Wyłączenie emerytów z ZFŚS: Zgodnie z ustawą z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tj. Dz.U. z 2024 r. poz. 288) osoby uprawnione do korzystania z funduszu socjalnego to pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści – byli pracownicy i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie ZFŚS prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z funduszu.

W związku z pytaniem, czy można wyłączyć emerytów z korzystania z ZFŚS na mocy wewnątrzzakładowych przepisów stanowiska wydały Ministerstwo Rodziny Pracy i Polityki Społecznej oraz Główny Inspektorat Sanitarny, które były wyjątkowo zgodnie w udzielonych odpowiedziach.

W stanowisku MRPiPS  z 10 października 2024 r. resort podkreślił, że zgodnie z zasadą zawartą w art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS przyznawanie oraz wysokość ulgowych usług i świadczeń finansowanych z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Na decyzję o przyznaniu świadczenia i jego wysokości powinna mieć wpływ ocena indywidualnej sytuacji socjalnej uprawnionego, a nie jego status prawny. Tak więc pomoc socjalna powinna trafiać w pierwszej kolejności przede wszystkim do osób uprawnionych znajdujących się w trudnej sytuacji socjalnej, bez względu na posiadany przez osobę uprawnioną status pracownika lub emeryta. W ocenie resortu wątpliwym jest wprowadzanie do regulaminu ZFŚS postanowień, których stosowanie różnicuje bądź wyłącza ustawowe prawo osób uprawnionych, w tym emerytów i rencistów do korzystania z funduszu ze względów pozasocjalnych, czyli np. ze względu na posiadany status emeryta lub rencisty.

GIP w stanowisku z 22 listopada 2024 r. wskazał, że dwie pierwsze grupy uprawnionych do korzystania ZFŚS wynikają wprost z ustawy i w związku z tym nie jest dozwolona ingerencja pracodawcy i ograniczenie kręgu osób uprawnionych. Pominięcie emerytów i rencistów w prawie do korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jest niedopuszczalne, gdyż zgodnie z art. 2 pkt 5 ustawy o ZFŚS  pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści – byli pracownicy i ich rodziny są osobami uprawnionymi do korzystania z Funduszu. Oznacza to, że wyłączenie emerytów z ZFŚS na mocy przepisów wewnątrzzakładowych przez pracodawcę jest niemożliwe.

Przed grudniowymi świętami wielu pracodawców decyduje się na dodatkowe świadczenia świąteczne dla pracowników – czy to rzeczowe (paczki świąteczne, słodycze) czy pieniężne. Świadczenia świąteczne dla pracowników mogą być finansowane ze środków obrotowych pracodawcy, lub ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.  W sytuacji, gdy świadczenia są finansowane ze środków obrotowych pracodawcy, to pracodawca sam podejmuje decyzje o ich rodzaju i wysokości, i podlegają one  wliczeniu do podstawy wymiaru składek ZUS i opodatkowania.

Wątpliwości natomiast dotyczą sytuacji, gdy świadczenia świąteczne dla pracowników są finansowane ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. W związku z częstymi pytaniami pracodawców Ministerstwo Finansów w stanowisku z dnia 14 listopada 2024 r. odniosło się do pytania, czy  świadczenia rzeczowe przekazywane pracownikom ze środków ZFŚS (np. drobne upominki z okazji świąt dla pracowników lub ich dzieci) stanowią darowiznę, czy mogą być traktowane jako forma dodatkowego wynagrodzenia i w konsekwencji stanowią dla pracowników przychód w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o PIT.

Zgodnie z odpowiedzią Ministerstwa: “(…) pytanie dotyczy świadczeń otrzymywanych na podstawie ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Przyznawane są one pracownikom jako element wsparcia socjalnego, do którego zobowiązany jest pracodawca na mocy tej ustawy. Dlatego też nie można ich rozpatrywać w kontekście umowy darowizny uregulowanej przepisami Kodeksu cywilnego. Tego rodzaju świadczenia są zatem przychodem w rozumieniu ustawy PIT. Świadczenia te korzystają ze zwolnienia w granicach określonych w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy PIT.”

Zgodnie z artykułem 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT  od podatku dochodowego wolna jest wartość otrzymanych przez pracownika rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1000 zł; rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.

