Ustawodawca nie zdecydował się na precyzyjne określenie kwot, czy też szczegółowych zasad ustalania takiego ryczałtu, pozostawiając to stronom stosunku pracy. Jest to jednak jeden z ośmiu obligatoryjnych elementów regulaminu/porozumienia wdrażającego pracę zdalną.

Czy przy każdej pracy zdalnej musi być wypłacany ryczałt?

Nie, ryczałt jest obowiązkowy tylko w przypadku pracy zdalnej całkowitej i częściowej. Pracodawcy, u których załoga będzie korzystać tylko z pracy zdalnej okazjonalnej, udzielanej na wniosek w wymiarze 24 dni rocznie nie mają obowiązku wypłacania ryczałtu. W przypadku tego ostatniego rodzaju pracy zdalnej wypłacenie ryczałtu jest oczywiście możliwe, jeśli pracodawca o tym zdecyduje, gdyż będzie to działanie na korzyść pracowników.

Czy w przypadku telepracowników też trzeba będzie po wejściu w życie ustawy wypłacać ryczałt?

Tak, z tym że w ustawie jest specjalny przepis przejściowy dotyczący telepracy, który daje pracodawcom 6 miesięcy na przystosowanie warunków telepracy do pracy zdalnej. Pojęcie „warunki pracy” obejmuje także wypłatę ryczałtu, a więc tacy pracodawcy będą mieli aż pół roku do ustalenie zasad wypłacania ryczałtu i będą go musieli wypłacać dopiero po takim czasie.

Czy ustalić ryczałt miesięczny, dzienny czy godzinowy?

Ze względów praktycznych najprostszym wydaje się ustalenie ryczałtu dziennego lub godzinowego, zwłaszcza jeśli pracodawca dopuszcza pracę zdalną na część dnia lub zatrudnia dużo osób w niepełnym wymiarze czasu pracy. Ryczałt miesięczny ma z kolei sens w przypadku pracy zdalnej całkowitej, która zastąpi telepracę, gdyż taki pracownik nie wykonuje w ogóle pracy w biurze.

Co brać pod uwagę przy ustalaniu kwoty ryczałtu?

Z projektu wynika, że powinny zostać uwzględnione normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. Zatem ważne jest, czy pracodawca udostępni pracownikom przenośny internet, czy też będą oni korzystać z prywatnych łączy internetowych, oraz z jakiej ilości sprzętu będzie korzystał pracownik w trakcie pracy zdalnej: czy tylko z laptopa, czy też dodatkowego monitora, czy także z innych urządzeń, które są zasilane prądem. Należy pamiętać, że w okresie jesienno-zimowym również oświetlenie stanowiska pracy wpłynie na zużycie energii elektrycznej.

Ustalając kwotę ryczałtu należy więc zliczyć koszty internetu, ale tutaj wydaje się, że powinno to być ok. 1/3 rachunku, a nie 100%, gdyż z internetu w domu korzystają także inni domownicy oraz jest on wykorzystywany także po godzinach pracy oraz w weekendy. Można uśrednić koszt internetu u lokalnie występujących dostawców. W przypadku prądu należy z kolei ocenić, ile zużywają go urządzenia, z których będzie pracownik korzystał i oszacować koszt w oparciu o cenniki dostawców energii elektrycznej.

Czy ryczałt jest opodatkowany i oskładkowany?

W projekcie nowelizacji jest przewidziany przepis, z którego wprost wynika, że ryczałt podobnie jak inne koszty poniesione przez pracodawcę, jeśli są one niezbędne do wykonywania pracy zdalnej nie stanowią przychodu podatkowego. Zatem od ryczałtu nie będzie odprowadzało się zaliczek na PIT i konsekwentnie nie będzie on stanowił podstawy wymiaru składek ZUS. Powyższy przepis nie został wyłączony także w przypadku pracy zdalnej okazjonalnej, a więc gdyby pracodawca również w takich przypadkach wypłacał dobrowolnie ryczałt, to również to świadczenie nie stanowiłoby przychodu podatkowego. Teza taka została wprost wyrażona w uzasadnieniu nowelizacji.

Czy trzeba udokumentować sposób ustalenia ryczałtu?

Ustawa nie przewiduje takiego obowiązku, ale ze względu na brak przychodu podatkowego należy uważać, aby organy skarbowe nie przyjęły, że wypłacany ryczałt jest formą ukrytego wynagrodzenia za pracę. Zatem duże ryczałty powinny być udokumentowane na potrzeby ewentualnych przyszłych kontroli.

Czy ryczałt musi być pomniejszany o absencje?

