Autor: Łukasz Prasołek

Od 1 czerwca 2020 obowiązują nowe wzory formularzy – zmiany obejmują informację miesięczną i rozliczeniową dla osoby ubezpieczonej (ZUS IMIR), a także druki: ZUS RCA (imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach) oraz ZUS DRA (deklaracja rozliczeniowa).

Wzory dostosowano do zmian wprowadzanych w kilku różnych ustawach. Modyfikacje dotyczą zarówno dokumentów ubezpieczeniowych przekazywanych przez płatników składek do ZUS-u i ubezpieczonym, jak i kodów ubezpieczeniowych.

Przykładowo, we wzorze ZUS RCA dodano bloki, w których wykazywane będą przez płatników składek kwoty wpłaty w ramach pracowniczego planu kapitałowego (PPK) finansowanego przez płatnika składek.

Nowe wzory określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 20 grudnia 2019 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych oraz innych dokumentów (Dz. U. z 2020 r., poz. 81 – https://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20200000081/O/D20200081.pdf).

W dzisiejszym wydaniu Dziennika Gazeta Prawna, w dodatku Kadry i Płace (wydanie nr 103 (5256), strona C4) zamieszczone zostało stanowisko UODO z dnia 18 marca 2020 roku w sprawie wywieszania informacji o pracownikach na tablicach, wraz z komentarzem. Zgodnie ze stanowiskiem zabronione jest wywieszanie list osób, którym kończą się badania okresowe, natomiast można wywieszać profile kompetencyjne pracowników wskazujące np. kto ma uprawnienia do obsługi wózka widłowego, elektryczne, na suwnice itp. W tym drugim przypadku UODO przyjęło, że wywieszenie takich informacji służy:

• usprawnieniu organizacji pracy w zakładzie pracy,
• zapewnieniu kontroli nad prawidłowym tokiem pracy,
• ustaleniu, czy danego sprzętu używa osoba z odpowiednimi kwalifikacjami.

Nowe przepisy wprowadzone Tarczą antykryzysową 3.0 spowodowały konieczność zmian w niektórych wnioskach o wsparcie z ZUS. Na portalu PUE ZUS pojawiły się 26 maja 2020 nowe wersje wniosków RSP-D oraz RDZ. Są to wnioski dla osób ubiegających się o :

• świadczenie postojowe dla osób prowadzących działalność (wniosek RSP-D),
  w którym została zmieniona data rozpoczęcia działalności pozarolniczej z dnia 1.02.2020 na 1.04.2020;
• zwolnienie z obowiązku opłacania należności z tytułu składek (wniosek RDZ),
  w którym zostały wprowadzone nowe grupy osób mogących ubiegać się o zwolnienie z opłacania składek;

Więcej informacji znajduje się na stronie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych pod adresem: https://www.zus.pl/o-zus/aktualnosci/-/publisher/aktualnosc/1/nowe-wnioski-na-pue-zus-w-zwiazku-z-rozwiazaniami-tzw_-tarczy-antykryzysowej-3_0/3414410

W sprzedaży internetowej jest już dostępna najnowsza książka, skierowana do doradców podatkowych, biegłych rewidentów oraz księgowych, traktująca o najważniejszych zmianach w zakresie PIT, CIT I VAT, Ordynacji podatkowej, ZUS oraz prawie pracy, które zaczęły lub zaczną obowiązywać w 2020 r. z uwzględnieniem zmian związanych z tzw. tarczą antykryzysową. Autorami rozdziałów III i IV w części 6 dotyczących zasiłków oraz składek ZUS  są wspólnicy firmy Praktyczne Szkolenia.

Zakupu można dokonać na stronie internetowej wydawnictwa, pod adresem: www.ksiegarnia.beck.pl/19149-zmiany-w-podatkach-i-ksiegowosci-2020-z-uwzglednieniem-tarcz-antykryzysowych-artur-holda

Centralny Instytut Ochrony Pracy wraz z Głównym Inspektorem Pracy przygotował zalecenia dla osób pracujących w czasie epidemii koronawirusa.  Wytyczne opracowano w celu ułatwienia pracodawcom i przedsiębiorcom wdrożenia postępowania zapewniającego bezpieczeństwo pracownikom w miejscu pracy. Zawierają one między innymi szczegółowe zalecenia zachowania dystansu fizycznego, określenie zasad wykonywania pracy zdalnej, zasad przestrzegania higieny w miejscu pracy oraz wytyczne do stosowania środków ochrony indywidualnej i odzieży roboczej.

Przygotowane materiały zawierają również listę kontrolną, ułatwiającą przedsiębiorcom przeprowadzenie oceny zgodności stosowanych w zakładzie pracy środków z wytycznymi dotyczącymi bezpieczeństwa i ochrony zdrowia osób pracujących w czasie epidemii COVID-19.

Z całością wytycznych wraz z listą kontrolną można zapoznać się na stronie internetowej Państwowej Inspekcji Pracy, pod adresem: https://www.pip.gov.pl/pl/wiadomosci/110129,bezpieczenstwo-i-ochrona-zdrowia-osob-pracujacych-w-czasie-epidemii-covid-19.html

Pojawił się nowy, majowy numer Newslettera traktujący o wybranych zapisach tarczy 3.0. Newsletter można otrzymać po podaniu adresu e-mail na naszej stronie głównej.

Osobą zatrudnioną, która może zostać zapisana do PPK jest między innymi zleceniobiorca podlegający obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym. Oznacza to, że zleceniobiorcy podlegający dobrowolnym ubezpieczeniom społecznym nie są zapisywani do PPK.

