Kategoria: Aktualności

W dobie obecnej Pandemii wielu Pracodawców stanęło przed wyzwaniem wdrożenia pracy zdalnej w swoich organizacjach.

Jak więc robić to zgodnie z RODO tak, by jednocześnie ochronić pracowników, ale też nas samych jako pracodawców przed ewentualnym naruszeniem?

W czasie gdy pracownicy będą korzystali z tzw. home office na służbowym komputerze warto zapewnić im przede wszystkim: VPN, aktualny program antywirusowy z firewallem, funkcję backup, zaszyfrowany dysk twardy. Dodatkowo możemy wyposażyć pracownika w nakładki prywatyzujące. Warto uczulić pracowników na to by blokowali komputery przed każdym odejściem od urządzenia by zabezpieczyć dane np. przed innymi domownikami. Możemy również ustawić wygaszacz ekranu, który po dłużej bezczynności zrobi to samoczynnie. Do pracy pracownicy powinni łączyć się wyłącznie przez sieci prywatne i domowe np. poprzez udostępnienie Internetu z telefonu komórkowego lub router domowy. Unikajmy sieci publicznych takich jak np. dworce czy centra handlowe w których transfer danych może zostać przechwycony przez osoby niepowołane.

Nie zapominajmy też o telefonach – pracownicy używają je na co dzień nie tylko w trakcie pracy zdalnej. Smartphone również powinien być zabezpieczony np. poprzez posiadanie hasła do odblokowania. Dodatkowo VPN może być uwierzytelniony jednorazowym hasłem poprzez token lub telefon komórkowy.

Co w przypadku gdy nie jesteśmy w stanie zapewnić pracownikowi służbowego sprzętu?

Pamiętajmy, że RODO nie zabrania używania sprzętu prywatnego do celów służbowych. Jednak również i takie użycie musi być odpowiednio zabezpieczone. Najpopularniejszym rozwiązaniem będzie wprowadzenie procedury BYOD (Bring Your Own Device). Powinna być ona sformułowana w taki sposób by nie naruszać prywatności pracownika i odbywać się za jego zgodą. Zabezpieczenia jakie możemy wykorzystać to oczywiście te podane powyżej.

Jak więc komunikować się z pracownikiem w czasie pracy zdalnej?

Możemy wykorzystać do tego pocztę elektroniczną, jak i rozmowę telefoniczną. Jeżeli chcielibyśmy wprowadzić komunikator w firmie, należy to zrobić razem z odpowiednimi zabezpieczeniami.

Dokumenty papierowe – jak je zabezpieczyć?

O ile to możliwe, postarajmy się wyposażyć stanowisko pracy zdanej tak, aby pracownik nie musiał korzystać z form papierowych. Jeśli jednak będzie konieczność pracy na dokumentach w trakcie pracy zdalnej dbajmy o nie w domu tak jak w biurze np.:

• zabezpieczmy dokumenty przed innymi domownikami,
• pamiętajmy, o tym żeby dokumenty niszczyć w niszczarce,
• nigdy nie wyrzucajmy dokumentów do kosza,
• przeznaczmy wyznaczone miejsce w domu na ich przechowywanie.

Jak się w tym wszystkim odnaleźć?

Warto dbać cały czas o świadomość pracowników. Dobrym rozwiązaniem przy poleceniu pracy zdalnej jest również wskazanie do czego zobowiązują się pracownicy w tym np.: do wykorzystania sprzętu zgodnie z jego przeznaczeniem, przestrzegania przepisów zarówno z RODO jak i prawa pracy mając na względzie bezpieczne i higieniczne warunki pracy.

Przy wprowadzaniu pracy zdalnej warto pamiętać o zabezpieczeniach wyżej powołanych. Powinniśmy również mieć na uwadze, iż wprowadzenie pracy zdalnej wymaga analizy ryzyka chociażby z faktu czy narzędzie wykorzystane nie transferuje danych poza EOG. Nie instalujmy bezmyślnie wszystkich dostępnych darmowych aplikacji, bowiem działanie w pośpiechu, panice i strachu może wywołać poważne skutki dla naszej organizacji.

[fusion_builder_container hundred_percent=”no” equal_height_columns=”no” menu_anchor=”” hide_on_mobile=”small-visibility,medium-visibility,large-visibility” class=”” id=”” background_color=”” background_image=”” background_position=”center center” background_repeat=”no-repeat” fade=”no” background_parallax=”none” parallax_speed=”0.3″ video_mp4=”” video_webm=”” video_ogv=”” video_url=”” video_aspect_ratio=”16:9″ video_loop=”yes” video_mute=”yes” overlay_color=”” video_preview_image=”” border_size=”” border_color=”” border_style=”solid” padding_top=”” padding_bottom=”” padding_left=”” padding_right=””][fusion_builder_row][fusion_builder_column type=”1_1″ layout=”1_1″ background_position=”left top” background_color=”” border_size=”” border_color=”” border_style=”solid” border_position=”all” spacing=”yes” background_image=”” background_repeat=”no-repeat” padding_top=”” padding_right=”” padding_bottom=”” padding_left=”” margin_top=”0px” margin_bottom=”0px” class=”” id=”” animation_type=”” animation_speed=”0.3″ animation_direction=”left” hide_on_mobile=”small-visibility,medium-visibility,large-visibility” center_content=”no” last=”no” min_height=”” hover_type=”none” link=””][fusion_text columns=”” column_min_width=”” column_spacing=”” rule_style=”default” rule_size=”” rule_color=”” hide_on_mobile=”small-visibility,medium-visibility,large-visibility” class=”” id=”” animation_type=”” animation_direction=”left” animation_speed=”0.3″ animation_offset=””]

