Archiwa Blog - Strona 2 z 5 - Praktyczne Szkolenia Prasołek & Sawicki Sp. J.

System a rozkład czasu pracy

Czym się różni system od rozkładu czasu pracy?

W regulaminie pracy, układzie zbiorowym lub obwieszczeniu każdy pracodawca ma obowiązek określić systemy, rozkłady czasu pracy oraz okresy rozliczeniowe. Sęk w tym, że żaden z przepisów Kodeksu pracy nie definiuje pojęć system oraz rozkład czasu pracy, a ich normatywne wyjaśnienie można by ująć w art. 128 Kodeksu pracy, gdyż nie są to terminy oczywiste.

Jak rozumieć pojęcie system czasu pracy?

Jest to sposób organizacji czasu pracy pracownika określający reguły co do długości dniówki roboczej, liczby i rodzaju dni roboczych oraz tygodniowego wymiaru czasu pracy i długości okresu rozliczeniowego. System narzuca pewne ogólne ramy organizacji pracy, ale z drugiej strony określa także nieprzekraczalne warunki, jak np. praca w konkretne dni tygodnia.

W Kodeksie pracy wyróżniamy następujące systemy:

podstawowy
równoważny (z maksymalnym wydłużeniem dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin, do 16 godzin albo do 24 godzin),
zadaniowy,
przerywany,
skrócony,
pracy w ruchu ciągłym,
skróconego tygodnia pracy
weekendowy.

Czym jest rozkład czasu pracy?

Element przepisów wewnętrznych pracodawcy określający ogólne zasady dotyczące organizacji czasu pracy w skali całego pracodawcy lub w poszczególnych obszarach jego funkcjonowania, np. pionach, działach, departamentach, itp. Głównym elementem rozkładu czasu pracy jest informacja, w jakie dni jest wykonywana praca: od poniedziałku do piątku, od poniedziałku do soboty, czy też niedzieli, a drugim co do ważności elementem są godziny pracy w dniach kalendarzowych ujętych jako pracujące.

Elementem rozkładu są także informacje o dniach wolnych od pracy, przerwach w pracy występujących w dniach roboczych, zarówno wliczanych jak i niewliczanych do czasu pracy. Czasem regulamin w tej części opisuje również zasady tworzenia indywidualnych harmonogramów czasu pracy, ich akceptacji, ogłaszania pracownikom, zmieniania oraz archiwizacji.

Jaka jest korelacja pojęć system a rozkład czasu pracy?

Pojęcie system czasu pracy jest nadrzędne, można wręcz powiedzieć, że system narzuca rozkład czasu pracy pracowników. Przykładowo w systemie podstawowym praca musi być planowana zawsze w dniach roboczych trwających po 8 godzin, chyba że pracownik jest zatrudniony na część etatu. W systemie skróconego tygodnia pracy możliwe jest maksymalnie planowanie pracy po 4 dni robocze na każdy tydzień, a w systemie przerywanym przerwa może zostać zaplanowana na maksymalnie 5 godzin w ciągu doby pracowniczej.

W praktyce jednak w ramach jednego systemu czasu pracy mogą występować różne rozkłady czasu pracy dla różnych grup zawodowych, czy komórek organizacyjnych istniejących w strukturze pracodawcy, i rzadko kiedy wszystkich pracowników dotyczy jeden rozkład czasu pracy.

Czym jest praca zmianowa?

Przykładem rozkładu czasu pracy jest praca zmianowa, która ma legalną definicję w art. 128 § 2 pkt 1 Kodeksu pracy i jest to wykonywanie pracy według ustalonego rozkładu czasu pracy przewidującego zmianę pory wykonywania pracy przez poszczególnych pracowników po upływie określonej liczby godzin, dni lub tygodni. Zgodnie z art. 146 Kodeksu pracy praca zmianowa jest dopuszczalna bez względu na stosowany system czasu pracy, a więc jest to przeważający argument za stanowiskiem, że ona sama nie jest systemem czasu pracy.

Nieprawidłowe są więc stwierdzenia pracodawców, że u nich stosowany jest system pracy 2-zmianowej, czy 3-zmianowej, gdyż jest to tak naprawdę system podstawowego czasu pracy z rozkładem 2-3-zmianowym.

Czas trwania zmian i zasady ich następowania po sobie są zatem elementami rozkładu czasu pracy, i jako takie powinny one także wynikać z regulaminu pracy, układu zbiorowego lub obwieszczenia o czasie pracy.

Ile systemów i rozkładów czasu pracy może wystąpić u jednego pracodawcy?

Zgodnie z art. 150 § 1 Kodeksu pracy w przepisach wewnętrznych pracodawcy powinny być określone systemy i rozkłady czasu pracy, a więc Kodeks pracy posługując się liczbą mnogą pozwala na przyjęcie, że w jednej firmie mogą być przyjęte różne systemy i rozkłady czasu pracy. I tak jest najczęściej, gdyż systemy dopasowuje się jak najbardziej do specyfiki pracy występującej w danym obszarze.

Częstym połączeniem spotykanym w praktyce jest występowanie 3 systemów czasu pracy: podstawowego, równoważnego i zadaniowego. Pierwszy z nich dotyczy najczęściej większości zatrudnionych pracowników z obszarów administracyjnych, obsługowych, zadaniowy czas pracy jest stosowany w działach handlowych, a równoważny w recepcjach, magazynach, ochronie.

Pracodawca decydując się na różne systemy i rozkłady czasu pracy powinien zadbać o przejrzystość przepisów wewnętrznych, aby wynikało z nich precyzyjnie, których pracowników dotyczy dany system czy rozkład czasu pracy. Powyższe ma bowiem wpływ na sposób zarządzania czasem pracy, a także przede wszystkim na jego rozliczanie i ustalanie godzin nadliczbowych.

Czy można łączyć systemy czasu pracy?

Przyjmuje się, że każdego pracownika powinien dotyczyć tylko jeden system czasu pracy, choć wprost takiego ograniczenia w przepisach Kodeksu pracy nie ma. Jedynie w art. 139 § 2 Kodeksu pracy ustawodawca zastrzegł wprost, że systemu przerywanego czasu pracy nie stosuje się do pracownika objętego systemami równoważnymi, pracy w ruchu ciągłym, skróconego tygodnia pracy oraz weekendowym. Ponadto w orzecznictwie Sądu Najwyższego także znajdziemy tezy, że Kodeks pracy nie przewiduje tzw. „mieszanego czasu pracy”, w ramach którego pracownik byłby zobowiązany do świadczenia pracy bez wynagrodzenia ponad powszechnie obowiązujące wszystkich pracowników podstawowe normy czasu pracy, które nie mogą przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym (por. wyroki SN z 10.6.2010 r., I PK 6/10, czy z 3.9.2010, I PK 39/10).

UWAGA! Wyjątki w tym zakresie mogą wynikać z ustaw szczególnych regulujących stosunki pracy danych grup zawodowych, i przykładowo u kierowców oraz w odniesieniu do pracowników instytucji kultury możliwe jest połączenie przerywanego i równoważnego systemu czasu pracy.

Wyłączenie stosowania doby pracowniczej przez pracodawcę

Doba pracownicza usztywnia w sposób znaczący planowanie czasu pracy, gdyż kolejny dzień pracy nie może się rozpocząć bezpośrednio po zakończeniu 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dziennego, a powinna się jeszcze zakończyć poprzednia doba pracownicza trwająca 24 godziny od rozpoczęcia pracy, zgodnie z rozkładem obowiązującym pracownika. W wielu branżach takie planowanie czasu pracy jest dużym problemem, ale na szczęście przepisy pozwalają na wprowadzenie rozwiązań uelastyczniających ten aspekt organizacji pracy przez pracodawców. Podobne rozwiązania przewidują przy tym Kodeks pracy oraz ustawa o czasie pracy kierowców.

Doba pracownicza – jak wyłączyć stosowanie doby pracowniczej dla pracowników?

W Kodeksie pracy w jednym przepisie, a mianowicie w art. 140¹ KP, uregulowano dwa różne rozkłady czasu pracy, w przypadku których nie stosuje się instytucji doby pracowniczej. Paragraf 1 tego przepisu stanowi, że rozkład czasu pracy może przewidywać różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracowników dniami pracy i jest on czasem określany potocznie jako podstawa do wyłączenia doby pracowniczej. Paragraf 2 odnosi się z kolei do tzw. ruchomego czasu pracy, który już został opisany w poprzednim wpisie na blogu.

Obydwa rozkłady czasu pracy wprowadza się w taki sam sposób, a mianowicie poprzez zawarcie odpowiedniego porozumienia zbiorowego ze związkami zawodowymi (ewentualnie zawarcie protokołu dodatkowego do układu zbiorowego pracy), a gdy takowe nie funkcjonują u pracodawcy, to z przedstawicielami załogi, wyłonionymi w trybie przyjętym u pracodawcy.

Zawarcie porozumienia daje w praktyce możliwość planowania pracy w kolejnych dniach bez przestrzegania doby pracowniczej, ale z zachowaniem 11-godzinnych odpoczynków dobowych, a takie wcześniejsze rozpoczynanie pracy nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych, co wynika wyraźnie z art. 140¹ § 4 KP. Pozwala to w praktyce zaplanować rozpoczęcie pracy nawet o 5 godzin wcześniej niż w poprzednim dniu roboczym.

Czy dla kierowców można także wyłączyć dobę pracowniczą?

Ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców zawiera podobne rozwiązanie, które niestety ma nazwę wprowadzającą w błąd, gdyż jest to „indywidualny rozkład czasu pracy”, a tak naprawdę to nie ma on charakteru indywidualnego, gdyż dotyczy ogółu kierowców. Otóż, zgodnie z art. 8 ust. 2 ww. ustawy indywidualny rozkład czasu pracy pracownika ustalany przez pracodawcę może przewidywać różne godziny rozpoczynania i kończenia pracy, a w takim przypadku ponowne wykonywanie pracy przez pracownika w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych. Regulacja ta jest zatem zbieżna z art. 140¹ § 1 i 4 KP. Podobnie jak w przypadku ogółu pracowników, zgodnie z art. 8 ust. 4 ustawy o czasie pracy kierowców zastosowanie indywidualnego rozkładu czasu pracy nie może naruszać prawa kierowców do odpoczynków, o których mowa w art. 14 ustawy, a więc dobowego i tygodniowego.

