Kategoria: Aktualności

Od 1 stycznia 2019 r. w aktach osobowych w część B powinny przechowywane dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (tj. Dz. U. z 2018 r. poz. 1924). Niestety rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej nie rozstrzyga, jakiego rodzaju dokumentów dotyczy ten obowiązek. Jednak MRPiPS wskazał w swoim stanowisku z 15 października 2019 r., że będą to wszelkie dokumenty związane z wykonywaniem przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.

Analizując przepisy ustawy o emeryturach pomostowych można wskazać więc kolejno, że powinny to być:

• powiadomienie pracownika o dokonaniu wpisu jego osoby do ewidencji pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (art. 41 ust. 4 i 5 ustawy o emeryturach pomostowych);
• kopia zgłoszenia danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze do ZUS (art. 38 ust. 1 ustawy o emeryturach pomostowych);
• kopia zgłoszenia korygującego, które jest składane w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w zgłoszeniu przez samego płatnika, ZUS lub PIP (art. 39 ust. 1 ustawy o emeryturach pomostowych).

31 października 2019 r. MRPiPS wydało bardzo ważne stanowisko dotyczące harmonogramów czasu pracy, w którym rozstrzygnęło jednoznacznie, że nie wchodzą one w skład nowego pojęcia dokumentacji pracowniczej. Harmonogramów nie ujęto bowiem wśród dokumentów skatalogowanych w § 6 pkt 1 rozporządzenia MRPiPS z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Powyższe oznacza z kolei, że w przypadku, gdy pracodawcy prowadzą harmonogramy czasu pracy elektronicznie, to nie muszą one spełniać wymagań dotyczących elektronizacji narzuconych w rozdziałach 3 oraz 4 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. A to jest bardzo dobra wiadomość dla małych firm planujących czas pracy po prostu w plikach w Excelu, gdyż będą mogły kontynuować dotychczasową praktykę. Nie będzie to już niestety dotyczyło kart ewidencji czasu pracy, gdyż te – jako część dokumentacji pracowniczej w nowym znaczeniu – nie mogą być w plikach Excel i zapisane w folderach na dysku sieciowym. Zgodnie bowiem ze stanowiskiem Ministerstwa Cyfryzacji taka sytuacja nie spełnia wymagań co do zabezpieczeń dokumentacji elektronicznej, wynikających z nowych przepisów rozporządzenia, obowiązujących od 1 stycznia 2019 r.

Stanowisko MRPiPS z 31 października 2019 r. zostało opublikowane w Dzienniku Gazeta Prawna, Kadry i płace, wydanie z dnia 7 listopada 2019 r., numer 216 (5118) str. C4

Od 4.05.2019 r., czyli po wdrożeniu RODO do przepisów Kodeksu pracy, pracodawcy mogą przetwarzać już tylko adresy zamieszkania pracowników, gdyż z katalogu danych podawanych przez pracowników zniknął adres do korespondencji. Wcześniej mógł on jednak być w zgodzie z prawem przetwarzany i pracodawcy mogą go nadal posiadać.

W związku z powyższym, zdaniem UODO, będę dwa przypadki w zakresie możliwości wysłania PIT-ów pocztą pracownikom:

1. Dla zatrudnionych od 4.5.2019 r. PIT-11 musi być wysłany na adres zamieszkania,
2. Dla zatrudnionych wcześniej pracowników, w przypadku których pracodawca posiada adres do korespondencji uzyskany na podstawie poprzedniego stanu prawnego, możliwe jest wysłanie PIT-11 na taki adres.

W przypadku pracowników zatrudnionych od 4.5.2019 r. wysłanie PIT-11 na inny adres niż adres zamieszkania wymagałoby zgody pracownika i podania pracodawcy takiego adresu.

Na stronach Rządowego Centrum Legislacji pojawił się projekt rozporządzenia wprowadzającego nowe wzory druków formularzy składanych do ZUS, w tym między innymi formularzy ZUS RCA.

Zmiana wprowadzona na druku ZUS RCA związana jest z wejściem w życie ustawy o pracowniczych planach kapitałowych. Mianowicie na druku ZUS RCA pojawi się nowa pozycja (numer 28), w której płatnicy będą wykazywać kwotę wpłaty w ramach pracowniczego planu kapitałowego finansowaną przez płatnika składek. Podobne zmiany mają dotyczyć informacji miesięcznej i rocznej. Z kolei w formularzu ZUS DRA ma pojawić się osobna pozycja dotycząca wpłat na Solidarnościowy Fundusz Wsparcia Osób Niepełnosprawnych.

Nowe wzory dokumentów mają wejść w życie z dniem 1 stycznia 2020 roku.

