Rozporządzeniem z dnia 28 grudnia 2020 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie określenia niektórych wzorów oświadczeń, deklaracji i informacji podatkowych obowiązujących w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych (Dz.U. poz. 2432) zostały zmienione wzory deklaracji PIT-4R, PIT-8AR oraz informacji podatkowych IFT-1R oraz PIT-11. Poza PIT-11, który stosuje się dopiero do przychodów uzyskanych od 2021 roku, pozostałe formularze stosuje się jeszcze do przychodów uzyskanych w 2020 roku.

Zmiana w PIT-4R i PIT-8AR wiązała się koniecznością ujęcia w tych formularzach informacji o przesunięciu terminu zapłaty zaliczek i podatku za miesiące październik – grudzień 2020 przez płatników, którzy ponieśli niekorzystne konsekwencje spowodowane COVID-19. Z kolei zmiana w PIT-11 wiąże się z rozszerzeniem od 1 stycznia 2021 roku ulgi do 26 roku życia na przychody z tytułu odbycia praktyki absolwenckiej lub stażu uczniowskiego.

Urząd Ochrony Danych Osobowych uznał, że  niedopuszczalne jest wyznaczenie na inspektora ochrony danych osób, które pełnią funkcje kierownicze w strukturach administratora (np. członek zarządu stowarzyszenia lub spółki, dyrektor szkoły, wójt, a także przewodniczący zakładowej organizacji związkowej). W ten sposób unika się sytuacji, w której inspektor miałby za zadanie między innymi monitorowanie przestrzegania przepisów przez samego siebie, co zaprzeczałoby idei niezależności inspektora.  Jest to stanowisko zgodne z art. 38 ust. 3 RODO, według którego IOD podlega bezpośrednio kierownictwu administratora lub podmiotu przetwarzającego, nie może on być wiec sam członkiem tego kierownictwa.

Co do funkcji społecznego inspektora pracy, to UODO stoi na stanowisku, że w celu jego wybrania zakładowa organizacja związkowa ma prawo pozyskać od pracodawcy informacje na temat zatrudnionych pracowników. Wybory społecznych inspektorów pracy przeprowadzane są przez zakładowe organizacje związkowe, które jednak nie mają dostępu do danych dotyczących zatrudnienia pracowników. Pełnymi informacji w tym zakresie dysponuje pracodawca, który – w opinii UODO – nie może odmówić w tej sytuacji organizacji związkowej udostępnienia danych. Wynika to z art. 28 ust. 1 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych, który nakłada na pracodawcę obowiązek udzielenia informacji niezbędnych do prowadzenia działalności związkowej, a wybór społecznego inspektora pracy taką działalnością jest.

Jednak zgodnie z zasadą minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c RODO) należy zwrócić uwagę, by zakres przekazywanych danych był adekwatny i wystarczający do wskazanego celu (tu: wybór społecznego inspektora pracy).

Z całością stanowisk można zapoznać się w newsletterze UODO, na który można zapisać się pod adresem: https://uodo.gov.pl/pl/138/842

W 2020 r. firmy korzystały z obniżenia wymiarów czasu pracy na okres 3 miesięcy w związku z pomocą finansową z tarcz antykryzysowych, co oznaczało, że trzeba przeliczyć wymiary urlopów proporcjonalnie do okresów zatrudnienia w pełnym wymiarze etatu i w obniżonym do 0,8 etatu. Sytuację dodatkowo komplikuje nabycie prawa do urlopu uzupełniającego w okresie czasowego obniżenia etatu.

MRPiT w stanowisku z 22.12.2020 r. potwierdziło, że gdy w trakcie roku kalendarzowego zmienia się wymiar czasu pracy pracownika, należy mu oddzielnie proporcjonalnie obliczyć wymiar urlopu za każdy okres pracy w danym roku. Ze stanowiska wynika również, że przy ustalaniu skorygowanego wymiaru urlopu wypoczynkowego bierze się pod uwagę zwiększony wymiar urlopu za okres, w którym pracownik nabywa prawo do takiego wymiaru urlopu (urlop uzupełniający).

