Współpraca administratora z UODO: Wojewódzki Sąd Administracyjny wyrokiem z 21 czerwca 2024 roku potwierdził, że administrator jest zobowiązany na żądanie Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych do dostarczenia wszystkich informacji niezbędnych do realizacji jego zadań.

Wydany wyrok dotyczył spółki, która złożyła skargę na decyzję Prezesa UDOO, nakładającą na nią karę w wysokości 56 tysięcy złotych. Kara została nałożona w wyniku braku reakcji spółki na wielokrotne wezwania Urzędu do złożenia wyjaśnień. W toku postępowania administracyjnego prowadzonego przez UODO spółka, wzywana do udzielania odpowiedzi na pytania w związku ze skargą osoby fizycznej udzielała niepełnych odpowiedzi, dodatkowo przesyłając je z dużym opóźnieniem.

Dodatkowym przewinieniem spółki był brak pełnomocnictwa, z którego wynikałoby umocowanie pracownika spółki do reprezentowania jej w postępowaniu przed UODO.

W uzasadnieniu wyroku WSA wskazał, że współpraca administratora z UODO jest warunkiem koniecznym do przeprowadzenia sprawnego postępowania administracyjnego prowadzonego przez organ nadzorczy. Jej brak może utrudniać wnikliwe rozpoznanie sprawy, co narusza prawa osoby która oczekuje na rozstrzygnięcie złożonej do Prezesa UODO skargi.

 

Chcesz dowiedzieć się więcej o problematyce ochrony danych osobowych w HR? Zapisz się na nasze szkolenie RODO w kadrach i płacach.

Sąd Najwyższy wydał w dniu 5 czerwca 2024 roku wyrok, w którym orzekł, że zwolnienie pracownicy po obniżeniu etatu jest niedopuszczalne.

Sprawa, w której orzekał Sąd Najwyższy dotyczyła pracownicy, która została zwolniona z pracy za wypowiedzeniem, a pracodawca w zwolnieniu podał jako przyczynę reorganizację firmy i likwidację stanowiska pracy (która była faktyczną redukcją). Pracownica jeszcze przed otrzymaniem wypowiedzenia przebywała na urlopie macierzyńskim i zawnioskowała o obniżenie etatu zgodnie z art. 186[7] Kodeksu pracy.

Zgodnie z art. 186[7] par. 1  “Pracownik uprawniony do urlopu wychowawczego może złożyć pracodawcy wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej o obniżenie jego wymiaru czasu pracy do wymiaru nie niższego niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy w okresie, w którym mógłby korzystać z takiego urlopu. Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika. ” Wniosek ten należy złożyć najpóźniej 21 dni przed rozpoczęciem wykonywania pracy w obniżonym wymiarze czasu pracy, a pracodawca bezpośrednio po złożeniu wniosku i w okresie obniżenia etatu (ale nie dłużej niż przez 12 miesięcy) nie może wypowiedzieć pracownikowi umowy o pracę.

Pracodawca przy zwolnieniu powoływał się na przepisy o zwolnieniach grupowych, jednak jako podmiot zatrudniający mniej niż 20 pracowników nie miał podstaw do takiej argumentacji. Sąd I instancji, do którego zwróciła się pracownica zakwestionował powyższe stanowisko pracodawcy i zasądził odszkodowanie dla zwolnionej pracownicy. Apelacja pracodawcy od wyroku została oddalona, a Sąd Najwyższy oddalił skargę kasacyjną potwierdzając, że zwolnienie pracownicy po obniżeniu etatu jest niedopuszczalne, a mały pracodawca nie może powoływać się na przepisy dotyczące zwolnień grupowych.

 

Informacja o nietworzeniu ZFŚS: Zgodnie z ustawą z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, pracodawca, który zatrudnia mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty na dzień 1 stycznia danego roku, ma możliwość wyboru pomiędzy utworzeniem Funduszu a wypłacaniem świadczenia urlopowego. Pracodawcy, którzy nie są objęci układem zbiorowym pracy oraz nie muszą wydawać regulaminu wynagradzania, mają obowiązek poinformować pracowników o decyzji dotyczącej nietworzenia Funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego w pierwszym miesiącu roku kalendarzowego, zgodnie z przyjętym u nich sposobem komunikacji. Tak stanowi art. 3 pkt 3a wspomnianej ustawy.

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej odpowiedziało na pytanie dotyczące częstotliwości obowiązku informowania pracowników o nietworzeniu Funduszu i niewypłacaniu świadczenia urlopowego. Czy pracodawca musi przekazywać taką informację co roku, czy wystarczy to zrobić jednorazowo w danym roku kalendarzowym?

