Archiwa Blog - Strona 2 z 4 - Praktyczne Szkolenia Prasołek & Sawicki Sp. J.

Norma i wymiar czasu pracy

Czym się różni norma od wymiaru czasu pracy?

Czytając Kodeks pracy często nie zastanawiamy się nad znaczeniem konkretnego pojęcia, a to niestety błąd, gdyż pojęcia teoretycznie bliskoznaczne mają kompletnie inne znaczenie, co najlepiej widać na przykładzie pojęcia norma i wymiar czasu pracy. Tych terminów nie można stosować zamiennie, choć czasem norma będzie równa wymiarowi czasu pracy w danym dniu czy tygodniu.

Czym jest norma czasu pracy?

To przyjęte przez ustawodawcę standardowe godziny pracy w Polsce, i normy są dwie: dobowa oraz tygodniowa. Ta pierwsza ma charakter sztywny i wynosi dla większości pracowników 8 godzin, a ta druga ma charakter przeciętny i wynosi 40 godzin średnio na tydzień w skali przyjętego okresu rozliczeniowego czasu pracy. Takie podejście potwierdził także SN w swoim wyroku z 20 marca 2019 r. (I PK 258/17), stwierdzając, że w art. 129 § 1 k.p. klarownie zestawiono normę dobową z “przeciętną” normą tygodniową, a aspekt systemowy nie pozwala na traktowanie normy dobowej jako “przeciętnej”, czyli bilansującej się w dłuższym niż doba okresie.

Czy wszystkich obowiązują takie same normy czasu pracy?

Standardowa długość norm czasu pracy, czyli 8 i 40 godzin wynika z art. 129 k.p., ale krótsze normy czasu pracy występują w przypadku pracowników z niepełnosprawnością w stopniu umiarkowanym lub znacznym oraz pracowników podmiotów leczniczych.

W przypadku pracowników niepełnosprawnych z lekkim stopniem niepełnosprawności normy czasu pracy mają taką samą wielkość jak w przypadku ogółu pracowników, ale różnica dotyczy charakteru normy tygodniowej, która jest sztywna, a nie przeciętna. Powyższe ma znaczenie dla planowania i organizacji czasu pracy, gdyż wyklucza elastyczne jego planowanie.

Pracownicy niepełnosprawni z umiarkowanym lub znacznym stopniem niepełnosprawności mają krótsze normy czasu pracy wynoszące odpowiednio 7 i 35 godzin i ta druga jest podobnie jak w przypadku osób z lekkim stopniem niepełnosprawności normą sztywną.

Krótsze normy czasu pracy dotyczą również pracowników podmiotów leczniczych czyli pielęgniarek oraz lekarzy i wynoszą one 7 godzin 35 minut na dobę oraz 37 godzin 55 minut tygodniowo. Dodatkowo w przypadku pracowników niewidomych zatrudnionych na stanowiskach wymagających kontaktu z pacjentami normy wynoszą tylko 6 godzin na dobę i przeciętnie 30 godzin tygodniowo.

Czy normy czasu pracy można skracać?

Krótsze normy czasu pracy mogą wynikać również z decyzji pracodawców wynikających albo ze szkodliwości lub uciążliwości warunków pracy albo z widocznej w UE tendencji do skracania czasu pracy i umożliwiania pracownikom lepszego godzenia ról: zawodowej i rodzinnej. Również Sąd Najwyższy w wyroku z 11 stycznia 2023 r. (II USKP 185/21) potwierdził, że skrócona dobowa norma czasu pracy może wynikać z przepisów powszechnie obowiązujących, a także z układów zbiorowych pracy i aktów prawa zakładowego.

W jakim znaczeniach występuje pojęcie wymiar czasu pracy w Kodeksie pracy?

Wymiar czasu pracy występuje w przepisach prawa pracy w 3 znaczeniach, jako:

liczba godzin do przepracowania w okresie rozliczeniowym,
wymiar etatu – czyli wymiar określony w umowie o pracę, np. ½, ¾, czy cały etat,
czas pracy zaplanowany do przepracowania w dobie pracowniczej.

Pierwsze pojęcie wynika z art. 130 k.p. i określamy je także potocznie nominałem czasu pracy i jest to liczba godzin czasu pracy, którą planujemy pracownikowi do przepracowania w dłuższej skali jaką jest okres rozliczeniowy, a ten w Kodeksie pracy może wynosić nawet 12 miesięcy.

Wymiar etatu wpływa z kolei na szereg uprawnień pracowniczych, które są wyliczane proporcjonalnie do niego, co dotyczy urlopów wypoczynkowych, zwolnień od pracy z tytułu opieki nad dzieckiem do lat 14 czy siły wyższej.

Trzecie pojęcie wymiaru czasu pracy jest z kolei kluczowe z punktu widzenia rozliczania czasu pracy oraz ustalania godzin nadliczbowych, czy godzin ponadwymiarowych w przypadku pracowników zatrudnionych na część etatu.

Jakie mamy rodzaje wymiarów dobowych?

Dobowy wymiar czasu pracy może być zgodny długością z normą czasu pracy obowiązującą pracownika, a także od niej krótszy lub dłuższy, a te dwa ostatnie określamy jako skrócony albo przedłużony dobowy wymiar czasu pracy. Planowane wymiary czasu pracy są zgodne z normą w systemie podstawowym czasu pracy, gdy pracownik ma pełen etat.

Skrócone i przedłużone dobowe wymiary czasu pracy występują w praktyce w przypadku planowania czasu pracy zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy oraz w systemach czasu pracy, które dopuszczają wydłużenie czasu pracy powyżej 8 godzin na dobę. Będą to systemy równoważnego czasu pracy, pracy w ruchu ciągłym, weekendowy czy system skróconego tygodnia pracy.

Przepisy Kodeksu pracy nie regulują minimalnego wymiaru czasu pracy, który można zaplanować do przepracowania pracownikowi, ale w praktyce rzadko zdarza się planowanie pracy na mniej niż 4 godziny na dobę, chyba że pracownik jest zatrudniony w niewielkim wymiarze czasu pracy. W praktyce w przypadku pracodawców stosujących równoważne systemy czasu pracy zdarzają się także regulacje w przepisach wewnątrzzakładowych określające minimalną długość skróconego dobowego wymiaru czasu pracy.

Odmiennie wygląda sytuacja, jeśli chodzi o przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, gdyż ten jest ograniczony ustawowo i może wynosić maksymalnie:

12 godzin – w przypadku systemów równoważnego, skróconego tygodnia pracy, weekendowego, czy systemu pracy w ruchu ciągłym (art. 135, 143, 144 oraz 138 k.p.),
16 godzin – w przypadku systemu równoważnego powiązanego z dozorem urządzeń lub częściowym pozostawaniem w pogotowiu do pracy (art. 136 k.p.),
24 godziny – w przypadku systemu równoważnego dopuszczonego m.in. dla służb ochrony osób i mienia (art. 137 k.p.).

Na co wpływają wymiary czasu pracy?

Wymiary czasu pracy wpływają na szereg uprawnień pracowniczych, począwszy od kwestii wynagrodzeniowych, poprzez korzystanie z różnych uprawnień pracowniczych, rozliczanie absencji w pracy, kończąc wreszcie na rozliczaniu godzin nadliczbowych, ale każde z tych zagadnień musiałoby zostać osobno opisane i poddane poszerzonej analizie, co jest niemożliwe przy krótkim tekście na blogu.

Skąd pracownik ma wiedzę na ten temat?

Od 26 kwietnia 2024 r. w treści informacji o warunkach zatrudnienia, która jest wręczana pracownikowi obowiązkowo w terminie 7 dni od dopuszczenia go do pracy znajdują się dwa punkty dotyczące zarówno norm, jak i wymiarów czasu pracy obowiązujących pracownika, a zatem na początku zatrudnienia pracownik jest zapoznawany z tymi wielkościami.

Praca zmianowa

Jak mówimy “praca zmianowa” to intuicyjnie wiadomo, że jedni pracownicy pracują na rano, a inni ich zastępują po południu i trzecia grupa ewentualnie w nocy, ale czy tylko? Niestety polska definicja pracy zmianowej jest nieprecyzyjna i nie do końca zgodna z unijną dyrektywą 2003/88 dotyczącą niektórych aspektów organizacji czasu pracy. Jakie są tego konsekwencje?

Co to jest praca zmianowa?

Zgodnie z art. 128 § 2 pkt 1 k.p. przez pracę zmianową należy rozumieć wykonywanie pracy według ustalonego rozkładu czasu pracy przewidującego zmianę pory wykonywania pracy przez poszczególnych pracowników po upływie określonej liczby godzin, dni lub tygodni.

Natomiast zgodnie z dyrektywą “praca w systemie zmianowym” oznacza każdą formę organizacji pracy w systemie zmianowym, zgodnie z którą pracownicy zmieniają się na tych samych stanowiskach pracy według określonego harmonogramu, łącznie z systemem następowania po sobie, który może mieć charakter nieprzerwany lub przerywany oraz pociąga za sobą konieczność wykonywania pracy przez pracownika o różnych porach w ciągu określonych dni lub tygodni.

Jak widać zatem w polskiej definicji zabrakło 1 elementu, jakim jest zastępowanie się przez pracowników na tych samych stanowiskach pracy, a więc w Polsce pracą zmianową będzie także praca wykonywana przez 1 pracownika od 8.00 do 16.00, a przez drugiego od 12.00 do 20.00, gdy zamieniają się oni co tydzień, ale w ciągu dnia ich zmiany się zazębiają, i pracują częściowo razem, a nie jeden zastępuje na stanowisku drugiego. To powoduje, że polskie rozumienie pracy zmianowej jest szersze.

Czy praca zmianowa to system czy rozkład czasu pracy?

Zgodnie z art. 146 Kodeksu pracy praca zmianowa jest dopuszczalna w każdym systemie czasu pracy, a więc ona sama nie może być systemem czasu pracy i jest to rodzaj rozkładu czasu pracy. Wyróżniamy przy tym kilka rodzajów pracy zmianowej: 2-zmianową, 3-zmianową, czy wreszcie 4-brygadową.

