Kategoria: Aktualności

Zgodnie ze stanowiskiem Centrali ZUS z dnia 5 sierpnia 2019 r. w sprawie przechowywania deklaracji zgłoszeniowych dokumenty takie jak dokumenty zgłoszeniowe oraz deklaracje rozliczeniowe oraz imienne raporty miesięczne oraz dokumenty korygujące powyższe dokumenty powinny być przechowywane przez 5 lat od dnia ich przekazania do ZUS.
Mając powyższe na uwadze wątpliwym jest przechowywanie takich dokumentów w aktach osobowych pracownika, gdyż te są przechowywane znacznie dłużej. Włączenie np. deklaracji zgłoszeniowej, czyli ZUS ZUA do części B akt osobowych oznaczałoby bowiem konieczność usunięcia tych dokumentów przed zniszczeniem akt. To niestety wiązałoby się z koniecznością okresowych przeglądów akt i usuwania z nich dokumentów, które powinny być przechowywane krócej.

Zgodnie z wyjaśnieniami MRPiPS z 12 lipca 2019 r. dokumenty dotyczące naliczenia wynagrodzenia, które mają podstawy w prawie pracy, np. zgoda na potrącenia dobrowolne oraz dokumentacja dotycząca zajęć komorniczych z wynagrodzenia powinny być przechowywane w aktach osobowych w części B jako dokumentacja dotycząca przebiegu zatrudnienia.

Jeśli pracownik odchodzi z pracy, a zajęcie komornicze będzie kontynuowane, gdyż nie udało się potrącić całości należności do daty rozwiązania stosunku pracy to dokumentacja jego dotycząca powinna pojawić się w części C akt osobowych. Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej wskazuje, że ma to być potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym.

Zgodnie § 6 pkt 3 rozporządzenia MRPiPS z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 269) pracodawca powinien prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, wraz z którą powinien być przechowywany wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Przepis posługuje się dwoma pojęciami lista i karta, wymieniając jedno z nich w nawiasie, co wskazuje na możliwość dokonania wyboru jednego z tych dokumentów przez pracodawcę. Problem polega jednak na tym, że karta wynagrodzeń jest w większości programów kadrowo-płacowych roczna i pojawiło się w związku z tym pytanie praktyczne, czy wystarczające będzie raz w roku wydrukowanie karty i włączenie jej do takiej dokumentacji. W odniesieniu do tego problemu MRPiPS w swoim stanowisku z 12 lipca 2019 r. stwierdziło, że informacja dotycząca wynagrodzenia powinna być nanoszona na kartę bezpośrednio po dokonaniu wypłaty, gdyż zgodnie z art. 85 § 5 k.p. pracownik może żądać udostępnienia mu dokumentów, na podstawie których zostało obliczone jego wynagrodzenie. Zdaniem resortu sporządzanie wyłącznie rocznej karty uniemożliwiłoby realizację tego celu. W związku z powyższym za niewystarczające może zostać uznane wydrukowanie tylko no koniec roku rocznej karty wynagrodzeń, zamiast 12 sporządzonych co miesiąc wydruków częściowo uzupełnionej karty wynagrodzeń lub list płac za poszczególne okresy miesięczne.

Jest zatem kolejny ważny argument przemawiający za elektronicznym przechowywaniem dokumentacji pracowniczej.

Na forum Rady Dialogu Społecznego nie uzgodniono kwot minimalnego wynagrodzenia i minimalnej stawki godzinowej na 2020 r., a więc to MRPiPS będzie określało ich wysokość w drodze rozporządzenia do 15 września 2019 r. Zgodnie z projektem rozporządzenia w tej materii wynagrodzenie minimalne ma wynieść w przyszłym roku 2450 zł, co oznacza podwyżkę o 200 zł. Minimalna stawka godzinowa wzrośnie z kolei do kwoty 16 zł.

W przyszłym roku realnie wynagrodzenie wzrośnie jeszcze bardziej w przypadku sfery budżetowej lub firm, w których wypłacane są dodatki za staż pracy, gdyż te zostaną wyłączone z wynagrodzenia minimalnego. Zgodnie z ustawową definicją przez takie dodatki rozumiemy  dodatek do wynagrodzenia przysługujący pracownikowi z tytułu osiągnięcia ustalonego okresu zatrudnienia, na zasadach określonych w odrębnych przepisach, układzie zbiorowym pracy, innym opartym na ustawie porozumieniu zbiorowym, regulaminie wynagradzania, statucie określającym prawa i obowiązki stron stosunku pracy, umowie o pracę lub spółdzielczej umowie o pracę. Nie ma więc żadnego znaczenia podstawa prawna, z której wynika prawo do takiego dodatku.