Zdaniem resortu, pracodawca ma obowiązek corocznie informować pracowników o tej decyzji. Informacja o nietworzeniu ZFŚS ma kluczowe znaczenie dla pracowników, ponieważ ma bezpośredni wpływ na ich dostęp do świadczeń socjalnych lub urlopowych.

Chcesz dowiedzieć się więcej o zasadach tworzenia ZFŚS? Zapisz się na nasze październikowe szkolenie Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych.

Nowe stawki wynagrodzenia pracowników samorządowych od 1 sierpnia: zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów zmieniającego rozporządzenie w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych z dnia 12 lipca 2024 roku podwyżce ulega minimalny poziom wynagrodzenia zasadniczego pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę.

Zmiana wysokości wynagrodzenia ma na celu dostosowanie wynagrodzenia pracowników samorządowych do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę. Pierwotnie w założeniach projektu wpisano datę 1 lipca 2024 roku jako datę od której miały obowiązywać nowe stawki, jednak w wyniku opóźnień w pracach rozporządzenie wchodzi w życie od 1 sierpnia 2025 roku, ale kwoty minimalnego miesięcznego poziomu wynagrodzenia zasadniczego określone w załączniku do rozporządzenia mają zastosowanie do wynagrodzeń należnych od dnia 1 lipca 2024 r.

Wynagrodzenie pracowników samorządowych jest uzależnione od kategorii zaszeregowania i zgodnie z załącznikiem do Rozporządzenia kształtuje się następująco:

Kategoria zaszeregowania	MINIMALNY POZIOM WYNAGRODZENIA ZASADNICZEGO w PLN
I	4000
II	4050
III	4100
IV	4150
V	4200
VI	4250
VII	4300
VIII	4350
IX	4400
X	4500
XI	4600
XII	4700
XIII	4800
XIV	4900
XV	5000
XVI	5200
XVII	5400
XVIII	5600
XIX	5900
XX	6200

Nowe stawki wynagrodzenia pracowników samorządowych zostały zakwestionowane m.in. przez organizacje związkowe, które postulowały wynagrodzenia zasadniczego co najmniej na poziomie minimalnego wynagrodzenia za pracę (poziom płacy zasadniczej, tj. 4 300 złotych osiągają stawki dopiero na poziomie VII kategorii zaszeregowania).

IOD w służbie cywilnej: W wykazie stanowisk urzędników służby cywilnej brakuje stanowiska inspektora ochrony danych, co według Prezesa UODO  wyklucza lub utrudnia przyjmowanie rozwiązań gwarantujących IOD skuteczne wykonywanie obowiązków. W związku z powyższym Prezes UODO wystąpił z wnioskiem do Szefowej Służby Cywilnej o wyodrębnienie takiego stanowiska.

Naczelnym Obowiązkiem Inspektora Ochrony Danych jest badanie zgodności działania przedsiębiorstwa lub organizacji z zasadami RODO. Sytuacja, w której IOD łączy pełnienie obowiązków z innymi zadaniami może rodzić konflikt interesów, co może w niektórych przypadkach doprowadzić do niemożności ich realizacji. Jest to niezgodne z art. 38 ust. 6 RODO, który stanowi, że “Inspektor ochrony danych może wykonywać inne zadania i obowiązki. Administrator lub podmiot przetwarzający zapewniają, by takie zadania i obowiązki nie powodowały konfliktu interesów.”

Według Prezesa UODO zatrudnienia Inspektora na odrębnym stanowisku gwarantowałaby zapewnienie mu niezależności i tym samym większą skuteczność w realizacji zadań. Wpłynęłoby to bezpośrednio na wzrost poziomu ochrony danych osobowych w administracji publicznej.

Jest to już czwarta interwencja Prezesa UODO w sprawie wyodrębnienia stanowiska IOD w służbie cywilnej. W aktualnym wniosku Prezes UODO podkreślił, że zamieszczenie określonego stanowiska w wykazie stanowisk urzędników służby cywilnej nie oznacza obowiązku jego tworzenia.

Praca zdalna rodzica: W ramach nowych uprawnień rodzicielskich po zmianach w prawie pracy zgodnie z art. 188¹ par. 1 Kodeksu pracy pracownik wychowujący dziecko, do ukończenia przez nie 8 roku życia, może złożyć wniosek o zastosowanie do niego elastycznej organizacji pracy. Wniosek składa się w postaci papierowej lub elektronicznej, w terminie nie krótszym niż 21 dni przed planowanym rozpoczęciem korzystania z elastycznej organizacji pracy. Jedną z form elastycznej organizacji pracy jest praca zdalna rodzica dziecka do lat 8.

W związku z powyższym przepisem powstało pytanie, czy w sytuacji, gdy przed datą urodzin dziecka pracownik złoży wniosek o elastyczną organizację czasu pracy, i wniosek ten zostanie pozytywnie rozpatrzony przez pracodawcę, to okres trwania pracy zdalnej dla pracownika uprzywilejowanego może wykraczać poza dzień urodzin wychowywanego dziecka?

