Urząd Ochrony Danych Osobowych ogłosił na swojej stronie internetowej, że przetwarzanie przez pracodawcę danych biometrycznych pracowników nie może służyć celowi, jakim jest ewidencja czasu pracy. Pracodawca legalnie przetwarza dane biometryczne swoich pracowników, jeżeli wynika to ze szczególnych przesłanek określonych w RODO oraz znajduje podstawę w obowiązujących przepisach prawa. RODO wskazuje na przesłanki, które muszą być spełnione (określono je w art. 9 ust. 2 lit. b) by móc przetwarzać dane biometryczne. Chodzi o to, aby przetwarzanie tego rodzaju danych było niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez pracownika lub pracodawcę.

Pracodawca może rejestrować czas pracy za pomocą innych narzędzi niż stosowanie nowoczesnych technologii przetwarzających dane biometryczne pracowników, wykorzystując np. listy obecności czy indywidulane identyfikatory lub karty dostępu.

Jeśli chodzi o sektor zatrudnienia, to przetwarzanie danych biometrycznych regulują przepisy prawa pracy. Zgodnie z art. 22¹ᵇ Kodeksu pracy szczególne kategorie danych, w tym dane biometryczne (art. 9 ust. 1 RODO), mogą być przetwarzane:

• za zgodą osoby ubiegającej się o zatrudnienie bądź pracownika, wyłącznie gdy ich przekazanie następuje z inicjatywy tych osób,
• wtedy, gdy podanie takich danych jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.

Więcej szczegółów na stronie https://uodo.gov.pl/pl/138/1521

 

Na stronie Państwowej Inspekcji Pracy pojawiły się oficjalne wytyczne dla pracodawców dotyczące przywracania funkcjonowania firm.  Zalecanie środki można podzielić na kilka kategorii:

• środki techniczne (miedzy innymi oddzielanie stanowisk pracy przegrodami, dbanie o sprawną i wydajną wentylację, zapewnienie odpowiedniej odległości między pracownikami – minimum 1,5 m).
• środki organizacyjne (np. zmianowość na stanowiskach pracy, zwiększenie czasu trwania i ilości przerw w pracy, kierowanie tylko wykwalifikowanych pracowników do wykonania określonej pracy),
• środki ochrony osobistej,
• środki behawioralne (np. obserwacje przestrzegania reguł i wytycznych kierownictwa, nadzór nad pracownikami),
• działania przeciwepidemiczne (np. zapewnienie środków do dezynfekcji rąk i blatów, klamek, poręczy, wyposażenia technicznego, zwiększenie częstotliwości sprzątania pomieszczeń)

PIP zaleca także, by umożliwiać najbardziej narażonym pracownikom (osobom starszym, przewlekle chorym, kobietom w ciąży) pracę z domu. Dla pracowników, którzy mogą bezpiecznie wykonywać swoje zadania sami, oraz nie potrzebują specjalistycznych narzędzi można zaadaptować do pracy nieużywane pomieszczenia, np. wolny pokój socjalny, salę spotkań, nieużywane pokoje. Całość wytycznych znajduje się na oficjalnej stronie internetowej Państwowej Inspekcji Pracy.

Wobec pojawiających się pytań dotyczących możliwości wykorzystywania przez pracowników świadczących pracę zdalną dokumentacji papierowej zawierającej dane osobowe, Urząd Ochrony Danych Osobowych przedstawił zasady, jakie należy wprowadzić w obecnej sytuacji. Przede wszystkim pracodawcy jako administratorzy danych przetwarzanych przez pracowników podczas pracy zdalnej mają obowiązek w tym zagwarantować ich bezpieczeństwo, biorąc pod uwagę większe ryzyko związane z takimi działaniami. Pracownicy podczas pracy zdalnej mogą przetwarzać dane osobowe tylko w celach związanych z wykonywaniem swoich obowiązków służbowych oraz muszą zapewnić ich bezpieczeństwo, przestrzegając wewnętrznej polityki oraz innych procedur przyjęte w tym zakresie przez pracodawcę.

Jednocześnie UODO podkreśla, że praca na dokumentach papierowych nie będzie uzasadniona, jeżeli pracodawca:

• wdrożył elektroniczny obieg dokumentów, a pracownik ma bezpieczny dostęp do niezbędnych do pracy danych osobowych przy pomocy środków komunikacji elektronicznej;
• ma możliwość szybkiego, sprawnego i bezpiecznego wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentacji;
• może udostępnić pracownikowi odpowiednio zabezpieczone (m.in. zaszyfrowane) elektroniczne kopie niezbędnych dokumentów.