MRPiPS konsekwentnie stoi na stanowisku, że zawarcie z pracownikiem zatrudnionym przed 2019 r. kolejnej umowy o pracę już w 2019 r., nawet pomimo ciągłości zatrudnienia oznacza konieczność założenia nowych akt osobowych. Powyższy pogląd jest podyktowany brzmieniem przepisów przejściowych oraz innymi okresami przechowywania obydwu teczek osobowych. W przyszłości spowoduje to jednak sytuację, w której wystawione na koniec zatrudnienia świadectwo pracy znajdzie się w części C ostatniej teczki, a w pierwszych aktach nie będzie w ogóle świadectwa. A co ważne pierwsza teczka będzie przechowywana dłużej, gdyż 50 lat zgodnie ze starymi zasadami. W pewnym momencie dojdzie więc w praktyce do sytuacji zniszczenia drugiej teczki wraz ze świadectwem pracy i pozostanie już tylko starsza teczka, ale niezawierająca żadnego świadectwa pracy. Pojawiło się więc w praktyce pytanie, czy można zrobić kopię świadectwa pracy z drugich akt i przechowywać ją w części C pierwszych akt tego pracownika.

Zgodnie ze stanowiskiem MRPiPS z 9 sierpnia 2019 r. umieszczenie kopii świadectwa pracy z ostatniego stosunku pracy, także w dokumentacji przechowywanej dla pierwszego stosunku pracy spowoduje sytuację, w której akta osobowe pracownika będą zawierały świadectwo pracy obejmujące dłuższy okres zatrudnienia aniżeli okres zatrudnienia, którego dotyczy ta dokumentacja. Jednak mając na względzie obowiązek pracodawcy przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie m.in. jej kompletności (art. 94 pkt 9b Kp), można przyjąć, iż taka praktyka najbardziej służy realizacji tej zasady.

Stanowisko to wydaje się jednak ryzykowne na gruncie przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych, gdyż w świadectwie pracy mogą być dane osobowe, do których przetwarzania pracodawca nie miał prawa w pierwszym zatrudnieniu. W praktyce więc pojawia się ryzyko naruszenia przepisów RODO.

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Wysokość odpisu podstawowego wynosi na jednego zatrudnionego równowartość 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej.

W 2019 roku wysokość przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia została przyjęta w wysokości przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2013 r. ogłoszone przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego.

We wrześniu 2019 roku Sejm uchwalił nowelizację ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych zmieniającą wysokość przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej, które jest podstawą do obliczenia wysokości odpisu podstawowego za rok 2019. Zgodnie z nowymi regulacjami:

1. w okresie od dnia 1 stycznia 2019 r. do dnia 31 lipca 2019 r. – dla potrzeb obliczenia odpisu – przez przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej należy rozumieć przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2013 r. ogłoszone przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, zaś
2. w okresie od dnia 1 sierpnia 2019 r. do dnia 31 grudnia 2019 r. – dla potrzeb obliczenia odpisu – przez przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej należy rozumieć przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2014 r. ogłoszone przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego.

Ponadto, ustawodawca wprowadził dodatkowy termin na wyrównanie wysokości wpłaconych na rachunek funduszu odpisów. W myśl nowych regulacji równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń w wysokości naliczonej zgodnie nowymi przepisami, pracodawca przekazuje na rachunek bankowy Funduszu w terminie do dnia 31 października 2019 r., uwzględniając dotychczas przekazaną kwotę dokonanych odpisów.

Nowelizacja została przekazana do podpisu Prezydenta.

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy zaległy urlop z poprzedniego roku kalendarzowego powinien zostać wykorzystany do końca 3-go kwartału kolejnego roku. Zatem dzisiaj, czyli 30 września jest ostatni dzień, żeby rozpocząć zaległy urlop nie narażając się na mandat za wykroczenie. Od lat Państwowa Inspekcja Pracy stoi bowiem na stanowisku, że nie dojdzie do popełnienia wykroczenia, jeśli urlop zaległy zostanie chociażby rozpoczęty pod koniec 3-go kwartału.

Jeśli pracownik i pracodawca nie dojdą do porozumienia w sprawie udzielenia zaległego urlopu, to dopuszcza się jednostronne wysłanie pracownika na urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody (por. wyrok SN z dnia 24 stycznia 2006 r., I PK 124/05). W takich przypadkach należy pamiętać, że po zmianach zasad prowadzenia dokumentacji pracowniczej wprowadzonych od 1 stycznia 2019 r. takie pismo pracodawcy nie powinno już trafić do akt osobowych do części B. Od 1 stycznia 2019 r. istnieje bowiem odrębna dokumentacja dotycząca ubiegania się i korzystania z urlopów wypoczynkowych i to do niej powinno trafić pismo pracodawcy zobowiązujące do wykorzystania urlopu zaległego.

