Archiwa czas pracy - Strona 2 z 2 - Praktyczne Szkolenia Prasołek & Sawicki Sp. J.

Jak będzie wyglądał czas pracy w 2025 roku?

Czas pracy w 2025 roku będzie wyglądał następująco: w przyszłym roku popracujemy o 8 godzin krócej, gdyż roczny wymiar czasu pracy wyniesie równo 2000 godzin, co oznacza 250 dni roboczych. Najkrócej będziemy pracować w listopadzie, gdyż tylko 144 godziny, co zdarza się niezwykle rzadko – ostatni raz także w listopadzie 2014 r., czyli ponad 10 lat temu. Dodatkowo aż dwa święta wypadną w soboty i trzeba będzie za nie wyznaczyć pracownikom inne dni wolne od pracy w trakcie okresu rozliczeniowego.

Jak wyglądają wymiary w poszczególnych miesiącach?

Wymiary wahają się od 144 do 184 godzin i ta ostatnia wielkość wystąpi aż dwukrotnie – w lipcu oraz w październiku. W poszczególnych miesiącach czas pracy w 2025 roku wygląda następująco:

Jak się rozkłada czas pracy kwartalnie?

Niestety pod tym kątem najbardziej pracowity jest 3-ci kwartał obejmujący wakacje, gdyż w nim wymiar do przepracowania wynosi aż 520 godzin, co wynika z faktu, że w lipcu jest aż 184 godziny do przepracowania. W pozostałych kwartałach wymiar czasu pracy wynosi odpowiednio: 496 godzin w pierwszym kwartale, 488 w drugim kwartale oraz 496 w ostatnim kwartale 2025 r. Bardziej pracujące jest zatem drugie półrocze, w trakcie którego wymiar czasu pracy wynosi 1016 godzin, podczas gdy w pierwszym półroczu do przepracowania jest tylko 984 godziny.

Które święta przypadają w soboty?

W sobotę przypadają dwa święta – 3 maja oraz 1 listopada, a więc w okresach rozliczeniowych obejmujących te miesiące pracodawcy będą musieli wyznaczyć dni wolne od pracy z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy w innych terminach. Dni te nie muszą przypadać w tym samym miesiącu kalendarzowym, jeśli stosowany jest dłuższy okres rozliczeniowy, i co ważne mogą one przypadać zarówno przed jak i po takim święcie. Jednak pracodawcy, którzy stosują 1-miesięczne okresy rozliczeniowe nie mogą udzielić dnia wolnego za 1 listopada w ostatnim dniu października, aby pracownicy spokojnie dojechali na cmentarze oddalone czasem daleko od ich domów, gdyż jest to ostatni dzień poprzedniego okresu rozliczeniowego.

UWAGA! Wyznaczany dzień wolny od pracy to nie jest dzień wolny za święto, jak mówimy potocznie. W dokumentacji czasu pracy powinien on zostać oznaczony jako dzień wolny z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy, a więc potocznie rzecz ujmując jako dzień wolny za sobotę, a w tym zakresie nadal są popełniane błędy.

Jak potraktować pracowników rozpoczynających pracę w miesiącach, gdy święto przypada w sobotę?

Jeśli pracownicy rozpoczną pracę w maju lub w listopadzie 2025 r. nie od pierwszego dnia miesiąca to spowoduje to problemy z planowaniem ich czasu pracy, gdyż takim osobom w odróżnieniu od reszty załogi nie będą się należały dni wolne w zamian za święto przypadające w soboty, gdyż to miało miejsce przed zatrudnieniem.

UWAGA! Umowa o pracę zawarta od poniedziałków albo 5 maja albo 3 listopada oznacza, że święta przypadające przed zatrudnieniem nie mają wpływu na czas pracy w takim miesiącu, a więc gdy są u pracodawcy wyznaczone sztywne dni wolne dla całej załogi np. 10 listopada, to pracownicy tacy zyskają ekstra dzień wolny od pracy.

Jeśli dni wolne są udzielane indywidualnie w terminach ustalonych z przełożonymi, to takie osoby nie skorzystają z tego uprawnienia, gdyż w ich przypadku święta nie spowodują pomniejszenia czasu pracy.

Gdzie mogą być długie weekendy?

Czas pracy w 2025 roku pod kątem długich weekendów wygląda bardzo atrakcyjnie. Majówka w 2025 r. to będą cztery dni wolnego, gdyż zapewne większość pracodawców odda dzień wolny za święto przypadające w sobotę 3 maja dzień wcześniej, czyli 2 maja i dzięki temu pracownicy będą mieli długi weekend od czwartku do niedzieli bez konieczności wzięcia ani jednego dnia urlopu wypoczynkowego. Dobrze wypada także święto Wniebowzięcia Najświętszej Maryi Panny, a więc 15 sierpnia, które przypada w piątek, dając bez żadnych dni wolnych kolejny przedłużony weekend. Trzecia możliwość dłuższego weekendu będzie miała miejsce w listopadzie, gdzie wiele firm wyznaczy dzień wolny za 1 listopada w poniedziałek 10 listopada, i dzięki temu pracownicy będą mieli długi 4-dniowy weekend od 8 do 11 listopada.

Jak wypadną święta Bożego Narodzenia i Sylwester?

