Autor: Łukasz Prasołek

Zgodnie ze stanowiskiem MRPiPS z dnia 10 grudnia 2019 r. w sprawie wstępnych badań lekarskich pracodawca może nie przeprowadzać wstępnych badań lekarskich, jeśli pracownik przedstawia aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku wraz ze skierowaniem na te badania. Jest to możliwe w przypadkach, gdy nowe zatrudnienie nastąpi w ciągu 30 dni od rozwiązania poprzedniego stosunku pracy i o ile osoba ta nie będzie wykonywała prac szczególnie niebezpiecznych dla zdrowia.

W ocenie resortu rodziny nowy pracodawca powinien porównać nie nazwy stanowisk, ale warunki na nich panujące. Kluczowe jest więc porównanie treści skierowań na badania, ale pracodawca może ponadto rozważyć zebranie dodatkowych informacji dotyczących warunków panujących na poprzednio zajmowanym stanowisku, zawartych m.in. w opisie stanowiska pracy lub uzyskanych w trakcie rozmowy od osoby przyjmowanej do pracy. Zgodnie bowiem z przepisami Kodeksu pracy to pracodawca podejmuje decyzję, czy informacje zawarte w skierowaniu na badania lekarskie osoby przyjmowanej do pracy są wystarczające do oceny przez niego warunków pracy na nowym stanowisku z warunkami panującymi na poprzednim stanowisku oraz czy powinien zwolnić daną osobę z obowiązku wykonania wstępnych badań lekarskich.

Sąd Najwyższy wydał bardzo ważny wyrok w dniu 5 września 2019 r. (III PK 96/18) dotyczący charakteru prawnego instytucji zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy. Rozstrzygnął w nim, że zwolnienie pracownika z obowiązku świadczenia pracy z art. 36[^2] k.p. nie jest czynnością prawną, czyli oświadczeniem woli w rozumieniu art. 61 § 1 k.c. Zdaniem SN zwolnienie takie jest realizowane w ramach uprawnień kierowniczych pracodawcy (art. 22 § 1 k.p.). W konsekwencji pracodawca ma prawo wtórnie zobowiązać pracownika do świadczenia pracy, mimo, że wcześniej został on z tego obowiązku zwolniony, a także udzielić mu urlopu wypoczynkowego na podstawie art. 167[^1] k.p.

Jest to pierwszy wyrok SN dotyczący tej kwestii po dodaniu do Kodeksu pracy art. 36[^2] k.p. Bardzo ważną jego konsekwencją jest możliwość ponownego wezwania pracownika do pracy bez jego zgody. W starszym orzecznictwie sprzed 2016 r. dominował w tym zakresie odmienny pogląd, zgodnie z którym odwołanie zwolnienia ze świadczenia pracy wymagało zgody pracownika. Wyrok jest więc bardzo korzystny dla pracodawców.

W dniu 12 grudnia 2019 roku w Dzienniku Ustaw zostało opublikowane rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 9 grudnia 2019 roku w sprawie określenia niektórych wzorów oświadczeń, deklaracji informacji podatkowych obowiązujących w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych (Dz. U. nr 2397).

Powyższe rozporządzenie wprowadza dawno wyczekiwany wzór informacji podatkowej PIT-11, która uwzględnia już informacje związane z ulgą do 26 roku. Niestety, opisy poszczególnych pozycji tego formularza nie są jasne i już budzą wątpliwości co do sposobu wypełnienia tej informacji.

Od 4.5.2019 r., czyli daty wdrożenia przepisów RODO w Kodeksie pracy i w wielu innych ustawach szczególnych, wprowadzono również zmiany w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Na pracodawców nałożono nowy obowiązek w postaci corocznego przeglądu dokumentacji zgromadzonej w związku z przyznawaniem świadczeń socjalnych. Ocena ma być dokonywana  pod kątem niezbędności dalszego przechowywania dokumentacji. Ze względu na szczególne kategorie danych osobowych przegląd powinien dotyczyć głównie dokumentacji związanej z przyznawanymi zapomogami.