Zwolnienie od pracy przysługuje pracownikowi w związku z oddaniem krwi. Otrzymuje on zaświadczenie ze stacji krwiodawstwa, które jest podstawą usprawiedliwienia nieobecności w pracy, ale zaświadczenie dotyczy dnia określonego konkretną datą. W związku z tym w praktyce pojawił się problem, jak go rozumieć w przypadku pracowników zatrudnionych przy pracy zmianowej? Wyjaśnień na ten temat udzieliło Narodowe Centrum Krwi, wskazując, że wolny od pracy jest dzień kalendarzowy. Dlatego pracownik pracujący w takim dniu na zmianie nocnej powinien pojawić się w pracy po północy i nie ma wolnej całej swojej zmiany roboczej.

[/fusion_text][fusion_table fusion_table_type=”1″ fusion_table_rows=”” fusion_table_columns=”” hide_on_mobile=”small-visibility,medium-visibility,large-visibility” class=”” id=”” animation_type=”” animation_direction=”left” animation_speed=”0.3″ animation_offset=””]

Wyjaśnienia Narodowego Centrum Krwi z 13 lutego 2020 r.

(NCK-WWKS/324/42-pr/MR/20)

„…Czas, na który pracodawca musi zwolnić pracownika od pracy, określany jest przez stację krwiodawstwa w wydanym przez nią zaświadczeniu. Jednakże należy mieć na uwadze fakt, że zaświadczenie może dotyczyć tylko dnia, w którym Honorowy Dawca oddaje krew tj. cały dzień kalendarzowy (do godziny 24:00). Dopiero po tej godzinie, a zatem następnego dnia kalendarzowego, pracodawca może polecić pracownikowi pracę (od godz. 00:00)”.

[/fusion_table][/fusion_builder_column][/fusion_builder_row][/fusion_builder_container]

Od wczoraj pracodawcy mogą decydować o wykonywaniu pracy zdalnej pracowników przez czas oznaczony w celu przeciwdziałania zarażeniem koronawirusem (COVID-19). Jest to jednostronne uprawnienie pracodawcy, które nie jest związane ściśle z kwarantanną i nie musi trwać 14 dni, gdyż zdecydowano się na formułę „czas oznaczony” w przepisie.

Dla pracowników nowym uprawnieniem jest z kolei możliwość wykorzystania zasiłku opiekuńczego na dziecko do lat 8 w przypadku zamknięcia żłobka, przedszkola lub szkoły z powodu COVID-19.

Przepisy powyższe obowiązują przez 180 dni, gdyż przez taki okres obowiązywać ma większość przepisów specustawy.

(Ustawa z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, Dz.U. poz. 374)

Zdaniem UODO zaświadczeń ze stacji krwiodawstwa nie przechowujemy w dokumentacji pracownika.

 W wyjaśnieniach UODO z 19 grudnia 2019 r. w sprawie przechowywania dokumentów związanych z krwiodawstwem (wydane dla DGP) przyjęto, że zaświadczenia ze stacji krwiodawstwa nie powinny być przechowywane przez pracodawców ani w aktach osobowych, ani w dokumentacji związanej z ewidencją czasu pracy.

UODO stwierdziło, że dokument ten powinien być dostarczony służbom kadrowym jedynie do wglądu, w celach związanych z prowadzeniem ewidencji czasu pracy, w której będą ujęte informacje o rodzaju zwolnienia (np. zwolnienie w związku z oddawaniem krwi) oraz wymiarze tego zwolnienia (np. 1 dzień).

Takie stanowisko w dniu 20 stycznia 2020 r. zaprezentowało MRPiPS, słusznie wskazując, że obowiązek taki nie wynika z przepisów prawa pracy. Zgodnie z art. 30 § 5 k.p. w oświadczeniu pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę lub jej rozwiązaniu bez wypowiedzenia powinno być zawarte pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie odwołania do sądu pracy. Przepis nie wymaga zatem podania adresu sądu.

Do końca 2018 r. istniały wzory dokumentów kadrowych, które stanowiły załączniki do starego rozporządzenia dotyczącego dokumentacji pracowniczej i w nich był ujęty adres sądu. W nowym rozporządzeniu, które obowiązuje od 1 stycznia 2019 r. już jednak nie ma żadnych wzorów dokumentów. Zatem o treści pouczenia może zdecydować samodzielnie każdy pracodawca.

