Autor: Łukasz Prasołek

Od 5 września 2020 r. nie obowiązują preferencyjne zasady dotyczące wysokości zasiłku chorobowego oraz możliwości świadczenia pracy w czasie zasiłku chorobowego i dodatkowego zasiłku opiekuńczego przez osoby wykonujące zawód medyczny. Zasady te dotyczyły osób, które były niezdolne do pracy z powodu koronawirusa, która to niezdolność powstała w związku z pracą w podmiocie leczniczym, lub były na kwarantannie lub izolacji z powodu styczności w trakcie pracy w placówce medycznej z osobami zarażonymi.

Zgodnie z nowymi zasadami osoby takie mają prawo do zasiłku chorobowego na ogólnych zasadach, tj. po wyczerpaniu 33 lub 14 dni wypłaty wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy z powodu choroby, o którym mowa w art. 92 Kodeksu pracy (w przypadku pracowników) i w wysokości odpowiednio 70% lub 80% podstawy wymiaru (a nie 100%). Tracą między innymi prawo do zasiłku chorobowego, jeżeli w okresie kwarantanny lub izolacji świadczą pracę zdalną na rzecz placówki medycznej lub udzielają świadczeń zdrowotnych za pośrednictwem telefonu lub online, a także do dodatkowego zasiłku opiekuńczego, jeżeli świadczą pracę w godzinach innych niż czas zwolnienia od wykonywania pracy w związku z osobistym sprawowaniem opieki nad dziećmi.

W związku z nieprecyzyjnymi przepisami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji pracowniczej ciągle pojawiają się też wątpliwości, jakiego rodzaju dokumenty powinny być przechowywane w aktach osobowych. Przykładem dokumentu, który można znaleźć w aktach osobowych, są kopie stron z książeczki wojskowej. Tymczasem ostatnio UODO zakwestionował ich przechowywanie. Wskazał przy tym, że wynikające z nich dane powinny być przekazywane pracodawcy w formie oświadczenia pracownika, a książeczka może być okazana jedynie do wglądu, aby potwierdzić jego prawdziwość. W stanowisku z 27 sierpnia 2020 r. UODO podkreśla, że zasady przetwarzania danych osobowych z art. 5 RODO powinny być stosowane przez pracodawców niezależnie od tego, kiedy takie dane zostały zebrane. pracodawcy powinni ocenić, czy w aktach osobowych są dane osobowe, których przetwarzanie jest niezgodne z przepisami, a jeśli tak, to ich obowiązkiem jest usunięcie takich danych.

Wśród przedsiębiorców pojawiają się pytania o to, do kiedy ich pracownikom przysługuje okres ochronny w związku z dofinansowaniem uzyskanym z tarczy antykryzysowej. Zarówno w przypadku dotacji z art. 15g, jak i z art. 15gg specustawy o COVID-19 (ustawa z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, Dz.U. poz. 374, ost.zm. Dz.U. poz. 1423) wprowadzono zakaz wypowiadania umów o pracę z przyczyn niedotyczących pracowników (dotyczący osób, na które uzyskano pomoc finansową). Według MRPIPS (stanowisko z 26 sierpnia 2020) zakaz wypowiadania umowy o pracę z przyczyn niedotyczących pracownika obejmuje wyłącznie okres, przez który wynagrodzenia oraz środki na opłacanie składek na ubezpieczenia społeczne pracowników należnych od pracodawcy były finansowane ze środków FGŚP. Zakaz obejmuje zatem wyłącznie okres, przez który faktycznie przysługiwało dofinansowanie, natomiast moment przekazania środków FGŚP przez Wojewódzki Urząd Pracy jest w tej sytuacji bez znaczenia.

Zgodnie z umowami zawieranymi z WUP rozliczenie dofinansowań do wynagrodzeń pracowników pozyskanych z wojewódzkich urzędów pracy powinno być przez firmę dokonane do 30 dni po upływie okresu dofinansowania. Szczegółowe zasady rozliczeń określone zostały jednak dopiero w lipcu. MRPiPS w swoim stanowisku z 4 sierpnia 2020 wskazuje, że w sytuacji, gdy przykładowo przedsiębiorca dofinansowanie za kwiecień otrzymał dopiero w czerwcu, to wówczas termin na rozliczenie liczy się od dnia otrzymania dofinansowania przez wnioskodawcę i będzie potrzebna weryfikacja rozliczenia i ewentualna korekta z uwzględnieniem zasad przyjętych w lipcu.

 

We wzorze kwestionariusza osobowego dla pracownika w BIP Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej są dwa punkty, które umożliwiają podanie innych danych osobowych pracownika. Punkt piąty wzoru wskazuje na dane, które są niezbędne do korzystania ze szczególnych uprawnień przewidzianych prawem pracy, natomiast punkt ósmy – na te, których prawo lub obowiązek podania wynika z przepisów szczególnych W oficjalnym stanowisku z 26 sierpnia 2020 MRPiPS wskazało, że nie ma większego znaczenia, w którym z ww. punktów zostaną podane dane o służbie wojskowej pracownika. MRPiPS potwierdziło także, że nie będzie aktualizacji  wzorów kwestionariuszy osobowych, które są zamieszczone w BIP resortu, gdyż wzór ma jedynie charakter pomocniczy.

