26 lutego 2021 MRPiT wydało stanowisko odnośnie miejsca w dokumentacji, w którym powinny być przechowywane zgody na potrącanie składek związkowych, odpowiadając tym samym na obawy, czy w ten sposób nie dojdzie do ujawnienia przynależności związkowej np. menedżerom działów, którzy mają dostęp do  akt pracowników.

Z wcześniejszych stanowisk resortu pracy wiadomo, że całość dokumentacji dotycząca potrąceń powinna się znaleźć w aktach osobowych pracownika w części B. W swoim stanowisku z lutego Ministerstwo wskazało, że nie ma uzasadnienia do dzielenia potrąceń dobrowolnych na różne kategorie.  Można również uznać, że pisemna zgoda pracownika na pobieranie przez pracodawcę składki związkowej i przekazywanie jej na rachunek wskazany przez zakładową organizację związkową jest dokumentem związanym ze współdziałaniem pracodawcy z organizacją związkową, co również oznacza przechowywanie tego dokumentu w części B akt osobowych pracownika.

MRPiT zwraca jednocześnie uwagę na odpowiednie zabezpieczenie dostępu do danych osobowych, a zwłaszcza tych szczególnych kategorii, i np. rozważanie udzielania dostępu do nich menedżerom.

Dodatkowy zasiłek opiekuńczy został ponownie wydłużony – tym razem o kolejne dwa tygodnie, od 12 kwietnia do 25 kwietnia, mimo, że oficjalnie obostrzenia zostały przedłużone tylko o tydzień – do 18 kwietnia. Może to oznaczać, że planowany jest dalszy lockdown na kolejny tydzień, aż do 25 kwietnia.

Z rozporządzeniami wydłużającymi prawo do zasiłku można zapoznać się pod poniższymi linkami:

https://dziennikustaw.gov.pl/D2021000065401.pdf

https://dziennikustaw.gov.pl/D2021000065501.pdf

 

Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii w stanowisku z 25 lutego 2021 r. uznało, że dokument elektroniczny podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym nie musi być dłużej przechowywany po przekształceniu go na postać papierową i umieszczeniu w tradycyjnych aktach osobowych.

Jednak z punktu widzenia prawa cywilnego dokumenty z podpisami kwalifikowanymi powinny być przechowywane elektronicznie, i jako takie przedkładane przed sądem ze względu na domniemania dowodowe wynikające z unijnego rozporządzenia e-IDAS dotyczącego podpisów elektronicznych (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 910/2014 Z 23 września 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE; Dz.Urz. UE z 2014 r. L 257, s. 73).

Tak więc usunięcie dokumentu elektronicznego naraża pracodawcę na ryzyko, że nie będzie on w stanie wykazać przed sądem np. prawidłowości złożonego oświadczenia woli. Z reguły w prawie pracy nadal przyjmuje się wyższość postaci papierowej, jednak tym razem musi ona ustąpić pierwszeństwa nowym technologiom. I trzeba stwierdzić, że w omawianej sytuacji ważniejsze jest przechowywanie dokumentu elektronicznego niż jego papierowego wydruku.

Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej wydał niedawno dwa wyroki dotyczące dyżuru pozazakładowego, rozstrzygając w jakich przypadkach stanowi on „czas pracy”, a w jakich „okres odpoczynku”.

Pierwszy wyrok z 9 marca 2021 został wydany w postępowaniu przeciwko Radiotelewizji Słowenia i orzekł że:

„Wykładni art. 2 pkt 1 dyrektywy 2003/88/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 4 listopada 2003 r. dotyczącej niektórych aspektów organizacji czasu pracy należy dokonywać w ten sposób, że okres dyżuru pozazakładowego, podczas którego pracownik powinien być jedynie osiągalny telefonicznie i w razie potrzeby móc dotrzeć do swojego miejsca pracy w ciągu jednej godziny, jednocześnie mogąc przebywać w mieszkaniu służbowym udostępnionym mu przez pracodawcę w tym miejscu pracy, bez konieczności pozostawania w nim, stanowi w całości czas pracy w rozumieniu tego przepisu jedynie wówczas, gdy z całościowej oceny wszystkich okoliczności sprawy, w szczególności skutków takiego terminu wyznaczonego na dotarcie do pracy oraz, w odpowiednim wypadku, średniej częstotliwości interwencji w tym okresie, wynika, że nałożone na pracownika w omawianym okresie ograniczenia mają taki charakter, że obiektywnie i bardzo znacząco wpływają na jego zdolność do swobodnego zarządzania podczas tego okresu czasem, w którym nie wymaga się od niego świadczenia pracy, oraz do poświęcenia się wówczas własnym sprawom. Ograniczone możliwości spędzania czasu wolnego w bezpośrednim sąsiedztwie danego miejsca nie mają znaczenia dla takiej oceny.”

