Archiwa czas pracy - Praktyczne Szkolenia Prasołek & Sawicki Sp. J.

Jak prawidłowo wyznaczyć dzień wolny za święto wypadające w sobotę?

Jak prawidłowo wyznaczyć dzień wolny za święto, które przypadnie w sobotę?

Na skutek wyroku TK z 2 października 2012 r. (K 27/11) w sytuacjach, gdy święto wypada w sobotę, która u większości pracodawców jest nadal dniem wolnym od pracy z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, pracodawcy muszą wyznaczyć w zamian inny dzień wolny. W 2025 r. sytuacja taka ma miejsce dwukrotnie, gdyż święta 3 maja oraz 1 listopada przypadają w soboty.

Jak święta wpływają na czas pracy?

Algorytm obliczania wymiaru czasu pracy obowiązującego pracownika w okresie rozliczeniowym został ustalony w art. 130 k.p. i przyjęto w nim, że każde święto przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy. Zatem, gdy święto przypadnie w niedzielę jest neutralne w punktu widzenia czasu pracy, ale gdy święto przypadnie w sobotę, to obniża czas pracy o 8 godzin. Taka sytuacja oznacza bowiem w praktyce, że pracownik nie będzie miał w tym terminie dnia wolnego z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy, gdyż zostanie on „wyparty” przez święto. Zatem, aby w okresie rozliczeniowym obowiązującym pracownika zgadzała się liczba dni wolnych od pracy konieczne jest wyznaczenie wszystkim pracownikom dodatkowego dnia wolnego od pracy.

W jaki sposób oznaczyć oddany dzień wolny za święto w harmonogramie?

Wyznaczany dzień wolny może zostać oznaczony specjalnym symbolem wskazującym, że jest on zaplanowany za święto, które przypadło w sobotę, ale nie ma takiej konieczności, gdyż w praktyce jest to po prostu dzień wolny z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy. Błędem jest zatem oznaczanie takiego dnia w harmonogramach jako dnia wolnego za święto, np. DWŚ, gdyż pracownik w święto nie pracował i nie ma podstawy do udzielenia mu takiego dnia wolnego. Na skutek tego, że dzień świąteczny wypadł w sobotę, pracownik nie skorzystał w danym tygodniu z dnia wolnego z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy i to właśnie taki dzień powinien mu zostać oddany w innym terminie.

Czy wyznaczony dzień wolny musi być w tym samym miesiącu?

Algorytm obliczania wymiaru czasu pracy dotyczy okresu rozliczeniowego, a więc wyznaczony dzień wolny nie musi być w tym samym miesiącu kalendarzowym, jeśli u pracodawcy są stosowane dłuższe okresy rozliczeniowe czasu pracy. Przykładowo, jeśli firma korzysta z 3-miesięcznych okresów rozliczeniowych pokrywających się z kwartałami w roku kalendarzowym, to dzień wolny za święto 3 maja może zaplanować już w kwietniu, np. w Wielki Piątek, jak i dopiero w czerwcu, np. w piątek po Bożym Ciele. Gdyby pracodawca stosował 1-miesięczne okresy rozliczeniowe, to dzień wolny bezwzględnie musiałby przypadać w trakcie miesiąca, np. 2 maja wyznaczony jako dzień wolny za święto 3 maja oraz 10 listopada zaplanowany jako dzień wolny za święto 1 listopada.

Dni wolne nie muszą być także wyznaczane odgórnie, a możliwe jest pozostawienie pracownikom wyboru terminu dnia wolnego i złożenia indywidualnych wniosków w tym zakresie, które będą akceptowali managerowie. W takich przypadkach jednak osoby zarządzające powinny bezwzględnie dopilnować, aby każdy pracownik złożył wniosek, gdyż nie wykorzystanie dnia wolnego w okresie rozliczeniowym spowoduje przepracowanie zbyt dużej liczby godzin i będzie uznane przez PIP jako planowanie pracy w godzinach nadliczbowych. Działanie takie grozi zatem mandatem, a dodatkowo spowoduje ono duże koszty płacowe, gdyż nieoddanie dnia wolnego od pracy oznacza powstanie nadgodzin średniotygodniowych, które uprawniają pracownika do wynagrodzenia ze 100% dodatkiem za nadgodziny.

Co z osobami nowo przyjętymi do pracy?

Wyznaczanie dni wolnych w dłuższym odstępie czasowym od dnia świątecznego może spowodować problemy z rozliczeniem czasu pracy, gdy u pracodawcy pojawiają się nowi pracownicy lub ktoś z dotychczas zatrudnionych odchodzi z pracy.

Jeśli pracodawca wyznaczyłby dzień wolny w zamian za święto 3 maja 2025 r. w piątek po Bożym Ciele, czyli w dniu 20 czerwca, to osoby które rozpoczną pracę w takiej firmie od dnia 1 czerwca nie mają uprawnienia do skorzystania z takiego dnia wolnego od pracy, gdyż w okresie ich zatrudnienia nie przypada święto, które miało miejsce w sobotę. Dlatego takie osoby mogą pracować w dniu 20 czerwca albo skorzystać w tym dniu z urlopu wypoczynkowego lub innej absencji. Pracodawca nie musi im bowiem oddać dnia wolnego od pracy, a w praktyce skorzystanie z takiego dnia, który był wyznaczony dla całej firmy będzie oznaczało, że taka osoba będzie miała niedopracowany czas pracy o 8 godzin.

Odwrotnie wyglądała będzie sytuacja, gdy pracownik dołącza do organizacji od 1 maja 2025 r., a cała firma miała dzień wolny za święto 3 maja wyznaczony w piątek przed Wielkanocą. W takim przypadku nowy pracownik zatrudniony w maju powinien mieć odrębnie wyznaczony dzień wolny od pracy w innym terminie, gdyż w przeciwnym razie wypracuje nadgodziny średniotygodniowe, pracując o 8 godzin za dużo.

Czy można obniżyć wymiar czasu pracy godzinowo?

Pracodawcy muszą obligatoryjnie wyznaczyć cały dzień wolny, gdyż obniżenie wymiaru czasu pracy o 8 godzin oznaczałoby, że co prawda zgadzałaby się liczba wypracowanych godzin, a więc nie powstałyby nadgodziny średniotygodniowe, ale doszłoby do naruszenia zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Pracownik miałby bowiem za dużą liczbę dni roboczych w okresie rozliczeniowym, a suma zaplanowanych dni wolnych od pracy byłaby mniejsza niż suma świąt, niedziel oraz sobót przypadających w takim okresie. Dlatego konieczne jest dla ogółu zatrudnionych zaplanowanie dnia wolnego od pracy w zamian za święto przypadające w niedzielę.

Czy choroba pracownika w dniu, gdy miał wyznaczony dzień wolny za święto uprawnia do wyznaczenia kolejnego dnia wolnego?

Dzień wolny wyznaczony w zamian za święto, jakie przypadło w sobotę ma taki sam charakter prawny jak każda wolna sobota, a więc jest to dzień wolny z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy i choroba w takim dniu nie wpływa na czas pracy pracownika. Zatem, gdy taka sytuacja będzie miała miejsce, to przyjmuje się, że dzień wolny został pracownikowi prawidłowo zapewniony i nie może on już domagać się udzielenia go w innym terminie. Można taki przypadek porównać do zwolnienia lekarskiego, które przypada od środy do wtorku i obejmuje weekend, a więc przypada ono także w sobotę i nikt pracownikowi nie oddaje wtedy w zamian innego dnia wolnego od pracy. Powyższe wynika z faktu, że choroba w dniu wolnym od pracy jest neutralna z punktu widzenia czasu pracy, a więc nie powoduje obniżenia wymiaru czasu pracy.

Czas pracy stażystów

Czas pracy stażystów z PUP po zmianach

Niedługo zacznie obowiązywać nowa ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia, która reguluje znacznie bardziej szczegółowo niż dotychczasowe przepisy zasady określające czas pracy stażystów. Dlatego warto zapoznać się z planowanymi zmianami.

Ogólne zasady współpracy ze stażystami

Zgodnie ze słowniczkiem nowej ustawy staż oznacza nabywanie przez bezrobotnego wiedzy i umiejętności przez wykonywanie zadań w miejscu pracy bez nawiązania stosunku pracy z pracodawcą. W takim przypadku zawierana jest jednak trójstronna umowa pomiędzy starostą, organizatorem stażu, czyli np. pracodawcą oraz bezrobotnym. Staż może trwać od 3 do maksymalnie 12 miesięcy.

Ustawa nakłada na organizatora stażu szereg obowiązków przed jego rozpoczęciem, jak i w trakcie odbywania stażu, w tym z zakresu bhp, profilaktycznej opieki zdrowotnej oraz w przeciwieństwie do starych rozwiązań reguluje kwestie związane z czasem pracy.

Ile godzin może pracować stażysta?

Czas pracy stażystów i zasady z nim związane reguluje przede wszystkim art. 118 ustawy o rynku pracy, który odwołuje się do wielu instytucji czasu pracy z Kodeksu pracy lub zawiera regulacje wzorowane na rozwiązaniach dotyczących pracowników.

Co do zasady stażystów obowiązują normy czasu pracy analogiczne jak pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy, gdyż przyjęto, że:

czas realizacji programu stażu przez bezrobotnego odbywającego staż nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 3 miesięcy albo
czas realizacji programu stażu bezrobotnego będącego osobą niepełnosprawną zaliczoną do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności nie może przekraczać 7 godzin na dobę i 35 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 3 miesięcy.

Zatem należy przyjąć, że stażysta powinien odbywać staż w systemie podstawowym i obowiązują go normy dobowa oraz przeciętna tygodniowa czasu pracy, z uwzględnieniem także statusu osoby niepełnosprawnej.