Obowiązek dokonania przeglądu istnieje raz w roku kalendarzowym, a więc pierwszy raz należy go dokonać jeszcze w 2019 r., a potem będzie on cyklicznie musiał być powtarzany co roku.

Początek kadencji nowego Parlamentu rozpoczął się do powrotu kwestii zniesienia ograniczenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, tzw. 30-krotności. Grupa Posłów złożyła bowiem kolejny projekt dotyczący zniesienia 30-krotności, które – zgodnie z tym projektem – miało przestać obowiązywać już od stycznia 2020 roku. Ostatecznie w dniu 19 listopada 2019 roku projekt ten został wycofany i tym samym kolejny rozdział tej sagi zakończył się.

Wydaje się że temat nie powinien już powrócić w 2019 roku, gdyż pozostało bardzo mało czasu do uchwalenia i ogłoszenia ewentualnej nowelizacji.

Od 1 stycznia 2019 r. w aktach osobowych w część B powinny przechowywane dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (tj. Dz. U. z 2018 r. poz. 1924). Niestety rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej nie rozstrzyga, jakiego rodzaju dokumentów dotyczy ten obowiązek. Jednak MRPiPS wskazał w swoim stanowisku z 15 października 2019 r., że będą to wszelkie dokumenty związane z wykonywaniem przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.

Analizując przepisy ustawy o emeryturach pomostowych można wskazać więc kolejno, że powinny to być:

• powiadomienie pracownika o dokonaniu wpisu jego osoby do ewidencji pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (art. 41 ust. 4 i 5 ustawy o emeryturach pomostowych);
• kopia zgłoszenia danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze do ZUS (art. 38 ust. 1 ustawy o emeryturach pomostowych);
• kopia zgłoszenia korygującego, które jest składane w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w zgłoszeniu przez samego płatnika, ZUS lub PIP (art. 39 ust. 1 ustawy o emeryturach pomostowych).

31 października 2019 r. MRPiPS wydało bardzo ważne stanowisko dotyczące harmonogramów czasu pracy, w którym rozstrzygnęło jednoznacznie, że nie wchodzą one w skład nowego pojęcia dokumentacji pracowniczej. Harmonogramów nie ujęto bowiem wśród dokumentów skatalogowanych w § 6 pkt 1 rozporządzenia MRPiPS z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Powyższe oznacza z kolei, że w przypadku, gdy pracodawcy prowadzą harmonogramy czasu pracy elektronicznie, to nie muszą one spełniać wymagań dotyczących elektronizacji narzuconych w rozdziałach 3 oraz 4 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. A to jest bardzo dobra wiadomość dla małych firm planujących czas pracy po prostu w plikach w Excelu, gdyż będą mogły kontynuować dotychczasową praktykę. Nie będzie to już niestety dotyczyło kart ewidencji czasu pracy, gdyż te – jako część dokumentacji pracowniczej w nowym znaczeniu – nie mogą być w plikach Excel i zapisane w folderach na dysku sieciowym. Zgodnie bowiem ze stanowiskiem Ministerstwa Cyfryzacji taka sytuacja nie spełnia wymagań co do zabezpieczeń dokumentacji elektronicznej, wynikających z nowych przepisów rozporządzenia, obowiązujących od 1 stycznia 2019 r.

Stanowisko MRPiPS z 31 października 2019 r. zostało opublikowane w Dzienniku Gazeta Prawna, Kadry i płace, wydanie z dnia 7 listopada 2019 r., numer 216 (5118) str. C4

Od 4.05.2019 r., czyli po wdrożeniu RODO do przepisów Kodeksu pracy, pracodawcy mogą przetwarzać już tylko adresy zamieszkania pracowników, gdyż z katalogu danych podawanych przez pracowników zniknął adres do korespondencji. Wcześniej mógł on jednak być w zgodzie z prawem przetwarzany i pracodawcy mogą go nadal posiadać.