17 września Prezydent podpisał kolejną nowelizację ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Pomimo tego, że wchodzi ona w życie z dniem 1 października 2019 roku, to do dzisiaj nie została jeszcze opublikowana w Dzienniku Ustaw.

Najważniejsze zmiany jakie wprowadza dotyczą podwyższenia kosztów podatkowych ze stosunku pracy oraz obniżenia podatku dochodowego od osób fizycznych.

W zakresie kosztów pracowniczych nowelizacja podwyższa wszystkie rodzaje kosztów pracowniczych i tak podstawowe koszty uzyskania przychodu wzrosną ze 111,25 złotych do kwoty 250 złotych miesięcznie. Stawkę tę pracodawcy mogą już stosować przy obliczaniu zaliczek na podatek dochodowy za październik.

Jednocześnie nowelizacja ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych obniża stawkę podatkową obowiązującą w pierwszym przedziale skali podatkowej z 18% do 17%. Nowa stawka podatkowa obowiązuje w stosunku do dochodów uzyskanych od 1 października i dlatego efektywnie za 2019 rok stawka podatku w ramach pierwszego przedziału skali podatkowej wyniesie 17,75% za 2019 rok. Płatnicy zaliczek na podatek dochodowy od 1 października 2019 roku powinni stosować do dochodów uzyskanych począwszy od 1 października 2019 roku stawkę 17%, zaś na wniosek podatnika – stawkę w wysokości 17,75%.

W konsekwencji zmiany stawki podatku dochodowego od osób fizycznych nastąpiła również zmiana kwot wolnych od opodatkowania. Od 1 października 2019 roku płatnicy zaliczek na podatek dochodowy mogą stosować kwotę wolną w wysokości 43,76 złotych miesięcznie.

Resort rodziny w stanowisku z dnia 8 lipca 2019 r. w sprawie przetwarzania adresów zameldowania i do korespondencji przyjął, że przepisy ubezpieczeń społecznych nie nakładają obowiązku podawania danych niezbędnych do zgłoszenia do ubezpieczeń w kwestionariuszu dla pracownika. MRPiPS wskazuje, że dane te przekazywane są przez pracodawcę na druku ZUS ZUA i na tym druku osoba zgłaszana oświadcza, że dane zawarte w formularzu są zgodne ze stanem prawnym i faktycznym.

W ocenie resortu rodziny nie jest właściwe podawanie w kwestionariuszu osobowym dla pracownika innych danych osobowych niż te, które wynikają z art. 22[1] § 3 Kodeksu pracy. Dane osobowe pozyskiwane dla innych celów niż nawiązanie stosunku pracy (np. adres zameldowania, który jest niezbędny do zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń społecznych), powinny być zbierane na podstawie oraz w sposób przewidziany odrębnymi przepisami.

Wprowadzone zmiany wynikają z nowelizacji opracowanej w kancelarii Prezydenta RP, która była długo nie procedowana i leżała w Sejmie. Duże zmiany dotyczą świadectw pracy i w tym zakresie konieczna jest jeszcze nowelizacja rozporządzenia wykonawczego dotyczącego świadectwa pracy, której projekt już jest w trakcie prac legislacyjnych.

Zmiany dotyczą dyskryminacji i mobbingu. W pierwszym przypadku dokonano całkowitego otwarcia katalogu przesłanek dyskryminacji określonych w art. 18^3a KP, co rodzi obawy o wzrost roszczeń pracowników z tego tytułu. W zakresie mobbingu wprowadzono natomiast możliwość dochodzenia od pracodawcy odszkodowania w związku z doznaniem mobbingu, a więc nie jest już niezbędne zwolnienie się z pracy przez pracownika, aby móc dochodzić roszczeń odszkodowawczych od pracodawcy.

W zakresie świadectw pracy dwie główne zmiany objęły termin wydania świadectwa, gdzie zrezygnowano ze słowa „niezwłocznie” na rzecz wyraźnego wpisania, że wydanie ma nastąpić w ostatnim dniu zatrudnienia. Ponadto dodano nowy przepis umożliwiający pracownikowi wystąpienie do sądu pracy z powództwem o wydanie świadectwa pracy albo o wydanie orzeczenia zastępującego świadectwo w sytuacjach, gdy pracodawca nie istnieje.

Ze wszystkimi zmianami można się zapoznać w trakcie naszego nowego szkolenia, które właśnie pojawiło się w naszej ofercie:

KADRY I PŁACE DLA ZAPRACOWANYCH – CZYLI WSZYSTKIE ZMIANY W PIGUŁCE