Kategoria: Aktualności

Państwowa Inspekcja Pracy podsumowała dokonane w 2023 roku kontrole, z których 248 dotyczyło zasad wykonywania pracy zdalnej. W ich wyniku  stwierdzono, że aż w 60 % przypadków doszło do naruszeń wdrożenia regulacji pracy zdalnej, a w 7 kontrolowanych przypadkach doszło do wykroczeń. Wykazane nieprawidłowości dotyczyły między innymi odbierania oświadczeń od pracownika przed dopuszczeniem go do pracy zdalnej, a także nienależyte przekazywanie wymaganych informacji pracownikom.

Najczęstsze naruszenia dotyczyły:

• niewykonanie obowiązku przekazania pracownikowi, z którym uzgodniono wykonywanie pracy zdalnej informacji w zakresie określenia jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika oraz wskazanie osób/organów odpowiedzialnych za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej,
• naruszenia obowiązku odebrania przed dopuszczeniem pracownika do pracy zdalnej oświadczenia potwierdzającego, że na stanowisku pracy zdalnej są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy,
• naruszenia obowiązku odebrania oświadczenia od pracownika o zapoznaniu z oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej,
• naruszenia obowiązku pokrywania kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
• naruszenia obowiązku wypłaty ekwiwalentu lub ryczałtu w związku z wykorzystywaniem przez pracowników własnych narzędzi pracy i materiałów.

Wykroczenia, które zostały wykazane w trakcie przeprowadzonych kontroli dotyczyły między innymi niewypłacania świadczenia przysługującego pracownikowi, naruszenia przepisów dotyczących uwzględnienia wniosku pracowników uprzywilejowanych o wykonywanie pracy zdalnej, braku pisemnego potwierdzenia warunków zatrudnienia pracownika pracującego zdalnie, a także nieprzestrzegania przepisów BHP.

W przypadku 99 kontroli inspekcja nie stwierdziła żadnych uchybień.

W planie kontroli PIP na 2024 rok również znalazła się praca zdalna, a głównym celem inspekcji będzie weryfikacja praktycznego zastosowania przepisów o pracy zdalnej (m.in zapewnienie pracownikom materiałów i narzędzi do wykonywania pracy zdalnej czy wypłata ekwiwalentu lub ryczałtu), prawidłowość określania zasad wykonywania pracy zdalnej, a także sprawdzenie, czy spełnianie są wymagania w zakresie BHP.

Więcej o planie kontroli PIP na 2024 rok można przeczytać w grudniowym wpisie Państwowa Inspekcja Pracy – plan kontroli na 2024 rok.

Na stronach Rządowego Centrum Legislacji pojawił się projekt nowelizacji ustawy o cudzoziemcach opracowany przez Ministerstwo Administracji i Spraw Wewnętrznych (numer z wykazu UC15). Zadaniem nowelizacji jest ułatwienie składania wniosków o zezwolenie na pobyt przez cudzoziemców drogą elektroniczną, co ma odciążyć urzędy wojewódzkie jak i ułatwić formalności cudzoziemcom. Dzięki nowelizacji do polskiego prawa zostanie wdrożona dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady z 2021 r. w sprawie warunków wjazdu i pobytu obywateli państw trzecich w celu zatrudnienia w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji oraz uchylenia dyrektywy z 2009 r.

Obecnie cudzoziemiec, aby ubiegać się o pobyt czasowy lub długoterminowy jest zobowiązany do złożenia wniosku w formie papierowej, na urzędowym formularzu i osobiście w urzędzie wojewódzkim. Planowane zmiany zakładają składanie wniosków za pośrednictwem Modułu Obsługi Spraw. Za pośrednictwem MOS możliwe będzie składanie wniosków o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy, zezwolenia na pobyt stały oraz zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego UE, a także złożenie wniosku w imieniu małoletniego cudzoziemca, osoby ubezwłasnowolnionej lub osoby małoletniej bez opieki.

Jednak konieczność wizyty w urzędzie nie zostanie całkowicie wyeliminowana, gdyż potwierdzenie danych zawartych we wniosku będą dokonywane poprzez osobiste stawienie się cudzoziemca do urzędu wojewódzkiego.

Projekt zawiera również propozycję wydłużenia okresu ważności dokumentów wydawanych beneficjentom ochrony międzynarodowej, czyli cudzoziemców, którym nadano status uchodźcy lub udzielono ochrony uzupełniającej na terytorium RP.