Indywidualny rozkład czasu pracy kierowców wprowadza się w porozumieniu ze stroną społeczną, a więc gdy u pracodawcy działają związki zawodowe, to w porozumieniu z nimi, a gdy pracodawca nie jest objęty działaniem takiej organizacji, to po porozumieniu z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u tego pracodawcy. W praktyce więc instytucja ta nie różni się w ogóle od wynikającej z przepisów Kodeksu pracy, mimo innej nazwy.

UWAGA! W odniesieniu do kierowców może znaleźć także zastosowanie indywidualny rozkład czasu pracy, o którym mowa w art. 142 KP, a więc wprowadzany na pisemny wniosek pracownika. Możliwe jest więc w praktyce stosowanie jednocześnie do tego samego pracownika będącego kierowcą dwóch indywidualnych rozkładów czasu pracy wynikających z różnych przepisów.

Którzy pracownicy mogą zawnioskować o wyłączenie doby?

W przypadku Kodeksu pracy w tym zakresie zastosowanie znajdzie przepis art. 150 § 5 KP, a więc jest możliwość wprowadzenia takiego rozkładu czasu pracy także na wniosek pracownika i to niezależnie od tego, czy taki rozkład został ustalony dla ogółu zatrudnionych. W tym zakresie zasady wprowadzania rozkładu wyłączającego dobę pracowniczą są bowiem analogiczne jak w przypadku tzw. ruchomego czasu pracy.

Inaczej sytuacja wygląda jednak w odniesieniu do kierowców. W ustawie o czasie pracy kierowców nie przewidziano bowiem indywidualnego wniosku pozwalającego wystąpić pracownikowi – kierowcy o wprowadzenie tzw. indywidualnego rozkładu czasu pracy, a należy przyjąć, że regulacja art. 8 ust. 2 -4 ustawy o czasie pracy kierowców jest zupełna i całościowa. Zatem nie można w odniesieniu do tej instytucji zastosować – na mocy odesłania z art. 4 ww. ustawy – regulacji z Kodeksu pracy. Tak więc kierowcy nie mogą występować o wprowadzenie tylko dla nich indywidualnego rozkładu czasu pracy z art. 8 ust. 2 ustawy o czasie pracy kierowców. Rozwiązanie takie w praktyce może wprowadzić jedynie pracodawca w odpowiednio zawartym porozumieniu zbiorowym.

Jak rozliczać nadgodziny, gdy doba pracownicza została wyłączona?

Wyłączenie doby pracowniczej na podstawie przepisów i Kodeksu pracy i ustawy o czasie pracy kierowców ma takie same skutki praktyczne dla planowania pracy i rozliczania pracy w godzinach nadliczbowych.

Otóż w odniesieniu do planowania czasu pracy możliwe jest jej zaplanowanie nawet bezpośrednio po 11 godzinach odpoczynku, i w takim przypadku ponowne rozpoczęcie pracy w tej samej dobie nie spowoduje pracy w godzinach nadliczbowych. Przykładowo pracownik (kierowca) może pracować w poniedziałek od godziny 8.00 do 20.00, we wtorek od 5.00 do 15.00, a w środę od 4.00 do 12.00. W żadnym z tych dni nie stwierdzimy przy tym powstania godzin nadliczbowych, a czas pracy jest tutaj zaplanowany prawidłowo, gdyż pomiędzy dniami roboczymi jest zachowany odpoczynek dłuższy niż minimalnie wymagane 11 godzin.

Zgodnie z jednolitym poglądem prezentowanym przez PIP oraz MRPiPS zawarte porozumienie zbiorowe jest skuteczne tylko w odniesieniu do rozkładu czasu pracy, a więc jeśli pracodawca tak zaplanuje czas pracy. Oznacza to z kolei, że w przypadku, gdy do naruszenia doby pracowniczej dojdzie w wykonaniu, czyli np. na skutek szczególnych potrzeb pracodawcy, to w praktyce powstaną godziny nadliczbowe. Porozumienia zawarte ze stroną społeczną nie powodują zatem, że doba pracownicza w ogóle nie obowiązuje, ale pozwalają na bardziej elastyczne zarządzanie czasem pracy i planowanie dni roboczych z naruszeniem doby.

Przykład:

Pracodawca zawarł porozumienie ze związkami zawodowymi wyłączające dobę pracowniczą, które obowiązuje od 1 stycznia 2025 r. W tygodniu 13-17 stycznia pracownik miał zaplanowaną pracę codziennie od godziny 6.00 do 14.00, ale realnie dwukrotnie we wtorek i czwartek rozpoczął pracę od godziny 4.00. W takim przypadku doszło do przekroczenia doby pracowniczej i pracownik powinien mieć rozliczone 2 nadgodziny dobowe w dobie poniedziałkowej oraz 2 nadgodziny dobowe w dobie środowej. Nadgodziny by nie powstały, gdyby pracodawca od początku zaplanował harmonogram w sposób następujący:

poniedziałek – 6.00 – 14.00,
wtorek – 4.00 – 12.00,
środa – 6.00 – 14.00,
czwartek – 4.00 – 12.00,
piątek – 6.00 – 14.00.

Ruchomy czas pracy

Pojęcie ruchomy czas pracy nie występuje wprost w przepisach Kodeksu pracy, ale najczęściej przyjmujemy, że jest to rozkład czasu pracy z określonym przedziałem godzinowym rozpoczynania pracy, kiedy to pracownik indywidualnie decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w każdym dniu. Czasem przez ruchomy czas pracy rozumiemy dwa rodzaje rozkładów czasu pracy, określone w art. 140¹ Kodeksu pracy, w których możliwe jest naruszanie doby pracowniczej bez konsekwencji w postaci powstania godzin nadliczbowych. W tym tekście przyjmujemy jednak pierwsze z powyższych znaczeń, a w kolejnym wpisie zajmiemy się drugim z elastycznych rozkładów czasu pracy, uregulowanym w tym przepisie.

Na czym polega ruchomy czas pracy?

Ruchomy czas pracy to rozkład, który nie przewiduje sztywnych godzin rozpoczynania i kończenia pracy w dniach roboczych, a określa jedynie przedział czasu (widełki), w którym to pracownik samodzielnie decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w danym dniu i następnie pracuje najczęściej 8 godzin, chyba że jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy. Formalnie bowiem ruchomy czas pracy stosowany jest dla pracowników biurowych, administracyjnych, którzy pracują w systemie podstawowego czasu pracy. Wprowadzając taki rozkład pracodawca umożliwia elastyczne organizowanie pracy w poszczególnych dniach, co z jednej strony ograniczy spóźnienia do pracy, a z drugiej powinno także zmniejszyć absencje godzinowe rozpoczynające dzień roboczy, np. wyjścia prywatne, gdyż będzie można po prostu później rozpocząć pracę w danym dniu zamiast korzystać z absencji.

W rozkładzie takim nie pilnujemy co do zasady doby pracowniczej, a więc ponowne rozpoczęcie pracy w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych, co pozwala pracownikom rozpoczynać pracę raz o 9.00, a w kolejnym dniu o 7.00 bez żadnych negatywnych konsekwencji. W stosunku do takich pracowników obowiązuje jedynie zasada, że wykonywanie pracy zgodnie z takim rozkładem nie może w żadnym przypadku naruszyć prawa pracownika do odpoczynku dobowego lub tygodniowego. Aby w praktyce nie naruszyć odpoczynków należy zwłaszcza uważać w dniach, w których pracownik zatrudniony w ruchomym czasie pracy miał zlecone nadgodziny.

Jak duży może być przedział godzinowy rozpoczynania pracy w ruchomym czasie pracy?

Formalnie przepisy Kodeksu pracy nie przewidują ograniczeń przedziału godzinowego, jaki można wprowadzić w ruchomym czasie pracy, w praktyce jednak w większości przypadków nie przekracza on 5 godzin. Ta wielkość jest wynikiem odjęcia od 24 godzin, czyli czasu trwania doby pracowniczej, odpoczynku dobowego i normy dobowej czasu pracy: 24 h – 11 h – 8 h = 5h. Takie podejście zabezpiecza pracodawcę przed pochopnymi decyzjami pracowników i niepilnowaniem przez nich odpoczynków dobowych, gdyż nawet gdy pracownik rozpocznie pracę w kolejnych dniach o skrajnych godzinach, to i tak nie naruszy odpoczynku, gdyż zostanie 11 godzin przerwy między dwoma okresami pracy. Przykładowo, jeśli widełki trwałyby od 6.00 do 11.00, to praca skrajna mogłaby trwać od 11.00 do 19.00 w jednym dniu oraz w kolejnym dniu od 6.00 do 14.00, a od 19.00 do 6.00 jest dokładnie 11 godzin zapewniających minimalny okres odpoczynku.

Decydując się na większy przedział godzinowy niż 5-godzinny pracodawca powinien dodatkowo zastrzec w przepisach wewnętrznych, że pracownicy podejmując indywidualne decyzje o godzinie rozpoczęcia pracy w danym dniu powinni respektować zasadę zachowania nieprzerwanie 11-godzinnego okresu odpoczynku dobowego. Postanowienie takie nie wyłączy niestety odpowiedzialności pracodawcy za naruszenia przepisów o czasie pracy, jeśli do nich dojdzie w praktyce. Dlatego wprowadzane widełki wynoszą najczęściej od 1 do 3 godzin i dzięki temu zostawiony jest jeszcze margines na dodatkową pracę nadliczbową.

Jak wprowadzić ruchomy czas pracy w organizacji?

Ruchomy czas pracy wprowadza się zawsze w uzgodnieniu z załogą i rozwiązanie to nie może zostać narzucone pracownikom bez konsultacji z ich przedstawicielami. Jeśli u pracodawcy działają związki zawodowe, to ruchomy czas pracy można wprowadzić w układzie zbiorowym pracy lub odrębnym porozumieniu zbiorowym zawartym ze związkami zawodowymi, a gdy nie ma organizacji związkowej to stroną do rozmów są przedstawiciele pracowników wyłonieni w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Przepis posługuje się w tym przypadku liczbą mnogą, a więc przedstawicieli musi być co najmniej dwóch.