Co jednak jeżeli zleceniobiorca, który podlegał ubezpieczeniom społecznym obowiązkowo w związku z czym przystąpił do PPK, będąc już uczestnikiem PPK zmienił tytułu do ubezpieczenia i stał się osobą podlegającą dobrowolnemu ubezpieczeniom społecznym? Tak sytuacja może mieć miejsce w przypadku gdy zleceniobiorca, którego zatrudnia firma zawrze z innym podmiotem umowę o pracę, która będzie dla niego tytułem do ubezpieczenia z pierwszeństwem.

Według najnowszych wyjaśnień PFR wynagrodzenie uczestnika PPK, osiągane z tytułu wykonywania umowy zlecenia – w okresach, w których uczestnik PPK podlega z tytułu tej umowy dobrowolnie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym – stanowi podstawę naliczenia wpłat do PPK.

Urząd Ochrony Danych Osobowych ogłosił na swojej stronie internetowej, że przetwarzanie przez pracodawcę danych biometrycznych pracowników nie może służyć celowi, jakim jest ewidencja czasu pracy. Pracodawca legalnie przetwarza dane biometryczne swoich pracowników, jeżeli wynika to ze szczególnych przesłanek określonych w RODO oraz znajduje podstawę w obowiązujących przepisach prawa. RODO wskazuje na przesłanki, które muszą być spełnione (określono je w art. 9 ust. 2 lit. b) by móc przetwarzać dane biometryczne. Chodzi o to, aby przetwarzanie tego rodzaju danych było niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez pracownika lub pracodawcę.

Pracodawca może rejestrować czas pracy za pomocą innych narzędzi niż stosowanie nowoczesnych technologii przetwarzających dane biometryczne pracowników, wykorzystując np. listy obecności czy indywidulane identyfikatory lub karty dostępu.

Jeśli chodzi o sektor zatrudnienia, to przetwarzanie danych biometrycznych regulują przepisy prawa pracy. Zgodnie z art. 22¹ᵇ Kodeksu pracy szczególne kategorie danych, w tym dane biometryczne (art. 9 ust. 1 RODO), mogą być przetwarzane:

• za zgodą osoby ubiegającej się o zatrudnienie bądź pracownika, wyłącznie gdy ich przekazanie następuje z inicjatywy tych osób,
• wtedy, gdy podanie takich danych jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.

Więcej szczegółów na stronie https://uodo.gov.pl/pl/138/1521

 

Na stronie Państwowej Inspekcji Pracy pojawiły się oficjalne wytyczne dla pracodawców dotyczące przywracania funkcjonowania firm.  Zalecanie środki można podzielić na kilka kategorii:

• środki techniczne (miedzy innymi oddzielanie stanowisk pracy przegrodami, dbanie o sprawną i wydajną wentylację, zapewnienie odpowiedniej odległości między pracownikami – minimum 1,5 m).
• środki organizacyjne (np. zmianowość na stanowiskach pracy, zwiększenie czasu trwania i ilości przerw w pracy, kierowanie tylko wykwalifikowanych pracowników do wykonania określonej pracy),
• środki ochrony osobistej,
• środki behawioralne (np. obserwacje przestrzegania reguł i wytycznych kierownictwa, nadzór nad pracownikami),
• działania przeciwepidemiczne (np. zapewnienie środków do dezynfekcji rąk i blatów, klamek, poręczy, wyposażenia technicznego, zwiększenie częstotliwości sprzątania pomieszczeń)

PIP zaleca także, by umożliwiać najbardziej narażonym pracownikom (osobom starszym, przewlekle chorym, kobietom w ciąży) pracę z domu. Dla pracowników, którzy mogą bezpiecznie wykonywać swoje zadania sami, oraz nie potrzebują specjalistycznych narzędzi można zaadaptować do pracy nieużywane pomieszczenia, np. wolny pokój socjalny, salę spotkań, nieużywane pokoje. Całość wytycznych znajduje się na oficjalnej stronie internetowej Państwowej Inspekcji Pracy.

Wobec pojawiających się pytań dotyczących możliwości wykorzystywania przez pracowników świadczących pracę zdalną dokumentacji papierowej zawierającej dane osobowe, Urząd Ochrony Danych Osobowych przedstawił zasady, jakie należy wprowadzić w obecnej sytuacji. Przede wszystkim pracodawcy jako administratorzy danych przetwarzanych przez pracowników podczas pracy zdalnej mają obowiązek w tym zagwarantować ich bezpieczeństwo, biorąc pod uwagę większe ryzyko związane z takimi działaniami. Pracownicy podczas pracy zdalnej mogą przetwarzać dane osobowe tylko w celach związanych z wykonywaniem swoich obowiązków służbowych oraz muszą zapewnić ich bezpieczeństwo, przestrzegając wewnętrznej polityki oraz innych procedur przyjęte w tym zakresie przez pracodawcę.

Jednocześnie UODO podkreśla, że praca na dokumentach papierowych nie będzie uzasadniona, jeżeli pracodawca:

• wdrożył elektroniczny obieg dokumentów, a pracownik ma bezpieczny dostęp do niezbędnych do pracy danych osobowych przy pomocy środków komunikacji elektronicznej;
• ma możliwość szybkiego, sprawnego i bezpiecznego wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentacji;
• może udostępnić pracownikowi odpowiednio zabezpieczone (m.in. zaszyfrowane) elektroniczne kopie niezbędnych dokumentów.

Z całością zasad można zapoznać się na stronie internetowej UODO pod adresem https://uodo.gov.pl/pl/138/1513