 

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o praktycznych aspektach zatrudniania cudzoziemców to zapraszamy na majowe szkolenie Cudzoziemcy w kontrolach Państwowej Inspekcji Pracy i Służby Granicznej

Od 15 lutego 2024 r. wchodzą w życie nowe przepisy o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym – zgodnie z ustawą z 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym (Dz. U. z 2023 r. poz. 1304). Wchodzące w życie przepisy rozszerzają obowiązki pracodawców prowadzących działalność związaną z opieką nad osobami małoletnimi, w zakresie weryfikacji niekaralności osób podejmujących pracę z dziećmi.

I tak od 15 lutego pracodawca, który nawiązuje stosunek pracy z osobą, która będzie zajmować się wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem, świadczeniem porad psychologicznych, rozwojem duchowym, uprawianiem sportu lub realizacją innych zainteresowań przez małoletnich lub z opieką nad nimi ma obowiązek weryfikacji niekaralności osób podejmujących pracę lub działalność związaną z kontaktem z dziećmi. Obowiązek ten dotyczy nie tylko pracodawców, ale również organizatorów działalności związanych z powyższymi obszarami.

W ramach weryfikacji pracodawcy/organizatorzy działalności mają obowiązek uzyskać informacje, czy dana osoba jest zamieszczona w rejestrze z dostępem ograniczonym lub w rejestrze osób, w stosunku do których Państwowa Komisja do spraw przeciwdziałania wykorzystaniu seksualnemu małoletnich poniżej lat 15 wydała postanowienie o wpisie w rejestrze.

Pracodawca ma też obowiązek wydrukować i załączyć do akt osobowych pracownika potwierdzenie z ww. rejestru, a także załączyć do akt osobowych  następujące oświadczenia pracownika:

• informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie przestępstw określonych w rozdziale XIX i XXV Kodeksu karnego, w art. 189a i art. 207 Kodeksu karnego oraz w ustawie z 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii lub za odpowiadające tym przestępstwom czyny zabronione określone w przepisach prawa obcego,
• informację z rejestru karnego państwa obywatelstwa uzyskiwaną do celów działalności zawodowej lub wolontariackiej związanej z kontaktami z dziećmi (w przypadku osoby nieposiadającej obywatelstwa polskiego),
• oświadczenie o państwie lub państwach, w których zamieszkiwała w ciągu ostatnich 20 lat, innych niż Polska i państwo obywatelstwa, oraz informację z rejestrów karnych tych państw uzyskiwaną do celów działalności zawodowej lub wolontariackiej związanej z kontaktami z dziećmi (w przypadku osoby która zamieszkiwała za granicą w państwie innym niż Polska i kraj obywatelstwa).

Czy konieczne jest informowanie pracowników o monitoringu, skoro w regulaminie pracy, z którym każdy pracownik przed dopuszczeniem do pracy jest obowiązkowo jest zapoznawany z regulaminem pracy opisane są także zasady monitoringu?

Na powyższe pytanie odpowiedzi udzielił Urząd Ochrony Danych Osobowych, który w stanowisku z 26 stycznia 2024 roku wskazał, że obowiązek poinformowania pracownika powinien być rozumiany jako odrębny obowiązek pracodawcy. Nie można więc uznać, że samo zapoznanie z regulaminem pracy, w którym jest wzmianka o monitoringu obowiązek ten wyczerpuje. Jako podstawę takiego twierdzenia UODO wskazuje umieszczenie tego obowiązku w oddzielnej jednostce redakcyjnej art. 22[2] § 8 Kodeksu pracy (“Pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy przekazuje mu na piśmie informacje, o których mowa w § 6” czyli o celach, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu). Kolejną przesłanką jest według UODO zasada przejrzystości, wynikająca z art. 5 ust. 1 lit. a Rozporządzenia w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (“Dane osobowe muszą być przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą”).

Zasadę tę doprecyzowuje motyw 39 RODO, który wyjaśnia, że dla osób fizycznych powinno być przejrzyste, że dotyczące ich dane osobowe są zbierane, wykorzystywane, przeglądane lub w inny sposób przetwarzane oraz w jakim stopniu te dane osobowe są lub będą przetwarzane. Samo zapoznanie się z regulaminie, w którym jest wspomniany monitoring nie może zostać uznane za spełnienie tej zasady.