Faktu zawarcia takiego porozumienia nie zgłasza się do PIP, w przeciwieństwie do porozumień wydłużających okresy rozliczeniowe maksymalnie do 12 miesięcy.

Z Kodeksu pracy nie wynika, że porozumienie takie zacznie obowiązywać po 14 dniach od jego ogłoszenia, jak to jest uregulowane w przypadku regulaminów pracy czy wynagradzania, a więc w treści zawieranego porozumienia należy ustalić jego termin wejścia w życie i może to być także po 7 czy 5 dniach od jego podania do wiadomości załodze.

Czy pracownik może wnioskować o ruchomy czas pracy?

Niezależnie od tego, czy u pracodawcy wprowadzono ruchomy czas pracy indywidualny pracownik może zawnioskować o zastosowanie tylko w stosunku do niego ruchomego czasu pracy. Jest to wniosek o analogicznym charakterze, jak wynikający z art. 142 KP wniosek o indywidualny rozkład czasu pracy, a więc niewiążący dla pracodawcy. Pracownik składając taki wniosek powinien zaproponować przedział godzinowy, w jakim chciałby rozpoczynać pracę i dobrą praktyką byłoby wskazanie uzasadnienia takiego wniosku, choć nie jest to jego wymóg formalny. Ze względów operacyjnych najlepiej, żeby praca w takim rozkładzie rozpoczynała się od początku okresu rozliczeniowego czasu pracy albo przynajmniej od 1 dnia miesiąca kalendarzowego.

Także w sytuacji, gdy u pracodawcy jest stosowany ruchomy czas pracy pracownik może zawnioskować o zmianę tylko dla niego przyjętego przedziału godzinowego rozpoczynania pracy. Jeśli pracodawca wprowadził widełki trwające tylko 1 godzinę, np. 8.00 – 9.00, pracownik może zawnioskować o ich rozszerzenie, np. od 7.30 do 10.00, co może uzasadnić przyczynami rodzinnymi związanymi z poranną logistyką związaną z odwożeniem dzieci do przedszkola i szkoły.

Kiedy dojdzie do pracy w nadgodzinach, gdy pracownik ma ruchomy czas pracy?

Wprowadzenie ruchomego czasu pracy nie wyłącza w ogóle nadgodzin, aczkolwiek ogranicza ich liczbę, gdyż nie powstaną nadgodziny wynikające z tzw. łamania doby pracowniczej. W tym rozkładzie możliwe jest w ramach widełek przyjętych przez pracodawcę rozpoczynanie pracy wcześniej niż w dniu poprzednim bez konsekwencji w postaci pracy nadliczbowej. Zatem nadgodziny powstaną w dwóch sytuacjach, gdy pracownik będzie w danym dniu roboczym pracował więcej niż 8 godzin mimo rozpoczęcia pracy w widełkach, albo gdy rozpoczął rano pracę przed najwcześniejszą godziną wynikającą z widełek. W pierwszym przypadku będą to klasyczne nadgodziny dobowe z dodatkiem 50% wynagrodzenia (chyba że godziny dodatkowej pracy przypadłyby na porę nocną to z dodatkiem 100%). W drugim przypadku dodatkową pracę musimy zaliczyć do poprzedniego dnia, a więc mogą to być nadgodziny dobowe, średniotygodniowe lub praca w dniu wolnym od pracy w zależności od tego, jaki to był dzień. W tym przypadku przyjmujemy bowiem, że jest to praca przed dobą pracowniczą. Nie jest więc tak, że doba pracownicza w ogóle nie ma znaczenia w ruchomym czasie pracy, gdyż wyłączenie powstania nadgodzin dotyczy tylko sytuacji, gdy praca wykonywana jest zgodnie z przyjętymi przez pracodawcę widełkami.

Jak prowadzić ewidencję czasu pracy dla zatrudnionych w ruchomym czasie pracy?

Przepisy o ewidencji czasu pracy wymagają zarejestrowania liczby godzin przepracowanych w danym dniu oraz godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy. Oznacza to, że w ruchomym czasie pracy ewidencja będzie trudna do prowadzenia w sytuacji, gdy pracodawca nie stosuje systemów do elektronicznej rejestracji czasu pracy. Nie można bowiem w systemie informatycznym ustawić sztywnego kalendarza po 8 godzin np. 8.00 – 16.00. Konieczne jest dokładne rejestrowanie godzin rozpoczynania i kończenia pracy w poszczególnych dobach. Ewidencja tygodniowa w przypadku widełek trwających od 7.00 do 9.00 powinna wyglądać następująco:

poniedziałek – 7.15 – 15.15, 8 godzin,
wtorek – 9.00 – 17.00, 8 godzin,
środa – 7.40 – 15.40, 8 godzin,
czwartek – 9.00 – 17.00, 8 godzin,
piątek – 7.00 – 15.00, 8 godzin.

W przypadku, gdy u pracodawcy nie ma systemu RCP, to sami pracownicy lub przedstawiciele działu kadr powinni rejestrować godziny rozpoczynania i kończenia pracy w poszczególnych dniach, aby pracodawca mógł prawidłowo prowadzić karty czasu pracy.

Zmiany w czasie pracy związane z wprowadzeniem święta w Wigilię

Jakie zmiany pociąga za sobą wprowadzenie nowego święta w Wigilię?

W podpisie u Prezydenta leży ustawa wprowadzająca w 2025 roku nowe święto w Wigilię. Mimo wcześniejszych deklaracji o złożeniu podpisu pod ustawą Prezydent zorganizował konsultacje społeczne, w trakcie których stwierdził, że jego stosunek do tych zmian „uległ niejakiemu zawieszeniu”.

Jak wejście w życie tej ustawy wpłynie na czas pracy i wynagrodzenia w 2025 r.?

Ile świąt jest teraz w Polsce?

Katalog świąt ustawowo wolnych od pracy wynika w Polsce z ustawy z 18 stycznia 1951 r. i zawiera on 13 świąt, z których nie wszystkie pomniejszają czas pracy, gdyż część przypada zawsze w niedziele. Lista dni świątecznych obejmuje:

1 stycznia – Nowy Rok,
6 stycznia – Święto Trzech Króli,
pierwszy dzień Wielkiej Nocy,
drugi dzień Wielkiej Nocy,
1 maja – Święto Państwowe,
3 maja – Święto Narodowe Trzeciego Maja,
pierwszy dzień Zielonych Świątek,
dzień Bożego Ciała,
15 sierpnia – Wniebowzięcie Najświętszej Maryi Panny,
1 listopada – Wszystkich Świętych,
11 listopada – Narodowe Święto Niepodległości,
25 grudnia – pierwszy dzień Bożego Narodzenia,
26 grudnia – drugi dzień Bożego Narodzenia.

Z wyżej wymienionych 13 świąt dwa wypadają zawsze niedziele (pierwszy dzień Wielkiej Nocy i pierwszy dzień Zielonych Świątek), a więc na czas pracy realnie wpływa tylko 11 świąt. Dołożenie do tego katalogu 14-go święta „24 grudnia – Wigilia Bożego Narodzenia” oznacza, że zwiększy się katalog świąt ruchomych i aż 12 świąt będzie wpływało corocznie na czas pracy.

Taka zmiana spowoduje, że Polska będzie jednym z państw z największą liczbą dni świątecznych w roku kalendarzowym, gdyż w wielu państwach jest 12-13, a nawet mniej świąt, a 14 świąt wolnych od pracy w roku to jedna z wyższych liczb w UE.

Mniejszy roczny czas pracy

W 2025 r. przed wprowadzeniem kolejnego święta wymiar roczny wynosił równo 2000 godzin, a wprowadzenie święta w Wigilię zmniejszy go jeszcze do 1992 godzin i będzie to najniższy wymiar do przepracowania od kilkunastu lat, gdyż wymiary od 2007 do 2024 r. wahały się od 2000 do 2024 godzin rocznie.

Ponadto grudzień będzie jedynym miesiącem z trzema świętami w roku kalendarzowym, a więc będzie miał proporcjonalnie małe wymiary miesięczne do wypracowania, co w niektórych branżach, w których występuje sezonowość zapotrzebowania na usługi i jest sezon świąteczny spowoduje wzrost liczby godzin nadliczbowych. Dotyczyło to będzie restauracji, branży hotelarskiej, operatorów pocztowych czy firm kurierskich, itp. Zyskają na tym pracownicy tych branż, gdyż prawdopodobnie zarobią więcej, ponieważ firmy w szczycie sezonu zdecydują się najpewniej na płatne nadgodziny.

Zmiany dla placówek handlowych

Wprowadzenie święta w Wigilię ma duże znaczenie dla placówek handlowych, w przypadku których kolejne święto oznacza de facto zakaz handlu i mniejsze obroty w okresie przedświątecznym. Chcąc to zrekompensować branży wprowadzono w parlamencie zmianę polegającą na tym, że przed Bożym Narodzeniem będą nie jak dotychczas 2 niedziele handlowe, a aż 3 niedziele handlowe. Zatem w tym roku możemy zrobić zakupy w niedziele: 15 i 22 grudnia, a w przyszłym zakupy będą możliwe aż w trzy niedziele: 7, 14 i 21 grudnia.

Na sam koniec prac legislacyjnych wprowadzono jednak jeszcze jeden przepis zabezpieczający pracowników placówek handlowych, gdyż uregulowano, że ten sam pracownik może pracować w grudniu tylko w dwie z trzech pracujących niedziel. Należy pamiętać, że w świetle przepisów wykroczeniowych z Kodeksu pracy wszystkie naruszenia przepisów o czasie pracy są wykroczeniami, a więc zlecenie pracy we wszystkie handlowe niedziele grudnia będzie oznaczało popełnienie wykroczenia przeciwko prawom pracownika. Co ważne wykroczeniem będzie także zlecenie pracy w godzinach nadliczbowych w trzecią niedzielę, która zgodnie z zaplanowanym czasem pracy była wolna dla pracownika.

