Archiwa Blog - Praktyczne Szkolenia Prasołek & Sawicki Sp. J.

Jak rozliczać nadgodziny w przestrzeniach międzydobowych (tzw. czarnych dziurach)?

W związku z dużymi problemami uczestników naszej konferencji o czasie pracy dotyczącymi rozwiązania przygotowanego testu z pytaniami miedzy innymi o nadgodziny w przestrzeniach międzydobowych, zdecydowaliśmy się szerzej omówić zagadnienie rozliczania dodatkowej pracy przypadającej nie w dobach pracowniczych, gdyż okazało się, że to bardzo trudne zadanie także dla ekspertów z obszaru kadrowo-płacowego.

Co to jest przestrzeń międzydobowa i kiedy ona powstaje?

Od 2004 r. w naszych przepisach dotyczących czasu pracy funkcjonuje pojęcie doby pracowniczej, przez którą rozumiemy kolejne 24 godziny, licząc od planowanego w rozkładzie czasu pracy rozpoczęcia pracy. Zatem, gdy pracownik pracuje w sztywnym i stałym rozkładzie czasu pracy, np. 8.00 – 16.00 od poniedziałku do piątku, to doby liczymy w ciągłości od 8.00 do 8.00 w kolejnych dniach i nie ma pomiędzy nimi żadnych przerw. Jednak przy pracy zmianowej lub w systemach równoważnych, w których nie ma sztywnych zmian, a praca jest planowana nierównomiernie sytuacja będzie bardziej skomplikowana.

Rozważmy bowiem taki przypadek:

Poniedziałek – praca planowana: 6.00 – 14.00,

Wtorek – praca planowana: 14.00 – 22.00,

Środa – praca planowana: 22.00 – 6.00,

W takiej sytuacji poniedziałkowa doba pracownicza trwa od 6.00 w poniedziałek do 6.00 we wtorek, doba wtorkowa natomiast dopiero od godziny 14.00 we wtorek do 14.00 w środę, a doba środowa z kolei od godziny 22.00 w środę do 22.00 w czwartek. Zatem pomiędzy dobą poniedziałkową a wtorkową mamy 8 godzin przerwy (6.00 – 14.00 we wtorek) i taką samą przerwę mamy między dobą wtorkową, a środową (14.00 do 22.00 w środę).

Taki harmonogram czasu pracy jest oczywiście prawidłowy i nie wiążą się z nim żadne komplikacje dopóki nie dojdzie do dodatkowej pracy w przestrzeniach czasowych przypadających pomiędzy dobami pracowniczymi, które w praktyce są różnie określane, jako przestrzenie międzydobowe, czy tzw. „czarne dziury” między dobami.

Kiedy mamy do czynienia z takim przypadkami?

Co do zasady będą to zawsze sytuacje, gdy w kolejnym dniu roboczym praca jest planowana pracownikowi później niż w dniu poprzednim, np. poniedziałek 8.00 – 12.00, a wtorek 10.00 – 18.00. Powyższe dotyczy oczywiście także pracy zmianowej i takich jej rozkładów, gdy w kolejnych dniach następuje praca na wyższej zmianie roboczej, co występuje zarówno w podstawowym jak i równoważnym systemie czasu pracy.

Dodatkowo należy pamiętać o sztywnych definicjach niedzieli oraz święta, wynikających z przepisów Kodeksu pracy, które mogą spowodować powstanie tzw. czarnych dziur pomiędzy nimi, a pierwszym dniem roboczym. Przykładowo, gdy czas trwania niedzieli (święta) u pracodawcy nie został zdefiniowany to co do zasady trwa ona od 6.00 w niedzielę do 6.00 w poniedziałek, a więc pracownicy biurowi pracujący w godzinach 9.00 – 17.00, mają co poniedziałek przestrzeń międzydobową trwającą 3 godziny, przypadającą od 6.00 do 9.00.

Najdłuższe przestrzenie międzydobowe występują w praktyce w rozkładach pracy zmianowej, gdyż mogą wynosić:

8 godzin przy przejściu ze zmiany I na II w systemie podstawowym (np. 6.00 – 14.00),

12 godzin przy przejściu ze zmiany I na II w systemie równoważnym (np. 6.00 – 18.00),

16 godzin przy przejściu ze zmiany I na III w systemie podstawowym (np. 6.00 – 22.00).

Zasadniczo przestrzeń międzydobowa to okres krótszy niż 24 kolejne godziny, gdyż zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego i przyjętą przez PIP praktyką taki okres przypadający po zmianie roboczej pracownika może już być potraktowany jako dzień wolny od pracy.

nadgodziny w przestrzeniach międzydobowych

Jaka jest ogólna zasada rozliczania dodatkowej pracy w tzw. czarnej dziurze?

W 2013 r. MRPiPS rozstrzygnęło, że praca dodatkowa przypadająca w przestrzeniach międzydobowych (czyli nadgodziny w przestrzeniach międzydobowych) nie może być rozliczona jako nadgodziny dobowe, gdyż nie przypada ona w dobie pracowniczej, a przed dobą lub pomiędzy dobami. W takiej sytuacji dla zatrudnionych na cały etat powstaną nadgodziny średniotygodniowe, gdyż mamy tylko dwie kategorie nadgodzin w Kodeksie pracy i jeśli dodatkowa praca nie stanowi nadgodziny dobowej, to w praktyce przekroczy ona przeciętną 40-godzinną tygodniową normę czasu pracy i musi zostać zakwalifikowana jako nadgodzina średniotygodniowa. Działamy tutaj więc trochę na zasadzie wykluczenia, skoro nie mogła to być nadgodzina dobowa, to wliczamy ją do puli średniotygodniowych.

Praktykę taką przyjęła następnie PIP i takie kieruje wystąpienia do pracodawców, którzy jeszcze liczą inaczej nadgodziny, gdyż przyjęte wtedy metody są mniej korzystne dla pracowników, ponieważ należy pamiętać, że nadgodziny średniotygodniowe dają zawsze prawo do dodatku 100% do wynagrodzenia.

Czy praca dłuższa niż 9 godzin w przypadku przestrzeni międzydobowej jest rozliczana tak samo?

Czarna dziura może trwać nawet 16 godzin, gdy pracownik przechodzi z dnia na dzień z pierwszej zmiany na trzecią zmianę, gdyż wtedy doba pierwszej zmiany kończy się np. o 6.00, a doba pracownicza w przypadku 3-ciej zmiany rozpocznie się w tym samym dniu kalendarzowym, ale dopiero od 22.00. Możliwe jest więc, że w przestrzeni międzydobowej dojdzie do pracy dłuższej niż 8 godzin i wtedy pojawia się pytanie, czy tak jak w dobach pracowniczych czy dniach wolnych od pracy pierwsze 8 godzin traktujemy jako nadgodziny średniotygodniowe, a godziny powyżej 8-mej godziny jako nadgodzin dobowe? Czy tutaj obowiązuje zasada pierwszeństwa normy dobowej?

Otóż nie, co potwierdziło MRPiPS w kolejnym stanowisku z 2017 r., wskazując, że norma dobowa – jak sama nazwa wskazuje – dotyczy tylko doby pracowniczej, a przestrzeń międzydobowa to okres krótszy niż 24 godziny i nie może być uznana za dobę pracowniczą. Zatem, gdyby w tym okresie pracownik zatrudniony na cały etat wykonał 9 godzin dodatkowej pracy, to wszystkie je rozliczymy jak nadgodziny średniotygodniowe z dodatkiem 100% wynagrodzenia, a więc 9-ta godzina nie będzie w takim przypadku nadgodziną dobową.

Jak rozliczyć niepełnoetatowca w przypadku pracy w tzw. czarnej dziurze?

W przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy dodatkowa praca w przestrzeni międzydobowej nie spowoduje co do zasady przekroczenia przeciętnej 40-godzinnej normy tygodniowej, a więc nie powstaną ani nadgodziny średniotygodniowe, ani dobowe. Potwierdził to Główny Inspektorat Pracy w swoim stanowisku z 2022 r., przyjmując, że w takiej sytuacji dodatkowa praca powinna zostać rozliczona jako godziny ponadwymiarowe, a więc powinna zostać rozliczona zwykłą stawką wynagrodzenia bez żadnego dodatku.

Możliwe jest oczywiście, że taka praca przekroczy określony w umowie o pracę zawartej z takim pracownikiem tzw. limit godzin ponadwymiarowych, i wtedy w zależności od sposobu jego określenia pracownik otrzyma dodatki w wysokości dodatków za godziny nadliczbowe. Nadal jednak nie będzie to praca nadliczbowa, a jedynie praca wynagradzana dodatkiem o takiej samej wartości finansowej.

Co należy zapamiętać?

Kluczowe do zapamiętania są zatem 3 tezy:

Praca w przestrzeni międzydobowej w przypadku pracownika zatrudnionego na pełen etat to zawsze nadgodziny średniotygodniowe,

Praca w przestrzeni międzydobowej dla niepełnoetatowca oznacza rozliczenie godzin ponadwymiarowych i ewentualnie weryfikację umownego ich limitu,

W przestrzeni międzydobowej nie obowiązuje norma dobowa wynosząca 8 godzin.

Jak rozliczać nadgodziny w systemie równoważnym?

Rozliczanie godzin nadliczbowych nie jest łatwe, gdy czas pracy jest planowany w sposób nierównomierny, a to jest właśnie specyfika pracy w systemie równoważnym, w którym dni pracy mogą trwać zarówno po 8 godzin, jak i być krótsze lub dłuższe niż 8 godzin, a poza tym często występują dodatkowe dni wolne od pracy równoważące pracę w wydłużonych wymiarach dobowych. Jak więc rozliczać nadgodziny w systemie równoważnym?

Jaka jest definicja nadgodzin?

Zgodnie z art. 151 § 1 Kodeksu pracy pracą w godzinach nadliczbowych jest praca przekraczająca normy czasu pracy lub przedłużony dobowy wymiar czasu pracy wynikający z obowiązującego pracownika rozkładu czasu pracy.

Normy to takie same wielkości dotyczące wszystkich systemów czasu pracy, o czym już pisaliśmy na blogu i wynoszą one co do zasady 8 godzin na dobę oraz przeciętnie 40 godzin tygodniowo. Przedłużony dobowy wymiar to natomiast czas pracy dłuższy niż 8-godzinny zaplanowany w harmonogramie czasu pracy pracownika w systemach dopuszczających takowe wydłużenia, a więc przede wszystkim w systemie równoważnym. Praca w takim wymiarze musi zostać następnie zrównoważona krótszymi dobowymi wymiarami czasu pracy zaplanowanymi w innych dniach roboczych lub większą liczbą zaplanowanych dni wolnych od pracy.

Porównując dwie wielkości wymienione w definicji nadgodzin możemy powiedzieć, że w systemie równoważnym granica dla nadgodzin dobowych może być przesunięta, jeśli zapanujemy do przepracowania więcej niż 8 godzin w danej dobie pracowniczej. Jednak granica dla nadgodzin średniotygodniowych pozostaje bez zmian i jest identyczna dla wszystkich systemów czasu pracy, poza pracą w ruchu ciągłym.

Kiedy powstaną nadgodziny dobowe?