Odrębny problemy dotyczy obowiązku poinformowania o zasadach monitoringu w zależności od jego form, które dotyczą danego pracownika, czyli różnicowania informacji dla pracowników których konkretny rodzaj monitoringu (np. monitoring wizyjny, monitoring poczty elektronicznej, monitoring samochodu służbowego za pomocą systemu GPS). Tu Urząd nie udzielił odpowiedzi wprost, lecz wskazał, że ,,(…) Informowanie zatem danego pracownika o każdej formie monitoringu stosowanej w danym zakładzie pracy, również w odniesieniu do pomieszczeń, w których może znaleźć się tylko wyjątkowo, można w niektórych sytuacjach uznać za nadmiarowe (…)”. Oznacza to, że informowanie pracownika o innych rodzajach monitoringu, które go nie dotyczą jest działaniem nieprawidłowym.

Więcej na temat RODO w HR można dowiedzieć się na naszym szkoleniu RODO w kadrach i płacach w praktyce.

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy wynagrodzenie za zwolnienie z tytułu siły wyższej wynosi 50% wynagrodzenia zasadniczego, co nie budzi żadnych wątpliwości interpretacyjnych (art. 148[1]  § 1 Kodeksu pracy). Pytania odnośnie sposobu wyliczenia wynagrodzenia za zwolnienie z tytułu siły wyższej pojawiają się w sytuacji, w której  pracownik korzystał z tego zwolnienia, i w tym samym miesiącu dostał podwyżkę. Czy w takim wypadku wynagrodzenie za czas zwolnienia należałoby policzyć z wynagrodzenia zasadniczego przed podwyżką, po podwyżce, czy też z łącznej kwoty naliczonej za ten miesiąc?

Pamiętajmy, że zwolnienie z powodu siły wyższej może być udzielone w dniach (2 dni) lub w godzinach (16 godzin), a o sposobie wykorzystania w danym roku kalendarzowym zwolnienia od pracy, decyduje pracownik w pierwszym wniosku złożonym w danym roku kalendarzowym.

Przepisy Kodeksu pracy nie regulują kwestii naliczania wynagrodzenia za zwolnienie z tytułu siły wyższej, i dlatego w tym wypadku należy posiłkować się art. 5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy. Zgodnie z zapisami artykułu do podstawy wynagrodzenia przyjmując składniki stałe i zmienne z miesiąca w którym wystąpiło zwolnienie.

Natomiast jeśli podstawa wynagrodzenia uległa zmianie w trakcie miesiąca to należy ustalić proporcjonalnie wysokość sumy składników wynagrodzenia przed zmianą jak i po zmianie, a wynagrodzenie stanowi łączną sumę policzonych składników. Pracodawca musi ustalić stawkę godzinową z sumy składników stałych przed podwyżką, a następnie podobnie musi ustalić stawkę godzinową po podwyżce.  Kolejnym krokiem jest zsumowanie obydwu wartości.  Aby policzyć wynagrodzenie za czas zwolnienia z powodu siły wyższej najpierw mnoży się uzyskaną stawkę godzinową przez 50 %, a następnie przez liczbę godzin zwolnienia.

MRPiPS potwierdziło powyższy sposób wyliczenia w wydanym  5 stycznia 2024 r. stanowisku, w którym napisano:

“(…) jeżeli w trakcie miesiąca następuje zmiana wynagrodzenia w stawce miesięcznej o charakterze stałym, to w celu ustalenia należności za cały miesiąc należy obliczyć kwoty za dwie jego części – przed i po zmianie, a następnie je zsumować – jest to wysokość należna pracownikowi w danym miesiącu. (…)”.

 

31 stycznia 2024 roku weszły w życie przepisy rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 19 grudnia 2023 r. (Dz. U. z 2024 r. poz 55) zmieniające rozporządzenie w sprawie wiz dla cudzoziemców. Rozporządzenie wprowadza zmiany w przepisie  odnoszącym się do wydawania wiz osobom posiadającym Kartę Polaka. W nowym dokumencie w paragrafie 2 w ust. 1 uchylony zostaje pkt 23, który brzmiał “gdy wiza jest wydawana w celu korzystania z uprawnień wynikających z posiadania Karty Polaka”, a dodany zostaje pkt 30 o treści “gdy wiza jest wydawana w celu korzystania z uprawnień wynikających z posiadania Karty Polaka oraz w celu innym niż określony w art. 60 ust. 1 pkt 1–24b ustawy.”

Dzięki zmianom ujednolicone zostały wizy krajowe dla cudzoziemców posiadających Kartę Polaka oraz tych którzy występują o wizę w innych okolicznościach. Zgodnie z wcześniejszymi przepisami dla grupy osób korzystających z uprawnień Karty Polaka była wyznaczona wiza nr „18” , dla grupy osób występujących w celu innym wiza nr „23” . Od 31 stycznia 2024 r. obowiązuje tylko jedna wiza krajowa o oznaczeniu „23”. Zmiany te nie wpływają na warunki wydawania wizy krajowej.

