Pod koniec kwietnia br. na ryku pojawi się najnowsza publikacja autorstwa Łukasza Prasołek z zakresu Dokumentacji czasu pracy.

Będzie to już trzecie wydanie wzbogacone między innymi o kwestie zmian wprowadzonych w prawie pracy związanych z nowymi zasadami prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Dodatkowo poruszone zostały kwestie wpływu RODO na proces zarządzania czasem pracy. W tym wydaniu dodano ponadto fragmenty o elastycznym czasie pracy rodziców dzieci niepełnosprawnych, czy też nowych zasadach uzgadniania ze związkami zawodowymi porozumień dotyczących czasu pracy. Aktualizacja treści objęła oczywiście także nowe orzecznictwo i stanowiska urzędowe, które wydano w ciągu ostatnich 3 lat.

Celem niniejszej publikacji jest pomoc pracodawcom czy ich fachowym służbom kadrowo-płacowym w sporządzaniu poszczególnych dokumentów, jak również zasugerowanie niestandardowych rozwiązań, których wprowadzenie warto rozważyć, by usprawnić organizację czasu pracy w firmie.

Praktycznym walorem książki są liczne przykłady i wzory w zasadzie wszystkich dokumentów opisywanych na jej stronach.

Poniżej prezentujemy okładkę książki.

Na stronie internetowej Portalu PPK (www.mojeppk.pl) pojawiła się nowa wersja wyjaśnień dotyczących funkcjonowania i wdrażania Pracowniczych Planów Kapitałowych. Nowe wyjaśnienia są dużo bardziej obszerne i wyjaśniają szereg – chociaż nie wszystkie – wątpliwości dotyczące bardzo nieprecyzyjnej ustawy o pracowniczych planach kapitałowych.

Co ciekawe przygotowane dokumenty są w trzech wersjach językowych, tj. w języku polski, angielskim i ukraińskim.

Na naszych szkoleniach omawiamy zawiłości związane z pracowniczymi planami kapitałowymi uwzględniając najnowsze wyjaśnienia organów państwowych w tym zakresie.

Pomimo szeregu zapewnień ze strony Ministerstwa Finansów, że nie są planowane żadne nowelizacje ustawy o pracowniczych planach kapitałowych, na stronach Rządowego Centrum Legislacji pojawił się projekt pierwszej nowelizacji ustawy o PPK. Projekt nowelizacji przewiduje zmianę definicji wynagrodzenia, która stanowi podstawę obliczania wpłat do PPK.

Obecnie ustawa o PPK przewiduje, że podstawą od której oblicza się wpłaty do PPK jest wynagrodzenie, przez które należy rozumieć podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe uczestnika PPK, o której mowa w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych, z wyłączeniem podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczym oraz pobierających zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego. W konsekwencji oznacza to, że zgodnie z obecnie obowiązującym brzmieniem przepisów wpłaty do PPK – podobnie jak składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe – oblicza się do wysokości 30-krotności przeciętnego wynagrodzenia.

Zgodnie z proponowaną zmianą definicji wynagrodzenia, wpłaty do PPK będą obliczane od podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe uczestnika PPK bez stosowania ograniczenia, o którym mowa w art. 19 ust. 1 tej ustawy.

Jeżeli proponowana zmiana wejdzie w życie będzie to oznaczało, że w przypadku osób, których podstawa wymiaru składek przekracza 30-krotność przeciętnego wynagrodzenia będą zobowiązane do obliczania wpłat do PPK także od nadwyżki ponad ten limit. Oznacza to że koszty prowadzenia PPK dla pracodawców również wzrosną.

Gorącym tematem ostatnich miesięcy są schematy podatkowe i konieczność ich raportowania organom podatkowym. Zgodnie z nowelizacją Ordynacji podatkowej, która weszła w życie z dniem 1 stycznia 2019 roku podatnicy, doradcy, oraz inne osoby, które wdrażają lub pomagają wdrażać konstrukcie prawne, które mogą skutkować obniżeniem podatku zobowiązane są do raportowania planowanych lub prowadzonych działań organom podatkowym.