Omówienie stanowiska można znaleźć w dzisiejszym wydaniu Dziennika Gazeta Prawna, dodatek  Kadry i Płace.

Główny Inspektor Pracy Wiesław Łyszczek zapowiedział uruchomienie od 1 września programu Państwowej Inspekcji Pracy „Bezpiecznie w szkole”. Celem ogólnopolskiego programu jest informowanie o wymogach prawnych oraz o praktykach zapobiegających i redukujących zagrożenia w szkołach oraz placówkach oświatowych, ze szczególnym uwzględnieniem ochrony zdrowia w czasie pandemii. W ramach programu można skorzystać z bezpłatnych szkoleń PIP oraz indywidualnych szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, w tym związanych z dokonaniem prawidłowej oceny ryzyka zawodowego oraz jej aktualizacją m.in. w związku z pojawieniem się nowych czynników ryzyka.

W ramach programu profilaktycznego w szkołach PIP zakłada również wymianę informacji ze służbami sanitarnymi w zakresie nieprawidłowości dotyczących zagadnień leżących w kompetencjach Państwowej Inspekcji Sanitarnej.

Więcej informacji można przeczytać na stronie https://www.pip.gov.pl/pl/wiadomosci/112009,rusza-program-profilaktyczny-inspekcji-w-szkolach.html

Od  1 do 20 września 2020 r. na podstawie Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 27 sierpnia 2020 r. w sprawie określenia dłuższego okresu pobierania dodatkowego zasiłku opiekuńczego w celu przeciwdziałania COVID-19 (Dz. U. poz. 1489) ponownie przysługuje dodatkowy zasiłek opiekuńczy rodzicom dzieci do lat 8. Warunkiem otrzymania zasiłku jest sprawowanie osobistej opieki nad dzieckiem w przypadku:

• zamknięcia z powodu koronawirusa żłobka, przedszkola, szkoły lub innej placówki, do której uczęszcza dziecko,
• otwarcia tych placówek, gdy brak jest możliwości zapewnienia przez te placówki opieki z powodu ich ograniczonego funkcjonowania w czasie trwania koronawirusa (np. gdy lekcje odbywają się w trybie hybrydowym, tj. część dzieci uczy się w szkole, a część w domu)
• braku możliwości sprawowania opieki przez nianię lub brak możliwości sprawowania opieki przez dziennego opiekuna z powodu koronawirusa

Od 1 do 20 września 2020 r. dodatkowy zasiłek opiekuńczy z powyższych powodów przysługuje ubezpieczonym rodzicom dzieci do lat 16 z orzeczeniem o niepełnosprawności lub dla osób do lat 24 z orzeczeniem o potrzebie kształcenia specjalnego.

Zasady występowania o dodatkowy zasiłek opiekuńczy nie uległy zmianom.

Pełne informacje na stronie https://www.zus.pl/o-zus/aktualnosci/-/publisher/aktualnosc/1/dodatkowy-zasilek-opiekunczy-od-1-wrzesnia/3541264

Zgodnie z art. 10 ustawy z 24 lipca 2020 r. o zmianie ustawy o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2020 r. poz. 1423), zwolnienie z opłacania składek za kwiecień i maj dotyczy również składek już opłaconych. Przepisy wchodzą w życie 20 września 2020 r., i po tym terminie płatnicy będą mogli uzyskać umorzenie:

• w wysokości 100 proc. składek należnych dla tych płatników którzy zgłosili do ubezpieczeń społecznych poniżej 10 ubezpieczonych,
• w wysokości 50 proc. składek należnych dla tych płatników, którzy zgłosili do ubezpieczeń społecznych od 10 do 49 ubezpieczonych

Powstała nadpłata zostanie zaliczona na poczet przyszłych składek lub będzie podlegać zwrotowi na wniosek płatnika. ZUS rozpatrzy wszystkie sprawy z urzędu, bez konieczności składania wniosku; dotyczy to również sytuacji, w której ZUS wcześniej odmówił zwolnienia z opłacania składek.

Więcej informacji pod adresem: https://www.zus.pl/o-zus/aktualnosci/-/publisher/aktualnosc/1/zmiany-dla-wnioskow-o-zwolnienie-z-oplacania-skladek-za-marzec-kwiecien-i-maj/3532337

 

UODO w swoim stanowisku z 11 sierpnia 2020 r. stwierdził, że jest podstawa do żądania przez pracodawcę wglądu do książeczek wojskowych w przypadku pracowników, którzy złożyli oświadczenie, że odbyli zasadniczą służbę wojskową, gdyż wtedy należy zaliczyć ją do stażu pracy. Jako podstawę prawną do żądania takich informacji przez pracodawców UODO wskazało art. 50 ustawy z 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej (tj. Dz. U. z 2019 r. poz. 1541 ze zm.). Na podstawie tego przepisu pracodawcy muszą zawiadamiać WKU o zatrudnieniu lub zwolnieniu pracownika podlegającego obowiązkowi czynnej służby wojskowej.