Dla przypomnienia – Karta Polaka jest ważna przez 10 lat i potwierdza przynależność do narodu polskiego i może być wydana osobie, która nie posiada obywatelstwa polskiego, ale deklaruje polską tożsamość narodową, zna język polski i jest w stanie udowodnić, że co najmniej jeden z jej przodków był obywatelem polskim lub należał do narodu polskiego.

Urząd do Spraw Cudzoziemców opublikował na swojej stronie komunikat, zgodnie z którym zaświadczenia o objęciu ochroną czasową osób uciekających przed wojną w Ukrainie zachowują swoją ważność do 4 marca 2025 r. Dla osób, które posiadają zaświadczenia o objęciu ochroną czasową z datą ważności do 4 marca 2023 r., 4 września 2023 r. lub 4 marca 2024 r., oznacza to, że nie muszą one wnioskować o wydanie nowych dokumentów. Ważność tych dokumentów ulega przedłużeniu z mocy prawa.

O przedłużeniu mechanizmu ochrony czasowej uruchomionego decyzją wykonawczą w marcu 2022 r. początkowo na rok, a następnie na  kolejny rok do 4 marca 2025 r zdecydowała Rada Unii Europejskiej. Mechanizm ochrony obejmuje też cudzoziemców, których nie dotyczy ustawa o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa, a którzy jednocześnie należą do kategorii wysiedleńców wymienionych w decyzji wykonawczej Rady UE. Oznacza to przede wszystkim cudzoziemców, którzy nie posiadają obywatelstwa Ukrainy, nie są ich małżonkami ani najbliższą rodziną obywatela Ukrainy posiadającego Kartę Polaka, ale które legalnie przebywały w Ukrainie na podstawie ważnego zezwolenia na pobyt stały i nie są w stanie w bezpiecznych warunkach powrócić do kraju pochodzenia.

 

W wydanym 14 grudnia 2023 roku wyroku (C‑340/21)  Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej uznał, że ciężar udowodnienia odpowiednich środków zapobiegawczych przeciwko atakom hakerów spoczywa po stronie administratora danych osobowych, a obawa przed ewentualnym wykorzystaniem przez osoby trzecie danych osobowych może sama w sobie stanowić szkodę niemajątkową.

Sprawa, w której orzekał TSUE  dotyczyła ataku hakerów na bułgarską krajową agencję przychodów skarbowych, działającą przy ministrze finansów. Agencja była odpowiedzialna za identyfikację oraz zabezpieczanie i odzyskiwanie wierzytelności publicznych, i posiadała na swoich serwerach dane osobowe wierzycieli. Po włamaniu się do jej systemu w 2019 roku w Internecie  zostały udostępnione dane osobowe milionów osób, a po ujawnieniu informacji o włamaniu w mediach wiele z nich pozwało agencję w celu uzyskania odszkodowania za szkodę niemajątkową, jako powód wskazując obawy dotyczące możliwości wykorzystania danych w sposób stanowiący nadużycie.

Trybunał wskazał w wyroku, że każde takie zdarzenie sądy powinny szczegółowo analizować, czy wdrożone środki ochrony były odpowiednie, a ciężar udowodnienia że takie były, oraz że nie zostały popełnione żadne uchybienia względem zabezpieczenia danych osobowych przed cyberatakami spoczywa na administratorze.

W sytuacji, gdy nieuprawnione ujawnienie danych osobowych zostało dokonane na przykład przez  cyberprzestępców, czyli osoby trzecie, administrator może być zobowiązany do zapłaty odszkodowania osobom, które poniosły szkodę, i nawet sama obawa przed ewentualnym wykorzystaniem przez osoby trzecie danych osobowych w sposób stanowiący nadużycie w związku z naruszeniem RODO może stanowić szkodę niemajątkową.

 

Potrzebujesz szkolenia, które pozwoli Ci opanować problematykę ochrony danych osobowych? Zapraszamy na RODO w kadrach i płacach w praktyce 16 kwietnia. Szkolenie oparte będzie na analizie dotychczasowych wypowiedzi UODO i resortu pracy oraz cyfryzacji, które uchronią działy HR przed popełnianiem błędów narażających organizację na kary związane z naruszeniami RODO.

Zapowiedziany przez rząd projekt nowej ustawy wprowadzającej miesięczne zwolnienie od składek ZUS pojawił się 23 stycznia 2024 roku na stronach Rządowego Centrum Legislacji (numer z wykazu UA1). W założeniach wskazano, że projekt ma pojawić się w Sejmie w marcu 2024 roku, a przepisy miałyby zacząć obowiązywać jeszcze w tym roku.

