Autor: Łukasz Prasołek

W ostatnich dniach UODO zajął stanowisko w dwóch tematach związanych z pozyskiwaniem danych pracownika w procesie rekrutacji, oraz przechowywaniem danych pracownika w dokumentacji pracowniczej. Trzecie stanowisko dotyczy potwierdzenia legalnego pobytu pracownika w Polsce.

Pracodawca, jako administrator danych w dokumentacji pracowniczej nie musi prosić pracownika o zgodę na przetwarzanie jego danych. Podstawą prawną przechowywania danych pracownika w jego aktach osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, czyli obowiązek prawny ciążący na administratorze. Tak więc to ten obowiązek jest właściwą podstawą przetwarzania danych zgromadzonych w aktach osobowych pracowników, a nie zgoda pracownika. Z całością stanowiska można zapoznać się na stronie https://uodo.gov.pl/pl/138/1600

Jeżeli chodzi o dane, jakie pracodawca może pozyskać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, to zgodnie z art. 22¹ § 1 kodeksu pracy, pracodawca może wymagać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących imię i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie i kwalifikacje zawodowe oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Należy zauważyć, że  do przetwarzania wyżej wymienionych danych nie jest potrzebna zgoda kandydata, co do tej pory było częstą praktyką. Wyraźna zgoda na przetwarzanie wybranych danych może być niezbędna jedynie w określonych sytuacjach, na przykład na przetwarzanie danych na potrzeby przyszłych rekrutacji przez wskazany czas.

Pracodawca natomiast nie może żądać innych danych, które nie są konieczne do przeprowadzenia rekrutacji lub nie mają związku z zatrudnieniem pracownika. Zdarza się oczywiście, że osoby kandydujące do pracy przekazują z własnej inicjatywy więcej danych, niż jest to wskazane w kodeksie pracy i wtedy są one przetwarzane przez pracodawcę na podstawie zgody, która jasno wskazuje, że osoba, której dane dotyczą godzi się na przetwarzanie jej danych osobowych, które sama przekazała.

Po zakończeniu rekrutacji dane nie powinny być dłużej przetwarzane. Gdyby okazało się, że mimo zakończonej rekrutacji dane nadal są przetwarzane, to osoba, której dane dotyczą może zażądać od administratora ich usunięcia.

Więcej informacji znajduje się pod adresem https://uodo.gov.pl/pl/138/1599

Odnośnie zatrudniania cudzoziemców, to według stanowiska UODO pracodawca ma prawo żądać przedstawienia dokumentów uprawniających do przebywania na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej. Umożliwia to art. 22¹ § 4 Kodeksu pracy, który daje pracodawcy możliwość wymagania podania innych danych osobowych niż określone w art. 22¹ § 1 i 3 Kodeksu pracy. Z taką sytuacją spotykają się pracodawcy zatrudniający cudzoziemca.

Zgodnie z  art. 2 ustawy z 15 czerwca 2012 r. o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom, pracodawca ma obowiązek żądać od cudzoziemca przedstawienia przed rozpoczęciem pracy ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium Polski.

Całość na stronie https://uodo.gov.pl/pl/138/1609

ZUS ogłosił na swojej stronie internetowej konkurs w ramach Programu dofinansowania działań skierowanych na utrzymanie zdolności do pracy przez cały okres aktywności zawodowej, prowadzonych przez płatników składek, którego celem jest poprawa bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zmniejszenie zagrożenia wypadkami przy pracy lub chorobami zawodowymi. Wnioski o  dofinansowanie projektów w ramach Programu można składać od 27 lipca do 31 sierpnia 2020 r.

Do konkursu może przystąpić płatnik składek, który między innymi nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenia zdrowotne, nie zalega z opłacaniem podatków, nie znajduję się w stanie upadłości, lub w trakcie likwidacji czy postępowania upadłościowego, a także nie ubiega się o kolejne dofinansowanie przed upływem 3 lat od dnia wypłaty przez ZUS całości ostatniego dofinansowania.