Tekst stanowiska:

(…) Zmiana wymiaru zatrudnienia powoduje konsekwencje w zakresie wymiaru urlopu. Przyjęta jest bowiem zasada, że wymiar urlopu pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika, biorąc za podstawę wymiar urlopu przewidziany dla pełnego etatu, przy czym niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia. Wymiar urlopu w danym roku kalendarzowym nie może przekroczyć wymiaru 20 lub 26 dniowego. Przepisy Kodeksu pracy wprost nie określają jak należy postąpić przy ustalaniu wymiaru urlopu w przypadku gdy w trakcie roku kalendarzowego pracownikowi zmieni się wymiar czasu pracy. Należy wówczas dokonać odpowiedniej korekty urlopu. W takiej sytuacji wymiar urlopu wypoczynkowego powinien być odpowiednio skorygowany (zredukowany lub zwiększony) w zależności od tego, czy zmiana wymiaru czasu pracy polega na jego obniżeniu, czy na podwyższeniu.

Oznacza to, że jeżeli w trakcie roku kalendarzowego zmienia się wymiar czasu pracy pracownika, należy mu oddzielnie proporcjonalnie obliczyć wymiar urlopu za każdy okres pracy w danym roku (w ramach obowiązującego pracownika wymiaru zatrudnienia). Regułę tę stosuje się zarówno przy podwyższeniu, jak i redukcji wymiaru czasu pracy.
Jeśli więc wymiar zatrudnienia w przedstawionym w pytaniu przypadku zmienia się (z całego na 4/5 etatu), to przy urlopie odrębnie uwzględnia się okres przepracowany na cały etat, a odrębnie w przypadku trzech miesięcy na 4/5 etatu. (…)

W przypadku grup kapitałowych zdarzają się pracownicy, którzy pracują w kilku spółkach z grupy w niepełnym wymiarze czasu pracy. W praktyce wynika to z tego, że pełnią one funkcje w ramach kilku spółek w ograniczonym zakresie. W takim przypadku pojawia się pytanie, czy ustalając wymiar urlopu wypoczynkowego takiej osoby należy mieć na uwadze roczny wymiar 20 lub 26 dni, gdyż suma cząstek poszczególnych etatów daje w sumie cały etat. W Kodeksie pracy nie ma takiej regulacji, a więc każde zatrudnienie należy traktować osobno, co potwierdziło MRPiT w swoim stanowisku z 8.12.2020 r., w którym przyjęto, że urlop wypoczynkowy rozlicza się odrębnie w każdym stosunku pracy. Z punktu widzenia Kodeksu pracy istnienie 3 umów o pracę z różnymi spółkami oznacza, że całkowicie odrębnie traktujemy uprawnienia urlopowe z każdej umowy. I w tym zakresie nie może być różnicy pomiędzy kilkoma umowami z  niepowiązanymi ze sobą podmiotami a kilkoma umowami o pracę zawartymi w ramach grupy kapitałowej.

Podsumowując: nie ma żadnych podstaw do łącznego rozliczania urlopów w przypadku kilku umów o pracę z różnymi spółkami w grupie kapitałowej, gdyż każde zatrudnienie jest odrębnym stosunkiem pracy, a nie ma żadnej regulacji prawnej wprowadzającej obowiązek łącznego patrzenie na takie zatrudnienia.

Wynagrodzenie urlopowe oblicza się zgodnie z zasadami opisanymi w rozporządzeniu MRPiPS z dnia 08.01.1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop, które dzieli składniki wynagrodzenia na stałe, zmienne oraz przysługujące za okresy dłuższe niż miesiąc. Te ostatnie nie są uwzględniane w wynagrodzeniu urlopowym, za to składniki stałe uwzględnia się w kwotach należnych z miesiąca korzystania z urlopu, a zmienne wypłacone w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc korzystania z urlopu wypoczynkowego.