Jakkolwiek w założeniach autorów nowych przepisów raportowanie schematów podatkowych miało objąć głównie duże, międzynarodowe podmioty gospodarcze, to jednak warto zwrócić uwagę, że może ono dotknąć także mniejsze podmioty i to nie koniecznie w związku z transakcjami z innymi przedsiębiorcami.

W wyjaśnieniach opublikowanych ostatnio przez Ministerstwo Finansów wskazano bowiem, że schematem podatkowym jest przykładowo wprowadzenie 50% kosztów uzyskania przychodu przy umowach o pracę.

W § 11 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369 ) określono procedurę postępowania działu kadr w przypadku dołączania dokumentu papierowego do prowadzonej w sposób elektroniczny dokumentacji. W skrócie można ją opisać następująco – należy zeskanować dokument do formatu pdf, podpisać go certyfikowanym podpisem lub pieczęcią elektroniczną pracodawcy i następnie dołączyć do systemu teleinformatycznego.

Niestety rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej nie zawiera analogicznego przepisu dotyczącego odwrotnej sytuacji, czyli dołączenia dokumentu elektronicznego do dokumentacji papierowej. Istnieje więc luka prawna w tym zakresie. Zgodnie jednak ze stanowiskiem Ministerstwa Cyfryzacji z dnia 4 lutego 2019 r. dobrą praktyką byłoby stosowanie w takim przypadku zasady analogicznej jak przy zmianie formy dokumentacji opisanej w art. 94⁸ § 3 k.p., a więc podpisanie wydruku dokumentu, co miałoby jednocześnie potwierdzać jego zgodność z oryginalnym dokumentem elektronicznym. Brak takiego podpisu nie może być jednak sankcjonowany przez Państwową Inspekcję Pracy ze względu na brak wyraźnej regulacji w ustawie czy w rozporządzeniu nakładającej taki obowiązek na pracodawców.

6 marca na stronach Rządowego Centrum Legislacji Opublikowano projekt nowelizacji rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz.U. poz. 279). Rozporządzenie powyższe nie było zmieniane od dnia jego powstania, czyli przez ponad 20 lat, a więc nie do końca przystaje ono do obecnych realiów. Zgodnie z jego treścią pracodawca ma obowiązek zapewnienia pracownikom, którzy są zatrudnieni w warunkach szczególnie uciążliwych nieodpłatne posiłki wydawane z względów profilaktycznych w formie jednego gorącego dania. Gdy pracodawca nie ma takiej możliwości ze względu na rodzaj wykonywanej pracy lub ze względów organizacyjnych, wówczas może zapewnić w czasie pracy korzystanie z takich posiłków w punktach gastronomicznych lub zapewnić możliwość przyrządzenia takich posiłków przez pracowników z otrzymanych od pracodawcy produktów. W takich przypadkach po nowelizacji pracodawcy będą mogli zapewnić posiłek po prostu w inny sposób, który nie został sprecyzowany w przepisach, a więc będą to mogły być np. usługi firm cateringowych.

Rozporządzenia ma wejść w życie po 14 dniach od ogłoszenia w Dzienniku Ustaw.

Zgodnie z art. 131 k.p. pracownik może w skali tygodnia pracować przeciętne 48 godzin, licząc z nadgodzinami. Zatem biorąc pod uwagę, że norma czasu pracy obowiązująca w Polsce na tydzień wynosi 40 godzin, to średnio na tydzień może przypadać po 8 godzin nadliczbowych. Zatem w 1-miesięcznym okresie rozliczeniowym może ich być maksymalnie 32, gdyż przypadają w nim zawsze 4 tygodnie, a w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym 96 lub 104 godziny, w zależności od tego, czy składa się on z 12 czy 13 pełnych tygodni.