UWAGA! 4-brygadówka to nie jest odrębny system czasu pracy, a system podstawowy połączony z pracą 3-zmianową wykonywaną non-stop, czyli 24 godziny na dobę w dłuższym, najczęściej 4-miesięcznym okresie rozliczeniowym.

Skąd pracownik dowie się o pracy zmianowej?

Długość i liczba zmian powinny być jako elementy rozkładu czasu pracy określone w regulaminie pracy, układzie zbiorowym pracy lub obwieszczeniu o czasie pracy, co wynika z art. 150 § 1 k.p. Najczęściej w Polsce występują zmiany skoordynowane z kodeksową definicją niedzieli, która trwa od 6.00 w niedzielę do 6.00 w poniedziałek, a więc zmiany trwają od 6.00 do 14.00 (I zmiana), od 14.00 do 22.00 (II zmiana) oraz od 22.00 do 6.00 (III zmiana). W takim przypadku optymalnym rozwiązaniem byłoby również skoordynowanie długości pory nocnej z czasem trwania 3-ciej zmiany, gdyż wtedy łatwiej się rozlicza płace, bowiem dodatek nocny przysługuje wyłącznie pracownikom zatrudnionym na tej zmianie.

Pracodawcy mogą jednak wprowadzać różne godziny trwania zmian w różnych obszarach organizacji i mają tutaj pełną dowolność ze względu na brak wytycznych w Kodeksie pracy dotyczących tej materii.

W przypadku systemu równoważnego czasu pracy w wielu organizacjach praca odbywa się na dwie zmiany trwające po 12 godzin, które często przypadają od 6.00 do 18.00 i od 18.00 do 6.00, lub od 7.00 do 19.00 i odpowiednio od 19.00 do 7.00. Tak pracuje się przykładowo w logistyce, recepcjach hotelowych, czy też w szpitalach na oddziałach całodobowych.

Pracownik przed dopuszczeniem do pracy jest zapoznawany z regulaminem pracy (układem zbiorowym pracy, czy obwieszczeniem), a więc dowiaduje się bezpośrednio przed rozpoczęciem pracy, czy jego stanowisko obejmie praca zmianowa. Dodatkowo po zmianach wprowadzonych w kwietniu 2023 r. w treści informacji o warunkach zatrudnienia pracodawcy informują pracowników w terminie 7 dni od dopuszczenia do pracy o „zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę”. Oznacza to, że w przypadku, gdy jest stosowany jakiś powtarzalny sposób zmieniania przez pracowników zmian, to powinien on im zostać przedstawiony, np. w przypadku równoważnego systemu czasu pracy Dzień, Noc, 2-3 dni wolne od pracy, Dzień, Noc, 2-3 dni wolne od pracy itd. W informacji nie powinno się jednak powielać danych z regulaminu pracy, a więc podawać godzin trwania poszczególnych zmian, gdyż te już pracownik zna, a jej celem jest przybliżenie sposobu przechodzenia pomiędzy zmianami, żeby pracownik miał większe wyobrażenie o sposobie organizacji jego czasu pracy.

Na co wpływa praca zmianowa?

Wprowadzenie pracy zmianowej wpływa przede wszystkim na dwa aspekty organizacji czasu pracy – możliwość planowania i zlecania pracy w niedziele i święta oraz możliwość skracania odpoczynków tygodniowych poniżej 35 godzin.

W art. 151¹⁰ k.p. praca zmianowa jest najprostszym sposobem na uzyskanie prawnej możliwości pracy w niedziele i święta bez względu na branżę, w której działa pracodawca. Wystarczy więc wprowadzić różne godziny rozpoczynania pracy w danym obszarze, np. 8.00 – 16.00, 9.00 – 17.00 oraz 10.00 – 18.00 i rotować między nimi pracowników i już mamy nie tylko pracę zmianową zgodną z polską definicją, ale także możliwość i planowania pracy w niedziele i zlecania dodatkowej pracy w takie dni.

Ważniejsze jest jednak dopuszczenie planowania skróconych odpoczynków tygodniowych w przypadku, gdy dochodzi do tzw. łamania zmian. Zgodnie bowiem z art. 133 § 2 k.p. w przypadku zmiany pory wykonywania pracy przez pracownika w związku z jego przejściem na inną zmianę, zgodnie z ustalonym rozkładem czasu pracy, tygodniowy nieprzerwany odpoczynek może obejmować mniejszą liczbę godzin, ale nie może być on krótszy niż 24 godziny. Co ważne taki krótki odpoczynek może zostać zaplanowany w harmonogramie czasu pracy i pozwala on na przejście ze zmiany III na zmianę I po jednym dniu wolnym od pracy, czyli możliwy jest harmonogram przykładowo taki: poniedziałek praca od 22.00 do 6.00, wtorek dzień wolny, a w środę zaplanowana praca od 6.00 do 14.00.

Czy można stosować pracę zmianową w systemie równoważnym w sieci handlowej?

W branży retail na porządku dziennym jest stosowany równoważny system czasu pracy i 3-miesięczne okresy rozliczeniowe oraz zatrudnienie w niepełnych wymiarach czasu pracy, rzadko jednak elementem organizacji pracy są konkretne zmiany. Pracownicy w handlu pracują bowiem o bardzo różnych godzinach począwszy od 6.00 do zamknięcia sklepów o 22.00, czy nawet 23.00 i długość dniówek roboczych waha się od 4 do 12 godzin. Zdarza się, że w dużych sklepach co 30 minut kolejny pracownik rozpoczyna pracę, a więc trudno tutaj wskazać wyraźne zmiany i sprecyzować ich długość.

W praktyce więc u takich pracodawców powinien być stosowany regularny okres odpoczynku wynoszący nieprzerwanie 35 godzin w tygodniu.

Zdarza się jednak, że organizacje dzielą godziny rozpoczynania pracy na tzw. grupy zmian, aby móc skorzystać z dobrodziejstwa skróconego odpoczynku i przyjmują np. że zmiany rozpoczynające się w przedziale 6.00 – 10.00 to pierwsze zmiany, a zmiany rozpoczynające się w przedziale 12.00 – 16.00 to drugie zmiany. W takim przypadku jedynie przejście ze zmiany z grupy drugiej na zmianę z grupy pierwszej uzasadnia skorzystanie ze skróconego odpoczynku, a zmiana godzin pracy w obrębie jednej grupy zmian, np. z 9.00 na 7.00 nie jest traktowana jako przejście ze zmiany na zmianę i dalej oznacza konieczność zachowania nieprzerwanie 35-godzinnego odpoczynku tygodniowego. Powyższe rozwiązanie ma na celu z jednej strony umożliwienie stosowania skróconych odpoczynków, a z drugiej strony zachowanie zgodności z celem dyrektywy, jakim było jednak zastępowanie się pracowników na stanowisku pracy.

Przestrzeń międzydobowa

Dyrektywa o czasie pracy posługuje się pojęciem dziennego odpoczynku, a my w Polsce mamy odpoczynek dobowy, gdyż w naszych przepisach wprowadzono dodatkowo pojęcie doby pracowniczej. Niestety praktyka pokazała, że oprócz dób występuje jeszcze przestrzeń międzydobowa, co wynika z tego, że nie ma ciągłości dób pracowniczych, a kolejne rozpoczynają się zawsze zgodnie z godziną rozpoczęcia pracy planowanego w rozkładzie czasu pracy danego pracownika. Co to komplikuje?

Jak wyznaczyć przestrzenie między dobami?

Punktem wyjścia jest w tym zakresie właściwe oznaczenie dób pracowniczych, zgodnie z ich legalną definicją, a trwają one 24 kolejne godziny począwszy od godziny rozpoczęcia pracy wynikającej z rozkładu czasu pracy pracownika (art. 128 § 3 pkt 1 k.p.). Przestrzenie między dobami nie wystąpią, gdy pracownik pracuje 5 razy w tygodniu o tej samej porze, np. 9.00 – 17.00, gdyż wtedy będzie ciągłość dób i będą one trwały od 9.00 do 9.00.

Jeśli jednak przesuniemy godziny rozpoczęcia pracy na późniejsze w niektórych dniach, spowoduje to już powstanie przestrzeni międzydobowej. Zatem, gdyby pracownik pracował od poniedziałku do środy w godzinach 7.00 – 15.00, a następnie w czwartek i piątek od 9.00 do 17.00, to środowa doba pracownicza zakończy się o godzinie 7.00 w czwartek, ale doba czwartkowa rozpocznie się dopiero o godzinie 9.00 w czwartek i zakończy odpowiednio o 9.00 w piątek. W takim przypadku w czwartek pomiędzy 7.00 a 9.00 będzie okres, który nie należy do żadnej doby pracowniczej, a więc to właśnie jest przestrzeń międzydobowa, czy tzw. czarna dziura między dobami pracowniczymi.

W praktyce największe „dziury” między dobami pojawią się w przypadku pracy zmianowej i tzw. łamania zmian w środku tygodnia, gdyż wtedy mogą one trwać 8 a nawet 16 godzin. Jeśli bowiem przykładowo pracownik od poniedziałku do środy pracuje na pierwszej zmianie w godzinach 6.00 – 14.00, a w czwartek i piątek na zmianie drugiej w godzinach 14.00 – 22.00, to w czwartek pojawi się przestrzeń międzydobowa 8-godzinna od 6.00 do 14.00, gdyż doba czwartkowa zacznie się, zgodnie z harmonogramem dopiero od 14.00. Gdyby pracownik w czwartek i piątek miał zaplanowaną pracę na trzeciej zmianie, to „dziura” między dobami wynosiłaby aż 16 godzin, od 6.00 do 22.00 w czwartek, gdyż doba czwartkowa trwałaby od godziny 22.00 w czwartek do 22.00 w piątek.

Czy definicja niedzieli obowiązująca u pracodawcy ma znaczenie dla ustalenia tzw. dziur między dobami?