Więcej szczegółów na stronie https://bip.zus.pl/konkurs-dofinansowanie-dzialan-platnika-skladek-na-poprawe-bezpieczenstwa-i-higieny-pracy/konkurs-2020.01

Osobom, które straciły pracę w związku z koronawirusem, przyznano prawo do dodatków solidarnościowych na mocy ustawy z 19 czerwca 2020 r. Dodatek nie jest przyznawany decyzją ZUS i w związku z tym dowodem potwierdzającym okres jego pobierania będzie tylko informacja wydrukowana z PUE ZUS ubezpieczonego. Powyższe zostało potwierdzone przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku z 14 lipca 2020. Resort podpowiada przy tym, że w okresie obowiązywania specustawy związanej z koronawirusem taki wydruk, potwierdzający dane zgromadzone w systemie teleinformatycznym ZUS jest dokumentem zrównanym mocą z dokumentem wydanym przez ZUS. W stanowisku z dnia 10 lipca 2020 UODO potwierdził, że wydruk ten może  być przechowywany w części B akt osobowych, i należy go uznać za dokument potwierdzający staż pracownika wliczany do innych uprawnień wynikających ze stosunku pracy.

W związku z podwyższeniem kwot wolnych od potrąceń, co powiązano z obniżeniem płac z powodu koronawirusa powstało pytanie, co z pracownikami, którzy wynagrodzenie za poprzedni miesiąc otrzymują do 10. dnia kolejnego miesiąca. Wypłata realizowana jest więc w miesiącu, w którym wynagrodzenie nie jest już obniżone. Odpowiedzi na wątpliwości udzielają: stanowisko Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej z 13 lipca 2020 oraz Krajowej Rady Komorniczej z 17 lipca 2020. Według Ministerstwa przy ustalaniu zwiększonej kwoty wolnej od potrąceń należałoby brać pod uwagę okres, za jaki wypłacane jest wynagrodzenie, a nie datę wypłaty tego wynagrodzenia.

KRK jest zgodna, że ochronie podlega konkretne wynagrodzenie za pracę należne pracownikowi. Nie ma znaczenia, kiedy to wynagrodzenie jest faktycznie wypłacane pracownikowi. Tym samym, jeżeli pracownikowi obniżono wynagrodzenie np. w okresie kwiecień – czerwiec 2020 r., to wynagrodzenie należne za ten okres podlega zwiększonej ochronie, bez względu na to, kiedy zostanie wypłacone.

Jest już gotowy nowy newsletter o podwyższaniu kwot wolnych od potrąceń, w którym publikujemy w całości 6 stanowisk różnych urzędów na ten temat. Nowe osoby zainteresowane naszym newsletterem zapraszamy do zapisów.

 

Okres przyznawania dodatkowego zasiłku opiekuńczego został wydłużony na mocy rozporządzenia Rady Ministrów o kolejne 14 dni, do 26 lipca 2020. Przysługuje on rodzicom dzieci do 8. roku życia, które nie mają orzeczenia o niepełnosprawności lub o potrzebie kształcenia specjalnego życia w dwóch przypadkach:

• zamknięcia z powodu koronawirusa placówki (żłobek, przedszkole etc.), do której uczęszcza dziecko
• gdy mimo otwarcia placówki rodzice nie zdecydują się na posłanie do niej dziecka,

Dodatkowy zasiłek przysługuje także ubezpieczonym rodzicom dzieci:

• do 16 lat, które mają orzeczenie o niepełnosprawności,
• do 18 lat, które mają orzeczenie o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności,
• które mają orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego.

Prawo do dodatkowego zasiłku opiekuńczego mają również ubezpieczeni rodzice lub opiekunowie dorosłych niepełnosprawnych, zwolnieni od wykonywania pracy z powodu konieczności zapewnienia opieki nad taką osobą w przypadku zamknięcia z powodu koronawirusa placówki, do której uczęszcza pełnoletnia osoba niepełnosprawna.

Dodatkowego zasiłku nie wlicza się do limitu przyznawanego na ogólnych zasadach 60 dni zasiłku opiekuńczego w roku kalendarzowym.