25 i 26 grudnia 2025 r. to czwartek i piątek, a więc z weekendem będziemy mieli 4-dniowy okres świąteczny, a dodatkowo jeśli przejdzie pomysł posłów Lewicy, aby Wigilia była dniem ustawowo wolnym od pracy, to wolne byłoby już od środy. W kolejnym tygodniu w czwartek jest Nowy Rok, a potem we wtorek Święto Trzech Króli, zatem biorąc w tym okresie 5 dni urlopu wypoczynkowego można mieć łącznie 13 dni wolnego, a gdyby wolna była jeszcze Wigilia to pełne 2 tygodnie wolnego.

Perspektywa więc wygląda bardzo atrakcyjnie i można zaplanować świąteczny wyjazd.

Okres rozliczeniowy – zarządzanie czasem pracy pracownika

Na co wpływa okres rozliczeniowy?

W przeciwieństwie do doby i tygodnia, które mają legalne definicje w Kodeksie pracy nie znajdziemy w przepisach wyjaśnienia, jak rozumieć pojęcie „okres rozliczeniowy”. Jest to jednak okres czasu mierzony w tygodniach lub częściej w miesiącach, w ramach którego pracodawca zarządza czasem pracy pracownika.

Jakie mogą być długości okresów rozliczeniowych?

Długości okresów rozliczeniowych wahają się w Kodeksie pracy od 4 tygodni do maksymalnie 12 miesięcy, z tym że bez specjalnego trybu wydłużania okresu rozliczeniowego związanego z poinformowaniem o tym fakcie PIP pracodawcy mogą wprowadzić maksymalnie okres rozliczeniowy nie przekraczający 4 miesięcy.

UWAGA! Wszystkie przepisy Kodeksu pracy określają maksymalne długości okresów rozliczeniowych, gdyż zawierają zwrot „nieprzekraczającym …. miesięcy”, a więc konkretna długość okresu musi wynikać z decyzji pracodawcy. Dodatkowo nie wystarczy wpisać w przepisach wewnątrzzakładowych, że okres wynosi 3 miesiące, tylko trzeba jeszcze określić precyzyjnie, jak są liczone okresy rozliczeniowe, gdyż 3 miesiące wcale nie muszą oznaczać kwartału w roku kalendarzowym.

Najkrótszy okres rozliczeniowy dotyczy systemu pracy w ruchu ciągłym i wynosi do 4 tygodni, w przypadku systemów weekendowego i skróconego tygodnia pracy okres rozliczeniowy nie powinien przekraczać 1 miesiąca, a w systemie podstawowym 4 miesięcy. Bardziej skomplikowane są reguły dotyczące długości okresu rozliczeniowego w przypadku równoważnego systemu czasu pracy, gdyż punktem wyjścia jest okres rozliczeniowy nie przekraczający 1 miesiąca, ale w szczególnie uzasadnionych przypadkach można go przedłużyć do 3 miesięcy, a przy pracach uzależnionych od pory roku lub warunków atmosferycznych nawet do 4 miesięcy. W przypadku niektórych systemów nie ma wprost w przepisach regulacji dotyczącej okresu rozliczeniowego, a dotyczy to przede wszystkim zadaniowego czasu pracy, i wtedy przyjmuje się długość okresu rozliczeniowego dla podstawowego systemu czasu pracy.

Od 2013 r. wprowadzono do Kodeksu pracy możliwość wydłużenia okresu rozliczeniowego w każdym systemie czasu pracy do 12 miesięcy, co wymaga zawarcia porozumienia zbiorowego z przedstawicielami załogi oraz przesłania jego kopii do PIP. Zagadnieniu 12-miesięcznych okresów rozliczeniowych zostanie poświęcony jednak odrębny wpis na blogu.

Skąd wynika długość okresu rozliczeniowego?

Długość okresu rozliczeniowego wynika z jednego z 3 dokumentów obowiązujących u pracodawcy: układu zbiorowego pracy, regulaminu pracy lub obwieszczenia o czasie pracy, które dotyczy najmniejszych podmiotów zatrudniających do 49 pracowników.

W praktyce jest to decyzja pracodawcy, podyktowana jednak częściowo wybranym systemem czasu pracy, który przewiduje maksymalną długość, jaka może być zastosowana.

W praktyce nie ma żadnych przeciwwskazań, aby u jednego pracodawcy stosowanych było kilka długości okresu rozliczeniowego dla różnych grup pracowników. Powyższe wymaga tylko precyzyjnego podziału pracowników na grupy, aby w razie kontroli PIP nie budziło wątpliwości, jaki okres rozliczeniowy obowiązuje kontrolowanego pracownika.

Czy okresy rozliczeniowe mogą przypadać na przełomie roku kalendarzowego?

Przepisy prawa pracy poza długością okresu rozliczeniowego nie regulują nic więcej, a więc nie ma formalnych przeciwwskazań, aby okresy rozliczeniowe przypadały na przełomie roku kalendarzowego. Można powiązać długości okresów rozliczeniowych z rokiem finansowym stosowanym w spółce lub z innymi czynnikami wpływającymi na zapotrzebowanie na pracę, np. sezonowością, czy cyklem produkcyjnym, porami roku itp. Przykładem branży, w której są stosowane 3-miesięczne okresy rozliczeniowe na przełomie roku (listopad – styczeń lub grudzień – luty) jest branża retail, w której grudzień jest okresem najbardziej nasilonej pracy, wymagającym dużej liczby nadgodzin, a więc trudnym operacyjnie rozwiązaniem byłoby kończenie okresu rozliczeniowego właśnie z dniem 31 grudnia. Dzięki okresowi rozliczeniowemu przypadającemu na przełomie roku możliwe jest natomiast rekompensowanie w naturze nadwyżek przepracowanych godzin na początku kolejnego roku kalendarzowego, co wiąże się z mniejszymi kosztami poniesionymi przez pracodawcę z tytułu wynagrodzenia za godziny nadliczbowe.