Problem przestrzeni międzydobowych ogranicza sztywne planowanie godziny rozpoczęcia pracy o takiej samej porze. W przypadku takich organizacji tzw. czarne dziury między dobami nie wystąpią często, ale mogą mieć miejsce w poniedziałki rano. Taka sytuacja wystąpi, jeśli niedziela zdefiniowana u pracodawcy zakończy się wcześniej niż pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z harmonogramem w poniedziałek. Wielu pracodawców nie definiuje pojęcia niedzieli w przepisach wewnątrzzakładowych i wtedy trwa ona od godziny 6.00 w niedzielę do godziny 6.00 w poniedziałek, zgodnie z art. 151⁹§ 2 k.p. Jeśli firma pracuje od 9.00 do 17.00, to w każdy poniedziałek wystąpi przestrzeń międzydobowa w godzinach od 6.00 do 9.00.

W przypadku pracy zmianowej przestrzeń międzydobowa w poniedziałek może trwać aż 16 godzin, jeśli pracownik ma w danym tygodniu trzecią zmianę i pracuje w godzinach 22.00 – 6.00. W takim przypadku „dziura” między dobami trwa bowiem od 6.00 do 22.00.

Jak się zachować po dniu wolnym od pracy?

W praktyce trzecia sytuacja, gdy trzeba wziąć pod uwagę przestrzeń między dobami powstanie w przypadku, gdy pracownik miał dzień wolny od pracy, a w kolejnym dniu rozpocznie swój dzień od pracy dodatkowej przypadającej przed planowaną zmianą. Przykładowo pracownik pracujący na zmiany pracował w poniedziałek i wtorek na pierwszej zmianie, miał zaplanowaną wolną środę, a następnie w czwartek pracę na drugiej zmianie, czyli w godzinach 14.00 – 22.00. Jeśli pracownik w takim przypadku przyszedłby do pracy na godzinę 10.00, czy 12.00, to taki czas pracy przypadnie także w przestrzeni między dobami pracowniczymi.

Jak rozliczyć dodatkową pracę przypadającą w trakcie takiej przestrzeni międzydobowej?

Zgodnie ze stanowiskami MRPiPS z 2013 r., zaakceptowanymi następnie także przez PIP taka praca powinna być co do zasady potraktowana jako nadgodziny średniotygodniowe.

[…] Jeśli dodatkowa praca nie może być zakwalifikowana jako praca nadliczbowa na dobę, bowiem nie przypada w dobie pracowniczej, a między kolejnymi dobami pracowniczymi, to powinna być ona rozliczona jako praca nadliczbowa wynikająca z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy. […]

(stanowiska MRPiPS z 13.9.2013 r. i 21.10.2013 r.)

Przyjęte w tym zakresie rozumowanie podtrzymuje obowiązującą zasadę pierwszeństwa przekroczenia normy dobowej, gdyż najpierw weryfikujemy, czy praca wystąpiła w trakcie trwania doby pracowniczej, a dopiero, gdy stwierdzamy, że jest poza dobami przyjmujemy jej kwalifikację jako nadgodziny średniotygodniowe.

Czy 9 godzin pracy w takiej dziurze między dobami jest rozliczane jednakowo?

Skoro przestrzenie międzydobowe mogą trwać nawet 16 godzin, to nie jest w praktyce wykluczona sytuacja, że w trakcie takowej przestrzeni dojdzie do pracy w wymiarze dłuższym niż 8 godzin. W takiej sytuacji pojawia się z kolei kolejne pytanie, czy dzielimy godziny dodatkowej pracy na 8 + 1, czyli 8 średniotygodniowych i 1 dobową, jakby to zostało zrobione w dniu wolnym od pracy? Odpowiedź na tak zadane pytanie jest negatywna, gdyż norma dobowa dotyczy jak sama nazwa wskazuje dób pracowniczych, zatem w przypadku przestrzeni międzydobowych wszystkie godziny dodatkowej pracy zaliczamy do nadgodzin średniotygodniowych. Powyższy pogląd potwierdza także stanowisko MRPiPS.

Czy tak samo będzie w przypadku niepełnoetatowca?

Inaczej jednak powinien się zachować pracodawca w przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, gdyż w ich przypadku co do zasady praca przypadająca pomiędzy dobami nie spowoduje przekroczenia przeciętnej, tygodniowej normy czasu pracy, wynoszącej dla wszystkich pracowników 40 godzin tygodniowo. W takim przypadku powinno się rozliczyć godziny ponadwymiarowe i zweryfikować limit umowny obowiązujący danego pracownika, celem ustalenia, czy doszło do jego przekroczenia, co także może skutkować obowiązkiem wypłaty dodatku jak za nadgodziny.

UWAGA!

Stanowisko w tym zakresie za pewne ulegnie zmianie, gdy Polska wdroży zmiany w zasadach rozliczania nadgodzin pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze, które wymuszają wyroki TSUE z 19 października 2023 r. (w sprawie C-660/20) oraz z dnia 29 lipca 2024 r. (sprawa C-184/22 i C-185/22), zgodnie z którymi wymaganie przepracowania tej samej liczby godzin co pracownicy pełnoetatowi, aby nabyć prawo do dodatku za nadgodziny jest nierównym traktowaniem, gdyż pracownik niepełnoetatowy albo nie jest w stanie w ogóle nabyć prawa do takiego dodatku, albo jest to dla niego zdecydowanie trudniejsze niż dla pracownika pełnoetatowego. Takie działanie jest w praktyce dyskryminacją ze względu na wymiar etatu.

Jak będzie wyglądał czas pracy w 2025 roku?

Czas pracy w 2025 roku będzie wyglądał następująco: w przyszłym roku popracujemy o 8 godzin krócej, gdyż roczny wymiar czasu pracy wyniesie równo 2000 godzin, co oznacza 250 dni roboczych. Najkrócej będziemy pracować w listopadzie, gdyż tylko 144 godziny, co zdarza się niezwykle rzadko – ostatni raz także w listopadzie 2014 r., czyli ponad 10 lat temu. Dodatkowo aż dwa święta wypadną w soboty i trzeba będzie za nie wyznaczyć pracownikom inne dni wolne od pracy w trakcie okresu rozliczeniowego.

Jak wyglądają wymiary w poszczególnych miesiącach?

Wymiary wahają się od 144 do 184 godzin i ta ostatnia wielkość wystąpi aż dwukrotnie – w lipcu oraz w październiku. W poszczególnych miesiącach czas pracy w 2025 roku wygląda następująco:

Jak się rozkłada czas pracy kwartalnie?

Niestety pod tym kątem najbardziej pracowity jest 3-ci kwartał obejmujący wakacje, gdyż w nim wymiar do przepracowania wynosi aż 520 godzin, co wynika z faktu, że w lipcu jest aż 184 godziny do przepracowania. W pozostałych kwartałach wymiar czasu pracy wynosi odpowiednio: 496 godzin w pierwszym kwartale, 488 w drugim kwartale oraz 496 w ostatnim kwartale 2025 r. Bardziej pracujące jest zatem drugie półrocze, w trakcie którego wymiar czasu pracy wynosi 1016 godzin, podczas gdy w pierwszym półroczu do przepracowania jest tylko 984 godziny.

Które święta przypadają w soboty?

W sobotę przypadają dwa święta – 3 maja oraz 1 listopada, a więc w okresach rozliczeniowych obejmujących te miesiące pracodawcy będą musieli wyznaczyć dni wolne od pracy z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy w innych terminach. Dni te nie muszą przypadać w tym samym miesiącu kalendarzowym, jeśli stosowany jest dłuższy okres rozliczeniowy, i co ważne mogą one przypadać zarówno przed jak i po takim święcie. Jednak pracodawcy, którzy stosują 1-miesięczne okresy rozliczeniowe nie mogą udzielić dnia wolnego za 1 listopada w ostatnim dniu października, aby pracownicy spokojnie dojechali na cmentarze oddalone czasem daleko od ich domów, gdyż jest to ostatni dzień poprzedniego okresu rozliczeniowego.

UWAGA! Wyznaczany dzień wolny od pracy to nie jest dzień wolny za święto, jak mówimy potocznie. W dokumentacji czasu pracy powinien on zostać oznaczony jako dzień wolny z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy, a więc potocznie rzecz ujmując jako dzień wolny za sobotę, a w tym zakresie nadal są popełniane błędy.

Jak potraktować pracowników rozpoczynających pracę w miesiącach, gdy święto przypada w sobotę?

Jeśli pracownicy rozpoczną pracę w maju lub w listopadzie 2025 r. nie od pierwszego dnia miesiąca to spowoduje to problemy z planowaniem ich czasu pracy, gdyż takim osobom w odróżnieniu od reszty załogi nie będą się należały dni wolne w zamian za święto przypadające w soboty, gdyż to miało miejsce przed zatrudnieniem.

UWAGA! Umowa o pracę zawarta od poniedziałków albo 5 maja albo 3 listopada oznacza, że święta przypadające przed zatrudnieniem nie mają wpływu na czas pracy w takim miesiącu, a więc gdy są u pracodawcy wyznaczone sztywne dni wolne dla całej załogi np. 10 listopada, to pracownicy tacy zyskają ekstra dzień wolny od pracy.

Jeśli dni wolne są udzielane indywidualnie w terminach ustalonych z przełożonymi, to takie osoby nie skorzystają z tego uprawnienia, gdyż w ich przypadku święta nie spowodują pomniejszenia czasu pracy.

Gdzie mogą być długie weekendy?

Czas pracy w 2025 roku pod kątem długich weekendów wygląda bardzo atrakcyjnie. Majówka w 2025 r. to będą cztery dni wolnego, gdyż zapewne większość pracodawców odda dzień wolny za święto przypadające w sobotę 3 maja dzień wcześniej, czyli 2 maja i dzięki temu pracownicy będą mieli długi weekend od czwartku do niedzieli bez konieczności wzięcia ani jednego dnia urlopu wypoczynkowego. Dobrze wypada także święto Wniebowzięcia Najświętszej Maryi Panny, a więc 15 sierpnia, które przypada w piątek, dając bez żadnych dni wolnych kolejny przedłużony weekend. Trzecia możliwość dłuższego weekendu będzie miała miejsce w listopadzie, gdzie wiele firm wyznaczy dzień wolny za 1 listopada w poniedziałek 10 listopada, i dzięki temu pracownicy będą mieli długi 4-dniowy weekend od 8 do 11 listopada.

Jak wypadną święta Bożego Narodzenia i Sylwester?