W związku z powyższym, zdaniem UODO, będę dwa przypadki w zakresie możliwości wysłania PIT-ów pocztą pracownikom:

1. Dla zatrudnionych od 4.5.2019 r. PIT-11 musi być wysłany na adres zamieszkania,
2. Dla zatrudnionych wcześniej pracowników, w przypadku których pracodawca posiada adres do korespondencji uzyskany na podstawie poprzedniego stanu prawnego, możliwe jest wysłanie PIT-11 na taki adres.

W przypadku pracowników zatrudnionych od 4.5.2019 r. wysłanie PIT-11 na inny adres niż adres zamieszkania wymagałoby zgody pracownika i podania pracodawcy takiego adresu.

Na stronach Rządowego Centrum Legislacji pojawił się projekt rozporządzenia wprowadzającego nowe wzory druków formularzy składanych do ZUS, w tym między innymi formularzy ZUS RCA.

Zmiana wprowadzona na druku ZUS RCA związana jest z wejściem w życie ustawy o pracowniczych planach kapitałowych. Mianowicie na druku ZUS RCA pojawi się nowa pozycja (numer 28), w której płatnicy będą wykazywać kwotę wpłaty w ramach pracowniczego planu kapitałowego finansowaną przez płatnika składek. Podobne zmiany mają dotyczyć informacji miesięcznej i rocznej. Z kolei w formularzu ZUS DRA ma pojawić się osobna pozycja dotycząca wpłat na Solidarnościowy Fundusz Wsparcia Osób Niepełnosprawnych.

Nowe wzory dokumentów mają wejść w życie z dniem 1 stycznia 2020 roku.

MRPiPS konsekwentnie stoi na stanowisku, że zawarcie z pracownikiem zatrudnionym przed 2019 r. kolejnej umowy o pracę już w 2019 r., nawet pomimo ciągłości zatrudnienia oznacza konieczność założenia nowych akt osobowych. Powyższy pogląd jest podyktowany brzmieniem przepisów przejściowych oraz innymi okresami przechowywania obydwu teczek osobowych. W przyszłości spowoduje to jednak sytuację, w której wystawione na koniec zatrudnienia świadectwo pracy znajdzie się w części C ostatniej teczki, a w pierwszych aktach nie będzie w ogóle świadectwa. A co ważne pierwsza teczka będzie przechowywana dłużej, gdyż 50 lat zgodnie ze starymi zasadami. W pewnym momencie dojdzie więc w praktyce do sytuacji zniszczenia drugiej teczki wraz ze świadectwem pracy i pozostanie już tylko starsza teczka, ale niezawierająca żadnego świadectwa pracy. Pojawiło się więc w praktyce pytanie, czy można zrobić kopię świadectwa pracy z drugich akt i przechowywać ją w części C pierwszych akt tego pracownika.

Zgodnie ze stanowiskiem MRPiPS z 9 sierpnia 2019 r. umieszczenie kopii świadectwa pracy z ostatniego stosunku pracy, także w dokumentacji przechowywanej dla pierwszego stosunku pracy spowoduje sytuację, w której akta osobowe pracownika będą zawierały świadectwo pracy obejmujące dłuższy okres zatrudnienia aniżeli okres zatrudnienia, którego dotyczy ta dokumentacja. Jednak mając na względzie obowiązek pracodawcy przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie m.in. jej kompletności (art. 94 pkt 9b Kp), można przyjąć, iż taka praktyka najbardziej służy realizacji tej zasady.

Stanowisko to wydaje się jednak ryzykowne na gruncie przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych, gdyż w świadectwie pracy mogą być dane osobowe, do których przetwarzania pracodawca nie miał prawa w pierwszym zatrudnieniu. W praktyce więc pojawia się ryzyko naruszenia przepisów RODO.