Do powyższego pytania odniosło się Ministerstwo Rodziny Pracy i Polityki Społecznej i w stanowisku z 9 maja 2024 roku wyjaśniło, że jednym z elementów wniosku o pracę zdalną na postawie art. 188¹ Kodeksu pracy jest termin rozpoczęcia i zakończenia elastycznej organizacji pracy, co oznacza, że zgoda na wykonywanie pracy zdalnej jest wydawana na określony czas. Zdaniem Ministerstwa „(…) Granicą czasową korzystania z praw wynikających z powołanego wyżej przepisu jest ukończenie przez dziecko 8 roku życia. (…)”

Powyższe stanowisko nie określa jasno, czy z elastycznej organizacji pracy pracownik wychowujący dziecko może skorzystać do ukończenia przez nie 8. roku życia, czy też do ukończenia tego wieku może złożyć wniosek o elastyczną organizacji pracy, wydaje się jednak, że resort bardziej skłania się do pierwszego rozwiązania.

Kary za spóźnione wypłaty pensji: Ministerstwo Rodziny Pracy i Polityki Społecznej planuje podwyżkę kar dla pracodawców, którzy spóźniają się z wypłatą wynagrodzeń dla pracowników. Zapowiedziała je Ministra Agnieszka Dziemianowicz-Bąk, która potwierdziła, że Ministerstwo planuje uporządkowanie kwestii związanych z opóźnieniami w wypłacie wynagrodzeń przy okazji pracy nad kolejną ustawą o minimalnych wynagrodzeniach.

Zgodnie z przepisami kodeksu pracy wypłaty wynagrodzenia dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym terminie, który jest z góry ustalony, a pracodawca ustalając zasady wypłaty wynagrodzenia nie może przyjąć zasad mniej korzystnych niż te, które są ustalone w Kodeksie pracy. Zgodnie z art. 85 par 2 k.p “Wynagrodzenie za pracę płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego.” Natomiast gdy dzień wypłaty przypada na dzień wolny od pracy to zgodnie z art. 85 par. 3 k.p wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzedzającym.

W obecnym stanie prawnym nieterminowe wypłacenie pensji pracownikom to wykroczenie, zagrożone karą grzywny od 1000 do 30 000 złotych. Zmiany miałyby dotyczyć podniesienia górnej granicy kary za spóźnione wypłaty pensji nakładanej w trybie wykroczeniowym lub zwiększenia wysokości kary możliwej do nałożenia w drodze mandatu karnego przez inspektora pracy. Jednym z pomysłów jest też uzależnienie wysokości kary nie tylko od szkodliwości społecznej czynu (czyli wysokości niewypłaconego pracownikom wynagrodzenia) ale także od statusu sprawcy.

Nowe przepisy dotyczące warunków pracy: Ministerstwo Zdrowia skierowało do konsultacji publicznych cztery projekty rozporządzeń dotyczących warunków w środowisku pracy. Dwa z nich związane są z przyjęciem nowelizacji Kodeksu pracy o substancjach reprotoksycznych.

Pierwszy projekt zmieniający rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem w miejscu pracy czynników chemicznych (nr z wykazu MZ 1688) rozszerza zakres rozporządzenia o narażenie na działanie substancji reprotoksycznych podczas pracy.

Drugi projekt wprowadza zmiany do rozporządzenia w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy (numer z wykazu MZ 1687), rozszerzając badania i pomiary czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy o substancje reprotoksyczne.

Kolejny dokument skierowany do konsultacji to projekt rozporządzenia w sprawie substancji chemicznych, ich mieszanin, czynników lub procesów technologicznych o działaniu rakotwórczym, mutagennym lub reprotoksycznym w środowisku pracy (nr z wykazu MZ 1690). Projektowane przepisy obejmują dodatkowo ochroną pracowników pracujących w narażeniu na działanie substancji o działaniu reprotoksycznym (dotychczas było to tylko narażenie na substancje rakotwórcze i mutagenne). Nowe przepisy dotyczące warunków pracy dodają do wykazu czynników szkodliwych substancji chemicznych, ich mieszanin, czynników lub procesów technologicznych o działaniu reprotoksycznym.

Czwarty projekt zmienia rozporządzenie w sprawie okresowych badań lekarskich pracowników zatrudnionych w zakładach, które stosowały azbest w produkcji (nr z wykazu MZ 1686). Jego głównym celem jest doprecyzowanie sposobu sprawowania nadzoru nad przeprowadzaniem okresowych badań lekarskich pracowników zatrudnionych w zakładach, które stosowały ten materiał w produkcji.