Okres rozliczeniowy przypadający na przełomie dwóch lat kalendarzowych nie ma wpływu na zasady organizacji oraz planowanie czasu pracy pracowników, ale w zakresie nadgodzin komplikuje sposób wliczania godzin nadliczbowych do ich rocznego limitu. Limit ten dotyczy bowiem roku kalendarzowego, a więc nadgodziny z okresu przypadającego na przełomie 2 lat trzeba wliczyć częściowo do jednego rocznego limitu i częściowo do drugiego.

Jakie funkcje pełni okres rozliczeniowy?

Okres rozliczeniowy pełni w praktyce 3 funkcje:

jest okresem, na który ustalamy wymiar czasu pracy do przepracowania dla pracowników, zgodnie z algorytmem przyjętym w Kodeksie pracy,
jest okresem, na który układamy harmonogramy czasu pracy dla załogi,
jest okresem w skali którego rozliczamy nadgodziny, w szczególności ustalamy, czy doszło do przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy.

Długość okresu rozliczeniowego wpływa na możliwość elastycznego zarządzania czasem pracy, gdyż w przypadku 2-4 miesięcznych okresów rozliczeniowych nie są dla pracodawcy wiążące wymiary czasu pracy z poszczególnych okresów miesięcznych wchodzących w jego skład, a znaczenie ma jedynie globalny wymiar dla całego okresu. Pozwala to z kolei na nierównomierne planowanie czasu pracy w skali okresu i dostosowanie liczby planowanych godzin pracy do potrzeb biznesowych.

Na czym polega nierównomierny rozkład czasu pracy?

Nierównomierny rozkład jest możliwy, gdy pracodawca stosuje minimum 2 miesięczny okres rozliczeniowy czasu pracy, ale jest on bardziej efektywny przy dłuższych okresach rozliczeniowych. Polega on na tym, że planując czas pracy do przepracowania w okresie rozliczeniowym dzielimy globalny wymiar czasu pracy w takim okresie na części w oparciu o potrzeby pracodawcy, pilnując jedynie aby suma zaplanowanego czasu pracy zgadzała się z wymiarem w całym okresie rozliczeniowym.

Zatem, jeśli wymiar dla 3-miesięcznego okresu, czyli 4 kwartału w 2024 r. wynosi 496 godzin to możliwe są następujące sposoby zaplanowania czasu pracy w poszczególnych miesiącach okresu rozliczeniowego:

200 godzin w październiku, 96 godzin w listopadzie, 200 godzin w grudniu,
166 godzin w października, 166 godzin w listopadzie, 166 godzin w grudniu,
248 godzin w październiku, 0 godzin w listopadzie, 248 godzin w grudniu.

Planując nierównomiernie czas pracy w dłuższym okresie rozliczeniowym pracodawca nie jest bowiem związany faktem, że wymiary liczone odrębnie dla poszczególnych miesięcy wchodzących w skład okresu rozliczeniowego wynoszą 184 godziny w październiku, 152 godziny w listopadzie oraz 160 godzin w grudniu. Możliwe jest także planowanie zgodne z wyżej podanymi wymiarami miesięcznymi.

Nierównomierny rozkład czasu pracy nie oznacza przy tym, że w miesiącach, gdy planowany czas pracy jest wyższy od wymiaru danego miesiąca liczonego odrębnie doszło do pracy w godzinach nadliczbowych. Jest to jedynie „pożyczka” godzin z innego miesiąca tego samego okresu rozliczeniowego, co oznacza, że w praktyce nie ma wahań wynagrodzeń pomiędzy poszczególnymi miesiącami takiego okresu, jeśli pracownik zarabia pensję miesięczną. W takim przypadku pracownik w każdym z 3 miesięcy otrzyma swoje wynagrodzenie wynikające z umowy o pracę. Inaczej sytuacja wyglądałaby jednak w przypadku stawek godzinowych, gdyż wtedy zgodnie z ogólną zasadą płacową z art. 80 k.p., zgodnie z którą wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną, należałoby przeliczyć wynagrodzenie w poszczególnych miesiącach okresu rozliczeniowego proporcjonalnie do liczby przepracowanych godzin. Sytuacje takie mogą oznaczać duże wahania w wynagrodzeniu, a ponadto istnieje ryzyko, że w którymś z miesięcy pracownik nie wypracuje minimalnego wynagrodzenia za pracę, co spowoduje konieczność dokonania wyrównania wynagrodzenia do kwoty minimalnej pensji. Dlatego stosowanie nierównomiernego rozkładu czasu pracy jest bardziej uzasadnione, gdy pracownicy otrzymują stałe pensje.

Definicja tygodnia w Kodeksie pracy

Definicja tygodnia w Kodeksie pracy rozumiana jest jako kolejne 7 dni kalendarzowych począwszy od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego obowiązującego pracownika. Podobnie zatem jak przy dobie pracowniczej jego pojęcie odbiega od powszechnego rozumienia tygodnia, co powoduje dużo komplikacji w planowaniu czasu pracy, zwłaszcza że jest to regulacja prawna odmienna także od przepisów unijnej dyrektywy o czasie pracy.