Odnosząc się do długości dniówki roboczej możemy zaplanować 3 jej wielkości:

pracę krótszą niż 8 godzin, np. 4 czy 6 godzin – co określamy mianem skróconego dobowego wymiaru czasu pracy,
pracę równą 8 godzin – czyli zaplanowany wymiar czasu pracy równa się z normą dobową czasu pracy,
pracę dłuższą niż 8 godzin, np. 10 czy 12 godzin – co określamy mianem przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy.

W opisanej powyżej definicji nadgodzin ustawodawca odwołuje się jednak tylko do dwóch z trzech powyższych wielkości, a mianowicie norm czasu pracy i przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy, a nie wymienia w ogóle skróconego dobowego wymiaru czasu pracy, co oznacza, że w takich dniach nadgodziny dobowe powstaną dopiero po przekroczeniu normy 8-godzinnej.

Przykład:

Pracownik miał w 1 tygodniu następujący harmonogram:

Poniedziałek 8 godzin,

Wtorek 6 godzin,

Środa 10 godzin,

Czwartek 4 godziny,

Piątek 12 godzin,

Pracownik pracował codziennie o 1 godzinę dłużej, co oznacza, że nadgodziny dobowe wystąpiły w poniedziałek (praca powyżej normy dobowej), w środę i piątek (praca powyżej przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy). Dodatkowe godziny pracy we wtorek i czwartek nie stanowią nadgodzin dobowych.

Czym jest przekroczenie skróconego dobowego wymiaru czasu pracy?

Dodatkowa praca w dniach roboczych, w których było zaplanowane do przepracowania mniej niż 8 godzin nie oznacza powstania nadgodzin dobowych, ale zostanie niejako zapisana na koncie pracownika i na koniec obowiązującego okresu rozliczeniowego czasu pracy stanie się pracą w godzinach nadliczbowych średniotygodniowych. Jeśli okres rozliczeniowy jest dłuższy niż 1 miesiąc, to na koniec miesiąca, w którym taka praca miała miejsce powinno być wypłacone za nią jedynie normalne wynagrodzenie, zgodnie z wynikającą z art. 80 Kodeksu pracy zasadą, iż wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną. Praca taka stanie się nadgodziną średniotygodniową dopiero, jak zamkniemy cały okres rozliczeniowy i wtedy należało będzie wypłacić w zamian 100% dodatek za godziny nadliczbowe.

Kiedy powstaną nadgodziny średniotygodniowe?

Poza specyficznym przypadkiem opisanym powyżej nadgodziny średniotygodniowe u pracownika zatrudnionego w równoważnym systemie czasu pracy powstaną w takich samych okolicznościach, co w systemie podstawowym. Będą to więc jeszcze 3 inne sytuacje, do których zaliczymy:

pracę w dniu wolnym od pracy bez względu na jego rodzaj do 8 godzin niezrekompensowaną w postaci oddania innego dnia wolnego od pracy,
pracę w tzw. czarnych dziurach między dobami, która już została odrębnie opisana na blogu,
pracę nadplanowaną w harmonogramie czasu pracy w skali okresu rozliczeniowego, co wynika z błędu w planowaniu czasu pracy.

Jak rekompensować pracę w dniu harmonogramowo wolnym od pracy?

System równoważny charakteryzuje występowanie dodatkowej kategorii dnia wolnego od pracy, który równoważy w praktyce pracę w wydłużonych dobowych wymiarach czasu pracy, gdyż wystarczy, że pracownik będzie miał zaplanowaną pracę w dwa dni po 12 godzin i już wypracuje 24 godziny, a więc tyle samo co pracownik zatrudniony w systemie podstawowym w 3 dni. W takiej sytuacji pracownik musi mieć zapewniony jeden dodatkowy dzień wolny od pracy, który określamy najczęściej mianem dnia wolnego harmonogramowo.

UWAGA! Kodeks pracy nie reguluje odrębnie zasad rekompensaty nadgodzin przypadających w takim dniu, a nie stosuje się tutaj przepisów o pracy w niedziele (święta) oraz w dni wolne od pracy z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, co oznacza, że dodatkowa praca przypadająca w takim dniu zostanie rozliczona jako nadliczbowa na ogólnych zasadach.

Oznacza to w praktyce, że nie ma obowiązku oddania w zamian za taką pracę innego dnia wolnego od pracy, a nadgodziny dobowe powstaną dopiero po przekroczeniu 8-godzinnej normy dobowej czasu pracy. Z kolei pierwsze 8 godzin pracy w tym dniu to godziny potencjalnie średniotygodniowe, które zostaną rozliczone dodatkiem 100% wynagrodzenia na koniec okresu rozliczeniowego czasu pracy. Gdyby jednak pracownik chciał odebrać czas wolny za dodatkowe godziny pracy to uprawniony jest do ich odebrania na zasadzie 1:1 na swój pisemny wniosek, a nie ma uprawnienia do dnia wolnego od pracy, jak miałoby to miejsce w przypadku pracy w niedzielę czy sobotę (dniu wolnym z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy).

Czy takie same zasady będą dotyczyły rozliczenia niepełnoetatowców?

W przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy nie zmienią się w żaden sposób zasady rozliczania nadgodzin dobowych, które nie mogą powstać dopóki nie dojdzie do przekroczenia 8-godzinnej normy czasu pracy lub zaplanowanego w danej dobie przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy. Jednak w dniach wolnych harmonogramowo oraz w dniówkach, w których była zaplanowana praca w skróconych dobowych wymiarach czasu pracy nie powstaną nadgodziny średniotygodniowe, a w to miejsce pojawią się godziny ponadwymiarowe, rozliczane co do zasady zwykłą stawką godzinową bez dodatków. W takich sytuacjach trzeba będzie oczywiście zweryfikować, czy dodatkowa praca nie spowoduje przekroczenia umownego limitu godzin ponadwymiarowych, gdyż wtedy pracownik byłby uprawniony do dodatku w wysokości dodatku za godziny nadliczbowe.

Na czym polega równoważny system czasu pracy?

Równoważny system czasu pracy pozwala na dostosowanie dobowego wymiaru czasu pracy do realnej potrzeby firmy, a nie wymusza pracy we wszystkie dni robocze po 8 godzin. Praca może być wydłużona do maksymalnie 12 godzin, jak i skrócona poniżej 8 godzin na dobę. W tym systemie można zastosować okres rozliczeniowy dłuższy niż 1 miesiąc, co jeszcze bardziej uelastyczni organizację pracy.

Czy w każdej organizacji można wdrożyć równoważny system czasu pracy?

W zasadzie tak, ponieważ przesłanki jego zastosowania zostały określone bardzo ogólnie, gdyż możliwe jest jego zastosowanie w sytuacjach, gdy jest to uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją (art. 135 § 1 Kodeksu pracy). Są to przesłanki, które może spełnić w zasadzie każdy pracodawca, a w praktyce Państwowa Inspekcja Pracy w ogóle nie weryfikuje podstaw zastosowania takiego systemu, a sprawdza jedynie, czy prawidłowo zaplanowano i następnie rozliczono czas pracy pracowników.

Inne warunki zastosowania równoważnego czasu pracy mogą wynikać z ustaw szczegółowych dotyczących danych grup zawodowych (pragmatyk), ale często będą się one powtarzały z ogólną regulacją Kodeksu pracy. Tak będzie przykładowo w przypadku pracowników służby cywilnej, gdyż art. 97 ust. 2 ustawy o służbie cywilnej przewiduje analogiczne warunki zastosowania systemu równoważnego, jak wynikające z Kodeksu pracy.

Jaki okres rozliczeniowy wybrać?

W przeciwieństwie do systemu podstawowego standardowa długość okresu rozliczeniowego w systemie równoważnym wynosi tylko 1 miesiąc, a nie 4 miesiące. W szczególnie uzasadnionych przypadkach możliwe jest jednak jego wydłużenie do 3 miesięcy. Z kolei 4-miesięczne okresy rozliczeniowe są obwarowane warunkami związanymi z pracą, gdyż można je zastosować jedynie przy pracach uzależnionych od pory roku lub warunków atmosferycznych. Branżami w których taka długość będzie możliwa będzie więc rolnictwo, hotelarstwo, budownictwo, czy turystyka.

W praktyce najczęściej spotykanym wśród pracodawców rozwiązaniem jest 3-miesięczny okres rozliczeniowy czasu pracy, który daje już sporą elastyczność w planowaniu czasu pracy. Co ważne, 3-miesięczne okresy nie muszą się pokrywać z kwartałami w roku kalendarzowym i można je dostosować do realnych potrzeb danego podmiotu. Wprowadzając system równoważny pracodawca ma bowiem prawo w regulaminie pracy (układzie zbiorowym, lub obwieszczeniu) zdecydować, jak będą u niego w firmie liczone okresy rozliczeniowe.

UWAGA! Zgodnie z art. 150 § 2 Kodeksu pracy wydłużony do 3 lub 4 miesięcy okres rozliczeniowy pracodawca może wprowadzić po uprzednim poinformowaniu PIP w dwóch przypadkach. Po pierwsze jest to możliwe, gdy nie działają u niego związki zawodowe, albo gdy działające organizacje związkowe nie wyrażają zgody na zmianę okresów rozliczeniowych. Jest to jedynie notyfikacja, a PIP nie wydaje w tym zakresie żadnej decyzji, nie musi też zaakceptować złożonego przez pracodawcę wniosku.

Zdjęcie przedstawia mężczyznę trzymającego smartfon w jednej ręce i długopis w drugiej, a w tle znajduje się laptop. Jest to reklama konferencji pt. „Czas pracy – bieżące wyzwania i problemy praktyczne”, która odbędzie się w Warszawie w dniach 24-25 czerwca 2025 roku w Hotelu Prezydenckim.

Jak można planować pracę w systemie równoważnym?

Zgodnie z treścią art. 135 § 1 Kodeksu pracy w systemie tym jest dopuszczalne przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy do maksymalnie 12 godzin, a taki przedłużony dobowy wymiar może być równoważony dwojako: krótszym dobowym wymiarem czasu pracy w niektórych innych dniach lub dodatkowymi dniami wolnymi. Przepis nie ogranicza przy tym minimalnej długości dniówki roboczej, a więc może to być nawet 1-2 godziny pracy. Czasem jednak przepisy wewnętrzne obowiązujące u pracodawcy ograniczają długość dniówki np. do 4 godzin.

System ten nie reguluje kwestii związanych z odpoczynkiem dobowym, a więc nadal pracownik ma mieć gwarantowany standardowy, czyli nieprzerwany 11-godzinny odpoczynek. Oznacza to zatem, że nie ma przeciwwskazań prawnych, aby następowały po sobie 12-godzinne dni robocze, a może być ich nawet więcej niż 2 z rzędu.

W praktyce obydwa wyżej wymienione rozwiązania zależą od branży i sposobu wykorzystania systemu równoważnego. Będą branże, gdzie praca jest wykonywana tylko po 12 godzin na zmiany, i wtedy często stosowanym rozwiązaniem jest następujący układ pracy: D, N, W, W, D, N, W, W, gdzie D oznacza 12-godzinną zmianę w dzień, np. od 7.00 do 19.00, N oznacza 12-godzinną zmianę nocną np. od 19.00 do 7.00, a W dzień wolny od pacy. W taki sposób pracują pracownicy ochrony, recepcje hotelowe, czy pracownicy w logistyce.