25 i 26 grudnia 2025 r. to czwartek i piątek, a więc z weekendem będziemy mieli 4-dniowy okres świąteczny, a dodatkowo jeśli przejdzie pomysł posłów Lewicy, aby Wigilia była dniem ustawowo wolnym od pracy, to wolne byłoby już od środy. W kolejnym tygodniu w czwartek jest Nowy Rok, a potem we wtorek Święto Trzech Króli, zatem biorąc w tym okresie 5 dni urlopu wypoczynkowego można mieć łącznie 13 dni wolnego, a gdyby wolna była jeszcze Wigilia to pełne 2 tygodnie wolnego.

Perspektywa więc wygląda bardzo atrakcyjnie i można zaplanować świąteczny wyjazd.

Okres rozliczeniowy – zarządzanie czasem pracy pracownika

Na co wpływa okres rozliczeniowy?

W przeciwieństwie do doby i tygodnia, które mają legalne definicje w Kodeksie pracy nie znajdziemy w przepisach wyjaśnienia, jak rozumieć pojęcie „okres rozliczeniowy”. Jest to jednak okres czasu mierzony w tygodniach lub częściej w miesiącach, w ramach którego pracodawca zarządza czasem pracy pracownika.

Jakie mogą być długości okresów rozliczeniowych?

Długości okresów rozliczeniowych wahają się w Kodeksie pracy od 4 tygodni do maksymalnie 12 miesięcy, z tym że bez specjalnego trybu wydłużania okresu rozliczeniowego związanego z poinformowaniem o tym fakcie PIP pracodawcy mogą wprowadzić maksymalnie okres rozliczeniowy nie przekraczający 4 miesięcy.

UWAGA! Wszystkie przepisy Kodeksu pracy określają maksymalne długości okresów rozliczeniowych, gdyż zawierają zwrot „nieprzekraczającym …. miesięcy”, a więc konkretna długość okresu musi wynikać z decyzji pracodawcy. Dodatkowo nie wystarczy wpisać w przepisach wewnątrzzakładowych, że okres wynosi 3 miesiące, tylko trzeba jeszcze określić precyzyjnie, jak są liczone okresy rozliczeniowe, gdyż 3 miesiące wcale nie muszą oznaczać kwartału w roku kalendarzowym.

Najkrótszy okres rozliczeniowy dotyczy systemu pracy w ruchu ciągłym i wynosi do 4 tygodni, w przypadku systemów weekendowego i skróconego tygodnia pracy okres rozliczeniowy nie powinien przekraczać 1 miesiąca, a w systemie podstawowym 4 miesięcy. Bardziej skomplikowane są reguły dotyczące długości okresu rozliczeniowego w przypadku równoważnego systemu czasu pracy, gdyż punktem wyjścia jest okres rozliczeniowy nie przekraczający 1 miesiąca, ale w szczególnie uzasadnionych przypadkach można go przedłużyć do 3 miesięcy, a przy pracach uzależnionych od pory roku lub warunków atmosferycznych nawet do 4 miesięcy. W przypadku niektórych systemów nie ma wprost w przepisach regulacji dotyczącej okresu rozliczeniowego, a dotyczy to przede wszystkim zadaniowego czasu pracy, i wtedy przyjmuje się długość okresu rozliczeniowego dla podstawowego systemu czasu pracy.

Od 2013 r. wprowadzono do Kodeksu pracy możliwość wydłużenia okresu rozliczeniowego w każdym systemie czasu pracy do 12 miesięcy, co wymaga zawarcia porozumienia zbiorowego z przedstawicielami załogi oraz przesłania jego kopii do PIP. Zagadnieniu 12-miesięcznych okresów rozliczeniowych zostanie poświęcony jednak odrębny wpis na blogu.

Skąd wynika długość okresu rozliczeniowego?

Długość okresu rozliczeniowego wynika z jednego z 3 dokumentów obowiązujących u pracodawcy: układu zbiorowego pracy, regulaminu pracy lub obwieszczenia o czasie pracy, które dotyczy najmniejszych podmiotów zatrudniających do 49 pracowników.

W praktyce jest to decyzja pracodawcy, podyktowana jednak częściowo wybranym systemem czasu pracy, który przewiduje maksymalną długość, jaka może być zastosowana.

W praktyce nie ma żadnych przeciwwskazań, aby u jednego pracodawcy stosowanych było kilka długości okresu rozliczeniowego dla różnych grup pracowników. Powyższe wymaga tylko precyzyjnego podziału pracowników na grupy, aby w razie kontroli PIP nie budziło wątpliwości, jaki okres rozliczeniowy obowiązuje kontrolowanego pracownika.

Czy okresy rozliczeniowe mogą przypadać na przełomie roku kalendarzowego?

Przepisy prawa pracy poza długością okresu rozliczeniowego nie regulują nic więcej, a więc nie ma formalnych przeciwwskazań, aby okresy rozliczeniowe przypadały na przełomie roku kalendarzowego. Można powiązać długości okresów rozliczeniowych z rokiem finansowym stosowanym w spółce lub z innymi czynnikami wpływającymi na zapotrzebowanie na pracę, np. sezonowością, czy cyklem produkcyjnym, porami roku itp. Przykładem branży, w której są stosowane 3-miesięczne okresy rozliczeniowe na przełomie roku (listopad – styczeń lub grudzień – luty) jest branża retail, w której grudzień jest okresem najbardziej nasilonej pracy, wymagającym dużej liczby nadgodzin, a więc trudnym operacyjnie rozwiązaniem byłoby kończenie okresu rozliczeniowego właśnie z dniem 31 grudnia. Dzięki okresowi rozliczeniowemu przypadającemu na przełomie roku możliwe jest natomiast rekompensowanie w naturze nadwyżek przepracowanych godzin na początku kolejnego roku kalendarzowego, co wiąże się z mniejszymi kosztami poniesionymi przez pracodawcę z tytułu wynagrodzenia za godziny nadliczbowe.

Okres rozliczeniowy przypadający na przełomie dwóch lat kalendarzowych nie ma wpływu na zasady organizacji oraz planowanie czasu pracy pracowników, ale w zakresie nadgodzin komplikuje sposób wliczania godzin nadliczbowych do ich rocznego limitu. Limit ten dotyczy bowiem roku kalendarzowego, a więc nadgodziny z okresu przypadającego na przełomie 2 lat trzeba wliczyć częściowo do jednego rocznego limitu i częściowo do drugiego.

Jakie funkcje pełni okres rozliczeniowy?

Okres rozliczeniowy pełni w praktyce 3 funkcje:

jest okresem, na który ustalamy wymiar czasu pracy do przepracowania dla pracowników, zgodnie z algorytmem przyjętym w Kodeksie pracy,
jest okresem, na który układamy harmonogramy czasu pracy dla załogi,
jest okresem w skali którego rozliczamy nadgodziny, w szczególności ustalamy, czy doszło do przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy.

Długość okresu rozliczeniowego wpływa na możliwość elastycznego zarządzania czasem pracy, gdyż w przypadku 2-4 miesięcznych okresów rozliczeniowych nie są dla pracodawcy wiążące wymiary czasu pracy z poszczególnych okresów miesięcznych wchodzących w jego skład, a znaczenie ma jedynie globalny wymiar dla całego okresu. Pozwala to z kolei na nierównomierne planowanie czasu pracy w skali okresu i dostosowanie liczby planowanych godzin pracy do potrzeb biznesowych.

Na czym polega nierównomierny rozkład czasu pracy?

Nierównomierny rozkład jest możliwy, gdy pracodawca stosuje minimum 2 miesięczny okres rozliczeniowy czasu pracy, ale jest on bardziej efektywny przy dłuższych okresach rozliczeniowych. Polega on na tym, że planując czas pracy do przepracowania w okresie rozliczeniowym dzielimy globalny wymiar czasu pracy w takim okresie na części w oparciu o potrzeby pracodawcy, pilnując jedynie aby suma zaplanowanego czasu pracy zgadzała się z wymiarem w całym okresie rozliczeniowym.

Zatem, jeśli wymiar dla 3-miesięcznego okresu, czyli 4 kwartału w 2024 r. wynosi 496 godzin to możliwe są następujące sposoby zaplanowania czasu pracy w poszczególnych miesiącach okresu rozliczeniowego:

200 godzin w październiku, 96 godzin w listopadzie, 200 godzin w grudniu,
166 godzin w października, 166 godzin w listopadzie, 166 godzin w grudniu,
248 godzin w październiku, 0 godzin w listopadzie, 248 godzin w grudniu.

Planując nierównomiernie czas pracy w dłuższym okresie rozliczeniowym pracodawca nie jest bowiem związany faktem, że wymiary liczone odrębnie dla poszczególnych miesięcy wchodzących w skład okresu rozliczeniowego wynoszą 184 godziny w październiku, 152 godziny w listopadzie oraz 160 godzin w grudniu. Możliwe jest także planowanie zgodne z wyżej podanymi wymiarami miesięcznymi.

Nierównomierny rozkład czasu pracy nie oznacza przy tym, że w miesiącach, gdy planowany czas pracy jest wyższy od wymiaru danego miesiąca liczonego odrębnie doszło do pracy w godzinach nadliczbowych. Jest to jedynie „pożyczka” godzin z innego miesiąca tego samego okresu rozliczeniowego, co oznacza, że w praktyce nie ma wahań wynagrodzeń pomiędzy poszczególnymi miesiącami takiego okresu, jeśli pracownik zarabia pensję miesięczną. W takim przypadku pracownik w każdym z 3 miesięcy otrzyma swoje wynagrodzenie wynikające z umowy o pracę. Inaczej sytuacja wyglądałaby jednak w przypadku stawek godzinowych, gdyż wtedy zgodnie z ogólną zasadą płacową z art. 80 k.p., zgodnie z którą wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną, należałoby przeliczyć wynagrodzenie w poszczególnych miesiącach okresu rozliczeniowego proporcjonalnie do liczby przepracowanych godzin. Sytuacje takie mogą oznaczać duże wahania w wynagrodzeniu, a ponadto istnieje ryzyko, że w którymś z miesięcy pracownik nie wypracuje minimalnego wynagrodzenia za pracę, co spowoduje konieczność dokonania wyrównania wynagrodzenia do kwoty minimalnej pensji. Dlatego stosowanie nierównomiernego rozkładu czasu pracy jest bardziej uzasadnione, gdy pracownicy otrzymują stałe pensje.