Na co wpływa definicja tygodnia?

Definicja tygodnia została stworzona w polskim prawie przede wszystkim po to, aby pracodawcy prawidłowo udzielali pracownikom odpoczynków, które w Polsce nazywamy tygodniowymi. Zgodnie bowiem z art. 133 § 1 k.p. pracownikowi przysługuje w każdym tygodniu prawo do co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku. Tydzień jest zatem swoistym „okresem rozliczeniowym”, w trakcie którego każdy pracownik powinien mieć zapewniony właściwej długości odpoczynek.

Niestety w tym zakresie nasze przepisy są niespójne z dyrektywą 2003/88 dotyczącą niektórych aspektów organizacji czasu pracy, z której art. 5 wynika, że minimalny okres odpoczynku wynoszący 24 godziny musi zostać zapewniony pracownikowi w każdym okresie 7-dniowym, a nie w tygodniu, a to nie to samo.

Co z dniami wystającymi poza pełne tygodnie?

Po pierwsze jak rozłożymy tygodnie w okresie rozliczeniowym, to będą one przypadały zawsze tak samo, czyli przykładowo w 1-miesięcznych okresach rozliczeniowych od 1 do 7 dnia miesiąca, od 8 do 14 dnia miesiąca, od 15 do 21 dnia miesiąca oraz od 22 do 28 dnia miesiąca. Przy takich okresach rozliczeniowych 4 tygodnie kończą się zawsze w tej samej dacie, czyli 28. dnia każdego miesiąca, a następnie zostaje jeszcze 1-3 dni, które określamy jako dni wystające poza pełne tygodnie. I tutaj powstaje pytanie, czy w takim okresie pracownik powinien mieć zapewniony odpoczynek tygodniowy? Czytając literalnie polski przepis odpowiedź brzmi nie, gdyż tu już nie ma tygodnia, a od 1 dnia kolejnego miesiąca wyznaczymy kolejny tydzień dla nowego okresu rozliczeniowego. Zatem dzięki specyficznemu polskiemu podejściu mamy na koniec okresu rozliczeniowego okres, który nie stanowi tygodnia i tym samym nie gwarantuje pracownikowi odpoczynku.

Taka regulacja pozwala także zaplanować pracownikowi więcej niż 7 kolejnych dni roboczych bez zapewnienia odpoczynku, a więc jest niezgodna z dyrektywą unijną, ale od 20 lat ma się dobrze i nie są jak na razie planowane zmiany w tym obszarze.

W tym zakresie jednak PIP nie może kwestionować braku odpoczynku, gdyż działanie pracodawcy jest zgodne z polskim przepisem Kodeksu pracy.

Co z okresami rozliczeniowymi zaczynającymi się od niedzieli?

Największym w praktyce problemem są jednak przypadki, gdy okres rozliczeniowy rozpoczyna się od niedzieli, gdyż wtedy w takim okresie rozliczeniowym wszystkie tygodnie są liczone od niedzieli do soboty, co oznacza, że w środku każdego weekendu mamy przełom tygodni. Taka sytuacja oznacza z kolei w praktyce, że w najprostszych rozkładach czasu pracy i stałych jej godzinach pracownicy nie mają zapewnionego tygodniowego odpoczynku.

Rozważmy to na przykładzie pracy od poniedziałku do piątku w godzinach 9.00 – 17.00. Przy takiej pracy we wrześniu 2024 r., w każdym tygodniu pracownik ma dwa okresy odpoczynku na początku i na koniec tygodnia, ale żaden z nich nie trwa odpowiednio długo, gdyż jest krótszy niż 35 godzin. Tydzień rozpoczyna się od godziny 00.00 w niedzielę, a więc do 9.00 rano w poniedziałek jest okres odpoczynku trwający łącznie 33 godziny, czyli o 2 godziny za krótki. Z kolei po zakończeniu 5 dni roboczych zostaje odpoczynek od 17.00 w piątek do północy w sobotę, który trwa z kolei 31 godzin i też nie gwarantuje nieprzerwanego odpoczynku trwającego 35 godzin. Ten przykład pokazuje dobitnie, iż rozumowanie, że 7-dniowy okres z dyrektywy można utożsamić z tygodniem jest błędne.

W praktyce PIP od lat nie kwestionuje jednak takich przypadków, gdyż musiałaby wymagać albo kończenia pracy w piątki o godzinie 13.00 albo zaczynania jej w poniedziałki dopiero od godziny 11.00. Takie podejście oznaczałoby, że cała budżetówka, w tym PIP i jego pracownicy mieliby niezapewniony odpoczynek tygodniowy. Mając to na uwadze i przyjmując pro unijną wykładnię przepisów Kodeksu pracy inspektorzy pracy przyjmują w takich przypadkach, że w 7-dniowym okresie jest zapewniony odpoczynek i nie kwestionują ich na kontrolach. Jest to jednak kolejny argument przemawiający za koniecznością zmiany przepisów o odpoczynku w połączeniu z definicją tygodnia pracowniczego.

Czy definicja tygodnia wpływa na inne uprawnienia pracownicze?