Równoważny czas pracy może wyglądać również całkiem inaczej, gdy spojrzymy na to jak jest on stosowany w gastronomii, czy branży handlowej, w których planowane dniówki mają długość bardzo różną i nie obowiązuje żadna sztywna reguła co do planowania czasu pracy. W jednych dniach praca trwa krótko 3, 4, 5 czy 6 godzin, a w innych z kolei 8, 10 czy nawet 12 godzin, a nierzadko planuje się również czas pracy w niepełnych godzinach. Taka elastyczność daje możliwość pogodzenia różnego ruchu klientów z jednej strony z potrzebami pracowników np. studiujących, czy uprawniających sporty z drugiej strony. W tych branżach system równoważny łączy się jeszcze często z ruchomym rozkładem czasu pracy wyłączającym stosowanie doby pracowniczej, co pozwala w kolejnym dniu planować pracę od wcześniejszej godziny niż w dniu poprzednim, jeśli nie naruszono 11-godzinnego odpoczynku.

Czy potrzebne są harmonogramy czasu pracy w tym systemie?

System równoważny jest klasycznym przykładem systemu, w którym muszą być tworzone harmonogramy czasu pracy, gdyż nie ma możliwości, aby np. w regulaminie pracy opisać sztywno rozkład czasu pracy. Również Sąd Najwyższy w postanowieniu z dnia 15 lipca 2020 r. (III PK 56/19) przyjął, że wobec zróżnicowanego rytmu pracy, który może istotnie wpływać na sytuację pracownika, konieczne jest, aby praca w systemie równoważnym odbywała się według ustalonego z góry rozkładu, w którym zostaną wskazane dni pracy wraz z przypadającą do przepracowania liczbą godzin, a o harmonogramie pracy pracownik powinien zostać poinformowany z odpowiednim wyprzedzeniem.

Jakie symbole muszą być w harmonogramach czasu pracy?

Praca w systemie równoważnym może być, jak już opisałem powyżej, planowana w różny sposób i to od modelu systemu równoważnego zależy w dużej mierze liczba rodzajów dni wolnych od pracy, jakie pojawią się w harmonogramach czasu pracy. Możliwe jest bowiem zachowanie liczby dni roboczych charakterystycznej dla systemu podstawowego i wtedy pracownik ma zachowaną jedynie ustawową liczbę dni wolnych od pracy równą liczbie sobót, niedziel oraz świąt, przypadających do przepracowania w okresie rozliczeniowym. Wtedy także ich rodzaje będą identyczne jak w systemie podstawowym.

Często jednak system równoważny charakteryzują dodatkowe dni wolne od pracy wynikające z równoważenia czasu pracy, gdyż należy pamiętać, że już zaplanowanie dwóch 12-godzinnych dniówek gwarantuje pracownikowi 1 extra dzień wolny od pracy. Dni takie muszą być specjalnie oznaczane w harmonogramie czasu pracy, gdyż ewentualna dodatkowa praca w te dni w przyszłości nie będzie wiązała się z obowiązkiem oddania innego dnia wolnego i będzie miała specyficzne zasady rozliczenia, co będzie jednak przedmiotem odrębnego wpisu na blogu.

Mając powyższe na uwadze w harmonogramach czasu pracy stosowanych w systemie równoważnym występują najczęściej 4 rodzaje symboli dni wolnych od pracy i są to symbole oznaczające:

Niedziele lub dni wolne zaplanowane w zamian za pracę w niedziele,
Święta lub dni wolne zaplanowane w zamian za pracę w święta,
Dni wolne z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy,
Dni wolne harmonogramowo.

Zdjęcie przedstawia reklamę warsztatów dotyczących czasu pracy. Tło jest pomarańczowe, a tekst jest biały. Na plakacie widnieje napis: „CZAS PRACY OD PODSTAW z Łukaszem Prasołkiem 13-15 października 2025 r.”. Na zdjęciu widać również uśmiechniętego Łukasza Prasołka, który ubrany jest w białą koszulę.

Równoważny system czasu pracy – jakie przerwy musi mieć pracownik?

Po zmianach dotyczących długości przerwy tzw. śniadaniowej wprowadzonych w 2023 r., a więc art. 134 Kodeksu pracy, nie ma już jednej długości przerwy, a gdy dobowy wymiar czasu pracy przekracza 9 godzin pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikowi drugą przerwę 15-minutową wliczaną do czasu pracy.

Tak więc w systemie równoważnym w zależności od harmonogramu czasu pracy będą dni, gdy pracownik:

nie będzie musiał mieć w ogóle zapewnionej przerwy, jeśli będą one krótsze niż 6 godzin pracy, np. grafiki na 4 godziny,
będzie miał standardowo zapewnioną jedną 15-minutową przerwę, jeśli dobowy wymiar czasu pracy w danym dniu wahał się będzie od 6 do 9 godzin,
powinien mieć zapewnione dwie przerwy 15-minutowe wliczane do czasu pracy, jeśli dobowy wymiar czasu pracy był dłuższy niż 9 godzin.

UWAGA! Zgodnie ze spójnym stanowiskiem PIP oraz MRPiPS liczba przerw wliczanych do czasu pracy zależy jednak od faktycznego, a nie planowanego czasu pracy, a więc zlecając dodatkową pracę należy mieć na uwadze, czy nie dojdzie na skutek dodatkowo wykonanej pracy do przekroczenia pułapu godzinowego uprawniającego pracownika do przerwy.

Podstawowy system czasu pracy

Najprostszym i najczęściej stosowanym przez pracodawców systemem czasu pracy jest system podstawowy, w którym praca odbywa się po 8 godzin na dobę przez średnio 5 dni w tygodniu, co daje przeciętnie 40 godzin pracy w skali tygodnia. System ten nie wymaga spełnienia żadnych warunków i może być stosowany w długich okresach rozliczeniowych czasu pracy, wynoszących nawet 4 miesiące, bez konieczności spełnienia żadnych dodatkowych warunków.

W jakie dni można pracować w systemie podstawowym?

System podstawowy oznacza pracę przez średnio 5 dni w tygodniu, ale przepis nie wskazuje na to, w jakie dni taka praca będzie się odbywała, choć najczęściej przypada ona od poniedziałku do piątku. Możliwe jest również planowanie pracy w soboty i wyznaczanie w zamian innego dnia w tygodniu, który będzie dla pracownika dniem wolnym z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Praca w niedziele jest z kolei możliwa tylko przy spełnieniu dodatkowych przesłanek dopuszczających taką prace wynikających z art. 151¹⁰ k.p., które są jednakowe dla wszystkich systemów czasu pracy.

W zasadzie jedyna elastyczność tego systemu czasu pracy polega na tym, że można w niektóre tygodnie zaplanować 6 dni pracy po 8 godzin, a w inne 4 dni pracy po 8 godzin lub mniejszą liczbę dni roboczych, ale zawsze trwających 8 godzin. Na taką organizację pracy pozwala zasada przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy.

Czy praca w systemie podstawowym wymaga harmonogramów czasu pracy?

Najczęściej pracodawcy stosujący podstawowy system czasu pracy określają w regulaminach pracy sztywne godziny pracy, np. 8.00 – 16.00, czy 7.00 – 15.00 w dniach roboczych i to jest wystarczające działanie, aby nie tworzyć harmonogramów czasu pracy. Wystarczy jeszcze w regulaminie napisać, że praca odbywa się od poniedziałku do piątku, a soboty są dniem wolnym z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy. W takiej sytuacji spełniona jest przesłanka nie tworzenia harmonogramów, gdyż obowiązuje sztywny rozkład czasu pracy wynikający z przepisów prawa pracy, do których na mocy art. 9 k.p. zalicza się także regulamin pracy.

Harmonogramy czasu pracy muszą być tworzone, jeśli pracodawca planuje pracę na 2 lub 3 zmiany lub praca planowana jest nierównomiernie o różnych godzinach dnia. W takim bowiem przypadku dopiero z harmonogramu pracownik dowie się o obwiązujących go godzinach pracy.

Harmonogramów wymagało będzie ponadto planowanie pracy pracownikom zatrudnionym w niepełnym wymiarze czasu pracy, gdy pracują oni nierównomiernie, a nie po 4 czy 6 godzin każdego dnia roboczego.

Jak można uelastycznić czas pracy w systemie podstawowym?

Często stosowanym w praktyce sposobem na bardziej elastyczne podejście do czasu pracy w systemie podstawowym jest połączenie go z ruchomym rozkładem czasu pracy, przewidującym widełki odnośnie godzin rozpoczynania pracy, np. w przedziale 7.00 – 9.00. Rozwiązanie to jest bardzo dobrze oceniane przez pracowników, gdyż ogranicza spóźnienia do pracy, a przy większych widełkach daje nawet możliwość celowego późniejszego rozpoczęcia pracy, aby rano załatwić jakąś sprawę w urzędzie, banku, czy iść do lekarza. Z drugiej strony w dniach, gdy po południu ma się jakieś plany, np. zebranie w szkole u dziecka można pracę zacząć wcześniej, aby nie korzystać z wyjścia prywatnego celem uczestniczenia w takim zebraniu.

Widełki bez ryzyka dla pracodawcy mogą być nawet 5-godzinne, gdyż wtedy zawsze jest gwarantowany nieprzerwany 11-godzinny odpoczynek, bowiem 24 godziny doby – 8 godzin pracy – 5 godzin widełek daje właśnie 11 godzin, gwarantujące minimalny odpoczynek wymagany przez art. 132 k.p. Część firm zgadza się na jeszcze większe widełki godzinowe, ale to już generuje ryzyko naruszenia odpoczynku, jeśli pracownik nie będzie go sam przestrzegał, gdyż przyjście w jednym dniu najpóźniej do pracy jak na to pozwalają widełki nie może wiązać się z przyjściem w kolejnym dniu na pierwszą godzinę dopuszczoną w przedziale godzinowym.

W ruchomym czasie pracy ponowne rozpoczynanie pracy w tej samej dobie pracowniczej nie generuje pracy w godzinach nadliczbowych, co jest ważną zmianą na plus dla takiej organizacji pracy, gdyż możliwe jest pracowanie na zmianę od 9.00, od 7.00, od 9.00 i od 7.00. Działanie takie jest zgodne z prawem i nie generuje żadnych komplikacji.

UWAGA! Nieprawidłowym podejściem do elastyczności czasu pracy w tym systemie jest jednak możliwość pracy dłużej od poniedziałku do czwartku, np. po 15 czy 30 minut i krótsza praca w piątki, aby szybciej zacząć weekend. Norma dobowa ma charakter sztywny i nie może być bilansowana w innym okresie niż doba pracownicza, a zatem takie działanie oznacza nadgodziny w 4 dniach i konieczność złożenia wniosku o ich odebranie w piątek.

Na pomarańczowym tle widnieje reklama szkolenia „Czas pracy od podstaw” z Łukaszem Prasolikiem, zaplanowanego na 13-15 października 2025 roku. Ilustracja przedstawia stos dokumentów oraz zegar, co sugeruje tematykę związaną z organizacją czasu pracy. Na dole umieszczono żółty przycisk z napisem „kliknij i sprawdź” oraz ikoną dłoni wskazującej palcem, zachęcającą do uzyskania więcej informacji.

Co zmienia długi okres rozliczeniowy?

