Już w ten weekend (25-26 marca) nastąpi zmiana czasu z zimowego na letni. Dla pracowników, którzy nie wykonują pracy w noc, podczas której następuje zmiana czasu nie ma ona żadnych konsekwencji. Natomiast jeśli pracownik wykonuje pracę w noc zmiany, to czas jego pracy ulega skróceniu o jedną godzinę. Za godzinę, której pracownik nie przepracował z powodu zmiany czasu zimowego na letni pracownikowi przysługuje jednak wynagrodzenie za taką liczbę godzin, jaką powinien przepracować w danym okresie rozliczeniowym zgodnie z wymiarem czasu pracy, w jakim jest zatrudniony, gdyż skrócenie czasu pracy nie następuje z jego winy.
Termin na złożenie dokumentu ZUS ZSWA
31 marca 2023 r. upływa termin na złożenie dokumentu ZUS ZSWA za 2022 rok, czyli zgłoszenie / korekta danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.
Szczegółowe informacje dotyczące zasad wypełniania zi składania dokumentu znajdują się na stronie ZUS.
Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej już weszło w życie
Od 21 marca obowiązują przepisy zmienionego Rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej (DZ.U. z 2023 r. poz 471), którego celem jest dostosowanie obecnych przepisów dotyczących dokumentacji pracowniczej do wdrożenia pracy zdalnej oraz kontroli trzeźwości.
Wszyscy pracodawcy, którzy zdecydowali się na wdrożenie w firmie kontroli pracowników na obecność w organizmach alkoholu i środków działających podobnie do alkoholu będą musieli rozszerzyć akta osobowe o nową część “E”. W części tej znaleźć się powinny wszystkie dokumenty związane z przeprowadzaniem kontroli oraz z badaniami przeprowadzanymi przez uprawnione organy. Przechowywane powinny być jedynie pozytywne wyniki badań (czyli wskazujące na obecność alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu); po upływie roku od daty zebrania wyników powinny być one z akt pracownika usunięte.
Całość Rozporządzenia można znaleźć w Dzienniku ustaw
Podwyższone koszty uzyskania przychodów a praca zdalna – stanowisko Ministerstwa Finansów
W związku ze zbliżającą się datą wejścia w życie przepisów o pracy zdalnej Ministerstwo Finansów odpowiedziało na pytanie, czy pracownicy pracujący zdalnie z miejsca zamieszkania zachowają prawo do podwyższonych kosztów uzyskania przychodu, jeżeli do tej pory takie prawo mieli.
Ministrestwo Finansów podtrzymało wcześniejszą odpowiedź na podobne pytanie zadane w związku z pandemią koronawirusa. I tak resort jednoznacznie potwierdził, że “podwyższone koszty uzyskania przychodów, o których mowa w ustawie o PIT, będą przysługiwać pracownikom również w przypadku wykonywania pracy zdalnej na podstawie znowelizowanego kodeksu pracy”
Granice potrąceń z pensji pracownika – wyrok Sądu Najwyższego
Sąd Najwyższy 8 marca 2023 wydał wyrok (sygn. akt I PSKP 32/22) w sprawie granic potrąceń z wynagrodzenia pracownika.
Sprawa dotyczyła pracownika, delegowanego do pracy na budowie w Szwajcarii, któremu pracodawca organizował i finansował zakwaterowanie oraz dojazdy na miejsce świadczenia pracy. Jednocześnie pracodawca, bez uzgodnienia z pracownikiem potrącał z należnego mu wynagrodzenia powyższe koszty logistyczne i mieszkaniowe.
Sąd orzekł, że pracodawca nie może dokonywać potrąceń z tytułu oddelegowania pracownika do pracy za granicą na podstawie przepisów kodeksu cywilnego, gdyż zasady potrąceń z wynagrodzeń pracowniczych reguluje wyłącznie kodeks pracy. Katalog dopuszczalnych potrąceń z wynagrodzenia pracownika reguluje art. 87 Kodeksu pracy, i nie są w nim zawarte koszty zakwaterowania ani logistyki. Co prawda zgodnie z art. 91 par. 1 Kodeksu pracy można potrącać z pensji inne koszty, niż wymienione w ww artykule, ale można tego dokonywać jedynie po uprzedniej pisemnej zgodzie pracownika.
Stanowisko GIP w sprawie obowiązków pracodawcy wobec pracownika zdalnego
Główny Inspektorat Pracy wydał 6 marca 2023 roku stanowisko w sprawie obowiązków pracodawcy wobec pracownika zdalnego odnośnie zapewnienia biurka i krzesła (GIP-GBI.0701.45.2023.3). Wynika z niego, że jeśli zobowiązanie pracodawcy do zapewnienia biurka i krzesła zostanie zawarte w następujących dokumentach: porozumieniu, regulaminie, poleceniu, porozumieniu z pracownikiem, to staje się to obligatoryjnym obowiązkiem pracodawcy.