W ustawie zastrzeżono jednak, że czas realizacji programu stażu nie może być krótszy niż 20 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 3 miesięcy.

Czy stażysta ma mieć zapewnione odpoczynki takie same jak pracownicy?

Odpowiedź na to pytanie wynika wprost z art. 116 ust. 2 ustawy o rynku pracy, który wskazuje na obowiązki organizatora stażu, jakie powinny być realizowane na zasadach przewidzianych dla pracowników. Jednym z takich obowiązków jest właśnie zapewnienie stażyście odpowiednich okresów odpoczynku.

Zatem stażysta powinien mieć w każdej dobie zapewniony nieprzerwany 11-godzinny odpoczynek, a dodatkowo w tygodniu nieprzerwany 35-godzinny odpoczynek. Stażyści co do zasady nie powinni pracować na zmiany, a więc odpoczynek tygodniowy powinien mieć zawsze powyższą długość, gdyż jego skracanie jest w Kodeksie pracy dozwolone jedynie w przypadku tzw. łamania zmian, czyli przejścia ze zmiany na zmianę zgodnie z obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy.

Czy stażystę obowiązuje regulamin pracy?

Zgodnie z art. 116 ust. 1 pkt 2 ustawy o rynku pracy przed powierzeniem wykonywania zadań stażyście organizator stażu powinien go zapoznać z regulaminem pracy obowiązującym u niego, a stażysta ma wprost określone w ustawie 2 obowiązki z tym związane:

przestrzeganie przepisów i zasad obowiązujących u organizatora stażu, w szczególności regulaminu pracy, tajemnicy służbowej, przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych, a także
przestrzeganie ustalonego przez organizatora rozkładu czasu pracy.

Należy więc przyjąć, że stażystę obowiązują zasady organizacji pracy takie jak pracowników, a więc np. muszą podpisywać listę obecności, jeśli takowa obowiązuje u pracodawcy i wiąże ich także rozkład czasu pracy obowiązujący w komórce, w której będą odbywać staż. Rozkład czasu pracy jest rozumiany powszechnie jako dni i godziny pracy, a więc jeśli praca jest w danym dziale odbywana od 8.00 do 16.00 od poniedziałku do piątku, to zasady takie obowiązują także stażystę. Rozkład czasu pracy może być również ruchomy, czyli określający widełki godzinowe rozpoczynania i kończenia pracy, a wtedy również on może obowiązywać stażystę, np. rozpoczynanie pracy w przedziale godzinowym od 7.00 do 9.00.

Czy staż może odbywać się w niedziele, święta lub w nocy?

Co do zasady bezrobotny nie może odbywać stażu w niedziele i święta, w porze nocnej oraz w systemie pracy zmianowej, ani w godzinach nadliczbowych, chyba że organizator stażu pracy uzyska zgodę starosty w powyższym zakresie, ze względu na charakter pracy wykonywanej w danym zawodzie. Taka zgoda nie może jednak w żadnym przypadku dotyczyć pracy w godzinach nadliczbowych, a więc tutaj obowiązuje zakaz bezwzględny.

Co do zasady więc staże powinny być realizowane od poniedziałku do soboty na jedną zmianę i w porze dziennej. Jeśli w danym obszarze funkcjonowania pracodawcy soboty są dniami pracującymi dla załogi, to również stażyści mogą odbywać staż w takie dni przy zapewnieniu im innego dnia wolnego w okresie rozliczeniowym, aby zachować zasadę przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy.

Czy stażysta może zostać wysłany w delegację i na szkolenie?

Ustawa o rynku pracy przewiduje wprost, że bezrobotny odbywający staż może wziąć udział w podróży służbowej i szkoleniu zorganizowanym z inicjatywy organizatora stażu lub za jego zgodą na zasadach przewidzianych dla pracowników.

Zatem w przypadku podróży służbowej czas dojazdu do miejsca docelowego i powrotu z niego nie zawsze zostanie zaliczony do czasu pracy stażysty, jeśli nie pokrywa się on z rozkładem czasu pracy obowiązującym w takim dniu. Ze względu na bezwzględny zakaz nadgodzin należy jednak uważać, gdy w podróż wyjeżdża także stażysta, aby czas pracy rozliczony z tytułu takiego wyjazdu służbowego nie przekraczał 8 godzin. Powyższe oznacza również, że udział w szkoleniach nie może odbywać się poza godzinami odbywania stażu, gdyż w przypadku pracowników czas takiego obowiązkowego szkolenia zostałby zaliczony do pracy w godzinach nadliczbowych, a tych nie może wykonywać stażysta. Szkolenia powinny zatem odbywać się w godzinach, w których realizowany jest staż.

Czy stażysta będzie korzystał z urlopu wypoczynkowego?

Stażyści nie będą mieli prawa do urlopu wypoczynkowego na zasadach dotyczących pracowników, ale będą mieli analogiczne uprawnienie, a mianowicie dni wolne z zachowaniem prawa do otrzymywanego stypendium. Wymiar ich będzie naliczany po 2 dni za każde 30 dni kalendarzowych odbywania stażu, a będą one udzielane na podstawie wniosku stażysty i muszą być wykorzystane w naturze, gdyż nie przewidziano odpowiednika ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Z przepisu wynika ponadto wyraźnie, że za ostatni miesiąc odbywania stażu organizator powinien udzielić dni wolnych stażyście przed upływem terminu zakończenia stażu. Ponadto uregulowano zasady rozliczenia wymiaru przysługujących dni wolnych w przypadku, gdy pojawi się niepełny miesiąc stażu. W takich sytuacjach wymiar zwolnienia od odbywania stażu rozlicza się proporcjonalnie, ale zaokrąglając w górę do pełnych dni, a więc na korzyść stażysty.

Czy stażysta może korzystać z pracy zdalnej?

Staż może być realizowany w formie zdalnej, a wymiar takiego stażu i szczegółowe zasady jego odbywania w takiej formie powinna określać umowa o organizację stażu. W odniesieniu do odbywania stażu zdalnie stosuje się odpowiednio przepisy z Kodeksu pracy dotyczące:

pojęcia pracy zdalnej,
obowiązków pracodawcy związanych z pracą zdalną, wynikających z art. 67²⁴ Kodeksu pracy, z wyjątkiem wypłaty ryczałtu, czy ekwiwalentu za zużycie prądu czy Internetu,
zasad komunikacji z pracownikiem w trakcie pracy zdalnej,
zakazów wykonywania w ramach pracy zdalnej pewnych pracy ze względów bhp, np. powodujących intensywne brudzenie,
organizacji stanowiska pracy zdalnej.

System czasu pracy w organizacji

Jak wprowadzić nowy system czasu pracy w organizacji?

Ogólną zasadą przyjętą w Kodeksie pracy jest, że systemy, rozkłady czasu pracy oraz długość obowiązujących pracowników okresów rozliczeniowych ustala pracodawca w zależności od swojej wielkości i posiadanych dokumentów wewnątrzzakładowych w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy albo w obwieszczeniu (art. 150 § 1 KP). To ostatnie rozwiązanie dotyczy tylko małych pracodawców nie zatrudniających powyżej 50 osób, którzy nie muszą w ogóle wdrożyć regulaminów pracy.

Jak wdrożyć kolejny system czasu pracy?

Mając na uwadze powyższą regułę dołożenie nowego systemu czasu pracy lub zmiana dotychczas obowiązującego systemu wymaga wdrożenia aneksu zmieniającego postanowienia regulaminu pracy, czy obwieszczenia, a w przypadku układu zbiorowego zawarcia protokołu dodatkowego i zarejestrowania go w PIP. Zmiany wchodzą w życie po ogłoszeniu ich załodze najczęściej po upływie 14 dni.

Dokładając nowy system czasu pracy do dotychczas obowiązującego pracodawca musi przypilnować, aby z przepisów wewnątrzzakładowych wynikało wyraźnie, których pracowników dotyczy dany system czasu pracy.

Czy zmiana organizacji pracy w regulaminie wymaga dokonania wypowiedzeń zmieniających dla załogi?

W orzecznictwie sądowym od dawna przyjmuje się, że zmiana regulaminu wynagradzania na niekorzyść pracowników wymaga następnie dokonania wypowiedzeń zmieniających lub zawarcia porozumień zmieniających z pracownikami, gdyż w przepisie dotyczącym regulaminu wynagradzania jest odwołanie do stosowania w tym zakresie regulacji dotyczących układów zbiorowych pracy. Nie ma jednak analogicznego odwołania w przepisach dotyczących regulaminu pracy, a więc jego zmian nie oceniamy w ogóle z punktu widzenia korzystności dla pracownika lub niekorzystności, gdyż wchodzą one w życie zawsze automatycznie po 14 dniach od ogłoszenia regulaminu załodze.

Sąd Najwyższy już w wyroku z dnia 25 marca 1977 r. (I PRN 5/77), czyli wydanym w 3 lata po wejściu w życie Kodeksu pracy przyjął, że organizowanie procesu pracy, w tym również ustalenie obowiązującego pracowników rozkładu czasu pracy, należy do uprawnień dyspozycyjnych kierownictwa zakładu pracy, czyli pracodawcy. Zatem zmiana stosowanego w tym zakładzie systemu i rozkładu czasu pracy nie wymaga dokonania wypowiedzenia zmieniającego. Sąd podkreślił jednak, że gdyby system organizacji czasu pracy został wyraźnie zastrzeżony w umowie o pracę, to wówczas zmiana wymagałaby wypowiedzenia przez pracodawcę warunków pracy i płacy albo konieczne byłoby zawarcie porozumienia stron co do takiej zmiany.