Wpływ na ekwiwalent

Zmiany wprowadzone ustawą z dnia 27 listopada 2024 r. o zmianie ustawy o dniach wolnych od pracy oraz niektórych innych ustaw mają wejść w życie z dniem 1 lutego 2025 r., co oznacza, że liczba świąt ustawowo wolnych od pracy w roku 2025 r. nie będzie stała. W styczniu 2025 r. będziemy mieli nadal 13 świąt, a dopiero od lutego 14 świąt.

Ta sytuacja ma znaczenie dla płac wszystkich pracowników, którzy będą zmieniali pracę w 2025 r., ponieważ wpłynie na ekwiwalenty wypłacane przez pracodawców z tytułu niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego, gdyż święta bierze się pod uwagę przy obliczaniu współczynnika ekwiwalentowego. Współczynnik służący do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu ustala się bowiem odrębnie w każdym roku kalendarzowym i stosuje się go przy obliczaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu tego roku.

Współczynnik ustala się, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (sobót), a otrzymany wynik dzieli się przez 12.

Zatem dla odchodzących z pracy w styczniu 2025 r. wyniesie on:

365 – (52 + 11 + 52) : 12 = 365 – 115 = 250 : 12 = 20,83

Z kolei dla odchodzących z pracy od lutego do grudnia 2025 r. wyniesie on:

365 – (52 + 12 + 52) : 12 = 365 – 116 = 249 : 12 = 20,75

Kwotę ekwiwalentu ustalamy dzieląc podstawę ekwiwalentu przez współczynnik, a więc mniejszy dzielnik oznacza wyższy ekwiwalent. Zmiana ta jest zatem korzystna dla pracowników i podniesie koszty płacowe w przypadku pracodawców z dużą rotacją pracowników, którzy często wypłacają ekwiwalenty za urlop.

Norma i wymiar czasu pracy

Czym się różni norma od wymiaru czasu pracy?

Czytając Kodeks pracy często nie zastanawiamy się nad znaczeniem konkretnego pojęcia, a to niestety błąd, gdyż pojęcia teoretycznie bliskoznaczne mają kompletnie inne znaczenie, co najlepiej widać na przykładzie pojęcia norma i wymiar czasu pracy. Tych terminów nie można stosować zamiennie, choć czasem norma będzie równa wymiarowi czasu pracy w danym dniu czy tygodniu.

Czym jest norma czasu pracy?

To przyjęte przez ustawodawcę standardowe godziny pracy w Polsce, i normy są dwie: dobowa oraz tygodniowa. Ta pierwsza ma charakter sztywny i wynosi dla większości pracowników 8 godzin, a ta druga ma charakter przeciętny i wynosi 40 godzin średnio na tydzień w skali przyjętego okresu rozliczeniowego czasu pracy. Takie podejście potwierdził także SN w swoim wyroku z 20 marca 2019 r. (I PK 258/17), stwierdzając, że w art. 129 § 1 k.p. klarownie zestawiono normę dobową z “przeciętną” normą tygodniową, a aspekt systemowy nie pozwala na traktowanie normy dobowej jako “przeciętnej”, czyli bilansującej się w dłuższym niż doba okresie.

Czy wszystkich obowiązują takie same normy czasu pracy?

Standardowa długość norm czasu pracy, czyli 8 i 40 godzin wynika z art. 129 k.p., ale krótsze normy czasu pracy występują w przypadku pracowników z niepełnosprawnością w stopniu umiarkowanym lub znacznym oraz pracowników podmiotów leczniczych.

W przypadku pracowników niepełnosprawnych z lekkim stopniem niepełnosprawności normy czasu pracy mają taką samą wielkość jak w przypadku ogółu pracowników, ale różnica dotyczy charakteru normy tygodniowej, która jest sztywna, a nie przeciętna. Powyższe ma znaczenie dla planowania i organizacji czasu pracy, gdyż wyklucza elastyczne jego planowanie.

Pracownicy niepełnosprawni z umiarkowanym lub znacznym stopniem niepełnosprawności mają krótsze normy czasu pracy wynoszące odpowiednio 7 i 35 godzin i ta druga jest podobnie jak w przypadku osób z lekkim stopniem niepełnosprawności normą sztywną.

Krótsze normy czasu pracy dotyczą również pracowników podmiotów leczniczych czyli pielęgniarek oraz lekarzy i wynoszą one 7 godzin 35 minut na dobę oraz 37 godzin 55 minut tygodniowo. Dodatkowo w przypadku pracowników niewidomych zatrudnionych na stanowiskach wymagających kontaktu z pacjentami normy wynoszą tylko 6 godzin na dobę i przeciętnie 30 godzin tygodniowo.

Czy normy czasu pracy można skracać?

Krótsze normy czasu pracy mogą wynikać również z decyzji pracodawców wynikających albo ze szkodliwości lub uciążliwości warunków pracy albo z widocznej w UE tendencji do skracania czasu pracy i umożliwiania pracownikom lepszego godzenia ról: zawodowej i rodzinnej. Również Sąd Najwyższy w wyroku z 11 stycznia 2023 r. (II USKP 185/21) potwierdził, że skrócona dobowa norma czasu pracy może wynikać z przepisów powszechnie obowiązujących, a także z układów zbiorowych pracy i aktów prawa zakładowego.

W jakim znaczeniach występuje pojęcie wymiar czasu pracy w Kodeksie pracy?

Wymiar czasu pracy występuje w przepisach prawa pracy w 3 znaczeniach, jako:

liczba godzin do przepracowania w okresie rozliczeniowym,
wymiar etatu – czyli wymiar określony w umowie o pracę, np. ½, ¾, czy cały etat,
czas pracy zaplanowany do przepracowania w dobie pracowniczej.

Pierwsze pojęcie wynika z art. 130 k.p. i określamy je także potocznie nominałem czasu pracy i jest to liczba godzin czasu pracy, którą planujemy pracownikowi do przepracowania w dłuższej skali jaką jest okres rozliczeniowy, a ten w Kodeksie pracy może wynosić nawet 12 miesięcy.

Wymiar etatu wpływa z kolei na szereg uprawnień pracowniczych, które są wyliczane proporcjonalnie do niego, co dotyczy urlopów wypoczynkowych, zwolnień od pracy z tytułu opieki nad dzieckiem do lat 14 czy siły wyższej.

Trzecie pojęcie wymiaru czasu pracy jest z kolei kluczowe z punktu widzenia rozliczania czasu pracy oraz ustalania godzin nadliczbowych, czy godzin ponadwymiarowych w przypadku pracowników zatrudnionych na część etatu.

Jakie mamy rodzaje wymiarów dobowych?

Dobowy wymiar czasu pracy może być zgodny długością z normą czasu pracy obowiązującą pracownika, a także od niej krótszy lub dłuższy, a te dwa ostatnie określamy jako skrócony albo przedłużony dobowy wymiar czasu pracy. Planowane wymiary czasu pracy są zgodne z normą w systemie podstawowym czasu pracy, gdy pracownik ma pełen etat.

Skrócone i przedłużone dobowe wymiary czasu pracy występują w praktyce w przypadku planowania czasu pracy zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy oraz w systemach czasu pracy, które dopuszczają wydłużenie czasu pracy powyżej 8 godzin na dobę. Będą to systemy równoważnego czasu pracy, pracy w ruchu ciągłym, weekendowy czy system skróconego tygodnia pracy.

Przepisy Kodeksu pracy nie regulują minimalnego wymiaru czasu pracy, który można zaplanować do przepracowania pracownikowi, ale w praktyce rzadko zdarza się planowanie pracy na mniej niż 4 godziny na dobę, chyba że pracownik jest zatrudniony w niewielkim wymiarze czasu pracy. W praktyce w przypadku pracodawców stosujących równoważne systemy czasu pracy zdarzają się także regulacje w przepisach wewnątrzzakładowych określające minimalną długość skróconego dobowego wymiaru czasu pracy.

Odmiennie wygląda sytuacja, jeśli chodzi o przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, gdyż ten jest ograniczony ustawowo i może wynosić maksymalnie:

12 godzin – w przypadku systemów równoważnego, skróconego tygodnia pracy, weekendowego, czy systemu pracy w ruchu ciągłym (art. 135, 143, 144 oraz 138 k.p.),
16 godzin – w przypadku systemu równoważnego powiązanego z dozorem urządzeń lub częściowym pozostawaniem w pogotowiu do pracy (art. 136 k.p.),
24 godziny – w przypadku systemu równoważnego dopuszczonego m.in. dla służb ochrony osób i mienia (art. 137 k.p.).

Na co wpływają wymiary czasu pracy?

Wymiary czasu pracy wpływają na szereg uprawnień pracowniczych, począwszy od kwestii wynagrodzeniowych, poprzez korzystanie z różnych uprawnień pracowniczych, rozliczanie absencji w pracy, kończąc wreszcie na rozliczaniu godzin nadliczbowych, ale każde z tych zagadnień musiałoby zostać osobno opisane i poddane poszerzonej analizie, co jest niemożliwe przy krótkim tekście na blogu.

Skąd pracownik ma wiedzę na ten temat?

Od 26 kwietnia 2024 r. w treści informacji o warunkach zatrudnienia, która jest wręczana pracownikowi obowiązkowo w terminie 7 dni od dopuszczenia go do pracy znajdują się dwa punkty dotyczące zarówno norm, jak i wymiarów czasu pracy obowiązujących pracownika, a zatem na początku zatrudnienia pracownik jest zapoznawany z tymi wielkościami.

Praca zmianowa

Jak mówimy “praca zmianowa” to intuicyjnie wiadomo, że jedni pracownicy pracują na rano, a inni ich zastępują po południu i trzecia grupa ewentualnie w nocy, ale czy tylko? Niestety polska definicja pracy zmianowej jest nieprecyzyjna i nie do końca zgodna z unijną dyrektywą 2003/88 dotyczącą niektórych aspektów organizacji czasu pracy. Jakie są tego konsekwencje?

Co to jest praca zmianowa?

Zgodnie z art. 128 § 2 pkt 1 k.p. przez pracę zmianową należy rozumieć wykonywanie pracy według ustalonego rozkładu czasu pracy przewidującego zmianę pory wykonywania pracy przez poszczególnych pracowników po upływie określonej liczby godzin, dni lub tygodni.