Definicja tygodnia w Kodeksie pracy

Definicja tygodnia w Kodeksie pracy rozumiana jest jako kolejne 7 dni kalendarzowych począwszy od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego obowiązującego pracownika. Podobnie zatem jak przy dobie pracowniczej jego pojęcie odbiega od powszechnego rozumienia tygodnia, co powoduje dużo komplikacji w planowaniu czasu pracy, zwłaszcza że jest to regulacja prawna odmienna także od przepisów unijnej dyrektywy o czasie pracy.

Na co wpływa definicja tygodnia?

Definicja tygodnia została stworzona w polskim prawie przede wszystkim po to, aby pracodawcy prawidłowo udzielali pracownikom odpoczynków, które w Polsce nazywamy tygodniowymi. Zgodnie bowiem z art. 133 § 1 k.p. pracownikowi przysługuje w każdym tygodniu prawo do co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku. Tydzień jest zatem swoistym „okresem rozliczeniowym”, w trakcie którego każdy pracownik powinien mieć zapewniony właściwej długości odpoczynek.

Niestety w tym zakresie nasze przepisy są niespójne z dyrektywą 2003/88 dotyczącą niektórych aspektów organizacji czasu pracy, z której art. 5 wynika, że minimalny okres odpoczynku wynoszący 24 godziny musi zostać zapewniony pracownikowi w każdym okresie 7-dniowym, a nie w tygodniu, a to nie to samo.

Co z dniami wystającymi poza pełne tygodnie?

Po pierwsze jak rozłożymy tygodnie w okresie rozliczeniowym, to będą one przypadały zawsze tak samo, czyli przykładowo w 1-miesięcznych okresach rozliczeniowych od 1 do 7 dnia miesiąca, od 8 do 14 dnia miesiąca, od 15 do 21 dnia miesiąca oraz od 22 do 28 dnia miesiąca. Przy takich okresach rozliczeniowych 4 tygodnie kończą się zawsze w tej samej dacie, czyli 28. dnia każdego miesiąca, a następnie zostaje jeszcze 1-3 dni, które określamy jako dni wystające poza pełne tygodnie. I tutaj powstaje pytanie, czy w takim okresie pracownik powinien mieć zapewniony odpoczynek tygodniowy? Czytając literalnie polski przepis odpowiedź brzmi nie, gdyż tu już nie ma tygodnia, a od 1 dnia kolejnego miesiąca wyznaczymy kolejny tydzień dla nowego okresu rozliczeniowego. Zatem dzięki specyficznemu polskiemu podejściu mamy na koniec okresu rozliczeniowego okres, który nie stanowi tygodnia i tym samym nie gwarantuje pracownikowi odpoczynku.

Taka regulacja pozwala także zaplanować pracownikowi więcej niż 7 kolejnych dni roboczych bez zapewnienia odpoczynku, a więc jest niezgodna z dyrektywą unijną, ale od 20 lat ma się dobrze i nie są jak na razie planowane zmiany w tym obszarze.

W tym zakresie jednak PIP nie może kwestionować braku odpoczynku, gdyż działanie pracodawcy jest zgodne z polskim przepisem Kodeksu pracy.

Co z okresami rozliczeniowymi zaczynającymi się od niedzieli?

Największym w praktyce problemem są jednak przypadki, gdy okres rozliczeniowy rozpoczyna się od niedzieli, gdyż wtedy w takim okresie rozliczeniowym wszystkie tygodnie są liczone od niedzieli do soboty, co oznacza, że w środku każdego weekendu mamy przełom tygodni. Taka sytuacja oznacza z kolei w praktyce, że w najprostszych rozkładach czasu pracy i stałych jej godzinach pracownicy nie mają zapewnionego tygodniowego odpoczynku.

Rozważmy to na przykładzie pracy od poniedziałku do piątku w godzinach 9.00 – 17.00. Przy takiej pracy we wrześniu 2024 r., w każdym tygodniu pracownik ma dwa okresy odpoczynku na początku i na koniec tygodnia, ale żaden z nich nie trwa odpowiednio długo, gdyż jest krótszy niż 35 godzin. Tydzień rozpoczyna się od godziny 00.00 w niedzielę, a więc do 9.00 rano w poniedziałek jest okres odpoczynku trwający łącznie 33 godziny, czyli o 2 godziny za krótki. Z kolei po zakończeniu 5 dni roboczych zostaje odpoczynek od 17.00 w piątek do północy w sobotę, który trwa z kolei 31 godzin i też nie gwarantuje nieprzerwanego odpoczynku trwającego 35 godzin. Ten przykład pokazuje dobitnie, iż rozumowanie, że 7-dniowy okres z dyrektywy można utożsamić z tygodniem jest błędne.

W praktyce PIP od lat nie kwestionuje jednak takich przypadków, gdyż musiałaby wymagać albo kończenia pracy w piątki o godzinie 13.00 albo zaczynania jej w poniedziałki dopiero od godziny 11.00. Takie podejście oznaczałoby, że cała budżetówka, w tym PIP i jego pracownicy mieliby niezapewniony odpoczynek tygodniowy. Mając to na uwadze i przyjmując pro unijną wykładnię przepisów Kodeksu pracy inspektorzy pracy przyjmują w takich przypadkach, że w 7-dniowym okresie jest zapewniony odpoczynek i nie kwestionują ich na kontrolach. Jest to jednak kolejny argument przemawiający za koniecznością zmiany przepisów o odpoczynku w połączeniu z definicją tygodnia pracowniczego.

Czy definicja tygodnia wpływa na inne uprawnienia pracownicze?

Do pojęcia tygodnia odwołują się przepisy Kodeksu pracy określające normy czasu pracy i tygodniowy czas pracy łącznie z godzinami nadliczbowymi, ale w tym przypadku wielkości czasu pracy mają charakter przeciętny, a więc przyjęte pojęcie tygodnia nie komplikuje niczego. Pozwala za to w skali długich okresów rozliczeniowych określić dopuszczalną do przepracowania liczbę nadgodzin, czy rozliczyć prawidłowo nadgodziny średniotygodniowe.

W Kodeksie pracy występuje także system skróconego tygodnia pracy, w którym zgodnie z art. 143, dopuszczalne jest wykonywanie pracy przez pracownika przez mniej niż 5 dni w ciągu tygodnia przy założeniu, że dzięki dłuższym niż 8-godzinne dniówkom roboczym wypracuje on wymiar czasu pracy, zgody z etatem. Również w tym przypadku należy pamiętać, że maksymalnie 4 dni robocze mają przypadać nie w tygodniu liczonym od poniedziałku do niedzieli, a w tygodniu pracowniczym, ustalonym zgodnie z przepisami Kodeksu pracy.

Ostatnim przepisem z działu dotyczącego czasu pracy, który odwołuje się do tygodnia jest art. 151¹² k.p., zgodnie z którym pracownik pracujący w niedziele powinien korzystać co najmniej raz na 4 tygodnie z niedzieli wolnej od pracy. Tutaj również bierzemy pod uwagę tygodnie pracownicze, a nie liczone potocznie, ale w tym przypadku nie byłoby jednak w praktyce różnicy, gdyby tygodnie były liczone od poniedziałku do niedzieli, gdyż ważne jest ich następowanie po sobie i weryfikacja, czy nie ma zbyt wielu pracujących niedziel pod rząd.

Czy tydzień dla kierowców liczymy tak samo?

Nie, w przypadku kierowców już na poziomie unijnym uregulowano, że tydzień to okres pomiędzy godziną 00.00 w poniedziałek i godziną 24.00 w niedzielę i taką samą definicję mamy także w polskiej ustawie o czasie pracy kierowców. W przypadku tej grupy zawodowej obowiązuje zatem powszechne rozumienie tygodnia i nie ma znaczenia rodzaj wykonywanych przewozów, gdyż taka sama definicja występuje w przepisach dotyczących przewozów unijnych, wykonywanych poza UE oraz krajowych i nie ma znaczenia, czy jest to przewóz osób czy towarów.

Zatem pracodawcy, którzy zatrudniają także kierowców mają trudniejsze zadanie, gdyż muszą pilnować odpoczynków odrębnie dla kierowców i innych grup pracowników, przyjmując dwie różne definicje tygodnia.

Doba pracownicza, czyli?

Kolejne trzy teksty na blogu będą dotyczyły tzw. mierników czasu pracy, do których zaliczamy dobę, tydzień oraz okres rozliczeniowy, a zaczynamy od analizy pojęcia doby pracowniczej. Otóż zostało ono zdefiniowane wprost w Kodeksie pracy w 2004 r. i jego definicja brzmi następująco: jest to okres 24 kolejnych godzin poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Jak liczymy doby pracownicze?

Pojęcie doby pracowniczej nie pokrywa się z dobą kalendarzową, która trwa od godziny 0.00, a zostało ono powiązane z planowanym rozpoczęciem pracy w danym dniu, które wynika z rozkładu (harmonogramu) danego pracownika. Zatem w przypadku pracy biurowej wykonywanej od 8.00 doby trwają zawsze 8.00 – 8.00, a gdy firma stosuje pracę 3-zmianowową przy klasycznych zmianach 6.00 – 14.00, 14.00 – 22.00, 22.00 – 6.00, to doba dla pierwszej zmiany będzie trwała od 6.00 do 6.00, doba dla drugiej zmiany od 14.00 do 14.00, a dla nocnej zmiany od 22.00 do 22.00. Co ważne wcześniejsze czy późniejsze faktyczne rozpoczęcie pracy przez pracownika w danym dniu nie przesuwa godziny rozpoczęcia doby pracowniczej.

Ponadto należy pamiętać, że pojęcie doby pracowniczej wiąże się z dniem roboczym i nie mamy dób pracowniczych w dniach wolnych od pracy, z jednym wyjątkiem dotyczącym niedzieli i święta, które zostały zdefiniowane na sztywno w przepisach Kodeksu pracy i trwają od 6.00 w niedzielę (święto) do 6.00 w poniedziałek (dniu następującym po święcie) lub kalendarzowo w przypadku pracowników placówek handlowych.