Jak prawidłowo rozliczać absencje pracownicze: W dniu 12 listopada 2024 roku Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wydało stanowisko, w którym odmiennie niż Główny Inspektorat Pracy podeszło do kwestii rozliczania absencji pracowniczych.  Resort pracy wskazał, że urlopy i zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej i opieki nad dzieckiem do lat 14, czyli te absencje które wynikają z Kodeksu pracy nie są udzielane na dni kalendarzowe, lecz powinno się ich udzielać na doby pracownicze. Jest to stanowisko sprzeczne z wdanymi w dniu 12 kwietnia 2024 r. i 5 czerwca 2024 r. stanowiskami GIP, w których Inspektorat uznał, że w dniach kalendarzowych, czyli do godz. 23.59, rozliczane są:

• zwolnienia lekarskie,
• urlop macierzyński,
• urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego,
• urlop ojcowski,
• urlop rodzicielski,
• zwolnienie z tytułu opieki nad dzieckiem (analogicznie nad innym członkiem rodziny),
• urlop bezpłatny,
• zwolnienie od pracy z tytułu siły wyższej,
• zwolnienie od pracy z tytułu opieki nad dzieckiem do lat 14

Stanowisko MRPiPS wskazujące, jak prawidłowo rozliczać absencje pracownicze wydaje się bardziej spójne, ponieważ dokonuje uporządkowania absencji pracowniczych w podziale na dwie kategorie: absencje zasiłkowe (gdyż za czas nieobecności są wypłacane zasiłki przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych), udzielane na dni kalendarzowe, oraz absencje wynikające z Kodeksu pracy (jedna bezpłatna i dwie płatne przez pracodawcę), udzielane na doby pracownicze.

Kara UODO za zgubienie laptopa z danymi:  Stołeczna Chorągiew ZHP została ukarana przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych karą w wysokości 24 555 zł za to, że nie zastosowała środków technicznych i organizacyjnych odpowiadających ryzyku dla danych przetwarzanych na przenośnych komputerach.

Instruktor ZHP zostawił w metrze plecak z laptopem, który zawierał miedzy innymi dane osobowe takie jak nazwiska i imiona harcerzy, imiona rodziców, daty urodzenia, numery rachunku bankowego, adresy zamieszkania lub pobytu, numery ewidencyjne PESEL, adresy e-mail, dane dotyczące zarobków i/lub posiadanego majątku, seria i numer dowodu osobistego, numer telefonu, dane dotyczące zdrowia, przynależność do stowarzyszenia, czy przydział służbowy. Chorągiew zgłosiła zagubienie na policję oraz do Prezesa UODO.

Po rozpatrzeniu sprawy okazało się, że Chorągiew przeprowadziła analizę ryzyka dla danych osobowych, lecz nie obejmowała ona nieodpowiedniego przewożenia nośników z danymi. Uwzględniono je dopiero w analizie przeprowadzonej po utracie laptopa, i wtedy też okazało się, że trzeba zweryfikować działania „w zakresie szyfrowania dysków na komputerach służbowych wynoszonych poza budynki Administratora (…)”.

Prezes UODO uznał więc, że analiza ryzyka i wprowadzone na jej podstawie środki były niewystarczające, i nałożył na Chorągiew ZHP karę w pieniężną, a także nakazał wdrożenie odpowiednich środków ochrony danych w ciągu trzech miesięcy od dnia wydania decyzji. W uzasadnieniu decyzji zostało wskazane, że rolą administratora jest nie tylko jednorazowe opracowanie i wdrożenia środków organizacyjnych i technicznych mających zapewnić przetwarzanie danych osobowych zgodne z zasadami wyrażonymi w RODO, ale ważne jest regularne testowanie i ocenianie ich skuteczności pod kątem zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych.