Do pojęcia tygodnia odwołują się przepisy Kodeksu pracy określające normy czasu pracy i tygodniowy czas pracy łącznie z godzinami nadliczbowymi, ale w tym przypadku wielkości czasu pracy mają charakter przeciętny, a więc przyjęte pojęcie tygodnia nie komplikuje niczego. Pozwala za to w skali długich okresów rozliczeniowych określić dopuszczalną do przepracowania liczbę nadgodzin, czy rozliczyć prawidłowo nadgodziny średniotygodniowe.

W Kodeksie pracy występuje także system skróconego tygodnia pracy, w którym zgodnie z art. 143, dopuszczalne jest wykonywanie pracy przez pracownika przez mniej niż 5 dni w ciągu tygodnia przy założeniu, że dzięki dłuższym niż 8-godzinne dniówkom roboczym wypracuje on wymiar czasu pracy, zgody z etatem. Również w tym przypadku należy pamiętać, że maksymalnie 4 dni robocze mają przypadać nie w tygodniu liczonym od poniedziałku do niedzieli, a w tygodniu pracowniczym, ustalonym zgodnie z przepisami Kodeksu pracy.

Ostatnim przepisem z działu dotyczącego czasu pracy, który odwołuje się do tygodnia jest art. 151¹² k.p., zgodnie z którym pracownik pracujący w niedziele powinien korzystać co najmniej raz na 4 tygodnie z niedzieli wolnej od pracy. Tutaj również bierzemy pod uwagę tygodnie pracownicze, a nie liczone potocznie, ale w tym przypadku nie byłoby jednak w praktyce różnicy, gdyby tygodnie były liczone od poniedziałku do niedzieli, gdyż ważne jest ich następowanie po sobie i weryfikacja, czy nie ma zbyt wielu pracujących niedziel pod rząd.

Czy tydzień dla kierowców liczymy tak samo?

Nie, w przypadku kierowców już na poziomie unijnym uregulowano, że tydzień to okres pomiędzy godziną 00.00 w poniedziałek i godziną 24.00 w niedzielę i taką samą definicję mamy także w polskiej ustawie o czasie pracy kierowców. W przypadku tej grupy zawodowej obowiązuje zatem powszechne rozumienie tygodnia i nie ma znaczenia rodzaj wykonywanych przewozów, gdyż taka sama definicja występuje w przepisach dotyczących przewozów unijnych, wykonywanych poza UE oraz krajowych i nie ma znaczenia, czy jest to przewóz osób czy towarów.

Zatem pracodawcy, którzy zatrudniają także kierowców mają trudniejsze zadanie, gdyż muszą pilnować odpoczynków odrębnie dla kierowców i innych grup pracowników, przyjmując dwie różne definicje tygodnia.

Doba pracownicza, czyli?

Kolejne trzy teksty na blogu będą dotyczyły tzw. mierników czasu pracy, do których zaliczamy dobę, tydzień oraz okres rozliczeniowy, a zaczynamy od analizy pojęcia doby pracowniczej. Otóż zostało ono zdefiniowane wprost w Kodeksie pracy w 2004 r. i jego definicja brzmi następująco: jest to okres 24 kolejnych godzin poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Jak liczymy doby pracownicze?

Pojęcie doby pracowniczej nie pokrywa się z dobą kalendarzową, która trwa od godziny 0.00, a zostało ono powiązane z planowanym rozpoczęciem pracy w danym dniu, które wynika z rozkładu (harmonogramu) danego pracownika. Zatem w przypadku pracy biurowej wykonywanej od 8.00 doby trwają zawsze 8.00 – 8.00, a gdy firma stosuje pracę 3-zmianowową przy klasycznych zmianach 6.00 – 14.00, 14.00 – 22.00, 22.00 – 6.00, to doba dla pierwszej zmiany będzie trwała od 6.00 do 6.00, doba dla drugiej zmiany od 14.00 do 14.00, a dla nocnej zmiany od 22.00 do 22.00. Co ważne wcześniejsze czy późniejsze faktyczne rozpoczęcie pracy przez pracownika w danym dniu nie przesuwa godziny rozpoczęcia doby pracowniczej.

Ponadto należy pamiętać, że pojęcie doby pracowniczej wiąże się z dniem roboczym i nie mamy dób pracowniczych w dniach wolnych od pracy, z jednym wyjątkiem dotyczącym niedzieli i święta, które zostały zdefiniowane na sztywno w przepisach Kodeksu pracy i trwają od 6.00 w niedzielę (święto) do 6.00 w poniedziałek (dniu następującym po święcie) lub kalendarzowo w przypadku pracowników placówek handlowych.

Czy istnieje ciągłość dób pracowniczych?

W praktyce nie możemy stwierdzić, że doby przypadają zawsze jedna bezpośrednio po drugiej, gdyż ich początek wyznacza planowane rozpoczęcie pracy w kolejnym dniu roboczym, a więc możliwe są także przerwy występujące między dobami pracowniczymi. Przykładowo gdy pracownik pracuje w poniedziałek od 8.00 do 16.00, a we wtorek od 12.00 do 20.00, to poniedziałkowa doba będzie trwała od 8.00 w poniedziałek do 8.00 we wtorek, ale wtorkowa nie zacznie się zaraz po zakończeniu doby poniedziałkowej, gdyż rozpocznie się dopiero o godzinie 12.00 we wtorek i będzie trwała do godziny 12.00 w środę, a zatem będą 4 godziny przerwy pomiędzy takimi dobami.

Czemu służy pojęcie doby pracowniczej?