Poza ruchomym rozkładem czasu pracy drugim sposobem na uelastycznienie czasu pracy w systemie podstawowym jest 3-4 miesięczny okres rozliczeniowy, który pozwoli w praktyce na stosowanie nierównomiernego rozkładu czasu pracy. Dzięki temu czas planowany w poszczególnych miesiącach nie musi zgadzać się z wymiarem (nominałem) czasu pracy dla takiego miesiąca kalendarzowego i można zaplanować nawet ok. 200 godzin pracy w miesiącu, równoważąc go krótszym czasem pracy w innych miesiącach tego okresu rozliczeniowego. Co ważne takie planowanie czasu pracy nie wiąże się z kosztem nadgodzin i nie generuje żadnych perturbacji płacowych przy stałych wynagrodzeniach miesięcznych. Od lat przyjmuje się bowiem, że pracownik wynagradzany stałą stawką miesięczną otrzymuje ją w tej samej wysokości we wszystkich miesiącach bez względu na faktyczną liczbę godzin przypadających do przepracowania.

Jak mogą pracować niepełnoetatowcy zatrudnieni w systemie podstawowym?

W przypadku osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy nadal obowiązują standardowe normy czasu pracy, a więc 8-godzinna norma dobowa i przeciętnie 40-godzinna norma tygodniowa. Powyższe oznacza z kolei, że osoby takie nie muszą pracować po 4 godziny dziennie, gdy mają ½ etatu i po 6 godzin dziennie, gdy mają ¾ etatu. W praktyce możliwe jest planowanie pracy takim pracownikom po 8 godzin w niektóre dni i w zamian planowanie dni wolnych od pracy, które będą mieć charakter dni tzw. harmonogramowo wolnych od pracy. Będą to bowiem dodatkowe dni wolne od pracy poza gwarantowanymi ustawowo świętami, niedzielami oraz dniami wolnymi z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy. Nierównomierne planowanie czasu pracy ma jednak jedną wadę, gdyż wiąże się z koniecznością tworzenia harmonogramów czasu pracy.

Czy praca w 4-brygadówce to praca w systemie podstawowym?

W branży energetycznej oraz w produkcji praca często jest wykonywana non-stop, czyli przez 24 godziny na dobę przez 365 (6) dni w roku kalendarzowym. Przed wejściem Polski do UE istniało w tym zakresie specjalne rozwiązanie prawne dla takiej organizacji pracy, a była to 4-brygadowa lub podobna organizacja pracy. Od 2004 r. nie ma już takiego rozwiązania, a potocznie stosowana nazwa „4-brygadówka” to po prostu podstawowy system czasu pracy połączony z pracą na 3 zmiany.

Jak prawidłowo wyznaczyć dzień wolny za święto wypadające w sobotę?

Jak prawidłowo wyznaczyć dzień wolny za święto, które przypadnie w sobotę?

Na skutek wyroku TK z 2 października 2012 r. (K 27/11) w sytuacjach, gdy święto wypada w sobotę, która u większości pracodawców jest nadal dniem wolnym od pracy z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, pracodawcy muszą wyznaczyć w zamian inny dzień wolny. W 2025 r. sytuacja taka ma miejsce dwukrotnie, gdyż święta 3 maja oraz 1 listopada przypadają w soboty.

Jak święta wpływają na czas pracy?

Algorytm obliczania wymiaru czasu pracy obowiązującego pracownika w okresie rozliczeniowym został ustalony w art. 130 k.p. i przyjęto w nim, że każde święto przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy. Zatem, gdy święto przypadnie w niedzielę jest neutralne w punktu widzenia czasu pracy, ale gdy święto przypadnie w sobotę, to obniża czas pracy o 8 godzin. Taka sytuacja oznacza bowiem w praktyce, że pracownik nie będzie miał w tym terminie dnia wolnego z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy, gdyż zostanie on „wyparty” przez święto. Zatem, aby w okresie rozliczeniowym obowiązującym pracownika zgadzała się liczba dni wolnych od pracy konieczne jest wyznaczenie wszystkim pracownikom dodatkowego dnia wolnego od pracy.

W jaki sposób oznaczyć oddany dzień wolny za święto w harmonogramie?

Wyznaczany dzień wolny może zostać oznaczony specjalnym symbolem wskazującym, że jest on zaplanowany za święto, które przypadło w sobotę, ale nie ma takiej konieczności, gdyż w praktyce jest to po prostu dzień wolny z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy. Błędem jest zatem oznaczanie takiego dnia w harmonogramach jako dnia wolnego za święto, np. DWŚ, gdyż pracownik w święto nie pracował i nie ma podstawy do udzielenia mu takiego dnia wolnego. Na skutek tego, że dzień świąteczny wypadł w sobotę, pracownik nie skorzystał w danym tygodniu z dnia wolnego z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy i to właśnie taki dzień powinien mu zostać oddany w innym terminie.

Czy wyznaczony dzień wolny musi być w tym samym miesiącu?

Algorytm obliczania wymiaru czasu pracy dotyczy okresu rozliczeniowego, a więc wyznaczony dzień wolny nie musi być w tym samym miesiącu kalendarzowym, jeśli u pracodawcy są stosowane dłuższe okresy rozliczeniowe czasu pracy. Przykładowo, jeśli firma korzysta z 3-miesięcznych okresów rozliczeniowych pokrywających się z kwartałami w roku kalendarzowym, to dzień wolny za święto 3 maja może zaplanować już w kwietniu, np. w Wielki Piątek, jak i dopiero w czerwcu, np. w piątek po Bożym Ciele. Gdyby pracodawca stosował 1-miesięczne okresy rozliczeniowe, to dzień wolny bezwzględnie musiałby przypadać w trakcie miesiąca, np. 2 maja wyznaczony jako dzień wolny za święto 3 maja oraz 10 listopada zaplanowany jako dzień wolny za święto 1 listopada.

Dni wolne nie muszą być także wyznaczane odgórnie, a możliwe jest pozostawienie pracownikom wyboru terminu dnia wolnego i złożenia indywidualnych wniosków w tym zakresie, które będą akceptowali managerowie. W takich przypadkach jednak osoby zarządzające powinny bezwzględnie dopilnować, aby każdy pracownik złożył wniosek, gdyż nie wykorzystanie dnia wolnego w okresie rozliczeniowym spowoduje przepracowanie zbyt dużej liczby godzin i będzie uznane przez PIP jako planowanie pracy w godzinach nadliczbowych. Działanie takie grozi zatem mandatem, a dodatkowo spowoduje ono duże koszty płacowe, gdyż nieoddanie dnia wolnego od pracy oznacza powstanie nadgodzin średniotygodniowych, które uprawniają pracownika do wynagrodzenia ze 100% dodatkiem za nadgodziny.

Co z osobami nowo przyjętymi do pracy?

Wyznaczanie dni wolnych w dłuższym odstępie czasowym od dnia świątecznego może spowodować problemy z rozliczeniem czasu pracy, gdy u pracodawcy pojawiają się nowi pracownicy lub ktoś z dotychczas zatrudnionych odchodzi z pracy.

Jeśli pracodawca wyznaczyłby dzień wolny w zamian za święto 3 maja 2025 r. w piątek po Bożym Ciele, czyli w dniu 20 czerwca, to osoby które rozpoczną pracę w takiej firmie od dnia 1 czerwca nie mają uprawnienia do skorzystania z takiego dnia wolnego od pracy, gdyż w okresie ich zatrudnienia nie przypada święto, które miało miejsce w sobotę. Dlatego takie osoby mogą pracować w dniu 20 czerwca albo skorzystać w tym dniu z urlopu wypoczynkowego lub innej absencji. Pracodawca nie musi im bowiem oddać dnia wolnego od pracy, a w praktyce skorzystanie z takiego dnia, który był wyznaczony dla całej firmy będzie oznaczało, że taka osoba będzie miała niedopracowany czas pracy o 8 godzin.

Odwrotnie wyglądała będzie sytuacja, gdy pracownik dołącza do organizacji od 1 maja 2025 r., a cała firma miała dzień wolny za święto 3 maja wyznaczony w piątek przed Wielkanocą. W takim przypadku nowy pracownik zatrudniony w maju powinien mieć odrębnie wyznaczony dzień wolny od pracy w innym terminie, gdyż w przeciwnym razie wypracuje nadgodziny średniotygodniowe, pracując o 8 godzin za dużo.

Czy można obniżyć wymiar czasu pracy godzinowo?

Pracodawcy muszą obligatoryjnie wyznaczyć cały dzień wolny, gdyż obniżenie wymiaru czasu pracy o 8 godzin oznaczałoby, że co prawda zgadzałaby się liczba wypracowanych godzin, a więc nie powstałyby nadgodziny średniotygodniowe, ale doszłoby do naruszenia zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Pracownik miałby bowiem za dużą liczbę dni roboczych w okresie rozliczeniowym, a suma zaplanowanych dni wolnych od pracy byłaby mniejsza niż suma świąt, niedziel oraz sobót przypadających w takim okresie. Dlatego konieczne jest dla ogółu zatrudnionych zaplanowanie dnia wolnego od pracy w zamian za święto przypadające w niedzielę.

Czy choroba pracownika w dniu, gdy miał wyznaczony dzień wolny za święto uprawnia do wyznaczenia kolejnego dnia wolnego?

Dzień wolny wyznaczony w zamian za święto, jakie przypadło w sobotę ma taki sam charakter prawny jak każda wolna sobota, a więc jest to dzień wolny z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy i choroba w takim dniu nie wpływa na czas pracy pracownika. Zatem, gdy taka sytuacja będzie miała miejsce, to przyjmuje się, że dzień wolny został pracownikowi prawidłowo zapewniony i nie może on już domagać się udzielenia go w innym terminie. Można taki przypadek porównać do zwolnienia lekarskiego, które przypada od środy do wtorku i obejmuje weekend, a więc przypada ono także w sobotę i nikt pracownikowi nie oddaje wtedy w zamian innego dnia wolnego od pracy. Powyższe wynika z faktu, że choroba w dniu wolnym od pracy jest neutralna z punktu widzenia czasu pracy, a więc nie powoduje obniżenia wymiaru czasu pracy.

Czas pracy stażystów

Czas pracy stażystów z PUP po zmianach

Niedługo zacznie obowiązywać nowa ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia, która reguluje znacznie bardziej szczegółowo niż dotychczasowe przepisy zasady określające czas pracy stażystów. Dlatego warto zapoznać się z planowanymi zmianami.

Ogólne zasady współpracy ze stażystami

Zgodnie ze słowniczkiem nowej ustawy staż oznacza nabywanie przez bezrobotnego wiedzy i umiejętności przez wykonywanie zadań w miejscu pracy bez nawiązania stosunku pracy z pracodawcą. W takim przypadku zawierana jest jednak trójstronna umowa pomiędzy starostą, organizatorem stażu, czyli np. pracodawcą oraz bezrobotnym. Staż może trwać od 3 do maksymalnie 12 miesięcy.

Ustawa nakłada na organizatora stażu szereg obowiązków przed jego rozpoczęciem, jak i w trakcie odbywania stażu, w tym z zakresu bhp, profilaktycznej opieki zdrowotnej oraz w przeciwieństwie do starych rozwiązań reguluje kwestie związane z czasem pracy.

Ile godzin może pracować stażysta?

Czas pracy stażystów i zasady z nim związane reguluje przede wszystkim art. 118 ustawy o rynku pracy, który odwołuje się do wielu instytucji czasu pracy z Kodeksu pracy lub zawiera regulacje wzorowane na rozwiązaniach dotyczących pracowników.