Pracodawca może zapewnić biurka do domów pracowników na trzy sposoby:
- zakup nowych biurek przez firmę lub jednorazowe dofinansowanie dla pracownika, aby sam sobie zakupił biurko,
- możliwość zabrania biurek z firmy, np. przy pracy zdalnej całkowitej lub gdy pracodawca ogranicza powierzchnię biurową w związku z dużą skalą pracy zdalnej,
- wypożyczenie biurek dla pracowników z profesjonalnych firm zajmujących się takimi usługami.
Możliwe jest również, że pracownik będzie korzystał z własnego sprzętu, ale wtedy powinien otrzymywać ekwiwalent lub ryczałt za wykorzystywanie go w pracy.
Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej już w Dzienniku Ustaw
13 marca 2023 roku w Dzienniku Ustaw zostało opublikowane Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 6 marca 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Celem rozporządzenie jest uregulowanie miejsca przechowywania dokumentacji dotyczącej pracy zdalnej. I tak w części B akt osobowych będą znajdowały się dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie pracy zdalnej. Dodatkowo ma być też przechowywane potwierdzenie poinformowania pracownika o wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą i sposobie jej przeprowadzania
Nowością jest dodatkowa część E akt osobowych pracownika, w której znaleźć się mają dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.
Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia ogłoszenia, a można zapoznać się z nim pod adresem: https://dziennikustaw.gov.pl/DU/2023/471
Poprawki Senatu do ustawy “work life balance”
8 marca 2023 r. zakończyło się 60. posiedzenie Senatu, na którym została rozpatrzona miedzy innymi ustawa o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, tzw. ustawa “work life balance”. Senatorowie wnieśli do niej 45 poprawek, w tym miedzy innymi:
- przyznanie 100% wysokości miesięcznego zasiłku macierzyńskiego za okres ustalony przepisami kodeksu pracy jako okres urlopu rodzicielskiego (a nie w wysokości 70%),
- przyznanie pracownikowi samotnie wychowującemu dziecko prawa do urlopu rodzicielskiego w pełnym wymiarze,
- wydłużenie granicy, do której udziela się urlopu rodzicielskiego, do zakończenia roku kalendarzowego w którym dziecko kończy 7. rok życia,
- podniesienie z 8 do 12 lat granicy wieku dziecka, do ukończenia którego pracownik wychowujący to dziecko może złożyć wniosek o elastyczną organizację pracy,
- uznanie za członka rodziny na potrzeby udzielania urlopu opiekuńczego także rodzeństwa pracownika,
- umożliwienie złożenia wniosku o elastyczną organizację pracy pracownikowi udzielającemu wsparcia lub sprawującemu opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności również wówczas, gdy ich niepełnosprawność powstała po ukończeniu 18. roku życia,
- przepisy nakładające na pracodawcę obowiązki informacyjne oraz nakazujące pracodawcy organizować szkolenia pracowników w godzinach pracy miałby wejść w życie 1 stycznia 2024 r.
Ustawa została 9 marca skierowana ponownie do Sejmu.
https://www.sejm.gov.pl/Sejm9.nsf/PrzebiegProc.xsp?id=32F1CCF7ACC107C2C1258935006236C5
Oświadczenia i wnioski dotyczące podatku po zakończeniu umowy zlecenia – interpretacja indywidualna
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 25.01.2023 (0114-KDIP3-2.4011.1112.2022.1.MN) odpowiedział na pytanie, czy po zakończeniu trwania umowy zlecenia należy uwzględniać wnioski i oświadczenia (PIT-2) dotyczące podatku?
Pytanie wnioskodawcy dotyczyło sytuacji, w której wynagrodzenie z tytułu zawartej umowy zlecenia wypłacane jest do 15 dnia kolejnego miesiąca za poprzedni miesiąc (np. 15 lutego 2023 r. za styczeń 2023 r.), a zatem w przypadku rozliczenia umowy trwającej do 31 stycznia 2023 rok wypłata wynagrodzenia ostatni miesiąc trwania umowy (za styczeń 2023 r.) zostanie dokonana po ustaniu umowy zlecenia. Tak więc czy dokonując w dniu 15 lutego 2023 r. ww. płatności za styczeń 2023 r. płatnik będzie zobowiązany pominąć oświadczenie zleceniobiorcy i pobrać zaliczkę na podatek?
Zgodnie z interpretacją Dyrektora KIS:
„(…) W przypadku umowy zlecenia moment ustania stosunku prawnego nie jest tożsamy z datą zakończenia umowy, tak jak w przypadku umowy o pracę – stosunek ten bowiem trwa nadal, a zleceniodawca ma zobowiązanie wobec zleceniobiorcy do zapłaty ustalonego wynagrodzenia w przypadku, gdy umowa zlecenia jest odpłatna.