Zatem wdrożenie w organizacji równoważnego systemu czasu pracy, które może być ocenione przez załogę jako działanie niekorzystne dla pracowników nie wymaga od pracodawcy dokonania wypowiedzeń zmieniających, ani zawierania porozumień zmieniających z pracownikami. Jest to zmiana organizacji procesu pracy, którą pracodawca może dokonać samodzielnie.

Które systemy czasu pracy muszą być wdrażane na wniosek pracownika?

W Kodeksie pracy przyjęto, że dwa systemy czasu pracy, a mianowicie weekendowy (art. 144 KP) oraz skróconego tygodnia pracy (art. 143 KP), nie mogą być narzucone pracownikom przez pracodawcę w dokumentach wewnątrzzakładowych, a o ich wprowadzenie muszą wystąpić pracownicy. W takim przypadku są wymagane pisemne wnioski, które pracodawca od 2019 r. przechowuje w dokumentacji czasu pracy, a nie w aktach osobowych pracownika.

Co ważne same pisemne wnioski pracowników nie są wystarczające, gdyż ustawodawca przewidział ponadto w art. 150 § 6 Kodeksu pracy, że wprowadzenie tych dwóch systemów czasu pracy następuje wyłącznie na podstawie umowy o pracę. Zatem konieczne jest w kolejnym kroku sporządzenie odpowiedniego porozumienia zmieniającego do umowy zawartej z pracownikiem.

UWAGA! Pracodawca może rekrutować pracowników, wskazując w ogłoszeniu, że będzie to system weekendowy, gdyż w takim przypadku przyjmuje się, że zgłoszenie się osoby chętnej w rekrutacji jest równoznaczne z jej wnioskiem. Wtedy od razu do zawieranej umowy o pracę wprowadza się postanowienia dotyczące stosowanego systemu czasu pracy.

Czy system może wynikać tylko z umowy o pracę?

Nie budzi wątpliwości, że umowa konkretnego pracownika może przewidywać także system czasu pracy, którego w regulaminie w ogóle nie przewidziano, co w zakresie systemu zadaniowego potwierdził wyraźnie Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 5 grudnia 2006 r. (II PK 93/060), stwierdzając, że zadaniowy czas pracy mógł zostać wprowadzony na podstawie umowy o pracę także wówczas, gdy nie był przewidziany w obowiązującym u pracodawcy regulaminie pracy.

Takie rozwiązanie jest praktyczne, gdy nowo wprowadzany system miałby dotyczyć tylko jednej lub kilku osób w organizacji i łatwiejsze jest jego wprowadzenie aneksami do umów niż negocjowanie ze związkami zawodowymi zmiany do regulaminu pracy lub układu zbiorowego pracy. Częstym argumentem przemawiającym za takim rozwiązaniem jest także brak wiedzy innych pracowników o zastosowanym wyjątkowym rozwiązaniu, czyli odstępstwie od ogólnie przyjętych zasad organizacji pracy, co zapobiega wnioskom innych pracowników o objęcie także ich takim rozwiązaniem.

Czy wpisanie systemu czasu pracy do umowy jest korzystne dla pracownika?

System lub rozkład czasu pracy wpisany do umowy o pracę zabezpiecza pracownika przed jego zmianą, co potwierdził Sąd Najwyższy m.in. w wyroku z dnia 17 lipca 2009 r. (I BP 6/09), przyjmując, że nie ma przeszkód, aby w umowie o pracę (albo w drodze odrębnego porozumienia między pracodawcą i pracownikiem) ustalić organizację pracy (system lub rozkład czasu pracy). W ocenie Sądu takie postanowienie może mieć charakter istotnego elementu indywidualnego stosunku pracy, a w konsekwencji jego zmiana w przyszłości będzie wymagała zawarcia porozumienia zmieniającego lub wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy. Tak więc zgadzając się na wprowadzenie rozwiązań z zakresu organizacji czasu pracy do umów pracodawca powinien mieć świadomość, że ich ewentualna zmiana w przyszłości będzie znacząco trudniejsza od powszechnej sytuacji, gdy systemy wynikają z przepisów wewnątrzzakładowych obowiązujących u pracodawcy.

Czy objęcie pracownika nowym system czasu pracy wymusza aktualizację informacji o warunkach zatrudnienia?

Nie zawsze, gdyż w informacji o warunkach zatrudnienia są wskazane normy i wymiary czasu pracy, przerwy, odpoczynki, zasady dotyczące nadgodzin i przechodzenia ze zmiany na zmianę, ale nie ma w katalogu obowiązkowych informacji ujętych systemów czasu pracy. Zatem sama zmiana systemu czasu pracy nie pociąga za sobą konieczności wpisania nowego systemu do treści informacji o warunkach zatrudnienia. Możliwe są jednak zmiany, który pociągają za sobą większą zmianę organizacji pracy i zmienią się np. wymiary czasu pracy czy pojawi się praca zmianowa, co będzie się jednak wiązało z koniecznością aktualizacji informacji o warunkach zatrudnienia.

System a rozkład czasu pracy

Czym się różni system od rozkładu czasu pracy?

W regulaminie pracy, układzie zbiorowym lub obwieszczeniu każdy pracodawca ma obowiązek określić systemy, rozkłady czasu pracy oraz okresy rozliczeniowe. Sęk w tym, że żaden z przepisów Kodeksu pracy nie definiuje pojęć system oraz rozkład czasu pracy, a ich normatywne wyjaśnienie można by ująć w art. 128 Kodeksu pracy, gdyż nie są to terminy oczywiste.

Jak rozumieć pojęcie system czasu pracy?

Jest to sposób organizacji czasu pracy pracownika określający reguły co do długości dniówki roboczej, liczby i rodzaju dni roboczych oraz tygodniowego wymiaru czasu pracy i długości okresu rozliczeniowego. System narzuca pewne ogólne ramy organizacji pracy, ale z drugiej strony określa także nieprzekraczalne warunki, jak np. praca w konkretne dni tygodnia.

W Kodeksie pracy wyróżniamy następujące systemy:

podstawowy
równoważny (z maksymalnym wydłużeniem dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin, do 16 godzin albo do 24 godzin),
zadaniowy,
przerywany,
skrócony,
pracy w ruchu ciągłym,
skróconego tygodnia pracy
weekendowy.

Czym jest rozkład czasu pracy?

Element przepisów wewnętrznych pracodawcy określający ogólne zasady dotyczące organizacji czasu pracy w skali całego pracodawcy lub w poszczególnych obszarach jego funkcjonowania, np. pionach, działach, departamentach, itp. Głównym elementem rozkładu czasu pracy jest informacja, w jakie dni jest wykonywana praca: od poniedziałku do piątku, od poniedziałku do soboty, czy też niedzieli, a drugim co do ważności elementem są godziny pracy w dniach kalendarzowych ujętych jako pracujące.

Elementem rozkładu są także informacje o dniach wolnych od pracy, przerwach w pracy występujących w dniach roboczych, zarówno wliczanych jak i niewliczanych do czasu pracy. Czasem regulamin w tej części opisuje również zasady tworzenia indywidualnych harmonogramów czasu pracy, ich akceptacji, ogłaszania pracownikom, zmieniania oraz archiwizacji.

Jaka jest korelacja pojęć system a rozkład czasu pracy?

Pojęcie system czasu pracy jest nadrzędne, można wręcz powiedzieć, że system narzuca rozkład czasu pracy pracowników. Przykładowo w systemie podstawowym praca musi być planowana zawsze w dniach roboczych trwających po 8 godzin, chyba że pracownik jest zatrudniony na część etatu. W systemie skróconego tygodnia pracy możliwe jest maksymalnie planowanie pracy po 4 dni robocze na każdy tydzień, a w systemie przerywanym przerwa może zostać zaplanowana na maksymalnie 5 godzin w ciągu doby pracowniczej.

W praktyce jednak w ramach jednego systemu czasu pracy mogą występować różne rozkłady czasu pracy dla różnych grup zawodowych, czy komórek organizacyjnych istniejących w strukturze pracodawcy, i rzadko kiedy wszystkich pracowników dotyczy jeden rozkład czasu pracy.

Czym jest praca zmianowa?

Przykładem rozkładu czasu pracy jest praca zmianowa, która ma legalną definicję w art. 128 § 2 pkt 1 Kodeksu pracy i jest to wykonywanie pracy według ustalonego rozkładu czasu pracy przewidującego zmianę pory wykonywania pracy przez poszczególnych pracowników po upływie określonej liczby godzin, dni lub tygodni. Zgodnie z art. 146 Kodeksu pracy praca zmianowa jest dopuszczalna bez względu na stosowany system czasu pracy, a więc jest to przeważający argument za stanowiskiem, że ona sama nie jest systemem czasu pracy.

Nieprawidłowe są więc stwierdzenia pracodawców, że u nich stosowany jest system pracy 2-zmianowej, czy 3-zmianowej, gdyż jest to tak naprawdę system podstawowego czasu pracy z rozkładem 2-3-zmianowym.

Czas trwania zmian i zasady ich następowania po sobie są zatem elementami rozkładu czasu pracy, i jako takie powinny one także wynikać z regulaminu pracy, układu zbiorowego lub obwieszczenia o czasie pracy.

Ile systemów i rozkładów czasu pracy może wystąpić u jednego pracodawcy?

Zgodnie z art. 150 § 1 Kodeksu pracy w przepisach wewnętrznych pracodawcy powinny być określone systemy i rozkłady czasu pracy, a więc Kodeks pracy posługując się liczbą mnogą pozwala na przyjęcie, że w jednej firmie mogą być przyjęte różne systemy i rozkłady czasu pracy. I tak jest najczęściej, gdyż systemy dopasowuje się jak najbardziej do specyfiki pracy występującej w danym obszarze.