Co do zasady stażystów obowiązują normy czasu pracy analogiczne jak pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy, gdyż przyjęto, że:

czas realizacji programu stażu przez bezrobotnego odbywającego staż nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 3 miesięcy albo
czas realizacji programu stażu bezrobotnego będącego osobą niepełnosprawną zaliczoną do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności nie może przekraczać 7 godzin na dobę i 35 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 3 miesięcy.

Zatem należy przyjąć, że stażysta powinien odbywać staż w systemie podstawowym i obowiązują go normy dobowa oraz przeciętna tygodniowa czasu pracy, z uwzględnieniem także statusu osoby niepełnosprawnej.

W ustawie zastrzeżono jednak, że czas realizacji programu stażu nie może być krótszy niż 20 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 3 miesięcy.

Czy stażysta ma mieć zapewnione odpoczynki takie same jak pracownicy?

Odpowiedź na to pytanie wynika wprost z art. 116 ust. 2 ustawy o rynku pracy, który wskazuje na obowiązki organizatora stażu, jakie powinny być realizowane na zasadach przewidzianych dla pracowników. Jednym z takich obowiązków jest właśnie zapewnienie stażyście odpowiednich okresów odpoczynku.

Zatem stażysta powinien mieć w każdej dobie zapewniony nieprzerwany 11-godzinny odpoczynek, a dodatkowo w tygodniu nieprzerwany 35-godzinny odpoczynek. Stażyści co do zasady nie powinni pracować na zmiany, a więc odpoczynek tygodniowy powinien mieć zawsze powyższą długość, gdyż jego skracanie jest w Kodeksie pracy dozwolone jedynie w przypadku tzw. łamania zmian, czyli przejścia ze zmiany na zmianę zgodnie z obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy.

Czy stażystę obowiązuje regulamin pracy?

Zgodnie z art. 116 ust. 1 pkt 2 ustawy o rynku pracy przed powierzeniem wykonywania zadań stażyście organizator stażu powinien go zapoznać z regulaminem pracy obowiązującym u niego, a stażysta ma wprost określone w ustawie 2 obowiązki z tym związane:

przestrzeganie przepisów i zasad obowiązujących u organizatora stażu, w szczególności regulaminu pracy, tajemnicy służbowej, przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych, a także
przestrzeganie ustalonego przez organizatora rozkładu czasu pracy.

Należy więc przyjąć, że stażystę obowiązują zasady organizacji pracy takie jak pracowników, a więc np. muszą podpisywać listę obecności, jeśli takowa obowiązuje u pracodawcy i wiąże ich także rozkład czasu pracy obowiązujący w komórce, w której będą odbywać staż. Rozkład czasu pracy jest rozumiany powszechnie jako dni i godziny pracy, a więc jeśli praca jest w danym dziale odbywana od 8.00 do 16.00 od poniedziałku do piątku, to zasady takie obowiązują także stażystę. Rozkład czasu pracy może być również ruchomy, czyli określający widełki godzinowe rozpoczynania i kończenia pracy, a wtedy również on może obowiązywać stażystę, np. rozpoczynanie pracy w przedziale godzinowym od 7.00 do 9.00.

Czy staż może odbywać się w niedziele, święta lub w nocy?

Co do zasady bezrobotny nie może odbywać stażu w niedziele i święta, w porze nocnej oraz w systemie pracy zmianowej, ani w godzinach nadliczbowych, chyba że organizator stażu pracy uzyska zgodę starosty w powyższym zakresie, ze względu na charakter pracy wykonywanej w danym zawodzie. Taka zgoda nie może jednak w żadnym przypadku dotyczyć pracy w godzinach nadliczbowych, a więc tutaj obowiązuje zakaz bezwzględny.

Co do zasady więc staże powinny być realizowane od poniedziałku do soboty na jedną zmianę i w porze dziennej. Jeśli w danym obszarze funkcjonowania pracodawcy soboty są dniami pracującymi dla załogi, to również stażyści mogą odbywać staż w takie dni przy zapewnieniu im innego dnia wolnego w okresie rozliczeniowym, aby zachować zasadę przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy.

Czy stażysta może zostać wysłany w delegację i na szkolenie?

Ustawa o rynku pracy przewiduje wprost, że bezrobotny odbywający staż może wziąć udział w podróży służbowej i szkoleniu zorganizowanym z inicjatywy organizatora stażu lub za jego zgodą na zasadach przewidzianych dla pracowników.

Zatem w przypadku podróży służbowej czas dojazdu do miejsca docelowego i powrotu z niego nie zawsze zostanie zaliczony do czasu pracy stażysty, jeśli nie pokrywa się on z rozkładem czasu pracy obowiązującym w takim dniu. Ze względu na bezwzględny zakaz nadgodzin należy jednak uważać, gdy w podróż wyjeżdża także stażysta, aby czas pracy rozliczony z tytułu takiego wyjazdu służbowego nie przekraczał 8 godzin. Powyższe oznacza również, że udział w szkoleniach nie może odbywać się poza godzinami odbywania stażu, gdyż w przypadku pracowników czas takiego obowiązkowego szkolenia zostałby zaliczony do pracy w godzinach nadliczbowych, a tych nie może wykonywać stażysta. Szkolenia powinny zatem odbywać się w godzinach, w których realizowany jest staż.

Czy stażysta będzie korzystał z urlopu wypoczynkowego?

Stażyści nie będą mieli prawa do urlopu wypoczynkowego na zasadach dotyczących pracowników, ale będą mieli analogiczne uprawnienie, a mianowicie dni wolne z zachowaniem prawa do otrzymywanego stypendium. Wymiar ich będzie naliczany po 2 dni za każde 30 dni kalendarzowych odbywania stażu, a będą one udzielane na podstawie wniosku stażysty i muszą być wykorzystane w naturze, gdyż nie przewidziano odpowiednika ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Z przepisu wynika ponadto wyraźnie, że za ostatni miesiąc odbywania stażu organizator powinien udzielić dni wolnych stażyście przed upływem terminu zakończenia stażu. Ponadto uregulowano zasady rozliczenia wymiaru przysługujących dni wolnych w przypadku, gdy pojawi się niepełny miesiąc stażu. W takich sytuacjach wymiar zwolnienia od odbywania stażu rozlicza się proporcjonalnie, ale zaokrąglając w górę do pełnych dni, a więc na korzyść stażysty.

Czy stażysta może korzystać z pracy zdalnej?

Staż może być realizowany w formie zdalnej, a wymiar takiego stażu i szczegółowe zasady jego odbywania w takiej formie powinna określać umowa o organizację stażu. W odniesieniu do odbywania stażu zdalnie stosuje się odpowiednio przepisy z Kodeksu pracy dotyczące:

pojęcia pracy zdalnej,
obowiązków pracodawcy związanych z pracą zdalną, wynikających z art. 67²⁴ Kodeksu pracy, z wyjątkiem wypłaty ryczałtu, czy ekwiwalentu za zużycie prądu czy Internetu,
zasad komunikacji z pracownikiem w trakcie pracy zdalnej,
zakazów wykonywania w ramach pracy zdalnej pewnych pracy ze względów bhp, np. powodujących intensywne brudzenie,
organizacji stanowiska pracy zdalnej.

System czasu pracy w organizacji

Jak wprowadzić nowy system czasu pracy w organizacji?

Ogólną zasadą przyjętą w Kodeksie pracy jest, że systemy, rozkłady czasu pracy oraz długość obowiązujących pracowników okresów rozliczeniowych ustala pracodawca w zależności od swojej wielkości i posiadanych dokumentów wewnątrzzakładowych w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy albo w obwieszczeniu (art. 150 § 1 KP). To ostatnie rozwiązanie dotyczy tylko małych pracodawców nie zatrudniających powyżej 50 osób, którzy nie muszą w ogóle wdrożyć regulaminów pracy.

Jak wdrożyć kolejny system czasu pracy?

Mając na uwadze powyższą regułę dołożenie nowego systemu czasu pracy lub zmiana dotychczas obowiązującego systemu wymaga wdrożenia aneksu zmieniającego postanowienia regulaminu pracy, czy obwieszczenia, a w przypadku układu zbiorowego zawarcia protokołu dodatkowego i zarejestrowania go w PIP. Zmiany wchodzą w życie po ogłoszeniu ich załodze najczęściej po upływie 14 dni.

Dokładając nowy system czasu pracy do dotychczas obowiązującego pracodawca musi przypilnować, aby z przepisów wewnątrzzakładowych wynikało wyraźnie, których pracowników dotyczy dany system czasu pracy.

Czy zmiana organizacji pracy w regulaminie wymaga dokonania wypowiedzeń zmieniających dla załogi?

W orzecznictwie sądowym od dawna przyjmuje się, że zmiana regulaminu wynagradzania na niekorzyść pracowników wymaga następnie dokonania wypowiedzeń zmieniających lub zawarcia porozumień zmieniających z pracownikami, gdyż w przepisie dotyczącym regulaminu wynagradzania jest odwołanie do stosowania w tym zakresie regulacji dotyczących układów zbiorowych pracy. Nie ma jednak analogicznego odwołania w przepisach dotyczących regulaminu pracy, a więc jego zmian nie oceniamy w ogóle z punktu widzenia korzystności dla pracownika lub niekorzystności, gdyż wchodzą one w życie zawsze automatycznie po 14 dniach od ogłoszenia regulaminu załodze.

Sąd Najwyższy już w wyroku z dnia 25 marca 1977 r. (I PRN 5/77), czyli wydanym w 3 lata po wejściu w życie Kodeksu pracy przyjął, że organizowanie procesu pracy, w tym również ustalenie obowiązującego pracowników rozkładu czasu pracy, należy do uprawnień dyspozycyjnych kierownictwa zakładu pracy, czyli pracodawcy. Zatem zmiana stosowanego w tym zakładzie systemu i rozkładu czasu pracy nie wymaga dokonania wypowiedzenia zmieniającego. Sąd podkreślił jednak, że gdyby system organizacji czasu pracy został wyraźnie zastrzeżony w umowie o pracę, to wówczas zmiana wymagałaby wypowiedzenia przez pracodawcę warunków pracy i płacy albo konieczne byłoby zawarcie porozumienia stron co do takiej zmiany.

Zatem wdrożenie w organizacji równoważnego systemu czasu pracy, które może być ocenione przez załogę jako działanie niekorzystne dla pracowników nie wymaga od pracodawcy dokonania wypowiedzeń zmieniających, ani zawierania porozumień zmieniających z pracownikami. Jest to zmiana organizacji procesu pracy, którą pracodawca może dokonać samodzielnie.

Które systemy czasu pracy muszą być wdrażane na wniosek pracownika?

W Kodeksie pracy przyjęto, że dwa systemy czasu pracy, a mianowicie weekendowy (art. 144 KP) oraz skróconego tygodnia pracy (art. 143 KP), nie mogą być narzucone pracownikom przez pracodawcę w dokumentach wewnątrzzakładowych, a o ich wprowadzenie muszą wystąpić pracownicy. W takim przypadku są wymagane pisemne wnioski, które pracodawca od 2019 r. przechowuje w dokumentacji czasu pracy, a nie w aktach osobowych pracownika.

Co ważne same pisemne wnioski pracowników nie są wystarczające, gdyż ustawodawca przewidział ponadto w art. 150 § 6 Kodeksu pracy, że wprowadzenie tych dwóch systemów czasu pracy następuje wyłącznie na podstawie umowy o pracę. Zatem konieczne jest w kolejnym kroku sporządzenie odpowiedniego porozumienia zmieniającego do umowy zawartej z pracownikiem.