Głównym celem projektowanych przepisów jest zmniejszenie obciążeń związanych z prowadzoną działalnością w postaci wakacji od składek na ubezpieczenia społeczne oraz na fundusze: Pracy i Solidarnościowy dla przedsiębiorców. Wakacje miałyby obowiązywać od 1 października 2024 r i trwać przez jeden miesiąc w roku, co jest zmianą w stosunku do pierwotnych zapowiedzi, w których była mowa o trzech miesiącach zwolnienia. W okresie miesiąca składki miałyby być pokryte z budżetu państwa, w wysokości obliczonej od najniższej podstawy wymiaru dla danego ubezpieczonego. W czasie wakacji składkowych nie będzie konieczności zawieszania działalności firmy, a osoby z nich korzystające będą w dalszym ciągu w systemie ubezpieczeń społecznych. W projekcie wskazano, że wniosek o zwolnienie będzie można złożyć w miesiącu poprzedzającym ten, który ma zostać nim objęty, co oznacza, że będzie można to zrobić nawet ostatniego dnia miesiąca, na dzień przed skorzystaniem ze zwolnienia.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych będzie miał obowiązek rozstrzygnąć o zwolnieniu do 40 dni od dnia złożenia wniosku.

Wakacje składkowe mają dotyczyć wyłącznie własnych składek przedsiębiorcy, czyli nie obejmą składek za pracowników, a także składki na ubezpieczenie zdrowotne. Dodatkowo z wakacji mogą skorzystać tylko mikroprzedsiębiorcy. W projekcie nie określono kryterium wielkości przychodów lub dochodów (poza 2 mln euro wysokości obrotów netto lub sumy aktywów), które uprawniałoby do ulgi, co będzie umożliwiało skorzystanie z  przepisów również firmom, które nie odnotowują problemów finansowych. Do ulgi nie kwalifikują się także artyści i twórcy oraz kobiety w ciąży, które deklarują wyższą niż minimalną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Wykluczeni zostali również ci mikroprzedsiębiorcy, którzy wykonują działalność na rzecz byłego pracodawcy, co ma to przeciwdziałać naciskom dotyczącym przechodzenia na samozatrudnienie.

Obecnie projekt został skierowany do szerokich konsultacji społecznych.

 

Zainteresowanych umowami B2B zapraszamy na szkolenie Współpraca z podmiotami na B2B – zagadnienia podatkowe i ubezpieczeniowe 11 kwietnia o godzinie 09:00. Lekturze polecamy także artykuł Wydatki na wyjazd integracyjny osób na B2B a koszt podatkowy.

Pod koniec stycznia MSZ podjął decyzję o zawieszeniu uczestnictwa Polski w programie Poland Bussines Harbour, wspierającym zatrudnienie cudzoziemców w sektorze Początki programu to 2020 rok, a jago założeniem było przyciągnięcie do Polski informatyków i firm z branży IT z Białorusi. Następnie rozszerzono założenia programu na pracowników z Gruzji, Rosji, Ukrainy, Mołdawii i Armenii.

Wobec pojawiających się zastrzeżeń dotyczące wykorzystania wiz wydanych w ramach programu Poland Bussines Harbour do celów niezgodnych z jego założeniami Minister Spraw Zagranicznych zdecydował o zawieszeniu uczestnictwa Polski do czasu przyjęcia rozwiązań gwarantujących właściwą weryfikację firm i cudzoziemców będących jego beneficjentami. MSZ poinformowało o rozpoczęciu prac nad usprawnieniem procedur wizowych, w szczególności dla pracowników aplikujących o zatrudnienie w branżach najbardziej pożądanych przez polską gospodarkę.

Jednocześnie ministerstwo poinformowało, że cudzoziemcy starający się o zatrudnienie w branży IT w Polsce mogą występować o wizy na zasadach ogólnych, z tym że dla powierzenia legalnie wykonywanej pracy konieczne będzie uprzednie uzyskanie dla nich odpowiednich zezwoleń na pracę lub oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy przez podmioty zatrudniające.

Przeczytaj także: Strategia migracyjna Polski na lata 2025-2030.

Zainteresowanych kwestiami zatrudniania cudzoziemców zapraszamy na nadchodzące szkolenia – Zatrudnianie cudzoziemców w 2024 roku 19 lutego oraz Cudzoziemcy w kontrolach Państwowej Inspekcji Pracy i Służby Granicznej 23 maja.