Częstym połączeniem spotykanym w praktyce jest występowanie 3 systemów czasu pracy: podstawowego, równoważnego i zadaniowego. Pierwszy z nich dotyczy najczęściej większości zatrudnionych pracowników z obszarów administracyjnych, obsługowych, zadaniowy czas pracy jest stosowany w działach handlowych, a równoważny w recepcjach, magazynach, ochronie.

Pracodawca decydując się na różne systemy i rozkłady czasu pracy powinien zadbać o przejrzystość przepisów wewnętrznych, aby wynikało z nich precyzyjnie, których pracowników dotyczy dany system czy rozkład czasu pracy. Powyższe ma bowiem wpływ na sposób zarządzania czasem pracy, a także przede wszystkim na jego rozliczanie i ustalanie godzin nadliczbowych.

Czy można łączyć systemy czasu pracy?

Przyjmuje się, że każdego pracownika powinien dotyczyć tylko jeden system czasu pracy, choć wprost takiego ograniczenia w przepisach Kodeksu pracy nie ma. Jedynie w art. 139 § 2 Kodeksu pracy ustawodawca zastrzegł wprost, że systemu przerywanego czasu pracy nie stosuje się do pracownika objętego systemami równoważnymi, pracy w ruchu ciągłym, skróconego tygodnia pracy oraz weekendowym. Ponadto w orzecznictwie Sądu Najwyższego także znajdziemy tezy, że Kodeks pracy nie przewiduje tzw. „mieszanego czasu pracy”, w ramach którego pracownik byłby zobowiązany do świadczenia pracy bez wynagrodzenia ponad powszechnie obowiązujące wszystkich pracowników podstawowe normy czasu pracy, które nie mogą przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym (por. wyroki SN z 10.6.2010 r., I PK 6/10, czy z 3.9.2010, I PK 39/10).

UWAGA! Wyjątki w tym zakresie mogą wynikać z ustaw szczególnych regulujących stosunki pracy danych grup zawodowych, i przykładowo u kierowców oraz w odniesieniu do pracowników instytucji kultury możliwe jest połączenie przerywanego i równoważnego systemu czasu pracy.

Wyłączenie stosowania doby pracowniczej przez pracodawcę

Doba pracownicza usztywnia w sposób znaczący planowanie czasu pracy, gdyż kolejny dzień pracy nie może się rozpocząć bezpośrednio po zakończeniu 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dziennego, a powinna się jeszcze zakończyć poprzednia doba pracownicza trwająca 24 godziny od rozpoczęcia pracy, zgodnie z rozkładem obowiązującym pracownika. W wielu branżach takie planowanie czasu pracy jest dużym problemem, ale na szczęście przepisy pozwalają na wprowadzenie rozwiązań uelastyczniających ten aspekt organizacji pracy przez pracodawców. Podobne rozwiązania przewidują przy tym Kodeks pracy oraz ustawa o czasie pracy kierowców.

Doba pracownicza – jak wyłączyć stosowanie doby pracowniczej dla pracowników?

W Kodeksie pracy w jednym przepisie, a mianowicie w art. 140¹ KP, uregulowano dwa różne rozkłady czasu pracy, w przypadku których nie stosuje się instytucji doby pracowniczej. Paragraf 1 tego przepisu stanowi, że rozkład czasu pracy może przewidywać różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracowników dniami pracy i jest on czasem określany potocznie jako podstawa do wyłączenia doby pracowniczej. Paragraf 2 odnosi się z kolei do tzw. ruchomego czasu pracy, który już został opisany w poprzednim wpisie na blogu.

Obydwa rozkłady czasu pracy wprowadza się w taki sam sposób, a mianowicie poprzez zawarcie odpowiedniego porozumienia zbiorowego ze związkami zawodowymi (ewentualnie zawarcie protokołu dodatkowego do układu zbiorowego pracy), a gdy takowe nie funkcjonują u pracodawcy, to z przedstawicielami załogi, wyłonionymi w trybie przyjętym u pracodawcy.

Zawarcie porozumienia daje w praktyce możliwość planowania pracy w kolejnych dniach bez przestrzegania doby pracowniczej, ale z zachowaniem 11-godzinnych odpoczynków dobowych, a takie wcześniejsze rozpoczynanie pracy nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych, co wynika wyraźnie z art. 140¹ § 4 KP. Pozwala to w praktyce zaplanować rozpoczęcie pracy nawet o 5 godzin wcześniej niż w poprzednim dniu roboczym.

Czy dla kierowców można także wyłączyć dobę pracowniczą?

Ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców zawiera podobne rozwiązanie, które niestety ma nazwę wprowadzającą w błąd, gdyż jest to „indywidualny rozkład czasu pracy”, a tak naprawdę to nie ma on charakteru indywidualnego, gdyż dotyczy ogółu kierowców. Otóż, zgodnie z art. 8 ust. 2 ww. ustawy indywidualny rozkład czasu pracy pracownika ustalany przez pracodawcę może przewidywać różne godziny rozpoczynania i kończenia pracy, a w takim przypadku ponowne wykonywanie pracy przez pracownika w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych. Regulacja ta jest zatem zbieżna z art. 140¹ § 1 i 4 KP. Podobnie jak w przypadku ogółu pracowników, zgodnie z art. 8 ust. 4 ustawy o czasie pracy kierowców zastosowanie indywidualnego rozkładu czasu pracy nie może naruszać prawa kierowców do odpoczynków, o których mowa w art. 14 ustawy, a więc dobowego i tygodniowego.

Indywidualny rozkład czasu pracy kierowców wprowadza się w porozumieniu ze stroną społeczną, a więc gdy u pracodawcy działają związki zawodowe, to w porozumieniu z nimi, a gdy pracodawca nie jest objęty działaniem takiej organizacji, to po porozumieniu z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u tego pracodawcy. W praktyce więc instytucja ta nie różni się w ogóle od wynikającej z przepisów Kodeksu pracy, mimo innej nazwy.

UWAGA! W odniesieniu do kierowców może znaleźć także zastosowanie indywidualny rozkład czasu pracy, o którym mowa w art. 142 KP, a więc wprowadzany na pisemny wniosek pracownika. Możliwe jest więc w praktyce stosowanie jednocześnie do tego samego pracownika będącego kierowcą dwóch indywidualnych rozkładów czasu pracy wynikających z różnych przepisów.

Którzy pracownicy mogą zawnioskować o wyłączenie doby?

W przypadku Kodeksu pracy w tym zakresie zastosowanie znajdzie przepis art. 150 § 5 KP, a więc jest możliwość wprowadzenia takiego rozkładu czasu pracy także na wniosek pracownika i to niezależnie od tego, czy taki rozkład został ustalony dla ogółu zatrudnionych. W tym zakresie zasady wprowadzania rozkładu wyłączającego dobę pracowniczą są bowiem analogiczne jak w przypadku tzw. ruchomego czasu pracy.

Inaczej sytuacja wygląda jednak w odniesieniu do kierowców. W ustawie o czasie pracy kierowców nie przewidziano bowiem indywidualnego wniosku pozwalającego wystąpić pracownikowi – kierowcy o wprowadzenie tzw. indywidualnego rozkładu czasu pracy, a należy przyjąć, że regulacja art. 8 ust. 2 -4 ustawy o czasie pracy kierowców jest zupełna i całościowa. Zatem nie można w odniesieniu do tej instytucji zastosować – na mocy odesłania z art. 4 ww. ustawy – regulacji z Kodeksu pracy. Tak więc kierowcy nie mogą występować o wprowadzenie tylko dla nich indywidualnego rozkładu czasu pracy z art. 8 ust. 2 ustawy o czasie pracy kierowców. Rozwiązanie takie w praktyce może wprowadzić jedynie pracodawca w odpowiednio zawartym porozumieniu zbiorowym.

Jak rozliczać nadgodziny, gdy doba pracownicza została wyłączona?

Wyłączenie doby pracowniczej na podstawie przepisów i Kodeksu pracy i ustawy o czasie pracy kierowców ma takie same skutki praktyczne dla planowania pracy i rozliczania pracy w godzinach nadliczbowych.

Otóż w odniesieniu do planowania czasu pracy możliwe jest jej zaplanowanie nawet bezpośrednio po 11 godzinach odpoczynku, i w takim przypadku ponowne rozpoczęcie pracy w tej samej dobie nie spowoduje pracy w godzinach nadliczbowych. Przykładowo pracownik (kierowca) może pracować w poniedziałek od godziny 8.00 do 20.00, we wtorek od 5.00 do 15.00, a w środę od 4.00 do 12.00. W żadnym z tych dni nie stwierdzimy przy tym powstania godzin nadliczbowych, a czas pracy jest tutaj zaplanowany prawidłowo, gdyż pomiędzy dniami roboczymi jest zachowany odpoczynek dłuższy niż minimalnie wymagane 11 godzin.

Zgodnie z jednolitym poglądem prezentowanym przez PIP oraz MRPiPS zawarte porozumienie zbiorowe jest skuteczne tylko w odniesieniu do rozkładu czasu pracy, a więc jeśli pracodawca tak zaplanuje czas pracy. Oznacza to z kolei, że w przypadku, gdy do naruszenia doby pracowniczej dojdzie w wykonaniu, czyli np. na skutek szczególnych potrzeb pracodawcy, to w praktyce powstaną godziny nadliczbowe. Porozumienia zawarte ze stroną społeczną nie powodują zatem, że doba pracownicza w ogóle nie obowiązuje, ale pozwalają na bardziej elastyczne zarządzanie czasem pracy i planowanie dni roboczych z naruszeniem doby.