Ze stanowiska resortu pracy z 12 lipca 2019 r. wynika, że nieuzasadnionym jest gromadzenie w części B i C akt osobowych dokumentów, które powstają na mocy innych przepisów niż prawo pracy (np. PIT-y). Dodatkowym uzasadnieniem takiego poglądu jest fakt, iż takie dokumenty mają zazwyczaj inny niż określony przepisami Kodeksu pracy okres niezbędny do ich przechowywania.

Stanowisko MRPiPS jest jednak dla pracodawców bardzo niepraktyczne, gdyż różne oświadczenia podatkowe i deklaracje ZUS powinny być zgodnie z nim przechowywane poza aktami osobowymi. Pojawia się jednak pytanie gdzie? Czy z listą płac? Otóż także nie, gdyż dokumentacje prowadzone na podstawie § 6 rozporządzenia MRPiPS z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 269) zawierają zamknięte katalogi dokumentów, których można w nich przechowywać. To oznacza niestety, że pojawia się trzecie miejsce przechowywania przez pracodawców dokumentacji dotyczącej płac, poza aktami osobowymi oraz dokumentacją związaną z prowadzeniem listy płac. Tylko czy to ma sens? Niestety prawidłowe prowadzenie dokumentacji robi się coraz trudniejsze… i przyjmowane interpretacje nie zawsze są logiczne.

24 lipca 2019 roku Prezydent podpisał ustawę zwalniającą z opodatkowania wybrane przychody osób, które nie ukończyły 26 roku. Zwolnione od opodatkowania są przychody osób zatrudnionych na podstawie stosunku pracy oraz umów zlecenia.

Wraz z nowelizacją ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ustawodawca znowelizował również przepisy dotyczące obliczania składek na ubezpieczenie zdrowotne. Zgodnie z nowymi regulacjami obniżenie wysokości składki na ubezpieczenie zdrowotne do wysokości zaliczki na podatek dochodowy nie będzie miało zastosowania również przy dochodach uzyskiwanych przez pracowników i zleceniobiorców do 26 roku życia zwolnionych od opodatkowania. Tak więc pomimo tego, że zaliczka na podatek dochodowy za pracowników i zleceniobiorców do ukończenia do 26 roku życia wyniesie 0 złotych, nadal konieczne będzie naliczenie i uregulowanie składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Jedynie w sytuacji, gdyby składka na ubezpieczenie zdrowotne byłaby niższa od kwoty zaliczki, którą płatnik naliczyłby gdyby nie miało zastosowanie ww. zwolnienie od opodatkowania, to składkę na ubezpieczenie zdrowotne należy obniżyć do kwoty tej zaliczki, która byłaby należna gdyby nie zwolnienie przychodów do 26 roku życia.

12 lipca 2019 r. Sąd Najwyższy w składzie 7 sędziów podjął uchwałę (III UZP 2/19) o następującej treści:

„Rozpoczęcie pobierania zasiłku macierzyńskiego przez osobę prowadzącą pozarolniczą działalność, która uprzednio została objęta dobrowolnie ubezpieczeniem chorobowym powoduje ustanie ubezpieczenia chorobowego”.

Uchwała została podjęta na skutek pytania prawnego Pierwszego Prezesa SN, w związku z dotychczasową rozbieżnością w orzecznictwie. SN wskazał w ustnych motywach uzasadnienia, że przepisy ubezpieczeniowe należy wykładać ściśle, a więc trudno przyjąć, że pobierając zasiłek macierzyński osoba prowadząca działalność gospodarczą podlega nadal ubezpieczeniu chorobowemu.

Skutkiem powyższej uchwały jest konieczność ponownego złożenia wniosku o objęcie dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym po zakończeniu okresu pobierania zasiłku macierzyńskiego przez przedsiębiorcę.

4 lipca 2019 roku Sejm przegłosował ustawę zwalniającą z opodatkowania wybrane przychody osób, które nie ukończyły 26 roku. Dzisiaj nad projektem pracuje Senat.