UWAGA! Pracodawca może rekrutować pracowników, wskazując w ogłoszeniu, że będzie to system weekendowy, gdyż w takim przypadku przyjmuje się, że zgłoszenie się osoby chętnej w rekrutacji jest równoznaczne z jej wnioskiem. Wtedy od razu do zawieranej umowy o pracę wprowadza się postanowienia dotyczące stosowanego systemu czasu pracy.

Czy system może wynikać tylko z umowy o pracę?

Nie budzi wątpliwości, że umowa konkretnego pracownika może przewidywać także system czasu pracy, którego w regulaminie w ogóle nie przewidziano, co w zakresie systemu zadaniowego potwierdził wyraźnie Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 5 grudnia 2006 r. (II PK 93/060), stwierdzając, że zadaniowy czas pracy mógł zostać wprowadzony na podstawie umowy o pracę także wówczas, gdy nie był przewidziany w obowiązującym u pracodawcy regulaminie pracy.

Takie rozwiązanie jest praktyczne, gdy nowo wprowadzany system miałby dotyczyć tylko jednej lub kilku osób w organizacji i łatwiejsze jest jego wprowadzenie aneksami do umów niż negocjowanie ze związkami zawodowymi zmiany do regulaminu pracy lub układu zbiorowego pracy. Częstym argumentem przemawiającym za takim rozwiązaniem jest także brak wiedzy innych pracowników o zastosowanym wyjątkowym rozwiązaniu, czyli odstępstwie od ogólnie przyjętych zasad organizacji pracy, co zapobiega wnioskom innych pracowników o objęcie także ich takim rozwiązaniem.

Czy wpisanie systemu czasu pracy do umowy jest korzystne dla pracownika?

System lub rozkład czasu pracy wpisany do umowy o pracę zabezpiecza pracownika przed jego zmianą, co potwierdził Sąd Najwyższy m.in. w wyroku z dnia 17 lipca 2009 r. (I BP 6/09), przyjmując, że nie ma przeszkód, aby w umowie o pracę (albo w drodze odrębnego porozumienia między pracodawcą i pracownikiem) ustalić organizację pracy (system lub rozkład czasu pracy). W ocenie Sądu takie postanowienie może mieć charakter istotnego elementu indywidualnego stosunku pracy, a w konsekwencji jego zmiana w przyszłości będzie wymagała zawarcia porozumienia zmieniającego lub wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy. Tak więc zgadzając się na wprowadzenie rozwiązań z zakresu organizacji czasu pracy do umów pracodawca powinien mieć świadomość, że ich ewentualna zmiana w przyszłości będzie znacząco trudniejsza od powszechnej sytuacji, gdy systemy wynikają z przepisów wewnątrzzakładowych obowiązujących u pracodawcy.

Czy objęcie pracownika nowym system czasu pracy wymusza aktualizację informacji o warunkach zatrudnienia?

Nie zawsze, gdyż w informacji o warunkach zatrudnienia są wskazane normy i wymiary czasu pracy, przerwy, odpoczynki, zasady dotyczące nadgodzin i przechodzenia ze zmiany na zmianę, ale nie ma w katalogu obowiązkowych informacji ujętych systemów czasu pracy. Zatem sama zmiana systemu czasu pracy nie pociąga za sobą konieczności wpisania nowego systemu do treści informacji o warunkach zatrudnienia. Możliwe są jednak zmiany, który pociągają za sobą większą zmianę organizacji pracy i zmienią się np. wymiary czasu pracy czy pojawi się praca zmianowa, co będzie się jednak wiązało z koniecznością aktualizacji informacji o warunkach zatrudnienia.

System a rozkład czasu pracy

Czym się różni system od rozkładu czasu pracy?

W regulaminie pracy, układzie zbiorowym lub obwieszczeniu każdy pracodawca ma obowiązek określić systemy, rozkłady czasu pracy oraz okresy rozliczeniowe. Sęk w tym, że żaden z przepisów Kodeksu pracy nie definiuje pojęć system oraz rozkład czasu pracy, a ich normatywne wyjaśnienie można by ująć w art. 128 Kodeksu pracy, gdyż nie są to terminy oczywiste.

Jak rozumieć pojęcie system czasu pracy?

Jest to sposób organizacji czasu pracy pracownika określający reguły co do długości dniówki roboczej, liczby i rodzaju dni roboczych oraz tygodniowego wymiaru czasu pracy i długości okresu rozliczeniowego. System narzuca pewne ogólne ramy organizacji pracy, ale z drugiej strony określa także nieprzekraczalne warunki, jak np. praca w konkretne dni tygodnia.

W Kodeksie pracy wyróżniamy następujące systemy:

podstawowy
równoważny (z maksymalnym wydłużeniem dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin, do 16 godzin albo do 24 godzin),
zadaniowy,
przerywany,
skrócony,
pracy w ruchu ciągłym,
skróconego tygodnia pracy
weekendowy.

Czym jest rozkład czasu pracy?

Element przepisów wewnętrznych pracodawcy określający ogólne zasady dotyczące organizacji czasu pracy w skali całego pracodawcy lub w poszczególnych obszarach jego funkcjonowania, np. pionach, działach, departamentach, itp. Głównym elementem rozkładu czasu pracy jest informacja, w jakie dni jest wykonywana praca: od poniedziałku do piątku, od poniedziałku do soboty, czy też niedzieli, a drugim co do ważności elementem są godziny pracy w dniach kalendarzowych ujętych jako pracujące.

Elementem rozkładu są także informacje o dniach wolnych od pracy, przerwach w pracy występujących w dniach roboczych, zarówno wliczanych jak i niewliczanych do czasu pracy. Czasem regulamin w tej części opisuje również zasady tworzenia indywidualnych harmonogramów czasu pracy, ich akceptacji, ogłaszania pracownikom, zmieniania oraz archiwizacji.

Jaka jest korelacja pojęć system a rozkład czasu pracy?

Pojęcie system czasu pracy jest nadrzędne, można wręcz powiedzieć, że system narzuca rozkład czasu pracy pracowników. Przykładowo w systemie podstawowym praca musi być planowana zawsze w dniach roboczych trwających po 8 godzin, chyba że pracownik jest zatrudniony na część etatu. W systemie skróconego tygodnia pracy możliwe jest maksymalnie planowanie pracy po 4 dni robocze na każdy tydzień, a w systemie przerywanym przerwa może zostać zaplanowana na maksymalnie 5 godzin w ciągu doby pracowniczej.

W praktyce jednak w ramach jednego systemu czasu pracy mogą występować różne rozkłady czasu pracy dla różnych grup zawodowych, czy komórek organizacyjnych istniejących w strukturze pracodawcy, i rzadko kiedy wszystkich pracowników dotyczy jeden rozkład czasu pracy.

Czym jest praca zmianowa?

Przykładem rozkładu czasu pracy jest praca zmianowa, która ma legalną definicję w art. 128 § 2 pkt 1 Kodeksu pracy i jest to wykonywanie pracy według ustalonego rozkładu czasu pracy przewidującego zmianę pory wykonywania pracy przez poszczególnych pracowników po upływie określonej liczby godzin, dni lub tygodni. Zgodnie z art. 146 Kodeksu pracy praca zmianowa jest dopuszczalna bez względu na stosowany system czasu pracy, a więc jest to przeważający argument za stanowiskiem, że ona sama nie jest systemem czasu pracy.

Nieprawidłowe są więc stwierdzenia pracodawców, że u nich stosowany jest system pracy 2-zmianowej, czy 3-zmianowej, gdyż jest to tak naprawdę system podstawowego czasu pracy z rozkładem 2-3-zmianowym.

Czas trwania zmian i zasady ich następowania po sobie są zatem elementami rozkładu czasu pracy, i jako takie powinny one także wynikać z regulaminu pracy, układu zbiorowego lub obwieszczenia o czasie pracy.

Ile systemów i rozkładów czasu pracy może wystąpić u jednego pracodawcy?

Zgodnie z art. 150 § 1 Kodeksu pracy w przepisach wewnętrznych pracodawcy powinny być określone systemy i rozkłady czasu pracy, a więc Kodeks pracy posługując się liczbą mnogą pozwala na przyjęcie, że w jednej firmie mogą być przyjęte różne systemy i rozkłady czasu pracy. I tak jest najczęściej, gdyż systemy dopasowuje się jak najbardziej do specyfiki pracy występującej w danym obszarze.

Częstym połączeniem spotykanym w praktyce jest występowanie 3 systemów czasu pracy: podstawowego, równoważnego i zadaniowego. Pierwszy z nich dotyczy najczęściej większości zatrudnionych pracowników z obszarów administracyjnych, obsługowych, zadaniowy czas pracy jest stosowany w działach handlowych, a równoważny w recepcjach, magazynach, ochronie.

Pracodawca decydując się na różne systemy i rozkłady czasu pracy powinien zadbać o przejrzystość przepisów wewnętrznych, aby wynikało z nich precyzyjnie, których pracowników dotyczy dany system czy rozkład czasu pracy. Powyższe ma bowiem wpływ na sposób zarządzania czasem pracy, a także przede wszystkim na jego rozliczanie i ustalanie godzin nadliczbowych.

Czy można łączyć systemy czasu pracy?

Przyjmuje się, że każdego pracownika powinien dotyczyć tylko jeden system czasu pracy, choć wprost takiego ograniczenia w przepisach Kodeksu pracy nie ma. Jedynie w art. 139 § 2 Kodeksu pracy ustawodawca zastrzegł wprost, że systemu przerywanego czasu pracy nie stosuje się do pracownika objętego systemami równoważnymi, pracy w ruchu ciągłym, skróconego tygodnia pracy oraz weekendowym. Ponadto w orzecznictwie Sądu Najwyższego także znajdziemy tezy, że Kodeks pracy nie przewiduje tzw. „mieszanego czasu pracy”, w ramach którego pracownik byłby zobowiązany do świadczenia pracy bez wynagrodzenia ponad powszechnie obowiązujące wszystkich pracowników podstawowe normy czasu pracy, które nie mogą przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym (por. wyroki SN z 10.6.2010 r., I PK 6/10, czy z 3.9.2010, I PK 39/10).

UWAGA! Wyjątki w tym zakresie mogą wynikać z ustaw szczególnych regulujących stosunki pracy danych grup zawodowych, i przykładowo u kierowców oraz w odniesieniu do pracowników instytucji kultury możliwe jest połączenie przerywanego i równoważnego systemu czasu pracy.

Wyłączenie stosowania doby pracowniczej przez pracodawcę

Doba pracownicza usztywnia w sposób znaczący planowanie czasu pracy, gdyż kolejny dzień pracy nie może się rozpocząć bezpośrednio po zakończeniu 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dziennego, a powinna się jeszcze zakończyć poprzednia doba pracownicza trwająca 24 godziny od rozpoczęcia pracy, zgodnie z rozkładem obowiązującym pracownika. W wielu branżach takie planowanie czasu pracy jest dużym problemem, ale na szczęście przepisy pozwalają na wprowadzenie rozwiązań uelastyczniających ten aspekt organizacji pracy przez pracodawców. Podobne rozwiązania przewidują przy tym Kodeks pracy oraz ustawa o czasie pracy kierowców.