Przykład:

Pracodawca zawarł porozumienie ze związkami zawodowymi wyłączające dobę pracowniczą, które obowiązuje od 1 stycznia 2025 r. W tygodniu 13-17 stycznia pracownik miał zaplanowaną pracę codziennie od godziny 6.00 do 14.00, ale realnie dwukrotnie we wtorek i czwartek rozpoczął pracę od godziny 4.00. W takim przypadku doszło do przekroczenia doby pracowniczej i pracownik powinien mieć rozliczone 2 nadgodziny dobowe w dobie poniedziałkowej oraz 2 nadgodziny dobowe w dobie środowej. Nadgodziny by nie powstały, gdyby pracodawca od początku zaplanował harmonogram w sposób następujący:

poniedziałek – 6.00 – 14.00,
wtorek – 4.00 – 12.00,
środa – 6.00 – 14.00,
czwartek – 4.00 – 12.00,
piątek – 6.00 – 14.00.

Ruchomy czas pracy

Pojęcie ruchomy czas pracy nie występuje wprost w przepisach Kodeksu pracy, ale najczęściej przyjmujemy, że jest to rozkład czasu pracy z określonym przedziałem godzinowym rozpoczynania pracy, kiedy to pracownik indywidualnie decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w każdym dniu. Czasem przez ruchomy czas pracy rozumiemy dwa rodzaje rozkładów czasu pracy, określone w art. 140¹ Kodeksu pracy, w których możliwe jest naruszanie doby pracowniczej bez konsekwencji w postaci powstania godzin nadliczbowych. W tym tekście przyjmujemy jednak pierwsze z powyższych znaczeń, a w kolejnym wpisie zajmiemy się drugim z elastycznych rozkładów czasu pracy, uregulowanym w tym przepisie.

Na czym polega ruchomy czas pracy?

Ruchomy czas pracy to rozkład, który nie przewiduje sztywnych godzin rozpoczynania i kończenia pracy w dniach roboczych, a określa jedynie przedział czasu (widełki), w którym to pracownik samodzielnie decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w danym dniu i następnie pracuje najczęściej 8 godzin, chyba że jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy. Formalnie bowiem ruchomy czas pracy stosowany jest dla pracowników biurowych, administracyjnych, którzy pracują w systemie podstawowego czasu pracy. Wprowadzając taki rozkład pracodawca umożliwia elastyczne organizowanie pracy w poszczególnych dniach, co z jednej strony ograniczy spóźnienia do pracy, a z drugiej powinno także zmniejszyć absencje godzinowe rozpoczynające dzień roboczy, np. wyjścia prywatne, gdyż będzie można po prostu później rozpocząć pracę w danym dniu zamiast korzystać z absencji.

W rozkładzie takim nie pilnujemy co do zasady doby pracowniczej, a więc ponowne rozpoczęcie pracy w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych, co pozwala pracownikom rozpoczynać pracę raz o 9.00, a w kolejnym dniu o 7.00 bez żadnych negatywnych konsekwencji. W stosunku do takich pracowników obowiązuje jedynie zasada, że wykonywanie pracy zgodnie z takim rozkładem nie może w żadnym przypadku naruszyć prawa pracownika do odpoczynku dobowego lub tygodniowego. Aby w praktyce nie naruszyć odpoczynków należy zwłaszcza uważać w dniach, w których pracownik zatrudniony w ruchomym czasie pracy miał zlecone nadgodziny.

Jak duży może być przedział godzinowy rozpoczynania pracy w ruchomym czasie pracy?

Formalnie przepisy Kodeksu pracy nie przewidują ograniczeń przedziału godzinowego, jaki można wprowadzić w ruchomym czasie pracy, w praktyce jednak w większości przypadków nie przekracza on 5 godzin. Ta wielkość jest wynikiem odjęcia od 24 godzin, czyli czasu trwania doby pracowniczej, odpoczynku dobowego i normy dobowej czasu pracy: 24 h – 11 h – 8 h = 5h. Takie podejście zabezpiecza pracodawcę przed pochopnymi decyzjami pracowników i niepilnowaniem przez nich odpoczynków dobowych, gdyż nawet gdy pracownik rozpocznie pracę w kolejnych dniach o skrajnych godzinach, to i tak nie naruszy odpoczynku, gdyż zostanie 11 godzin przerwy między dwoma okresami pracy. Przykładowo, jeśli widełki trwałyby od 6.00 do 11.00, to praca skrajna mogłaby trwać od 11.00 do 19.00 w jednym dniu oraz w kolejnym dniu od 6.00 do 14.00, a od 19.00 do 6.00 jest dokładnie 11 godzin zapewniających minimalny okres odpoczynku.

Decydując się na większy przedział godzinowy niż 5-godzinny pracodawca powinien dodatkowo zastrzec w przepisach wewnętrznych, że pracownicy podejmując indywidualne decyzje o godzinie rozpoczęcia pracy w danym dniu powinni respektować zasadę zachowania nieprzerwanie 11-godzinnego okresu odpoczynku dobowego. Postanowienie takie nie wyłączy niestety odpowiedzialności pracodawcy za naruszenia przepisów o czasie pracy, jeśli do nich dojdzie w praktyce. Dlatego wprowadzane widełki wynoszą najczęściej od 1 do 3 godzin i dzięki temu zostawiony jest jeszcze margines na dodatkową pracę nadliczbową.

Jak wprowadzić ruchomy czas pracy w organizacji?

Ruchomy czas pracy wprowadza się zawsze w uzgodnieniu z załogą i rozwiązanie to nie może zostać narzucone pracownikom bez konsultacji z ich przedstawicielami. Jeśli u pracodawcy działają związki zawodowe, to ruchomy czas pracy można wprowadzić w układzie zbiorowym pracy lub odrębnym porozumieniu zbiorowym zawartym ze związkami zawodowymi, a gdy nie ma organizacji związkowej to stroną do rozmów są przedstawiciele pracowników wyłonieni w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Przepis posługuje się w tym przypadku liczbą mnogą, a więc przedstawicieli musi być co najmniej dwóch.

Faktu zawarcia takiego porozumienia nie zgłasza się do PIP, w przeciwieństwie do porozumień wydłużających okresy rozliczeniowe maksymalnie do 12 miesięcy.

Z Kodeksu pracy nie wynika, że porozumienie takie zacznie obowiązywać po 14 dniach od jego ogłoszenia, jak to jest uregulowane w przypadku regulaminów pracy czy wynagradzania, a więc w treści zawieranego porozumienia należy ustalić jego termin wejścia w życie i może to być także po 7 czy 5 dniach od jego podania do wiadomości załodze.

Czy pracownik może wnioskować o ruchomy czas pracy?

Niezależnie od tego, czy u pracodawcy wprowadzono ruchomy czas pracy indywidualny pracownik może zawnioskować o zastosowanie tylko w stosunku do niego ruchomego czasu pracy. Jest to wniosek o analogicznym charakterze, jak wynikający z art. 142 KP wniosek o indywidualny rozkład czasu pracy, a więc niewiążący dla pracodawcy. Pracownik składając taki wniosek powinien zaproponować przedział godzinowy, w jakim chciałby rozpoczynać pracę i dobrą praktyką byłoby wskazanie uzasadnienia takiego wniosku, choć nie jest to jego wymóg formalny. Ze względów operacyjnych najlepiej, żeby praca w takim rozkładzie rozpoczynała się od początku okresu rozliczeniowego czasu pracy albo przynajmniej od 1 dnia miesiąca kalendarzowego.

Także w sytuacji, gdy u pracodawcy jest stosowany ruchomy czas pracy pracownik może zawnioskować o zmianę tylko dla niego przyjętego przedziału godzinowego rozpoczynania pracy. Jeśli pracodawca wprowadził widełki trwające tylko 1 godzinę, np. 8.00 – 9.00, pracownik może zawnioskować o ich rozszerzenie, np. od 7.30 do 10.00, co może uzasadnić przyczynami rodzinnymi związanymi z poranną logistyką związaną z odwożeniem dzieci do przedszkola i szkoły.

Kiedy dojdzie do pracy w nadgodzinach, gdy pracownik ma ruchomy czas pracy?

Wprowadzenie ruchomego czasu pracy nie wyłącza w ogóle nadgodzin, aczkolwiek ogranicza ich liczbę, gdyż nie powstaną nadgodziny wynikające z tzw. łamania doby pracowniczej. W tym rozkładzie możliwe jest w ramach widełek przyjętych przez pracodawcę rozpoczynanie pracy wcześniej niż w dniu poprzednim bez konsekwencji w postaci pracy nadliczbowej. Zatem nadgodziny powstaną w dwóch sytuacjach, gdy pracownik będzie w danym dniu roboczym pracował więcej niż 8 godzin mimo rozpoczęcia pracy w widełkach, albo gdy rozpoczął rano pracę przed najwcześniejszą godziną wynikającą z widełek. W pierwszym przypadku będą to klasyczne nadgodziny dobowe z dodatkiem 50% wynagrodzenia (chyba że godziny dodatkowej pracy przypadłyby na porę nocną to z dodatkiem 100%). W drugim przypadku dodatkową pracę musimy zaliczyć do poprzedniego dnia, a więc mogą to być nadgodziny dobowe, średniotygodniowe lub praca w dniu wolnym od pracy w zależności od tego, jaki to był dzień. W tym przypadku przyjmujemy bowiem, że jest to praca przed dobą pracowniczą. Nie jest więc tak, że doba pracownicza w ogóle nie ma znaczenia w ruchomym czasie pracy, gdyż wyłączenie powstania nadgodzin dotyczy tylko sytuacji, gdy praca wykonywana jest zgodnie z przyjętymi przez pracodawcę widełkami.