Czy istnieje ciągłość dób pracowniczych?

W praktyce nie możemy stwierdzić, że doby przypadają zawsze jedna bezpośrednio po drugiej, gdyż ich początek wyznacza planowane rozpoczęcie pracy w kolejnym dniu roboczym, a więc możliwe są także przerwy występujące między dobami pracowniczymi. Przykładowo gdy pracownik pracuje w poniedziałek od 8.00 do 16.00, a we wtorek od 12.00 do 20.00, to poniedziałkowa doba będzie trwała od 8.00 w poniedziałek do 8.00 we wtorek, ale wtorkowa nie zacznie się zaraz po zakończeniu doby poniedziałkowej, gdyż rozpocznie się dopiero o godzinie 12.00 we wtorek i będzie trwała do godziny 12.00 w środę, a zatem będą 4 godziny przerwy pomiędzy takimi dobami.

Czemu służy pojęcie doby pracowniczej?

Doba pracownicza służy co do zasady trzem celom:

prowadzeniu ewidencji czasu pracy,
pilnowaniu czy pracownik ma zapewniony nieprzerwany 11-godzinny odpoczynek dobowy oraz
rozliczaniu nadgodzin, w których wyróżniamy nadgodziny dobowe.

Odnosząc się do kart ewidencji czasu pracy należy stwierdzić, że ewidencja nie jest prowadzona w dniach kalendarzowych, co ma znaczenie zwłaszcza dla pracy zmianowej, w przypadku której mamy także nocne zmiany. Pracę wpisujemy w całości w dniu kalendarzowym, w którym się ona rozpoczęła, a więc nocna zmiana przypadająca w godzinach 22.00 w piątek 6.00 w sobotę, zostanie zarejestrowana jako praca w piątek. Prowadząc ewidencję nie dzielimy pracy na odcinki przypadające przed północą i po północy, a całość zapisujemy kalendarzowo do dnia, w którym rozpoczęła się doba pracownicza.

Doba pracownicza jest rozwiązaniem prawnym charakterystycznym dla Polski, gdyż nie przewiduje go unijna dyrektywa o czasie pracy i w Polsce mamy pojęcie nie dziennego a właśnie dobowego nieprzerwanego odpoczynku. Tak więc również w skali doby pracowniczej powinien przypadać cały okres 11-godzinnego odpoczynku pracownika.

W skali dób pracowniczych rozliczamy także czas pracy, a więc ustalamy, czy doszło do przekroczenia 8-godzinnej normy dobowej lub przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy i nadgodziny przypisujemy do danej doby. Powyższe wpływa w praktyce potem także na sposób wyliczenia wynagrodzenie za takie nadgodziny, które powinno być wyliczone według stawki obowiązującej na dany dzień, co będzie ważne, gdy zmiana wynagrodzenia miała miejsce w trakcie miesiąca

Czy naruszenie doby pracowniczej to wykroczenie?

Zgodnie z art. 281 § 1 pkt 5 KP każde naruszenie przepisów o czasie pracy jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, za które grozi kara grzywny, a więc wykroczeniem będzie również planowanie pracy z naruszeniem doby pracowniczej. Jej stosowanie w praktyce oznacza bowiem, że w kolejnych dniach roboczych praca powinna się rozpoczynać o takiej samej lub późniejszej godzinie niż w dniu poprzednim, a nie można zaplanować pracy o wcześniejszej porze. Można więc stwierdzić, że doba pracownicza usztywnia planowanie czasu pracy i jest rozwiązaniem mało elastycznym, gdyż jest to warunek bardziej rygorystyczny do spełnienia dla pracodawcy niż zapewnienie pracownikowi nieprzerwanego 11-godzinnego odpoczynku. W tym zakresie zatem polskie prawo pracy chroni pracownika bardziej niż wynika to z regulacji unijnych, w których wystarczy realizacja odpoczynku dziennego.

Czy można wyłączyć dobę pracowniczą?

Mając powyższe na uwadze od 2013 r. w Kodeksie pracy wprowadzono możliwość zawarcia porozumienia zbiorowego z przedstawicielami załogi, na podstawie którego można osiągnąć skutek wyłączenia doby pracowniczej. Rozwiązanie takie przewiduje art. 140[1] § 1 KP, zgodnie z którym rozkład czasu pracy może przewidywać różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracowników dniami pracy. W takim przypadku wykonywanie pracy zgodnie z ww. rozkładem nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynków dobowego i tygodniowego, a co ważniejsze ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych.

Zatem pracodawcy, którzy mają problem z planowaniem czasu pracy ze względu na dobę pracowniczą powinni pomyśleć o uelastycznieniu swoich przepisów wewnątrzzakładowych i porozumieć się ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami załogi w kwestii wyłączenia stosowania doby pracowniczej. Dzięki temu pracownik będzie mógł mieć zaplanowaną pracę w poniedziałek od 10.00, we wtorek od 8.00, a w środę od 7.00 i nie będzie tu żadnego naruszenia przepisów o czasie pracy.

Czy naruszenie doby pracowniczej zawsze oznacza nadgodziny?

Naruszenie doby pracowniczej, czyli ponowne rozpoczęcie pracy w tej samej dobie pracowniczej nie oznacza z automatu powstania godzin nadliczbowych, gdyż obowiązuje w tym przypadku ogólna definicja pracy w nadgodzinach. A zatem nadgodziny powstaną tylko, jeśli na skutek przełamania doby pracowniczej zostanie jednocześnie przekroczona 8-godzinna norma dobowa czasu pracy. Jeśli więc przykładowo pracownik miał zaplanowaną pracę w poniedziałek od 12.00 do 18.00, a we wtorek od 12.00 do 20.00 i został wezwany do pracy we wtorek o 2 godziny wcześniej, czyli na godzinę 10.00, to w poniedziałkowej dobie pracowniczej praca trwała w sumie 8 godzin (6 planowanych i 2 dodatkowe), a zatem nie powstały nadgodziny dobowe. Taka dodatkowa praca może jednak stać się w przyszłości nadgodziną średniotygodniową, czemu poświęcony zostanie odrębny tekst na blogu.

Jaka jest relacja doby pracowniczej i soboty?

Czasami dodatkowa praca zlecana pracownikowi w wolną od pracy sobotę może jeszcze pokrywać się z piątkową dobą pracowniczą i wtedy powinna być ona zarejestrowana zgodnie z dobą pracowniczą jako praca w dobie piątkowej, mimo że kalendarzowo miała ona miejsce już w sobotę. Przykładowo jeśli pracownik w piątek miał drugą zmianę i pracował od 14.00 do 22.00 a w sobotę wezwano go do pracy od 12.00 do 16.00, to pierwsze 2 godziny dodatkowej pracy powinny zostać zarejestrowane jako praca w dobie piątkowej, a zatem jako praca w sobotę powinny zostać zarejestrowane tylko 2, a nie 4 godziny.

Czy doba pracownicza obowiązuje na przełomie okresów rozliczeniowych?

Pojęcie doby pracowniczej jest nadrzędne w stosunku do rozumienia miesiąca kalendarzowego, czy też okresu rozliczeniowego i może spowodować zaliczenie dodatkowej pracy do wcześniejszego miesiąca lub okresu rozliczeniowego. Jeśli rozważymy sytuację, w której pracodawca stosuje 1-miesięczne okresy rozliczeniowe i 30 września pracownik pracował na 2-giej zmianie, czyli od 14.00 do 22.00, to oznacza to w praktyce, że doba pracownicza zakończy się w dniu 1 października o godzinie 14.00. Zatem wezwanie do pracy w dniu 1 października przed godziną 14.00 oznaczałoby nadgodziny, które powinny być zaliczone do września i rozliczone z wrześniowym wynagrodzeniem za pracę, gdyby były rekompensowane finansowo. Dokładnie rzecz ujmując powinny one zostać zaewidencjonowane do dnia 30 września.

Czym jest czas pracy? Kilka pojęć na początek

Moim ulubionym tematem szkoleniowym, którym zajmuję się od lat i z którego najchętniej szkolę jest czas pracy. Napisałem 5 książek poświęconych tematyce czasu pracy, które miały już po kilka wydań i całe mnóstwo artykułów dla gazet i branżowych portali, ale w dobie szukania informacji głównie w sieci postanowiłem dzielić się wiedzą z tego zakresu również na blogu.

Od września dwa razy w miesiącu na naszej stronie będzie można przeczytać kolejne tematy poświęcone zagadnieniom czasu pracy, które uzupełniam praktycznymi przykładami. A jeśli będziecie chcieli podpowiedzieć kolejny temat do opisania, to zapraszam do kontaktu. Chciałbym, by dzięki Waszej interakcji blog stał się miejscem wymiany poglądów w niełatwym temacie, jakim jest planowanie i rozliczanie czasu pracy.

Pierwszy temat otwierający publikujemy już w sierpniu, i zachęcamy do śledzenia kolejnych wpisów.

Czas pracy czyli?

Na początek temat najbardziej ogólny, czyli postaram się odpowiedzieć na pytanie, czym jest czas pracy? W tym zakresie w naszym prawie mamy dwie definicje: ogólną i dotyczącą czasu pracy kierowców, która jest znacznie bardziej szczegółowa.

Otóż, zgodnie z art. 128 § 1 k.p. czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w miejscu pracy, wynikającym z umowy o pracę. Czas pracy nie powinien się zatem kojarzyć jedynie z okresami faktycznego wykonywania zadań, ale raczej z okresami, gdy przełożony może dysponować pracownikiem i wydawać mu polecenia.

Szersza definicja wynika z art. 6 ust. 1 ustawy o czasie pracy kierowców, zgodnie z którym czasem pracy kierowcy jest czas od rozpoczęcia do zakończenia pracy, która obejmuje wszystkie czynności związane z wykonywaniem przewozu drogowego, w szczególności:

prowadzenie pojazdu;
załadowywanie i rozładowywanie oraz nadzór nad załadunkiem i wyładunkiem;
nadzór oraz pomoc osobom wsiadającym i wysiadającym;
czynności spedycyjne;
obsługę codzienną pojazdów i przyczep;
inne prace podejmowane w celu wykonania zadania służbowego lub zapewnienia bezpieczeństwa osób, pojazdu i rzeczy;
niezbędne formalności administracyjne;
utrzymanie pojazdu w czystości.