Z projektowanych przepisów nie wynika to wprost, ale biorąc pod uwagę cel wypłaty ryczałtu wydaje się to niezbędne, aby uniknąć zarzutów, że wypłacane świadczenie nie jest bezpośrednio związane z pracą zdalną i powinno zostać opodatkowane i oskładkowane. Jeśli więc pracodawca wprowadzi ryczałt miesięczny, to powinien być on pomniejszany o absencje, gdyż wtedy pracownik nie korzysta z internetu, i nie zużywa prądu w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

 Łukasz Prasołek

Jakie zmiany w projekcie pracy zdalnej wprowadzono w trakcie prac podkomisji sejmowej?

25 października Podkomisja stała do spraw nowelizacji Kodeksu pracy oraz Kodeksu postępowania administracyjnego zakończyła pracę nad nowelizacją dotyczącą pracy zdalnej. Dalsze prace będą prowadzone w Komisji, ale wprowadzono kilka zmian, a kilka ważnych propozycji poprawek nie zostało przyjętych. Jakie są aktualnie przepisy w projekcie?

Czy zmieniono datę wejścia w życie zmian dotyczących pracy zdalnej?

Niestety nie, gdyż nie było porozumienia pomiędzy partnerami społecznymi a MRiPS. Padła propozycja wydłużenia vacatio legis do 3 miesięcy, która została zgłoszona przez organizacje pracodawców. Resort rodziny opowiedział się za 2-miesięcznym okresem, ale ze względu na nieobecność strony związkowej na ostatnim posiedzeniu Komisji nie zmieniono vacatio legis w projekcie. Pozostał więc zapis o 14-dniowym, a decyzję o jego ewentualnym wydłużeniu pozostawiono komisji. Sprawa jest więc nadal niepewna, ale jest zgoda projektodawcy na wydłużenie proponowanego okresu vacatio legis do 2 miesięcy.

Czy zwiększono limit dni pracy zdalnej okazjonalnej?

Niestety nie, zgłoszona poprawka, aby roczny limit pracy okazjonalnej został wydłużony do 30 dni nie została przyjęta. Zatem w aktualnej wersji limit pracy zdalnej okazjonalnej pozostał na dotychczasowym poziomie i wynosi 24 dni. Jest to więc niewiele dni pracy zdalnej i dla pracodawców będzie to oznaczało konieczność wdrożenia pracy zdalnej częściowej (zwanej hybrydową), gdyż dziś często stosowana jest formuła 1 dzień tygodniowo pracy zdalnej lub też 4 dni na miesiąc. Zatem aby nie odbierać pracownikom dotychczasowych praw nie będzie można bazować tylko na pracy okazjonalnej.

Jaki aspekt był przedmiotem sporów na ostatnich posiedzeniach Podkomisji?

Aspekt dotyczący oceny ryzyka zawodowego dla stanowisk pracy zdalnej i możliwość wykonania uniwersalnej oceny ryzyka dla grup stanowisk. W tym zakresie pojawił się wyraźny spór pomiędzy PIP a MRiPS. Jednak na ostatnim posiedzeniu resort rodziny zgodził się ze stanowiskiem PIP, aby nie dopuścić do przeprowadzania uniwersalnej oceny ryzyka. Uzgodniono poprawkę, która nie została przegłosowana. Tak więc również w tej kwestii należy się spodziewać dalszej dyskusji na Komisji Sejmowej. Projekt, który trafia pod jej obrady posiada jednak postulowany przez organizacje pracodawców przepis dopuszczający uniwersalną ocenę ryzyka zawodowego.

Jakie zmiany w zakresie badań medycyny pracy wprowadzono w projekcie?

W trakcie końcowych prac nad nowelizacją Ministerstwo Zdrowia zaproponowało zmianę do art. 229 Kodeksu pracy, związaną z możliwością rozszerzenia badań profilaktycznych pracowników przez lekarza medycyny pracy, jeśli są jakieś programy profilaktyczne ogłoszone przez Ministerstwo Zdrowia. Dzięki temu pracownik będzie mógł przy okazji takiej wizyty przeprowadzić dodatkowe badania, które nie obciążą kosztu medycyny pracy, który pokrywa pracodawca, tylko będą finansowane z budżetu państwa. W tym zakresie przedstawiciele pracodawców zgłaszali uwagi co do tego, że będzie to jednak obciążeniem dla firm, gdyż badania medycyny pracy odbywają się w godzinach pracy. Wniosek ten nie został jednak uwzględniony, gdyż MRiPS zwróciło uwagę na brzmienie przepisów Kodeksu pracy, z których wynika, że badania medycyny pracy jedynie w razie możliwości powinny odbywać się w czasie pracy. Nie ma więc potrzeby dokonywania zmian w przepisach, a zwiększenie zakresu badań profilaktycznych jest z pewnością korzystne dla pracowników.

Kiedy można się spodziewać wejścia w życie przepisów wprowadzających pracę zdalną do Kodeksu pracy?