Wątpliwości budzi sytuacja, gdy premia jest co prawda składnikiem zmiennym, ale nie pomniejsza się jej w przypadku urlopu wypoczynkowego. W takim przypadku powinno się ją wliczyć do podstawy wymiaru wynagrodzenia za urlop, mimo, że pracownik dostanie ją także w miesiącu, w którym korzysta z urlopu. Potwierdziło to MRPiT w swoim stanowisku z 22.12.2020 r., opublikowanym w Dzienniku Gazeta Prawna w dniu 07.01.2020.

Od 1 stycznia 2021 roku weszło w życie nowe rozporządzenie w sprawie właściwości urzędów skarbowych dla niektórych podatników i płatników. Dotyczy to przede wszystkim podmiotów, które osiągnęły przychód netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług o równowartości w walucie polskiej przekraczającej 3 mln euro i 50 mln euro.
Całość rozporządzenia pod adresem: https://dziennikustaw.gov.pl/D2020000245601.pdf

Z przyjemnością informujemy o zaplanowanej na 16 lutego 2021 roku konferencji online Praktycznych Szkoleń, na której nasi specjaliści przedstawią solidną dawkę wiedzy związanej  z tematem elektronizacji dokumentacji pracowniczej, oraz odpowiedzą na pytania, jak interpretować wątpliwości wynikające z nowych regulacji prawnych oraz stanowisk urzędowych wydanych przez resorty pracy oraz cyfryzacji. Poruszymy miedzy innymi temat zasad wynikających z prawa pracy i prawa cywilnego, kwestie IT oraz pomijane często w tych projektach zagadnienia związane z ochroną danych osobowych.

A pod poniższym linkiem prezentujemy niewielki wycinek wiedzy, którą dzieliliśmy się z uczestnikami w trakcie konferencji online “HR 2020 a nowa rzeczywistość”:

https://www.youtube.com/watch?v=_qG-xAwGUeA

Od 16 grudnia 2020 roku kolejne branże mogą występować o dodatkowe świadczenie postojowe. Wnioski mogą składać między innymi  hotele, branża organizatorów turystyki czy obiektów sportowych. Warunkiem przyznania świadczenia jest spadek przychodu z działalności w miesiącu przed miesiącem złożenia wniosku co najmniej o 75% w stosunku do przychodu uzyskanego w tym samym miesiącu w 2019 r. By otrzymać świadczenie należy złożyć wniosek RSP-D albo RSP-DB przez platformę PUE ZUS.  Postojowe można otrzymać maksymalnie trzy razy.

Zapisy tarczy 6.0 pozwalają też na uzyskanie:

1. jednorazowego dodatkowego świadczenia postojowego – przez osoby prowadzące pozarolniczą działalność oraz wykonujące umowy cywilnoprawne,
2. zwolnienia z obowiązku opłacania składek za lipiec-wrzesień 2020 r. – przez kolejne branże,
3. zwolnienia z naliczania składek – przez osoby wykonujące umowy cywilnoprawne,
4. zwolnienia z obowiązku opłacania składek za listopad 2020 r. dla przedsiębiorców z określonymi kodami PKD (pod warunkiem złożenia do końca roku deklaracji rozliczeniowych).

Ze szczegółami można zapoznać się na stronach ZUS pod adresami:

https://www.zus.pl/o-zus/aktualnosci/-/publisher/aktualnosc/1/tarcza-6_0-kolejne-branze-moga-juz-skladac-wnioski-o-dodatkowe-swiadczenie-postojowe/3741521

https://www.zus.pl/o-zus/aktualnosci/-/publisher/aktualnosc/1/tarcza-6_0-wazne-jest-zlozenie-deklaracji-rozliczeniowej/3736733

Powszechnie obowiązujące przepisy prawa pracy nie określają sposobów ustalania wynagrodzenia za pracę ani nie wyliczają wszystkich jego składników. Są sytuacje, w których ustalenie wynagrodzenia za pracę w stawce miesięcznej nie jest oczywiste, na przykład:

