą urodzeniową do 1000 g.

W związku z nowymi przepisami Ministerstwo Rodziny Pracy i  Polityki Społecznej przygotowało projekt rozporządzenia w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków. Zgodnie z projektowanymi przepisami wniosek o uzupełniający urlop macierzyński będzie musiał zawierać:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych nałożył karę finansową w wysokości 261 918 PLN na Toyota Bank S.A. za niewłaściwe usytuowanie IOD w strukturze firmy.

W trakcie kontroli przeprowadzonej przez UODO okazało się, że Inspektor Ochrony Danych nie podlegał bezpośrednio zarządowi banku (czyli najwyższemu kierownictwu), lecz był zatrudniony w departamencie bezpieczeństwa i podlegał bezpośrednio dyrektorowi tego departamentu. Wśród obowiązków dyrektora było zaś zarządzanie procesami przetwarzania danych. W tej sytuacji zachodziła obawa, że Inspektor Ochrony Danych nie jest w pełni niezależny w swojej pracy.

Oprócz kary za niewłaściwe usytuowanie IOD w strukturze firmy Bank otrzymał również karę finansową w wysokości ponad 314 000 PLN za pominięcie profilowania w rejestrze czynności przetwarzania danych oraz przy ocenie skutków dla ochrony danych. W toku czynności kontrolnych okazało się, że bank profiluje dane klientów w celu określania ich zdolności kredytowej, oraz przetwarza wyniki oceny punktowej ryzyka kredytowego i nadania kategorii ryzyka zdefiniowanej przez bank. Bank nie uwzględnił w rejestrze czynności przetwarzania danych profilowania, nie ocenił także skutków profilowania dla bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych.

Mimo, że bank wskazał, że Inspektor Ochrony Danych w pełnieniu swoich obowiązków inspektora był całkowicie niezależny, a jego zatrudnienie w departamencie bezpieczeństwa było spowodowane kwestiami administracyjnymi, to Prezes UODO zdecydował się jednak na nałożenie kary. Również fakt, że bank zaczął jeszcze przed kontrolą aktualizować wykaz czynności w ramach których dochodzi do przetwarzania danych nie spowodował zmiany decyzji Prezesa UODO o nałożeniu kary.

W swojej decyzji Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych wskazał, że czynność profilowania ze względu na dużą skalę tego procederu jest bardzo istotna, i dlatego zakres, kontekst i cele profilowania powinny być wyraźnie objęte oceną skutków przetwarzania dla ochrony danych.

Coroczna informacja o nietworzeniu ZFŚS: Zgodnie z art. 3 ust. 3a ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 288) pracodawca, który zatrudnia według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty ma obowiązek przekazać pracownikom w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego informacje o nietworzeniu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz o niewypłacaniu świadczenia urlopowego.

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych mają obowiązek tworzyć:

• jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe,
• pracodawcy zatrudniający na 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty

Pracodawcy, którzy spełniają drugi warunek, a są objęci układem zbiorowym pracy lub mają obowiązek wydania regulaminu wynagradzania mogą zostać zwolnieni z obowiązku tworzenia ZFŚS, i muszą postanowienie o nietworzeniu Funduszu zawrzeć w układzie zbiorowym albo regulaminie wynagradzania. Natomiast pracodawca, który  zatrudnia mniej niż 50 pracowników i nie jest objęty układem zbiorowym pracy oraz nie jest zobowiązany do wydania regulaminu wynagradzania, ma obowiązek przekazać pracownikom do dnia 31 stycznia każdego roku informację o nietworzeniu ZFŚS i niewypłacaniu świadczenia urlopowego. Informacje te należy przekazać w sposób przyjęty u danego pracodawcy, a ich nieprzekazanie oznacza, że pracodawca w danym roku tworzy Fundusz i wypłaca świadczenia urlopowe.

Obowiązek informacyjny w tym zakresie należy wypełniać rokrocznie, gdyż pozostaje on w ścisłym związku ze stanem zatrudnienia wykazywanym przez pracodawcę na dzień 1 stycznia danego roku. Stan zatrudnienia może zaś ulegać znaczącym zmianom w poszczególnych latach, co ma wpływ na obowiązki wynikające z ustawy o ZFŚS w zakresie tworzenia Funduszu czy wypłacania świadczenia urlopowego.

W dniu 20 stycznia br. na stronach Rządowego Centrum Legislacji został opublikowany projekt ustawy o zmianie ustawy Kodeks pracy (nr z wykazu UD183), wprowadzający zmiany w definicji mobbingu i określone środki ochrony prawnej przed dyskryminacją, mobbingiem czy molestowaniem w miejscu pracy.

Projekt, przygotowany przez Ministerstwo Rodziny Pracy i Polityki Społecznej zakłada modyfikację definicji mobbingu. Jako mobbing rozumie się “niepożądane zachowanie, którego celem lub skutkiem jest naruszenie godności pracownika i stworzenie wobec niego zastraszającej, wrogiej, poniżającej, upokarzającej lub uwłaczającej atmosfery; na zachowanie to mogą się składać fizyczne, werbalne lub pozawerbalne elementy (molestowanie).” Przejawy mobbingu określone przepisami to:

• upokarzanie lub uwłaczanie;
• zastraszanie;
• zaniżanie oceny przydatności zawodowej pracownika;
• nieuzasadniona krytyka, poniżanie lub ośmieszanie pracownika,
• utrudnianie funkcjonowania w środowisku pracy w zakresie możliwości osiągania efektów pracy, wykonywania zadań służbowych, wykorzystania posiadanych kompetencji, komunikacji ze współpracownikami, dostępu do koniecznych informacji;
• izolowanie pracownika lub wyeliminowanie go z zespołu.

Co istotne, zmiany w definicji mobbingu oznaczają, że za mobbing może być też uważane nakazanie innej osobie podejmowania powyższych zachowań wobec pracownika lub zachęcanie do nich innej osoby. Nieumyślne zachowania wobec pracownika, które mogłyby wywołać konkretny skutek, niezależnie od jego wystąpienia również mogą być uznane za mobbing.

Dla pracodawców istotna jest zmiana w zakresie ich podstawowych obowiązków, do których będą należały między innymi przeciwdziałanie wszelkiemu nierównemu traktowaniu oraz dyskryminacji w zatrudnieniu, ale także przeciwdziałanie naruszaniu godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności w obszarze: zdrowia, sfery osobistej i reputacji, właściwej komunikacji w miejscu pracy, pozycji w zespole, efektów pracy oraz jej oceny, a także statusu zawodowego pracownika i jego kwalifikacji. Pracodawcy będą również zobowiązani na mocy przepisów aktywnie i stale przeciwdziałać naruszaniu zasady równego traktowania przez stosowanie działań prewencyjnych, wykrywanie oraz szybkie i właściwe reagowanie, a także przez działania naprawcze i wsparcie osób dotkniętych nierównym traktowaniem.

Ustawa ma wejść w życie po upływie 21 dni od dnia jej ogłoszenia w Dzienniku Ustaw.