Z całością zasad można zapoznać się na stronie internetowej UODO pod adresem https://uodo.gov.pl/pl/138/1513

Wprowadzony z dniem 31 marca 2020 r. art. 31zo ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych przewiduje zwolnienie od obowiązku opłacania składek przez płatników, którzy na dzień 29 lutego 2020 r. zgłaszali do ubezpieczeń społecznych mniej niż 10 osób. Płatnicy tacy mogą wystąpić o zwolnienie z opłacania nieopłaconych składek za te osoby za miesiące marzec – maj 2020 r.

W związku z wprowadzoną regulacją powstało pytanie, w jaki sposób obliczyć wynagrodzenie pracownika, czy zleceniobiorcy, w sytuacji gdy płatnik wystąpił o zwolnienie z opłacenia za nich składek lub takie zwolnienie już uzyskał – w szczególności czy składki niewpłacone do ZUS powinny zostać przekazane pracownikowi lub zleceniobiorcy?

W naszej ocenie zwolnienie od opłacania składek nie wpływa na sposób obliczenia wynagrodzenia netto, czyli obliczając wynagrodzenie należy tak jak dotychczas naliczyć składki, zaś składki na ubezpieczenie społeczne finansowane przez pracownika (zleceniobiorcę) odliczyć od podstawy opodatkowania pracownika (zleceniobiorcy), a 7,75% składki zdrowotnej odliczyć od zaliczki na podatek płaconej za pracownika (zleceniobiorcę). Składek, które płatnik nie musi wpłacać do ZUS nie należy więc także wypłacać osobie zatrudnionej. Art. 31zo wskazuje, że zwolnienie od opłacania składek realizowane jest w trybie umorzenia składek, a więc stanowi ulgę dla płatnika, który nie musi realizować swojego zobowiązania w stosunku do ZUS – czyli przekazywać składek pobranych z wynagrodzeń osoby zatrudnionej i finansowanych przez płatnika do ZUS.

Powyższe stanowisko potwierdzają również wyjaśnienia Ministerstwa Pracy Rodziny i Polityki Społecznej, które wskazują, że pomoc adresowana jest do płatnika składek i to jest zwolnienie z nieopłaconych składek. Poprzez zwolnienie ze składek ubezpieczony nic nie traci, ponieważ składki zostaną sfinansowane w całości z budżetu państwa. Dlatego też zwolnienie ze składek nie powinno mieć wpływu na sytuację ubezpieczonego i na jego wynagrodzenie netto.

W projekcie z 3 kwietnia 2020 r. ustawy o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (Tarcza 2.0) dodano punkt 12 g mówiący o szkoleniach BHP. Jak wskazuje przepis w okresie stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii dopuszcza się przeprowadzanie szkoleń wstępnych w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, z wyjątkiem instruktażu stanowiskowego:

1)       pracownika zatrudnianego na stanowisku robotniczym;

2)       pracownika zatrudnionego na stanowisku, na którym występuje narażenie na działanie czynników niebezpiecznych,

3)       pracownika przenoszonego na stanowisko, o którym mowa w pkt 1 i 2,

4)       ucznia odbywającego praktyczną naukę zawodu oraz studenta odbywającego praktykę studencką.

W przypadku, gdy termin przeprowadzenia szkolenia okresowego w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy przypada w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii lub w okresie 30 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego, w przypadku gdy nie zostanie ogłoszony stan epidemii, albo stanu epidemii, termin ten wydłuża się do 60 dnia od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego, w przypadku gdy nie zostanie ogłoszony stan epidemii, albo stanu epidemii.

Ponadto dodano również art. 15zzzzd który zawiesza w stanie zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii przeprowadzanie szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, o których mowa w rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. poz. 1860, z późn. zm.). W przypadku, gdy termin przeprowadzenia szkolenia, o którym mowa powyżej przypada w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii termin przeprowadzenia tego szkolenia ulega przedłużeniu się do dnia upływu 90 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego, w przypadku gdy nie zostanie ogłoszony stan epidemii, albo stanu epidemii.

Firma Praktyczne Szkolenia uruchomiła cykliczny Newsletter z najważniejszymi wiadomościami dotyczącymi Prawa Pracy i niejasności w interpretacji jego przepisów w sytuacji zagrożenia epidemicznego. Newsletter można otrzymać po podaniu adresu e-mail na naszej stronie głównej.

Ministerstwo Zdrowia na podstawie raportu The Centers for Disease Control and Prevention zaleca pracodawcom oddelegowanie pracowników do wykonywania pracy w domu, wprowadzenie zmianowego, rotacyjnego bądź elastycznego czasu pracy w celu ograniczenia liczby osób przebywających jednocześnie w miejscu pracy, a także rezygnację ze szkoleń i konferencji oraz ograniczenie podróży służbowych i delegacji zagranicznych.