Powyższy katalog czynności nie ma charakteru zamkniętego, co potwierdza po pierwsze zwrot „w szczególności” użyty przed wyliczanką ich rodzajów, a także punkt, zgodnie z którym do czasu pracy zaliczymy „wszelkie inne prace”, jeśli zostały one podjęte w celu wykonania zadania służbowego lub zapewnienia bezpieczeństwa osób, pojazdu czy przewożonych rzeczy. Jeśli zatem kierowca prezesa musi przykładowo udać się do centrum handlowego po zakup nowej koszuli w związku z zalaniem kawą na konferencji, to także czas poświęcony na takie zakupy należy zaliczyć do czasu pracy kierowcy.

Dyspozycja fizyczna i psychofizyczna

Wracając do ogólnego pojęcia czasu pracy należy zauważyć, że jego trzonem jest zwrot „pozostaje w dyspozycji”, który należy rozumieć dwojako. Po pierwsze chodzi o dyspozycję w sensie fizycznym, czyli okresy, gdy pracownik stawił się w określonym miejscu wynikającym z umowy o pracę, a w przypadku pracy zdalnej na stanowisku pracy w domu, czy w innym uzgodnionym miejscu wykonywania takiej pracy. Po drugie chodzi o dyspozycję w rozumieniu psychofizycznym, czyli możliwość podjęcia pracy ze względu na sprawność organizmu, i tutaj taką zdolność do pracy wykluczają stan po użyciu alkoholu, czy stan nietrzeźwości oraz stan po zażyciu środków działających podobnie do alkoholu.

Kiedy się rozpoczyna czas pracy?

Co do zasady możemy powiedzieć, że czas pracy rozpoczyna się od stawienia się na stanowisku pracy, a dojazd do pracy i powrót po pracy do miejsca zamieszkania nie stanowią czasu pracy. Wyjątkiem w tym zakresie są jednak pracownicy mobilni, dla których czas pracy liczymy od wyruszenia spod domu samochodem do powrotu do domu, lub nawet później, jeśli po powrocie pracownik jeszcze musi wykonać czynności administracyjne, np. zaraportować efekty odbytych spotkań z kontrahentami. Takie podejście wynika z orzecznictwa sądowego, w którym od lat przyjmuje się, że pracownik mobilny przemieszczając się jest w dyspozycji pracodawcy, gdyż nie będzie on w stanie wykonać swoich zadań nie docierając do miejsca spotkania z klientem, czy kontrahentem.

Kiedy wlicza się czynności przygotowawcze?

W niektórych przypadkach faktyczne rozpoczęcie pracy poprzedzają tzw. czynności przygotowawcze, które mogą w określonych okolicznościach być wliczane do czasu pracy. Niestety orzecznictwo sądowe jest w tym zakresie kazuistyczne i konieczne jest ocenianie każdego przypadku odrębnie. Przykładowo najczęściej przyjmuje się, że czynnościami przygotowawczymi, które nie muszą być zaliczone do czasu pracy jest przebranie się w odzież i obuwie robocze. Argumentem przemawiającym za takim stanowiskiem jest fakt, że zgodnie z przepisami bhp nie można dopuścić do pracy pracownika, który nie spełnia wymagań stawianych przez przepisy. Czynności przygotowawcze, które muszą być uznane za czas pracy to z kolei tzw. przekazywanie zmian, które występuje w różnych branżach, czy weryfikacja obecności pracowników i rozdzielenie im zadań przed przystąpieniem do pracy. Czynności przygotowawcze mogą być specyficzne w różnych branżach i na przykład w call-center będzie to uruchomienie komputera, ściągnięcie listy kontaktów i zapoznanie się z komunikatem, jaki dziś będzie używany do pracy. Błędnym byłoby bowiem zaliczenie do czasu pracy jedynie okresu, gdy pracownik pracuje na słuchawkach, gdyż ok. 10-15 minut musi on poświęcić na przygotowanie się do pracy.

Czy korzystanie przez pracodawcę z systemu RCP coś zmienia?

Coraz większa liczba pracodawców korzysta z elektronicznej rejestracji czasu pracy, co powoduje że pojawiają się kolejne pytania w aspekcie zaliczenia całego czasu zarejestrowanego w systemie teleinformatycznym do czasu pracy. W tym zakresie w orzecznictwie przyjęto, że czas zarejestrowany w systemie RCP to pojęcie szersze niż czas pracy, gdyż system rejestruje cały okres obecności na terenie zakładu pracy, a nie oznacza to, że 100% zarejestrowanego czasu będzie stanowiło czas pracy. Zatem pracodawcy stosujący systemy RCP mają możliwość analizy danych zarejestrowanych przez systemy RCP i nie zaliczania do czasu pracy całości zarejestrowanego czasu przebywania w zakładzie pracy. Dzięki temu możliwe jest także przyjęcie pewnych zaokrągleń, czy tolerancji w rozliczaniu czasu pracy, gdzie dominuje rozliczenie w odcinkach minimum 15 minutowych i nie rozlicza się najczęściej czasu pracy w minutach. Takie podejście oznacza również, że możliwe jest niezaliczanie do czasu pracy pewnych okresów, np. szkoleń nieobowiązkowych, dyżurów zakładowych, czy po prostu zgłoszonego pracodawcy okresu oczekiwania po pracy w biurze na dogodne połączenie komunikacyjne do domu.

Czy dojście do stanowiska to już czas pracy?

W dużych organizacjach, w których mamy czytniki czasu pracy przy bramie wejściowej pojawia się realny problem, ponieważ czas zarejestrowany w systemie elektronicznym zawiera także czas dojścia od bramy do stanowiska pracy i z powrotem na koniec dnia roboczego, co zajmuje czasem nawet kilkanaście minut. W takim przypadku możliwe jest przyjęcie, że czas dojścia do stanowiska pracy nie stanowi czasu pracy, gdyż pracownik nie jest jeszcze w dyspozycji pracodawcy, która rozpoczyna się od stawienia się na stanowisku pracy, a nie w zakładzie pracy. Możliwe jest zatem technicznie odliczanie 5-10 minut od zarejestrowanego czasu pracy na czas dojścia, czy wymaganie aby o godzinie rozpoczęcia pracy, czyli np. o godzinie 8:00 pracownik był już na stanowisku, co oznacza, że odbicie na bramie powinno mieć miejsce odpowiednio wcześnie, np. o godzinie 7:55. Dobrym rozwiązaniem w tak dużych zakładach pracy jest posiadanie dwóch czytników: na bramie wejściowej do zakładu i w poszczególnych budynkach, gdyż wtedy pierwszy z nich jest jedynie potwierdzeniem obecności na terenie zakładu i może pełnić rolę analogiczną do listy obecności, a dopiero drugi służyłby do rejestrowania i rozliczania czasu pracy.

Nowe zasady udzielania urlopu rodzicielskiego

Jakie są obecnie zasady udzielania urlopu rodzicielskiego?

Urlop rodzicielski jest samodzielnym uprawnieniem pracowniczym, niezależnym od urlopu macierzyńskiego. Usunięto bowiem warunek, że urlopu rodzicielskiego udzielać należy bezpośrednio po urlopie macierzyńskim. Dzięki zliberalizowaniu zasad podziału urlopu na części i zniesieniu przypadków, gdy niewykorzystana część urlopu przepadała, można go bardziej elastycznie udzielać.

Czy ojciec dziecka nabędzie prawo do urlopu rodzicielskiego jeśli matka dziecka jest nieubezpieczona?

Tak, gdyż urlop rodzicielski nie jest powiązany już z urlopem macierzyńskim i nie ma warunku, że matka musiała nabyć prawo do urlopu macierzyńskiego, czyli de facto musiała być ubezpieczona, żeby ojciec nabył prawo do urlopu rodzicielskiego. Uprawnienie ojca jest dzięki temu niezależne od statusu matki w kwestii podlegania ubezpieczeniom społecznym, zatem nawet w sytuacji, gdy matka w ogóle nie pracuje i jest np. studentką, to pracujący ojciec i tak nabędzie prawo do urlopu rodzicielskiego.

Czy urlop rodzicielski ojciec może wykorzystać w trakcie urlopu macierzyńskiego matki?

Tak, gdyż jest to uprawnienie ojca dziecka i nie ma ono żadnego związku z tym, czy matka korzysta z urlopu macierzyńskiego, czy rodzicielskiego. Zatem ojciec w trakcie macierzyńskiego matki może skorzystać z tzw. urlopu okolicznościowego w wymiarze 2 dni z tytułu urodzenia się dziecka, następnie z 2 tygodni urlopu ojcowskiego oraz 9 tygodni urlopu rodzicielskiego i dzięki temu przez pierwsze 3 miesiące życia dziecka obydwoje rodzice mogą razem opiekować się dzieckiem bez uszczerbku dla uprawnień rodzicielskich matki dziecka.

Do kiedy maksymalnie można skorzystać z urlopu rodzicielskiego?

Obydwoje rodziców dziecka wykorzystać może urlop rodzicielski końca roku kalendarzowego, w którym dziecko to kończy 6 lat. Jest to więc jest to bardzo długi czas; dla dzieci urodzonych w styczniu będzie to blisko 7 lat. Nie ma już w przepisach specjalnej części urlopu, którą można odroczyć, a więc całość urlopu może zostać do wykorzystania na późniejszy okres i nie musi być wykorzystana po urlopie macierzyńskim. Obecnie matka może wrócić do pracy zaraz po urlopie macierzyńskim i całe 41 tygodni urlopu rodzicielskiego przysługujące obydwojgu rodzicom może być wykorzystywane w kolejnych latach życia dziecka. Należy jednak pamiętać o wyjątku wynikającym z ustawy zasiłkowej, z którego wynika, że jeżeli w pierwszym roku życia dziecka nie zostanie wykorzystany ani jeden dzień urlopu rodzicielskiego przez żadne z rodziców dziecka, to zasiłek za okres urlopu rodzicielskiego wypłacony zostanie w wysokości 70% podstawy wymiaru zasiłku.