Ochrona przed mobbingiem: Na stronie Ministerstwa Pracy Rodziny i Polityki Społecznej pojawiły się informacje, że resort jest w trakcie prac nad projektem ustawy doprecyzowującej definicję mobbingu, dostosowując ją do obecnych realiów. Celem opracowywanych przepisów ma być lepsza oraz pełniejsza ochrona ofiar mobbingu. Jak wskazało Ministerstwo, obecnie obowiązująca definicja mobbingu zawiera kilka elementów, które muszą wystąpić łącznie, aby dane zachowanie mogło zostać uznane za mobbing. Powoduje to, że dochodzenie praw na drodze sądowej przez ofiary mobbingu jest trudne i nierzadko nieskuteczne. Resort podkreślił też, że definicja mobbingu nie była zmieniana od przeszło 20 lat i nie przystaje do dzisiejszych realiów.

Zaproponowana nowa definicja mobbingu ma opierać się na uporczywości nękanie pracownika, wykluczając zachowania incydentalne i jednorazowe. Nowa definicja ma też zakładać uniezależnienie stwierdzenia istnienia mobbingu od intencjonalności działania sprawcy lub wystąpienia określonego skutku.

Wśród przepisów projektu mają znaleźć się także:

• obowiązek określenia przez pracodawcę zasad przeciwdziałania mobbingowi i dyskryminacji w regulaminie pracy,
• nałożenie na pracodawcę obowiązku stosowania działań prewencyjnych, wykrywania i reagowania na mobbing oraz udzielania wsparcia jego ofiarom,
• zwolnienie z odpowiedzialności cywilnoprawnej pracodawcy, jeżeli mobbing nie pochodzi od przełożonego pracownika i zostały wdrożone konkretne działania prewencyjne,
• ustanowienie minimalnego progu wysokości zadośćuczynienia za stosowanie mobbingu w wysokości sześciu miesięcznych wynagrodzeń.

Projekt czeka obecnie na wpisanie do wykazu prac legislacyjnych rządu.

Wdrożenie przejrzystości płac: w dniu 5 grudnia br. do Sejmu został wniesiony projekt ustawy autorstwa Koalicji Obywatelskiej, którego zadaniem jest częściowe wprowadzenie zmian w Kodeksie pracy mających na celu wdrożenie dyrektywy UE 2023/970 (Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z dnia 10 maja 2023 r. w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania).

Nowe przepisy będą umożliwiały pracownikowi wystąpienie do pracodawcy z wnioskiem o udzielenie informacji dotyczącej średniego wynagrodzenia brutto osób wykonujących taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości, z podziałem na płeć. Pracodawca będzie zobowiązany udzielić takiej informacji w postaci papierowej bądź elektronicznej w ciągu 14 dni od dnia złożenia wniosku, co jest terminem o wiele krótszym niż przewidziany w dyrektywie (do dwóch miesięcy od złożenia wniosku).

Raz do roku pracodawca będzie miał obowiązek poinformować pracowników o przysługującym im prawie do otrzymywania informacji o średnim wynagrodzeniu brutto, a także o trybie, w jakim mogą o tę informację wystąpić.

Nowelizacja zobowiązuje też pracodawców do przedstawiania w publikowanych przez nich ofertach zatrudnienia proponowanego wynagrodzenia, które chcą zaoferować aplikującym na dane stanowisko kandydatom. Oznacza to, że każda oferta pracy będzie musiała zawierać informację o wynagrodzeniu początkowym lub widełkach wynagrodzenia. Informacja może ponadto zawierać wzmiankę, że kwota wskazana w widełkach podlega negocjacjom.

Osoby, które ubiegają się o pracę będą miały prawo do otrzymania od przyszłego pracodawcy informacji na temat początkowego wynagrodzenia lub jego przedziału obowiązującego na danym stanowisku i opartego na obiektywnych i neutralnych względem płci kryteriach. Mogą też ubiegać się o informację o przepisach układu zbiorowego stosowanych przez pracodawcę do danego stanowiska.

Zgodnie z nowymi przepisami pracodawca nie będzie mógł zakazać lub uniemożliwić pracownikowi ujawniania informacji o jego wynagrodzeniu.

Projekt ustawy został skierowany do konsultacji społecznych i opiniowania przez Biuro Legislacyjne Kancelarii Sejmu.