Zalecenia dotyczą również zachowań higienicznych w miejscu pracy. Podstawą jest rozmieszczenie ogólnodostępnych dla pracowników dozowników środków odkażających, zlecenie codziennej rutynowej dezynfekcji często dotykanych powierzchni w miejscu pracy (klamki, blaty robocze na stanowiskach, biurka, klawiatury, umywalki, toalety).

Pracownik natomiast powinien poinformować pracodawcę telefonicznie lub mailowo o pozostaniu w domu z powodu wystąpienia objawów infekcji dróg oddechowych. Pracodawca nie powinien wymagać natychmiastowego potwierdzenia objawów infekcji lub zwolnienia lekarskiego z POZ, ponieważ ze względu na znaczną liczbę zgłoszeń oraz interwencji medycznych, system opieki zdrowotnej może być przeciążony.

We wtorek późnym wieczorem ukazały się w Dzienniku Ustaw trzy ustawy z tzw. tarczy antykryzysowej: specustawa dotycząca wsparcia firm w związku z epidemią koronawirusa, ustawa rozszerzająca kompetencje PFR oraz nowelizacja ustaw z obszaru ochrony zdrowia, która ma ułatwić walkę z Covid-19.

Nowelizacja ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem Covid-19 przewiduje między innymi zwolnienie firm do 9 osób ze składek ZUS na 3 miesiące (marzec-maj). Zwolnienie dotyczy składek za przedsiębiorcę i pracujące dla niego osoby, ale skorzystać mogą także samozatrudnieni z przychodem do 3-krotności przeciętnego wynagrodzenia, którzy opłacają składki tylko za siebie. Ustawa zakłada ponadto świadczenie postojowe w kwocie do 2 tys. zł dla zleceniobiorców (umowa zlecenia, agencyjna, o dzieło) i samozatrudnionych o przychodzie poniżej 3-krotności przeciętnego wynagrodzenia, a także dofinansowanie wynagrodzeń pracowników do wysokości 40 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia, i uelastycznienie czasu pracy dla firm w kłopotach. Tarcza umożliwia też odliczenia od dochodu (przychodu) darowizn przekazanych na przeciwdziałanie COVID-19.

Ustawy zostały podpisane przez prezydenta i stały obowiązującym prawem od 1 kwietnia 2020 roku.

W dobie obecnej Pandemii wielu Pracodawców stanęło przed wyzwaniem wdrożenia pracy zdalnej w swoich organizacjach.

Jak więc robić to zgodnie z RODO tak, by jednocześnie ochronić pracowników, ale też nas samych jako pracodawców przed ewentualnym naruszeniem?

W czasie gdy pracownicy będą korzystali z tzw. home office na służbowym komputerze warto zapewnić im przede wszystkim: VPN, aktualny program antywirusowy z firewallem, funkcję backup, zaszyfrowany dysk twardy. Dodatkowo możemy wyposażyć pracownika w nakładki prywatyzujące. Warto uczulić pracowników na to by blokowali komputery przed każdym odejściem od urządzenia by zabezpieczyć dane np. przed innymi domownikami. Możemy również ustawić wygaszacz ekranu, który po dłużej bezczynności zrobi to samoczynnie. Do pracy pracownicy powinni łączyć się wyłącznie przez sieci prywatne i domowe np. poprzez udostępnienie Internetu z telefonu komórkowego lub router domowy. Unikajmy sieci publicznych takich jak np. dworce czy centra handlowe w których transfer danych może zostać przechwycony przez osoby niepowołane.

Nie zapominajmy też o telefonach – pracownicy używają je na co dzień nie tylko w trakcie pracy zdalnej. Smartphone również powinien być zabezpieczony np. poprzez posiadanie hasła do odblokowania. Dodatkowo VPN może być uwierzytelniony jednorazowym hasłem poprzez token lub telefon komórkowy.

Co w przypadku gdy nie jesteśmy w stanie zapewnić pracownikowi służbowego sprzętu?

Pamiętajmy, że RODO nie zabrania używania sprzętu prywatnego do celów służbowych. Jednak również i takie użycie musi być odpowiednio zabezpieczone. Najpopularniejszym rozwiązaniem będzie wprowadzenie procedury BYOD (Bring Your Own Device). Powinna być ona sformułowana w taki sposób by nie naruszać prywatności pracownika i odbywać się za jego zgodą. Zabezpieczenia jakie możemy wykorzystać to oczywiście te podane powyżej.

Jak więc komunikować się z pracownikiem w czasie pracy zdalnej?

Możemy wykorzystać do tego pocztę elektroniczną, jak i rozmowę telefoniczną. Jeżeli chcielibyśmy wprowadzić komunikator w firmie, należy to zrobić razem z odpowiednimi zabezpieczeniami.

Dokumenty papierowe – jak je zabezpieczyć?