Natomiast zgodnie z dyrektywą “praca w systemie zmianowym” oznacza każdą formę organizacji pracy w systemie zmianowym, zgodnie z którą pracownicy zmieniają się na tych samych stanowiskach pracy według określonego harmonogramu, łącznie z systemem następowania po sobie, który może mieć charakter nieprzerwany lub przerywany oraz pociąga za sobą konieczność wykonywania pracy przez pracownika o różnych porach w ciągu określonych dni lub tygodni.

Jak widać zatem w polskiej definicji zabrakło 1 elementu, jakim jest zastępowanie się przez pracowników na tych samych stanowiskach pracy, a więc w Polsce pracą zmianową będzie także praca wykonywana przez 1 pracownika od 8.00 do 16.00, a przez drugiego od 12.00 do 20.00, gdy zamieniają się oni co tydzień, ale w ciągu dnia ich zmiany się zazębiają, i pracują częściowo razem, a nie jeden zastępuje na stanowisku drugiego. To powoduje, że polskie rozumienie pracy zmianowej jest szersze.

Czy praca zmianowa to system czy rozkład czasu pracy?

Zgodnie z art. 146 Kodeksu pracy praca zmianowa jest dopuszczalna w każdym systemie czasu pracy, a więc ona sama nie może być systemem czasu pracy i jest to rodzaj rozkładu czasu pracy. Wyróżniamy przy tym kilka rodzajów pracy zmianowej: 2-zmianową, 3-zmianową, czy wreszcie 4-brygadową.

UWAGA! 4-brygadówka to nie jest odrębny system czasu pracy, a system podstawowy połączony z pracą 3-zmianową wykonywaną non-stop, czyli 24 godziny na dobę w dłuższym, najczęściej 4-miesięcznym okresie rozliczeniowym.

Skąd pracownik dowie się o pracy zmianowej?

Długość i liczba zmian powinny być jako elementy rozkładu czasu pracy określone w regulaminie pracy, układzie zbiorowym pracy lub obwieszczeniu o czasie pracy, co wynika z art. 150 § 1 k.p. Najczęściej w Polsce występują zmiany skoordynowane z kodeksową definicją niedzieli, która trwa od 6.00 w niedzielę do 6.00 w poniedziałek, a więc zmiany trwają od 6.00 do 14.00 (I zmiana), od 14.00 do 22.00 (II zmiana) oraz od 22.00 do 6.00 (III zmiana). W takim przypadku optymalnym rozwiązaniem byłoby również skoordynowanie długości pory nocnej z czasem trwania 3-ciej zmiany, gdyż wtedy łatwiej się rozlicza płace, bowiem dodatek nocny przysługuje wyłącznie pracownikom zatrudnionym na tej zmianie.

Pracodawcy mogą jednak wprowadzać różne godziny trwania zmian w różnych obszarach organizacji i mają tutaj pełną dowolność ze względu na brak wytycznych w Kodeksie pracy dotyczących tej materii.

W przypadku systemu równoważnego czasu pracy w wielu organizacjach praca odbywa się na dwie zmiany trwające po 12 godzin, które często przypadają od 6.00 do 18.00 i od 18.00 do 6.00, lub od 7.00 do 19.00 i odpowiednio od 19.00 do 7.00. Tak pracuje się przykładowo w logistyce, recepcjach hotelowych, czy też w szpitalach na oddziałach całodobowych.

Pracownik przed dopuszczeniem do pracy jest zapoznawany z regulaminem pracy (układem zbiorowym pracy, czy obwieszczeniem), a więc dowiaduje się bezpośrednio przed rozpoczęciem pracy, czy jego stanowisko obejmie praca zmianowa. Dodatkowo po zmianach wprowadzonych w kwietniu 2023 r. w treści informacji o warunkach zatrudnienia pracodawcy informują pracowników w terminie 7 dni od dopuszczenia do pracy o „zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę”. Oznacza to, że w przypadku, gdy jest stosowany jakiś powtarzalny sposób zmieniania przez pracowników zmian, to powinien on im zostać przedstawiony, np. w przypadku równoważnego systemu czasu pracy Dzień, Noc, 2-3 dni wolne od pracy, Dzień, Noc, 2-3 dni wolne od pracy itd. W informacji nie powinno się jednak powielać danych z regulaminu pracy, a więc podawać godzin trwania poszczególnych zmian, gdyż te już pracownik zna, a jej celem jest przybliżenie sposobu przechodzenia pomiędzy zmianami, żeby pracownik miał większe wyobrażenie o sposobie organizacji jego czasu pracy.

Na co wpływa praca zmianowa?

Wprowadzenie pracy zmianowej wpływa przede wszystkim na dwa aspekty organizacji czasu pracy – możliwość planowania i zlecania pracy w niedziele i święta oraz możliwość skracania odpoczynków tygodniowych poniżej 35 godzin.

W art. 151¹⁰ k.p. praca zmianowa jest najprostszym sposobem na uzyskanie prawnej możliwości pracy w niedziele i święta bez względu na branżę, w której działa pracodawca. Wystarczy więc wprowadzić różne godziny rozpoczynania pracy w danym obszarze, np. 8.00 – 16.00, 9.00 – 17.00 oraz 10.00 – 18.00 i rotować między nimi pracowników i już mamy nie tylko pracę zmianową zgodną z polską definicją, ale także możliwość i planowania pracy w niedziele i zlecania dodatkowej pracy w takie dni.

Ważniejsze jest jednak dopuszczenie planowania skróconych odpoczynków tygodniowych w przypadku, gdy dochodzi do tzw. łamania zmian. Zgodnie bowiem z art. 133 § 2 k.p. w przypadku zmiany pory wykonywania pracy przez pracownika w związku z jego przejściem na inną zmianę, zgodnie z ustalonym rozkładem czasu pracy, tygodniowy nieprzerwany odpoczynek może obejmować mniejszą liczbę godzin, ale nie może być on krótszy niż 24 godziny. Co ważne taki krótki odpoczynek może zostać zaplanowany w harmonogramie czasu pracy i pozwala on na przejście ze zmiany III na zmianę I po jednym dniu wolnym od pracy, czyli możliwy jest harmonogram przykładowo taki: poniedziałek praca od 22.00 do 6.00, wtorek dzień wolny, a w środę zaplanowana praca od 6.00 do 14.00.

Czy można stosować pracę zmianową w systemie równoważnym w sieci handlowej?

W branży retail na porządku dziennym jest stosowany równoważny system czasu pracy i 3-miesięczne okresy rozliczeniowe oraz zatrudnienie w niepełnych wymiarach czasu pracy, rzadko jednak elementem organizacji pracy są konkretne zmiany. Pracownicy w handlu pracują bowiem o bardzo różnych godzinach począwszy od 6.00 do zamknięcia sklepów o 22.00, czy nawet 23.00 i długość dniówek roboczych waha się od 4 do 12 godzin. Zdarza się, że w dużych sklepach co 30 minut kolejny pracownik rozpoczyna pracę, a więc trudno tutaj wskazać wyraźne zmiany i sprecyzować ich długość.

W praktyce więc u takich pracodawców powinien być stosowany regularny okres odpoczynku wynoszący nieprzerwanie 35 godzin w tygodniu.

Zdarza się jednak, że organizacje dzielą godziny rozpoczynania pracy na tzw. grupy zmian, aby móc skorzystać z dobrodziejstwa skróconego odpoczynku i przyjmują np. że zmiany rozpoczynające się w przedziale 6.00 – 10.00 to pierwsze zmiany, a zmiany rozpoczynające się w przedziale 12.00 – 16.00 to drugie zmiany. W takim przypadku jedynie przejście ze zmiany z grupy drugiej na zmianę z grupy pierwszej uzasadnia skorzystanie ze skróconego odpoczynku, a zmiana godzin pracy w obrębie jednej grupy zmian, np. z 9.00 na 7.00 nie jest traktowana jako przejście ze zmiany na zmianę i dalej oznacza konieczność zachowania nieprzerwanie 35-godzinnego odpoczynku tygodniowego. Powyższe rozwiązanie ma na celu z jednej strony umożliwienie stosowania skróconych odpoczynków, a z drugiej strony zachowanie zgodności z celem dyrektywy, jakim było jednak zastępowanie się pracowników na stanowisku pracy.

Przestrzeń międzydobowa

Dyrektywa o czasie pracy posługuje się pojęciem dziennego odpoczynku, a my w Polsce mamy odpoczynek dobowy, gdyż w naszych przepisach wprowadzono dodatkowo pojęcie doby pracowniczej. Niestety praktyka pokazała, że oprócz dób występuje jeszcze przestrzeń międzydobowa, co wynika z tego, że nie ma ciągłości dób pracowniczych, a kolejne rozpoczynają się zawsze zgodnie z godziną rozpoczęcia pracy planowanego w rozkładzie czasu pracy danego pracownika. Co to komplikuje?

Jak wyznaczyć przestrzenie między dobami?

Punktem wyjścia jest w tym zakresie właściwe oznaczenie dób pracowniczych, zgodnie z ich legalną definicją, a trwają one 24 kolejne godziny począwszy od godziny rozpoczęcia pracy wynikającej z rozkładu czasu pracy pracownika (art. 128 § 3 pkt 1 k.p.). Przestrzenie między dobami nie wystąpią, gdy pracownik pracuje 5 razy w tygodniu o tej samej porze, np. 9.00 – 17.00, gdyż wtedy będzie ciągłość dób i będą one trwały od 9.00 do 9.00.

Jeśli jednak przesuniemy godziny rozpoczęcia pracy na późniejsze w niektórych dniach, spowoduje to już powstanie przestrzeni międzydobowej. Zatem, gdyby pracownik pracował od poniedziałku do środy w godzinach 7.00 – 15.00, a następnie w czwartek i piątek od 9.00 do 17.00, to środowa doba pracownicza zakończy się o godzinie 7.00 w czwartek, ale doba czwartkowa rozpocznie się dopiero o godzinie 9.00 w czwartek i zakończy odpowiednio o 9.00 w piątek. W takim przypadku w czwartek pomiędzy 7.00 a 9.00 będzie okres, który nie należy do żadnej doby pracowniczej, a więc to właśnie jest przestrzeń międzydobowa, czy tzw. czarna dziura między dobami pracowniczymi.