Składka zdrowotna dla przedsiębiorców: Sejm przyjął w dniu 6 grudnia br. wszystkie trzy senackie poprawki do nowelizacji, która znosi składkę zdrowotną od zbycia środków trwałych (Ustawa o zmianie ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych). Nowelizacja zakłada też obniżenie minimalnej podstawy wymiaru składki płaconej przez przedsiębiorców do 75 proc. minimalnego wynagrodzenia.

W ustawie widnieją dwa terminy wejścia w życie zmian – 2025 i 2026 rok. I tak w przyszłym roku będzie to:

• obniżenie minimalnej podstawy składki zdrowotnej dla osób, które rozliczają się za pomocą skali podatkowej oraz na podatku liniowym. Nowe rozwiązanie dotyczyć będzie także osób, które stosują opodatkowanie w formie karty podatkowej;
• obniżenie minimalnej podstawy składki zdrowotnej do poziomu 75 proc. minimalnego wynagrodzenia, z czego ma skorzystać około 934 tys. przedsiębiorców, a osoby o najniższych dochodach lub stracie zaoszczędzą dzięki temu do 105 zł miesięcznie.

Jak podało w komunikacie Ministerstwo Finansów koszt nowego rozwiązania dla budżetu państwa wyniesie ok. 945 mln zł.

W 2026 roku w życie wejdą następujące rozwiązania:

• wprowadzenie dwuelementowej podstawy wymiaru składki zdrowotnej dla przedsiębiorców opłacających podatek według skali podatkowej, podatek liniowy lub ryczałt od przychodów ewidencjonowanych: część zryczałtowana składki będzie wynosić 9 proc. od 75 proc. minimalnego wynagrodzenia za pracę;
• część urealniona będzie obliczana tylko od nadwyżki dochodów powyżej 1,5-krotności przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia u przedsiębiorców rozliczających się skalą podatkową lub podatkiem liniowym (stawka 4,9%), a u przedsiębiorców rozliczających się ryczałtem – od nadwyżki przychodów powyżej 3-krotności przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia (stawka 3,5 proc.);
• obniżenie składki do 9 proc. z 75 proc. minimalnego wynagrodzenia (obecnie jest 9 proc. minimalnego wynagrodzenia) dla przedsiębiorców opłacających podatek w formie karty podatkowej; uchylenie możliwości rozliczenia zapłaconych składek zdrowotnych w podatku dochodowym.

Szacuje się, że na reformie zyska ok. 2,45 mln przedsiębiorców.

Ustawa została skierowana do podpisu Prezydenta.

Czy koszt noclegu to przychód pracownika? Mimo, że organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych niezmiennie uważają, że wartość bezpłatnego zakwaterowania i transportu jest przychodem pracownika, to orzecznictwo sądów temu przeczy.

W dniu 7 listopada 2024 roku Wojewódzki Sąd Administracyjny wydał wyrok, w którym potwierdził, że zgodnie z dyrektywą UE świadczenia rzeczowe nie stanowią elementu wynagrodzenia, i w związku z tym nie stanowią też podstawy opodatkowania. Regulacje unijne jednoznacznie wskazują, że nie można wliczać do wynagrodzenia kosztów transportu czy kosztów zakwaterowania, i nie można na gruncie prawa podatkowego przyjmować, że te obowiązki obciążają pracownika.

Sprawa, w której orzekał WSA dotyczyła spółki z branży budowlanej, której pracownicy są oddelegowani do pracy na różnych budowach za granicą. Ponieważ świadczenie pracy nie stanowi podróży służbowej w rozumieniu przepisów prawa pracy, spółka nie wypłaca pracownikom diet, lecz udostępnia pracownikom kwatery, za które ponoszą oni częściową odpłatność.

W wydanej na wniosek spółki interpretacji indywidualnej dyrektor KIS uznał, że wartość sfinansowanego przez spółkę zakwaterowania, w kwocie stanowiącej nadwyżkę ponad kwotę odpłatności ponoszoną przez pracownika stanowi zarówno dla pracowników czasowo oddelegowanych za granicę, jak i pracowników czasowo przeniesionych na budowę w kraju przychód ze stosunku pracy, podlegający opodatkowaniu.

Z  powyższym nie zgodził się WSA i uchylił interpretację wskazując, że wartość noclegów nie jest przychodem pracowników, a spółka nie ma obowiązku pobrania i wpłacenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.