Urząd przyjął, że nie ma podstawy do kopiowania książeczek wojskowych w żadnym przypadku. Nawet, gdy zaliczamy do stażu pracy okres służby wojskowej, powinno się to odbywać jedynie na podstawie oświadczenia pracownika i ewentualnie okazanej do wglądu książeczki wojskowej. UODO twierdzi wprost, że udokumentowanie to nie to samo co kopiowanie przedłożonego dokumentu. Tak więc w aktach osobowych w części A lub B nie może być kserokopii książeczki wojskowej pracownika.

Tekst stanowiska można znaleźć w Dzienniku Gazeta Prawna, dodatek Kadry i Płace, wydanie z dnia 20 sierpnia 2020 r.,  numer 162 (5315) strona C4

W ostatnich dniach UODO zajął stanowisko w dwóch tematach związanych z pozyskiwaniem danych pracownika w procesie rekrutacji, oraz przechowywaniem danych pracownika w dokumentacji pracowniczej. Trzecie stanowisko dotyczy potwierdzenia legalnego pobytu pracownika w Polsce.

Pracodawca, jako administrator danych w dokumentacji pracowniczej nie musi prosić pracownika o zgodę na przetwarzanie jego danych. Podstawą prawną przechowywania danych pracownika w jego aktach osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, czyli obowiązek prawny ciążący na administratorze. Tak więc to ten obowiązek jest właściwą podstawą przetwarzania danych zgromadzonych w aktach osobowych pracowników, a nie zgoda pracownika. Z całością stanowiska można zapoznać się na stronie https://uodo.gov.pl/pl/138/1600

Jeżeli chodzi o dane, jakie pracodawca może pozyskać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, to zgodnie z art. 22¹ § 1 kodeksu pracy, pracodawca może wymagać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących imię i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie i kwalifikacje zawodowe oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Należy zauważyć, że  do przetwarzania wyżej wymienionych danych nie jest potrzebna zgoda kandydata, co do tej pory było częstą praktyką. Wyraźna zgoda na przetwarzanie wybranych danych może być niezbędna jedynie w określonych sytuacjach, na przykład na przetwarzanie danych na potrzeby przyszłych rekrutacji przez wskazany czas.

Pracodawca natomiast nie może żądać innych danych, które nie są konieczne do przeprowadzenia rekrutacji lub nie mają związku z zatrudnieniem pracownika. Zdarza się oczywiście, że osoby kandydujące do pracy przekazują z własnej inicjatywy więcej danych, niż jest to wskazane w kodeksie pracy i wtedy są one przetwarzane przez pracodawcę na podstawie zgody, która jasno wskazuje, że osoba, której dane dotyczą godzi się na przetwarzanie jej danych osobowych, które sama przekazała.

Po zakończeniu rekrutacji dane nie powinny być dłużej przetwarzane. Gdyby okazało się, że mimo zakończonej rekrutacji dane nadal są przetwarzane, to osoba, której dane dotyczą może zażądać od administratora ich usunięcia.

Więcej informacji znajduje się pod adresem https://uodo.gov.pl/pl/138/1599

Odnośnie zatrudniania cudzoziemców, to według stanowiska UODO pracodawca ma prawo żądać przedstawienia dokumentów uprawniających do przebywania na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej. Umożliwia to art. 22¹ § 4 Kodeksu pracy, który daje pracodawcy możliwość wymagania podania innych danych osobowych niż określone w art. 22¹ § 1 i 3 Kodeksu pracy. Z taką sytuacją spotykają się pracodawcy zatrudniający cudzoziemca.

Zgodnie z  art. 2 ustawy z 15 czerwca 2012 r. o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom, pracodawca ma obowiązek żądać od cudzoziemca przedstawienia przed rozpoczęciem pracy ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium Polski.

Całość na stronie https://uodo.gov.pl/pl/138/1609

ZUS ogłosił na swojej stronie internetowej konkurs w ramach Programu dofinansowania działań skierowanych na utrzymanie zdolności do pracy przez cały okres aktywności zawodowej, prowadzonych przez płatników składek, którego celem jest poprawa bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zmniejszenie zagrożenia wypadkami przy pracy lub chorobami zawodowymi. Wnioski o  dofinansowanie projektów w ramach Programu można składać od 27 lipca do 31 sierpnia 2020 r.

Do konkursu może przystąpić płatnik składek, który między innymi nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenia zdrowotne, nie zalega z opłacaniem podatków, nie znajduję się w stanie upadłości, lub w trakcie likwidacji czy postępowania upadłościowego, a także nie ubiega się o kolejne dofinansowanie przed upływem 3 lat od dnia wypłaty przez ZUS całości ostatniego dofinansowania.

Więcej szczegółów na stronie https://bip.zus.pl/konkurs-dofinansowanie-dzialan-platnika-skladek-na-poprawe-bezpieczenstwa-i-higieny-pracy/konkurs-2020.01