W praktyce największe „dziury” między dobami pojawią się w przypadku pracy zmianowej i tzw. łamania zmian w środku tygodnia, gdyż wtedy mogą one trwać 8 a nawet 16 godzin. Jeśli bowiem przykładowo pracownik od poniedziałku do środy pracuje na pierwszej zmianie w godzinach 6.00 – 14.00, a w czwartek i piątek na zmianie drugiej w godzinach 14.00 – 22.00, to w czwartek pojawi się przestrzeń międzydobowa 8-godzinna od 6.00 do 14.00, gdyż doba czwartkowa zacznie się, zgodnie z harmonogramem dopiero od 14.00. Gdyby pracownik w czwartek i piątek miał zaplanowaną pracę na trzeciej zmianie, to „dziura” między dobami wynosiłaby aż 16 godzin, od 6.00 do 22.00 w czwartek, gdyż doba czwartkowa trwałaby od godziny 22.00 w czwartek do 22.00 w piątek.

Czy definicja niedzieli obowiązująca u pracodawcy ma znaczenie dla ustalenia tzw. dziur między dobami?

Problem przestrzeni międzydobowych ogranicza sztywne planowanie godziny rozpoczęcia pracy o takiej samej porze. W przypadku takich organizacji tzw. czarne dziury między dobami nie wystąpią często, ale mogą mieć miejsce w poniedziałki rano. Taka sytuacja wystąpi, jeśli niedziela zdefiniowana u pracodawcy zakończy się wcześniej niż pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z harmonogramem w poniedziałek. Wielu pracodawców nie definiuje pojęcia niedzieli w przepisach wewnątrzzakładowych i wtedy trwa ona od godziny 6.00 w niedzielę do godziny 6.00 w poniedziałek, zgodnie z art. 151⁹§ 2 k.p. Jeśli firma pracuje od 9.00 do 17.00, to w każdy poniedziałek wystąpi przestrzeń międzydobowa w godzinach od 6.00 do 9.00.

W przypadku pracy zmianowej przestrzeń międzydobowa w poniedziałek może trwać aż 16 godzin, jeśli pracownik ma w danym tygodniu trzecią zmianę i pracuje w godzinach 22.00 – 6.00. W takim przypadku „dziura” między dobami trwa bowiem od 6.00 do 22.00.

Jak się zachować po dniu wolnym od pracy?

W praktyce trzecia sytuacja, gdy trzeba wziąć pod uwagę przestrzeń między dobami powstanie w przypadku, gdy pracownik miał dzień wolny od pracy, a w kolejnym dniu rozpocznie swój dzień od pracy dodatkowej przypadającej przed planowaną zmianą. Przykładowo pracownik pracujący na zmiany pracował w poniedziałek i wtorek na pierwszej zmianie, miał zaplanowaną wolną środę, a następnie w czwartek pracę na drugiej zmianie, czyli w godzinach 14.00 – 22.00. Jeśli pracownik w takim przypadku przyszedłby do pracy na godzinę 10.00, czy 12.00, to taki czas pracy przypadnie także w przestrzeni między dobami pracowniczymi.

Jak rozliczyć dodatkową pracę przypadającą w trakcie takiej przestrzeni międzydobowej?

Zgodnie ze stanowiskami MRPiPS z 2013 r., zaakceptowanymi następnie także przez PIP taka praca powinna być co do zasady potraktowana jako nadgodziny średniotygodniowe.

[…] Jeśli dodatkowa praca nie może być zakwalifikowana jako praca nadliczbowa na dobę, bowiem nie przypada w dobie pracowniczej, a między kolejnymi dobami pracowniczymi, to powinna być ona rozliczona jako praca nadliczbowa wynikająca z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy. […]

(stanowiska MRPiPS z 13.9.2013 r. i 21.10.2013 r.)

Przyjęte w tym zakresie rozumowanie podtrzymuje obowiązującą zasadę pierwszeństwa przekroczenia normy dobowej, gdyż najpierw weryfikujemy, czy praca wystąpiła w trakcie trwania doby pracowniczej, a dopiero, gdy stwierdzamy, że jest poza dobami przyjmujemy jej kwalifikację jako nadgodziny średniotygodniowe.

Czy 9 godzin pracy w takiej dziurze między dobami jest rozliczane jednakowo?

Skoro przestrzenie międzydobowe mogą trwać nawet 16 godzin, to nie jest w praktyce wykluczona sytuacja, że w trakcie takowej przestrzeni dojdzie do pracy w wymiarze dłuższym niż 8 godzin. W takiej sytuacji pojawia się z kolei kolejne pytanie, czy dzielimy godziny dodatkowej pracy na 8 + 1, czyli 8 średniotygodniowych i 1 dobową, jakby to zostało zrobione w dniu wolnym od pracy? Odpowiedź na tak zadane pytanie jest negatywna, gdyż norma dobowa dotyczy jak sama nazwa wskazuje dób pracowniczych, zatem w przypadku przestrzeni międzydobowych wszystkie godziny dodatkowej pracy zaliczamy do nadgodzin średniotygodniowych. Powyższy pogląd potwierdza także stanowisko MRPiPS.

Czy tak samo będzie w przypadku niepełnoetatowca?

Inaczej jednak powinien się zachować pracodawca w przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, gdyż w ich przypadku co do zasady praca przypadająca pomiędzy dobami nie spowoduje przekroczenia przeciętnej, tygodniowej normy czasu pracy, wynoszącej dla wszystkich pracowników 40 godzin tygodniowo. W takim przypadku powinno się rozliczyć godziny ponadwymiarowe i zweryfikować limit umowny obowiązujący danego pracownika, celem ustalenia, czy doszło do jego przekroczenia, co także może skutkować obowiązkiem wypłaty dodatku jak za nadgodziny.

UWAGA!

Stanowisko w tym zakresie za pewne ulegnie zmianie, gdy Polska wdroży zmiany w zasadach rozliczania nadgodzin pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze, które wymuszają wyroki TSUE z 19 października 2023 r. (w sprawie C-660/20) oraz z dnia 29 lipca 2024 r. (sprawa C-184/22 i C-185/22), zgodnie z którymi wymaganie przepracowania tej samej liczby godzin co pracownicy pełnoetatowi, aby nabyć prawo do dodatku za nadgodziny jest nierównym traktowaniem, gdyż pracownik niepełnoetatowy albo nie jest w stanie w ogóle nabyć prawa do takiego dodatku, albo jest to dla niego zdecydowanie trudniejsze niż dla pracownika pełnoetatowego. Takie działanie jest w praktyce dyskryminacją ze względu na wymiar etatu.

Jak będzie wyglądał czas pracy w 2025 roku?

Czas pracy w 2025 roku będzie wyglądał następująco: w przyszłym roku popracujemy o 8 godzin krócej, gdyż roczny wymiar czasu pracy wyniesie równo 2000 godzin, co oznacza 250 dni roboczych. Najkrócej będziemy pracować w listopadzie, gdyż tylko 144 godziny, co zdarza się niezwykle rzadko – ostatni raz także w listopadzie 2014 r., czyli ponad 10 lat temu. Dodatkowo aż dwa święta wypadną w soboty i trzeba będzie za nie wyznaczyć pracownikom inne dni wolne od pracy w trakcie okresu rozliczeniowego.

Jak wyglądają wymiary w poszczególnych miesiącach?

Wymiary wahają się od 144 do 184 godzin i ta ostatnia wielkość wystąpi aż dwukrotnie – w lipcu oraz w październiku. W poszczególnych miesiącach czas pracy w 2025 roku wygląda następująco:

Jak się rozkłada czas pracy kwartalnie?

Niestety pod tym kątem najbardziej pracowity jest 3-ci kwartał obejmujący wakacje, gdyż w nim wymiar do przepracowania wynosi aż 520 godzin, co wynika z faktu, że w lipcu jest aż 184 godziny do przepracowania. W pozostałych kwartałach wymiar czasu pracy wynosi odpowiednio: 496 godzin w pierwszym kwartale, 488 w drugim kwartale oraz 496 w ostatnim kwartale 2025 r. Bardziej pracujące jest zatem drugie półrocze, w trakcie którego wymiar czasu pracy wynosi 1016 godzin, podczas gdy w pierwszym półroczu do przepracowania jest tylko 984 godziny.

Które święta przypadają w soboty?

W sobotę przypadają dwa święta – 3 maja oraz 1 listopada, a więc w okresach rozliczeniowych obejmujących te miesiące pracodawcy będą musieli wyznaczyć dni wolne od pracy z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy w innych terminach. Dni te nie muszą przypadać w tym samym miesiącu kalendarzowym, jeśli stosowany jest dłuższy okres rozliczeniowy, i co ważne mogą one przypadać zarówno przed jak i po takim święcie. Jednak pracodawcy, którzy stosują 1-miesięczne okresy rozliczeniowe nie mogą udzielić dnia wolnego za 1 listopada w ostatnim dniu października, aby pracownicy spokojnie dojechali na cmentarze oddalone czasem daleko od ich domów, gdyż jest to ostatni dzień poprzedniego okresu rozliczeniowego.

UWAGA! Wyznaczany dzień wolny od pracy to nie jest dzień wolny za święto, jak mówimy potocznie. W dokumentacji czasu pracy powinien on zostać oznaczony jako dzień wolny z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy, a więc potocznie rzecz ujmując jako dzień wolny za sobotę, a w tym zakresie nadal są popełniane błędy.

Jak potraktować pracowników rozpoczynających pracę w miesiącach, gdy święto przypada w sobotę?

Jeśli pracownicy rozpoczną pracę w maju lub w listopadzie 2025 r. nie od pierwszego dnia miesiąca to spowoduje to problemy z planowaniem ich czasu pracy, gdyż takim osobom w odróżnieniu od reszty załogi nie będą się należały dni wolne w zamian za święto przypadające w soboty, gdyż to miało miejsce przed zatrudnieniem.