Biorąc pod uwagę tempo prac parlamentarnych nie wydaje się by weszły one w życie w 2022 r., a dopiero w 2023 r. Zakładając, że zostanie przyjęte vacatio legis zaproponowane przez MRiPS byłby to przełom I i II kwartału 2023 r. Jak na razie rozporządzeniem z 28 października przedłużono stan zagrożenia epidemicznego do końca 2022 r., a więc jest dalej podstawa do stosowania pracy zdalnej wynikającej z art. 3 tzw. specustawy covidowej (Dz.U. 2020 poz. 374; https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20200000374). Może być ona stosowana jeszcze ponadto przez 3 miesiące po odwołaniu stanu zagrożenia epidemicznego, więc jak na razie możemy być spokojni, że do końca marca 2023 r. będzie stosowana praca zdalna covidowa. Wydaje się, że w tym czasie powinno się udać znowelizować Kodeks pracy.

Łukasz Prasołek

Projektowane przepisy dotyczące pracy zdalnej
w zasadzie wcale nie dotyczą kwestii związanych z czasem pracy z jednym wyjątkiem dotyczącym potwierdzania obecności przez takich pracowników na stanowisku pracy. Nawet w tej kwestii pozostawiono jednak wybór pracodawcom, gdyż jest to 1 z 8 obligatoryjnych elementów regulaminu/porozumienia wprowadzającego pracę zdalną.

Czy pracę zdalną będziemy ujmować w harmonogramach czasu pracy?

Praca zdalna jest formą wykonywania pracy i nie ma związku z rozkładem czasu pracy pracownika. Nie musi być więc ujmowana w harmonogramach czasu pracy, gdyż nie są planowane zmiany w przepisach dotyczących rozkładów i harmonogramów czasu pracy. Nie ma jednak przeciwwskazań prawnych, aby ująć pracę zdalną w harmonogramach, jeśli jest taka potrzeba biznesowa, np. ze względu na ograniczenie powierzchni biurowej.

Czy można robić harmonogramy pracy zdalnej?

Można wprowadzić odrębne harmonogramy pracy zdalnej i takie działanie wydaje się wygodniejsze w praktyce niż planowanie jej w harmonogramach czasu pracy. Należy bowiem pamiętać, że harmonogram musi być stworzony na miesiąc z góry i podany do wiadomości z 7-dniowym wyprzedzeniem. Harmonogramy pracy zdalnej mogłyby powstawać na 1-2 tygodnie, gdyż w krótszej perspektywie czasowej łatwiej pogodzić potrzeby pracodawcy i pracowników. Możliwe jest również całkiem elastyczne podejście i dołożenie w pulpicie pracowniczym wniosków o pracę zdalną częściową i przerzucenie decyzji w tym zakresie na pracownika i managera, którzy będą to uzgadniali w praktyce.

Jakie będą zasady potwierdzania obecności na pracy zdalnej?

Planowane przepisy nie określają sposobu potwierdzania obecności przez pracowników pracujących zdalnie, a wskazują jedynie, że powinno to zostać określone w regulaminach/porozumieniach dotyczących pracy zdalnej. Możliwe jest więc zastosowanie elektronicznej listy obecności, wysłanie maila do managera z informacją o rozpoczęciu pracy, czy też zalogowanie się do jakiegoś z systemów teleinformatycznych wykorzystywanych w pracy.

Co ciekawe, ten sposób potwierdzania obecności będzie dotyczyły tylko dni pracy zdalnej i w tym zakresie nie będziemy stosować ogólnych reguł wynikających z regulaminu pracy. Możliwe jest więc, że będą w firmie dwie metody potwierdzania obecności, w zależności od miejsca wykonywania pracy, np. pracownik przychodząc do biura będzie odbijał się na czytniku czasu pracy, a pracując zdalnie będzie wysyłał maila do przełożonego.

Jak prowadzić ewidencję czasu pracy pracowników wykonujących pracę zdalną?

Wykonywanie pracy zdalnie nie wpływa na wygląd ewidencji czasu pracy, w której powinna być w każdym dniu roboczym wpisana liczba przepracowanych godzin oraz godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy. Praca zdalna nie jest rodzajem absencji czy zwolnienia od pracy, a więc błędne byłoby ewidencjonowanie symbolu i wymiaru godzin, np. ZD 8 godzin. Taki sposób rejestracji dotyczy bowiem tylko nieobecności w pracy.

Czy praca zdalna powinna zostać odnotowana w ewidencji czasu pracy?

Zgodnie z art. 149 § 1 Kodeksu pracy pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Praca zdalna całkowita i częściowa powinny być więc odznaczane w kartach ewidencji czasu pracy, gdyż mają wpływ na ustalenie innych świadczeń związanych z pracą. W przypadku pracy zdalnej okazjonalnej wydaje się, że nie ma bezwzględnie obowiązku ujęcia jej w ewidencji czasu pracy. Może to być jednak korzystne z punktu widzenia przejrzystości dokumentacji; w jednym dokumencie będziemy mieć wszystkie dane dotyczące pracy zdalnej.

Łukasz Prasołek