Doba pracownicza służy co do zasady trzem celom:

prowadzeniu ewidencji czasu pracy,
pilnowaniu czy pracownik ma zapewniony nieprzerwany 11-godzinny odpoczynek dobowy oraz
rozliczaniu nadgodzin, w których wyróżniamy nadgodziny dobowe.

Odnosząc się do kart ewidencji czasu pracy należy stwierdzić, że ewidencja nie jest prowadzona w dniach kalendarzowych, co ma znaczenie zwłaszcza dla pracy zmianowej, w przypadku której mamy także nocne zmiany. Pracę wpisujemy w całości w dniu kalendarzowym, w którym się ona rozpoczęła, a więc nocna zmiana przypadająca w godzinach 22.00 w piątek 6.00 w sobotę, zostanie zarejestrowana jako praca w piątek. Prowadząc ewidencję nie dzielimy pracy na odcinki przypadające przed północą i po północy, a całość zapisujemy kalendarzowo do dnia, w którym rozpoczęła się doba pracownicza.

Doba pracownicza jest rozwiązaniem prawnym charakterystycznym dla Polski, gdyż nie przewiduje go unijna dyrektywa o czasie pracy i w Polsce mamy pojęcie nie dziennego a właśnie dobowego nieprzerwanego odpoczynku. Tak więc również w skali doby pracowniczej powinien przypadać cały okres 11-godzinnego odpoczynku pracownika.

W skali dób pracowniczych rozliczamy także czas pracy, a więc ustalamy, czy doszło do przekroczenia 8-godzinnej normy dobowej lub przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy i nadgodziny przypisujemy do danej doby. Powyższe wpływa w praktyce potem także na sposób wyliczenia wynagrodzenie za takie nadgodziny, które powinno być wyliczone według stawki obowiązującej na dany dzień, co będzie ważne, gdy zmiana wynagrodzenia miała miejsce w trakcie miesiąca

Czy naruszenie doby pracowniczej to wykroczenie?

Zgodnie z art. 281 § 1 pkt 5 KP każde naruszenie przepisów o czasie pracy jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, za które grozi kara grzywny, a więc wykroczeniem będzie również planowanie pracy z naruszeniem doby pracowniczej. Jej stosowanie w praktyce oznacza bowiem, że w kolejnych dniach roboczych praca powinna się rozpoczynać o takiej samej lub późniejszej godzinie niż w dniu poprzednim, a nie można zaplanować pracy o wcześniejszej porze. Można więc stwierdzić, że doba pracownicza usztywnia planowanie czasu pracy i jest rozwiązaniem mało elastycznym, gdyż jest to warunek bardziej rygorystyczny do spełnienia dla pracodawcy niż zapewnienie pracownikowi nieprzerwanego 11-godzinnego odpoczynku. W tym zakresie zatem polskie prawo pracy chroni pracownika bardziej niż wynika to z regulacji unijnych, w których wystarczy realizacja odpoczynku dziennego.

Czy można wyłączyć dobę pracowniczą?

Mając powyższe na uwadze od 2013 r. w Kodeksie pracy wprowadzono możliwość zawarcia porozumienia zbiorowego z przedstawicielami załogi, na podstawie którego można osiągnąć skutek wyłączenia doby pracowniczej. Rozwiązanie takie przewiduje art. 140[1] § 1 KP, zgodnie z którym rozkład czasu pracy może przewidywać różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracowników dniami pracy. W takim przypadku wykonywanie pracy zgodnie z ww. rozkładem nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynków dobowego i tygodniowego, a co ważniejsze ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych.

Zatem pracodawcy, którzy mają problem z planowaniem czasu pracy ze względu na dobę pracowniczą powinni pomyśleć o uelastycznieniu swoich przepisów wewnątrzzakładowych i porozumieć się ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami załogi w kwestii wyłączenia stosowania doby pracowniczej. Dzięki temu pracownik będzie mógł mieć zaplanowaną pracę w poniedziałek od 10.00, we wtorek od 8.00, a w środę od 7.00 i nie będzie tu żadnego naruszenia przepisów o czasie pracy.

Czy naruszenie doby pracowniczej zawsze oznacza nadgodziny?

Naruszenie doby pracowniczej, czyli ponowne rozpoczęcie pracy w tej samej dobie pracowniczej nie oznacza z automatu powstania godzin nadliczbowych, gdyż obowiązuje w tym przypadku ogólna definicja pracy w nadgodzinach. A zatem nadgodziny powstaną tylko, jeśli na skutek przełamania doby pracowniczej zostanie jednocześnie przekroczona 8-godzinna norma dobowa czasu pracy. Jeśli więc przykładowo pracownik miał zaplanowaną pracę w poniedziałek od 12.00 do 18.00, a we wtorek od 12.00 do 20.00 i został wezwany do pracy we wtorek o 2 godziny wcześniej, czyli na godzinę 10.00, to w poniedziałkowej dobie pracowniczej praca trwała w sumie 8 godzin (6 planowanych i 2 dodatkowe), a zatem nie powstały nadgodziny dobowe. Taka dodatkowa praca może jednak stać się w przyszłości nadgodziną średniotygodniową, czemu poświęcony zostanie odrębny tekst na blogu.

Jaka jest relacja doby pracowniczej i soboty?