Jeżeli projekt wejdzie w życie w kształcie zaaprobowanym przez Sejm, to od 1 sierpnia 2019 roku dochody osób, które nie ukończyły 26 roku życia będą zwolnione od opodatkowania, o ile będą one osiągnięte z umowy o pracę, pracy nakładczej, stosunku służbowego oraz umowy zlecenia. Dochody z innych tytułów – przykładowo z umów o dzieło – nie będą mogły korzystać z powyższego zwolnienia.

Zwolnienie jest także limitowane kwotowo, tj. roczny limit dochodów zwolnionych od opodatkowania wynosi 85.528 złotych, przy czym limit ten będzie obowiązywał od  1 stycznia 2020 roku. W 2019 roku zwolnione od opodatkowania będą dochody uzyskane od 1 sierpnia 2019 roku do wysokości 35.636,67 złotych.

Zwolnienia nie stosuje się, gdy dochody opodatkowane są w sposób zryczałtowany – przykładowo gdy umowę zlecenia zawarto z zagranicznym rezydentem.

Od 2020 roku płatnicy zaliczek na podatek dochodowy będą stosować zwolnienie z mocy prawa, zaś pracownik lub zleceniobiorca będzie mógł złożyć wniosek o pobór zaliczek bez stosowania zwolnienia.

Wyjątek stanowi pobór zaliczek przez płatnika w 2019 roku. Zgodnie z przepisami przejściowymi w 2019 roku płatnik może zastosować zwolnienie jedynie pod warunkiem złożenia przez pracownika lub zleceniobiorcy pisemnego oświadczenia, że uzyskane w okresie od dnia 1 sierpnia 2019 r. do dnia 31 grudnia 2019 r. przychody będą w całości zwolnione od podatku.

[9.07.2019] Z dniem 9 lipca 2019 roku weszły w życie zmiany umożliwiające pracodawcy łatwiejsze zapewnienie posiłku profilaktycznego dla pracownika zatrudnionego w warunkach szczególnie uciążliwych.

Obowiązek zapewniania pracownikowi nieodpłatnego, posiłku profilaktycznego w formie jednego dania gorącego wynika z rozporządzenia Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (tekst jedn.: Dz.U. z 1996 r. nr 60, poz. 279). Dotychczas pracodawca, jeżeli nie miał możliwości wydawania posiłków pracownikom, mógł zapewnić korzystanie w czasie pracy z punktów gastronomicznych lub przyrządzania posiłków przez pracownika we własnym zakresie z otrzymanych produktów.

Zmiany przepisów pozwalają na:

• przygotowanie posiłków przez pracownika we własnym zakresie, a ponadto
• przekazanie pracownikowi bonów, talonów, kuponów oraz innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie takich produktów lub posiłku

Przed wprowadzeniem nowych regulacji prawnych, pracodawca zobowiązany jest do przeprowadzenia w tym zakresie obowiązkowych konsultacji z przedstawicielami pracowników lub organizacjami związkowymi.

PODSTAWA PRAWNA: 

•  § 2 ust. 2 i § 4 rozporządzenia Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (tekst jedn.: Dz.U. z 1996 r. nr 60, poz. 279),
• rozporządzenie Rady Ministrów z 12 czerwca 2019 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz.U. 2019 poz. 1160).

Zdaniem urzędu wiedza o tym, że ktoś jest nietrzeźwy jest informacją o stanie zdrowia, a takie dane po zmianach w Kodeksie pracy wprowadzonych od dnia 4 maja 2019 r. pracodawca może przetwarzać jedynie, gdy pracownik wyrazi na to zgodę i co więcej z własnej inicjatywy przekaże takie dane.

UODO wskazuje, że zasady badania trzeźwości reguluje przepis art. 17 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości przeciwdziałaniu alkoholizmowi, który w tym zakresie stawia 2 warunki: badamy pracownika, tylko gdy jest uzasadnione podejrzenie, że jest nietrzeźwy, a nie prewencyjnie oraz wzywamy odpowiednie służby powołane do ochrony porządku publicznego, np. Policję.

Według opinii UODO nie ma podstawy prawnej, która umożliwiłaby pracodawcom samodzielną kontrolę pracowników alkomatem. Według urzędu nie można traktować badania stanu trzeźwości pracowników m.in. jako:

• formy monitorowania pracy pracowników,
• działania niezbędnego dla zapewnienia ogółowi pracowników bezpiecznych lub higienicznych warunków pracy,
• usprawiedliwionego ze względu na uzasadniony interes pracodawcy (administratora danych).

Źródło: https://uodo.gov.pl/pl/138/1076