Jak prowadzić ewidencję czasu pracy dla zatrudnionych w ruchomym czasie pracy?

Przepisy o ewidencji czasu pracy wymagają zarejestrowania liczby godzin przepracowanych w danym dniu oraz godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy. Oznacza to, że w ruchomym czasie pracy ewidencja będzie trudna do prowadzenia w sytuacji, gdy pracodawca nie stosuje systemów do elektronicznej rejestracji czasu pracy. Nie można bowiem w systemie informatycznym ustawić sztywnego kalendarza po 8 godzin np. 8.00 – 16.00. Konieczne jest dokładne rejestrowanie godzin rozpoczynania i kończenia pracy w poszczególnych dobach. Ewidencja tygodniowa w przypadku widełek trwających od 7.00 do 9.00 powinna wyglądać następująco:

poniedziałek – 7.15 – 15.15, 8 godzin,
wtorek – 9.00 – 17.00, 8 godzin,
środa – 7.40 – 15.40, 8 godzin,
czwartek – 9.00 – 17.00, 8 godzin,
piątek – 7.00 – 15.00, 8 godzin.

W przypadku, gdy u pracodawcy nie ma systemu RCP, to sami pracownicy lub przedstawiciele działu kadr powinni rejestrować godziny rozpoczynania i kończenia pracy w poszczególnych dniach, aby pracodawca mógł prawidłowo prowadzić karty czasu pracy.

Zmiany w czasie pracy związane z wprowadzeniem święta w Wigilię

Jakie zmiany pociąga za sobą wprowadzenie nowego święta w Wigilię?

W podpisie u Prezydenta leży ustawa wprowadzająca w 2025 roku nowe święto w Wigilię. Mimo wcześniejszych deklaracji o złożeniu podpisu pod ustawą Prezydent zorganizował konsultacje społeczne, w trakcie których stwierdził, że jego stosunek do tych zmian „uległ niejakiemu zawieszeniu”.

Jak wejście w życie tej ustawy wpłynie na czas pracy i wynagrodzenia w 2025 r.?

Ile świąt jest teraz w Polsce?

Katalog świąt ustawowo wolnych od pracy wynika w Polsce z ustawy z 18 stycznia 1951 r. i zawiera on 13 świąt, z których nie wszystkie pomniejszają czas pracy, gdyż część przypada zawsze w niedziele. Lista dni świątecznych obejmuje:

1 stycznia – Nowy Rok,
6 stycznia – Święto Trzech Króli,
pierwszy dzień Wielkiej Nocy,
drugi dzień Wielkiej Nocy,
1 maja – Święto Państwowe,
3 maja – Święto Narodowe Trzeciego Maja,
pierwszy dzień Zielonych Świątek,
dzień Bożego Ciała,
15 sierpnia – Wniebowzięcie Najświętszej Maryi Panny,
1 listopada – Wszystkich Świętych,
11 listopada – Narodowe Święto Niepodległości,
25 grudnia – pierwszy dzień Bożego Narodzenia,
26 grudnia – drugi dzień Bożego Narodzenia.

Z wyżej wymienionych 13 świąt dwa wypadają zawsze niedziele (pierwszy dzień Wielkiej Nocy i pierwszy dzień Zielonych Świątek), a więc na czas pracy realnie wpływa tylko 11 świąt. Dołożenie do tego katalogu 14-go święta „24 grudnia – Wigilia Bożego Narodzenia” oznacza, że zwiększy się katalog świąt ruchomych i aż 12 świąt będzie wpływało corocznie na czas pracy.

Taka zmiana spowoduje, że Polska będzie jednym z państw z największą liczbą dni świątecznych w roku kalendarzowym, gdyż w wielu państwach jest 12-13, a nawet mniej świąt, a 14 świąt wolnych od pracy w roku to jedna z wyższych liczb w UE.

Mniejszy roczny czas pracy

W 2025 r. przed wprowadzeniem kolejnego święta wymiar roczny wynosił równo 2000 godzin, a wprowadzenie święta w Wigilię zmniejszy go jeszcze do 1992 godzin i będzie to najniższy wymiar do przepracowania od kilkunastu lat, gdyż wymiary od 2007 do 2024 r. wahały się od 2000 do 2024 godzin rocznie.

Ponadto grudzień będzie jedynym miesiącem z trzema świętami w roku kalendarzowym, a więc będzie miał proporcjonalnie małe wymiary miesięczne do wypracowania, co w niektórych branżach, w których występuje sezonowość zapotrzebowania na usługi i jest sezon świąteczny spowoduje wzrost liczby godzin nadliczbowych. Dotyczyło to będzie restauracji, branży hotelarskiej, operatorów pocztowych czy firm kurierskich, itp. Zyskają na tym pracownicy tych branż, gdyż prawdopodobnie zarobią więcej, ponieważ firmy w szczycie sezonu zdecydują się najpewniej na płatne nadgodziny.

Zmiany dla placówek handlowych

Wprowadzenie święta w Wigilię ma duże znaczenie dla placówek handlowych, w przypadku których kolejne święto oznacza de facto zakaz handlu i mniejsze obroty w okresie przedświątecznym. Chcąc to zrekompensować branży wprowadzono w parlamencie zmianę polegającą na tym, że przed Bożym Narodzeniem będą nie jak dotychczas 2 niedziele handlowe, a aż 3 niedziele handlowe. Zatem w tym roku możemy zrobić zakupy w niedziele: 15 i 22 grudnia, a w przyszłym zakupy będą możliwe aż w trzy niedziele: 7, 14 i 21 grudnia.

Na sam koniec prac legislacyjnych wprowadzono jednak jeszcze jeden przepis zabezpieczający pracowników placówek handlowych, gdyż uregulowano, że ten sam pracownik może pracować w grudniu tylko w dwie z trzech pracujących niedziel. Należy pamiętać, że w świetle przepisów wykroczeniowych z Kodeksu pracy wszystkie naruszenia przepisów o czasie pracy są wykroczeniami, a więc zlecenie pracy we wszystkie handlowe niedziele grudnia będzie oznaczało popełnienie wykroczenia przeciwko prawom pracownika. Co ważne wykroczeniem będzie także zlecenie pracy w godzinach nadliczbowych w trzecią niedzielę, która zgodnie z zaplanowanym czasem pracy była wolna dla pracownika.

Wpływ na ekwiwalent

Zmiany wprowadzone ustawą z dnia 27 listopada 2024 r. o zmianie ustawy o dniach wolnych od pracy oraz niektórych innych ustaw mają wejść w życie z dniem 1 lutego 2025 r., co oznacza, że liczba świąt ustawowo wolnych od pracy w roku 2025 r. nie będzie stała. W styczniu 2025 r. będziemy mieli nadal 13 świąt, a dopiero od lutego 14 świąt.

Ta sytuacja ma znaczenie dla płac wszystkich pracowników, którzy będą zmieniali pracę w 2025 r., ponieważ wpłynie na ekwiwalenty wypłacane przez pracodawców z tytułu niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego, gdyż święta bierze się pod uwagę przy obliczaniu współczynnika ekwiwalentowego. Współczynnik służący do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu ustala się bowiem odrębnie w każdym roku kalendarzowym i stosuje się go przy obliczaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu tego roku.

Współczynnik ustala się, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (sobót), a otrzymany wynik dzieli się przez 12.

Zatem dla odchodzących z pracy w styczniu 2025 r. wyniesie on:

365 – (52 + 11 + 52) : 12 = 365 – 115 = 250 : 12 = 20,83

Z kolei dla odchodzących z pracy od lutego do grudnia 2025 r. wyniesie on:

365 – (52 + 12 + 52) : 12 = 365 – 116 = 249 : 12 = 20,75

Kwotę ekwiwalentu ustalamy dzieląc podstawę ekwiwalentu przez współczynnik, a więc mniejszy dzielnik oznacza wyższy ekwiwalent. Zmiana ta jest zatem korzystna dla pracowników i podniesie koszty płacowe w przypadku pracodawców z dużą rotacją pracowników, którzy często wypłacają ekwiwalenty za urlop.

Norma i wymiar czasu pracy

Czym się różni norma od wymiaru czasu pracy?

Czytając Kodeks pracy często nie zastanawiamy się nad znaczeniem konkretnego pojęcia, a to niestety błąd, gdyż pojęcia teoretycznie bliskoznaczne mają kompletnie inne znaczenie, co najlepiej widać na przykładzie pojęcia norma i wymiar czasu pracy. Tych terminów nie można stosować zamiennie, choć czasem norma będzie równa wymiarowi czasu pracy w danym dniu czy tygodniu.

Czym jest norma czasu pracy?

To przyjęte przez ustawodawcę standardowe godziny pracy w Polsce, i normy są dwie: dobowa oraz tygodniowa. Ta pierwsza ma charakter sztywny i wynosi dla większości pracowników 8 godzin, a ta druga ma charakter przeciętny i wynosi 40 godzin średnio na tydzień w skali przyjętego okresu rozliczeniowego czasu pracy. Takie podejście potwierdził także SN w swoim wyroku z 20 marca 2019 r. (I PK 258/17), stwierdzając, że w art. 129 § 1 k.p. klarownie zestawiono normę dobową z “przeciętną” normą tygodniową, a aspekt systemowy nie pozwala na traktowanie normy dobowej jako “przeciętnej”, czyli bilansującej się w dłuższym niż doba okresie.

Czy wszystkich obowiązują takie same normy czasu pracy?

Standardowa długość norm czasu pracy, czyli 8 i 40 godzin wynika z art. 129 k.p., ale krótsze normy czasu pracy występują w przypadku pracowników z niepełnosprawnością w stopniu umiarkowanym lub znacznym oraz pracowników podmiotów leczniczych.