UWAGA! Umowa o pracę zawarta od poniedziałków albo 5 maja albo 3 listopada oznacza, że święta przypadające przed zatrudnieniem nie mają wpływu na czas pracy w takim miesiącu, a więc gdy są u pracodawcy wyznaczone sztywne dni wolne dla całej załogi np. 10 listopada, to pracownicy tacy zyskają ekstra dzień wolny od pracy.

Jeśli dni wolne są udzielane indywidualnie w terminach ustalonych z przełożonymi, to takie osoby nie skorzystają z tego uprawnienia, gdyż w ich przypadku święta nie spowodują pomniejszenia czasu pracy.

Gdzie mogą być długie weekendy?

Czas pracy w 2025 roku pod kątem długich weekendów wygląda bardzo atrakcyjnie. Majówka w 2025 r. to będą cztery dni wolnego, gdyż zapewne większość pracodawców odda dzień wolny za święto przypadające w sobotę 3 maja dzień wcześniej, czyli 2 maja i dzięki temu pracownicy będą mieli długi weekend od czwartku do niedzieli bez konieczności wzięcia ani jednego dnia urlopu wypoczynkowego. Dobrze wypada także święto Wniebowzięcia Najświętszej Maryi Panny, a więc 15 sierpnia, które przypada w piątek, dając bez żadnych dni wolnych kolejny przedłużony weekend. Trzecia możliwość dłuższego weekendu będzie miała miejsce w listopadzie, gdzie wiele firm wyznaczy dzień wolny za 1 listopada w poniedziałek 10 listopada, i dzięki temu pracownicy będą mieli długi 4-dniowy weekend od 8 do 11 listopada.

Jak wypadną święta Bożego Narodzenia i Sylwester?

25 i 26 grudnia 2025 r. to czwartek i piątek, a więc z weekendem będziemy mieli 4-dniowy okres świąteczny, a dodatkowo jeśli przejdzie pomysł posłów Lewicy, aby Wigilia była dniem ustawowo wolnym od pracy, to wolne byłoby już od środy. W kolejnym tygodniu w czwartek jest Nowy Rok, a potem we wtorek Święto Trzech Króli, zatem biorąc w tym okresie 5 dni urlopu wypoczynkowego można mieć łącznie 13 dni wolnego, a gdyby wolna była jeszcze Wigilia to pełne 2 tygodnie wolnego.

Perspektywa więc wygląda bardzo atrakcyjnie i można zaplanować świąteczny wyjazd.

Okres rozliczeniowy – zarządzanie czasem pracy pracownika

Na co wpływa okres rozliczeniowy?

W przeciwieństwie do doby i tygodnia, które mają legalne definicje w Kodeksie pracy nie znajdziemy w przepisach wyjaśnienia, jak rozumieć pojęcie „okres rozliczeniowy”. Jest to jednak okres czasu mierzony w tygodniach lub częściej w miesiącach, w ramach którego pracodawca zarządza czasem pracy pracownika.

Jakie mogą być długości okresów rozliczeniowych?

Długości okresów rozliczeniowych wahają się w Kodeksie pracy od 4 tygodni do maksymalnie 12 miesięcy, z tym że bez specjalnego trybu wydłużania okresu rozliczeniowego związanego z poinformowaniem o tym fakcie PIP pracodawcy mogą wprowadzić maksymalnie okres rozliczeniowy nie przekraczający 4 miesięcy.

UWAGA! Wszystkie przepisy Kodeksu pracy określają maksymalne długości okresów rozliczeniowych, gdyż zawierają zwrot „nieprzekraczającym …. miesięcy”, a więc konkretna długość okresu musi wynikać z decyzji pracodawcy. Dodatkowo nie wystarczy wpisać w przepisach wewnątrzzakładowych, że okres wynosi 3 miesiące, tylko trzeba jeszcze określić precyzyjnie, jak są liczone okresy rozliczeniowe, gdyż 3 miesiące wcale nie muszą oznaczać kwartału w roku kalendarzowym.

Najkrótszy okres rozliczeniowy dotyczy systemu pracy w ruchu ciągłym i wynosi do 4 tygodni, w przypadku systemów weekendowego i skróconego tygodnia pracy okres rozliczeniowy nie powinien przekraczać 1 miesiąca, a w systemie podstawowym 4 miesięcy. Bardziej skomplikowane są reguły dotyczące długości okresu rozliczeniowego w przypadku równoważnego systemu czasu pracy, gdyż punktem wyjścia jest okres rozliczeniowy nie przekraczający 1 miesiąca, ale w szczególnie uzasadnionych przypadkach można go przedłużyć do 3 miesięcy, a przy pracach uzależnionych od pory roku lub warunków atmosferycznych nawet do 4 miesięcy. W przypadku niektórych systemów nie ma wprost w przepisach regulacji dotyczącej okresu rozliczeniowego, a dotyczy to przede wszystkim zadaniowego czasu pracy, i wtedy przyjmuje się długość okresu rozliczeniowego dla podstawowego systemu czasu pracy.

Od 2013 r. wprowadzono do Kodeksu pracy możliwość wydłużenia okresu rozliczeniowego w każdym systemie czasu pracy do 12 miesięcy, co wymaga zawarcia porozumienia zbiorowego z przedstawicielami załogi oraz przesłania jego kopii do PIP. Zagadnieniu 12-miesięcznych okresów rozliczeniowych zostanie poświęcony jednak odrębny wpis na blogu.

Skąd wynika długość okresu rozliczeniowego?

Długość okresu rozliczeniowego wynika z jednego z 3 dokumentów obowiązujących u pracodawcy: układu zbiorowego pracy, regulaminu pracy lub obwieszczenia o czasie pracy, które dotyczy najmniejszych podmiotów zatrudniających do 49 pracowników.

W praktyce jest to decyzja pracodawcy, podyktowana jednak częściowo wybranym systemem czasu pracy, który przewiduje maksymalną długość, jaka może być zastosowana.

W praktyce nie ma żadnych przeciwwskazań, aby u jednego pracodawcy stosowanych było kilka długości okresu rozliczeniowego dla różnych grup pracowników. Powyższe wymaga tylko precyzyjnego podziału pracowników na grupy, aby w razie kontroli PIP nie budziło wątpliwości, jaki okres rozliczeniowy obowiązuje kontrolowanego pracownika.

Czy okresy rozliczeniowe mogą przypadać na przełomie roku kalendarzowego?

Przepisy prawa pracy poza długością okresu rozliczeniowego nie regulują nic więcej, a więc nie ma formalnych przeciwwskazań, aby okresy rozliczeniowe przypadały na przełomie roku kalendarzowego. Można powiązać długości okresów rozliczeniowych z rokiem finansowym stosowanym w spółce lub z innymi czynnikami wpływającymi na zapotrzebowanie na pracę, np. sezonowością, czy cyklem produkcyjnym, porami roku itp. Przykładem branży, w której są stosowane 3-miesięczne okresy rozliczeniowe na przełomie roku (listopad – styczeń lub grudzień – luty) jest branża retail, w której grudzień jest okresem najbardziej nasilonej pracy, wymagającym dużej liczby nadgodzin, a więc trudnym operacyjnie rozwiązaniem byłoby kończenie okresu rozliczeniowego właśnie z dniem 31 grudnia. Dzięki okresowi rozliczeniowemu przypadającemu na przełomie roku możliwe jest natomiast rekompensowanie w naturze nadwyżek przepracowanych godzin na początku kolejnego roku kalendarzowego, co wiąże się z mniejszymi kosztami poniesionymi przez pracodawcę z tytułu wynagrodzenia za godziny nadliczbowe.

Okres rozliczeniowy przypadający na przełomie dwóch lat kalendarzowych nie ma wpływu na zasady organizacji oraz planowanie czasu pracy pracowników, ale w zakresie nadgodzin komplikuje sposób wliczania godzin nadliczbowych do ich rocznego limitu. Limit ten dotyczy bowiem roku kalendarzowego, a więc nadgodziny z okresu przypadającego na przełomie 2 lat trzeba wliczyć częściowo do jednego rocznego limitu i częściowo do drugiego.

Jakie funkcje pełni okres rozliczeniowy?

Okres rozliczeniowy pełni w praktyce 3 funkcje:

jest okresem, na który ustalamy wymiar czasu pracy do przepracowania dla pracowników, zgodnie z algorytmem przyjętym w Kodeksie pracy,
jest okresem, na który układamy harmonogramy czasu pracy dla załogi,
jest okresem w skali którego rozliczamy nadgodziny, w szczególności ustalamy, czy doszło do przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy.

Długość okresu rozliczeniowego wpływa na możliwość elastycznego zarządzania czasem pracy, gdyż w przypadku 2-4 miesięcznych okresów rozliczeniowych nie są dla pracodawcy wiążące wymiary czasu pracy z poszczególnych okresów miesięcznych wchodzących w jego skład, a znaczenie ma jedynie globalny wymiar dla całego okresu. Pozwala to z kolei na nierównomierne planowanie czasu pracy w skali okresu i dostosowanie liczby planowanych godzin pracy do potrzeb biznesowych.

Na czym polega nierównomierny rozkład czasu pracy?

Nierównomierny rozkład jest możliwy, gdy pracodawca stosuje minimum 2 miesięczny okres rozliczeniowy czasu pracy, ale jest on bardziej efektywny przy dłuższych okresach rozliczeniowych. Polega on na tym, że planując czas pracy do przepracowania w okresie rozliczeniowym dzielimy globalny wymiar czasu pracy w takim okresie na części w oparciu o potrzeby pracodawcy, pilnując jedynie aby suma zaplanowanego czasu pracy zgadzała się z wymiarem w całym okresie rozliczeniowym.

Zatem, jeśli wymiar dla 3-miesięcznego okresu, czyli 4 kwartału w 2024 r. wynosi 496 godzin to możliwe są następujące sposoby zaplanowania czasu pracy w poszczególnych miesiącach okresu rozliczeniowego:

200 godzin w październiku, 96 godzin w listopadzie, 200 godzin w grudniu,
166 godzin w października, 166 godzin w listopadzie, 166 godzin w grudniu,
248 godzin w październiku, 0 godzin w listopadzie, 248 godzin w grudniu.