W praktyce wątpliwości budził jednak fakt, czy ilość ta ulega obniżeniu w przypadku, gdy pracownik korzysta z urlopu wypoczynkowego lub jest chory w danym miesiącu. Zgodnie ze stanowiskiem MRPiPS, które zostało wydane po uzgodnieniu z PIP w dniu 20 grudnia 2018 r. należy przyjąć, że absencje mogą spowodować faktycznie mniejszą liczbę nadgodzin możliwych do przepracowania, ale ich wystąpienie w okresie rozliczeniowym nie oznacza zmniejszenia lub zniesienia maksymalnego przeciętnie 8–godzinnego limitu godzin nadliczbowych w ramach okresu rozliczeniowego. Zatem w 1-miesięcznym okresie rozliczeniowym, w którym pracownik był przez 1 tydzień na urlopie wypoczynkowym, w trakcie trzech kolejnych tygodni może on nadal wypracować 32 nadgodziny i nie dojdzie do naruszenia maksymalnego limitu czasu pracy, wynikającego z art. 131 k.p.

Od 1 stycznia 2019 roku weszły w życie regulacje nakazujące podatnikom, płatnikom, a także osobom wykonującym zawody zaufania publicznego, takim jak adwokaci, radcowie prawni, czy doradcy podatkowi raportować organom podatkowym planowane lub wdrażane schematy podatkowe.

W dużym uproszczeniu ustawodawca nałożył na wyżej wymienione grupy osób obowiązek informowania o wdrażanych w przedsiębiorstwach modelach biznesowych, których skutkiem byłoby zmniejszenie zobowiązań podatkowych. Dla przykładu obowiązkiem raportowania objęte są działania zmierzające do wdrożenia 50% kosztów uzyskania przychodu przy umowach o pracę.

Ostatnio Ministerstwo Finansów opublikowało ponad 100 stronicowe objaśnienia do przepisów regulujących raportowanie schematów podatkowych.

W stanowisku z dnia 7 lutego 2019 r. w sprawie przechowywania dokumentacji pracowniczej resort rodziny przyjął bowiem, że z konstrukcji przepisu § 6 rozporządzenia z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369) wynika, że ujęty w tym przepisie katalog dokumentów jest katalogiem zamkniętym (numerus clausus). Zatem niewymienione w tym katalogu dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia danego pracownika powinny być przechowywane w aktach osobowych w części B.

W § 3 rozporządzenia użyto bowiem sformułowania „w tym” przed katalogiem wymienionych dokumentów, a więc ma on tym razem charakter katalogu otwartego. Zatem wszystkie dokumenty z obszaru czasu pracy, czy urlopów innych niż wypoczynkowe powinny być przechowywane w aktach osobowych w części B, a nie w nowych dokumentacjach dotyczących ewidencjonowania czasu pracy oraz ubiegania się i korzystania z urlopów wypoczynkowych. Przykładowo będą to wnioski o tzw. urlopy okolicznościowe, czy szkoleniowe oraz zgoda lekarza medycyny pracy na nadgodziny pracownika niepełnosprawnego, czy wnioski składane w trybie art. 142¹ KP dotyczące elastycznego czasu pracy pracowników – rodziców dzieci niepełnosprawnych.

Zgodnie z § 8 nowego rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej pracodawcy muszą zapewnić odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury. Niestety w rozporządzeniu nie określono parametrów, jakie muszą być spełnione w pomieszczeniach.

GIP i MRPiPS ustaliły jednak, że powinny być w tym zakresie stosowane zasady rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz.U. Nr 32, poz. 284), wydane na podstawie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Oznacza to w praktyce, że każdy pracodawca musi spełnić wymagania stawiane przez przepisy podmiotom profesjonalnie przechowującym dokumenty.

Z powyższego rozporządzenia z § 6 ust. 1 wynika, że w pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja wytworzona na nośniku papierowym, należy utrzymywać określone warunki wilgotności i temperatury. Zgodnie z załącznikiem do rozporządzenia wynoszą one: dla wilgotności względnej powietrza ‒ od 45 do 60% przy wahaniu w ciągu 24 godzin +/‒ 5%, dla temperatury ‒ od 14 do 20 stopni Celsjusza przy maksymalnym dobowym wahaniu 2 stopni.