Doba pracownicza – jak wyłączyć stosowanie doby pracowniczej dla pracowników?

W Kodeksie pracy w jednym przepisie, a mianowicie w art. 140¹ KP, uregulowano dwa różne rozkłady czasu pracy, w przypadku których nie stosuje się instytucji doby pracowniczej. Paragraf 1 tego przepisu stanowi, że rozkład czasu pracy może przewidywać różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracowników dniami pracy i jest on czasem określany potocznie jako podstawa do wyłączenia doby pracowniczej. Paragraf 2 odnosi się z kolei do tzw. ruchomego czasu pracy, który już został opisany w poprzednim wpisie na blogu.

Obydwa rozkłady czasu pracy wprowadza się w taki sam sposób, a mianowicie poprzez zawarcie odpowiedniego porozumienia zbiorowego ze związkami zawodowymi (ewentualnie zawarcie protokołu dodatkowego do układu zbiorowego pracy), a gdy takowe nie funkcjonują u pracodawcy, to z przedstawicielami załogi, wyłonionymi w trybie przyjętym u pracodawcy.

Zawarcie porozumienia daje w praktyce możliwość planowania pracy w kolejnych dniach bez przestrzegania doby pracowniczej, ale z zachowaniem 11-godzinnych odpoczynków dobowych, a takie wcześniejsze rozpoczynanie pracy nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych, co wynika wyraźnie z art. 140¹ § 4 KP. Pozwala to w praktyce zaplanować rozpoczęcie pracy nawet o 5 godzin wcześniej niż w poprzednim dniu roboczym.

Czy dla kierowców można także wyłączyć dobę pracowniczą?

Ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców zawiera podobne rozwiązanie, które niestety ma nazwę wprowadzającą w błąd, gdyż jest to „indywidualny rozkład czasu pracy”, a tak naprawdę to nie ma on charakteru indywidualnego, gdyż dotyczy ogółu kierowców. Otóż, zgodnie z art. 8 ust. 2 ww. ustawy indywidualny rozkład czasu pracy pracownika ustalany przez pracodawcę może przewidywać różne godziny rozpoczynania i kończenia pracy, a w takim przypadku ponowne wykonywanie pracy przez pracownika w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych. Regulacja ta jest zatem zbieżna z art. 140¹ § 1 i 4 KP. Podobnie jak w przypadku ogółu pracowników, zgodnie z art. 8 ust. 4 ustawy o czasie pracy kierowców zastosowanie indywidualnego rozkładu czasu pracy nie może naruszać prawa kierowców do odpoczynków, o których mowa w art. 14 ustawy, a więc dobowego i tygodniowego.

Indywidualny rozkład czasu pracy kierowców wprowadza się w porozumieniu ze stroną społeczną, a więc gdy u pracodawcy działają związki zawodowe, to w porozumieniu z nimi, a gdy pracodawca nie jest objęty działaniem takiej organizacji, to po porozumieniu z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u tego pracodawcy. W praktyce więc instytucja ta nie różni się w ogóle od wynikającej z przepisów Kodeksu pracy, mimo innej nazwy.

UWAGA! W odniesieniu do kierowców może znaleźć także zastosowanie indywidualny rozkład czasu pracy, o którym mowa w art. 142 KP, a więc wprowadzany na pisemny wniosek pracownika. Możliwe jest więc w praktyce stosowanie jednocześnie do tego samego pracownika będącego kierowcą dwóch indywidualnych rozkładów czasu pracy wynikających z różnych przepisów.

Którzy pracownicy mogą zawnioskować o wyłączenie doby?

W przypadku Kodeksu pracy w tym zakresie zastosowanie znajdzie przepis art. 150 § 5 KP, a więc jest możliwość wprowadzenia takiego rozkładu czasu pracy także na wniosek pracownika i to niezależnie od tego, czy taki rozkład został ustalony dla ogółu zatrudnionych. W tym zakresie zasady wprowadzania rozkładu wyłączającego dobę pracowniczą są bowiem analogiczne jak w przypadku tzw. ruchomego czasu pracy.

Inaczej sytuacja wygląda jednak w odniesieniu do kierowców. W ustawie o czasie pracy kierowców nie przewidziano bowiem indywidualnego wniosku pozwalającego wystąpić pracownikowi – kierowcy o wprowadzenie tzw. indywidualnego rozkładu czasu pracy, a należy przyjąć, że regulacja art. 8 ust. 2 -4 ustawy o czasie pracy kierowców jest zupełna i całościowa. Zatem nie można w odniesieniu do tej instytucji zastosować – na mocy odesłania z art. 4 ww. ustawy – regulacji z Kodeksu pracy. Tak więc kierowcy nie mogą występować o wprowadzenie tylko dla nich indywidualnego rozkładu czasu pracy z art. 8 ust. 2 ustawy o czasie pracy kierowców. Rozwiązanie takie w praktyce może wprowadzić jedynie pracodawca w odpowiednio zawartym porozumieniu zbiorowym.

Jak rozliczać nadgodziny, gdy doba pracownicza została wyłączona?

Wyłączenie doby pracowniczej na podstawie przepisów i Kodeksu pracy i ustawy o czasie pracy kierowców ma takie same skutki praktyczne dla planowania pracy i rozliczania pracy w godzinach nadliczbowych.

Otóż w odniesieniu do planowania czasu pracy możliwe jest jej zaplanowanie nawet bezpośrednio po 11 godzinach odpoczynku, i w takim przypadku ponowne rozpoczęcie pracy w tej samej dobie nie spowoduje pracy w godzinach nadliczbowych. Przykładowo pracownik (kierowca) może pracować w poniedziałek od godziny 8.00 do 20.00, we wtorek od 5.00 do 15.00, a w środę od 4.00 do 12.00. W żadnym z tych dni nie stwierdzimy przy tym powstania godzin nadliczbowych, a czas pracy jest tutaj zaplanowany prawidłowo, gdyż pomiędzy dniami roboczymi jest zachowany odpoczynek dłuższy niż minimalnie wymagane 11 godzin.

Zgodnie z jednolitym poglądem prezentowanym przez PIP oraz MRPiPS zawarte porozumienie zbiorowe jest skuteczne tylko w odniesieniu do rozkładu czasu pracy, a więc jeśli pracodawca tak zaplanuje czas pracy. Oznacza to z kolei, że w przypadku, gdy do naruszenia doby pracowniczej dojdzie w wykonaniu, czyli np. na skutek szczególnych potrzeb pracodawcy, to w praktyce powstaną godziny nadliczbowe. Porozumienia zawarte ze stroną społeczną nie powodują zatem, że doba pracownicza w ogóle nie obowiązuje, ale pozwalają na bardziej elastyczne zarządzanie czasem pracy i planowanie dni roboczych z naruszeniem doby.

Przykład:

Pracodawca zawarł porozumienie ze związkami zawodowymi wyłączające dobę pracowniczą, które obowiązuje od 1 stycznia 2025 r. W tygodniu 13-17 stycznia pracownik miał zaplanowaną pracę codziennie od godziny 6.00 do 14.00, ale realnie dwukrotnie we wtorek i czwartek rozpoczął pracę od godziny 4.00. W takim przypadku doszło do przekroczenia doby pracowniczej i pracownik powinien mieć rozliczone 2 nadgodziny dobowe w dobie poniedziałkowej oraz 2 nadgodziny dobowe w dobie środowej. Nadgodziny by nie powstały, gdyby pracodawca od początku zaplanował harmonogram w sposób następujący:

poniedziałek – 6.00 – 14.00,
wtorek – 4.00 – 12.00,
środa – 6.00 – 14.00,
czwartek – 4.00 – 12.00,
piątek – 6.00 – 14.00.

Ruchomy czas pracy

Pojęcie ruchomy czas pracy nie występuje wprost w przepisach Kodeksu pracy, ale najczęściej przyjmujemy, że jest to rozkład czasu pracy z określonym przedziałem godzinowym rozpoczynania pracy, kiedy to pracownik indywidualnie decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w każdym dniu. Czasem przez ruchomy czas pracy rozumiemy dwa rodzaje rozkładów czasu pracy, określone w art. 140¹ Kodeksu pracy, w których możliwe jest naruszanie doby pracowniczej bez konsekwencji w postaci powstania godzin nadliczbowych. W tym tekście przyjmujemy jednak pierwsze z powyższych znaczeń, a w kolejnym wpisie zajmiemy się drugim z elastycznych rozkładów czasu pracy, uregulowanym w tym przepisie.

Na czym polega ruchomy czas pracy?

Ruchomy czas pracy to rozkład, który nie przewiduje sztywnych godzin rozpoczynania i kończenia pracy w dniach roboczych, a określa jedynie przedział czasu (widełki), w którym to pracownik samodzielnie decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w danym dniu i następnie pracuje najczęściej 8 godzin, chyba że jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy. Formalnie bowiem ruchomy czas pracy stosowany jest dla pracowników biurowych, administracyjnych, którzy pracują w systemie podstawowego czasu pracy. Wprowadzając taki rozkład pracodawca umożliwia elastyczne organizowanie pracy w poszczególnych dniach, co z jednej strony ograniczy spóźnienia do pracy, a z drugiej powinno także zmniejszyć absencje godzinowe rozpoczynające dzień roboczy, np. wyjścia prywatne, gdyż będzie można po prostu później rozpocząć pracę w danym dniu zamiast korzystać z absencji.

W rozkładzie takim nie pilnujemy co do zasady doby pracowniczej, a więc ponowne rozpoczęcie pracy w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych, co pozwala pracownikom rozpoczynać pracę raz o 9.00, a w kolejnym dniu o 7.00 bez żadnych negatywnych konsekwencji. W stosunku do takich pracowników obowiązuje jedynie zasada, że wykonywanie pracy zgodnie z takim rozkładem nie może w żadnym przypadku naruszyć prawa pracownika do odpoczynku dobowego lub tygodniowego. Aby w praktyce nie naruszyć odpoczynków należy zwłaszcza uważać w dniach, w których pracownik zatrudniony w ruchomym czasie pracy miał zlecone nadgodziny.

Jak duży może być przedział godzinowy rozpoczynania pracy w ruchomym czasie pracy?

Formalnie przepisy Kodeksu pracy nie przewidują ograniczeń przedziału godzinowego, jaki można wprowadzić w ruchomym czasie pracy, w praktyce jednak w większości przypadków nie przekracza on 5 godzin. Ta wielkość jest wynikiem odjęcia od 24 godzin, czyli czasu trwania doby pracowniczej, odpoczynku dobowego i normy dobowej czasu pracy: 24 h – 11 h – 8 h = 5h. Takie podejście zabezpiecza pracodawcę przed pochopnymi decyzjami pracowników i niepilnowaniem przez nich odpoczynków dobowych, gdyż nawet gdy pracownik rozpocznie pracę w kolejnych dniach o skrajnych godzinach, to i tak nie naruszy odpoczynku, gdyż zostanie 11 godzin przerwy między dwoma okresami pracy. Przykładowo, jeśli widełki trwałyby od 6.00 do 11.00, to praca skrajna mogłaby trwać od 11.00 do 19.00 w jednym dniu oraz w kolejnym dniu od 6.00 do 14.00, a od 19.00 do 6.00 jest dokładnie 11 godzin zapewniających minimalny okres odpoczynku.