W przypadku pracowników niepełnosprawnych z lekkim stopniem niepełnosprawności normy czasu pracy mają taką samą wielkość jak w przypadku ogółu pracowników, ale różnica dotyczy charakteru normy tygodniowej, która jest sztywna, a nie przeciętna. Powyższe ma znaczenie dla planowania i organizacji czasu pracy, gdyż wyklucza elastyczne jego planowanie.

Pracownicy niepełnosprawni z umiarkowanym lub znacznym stopniem niepełnosprawności mają krótsze normy czasu pracy wynoszące odpowiednio 7 i 35 godzin i ta druga jest podobnie jak w przypadku osób z lekkim stopniem niepełnosprawności normą sztywną.

Krótsze normy czasu pracy dotyczą również pracowników podmiotów leczniczych czyli pielęgniarek oraz lekarzy i wynoszą one 7 godzin 35 minut na dobę oraz 37 godzin 55 minut tygodniowo. Dodatkowo w przypadku pracowników niewidomych zatrudnionych na stanowiskach wymagających kontaktu z pacjentami normy wynoszą tylko 6 godzin na dobę i przeciętnie 30 godzin tygodniowo.

Czy normy czasu pracy można skracać?

Krótsze normy czasu pracy mogą wynikać również z decyzji pracodawców wynikających albo ze szkodliwości lub uciążliwości warunków pracy albo z widocznej w UE tendencji do skracania czasu pracy i umożliwiania pracownikom lepszego godzenia ról: zawodowej i rodzinnej. Również Sąd Najwyższy w wyroku z 11 stycznia 2023 r. (II USKP 185/21) potwierdził, że skrócona dobowa norma czasu pracy może wynikać z przepisów powszechnie obowiązujących, a także z układów zbiorowych pracy i aktów prawa zakładowego.

W jakim znaczeniach występuje pojęcie wymiar czasu pracy w Kodeksie pracy?

Wymiar czasu pracy występuje w przepisach prawa pracy w 3 znaczeniach, jako:

liczba godzin do przepracowania w okresie rozliczeniowym,
wymiar etatu – czyli wymiar określony w umowie o pracę, np. ½, ¾, czy cały etat,
czas pracy zaplanowany do przepracowania w dobie pracowniczej.

Pierwsze pojęcie wynika z art. 130 k.p. i określamy je także potocznie nominałem czasu pracy i jest to liczba godzin czasu pracy, którą planujemy pracownikowi do przepracowania w dłuższej skali jaką jest okres rozliczeniowy, a ten w Kodeksie pracy może wynosić nawet 12 miesięcy.

Wymiar etatu wpływa z kolei na szereg uprawnień pracowniczych, które są wyliczane proporcjonalnie do niego, co dotyczy urlopów wypoczynkowych, zwolnień od pracy z tytułu opieki nad dzieckiem do lat 14 czy siły wyższej.

Trzecie pojęcie wymiaru czasu pracy jest z kolei kluczowe z punktu widzenia rozliczania czasu pracy oraz ustalania godzin nadliczbowych, czy godzin ponadwymiarowych w przypadku pracowników zatrudnionych na część etatu.

Jakie mamy rodzaje wymiarów dobowych?

Dobowy wymiar czasu pracy może być zgodny długością z normą czasu pracy obowiązującą pracownika, a także od niej krótszy lub dłuższy, a te dwa ostatnie określamy jako skrócony albo przedłużony dobowy wymiar czasu pracy. Planowane wymiary czasu pracy są zgodne z normą w systemie podstawowym czasu pracy, gdy pracownik ma pełen etat.

Skrócone i przedłużone dobowe wymiary czasu pracy występują w praktyce w przypadku planowania czasu pracy zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy oraz w systemach czasu pracy, które dopuszczają wydłużenie czasu pracy powyżej 8 godzin na dobę. Będą to systemy równoważnego czasu pracy, pracy w ruchu ciągłym, weekendowy czy system skróconego tygodnia pracy.

Przepisy Kodeksu pracy nie regulują minimalnego wymiaru czasu pracy, który można zaplanować do przepracowania pracownikowi, ale w praktyce rzadko zdarza się planowanie pracy na mniej niż 4 godziny na dobę, chyba że pracownik jest zatrudniony w niewielkim wymiarze czasu pracy. W praktyce w przypadku pracodawców stosujących równoważne systemy czasu pracy zdarzają się także regulacje w przepisach wewnątrzzakładowych określające minimalną długość skróconego dobowego wymiaru czasu pracy.

Odmiennie wygląda sytuacja, jeśli chodzi o przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, gdyż ten jest ograniczony ustawowo i może wynosić maksymalnie:

12 godzin – w przypadku systemów równoważnego, skróconego tygodnia pracy, weekendowego, czy systemu pracy w ruchu ciągłym (art. 135, 143, 144 oraz 138 k.p.),
16 godzin – w przypadku systemu równoważnego powiązanego z dozorem urządzeń lub częściowym pozostawaniem w pogotowiu do pracy (art. 136 k.p.),
24 godziny – w przypadku systemu równoważnego dopuszczonego m.in. dla służb ochrony osób i mienia (art. 137 k.p.).

Na co wpływają wymiary czasu pracy?

Wymiary czasu pracy wpływają na szereg uprawnień pracowniczych, począwszy od kwestii wynagrodzeniowych, poprzez korzystanie z różnych uprawnień pracowniczych, rozliczanie absencji w pracy, kończąc wreszcie na rozliczaniu godzin nadliczbowych, ale każde z tych zagadnień musiałoby zostać osobno opisane i poddane poszerzonej analizie, co jest niemożliwe przy krótkim tekście na blogu.

Skąd pracownik ma wiedzę na ten temat?

Od 26 kwietnia 2024 r. w treści informacji o warunkach zatrudnienia, która jest wręczana pracownikowi obowiązkowo w terminie 7 dni od dopuszczenia go do pracy znajdują się dwa punkty dotyczące zarówno norm, jak i wymiarów czasu pracy obowiązujących pracownika, a zatem na początku zatrudnienia pracownik jest zapoznawany z tymi wielkościami.

Praca zmianowa

Jak mówimy “praca zmianowa” to intuicyjnie wiadomo, że jedni pracownicy pracują na rano, a inni ich zastępują po południu i trzecia grupa ewentualnie w nocy, ale czy tylko? Niestety polska definicja pracy zmianowej jest nieprecyzyjna i nie do końca zgodna z unijną dyrektywą 2003/88 dotyczącą niektórych aspektów organizacji czasu pracy. Jakie są tego konsekwencje?

Co to jest praca zmianowa?

Zgodnie z art. 128 § 2 pkt 1 k.p. przez pracę zmianową należy rozumieć wykonywanie pracy według ustalonego rozkładu czasu pracy przewidującego zmianę pory wykonywania pracy przez poszczególnych pracowników po upływie określonej liczby godzin, dni lub tygodni.

Natomiast zgodnie z dyrektywą “praca w systemie zmianowym” oznacza każdą formę organizacji pracy w systemie zmianowym, zgodnie z którą pracownicy zmieniają się na tych samych stanowiskach pracy według określonego harmonogramu, łącznie z systemem następowania po sobie, który może mieć charakter nieprzerwany lub przerywany oraz pociąga za sobą konieczność wykonywania pracy przez pracownika o różnych porach w ciągu określonych dni lub tygodni.

Jak widać zatem w polskiej definicji zabrakło 1 elementu, jakim jest zastępowanie się przez pracowników na tych samych stanowiskach pracy, a więc w Polsce pracą zmianową będzie także praca wykonywana przez 1 pracownika od 8.00 do 16.00, a przez drugiego od 12.00 do 20.00, gdy zamieniają się oni co tydzień, ale w ciągu dnia ich zmiany się zazębiają, i pracują częściowo razem, a nie jeden zastępuje na stanowisku drugiego. To powoduje, że polskie rozumienie pracy zmianowej jest szersze.

Czy praca zmianowa to system czy rozkład czasu pracy?

Zgodnie z art. 146 Kodeksu pracy praca zmianowa jest dopuszczalna w każdym systemie czasu pracy, a więc ona sama nie może być systemem czasu pracy i jest to rodzaj rozkładu czasu pracy. Wyróżniamy przy tym kilka rodzajów pracy zmianowej: 2-zmianową, 3-zmianową, czy wreszcie 4-brygadową.

UWAGA! 4-brygadówka to nie jest odrębny system czasu pracy, a system podstawowy połączony z pracą 3-zmianową wykonywaną non-stop, czyli 24 godziny na dobę w dłuższym, najczęściej 4-miesięcznym okresie rozliczeniowym.

Skąd pracownik dowie się o pracy zmianowej?

Długość i liczba zmian powinny być jako elementy rozkładu czasu pracy określone w regulaminie pracy, układzie zbiorowym pracy lub obwieszczeniu o czasie pracy, co wynika z art. 150 § 1 k.p. Najczęściej w Polsce występują zmiany skoordynowane z kodeksową definicją niedzieli, która trwa od 6.00 w niedzielę do 6.00 w poniedziałek, a więc zmiany trwają od 6.00 do 14.00 (I zmiana), od 14.00 do 22.00 (II zmiana) oraz od 22.00 do 6.00 (III zmiana). W takim przypadku optymalnym rozwiązaniem byłoby również skoordynowanie długości pory nocnej z czasem trwania 3-ciej zmiany, gdyż wtedy łatwiej się rozlicza płace, bowiem dodatek nocny przysługuje wyłącznie pracownikom zatrudnionym na tej zmianie.