Planując nierównomiernie czas pracy w dłuższym okresie rozliczeniowym pracodawca nie jest bowiem związany faktem, że wymiary liczone odrębnie dla poszczególnych miesięcy wchodzących w skład okresu rozliczeniowego wynoszą 184 godziny w październiku, 152 godziny w listopadzie oraz 160 godzin w grudniu. Możliwe jest także planowanie zgodne z wyżej podanymi wymiarami miesięcznymi.

Nierównomierny rozkład czasu pracy nie oznacza przy tym, że w miesiącach, gdy planowany czas pracy jest wyższy od wymiaru danego miesiąca liczonego odrębnie doszło do pracy w godzinach nadliczbowych. Jest to jedynie „pożyczka” godzin z innego miesiąca tego samego okresu rozliczeniowego, co oznacza, że w praktyce nie ma wahań wynagrodzeń pomiędzy poszczególnymi miesiącami takiego okresu, jeśli pracownik zarabia pensję miesięczną. W takim przypadku pracownik w każdym z 3 miesięcy otrzyma swoje wynagrodzenie wynikające z umowy o pracę. Inaczej sytuacja wyglądałaby jednak w przypadku stawek godzinowych, gdyż wtedy zgodnie z ogólną zasadą płacową z art. 80 k.p., zgodnie z którą wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną, należałoby przeliczyć wynagrodzenie w poszczególnych miesiącach okresu rozliczeniowego proporcjonalnie do liczby przepracowanych godzin. Sytuacje takie mogą oznaczać duże wahania w wynagrodzeniu, a ponadto istnieje ryzyko, że w którymś z miesięcy pracownik nie wypracuje minimalnego wynagrodzenia za pracę, co spowoduje konieczność dokonania wyrównania wynagrodzenia do kwoty minimalnej pensji. Dlatego stosowanie nierównomiernego rozkładu czasu pracy jest bardziej uzasadnione, gdy pracownicy otrzymują stałe pensje.

Definicja tygodnia w Kodeksie pracy

Definicja tygodnia w Kodeksie pracy rozumiana jest jako kolejne 7 dni kalendarzowych począwszy od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego obowiązującego pracownika. Podobnie zatem jak przy dobie pracowniczej jego pojęcie odbiega od powszechnego rozumienia tygodnia, co powoduje dużo komplikacji w planowaniu czasu pracy, zwłaszcza że jest to regulacja prawna odmienna także od przepisów unijnej dyrektywy o czasie pracy.

Na co wpływa definicja tygodnia?

Definicja tygodnia została stworzona w polskim prawie przede wszystkim po to, aby pracodawcy prawidłowo udzielali pracownikom odpoczynków, które w Polsce nazywamy tygodniowymi. Zgodnie bowiem z art. 133 § 1 k.p. pracownikowi przysługuje w każdym tygodniu prawo do co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku. Tydzień jest zatem swoistym „okresem rozliczeniowym”, w trakcie którego każdy pracownik powinien mieć zapewniony właściwej długości odpoczynek.

Niestety w tym zakresie nasze przepisy są niespójne z dyrektywą 2003/88 dotyczącą niektórych aspektów organizacji czasu pracy, z której art. 5 wynika, że minimalny okres odpoczynku wynoszący 24 godziny musi zostać zapewniony pracownikowi w każdym okresie 7-dniowym, a nie w tygodniu, a to nie to samo.

Co z dniami wystającymi poza pełne tygodnie?

Po pierwsze jak rozłożymy tygodnie w okresie rozliczeniowym, to będą one przypadały zawsze tak samo, czyli przykładowo w 1-miesięcznych okresach rozliczeniowych od 1 do 7 dnia miesiąca, od 8 do 14 dnia miesiąca, od 15 do 21 dnia miesiąca oraz od 22 do 28 dnia miesiąca. Przy takich okresach rozliczeniowych 4 tygodnie kończą się zawsze w tej samej dacie, czyli 28. dnia każdego miesiąca, a następnie zostaje jeszcze 1-3 dni, które określamy jako dni wystające poza pełne tygodnie. I tutaj powstaje pytanie, czy w takim okresie pracownik powinien mieć zapewniony odpoczynek tygodniowy? Czytając literalnie polski przepis odpowiedź brzmi nie, gdyż tu już nie ma tygodnia, a od 1 dnia kolejnego miesiąca wyznaczymy kolejny tydzień dla nowego okresu rozliczeniowego. Zatem dzięki specyficznemu polskiemu podejściu mamy na koniec okresu rozliczeniowego okres, który nie stanowi tygodnia i tym samym nie gwarantuje pracownikowi odpoczynku.

Taka regulacja pozwala także zaplanować pracownikowi więcej niż 7 kolejnych dni roboczych bez zapewnienia odpoczynku, a więc jest niezgodna z dyrektywą unijną, ale od 20 lat ma się dobrze i nie są jak na razie planowane zmiany w tym obszarze.

W tym zakresie jednak PIP nie może kwestionować braku odpoczynku, gdyż działanie pracodawcy jest zgodne z polskim przepisem Kodeksu pracy.

Co z okresami rozliczeniowymi zaczynającymi się od niedzieli?

Największym w praktyce problemem są jednak przypadki, gdy okres rozliczeniowy rozpoczyna się od niedzieli, gdyż wtedy w takim okresie rozliczeniowym wszystkie tygodnie są liczone od niedzieli do soboty, co oznacza, że w środku każdego weekendu mamy przełom tygodni. Taka sytuacja oznacza z kolei w praktyce, że w najprostszych rozkładach czasu pracy i stałych jej godzinach pracownicy nie mają zapewnionego tygodniowego odpoczynku.

Rozważmy to na przykładzie pracy od poniedziałku do piątku w godzinach 9.00 – 17.00. Przy takiej pracy we wrześniu 2024 r., w każdym tygodniu pracownik ma dwa okresy odpoczynku na początku i na koniec tygodnia, ale żaden z nich nie trwa odpowiednio długo, gdyż jest krótszy niż 35 godzin. Tydzień rozpoczyna się od godziny 00.00 w niedzielę, a więc do 9.00 rano w poniedziałek jest okres odpoczynku trwający łącznie 33 godziny, czyli o 2 godziny za krótki. Z kolei po zakończeniu 5 dni roboczych zostaje odpoczynek od 17.00 w piątek do północy w sobotę, który trwa z kolei 31 godzin i też nie gwarantuje nieprzerwanego odpoczynku trwającego 35 godzin. Ten przykład pokazuje dobitnie, iż rozumowanie, że 7-dniowy okres z dyrektywy można utożsamić z tygodniem jest błędne.

W praktyce PIP od lat nie kwestionuje jednak takich przypadków, gdyż musiałaby wymagać albo kończenia pracy w piątki o godzinie 13.00 albo zaczynania jej w poniedziałki dopiero od godziny 11.00. Takie podejście oznaczałoby, że cała budżetówka, w tym PIP i jego pracownicy mieliby niezapewniony odpoczynek tygodniowy. Mając to na uwadze i przyjmując pro unijną wykładnię przepisów Kodeksu pracy inspektorzy pracy przyjmują w takich przypadkach, że w 7-dniowym okresie jest zapewniony odpoczynek i nie kwestionują ich na kontrolach. Jest to jednak kolejny argument przemawiający za koniecznością zmiany przepisów o odpoczynku w połączeniu z definicją tygodnia pracowniczego.

Czy definicja tygodnia wpływa na inne uprawnienia pracownicze?

Do pojęcia tygodnia odwołują się przepisy Kodeksu pracy określające normy czasu pracy i tygodniowy czas pracy łącznie z godzinami nadliczbowymi, ale w tym przypadku wielkości czasu pracy mają charakter przeciętny, a więc przyjęte pojęcie tygodnia nie komplikuje niczego. Pozwala za to w skali długich okresów rozliczeniowych określić dopuszczalną do przepracowania liczbę nadgodzin, czy rozliczyć prawidłowo nadgodziny średniotygodniowe.

W Kodeksie pracy występuje także system skróconego tygodnia pracy, w którym zgodnie z art. 143, dopuszczalne jest wykonywanie pracy przez pracownika przez mniej niż 5 dni w ciągu tygodnia przy założeniu, że dzięki dłuższym niż 8-godzinne dniówkom roboczym wypracuje on wymiar czasu pracy, zgody z etatem. Również w tym przypadku należy pamiętać, że maksymalnie 4 dni robocze mają przypadać nie w tygodniu liczonym od poniedziałku do niedzieli, a w tygodniu pracowniczym, ustalonym zgodnie z przepisami Kodeksu pracy.

Ostatnim przepisem z działu dotyczącego czasu pracy, który odwołuje się do tygodnia jest art. 151¹² k.p., zgodnie z którym pracownik pracujący w niedziele powinien korzystać co najmniej raz na 4 tygodnie z niedzieli wolnej od pracy. Tutaj również bierzemy pod uwagę tygodnie pracownicze, a nie liczone potocznie, ale w tym przypadku nie byłoby jednak w praktyce różnicy, gdyby tygodnie były liczone od poniedziałku do niedzieli, gdyż ważne jest ich następowanie po sobie i weryfikacja, czy nie ma zbyt wielu pracujących niedziel pod rząd.

Czy tydzień dla kierowców liczymy tak samo?

Nie, w przypadku kierowców już na poziomie unijnym uregulowano, że tydzień to okres pomiędzy godziną 00.00 w poniedziałek i godziną 24.00 w niedzielę i taką samą definicję mamy także w polskiej ustawie o czasie pracy kierowców. W przypadku tej grupy zawodowej obowiązuje zatem powszechne rozumienie tygodnia i nie ma znaczenia rodzaj wykonywanych przewozów, gdyż taka sama definicja występuje w przepisach dotyczących przewozów unijnych, wykonywanych poza UE oraz krajowych i nie ma znaczenia, czy jest to przewóz osób czy towarów.

Zatem pracodawcy, którzy zatrudniają także kierowców mają trudniejsze zadanie, gdyż muszą pilnować odpoczynków odrębnie dla kierowców i innych grup pracowników, przyjmując dwie różne definicje tygodnia.