1. Nieobecność spowodowana chorobą
2. Nieobecność spowodowana inną przyczyną
3. Nieobecności spowodowane różnymi przyczynami
4. Nieobecność spowodowana chorobą i jeden dzień pracy
5. Pracownik nie pracuje ani jednego dnia, choć nieobecność spowodowana chorobą nie obejmuje pełnego miesiąca
6. Nieobecność spowodowana chorobą „nieodpłatną”
7. Nieobecność spowodowana chorobą po wypracowaniu miesięcznej liczby godzin pracy
8. Wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca, gdy wymiar czasu pracy nie pokrywa się z czasem nominalnym w danym miesiącu
9. Wynagrodzenie w stawce miesięcznej a zmiana etatu w trakcie miesiąca
10. Wynagrodzenia za dzień zwolnienia lekarskiego w części przepracowany

Wszystkie te przypadki zostały opisane w miesięczniku Inspektor Pracy, wydawanym przez Państwową Inspekcję Pracy. Polecamy artykuł Wynagrodzenie za pracę w stawce miesięcznej, w którym w sposób bardzo przejrzysty omówiono na przykładach powyższe sytuacje. Z całością artykułu można zapoznać się pod adresem https://www.pip.gov.pl/pl/f/v/229802/IP%2012%202020%20INTERNET.pdf

16 grudnia 2020 roku weszła w życie Ustawa o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2020 r. poz 2255). Wprowadza ona między innymi zmiany w terminach wykonania badań okresowych pracowników oraz przedłużenia ważności badań wstępnych i kontrolnych (art. 12a), a dokładnie:

• przedłużenie dotychczasowego 60-dniowego terminu na wykonanie zawieszonych czasowo badań okresowych pracowników do 180 dni po odwołaniu stanu epidemii i stanu zagrożenia epidemii,
• przedłużenie ważności orzeczenia z badań wstępnych i kontrolnych wydanego przez lekarza innego niż profilaktyk z 30 dni do 180 dni po odwołaniu stanu epidemii i stanu zagrożenia epidemii,
• rezygnację z badań wstępnych w razie zatrudnienia na stanowisku administracyjno – biurowym pracownika, który posiada aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach opisanych w skierowaniu na badania lekarskie w sytuacji, gdy pracodawca stwierdzi, że warunki te odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy (ale tylko w okresie stanu epidemii lub zagrożenia epidemicznego), oraz
• wydłużenie dotychczasowego 30-dniowego terminu do 180 dni na rezygnację z badań wstępnych przy zatrudnieniu na stanowisko inne niż administracyjno – biurowe nowego pracownika lub dotychczasowego pracownika posiadającego aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach opisanych w skierowaniu na badania lekarskie w sytuacji gdy pracodawca stwierdzi, że warunki te odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy (ale tylko w okresie stanu epidemii lub zagrożenia epidemicznego).

Powyższy zapis daje pracodawcom możliwość pominięcia w okresie pandemii kierowania na badania wstępne kandydatów na pracownika administracyjno – biurowego, jeśli osoby te mają ważne badania profilaktyczne na identycznym lub podobnym stanowisku, na jakie aplikują. Obowiązkiem pracodawcy będzie tylko porównanie czy warunki pracy opisane w skierowaniu na badania są takie same, jak warunki pracy, w jakich pracownik ma być zatrudniony. Długość przerwy w zatrudnieniu  nie ma przy tym znaczenia. Czyli przykładowo pracownik administracyjny w momencie odejścia z pracy ma badania lekarskie ważne jeszcze przez 2 lata. Po rocznej przerwie aplikuje w trakcie pandemii na to samo stanowisko, i na mocy nowych przepisów nie musi być kierowany na badania wstępne.

W przypadku osób zatrudnianych na innych stanowiskach niż administracyjno – biurowe maksymalnie 180 dni  może wynosić przerwa w zatrudnieniu u tego samego pracodawcy, aby nie było konieczności wykonywania badań wstępnych w przypadku aktualności dotychczasowych badań. Tyle samo może wynosić przerwa w zatrudnieniu pomiędzy poprzednim zakładem pracy a nowym, oczywiście gdy warunki zatrudnienia są takie same, a badanie nadal aktualne.

Tekst ustawy znajduje się pod adresem: https://dziennikustaw.gov.pl/D2020000225501.pdf