https://eur-lex.europa.eu/legal-content/pl/TXT/?uri=CELEX:62019CJ0344

W drugim wyroku dotyczącym dyżurów pozazakładowych, również z 9 marca 2021, wydanym w postępowaniu przeciwko Stadt Offenbach am Main Trybunał orzekł:

„Wykładni art. 2 pkt 1 dyrektywy 2003/88/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 4 listopada2003 r. dotyczącej niektórych aspektów organizacji czasu pracy należy dokonywać w ten sposób, że okres dyżuru pozazakładowego, podczas którego pracownik musi móc w ciągu 20 minut dotrzeć  w umundurowaniu do granic swojego miasta zatrudnienia udostępnionym mu przez pracodawcę uprzywilejowanym pojazdem służbowym, który korzysta z uprawnień stanowiących odstępstwo od przepisów kodeksu ruchu drogowego i z praw pierwszeństwa przejazdu, stanowi w całości „czas pracy” w rozumieniu tego przepisu jedynie wówczas, gdy z całościowej oceny wszystkich okoliczności sprawy, w szczególności skutków takiego terminu wyznaczonego na dotarcie do pracy oraz, w odpowiednim wypadku, średniej częstotliwości interwencji w tym okresie, wynika, że nałożone na pracownika w omawianym okresie ograniczenia mają taki charakter, że obiektywnie i bardzo znacząco wpływają na jego zdolność do swobodnego zarządzania podczas tego okresu czasem, w którym nie wymaga się od niego świadczenia pracy, oraz do poświęcenia się wówczas własnym sprawom.”

https://eur-lex.europa.eu/legal-content/pl/TXT/?uri=CELEX:62019CJ0580

Czy pracownik wykonujący pracę zdalną w domu ma przychód, jeśli firma zwróci mu koszty Internetu, monitora czy fotela biurowego?
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zinterpretował przepisy na korzyść podatników. W interpretacji nr 0114-KDIP3-2.4011.817.2020.2.AK wskazał, że wypłaconych pieniędzy nie trzeba doliczać do przychodu pracowników. O interpretację zwróciła się firma, która wypłaciła pracownikom zdalnym jednorazowy ryczałt za zwiększone koszty zużycia mediów, sprzętu biurowego itp. i chciała wiedzieć, czy w tej sytuacji doliczać pracownikom przychód i odprowadzać zaliczki na podatek.

Treść interpretacji: https://sip.lex.pl/orzeczenia-i-pisma-urzedowe/pisma-urzedowe/0114-kdip3-2-4011-817-2020-2-ak-skutki-w-pit-wyplaty-w-185129216

Ministerstwo Finansów wydało 26 lutego br. stanowisko w sprawie form wyrażenia przez podatnika zgody na sposób przekazania mu PIT-11 oraz złożenia oświadczenia dotyczącego podwyższonych kosztów uzyskania przychodów. Ponieważ przepisy ustawy PIT nie regulują formy przesłania PIT podatnikowi, ani nie określają, w jaki sposób należy złożyć płatnikowi oświadczenie o spełnieniu warunków dotyczących podwyższonych kosztów, to w obydwu przypadkach ministerstwo potwierdziło, że forma oświadczenia pracownika co do podwyższonych kosztów lub otrzymania PIT elektronicznie może być dowolna – pisemna, e-mailowa lub złożona elektronicznie w portalu pracowniczym udostępnionym przez pracodawcę.