Czasami dodatkowa praca zlecana pracownikowi w wolną od pracy sobotę może jeszcze pokrywać się z piątkową dobą pracowniczą i wtedy powinna być ona zarejestrowana zgodnie z dobą pracowniczą jako praca w dobie piątkowej, mimo że kalendarzowo miała ona miejsce już w sobotę. Przykładowo jeśli pracownik w piątek miał drugą zmianę i pracował od 14.00 do 22.00 a w sobotę wezwano go do pracy od 12.00 do 16.00, to pierwsze 2 godziny dodatkowej pracy powinny zostać zarejestrowane jako praca w dobie piątkowej, a zatem jako praca w sobotę powinny zostać zarejestrowane tylko 2, a nie 4 godziny.

Czy doba pracownicza obowiązuje na przełomie okresów rozliczeniowych?

Pojęcie doby pracowniczej jest nadrzędne w stosunku do rozumienia miesiąca kalendarzowego, czy też okresu rozliczeniowego i może spowodować zaliczenie dodatkowej pracy do wcześniejszego miesiąca lub okresu rozliczeniowego. Jeśli rozważymy sytuację, w której pracodawca stosuje 1-miesięczne okresy rozliczeniowe i 30 września pracownik pracował na 2-giej zmianie, czyli od 14.00 do 22.00, to oznacza to w praktyce, że doba pracownicza zakończy się w dniu 1 października o godzinie 14.00. Zatem wezwanie do pracy w dniu 1 października przed godziną 14.00 oznaczałoby nadgodziny, które powinny być zaliczone do września i rozliczone z wrześniowym wynagrodzeniem za pracę, gdyby były rekompensowane finansowo. Dokładnie rzecz ujmując powinny one zostać zaewidencjonowane do dnia 30 września.

Czym jest czas pracy? Kilka pojęć na początek

Moim ulubionym tematem szkoleniowym, którym zajmuję się od lat i z którego najchętniej szkolę jest czas pracy. Napisałem 5 książek poświęconych tematyce czasu pracy, które miały już po kilka wydań i całe mnóstwo artykułów dla gazet i branżowych portali, ale w dobie szukania informacji głównie w sieci postanowiłem dzielić się wiedzą z tego zakresu również na blogu.

Od września dwa razy w miesiącu na naszej stronie będzie można przeczytać kolejne tematy poświęcone zagadnieniom czasu pracy, które uzupełniam praktycznymi przykładami. A jeśli będziecie chcieli podpowiedzieć kolejny temat do opisania, to zapraszam do kontaktu. Chciałbym, by dzięki Waszej interakcji blog stał się miejscem wymiany poglądów w niełatwym temacie, jakim jest planowanie i rozliczanie czasu pracy.

Pierwszy temat otwierający publikujemy już w sierpniu, i zachęcamy do śledzenia kolejnych wpisów.

Czas pracy czyli?

Na początek temat najbardziej ogólny, czyli postaram się odpowiedzieć na pytanie, czym jest czas pracy? W tym zakresie w naszym prawie mamy dwie definicje: ogólną i dotyczącą czasu pracy kierowców, która jest znacznie bardziej szczegółowa.

Otóż, zgodnie z art. 128 § 1 k.p. czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w miejscu pracy, wynikającym z umowy o pracę. Czas pracy nie powinien się zatem kojarzyć jedynie z okresami faktycznego wykonywania zadań, ale raczej z okresami, gdy przełożony może dysponować pracownikiem i wydawać mu polecenia.

Szersza definicja wynika z art. 6 ust. 1 ustawy o czasie pracy kierowców, zgodnie z którym czasem pracy kierowcy jest czas od rozpoczęcia do zakończenia pracy, która obejmuje wszystkie czynności związane z wykonywaniem przewozu drogowego, w szczególności:

prowadzenie pojazdu;
załadowywanie i rozładowywanie oraz nadzór nad załadunkiem i wyładunkiem;
nadzór oraz pomoc osobom wsiadającym i wysiadającym;
czynności spedycyjne;
obsługę codzienną pojazdów i przyczep;
inne prace podejmowane w celu wykonania zadania służbowego lub zapewnienia bezpieczeństwa osób, pojazdu i rzeczy;
niezbędne formalności administracyjne;
utrzymanie pojazdu w czystości.

Powyższy katalog czynności nie ma charakteru zamkniętego, co potwierdza po pierwsze zwrot „w szczególności” użyty przed wyliczanką ich rodzajów, a także punkt, zgodnie z którym do czasu pracy zaliczymy „wszelkie inne prace”, jeśli zostały one podjęte w celu wykonania zadania służbowego lub zapewnienia bezpieczeństwa osób, pojazdu czy przewożonych rzeczy. Jeśli zatem kierowca prezesa musi przykładowo udać się do centrum handlowego po zakup nowej koszuli w związku z zalaniem kawą na konferencji, to także czas poświęcony na takie zakupy należy zaliczyć do czasu pracy kierowcy.

Dyspozycja fizyczna i psychofizyczna

Wracając do ogólnego pojęcia czasu pracy należy zauważyć, że jego trzonem jest zwrot „pozostaje w dyspozycji”, który należy rozumieć dwojako. Po pierwsze chodzi o dyspozycję w sensie fizycznym, czyli okresy, gdy pracownik stawił się w określonym miejscu wynikającym z umowy o pracę, a w przypadku pracy zdalnej na stanowisku pracy w domu, czy w innym uzgodnionym miejscu wykonywania takiej pracy. Po drugie chodzi o dyspozycję w rozumieniu psychofizycznym, czyli możliwość podjęcia pracy ze względu na sprawność organizmu, i tutaj taką zdolność do pracy wykluczają stan po użyciu alkoholu, czy stan nietrzeźwości oraz stan po zażyciu środków działających podobnie do alkoholu.