Na ile części można podzielić urlop rodzicielski?

Obydwojgu rodzicom przysługuje urlop rodzicielski, który można podzielić w sumie na 5 części. Jeśli zatem matka będzie korzystała z rocznej absencji wynikającej z łączenia urlopu macierzyńskiego i pełnego wymiaru urlopu rodzicielskiego to wykorzysta tylko 1 część urlopu, a ojciec będzie mógł dzięki temu przysługujące mu 9 tygodni urlopu podzielić aż na 4 części.

Jaka jest minimalna długość odcinka urlopu rodzicielskiego?

Przepisy nie określają już długości poszczególnych części urlopu rodzicielskiego, co oznacza, że zlikwidowano dwie dotychczasowe zasady – że minimalna długość jednej części urlopu to 8 tygodni oraz, że urlop musi być udzielany w częściach stanowiących wielokrotność tygodnia. Mając to na uwadze należy stwierdzić, że długość jednej części urlopu jest dowolna i można go także wykorzystywać w dniach. Patrząc na to zagadnienie od strony zasiłkowej należy z kolei stwierdzić, że minimalna długość jednej części to 1 dzień, gdyż zasiłków nie naliczamy na godziny, a właśnie na dni. Nie ma również przeciwwskazań, aby część urlopu trwała np. 1 tydzień i 3 dni. W tym zakresie obecnie decyduje wniosek pracownika. Pracownicy – rodzice powinni jednak pamiętać, żeby nie dopuścić do sytuacji, w której wykorzystali już 5 części urlopu, a zostanie jeszcze niewykorzystany wymiar urlopu, gdyż wtedy nie będzie już fizycznej możliwości skorzystania z niego, i niewykorzystana część przysługującego urlopu przepadnie rodzicowi.

Jakie są zasady rezygnacji z urlopu rodzicielskiego po zmianach?

Rezygnacja jest możliwa w każdym czasie, ale tylko za zgodą pracodawcy. Nie ma w tym zakresie żadnego okresu wyprzedzenia, a więc może to nastąpić także z dnia na dzień, jeśli strony stosunku pracy tak uzgodnią. Nie ma już więc znaczenia sposób korzystania z urlopu rodzicielskiego i to, na jaki okres czasu został on udzielony. Co najważniejsze nie przepada także w żadnym przypadku niewykorzystana część urlop, a wraca ona do puli urlopu, który można wykorzystać nadal do końca roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6 lat.

Tym, którzy chcieliby zgłębić temat urlopów rodzicielskich polecamy najnowszy e-book Moniki Frączek, Urlop rodzicielski po zmianach w 2023 roku wydawnictwa HR E-book.

Masz pytania o okres urlopu rodzicielskiego? Opłacanie składek a praca na 1/2 etatu? Urlopy dla rodziców a urlopy opiekuńcze? Urlop tacierzyński i zasiłki dla matki niepracującej? Rodzicielstwo pozostaje niezwykle istotnym tematem dla działów kadr i płac. Zapraszamy na szkolenie online Uprawnienia rodzicielskie po zmianach w przepisach prawa pracy 15 stycznia 2024. Poznaj nowe uprawnienia rodzicielskie, a więc i prawa rodziców starających się o urlop opiekuńczy, przepisy regulujące urlopy dla rodziców, zatrudnienie po urlopach rodzicielskich czy zatrudnienie matki powracającej z urlopu macierzyńskiego.

Państwa uwadze polecamy również artykuł Zasiłek za urlop rodzicielski za życiem – stanowisko MRiPS. Zapraszamy do lektury.

Wynagrodzenie za zwolnienie z tytułu siły wyższej i urlop opiekuńczy

Jakie wynagrodzenie przysługuje za zwolnienie z tytułu siły wyższej i urlop opiekuńczy?

Urlop opiekuńczy jest całkowicie nieodpłatny i jest to tak naprawdę odmiana urlopu bezpłatnego. W przypadku zwolnienia od pracy z tytułu siły wyższej pracownik zachowuje prawo do połowy wynagrodzenia za taki dzień lub godzinę nieobecności.

Jak prawidłowo obniżyć wynagrodzenie o czas urlopu opiekuńczego?

Urlop opiekuńczy jest odmianą urlopu bezpłatnego, a więc w tym przypadku stosuje się zasadę obniżenia wynagrodzenia zasadniczego wynikającą z § 12 rozporządzenia MPiPS z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (tj. Dz.U. z 2017 r., poz. 927 ze zm., dalej zwane jako rozporządzenie płacowe).

Zatem miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu i otrzymaną kwotę mnoży się następnie przez liczbę godzin nieobecności pracownika w pracy z tych przyczyn. Tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc. W tym przypadku specjaliści ds. płac nie będą mieli trudności z rozliczeniem tej absencji na liście płac, gdyż działamy wg sprawdzonego i znanego schematu.

Czy choroba w trakcie urlopu opiekuńczego uprawnia do zasiłku?

Niestety nie, gdyż ostatnia nowelizacja do ustawy zasiłkowej wprowadziła także zmiany do zasiłku chorobowego, a mianowicie do art. 12 ust. 2 ustawy zasiłkowej, z którego wynika, że zasiłek chorobowy nie przysługuje za okresy niezdolności do pracy przypadającej w czasie m.in. urlopu bezpłatnego oraz opiekuńczego. Będzie to zatem nadal nieobecność usprawiedliwiona, ale niepłatna.

Niestety podobnie będzie z prawem do zasiłku opiekuńczego, gdyż art. 12 ust. 2 ustawy zasiłkowej także ma do niego zastosowanie na mocy odesłania.

Jak rozumieć zwrot „pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia”?

We wszystkich przypadkach, gdy w przepisach prawa pracy użyte jest sformułowanie „zachowuje prawo do wynagrodzenia” bez określenia, jak ono jest obliczane stosuje się zasadę wynikającą z § 5 ust. 1 rozporządzenia płacowego. Wynagrodzenie w takim przypadku oblicza się jak wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, z tym że zmienne składniki wynagrodzenia oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy.

Mając jednak na uwadze zachowanie połowy wynagrodzenia należy za to zwolnienie wypłacić zarówno połowę stawki godzinowej z wynagrodzenia zasadniczego oraz połowę stawki ustalonej ze składników zmiennych z bieżącego miesiąca. W tym zakresie nie ma wątpliwości co do metody obliczenia drugiej części wynagrodzenia, ale niestety brakuje przepisów dotyczących pierwszej części.

Jak obliczyć wynagrodzenie, gdy pracownik zarabia jedynie wynagrodzenie zasadnicze?

Niestety w przepisach prawa pracy nie ma algorytmu, który można by zastosować wprost do pomniejszenia o połowę stawki wynagrodzenia zasadniczego, czy innych stałych składników. Wydaje się, że w tym zakresie niezbędne będzie działanie dwustopniowe:

W pierwszym etapie pomniejszenie wynagrodzenia zasadniczego w sposób analogiczny do urlopu opiekuńczego, przy zastosowaniu przez analogię przepisu § 12 rozporządzenia płacowego;
W drugim etapie wyliczenie stawki godzinowej wynagrodzenia zasadniczego, co osiągniemy dzieląc ją po prostu przez wymiar czasu pracy obowiązujący w danym miesiącu kalendarzowym i ustalenie 50% takiej stawki godzinowej i następnie naliczenie jej za każdą godzinę zwolnienia od pracy z tytułu siły wyższej.

Jeśli więc pracownik zarabia 6000 zł wynagrodzenia zasadniczego i już w maju 2023 r. wykorzystał 1 dzień zwolnienia od pracy z tytułu siły wyższej należy dokonać następujących wyliczeń:

6000 zł ÷ 168 godzin (wymiar w maju) = 35,71 zł × 8 godzin zwolnienia od pracy = 285,68 zł – wynagrodzenie za czas nieobecności w pracy
6000 zł – 285,68 zł = 5714,32 zł – wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca,
6000 zł ÷ 168 godzin (wymiar w maju) = 35,71 zł stawka godzinowa wynagrodzenia w maju × 50% = 17,86 zł × 8 godzin zwolnienia od pracy = 142,88 zł wynagrodzenie za czas absencji w wysokości połowy wynagrodzenia
5714,32 zł + 142,88 zł = 5857,20 – wynagrodzenie do wypłaty w maju.

Jak obliczyć wynagrodzenie, gdy pracownik poza pensją zasadniczą otrzymuje zmienne składniki wynagrodzenia?

Jeśli poza pensją zasadniczą pracownik ma zmienne składniki wynagrodzenia, np. premie, prowizje, nadgodziny, dodatki nocne, zmianowe itp. to poza dokonanymi powyżej wyliczeniami należy policzyć dodatkowo średnią stawkę z wszystkich składników zmiennych z miesiąca, w trakcie którego miało miejsce zwolnienie od pracy z tytułu siły wyższej, a następnie wyliczyć 50% tej stawki i pomnożyć tą kwotę przez liczbę godzin zwolnienia od pracy z tytułu siły wyższej.

Jeśli więc pracownik w maju poza pensją 6000 zł otrzymał 1000 zł premii wynikowej i pracował 40 godzin w nocy za co otrzymał dodatek nocny w kwocie 4,15 zł za godzinę, to należy dokonać następujących wyliczeń:

1000 zł + 40 godzin × 4,15 zł = 1166 zł – suma składników zmiennych otrzymanych w maju
168 godzin – 8 godzin = 160 godzin – czas faktycznie przepracowany w maju
1166 zł ÷ 160 godzin = 7,29 zł stawka ze składników zmiennych za 1 godzinę
7,29 zł × 50% = 3,65 zł – połowa stawki godzinowej ze składników zmiennych
3,65 zł × 8 godzin zwolnienia od pracy = 29,20 zł – wynagrodzenie za czas absencji ze składników zmiennych
5875,20 zł + 29,20 zł = 5904,40 zł wynagrodzenie do wypłaty w maju.

Podstawę prawną stanowi Kodeks pracy. O zasadach udzielania urlopu opiekuńczego opowiemy szczegółowo na szkoleniu 17 stycznia, Zmiany w prawie pracy w 2024 roku – warsztaty.