24 czerwca 2020 weszły w życie przepisy Tarczy 4.0, umożliwiające ograniczenie kosztów związanych z prowadzoną przez pracodawców działalnością socjalną. Zgodnie z art. 15ge pracodawca może zawiesić obowiązki tworzenia lub funkcjonowania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, dokonywania odpisu podstawowego i wypłaty świadczeń urlopowych. W niektórych przypadkach, gdy przepisy wewnętrzne przewidują odpis wyższy od ustawowego, Tarcza 4.0 ogranicza jego wysokość.

Tymczasem zgodnie z ustawowym obowiązkiem, pracodawcy powinni do końca maja odprowadzić równowartość 75 proc. odpisu podstawowego. Ci, którzy zrobili to w terminie, mogą skorygować przekazane już środki, co oznacza dodatkową pracę dla działów kadr i płac – konieczne będzie ponowne wyliczenie środków, które pracodawca chce odprowadzić w stosunku do już przelanych na rachunek bankowy ZFŚS.

W odpowiedzi na interpelację poselską Ministerstwo Finansów udzieliło odpowiedzi na pytanie czy testy koronawirusa sfinansowane przez pracodawcę pracownikom są przychodem podatkowym pracowników, a tym samym podlegają opodatkowaniu. Ministerstwo Finansów stanęło na stanowisku, że “(…) świadczenie pracodawcy polegające na sfinansowaniu pracownikom np. testów na koronawirusa, ale również np. maseczek, czy przyłbic, następuje w interesie pracodawcy (nie pracownika). Dostarczenie środków ochronnych, czy wykonywanie testów zapobiega niekontrolowanemu rozprzestrzenianiu się choroby, niweluje niepożądaną przez każdego pracodawcę absencję pracowników i jest istotne dla terminowego wywiązania się pracodawcy z zawartych kontraktów. W takim przypadku nie jest zatem rozpoznawany przychód po stronie pracownika.” Z całością odpowiedzi można zapoznać się pod adresem: https://orka2.sejm.gov.pl/INT9.nsf/klucz/ATTBQMJ2D/%24FILE/i06587-o1.pdf

Zgodnie z art. 3 ust. 10 ustawy 19 czerwca 2020 r. o dodatku solidarnościowym, czas pobierania dodatku  wlicza się do okresu pracy wymaganego do nabycia lub zachowania uprawnień pracowniczych. Wyjątki są dwa:  okresu pobierania dodatku solidarnościowego nie zalicza się do okresu zatrudnienia, od którego zależy nabycie prawa do urlopu wypoczynkowego, ani do stażu pracy określonego w odrębnych przepisach, wymaganego do wykonywania niektórych zawodów.

Problemem dla pracowników kadr będzie jednak udokumentowanie tego prawa przez pracowników. Pracodawcy nie pośredniczą przy składaniu do ZUS wniosków o wypłatę dodatków, a informację o przyznaniu prawa do dodatku ZUS udostępnia na profilu PUE ZUS osoby uprawnionej (art. 7 ustawy). Decyzja jest wydawana jedynie w przypadku odmowy przyznania prawa do dodatku; w przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku nie jest wydawana żadna decyzja.  Wynika z tego więc, że pracodawcy będą zaliczali ten okres do stażu na podstawie wydruku z PUE ZUS, który formalnie nie będzie decyzją ZUS.

Ministerstwo Sprawiedliwości stoi na stanowisku, iż rzetelne postępowanie komorników sądowych jest możliwe przede wszystkim poprzez skorzystanie przez komornika z szerokiego instrumentarium pozyskiwania wiedzy o stanie majątkowym dłużnika. Ministerstwo w swoim stanowisku z 22 czerwca 2020 sugeruje tryb pozyskiwania informacji przez komorników na podstawie art. 761 k.p.c. Zgodnie z § 1 wskazanego artykułu organ egzekucyjny, a więc także komornik, może żądać od uczestników postępowania złożenia wyjaśnień. Komornik może je uzyskać nie tylko od pracodawcy, lecz także od innych podmiotów, nieuczestniczących w postępowaniu egzekucyjnym, np. od pracodawcy zwolnionej żony pracownika.