O ile to możliwe, postarajmy się wyposażyć stanowisko pracy zdanej tak, aby pracownik nie musiał korzystać z form papierowych. Jeśli jednak będzie konieczność pracy na dokumentach w trakcie pracy zdalnej dbajmy o nie w domu tak jak w biurze np.:

• zabezpieczmy dokumenty przed innymi domownikami,
• pamiętajmy, o tym żeby dokumenty niszczyć w niszczarce,
• nigdy nie wyrzucajmy dokumentów do kosza,
• przeznaczmy wyznaczone miejsce w domu na ich przechowywanie.

Jak się w tym wszystkim odnaleźć?

Warto dbać cały czas o świadomość pracowników. Dobrym rozwiązaniem przy poleceniu pracy zdalnej jest również wskazanie do czego zobowiązują się pracownicy w tym np.: do wykorzystania sprzętu zgodnie z jego przeznaczeniem, przestrzegania przepisów zarówno z RODO jak i prawa pracy mając na względzie bezpieczne i higieniczne warunki pracy.

Przy wprowadzaniu pracy zdalnej warto pamiętać o zabezpieczeniach wyżej powołanych. Powinniśmy również mieć na uwadze, iż wprowadzenie pracy zdalnej wymaga analizy ryzyka chociażby z faktu czy narzędzie wykorzystane nie transferuje danych poza EOG. Nie instalujmy bezmyślnie wszystkich dostępnych darmowych aplikacji, bowiem działanie w pośpiechu, panice i strachu może wywołać poważne skutki dla naszej organizacji.

[fusion_builder_container hundred_percent=”no” equal_height_columns=”no” menu_anchor=”” hide_on_mobile=”small-visibility,medium-visibility,large-visibility” class=”” id=”” background_color=”” background_image=”” background_position=”center center” background_repeat=”no-repeat” fade=”no” background_parallax=”none” parallax_speed=”0.3″ video_mp4=”” video_webm=”” video_ogv=”” video_url=”” video_aspect_ratio=”16:9″ video_loop=”yes” video_mute=”yes” overlay_color=”” video_preview_image=”” border_size=”” border_color=”” border_style=”solid” padding_top=”” padding_bottom=”” padding_left=”” padding_right=””][fusion_builder_row][fusion_builder_column type=”1_1″ layout=”1_1″ background_position=”left top” background_color=”” border_size=”” border_color=”” border_style=”solid” border_position=”all” spacing=”yes” background_image=”” background_repeat=”no-repeat” padding_top=”” padding_right=”” padding_bottom=”” padding_left=”” margin_top=”0px” margin_bottom=”0px” class=”” id=”” animation_type=”” animation_speed=”0.3″ animation_direction=”left” hide_on_mobile=”small-visibility,medium-visibility,large-visibility” center_content=”no” last=”no” min_height=”” hover_type=”none” link=””][fusion_text columns=”” column_min_width=”” column_spacing=”” rule_style=”default” rule_size=”” rule_color=”” hide_on_mobile=”small-visibility,medium-visibility,large-visibility” class=”” id=”” animation_type=”” animation_direction=”left” animation_speed=”0.3″ animation_offset=””]

Zwolnienie od pracy przysługuje pracownikowi w związku z oddaniem krwi. Otrzymuje on zaświadczenie ze stacji krwiodawstwa, które jest podstawą usprawiedliwienia nieobecności w pracy, ale zaświadczenie dotyczy dnia określonego konkretną datą. W związku z tym w praktyce pojawił się problem, jak go rozumieć w przypadku pracowników zatrudnionych przy pracy zmianowej? Wyjaśnień na ten temat udzieliło Narodowe Centrum Krwi, wskazując, że wolny od pracy jest dzień kalendarzowy. Dlatego pracownik pracujący w takim dniu na zmianie nocnej powinien pojawić się w pracy po północy i nie ma wolnej całej swojej zmiany roboczej.

[/fusion_text][fusion_table fusion_table_type=”1″ fusion_table_rows=”” fusion_table_columns=”” hide_on_mobile=”small-visibility,medium-visibility,large-visibility” class=”” id=”” animation_type=”” animation_direction=”left” animation_speed=”0.3″ animation_offset=””]

Wyjaśnienia Narodowego Centrum Krwi z 13 lutego 2020 r.

(NCK-WWKS/324/42-pr/MR/20)

„…Czas, na który pracodawca musi zwolnić pracownika od pracy, określany jest przez stację krwiodawstwa w wydanym przez nią zaświadczeniu. Jednakże należy mieć na uwadze fakt, że zaświadczenie może dotyczyć tylko dnia, w którym Honorowy Dawca oddaje krew tj. cały dzień kalendarzowy (do godziny 24:00). Dopiero po tej godzinie, a zatem następnego dnia kalendarzowego, pracodawca może polecić pracownikowi pracę (od godz. 00:00)”.

[/fusion_table][/fusion_builder_column][/fusion_builder_row][/fusion_builder_container]