 

MEN wydał rozporządzenie ograniczające funkcjonowanie przedszkoli i innych placówek oświatowych, jak na razie datą końcową obowiązywania przepisów jest  11 kwietnia. W związku z tym dodatkowy zasiłek opiekuńczy został wydłużony o kolejne dwa tygodnie – również do 11 kwietnia 2021 roku. Zasiłek przysługuje na dotychczasowych zasadach. Więcej informacji wraz z odnośnikami do aktów prawnych można przeczytać na stronie ZUS: https://www.zus.pl/o-zus/aktualnosci/-/publisher/aktualnosc/1/dodatkowy-zasilek-opiekunczy-do-24-grudnia-i-od-28-grudnia-2020-r_-do-11-kwietnia-2021-r_/3933776#1

 

 

W 2021 roku zmiana czasu z zimowego na letni następuje w najbliższą niedzielę, 28 marca. Zmiana czasu, która polega na przesunięciu wskazówek zegarów z godziny 2:00 na godzinę 3:00 powoduje niewypracowanie jednej godziny w porze nocnej. Oprócz oczywistej niedogodności w postaci krótszego snu, zmiana ta ma wpływ również na osoby pracujące w trakcie nocy, podczas której dokonywana jest zmiana czasu. Pracownicy, którzy pracują np. na trzecią zmianę w godzinach 22.00-6.00 pracują o jedną godzinę krócej, czyli 7 godzin. Natomiast wynagrodzenie powinno być im wypłacone za 8 godzin pracy, ponieważ pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia z tytułu gotowości do pracy z art. 81 Kodeksu pracy. Regulacje czasu letniego i zimowego wynikają z rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 3 listopada 2016 roku, i obwiązują do 2021 roku. Być może w przyszłym roku nie będziemy już dokonywać zmiany czasu – trwają cały czas konsultacje nad przejściem na jedną strefę czasową.

Karty przedpłacone zazwyczaj są stosowane jako benefit pracowniczy – pracodawca wykorzystuje je do przyznawania świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub finansowanych ze środków obrotowych pracodawcy. Powstaje pytanie, czy karta przedpłacona może być uznana za świadczenie pieniężne i podlegać zajęciom komorniczym.

Zarówno Ministerstwo Sprawiedliwości jak i Krajowa Rada Komornicza uznały w swoich stanowiskach kartę przedpłaconą za świadczenie pieniężne podlegające zajęciom komorniczym. Natomiast zasady dokonywania potrąceń będą różne w zależności od źródła finansowania. I tak:

• gdy karty są finansowane ze środków obrotowych pracodawcy stosuje się zasady ochrony wynagrodzenia za pracę z art. 87 i następnych kodeksu pracy. Oznacza to, że środki zapisane na karcie sumuje się z kwotą wynagrodzenia wypłaconego w danym miesiącu i od sumy tych dwóch świadczeń dokonuje się potrąceń z wynagrodzenia za pracę,
• gdy karty są świadczeniami socjalnymi to trzeba traktować je tak jak wszystkie wypłaty z ZFŚS i należy zastosować analogiczne podejście, jakie pracodawca stosuje w przypadku ogółu potrąceń z funduszu socjalnego.

UODO odpowiada na swojej stronie na pytanie, czy pracownicy działu kadr urzędu gminy mogą przetwarzać dane osobowe z zakresu prawa pracy w stosunku do kierowników gminnych jednostek organizacyjnych, i czy pomiędzy daną gminą a wójtem (burmistrzem, prezydentem) powinna zostać podpisana umowa powierzenia lub porozumienie o współadministrowaniu?

Urząd potwierdza, że pracownik działu kadr urzędu gminy może przetwarzać dane osobowe kierowników gminnych jednostek organizacyjnych, w tym danych dotyczących ich wynagrodzenia, na polecenie administratora – wójta (burmistrza, prezydenta miasta).

Zgodnie z art. 33 ust. 1 Ustawy z 8 marca 1990 o samorządzie gminnym wójt wykonuje zadania przy pomocy urzędu gminy, jest też kierownikiem urzędu i zwierzchnikiem służbowym pracowników urzędu, w tym pracowników działu kadr. Artykuł 30 ust. 2 pkt 5 w zw. z art. 11a ust. 3  wskazuje, że do ustawowych zadań własnych wójta (burmistrza, prezydenta miasta) należy, m.in. zatrudnianie i zwalnianie kierowników gminnych jednostek organizacyjnych. Oznacza to, że wójt/burmistrz/prezydent realizuje konkretne czynności z zakresu prawa pracy, i mimo, że administratorem przetwarzanych danych osobowych kierownika danej jednostki organizacyjnej jest ta jednostka jako pracodawca, ale także wójt (burmistrz, prezydent miasta), niebędący pracodawcą, jako upoważniony za tego pracodawcę do wykonywania czynności z zakresu prawa pracy.

Z całością informacji można zapoznać się na stronie UODO: https://uodo.gov.pl/pl/225/1937