Zgodnie ze stanowiskiem MRPiPS z dnia 10 grudnia 2019 r. w sprawie wstępnych badań lekarskich pracodawca może nie przeprowadzać wstępnych badań lekarskich, jeśli pracownik przedstawia aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku wraz ze skierowaniem na te badania. Jest to możliwe w przypadkach, gdy nowe zatrudnienie nastąpi w ciągu 30 dni od rozwiązania poprzedniego stosunku pracy i o ile osoba ta nie będzie wykonywała prac szczególnie niebezpiecznych dla zdrowia.

W ocenie resortu rodziny nowy pracodawca powinien porównać nie nazwy stanowisk, ale warunki na nich panujące. Kluczowe jest więc porównanie treści skierowań na badania, ale pracodawca może ponadto rozważyć zebranie dodatkowych informacji dotyczących warunków panujących na poprzednio zajmowanym stanowisku, zawartych m.in. w opisie stanowiska pracy lub uzyskanych w trakcie rozmowy od osoby przyjmowanej do pracy. Zgodnie bowiem z przepisami Kodeksu pracy to pracodawca podejmuje decyzję, czy informacje zawarte w skierowaniu na badania lekarskie osoby przyjmowanej do pracy są wystarczające do oceny przez niego warunków pracy na nowym stanowisku z warunkami panującymi na poprzednim stanowisku oraz czy powinien zwolnić daną osobę z obowiązku wykonania wstępnych badań lekarskich.

Sąd Najwyższy wydał bardzo ważny wyrok w dniu 5 września 2019 r. (III PK 96/18) dotyczący charakteru prawnego instytucji zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy. Rozstrzygnął w nim, że zwolnienie pracownika z obowiązku świadczenia pracy z art. 36[^2] k.p. nie jest czynnością prawną, czyli oświadczeniem woli w rozumieniu art. 61 § 1 k.c. Zdaniem SN zwolnienie takie jest realizowane w ramach uprawnień kierowniczych pracodawcy (art. 22 § 1 k.p.). W konsekwencji pracodawca ma prawo wtórnie zobowiązać pracownika do świadczenia pracy, mimo, że wcześniej został on z tego obowiązku zwolniony, a także udzielić mu urlopu wypoczynkowego na podstawie art. 167[^1] k.p.

Jest to pierwszy wyrok SN dotyczący tej kwestii po dodaniu do Kodeksu pracy art. 36[^2] k.p. Bardzo ważną jego konsekwencją jest możliwość ponownego wezwania pracownika do pracy bez jego zgody. W starszym orzecznictwie sprzed 2016 r. dominował w tym zakresie odmienny pogląd, zgodnie z którym odwołanie zwolnienia ze świadczenia pracy wymagało zgody pracownika. Wyrok jest więc bardzo korzystny dla pracodawców.

W dniu 12 grudnia 2019 roku w Dzienniku Ustaw zostało opublikowane rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 9 grudnia 2019 roku w sprawie określenia niektórych wzorów oświadczeń, deklaracji informacji podatkowych obowiązujących w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych (Dz. U. nr 2397).

Powyższe rozporządzenie wprowadza dawno wyczekiwany wzór informacji podatkowej PIT-11, która uwzględnia już informacje związane z ulgą do 26 roku. Niestety, opisy poszczególnych pozycji tego formularza nie są jasne i już budzą wątpliwości co do sposobu wypełnienia tej informacji.

Od 4.5.2019 r., czyli daty wdrożenia przepisów RODO w Kodeksie pracy i w wielu innych ustawach szczególnych, wprowadzono również zmiany w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Na pracodawców nałożono nowy obowiązek w postaci corocznego przeglądu dokumentacji zgromadzonej w związku z przyznawaniem świadczeń socjalnych. Ocena ma być dokonywana  pod kątem niezbędności dalszego przechowywania dokumentacji. Ze względu na szczególne kategorie danych osobowych przegląd powinien dotyczyć głównie dokumentacji związanej z przyznawanymi zapomogami.

Obowiązek dokonania przeglądu istnieje raz w roku kalendarzowym, a więc pierwszy raz należy go dokonać jeszcze w 2019 r., a potem będzie on cyklicznie musiał być powtarzany co roku.

Początek kadencji nowego Parlamentu rozpoczął się do powrotu kwestii zniesienia ograniczenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, tzw. 30-krotności. Grupa Posłów złożyła bowiem kolejny projekt dotyczący zniesienia 30-krotności, które – zgodnie z tym projektem – miało przestać obowiązywać już od stycznia 2020 roku. Ostatecznie w dniu 19 listopada 2019 roku projekt ten został wycofany i tym samym kolejny rozdział tej sagi zakończył się.

Wydaje się że temat nie powinien już powrócić w 2019 roku, gdyż pozostało bardzo mało czasu do uchwalenia i ogłoszenia ewentualnej nowelizacji.