Kiedy się rozpoczyna czas pracy?

Co do zasady możemy powiedzieć, że czas pracy rozpoczyna się od stawienia się na stanowisku pracy, a dojazd do pracy i powrót po pracy do miejsca zamieszkania nie stanowią czasu pracy. Wyjątkiem w tym zakresie są jednak pracownicy mobilni, dla których czas pracy liczymy od wyruszenia spod domu samochodem do powrotu do domu, lub nawet później, jeśli po powrocie pracownik jeszcze musi wykonać czynności administracyjne, np. zaraportować efekty odbytych spotkań z kontrahentami. Takie podejście wynika z orzecznictwa sądowego, w którym od lat przyjmuje się, że pracownik mobilny przemieszczając się jest w dyspozycji pracodawcy, gdyż nie będzie on w stanie wykonać swoich zadań nie docierając do miejsca spotkania z klientem, czy kontrahentem.

Kiedy wlicza się czynności przygotowawcze?

W niektórych przypadkach faktyczne rozpoczęcie pracy poprzedzają tzw. czynności przygotowawcze, które mogą w określonych okolicznościach być wliczane do czasu pracy. Niestety orzecznictwo sądowe jest w tym zakresie kazuistyczne i konieczne jest ocenianie każdego przypadku odrębnie. Przykładowo najczęściej przyjmuje się, że czynnościami przygotowawczymi, które nie muszą być zaliczone do czasu pracy jest przebranie się w odzież i obuwie robocze. Argumentem przemawiającym za takim stanowiskiem jest fakt, że zgodnie z przepisami bhp nie można dopuścić do pracy pracownika, który nie spełnia wymagań stawianych przez przepisy. Czynności przygotowawcze, które muszą być uznane za czas pracy to z kolei tzw. przekazywanie zmian, które występuje w różnych branżach, czy weryfikacja obecności pracowników i rozdzielenie im zadań przed przystąpieniem do pracy. Czynności przygotowawcze mogą być specyficzne w różnych branżach i na przykład w call-center będzie to uruchomienie komputera, ściągnięcie listy kontaktów i zapoznanie się z komunikatem, jaki dziś będzie używany do pracy. Błędnym byłoby bowiem zaliczenie do czasu pracy jedynie okresu, gdy pracownik pracuje na słuchawkach, gdyż ok. 10-15 minut musi on poświęcić na przygotowanie się do pracy.

Czy korzystanie przez pracodawcę z systemu RCP coś zmienia?

Coraz większa liczba pracodawców korzysta z elektronicznej rejestracji czasu pracy, co powoduje że pojawiają się kolejne pytania w aspekcie zaliczenia całego czasu zarejestrowanego w systemie teleinformatycznym do czasu pracy. W tym zakresie w orzecznictwie przyjęto, że czas zarejestrowany w systemie RCP to pojęcie szersze niż czas pracy, gdyż system rejestruje cały okres obecności na terenie zakładu pracy, a nie oznacza to, że 100% zarejestrowanego czasu będzie stanowiło czas pracy. Zatem pracodawcy stosujący systemy RCP mają możliwość analizy danych zarejestrowanych przez systemy RCP i nie zaliczania do czasu pracy całości zarejestrowanego czasu przebywania w zakładzie pracy. Dzięki temu możliwe jest także przyjęcie pewnych zaokrągleń, czy tolerancji w rozliczaniu czasu pracy, gdzie dominuje rozliczenie w odcinkach minimum 15 minutowych i nie rozlicza się najczęściej czasu pracy w minutach. Takie podejście oznacza również, że możliwe jest niezaliczanie do czasu pracy pewnych okresów, np. szkoleń nieobowiązkowych, dyżurów zakładowych, czy po prostu zgłoszonego pracodawcy okresu oczekiwania po pracy w biurze na dogodne połączenie komunikacyjne do domu.

Czy dojście do stanowiska to już czas pracy?

W dużych organizacjach, w których mamy czytniki czasu pracy przy bramie wejściowej pojawia się realny problem, ponieważ czas zarejestrowany w systemie elektronicznym zawiera także czas dojścia od bramy do stanowiska pracy i z powrotem na koniec dnia roboczego, co zajmuje czasem nawet kilkanaście minut. W takim przypadku możliwe jest przyjęcie, że czas dojścia do stanowiska pracy nie stanowi czasu pracy, gdyż pracownik nie jest jeszcze w dyspozycji pracodawcy, która rozpoczyna się od stawienia się na stanowisku pracy, a nie w zakładzie pracy. Możliwe jest zatem technicznie odliczanie 5-10 minut od zarejestrowanego czasu pracy na czas dojścia, czy wymaganie aby o godzinie rozpoczęcia pracy, czyli np. o godzinie 8:00 pracownik był już na stanowisku, co oznacza, że odbicie na bramie powinno mieć miejsce odpowiednio wcześnie, np. o godzinie 7:55. Dobrym rozwiązaniem w tak dużych zakładach pracy jest posiadanie dwóch czytników: na bramie wejściowej do zakładu i w poszczególnych budynkach, gdyż wtedy pierwszy z nich jest jedynie potwierdzeniem obecności na terenie zakładu i może pełnić rolę analogiczną do listy obecności, a dopiero drugi służyłby do rejestrowania i rozliczania czasu pracy.