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz objaśnienia podatkowe różnicują tytuły prawne (źródła przychodów) jakimi są umowa o pracę oraz umowa zlecenia.
W przypadku gdy umowa zlecenia jest zawarta z tym samym pracodawcą, istnieje konieczność składania odrębnych oświadczeń i wniosków – są to bowiem odrębni płatnicy. Podobnie jest w przypadku ustania bytu prawnego danej umowy, co ma bezpośrednie przełożenie na okres, w którym złożone oświadczenia i wnioski będą obowiązywały.
Zakładają Państwo, że ustanie stosunku prawnego w przypadku umowy zlecenia następuje po zakończeniu okresu umowy, na który została ona zawarta. Natomiast z przytoczonych informacji i objaśnień, jak również z samych regulacji kodeksu cywilnego wynika, że umowa zlecenia kończy się w momencie wykonania świadczeń, do których zobowiązał się zleceniobiorca oraz zleceniodawca. Zleceniobiorca zobowiązał się więc do wykonania określonych czynności, a zleceniodawca do zapłaty za nie w określonym terminie. Zobowiązania umowy zostają więc zrealizowane w pełnym zakresie w momencie dokonania zapłaty. Zatem do tego momentu stosunek prawny nadal trwa, a oświadczenia złożone przez zleceniobiorcę zachowują ważność.
W związku z tym, przykładowo – w przypadku zapłaty wynagrodzenia za zlecenie wykonane w styczniu, przy założeniu, że umowa zlecenia nie jest kontynuowana, zapłata za te usługi dokonana w lutym, będzie uwzględniała wniosek o niepobieranie zaliczki, gdyż stosunek prawny w momencie wypłaty nadal trwał, a zatem nie było podstaw do pomijania złożonych wniosków i oświadczeń przez płatnika.(…)”
Zwrot nadpłaty wynagrodzenia a korekta podatku – interpretacja
9 stycznia 2023 roku Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wydał interpretację indywidualną w sprawie obowiązków płatnika w związku ze zwrotem nienależnie pobranego świadczenia.
Wniosek o wydanie interpretacji dotyczył pracownika, który w ramach premii motywacyjnej dla nowozatrudnionego dostał wraz z pierwszym wynagrodzeniem w listopadzie 2020 roku jednorazową płatność wysokości 50 000 zł brutto. Pracownik podpisał jednocześnie dokument, w którym zobowiązał się do zwrotu część wypłaconej premii w przypadku ustania zatrudnienia w okresie krótszym niż 24 miesiące. Pracownik zakończył pracę w firmie w wyżej wymienionym okresie. Kwota brutto wypłacona pracownikowi została przeliczona na wartość netto i część wynagrodzenia netto została przez pracownika zwrócona w maju 2021 roku bezpośrednio na konto Spółki. W związku z tym powstało pytanie, czy po dokonaniu takiego zwrotu należy skorygować zaliczkę na podatek dochodowy odprowadzoną w listopadzie 2020 r. od kwoty premii, która została zwrócona przez pracownika? Według wnioskodawcy należy uwzględnić korektę zaliczki wyliczonej w listopadzie 2020 r. w części proporcjonalnej do wysokości otrzymanego od pracownika zwrotu.
Dyrektor KIS uznał takie stanowisko za nieprawidłowe, uznając w wydanej interpretacji, że:
” (…) płatnik, któremu podatnik zwrócił na skutek różnych okoliczności kwotę przez niego wcześniej wypłaconą, obowiązany jest pomniejszyć miesięczny dochód ustalany dla celów obliczenia zaliczki, o dokonany przez pracownika zwrot począwszy od miesiąca, w którym on nastąpił. Jeżeli kwota dokonanego zwrotu przekracza dochód danego miesiąca, płatnik może o powstałą różnicę pomniejszyć dochód z miesiąca następnego, aż do pełnego pomniejszenia. Przy czym, powyższe pomniejszenia mogą być stosowane przez płatnika wyłącznie w tym roku podatkowym, w którym podatnik dokonał zwrotu. (…)
(…) brak możliwości rozliczania przez płatnika kwoty zwrotów w latach następnych nie oznacza, iż powyższa kwota podatnikowi przepada. Oprócz procedury polegającej na odejmowaniu przez płatnika od dochodu kwoty zwróconej przez podatnika ustawodawca umożliwia dokonywanie takich odliczeń przez podatnika. (…)
(…) Państwo jako płatnik nie są upoważnieni do dokonywania korekt zaliczki na podatek dochodowy od odprowadzonej w listopadzie 2020 r., kwoty premii, bowiem sporządzone były one prawidłowe, odzwierciedlały ówczesny stan faktyczny, a więc wysokość faktycznie wypłaconych dochodów i faktycznie pobranych zaliczek na podatek dochodowy”