Decydując się na większy przedział godzinowy niż 5-godzinny pracodawca powinien dodatkowo zastrzec w przepisach wewnętrznych, że pracownicy podejmując indywidualne decyzje o godzinie rozpoczęcia pracy w danym dniu powinni respektować zasadę zachowania nieprzerwanie 11-godzinnego okresu odpoczynku dobowego. Postanowienie takie nie wyłączy niestety odpowiedzialności pracodawcy za naruszenia przepisów o czasie pracy, jeśli do nich dojdzie w praktyce. Dlatego wprowadzane widełki wynoszą najczęściej od 1 do 3 godzin i dzięki temu zostawiony jest jeszcze margines na dodatkową pracę nadliczbową.

Jak wprowadzić ruchomy czas pracy w organizacji?

Ruchomy czas pracy wprowadza się zawsze w uzgodnieniu z załogą i rozwiązanie to nie może zostać narzucone pracownikom bez konsultacji z ich przedstawicielami. Jeśli u pracodawcy działają związki zawodowe, to ruchomy czas pracy można wprowadzić w układzie zbiorowym pracy lub odrębnym porozumieniu zbiorowym zawartym ze związkami zawodowymi, a gdy nie ma organizacji związkowej to stroną do rozmów są przedstawiciele pracowników wyłonieni w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Przepis posługuje się w tym przypadku liczbą mnogą, a więc przedstawicieli musi być co najmniej dwóch.

Faktu zawarcia takiego porozumienia nie zgłasza się do PIP, w przeciwieństwie do porozumień wydłużających okresy rozliczeniowe maksymalnie do 12 miesięcy.

Z Kodeksu pracy nie wynika, że porozumienie takie zacznie obowiązywać po 14 dniach od jego ogłoszenia, jak to jest uregulowane w przypadku regulaminów pracy czy wynagradzania, a więc w treści zawieranego porozumienia należy ustalić jego termin wejścia w życie i może to być także po 7 czy 5 dniach od jego podania do wiadomości załodze.

Czy pracownik może wnioskować o ruchomy czas pracy?

Niezależnie od tego, czy u pracodawcy wprowadzono ruchomy czas pracy indywidualny pracownik może zawnioskować o zastosowanie tylko w stosunku do niego ruchomego czasu pracy. Jest to wniosek o analogicznym charakterze, jak wynikający z art. 142 KP wniosek o indywidualny rozkład czasu pracy, a więc niewiążący dla pracodawcy. Pracownik składając taki wniosek powinien zaproponować przedział godzinowy, w jakim chciałby rozpoczynać pracę i dobrą praktyką byłoby wskazanie uzasadnienia takiego wniosku, choć nie jest to jego wymóg formalny. Ze względów operacyjnych najlepiej, żeby praca w takim rozkładzie rozpoczynała się od początku okresu rozliczeniowego czasu pracy albo przynajmniej od 1 dnia miesiąca kalendarzowego.

Także w sytuacji, gdy u pracodawcy jest stosowany ruchomy czas pracy pracownik może zawnioskować o zmianę tylko dla niego przyjętego przedziału godzinowego rozpoczynania pracy. Jeśli pracodawca wprowadził widełki trwające tylko 1 godzinę, np. 8.00 – 9.00, pracownik może zawnioskować o ich rozszerzenie, np. od 7.30 do 10.00, co może uzasadnić przyczynami rodzinnymi związanymi z poranną logistyką związaną z odwożeniem dzieci do przedszkola i szkoły.

Kiedy dojdzie do pracy w nadgodzinach, gdy pracownik ma ruchomy czas pracy?

Wprowadzenie ruchomego czasu pracy nie wyłącza w ogóle nadgodzin, aczkolwiek ogranicza ich liczbę, gdyż nie powstaną nadgodziny wynikające z tzw. łamania doby pracowniczej. W tym rozkładzie możliwe jest w ramach widełek przyjętych przez pracodawcę rozpoczynanie pracy wcześniej niż w dniu poprzednim bez konsekwencji w postaci pracy nadliczbowej. Zatem nadgodziny powstaną w dwóch sytuacjach, gdy pracownik będzie w danym dniu roboczym pracował więcej niż 8 godzin mimo rozpoczęcia pracy w widełkach, albo gdy rozpoczął rano pracę przed najwcześniejszą godziną wynikającą z widełek. W pierwszym przypadku będą to klasyczne nadgodziny dobowe z dodatkiem 50% wynagrodzenia (chyba że godziny dodatkowej pracy przypadłyby na porę nocną to z dodatkiem 100%). W drugim przypadku dodatkową pracę musimy zaliczyć do poprzedniego dnia, a więc mogą to być nadgodziny dobowe, średniotygodniowe lub praca w dniu wolnym od pracy w zależności od tego, jaki to był dzień. W tym przypadku przyjmujemy bowiem, że jest to praca przed dobą pracowniczą. Nie jest więc tak, że doba pracownicza w ogóle nie ma znaczenia w ruchomym czasie pracy, gdyż wyłączenie powstania nadgodzin dotyczy tylko sytuacji, gdy praca wykonywana jest zgodnie z przyjętymi przez pracodawcę widełkami.

Jak prowadzić ewidencję czasu pracy dla zatrudnionych w ruchomym czasie pracy?

Przepisy o ewidencji czasu pracy wymagają zarejestrowania liczby godzin przepracowanych w danym dniu oraz godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy. Oznacza to, że w ruchomym czasie pracy ewidencja będzie trudna do prowadzenia w sytuacji, gdy pracodawca nie stosuje systemów do elektronicznej rejestracji czasu pracy. Nie można bowiem w systemie informatycznym ustawić sztywnego kalendarza po 8 godzin np. 8.00 – 16.00. Konieczne jest dokładne rejestrowanie godzin rozpoczynania i kończenia pracy w poszczególnych dobach. Ewidencja tygodniowa w przypadku widełek trwających od 7.00 do 9.00 powinna wyglądać następująco:

poniedziałek – 7.15 – 15.15, 8 godzin,
wtorek – 9.00 – 17.00, 8 godzin,
środa – 7.40 – 15.40, 8 godzin,
czwartek – 9.00 – 17.00, 8 godzin,
piątek – 7.00 – 15.00, 8 godzin.

W przypadku, gdy u pracodawcy nie ma systemu RCP, to sami pracownicy lub przedstawiciele działu kadr powinni rejestrować godziny rozpoczynania i kończenia pracy w poszczególnych dniach, aby pracodawca mógł prawidłowo prowadzić karty czasu pracy.

Co to jest przestrzeń międzydobowa i kiedy ona powstaje?

Kiedy mamy do czynienia z takim przypadkami?

Jaka jest ogólna zasada rozliczania dodatkowej pracy w tzw. czarnej dziurze?

Czy praca dłuższa niż 9 godzin w przypadku przestrzeni międzydobowej jest rozliczana tak samo?

Jak rozliczyć niepełnoetatowca w przypadku pracy w tzw. czarnej dziurze?

Co należy zapamiętać?

Kluczowe do zapamiętania są zatem 3 tezy:

Jaka jest definicja nadgodzin?

Kiedy powstaną nadgodziny dobowe?

Przykład:

Czym jest przekroczenie skróconego dobowego wymiaru czasu pracy?

Kiedy powstaną nadgodziny średniotygodniowe?

Jak rekompensować pracę w dniu harmonogramowo wolnym od pracy?

Czy takie same zasady będą dotyczyły rozliczenia niepełnoetatowców?

Czy w każdej organizacji można wdrożyć równoważny system czasu pracy?

Jaki okres rozliczeniowy wybrać?

Jak można planować pracę w systemie równoważnym?

Czy potrzebne są harmonogramy czasu pracy w tym systemie?

Jakie symbole muszą być w harmonogramach czasu pracy?

Równoważny system czasu pracy – jakie przerwy musi mieć pracownik?

W jakie dni można pracować w systemie podstawowym?

Czy praca w systemie podstawowym wymaga harmonogramów czasu pracy?

Jak można uelastycznić czas pracy w systemie podstawowym?

Co zmienia długi okres rozliczeniowy?

Jak mogą pracować niepełnoetatowcy zatrudnieni w systemie podstawowym?

Czy praca w 4-brygadówce to praca w systemie podstawowym?

Jak prawidłowo wyznaczyć dzień wolny za święto, które przypadnie w sobotę?

Jak święta wpływają na czas pracy?

W jaki sposób oznaczyć oddany dzień wolny za święto w harmonogramie?

Czy wyznaczony dzień wolny musi być w tym samym miesiącu?

Co z osobami nowo przyjętymi do pracy?

Czy można obniżyć wymiar czasu pracy godzinowo?

Czy choroba pracownika w dniu, gdy miał wyznaczony dzień wolny za święto uprawnia do wyznaczenia kolejnego dnia wolnego?

Czas pracy stażystów z PUP po zmianach

Ogólne zasady współpracy ze stażystami

Ile godzin może pracować stażysta?

Czy stażysta ma mieć zapewnione odpoczynki takie same jak pracownicy?

Czy stażystę obowiązuje regulamin pracy?

Czy staż może odbywać się w niedziele, święta lub w nocy?

Czy stażysta może zostać wysłany w delegację i na szkolenie?

Czy stażysta będzie korzystał z urlopu wypoczynkowego?

Czy stażysta może korzystać z pracy zdalnej?

Jak wprowadzić nowy system czasu pracy w organizacji?

Jak wdrożyć kolejny system czasu pracy?

Czy zmiana organizacji pracy w regulaminie wymaga dokonania wypowiedzeń zmieniających dla załogi?

Które systemy czasu pracy muszą być wdrażane na wniosek pracownika?

Czy system może wynikać tylko z umowy o pracę?

Czy wpisanie systemu czasu pracy do umowy jest korzystne dla pracownika?

Czy objęcie pracownika nowym system czasu pracy wymusza aktualizację informacji o warunkach zatrudnienia?

Czym się różni system od rozkładu czasu pracy?

Jak rozumieć pojęcie system czasu pracy?

Czym jest rozkład czasu pracy?

Jaka jest korelacja pojęć system a rozkład czasu pracy?

Czym jest praca zmianowa?

Ile systemów i rozkładów czasu pracy może wystąpić u jednego pracodawcy?

Czy można łączyć systemy czasu pracy?

UWAGA! Wyjątki w tym zakresie mogą wynikać z ustaw szczególnych regulujących stosunki pracy danych grup zawodowych, i przykładowo u kierowców oraz w odniesieniu do pracowników instytucji kultury możliwe jest połączenie przerywanego i równoważnego systemu czasu pracy.

Doba pracownicza – jak wyłączyć stosowanie doby pracowniczej dla pracowników?

Czy dla kierowców można także wyłączyć dobę pracowniczą?

Którzy pracownicy mogą zawnioskować o wyłączenie doby?

Jak rozliczać nadgodziny, gdy doba pracownicza została wyłączona?

Przykład:

Na czym polega ruchomy czas pracy?

Jak duży może być przedział godzinowy rozpoczynania pracy w ruchomym czasie pracy?

Jak wprowadzić ruchomy czas pracy w organizacji?

Czy pracownik może wnioskować o ruchomy czas pracy?

Kiedy dojdzie do pracy w nadgodzinach, gdy pracownik ma ruchomy czas pracy?

Jak prowadzić ewidencję czasu pracy dla zatrudnionych w ruchomym czasie pracy?

Szkolenia

Aktualności

Kontakt z nami

Dziękujemy za zgłoszenie!