Pracodawcy mogą jednak wprowadzać różne godziny trwania zmian w różnych obszarach organizacji i mają tutaj pełną dowolność ze względu na brak wytycznych w Kodeksie pracy dotyczących tej materii.

W przypadku systemu równoważnego czasu pracy w wielu organizacjach praca odbywa się na dwie zmiany trwające po 12 godzin, które często przypadają od 6.00 do 18.00 i od 18.00 do 6.00, lub od 7.00 do 19.00 i odpowiednio od 19.00 do 7.00. Tak pracuje się przykładowo w logistyce, recepcjach hotelowych, czy też w szpitalach na oddziałach całodobowych.

Pracownik przed dopuszczeniem do pracy jest zapoznawany z regulaminem pracy (układem zbiorowym pracy, czy obwieszczeniem), a więc dowiaduje się bezpośrednio przed rozpoczęciem pracy, czy jego stanowisko obejmie praca zmianowa. Dodatkowo po zmianach wprowadzonych w kwietniu 2023 r. w treści informacji o warunkach zatrudnienia pracodawcy informują pracowników w terminie 7 dni od dopuszczenia do pracy o „zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę”. Oznacza to, że w przypadku, gdy jest stosowany jakiś powtarzalny sposób zmieniania przez pracowników zmian, to powinien on im zostać przedstawiony, np. w przypadku równoważnego systemu czasu pracy Dzień, Noc, 2-3 dni wolne od pracy, Dzień, Noc, 2-3 dni wolne od pracy itd. W informacji nie powinno się jednak powielać danych z regulaminu pracy, a więc podawać godzin trwania poszczególnych zmian, gdyż te już pracownik zna, a jej celem jest przybliżenie sposobu przechodzenia pomiędzy zmianami, żeby pracownik miał większe wyobrażenie o sposobie organizacji jego czasu pracy.

Na co wpływa praca zmianowa?

Wprowadzenie pracy zmianowej wpływa przede wszystkim na dwa aspekty organizacji czasu pracy – możliwość planowania i zlecania pracy w niedziele i święta oraz możliwość skracania odpoczynków tygodniowych poniżej 35 godzin.

W art. 151¹⁰ k.p. praca zmianowa jest najprostszym sposobem na uzyskanie prawnej możliwości pracy w niedziele i święta bez względu na branżę, w której działa pracodawca. Wystarczy więc wprowadzić różne godziny rozpoczynania pracy w danym obszarze, np. 8.00 – 16.00, 9.00 – 17.00 oraz 10.00 – 18.00 i rotować między nimi pracowników i już mamy nie tylko pracę zmianową zgodną z polską definicją, ale także możliwość i planowania pracy w niedziele i zlecania dodatkowej pracy w takie dni.

Ważniejsze jest jednak dopuszczenie planowania skróconych odpoczynków tygodniowych w przypadku, gdy dochodzi do tzw. łamania zmian. Zgodnie bowiem z art. 133 § 2 k.p. w przypadku zmiany pory wykonywania pracy przez pracownika w związku z jego przejściem na inną zmianę, zgodnie z ustalonym rozkładem czasu pracy, tygodniowy nieprzerwany odpoczynek może obejmować mniejszą liczbę godzin, ale nie może być on krótszy niż 24 godziny. Co ważne taki krótki odpoczynek może zostać zaplanowany w harmonogramie czasu pracy i pozwala on na przejście ze zmiany III na zmianę I po jednym dniu wolnym od pracy, czyli możliwy jest harmonogram przykładowo taki: poniedziałek praca od 22.00 do 6.00, wtorek dzień wolny, a w środę zaplanowana praca od 6.00 do 14.00.

Czy można stosować pracę zmianową w systemie równoważnym w sieci handlowej?

W branży retail na porządku dziennym jest stosowany równoważny system czasu pracy i 3-miesięczne okresy rozliczeniowe oraz zatrudnienie w niepełnych wymiarach czasu pracy, rzadko jednak elementem organizacji pracy są konkretne zmiany. Pracownicy w handlu pracują bowiem o bardzo różnych godzinach począwszy od 6.00 do zamknięcia sklepów o 22.00, czy nawet 23.00 i długość dniówek roboczych waha się od 4 do 12 godzin. Zdarza się, że w dużych sklepach co 30 minut kolejny pracownik rozpoczyna pracę, a więc trudno tutaj wskazać wyraźne zmiany i sprecyzować ich długość.

W praktyce więc u takich pracodawców powinien być stosowany regularny okres odpoczynku wynoszący nieprzerwanie 35 godzin w tygodniu.

Zdarza się jednak, że organizacje dzielą godziny rozpoczynania pracy na tzw. grupy zmian, aby móc skorzystać z dobrodziejstwa skróconego odpoczynku i przyjmują np. że zmiany rozpoczynające się w przedziale 6.00 – 10.00 to pierwsze zmiany, a zmiany rozpoczynające się w przedziale 12.00 – 16.00 to drugie zmiany. W takim przypadku jedynie przejście ze zmiany z grupy drugiej na zmianę z grupy pierwszej uzasadnia skorzystanie ze skróconego odpoczynku, a zmiana godzin pracy w obrębie jednej grupy zmian, np. z 9.00 na 7.00 nie jest traktowana jako przejście ze zmiany na zmianę i dalej oznacza konieczność zachowania nieprzerwanie 35-godzinnego odpoczynku tygodniowego. Powyższe rozwiązanie ma na celu z jednej strony umożliwienie stosowania skróconych odpoczynków, a z drugiej strony zachowanie zgodności z celem dyrektywy, jakim było jednak zastępowanie się pracowników na stanowisku pracy.

Przestrzeń międzydobowa

Dyrektywa o czasie pracy posługuje się pojęciem dziennego odpoczynku, a my w Polsce mamy odpoczynek dobowy, gdyż w naszych przepisach wprowadzono dodatkowo pojęcie doby pracowniczej. Niestety praktyka pokazała, że oprócz dób występuje jeszcze przestrzeń międzydobowa, co wynika z tego, że nie ma ciągłości dób pracowniczych, a kolejne rozpoczynają się zawsze zgodnie z godziną rozpoczęcia pracy planowanego w rozkładzie czasu pracy danego pracownika. Co to komplikuje?

Jak wyznaczyć przestrzenie między dobami?

Punktem wyjścia jest w tym zakresie właściwe oznaczenie dób pracowniczych, zgodnie z ich legalną definicją, a trwają one 24 kolejne godziny począwszy od godziny rozpoczęcia pracy wynikającej z rozkładu czasu pracy pracownika (art. 128 § 3 pkt 1 k.p.). Przestrzenie między dobami nie wystąpią, gdy pracownik pracuje 5 razy w tygodniu o tej samej porze, np. 9.00 – 17.00, gdyż wtedy będzie ciągłość dób i będą one trwały od 9.00 do 9.00.

Jeśli jednak przesuniemy godziny rozpoczęcia pracy na późniejsze w niektórych dniach, spowoduje to już powstanie przestrzeni międzydobowej. Zatem, gdyby pracownik pracował od poniedziałku do środy w godzinach 7.00 – 15.00, a następnie w czwartek i piątek od 9.00 do 17.00, to środowa doba pracownicza zakończy się o godzinie 7.00 w czwartek, ale doba czwartkowa rozpocznie się dopiero o godzinie 9.00 w czwartek i zakończy odpowiednio o 9.00 w piątek. W takim przypadku w czwartek pomiędzy 7.00 a 9.00 będzie okres, który nie należy do żadnej doby pracowniczej, a więc to właśnie jest przestrzeń międzydobowa, czy tzw. czarna dziura między dobami pracowniczymi.

W praktyce największe „dziury” między dobami pojawią się w przypadku pracy zmianowej i tzw. łamania zmian w środku tygodnia, gdyż wtedy mogą one trwać 8 a nawet 16 godzin. Jeśli bowiem przykładowo pracownik od poniedziałku do środy pracuje na pierwszej zmianie w godzinach 6.00 – 14.00, a w czwartek i piątek na zmianie drugiej w godzinach 14.00 – 22.00, to w czwartek pojawi się przestrzeń międzydobowa 8-godzinna od 6.00 do 14.00, gdyż doba czwartkowa zacznie się, zgodnie z harmonogramem dopiero od 14.00. Gdyby pracownik w czwartek i piątek miał zaplanowaną pracę na trzeciej zmianie, to „dziura” między dobami wynosiłaby aż 16 godzin, od 6.00 do 22.00 w czwartek, gdyż doba czwartkowa trwałaby od godziny 22.00 w czwartek do 22.00 w piątek.

Czy definicja niedzieli obowiązująca u pracodawcy ma znaczenie dla ustalenia tzw. dziur między dobami?

Problem przestrzeni międzydobowych ogranicza sztywne planowanie godziny rozpoczęcia pracy o takiej samej porze. W przypadku takich organizacji tzw. czarne dziury między dobami nie wystąpią często, ale mogą mieć miejsce w poniedziałki rano. Taka sytuacja wystąpi, jeśli niedziela zdefiniowana u pracodawcy zakończy się wcześniej niż pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z harmonogramem w poniedziałek. Wielu pracodawców nie definiuje pojęcia niedzieli w przepisach wewnątrzzakładowych i wtedy trwa ona od godziny 6.00 w niedzielę do godziny 6.00 w poniedziałek, zgodnie z art. 151⁹§ 2 k.p. Jeśli firma pracuje od 9.00 do 17.00, to w każdy poniedziałek wystąpi przestrzeń międzydobowa w godzinach od 6.00 do 9.00.

W przypadku pracy zmianowej przestrzeń międzydobowa w poniedziałek może trwać aż 16 godzin, jeśli pracownik ma w danym tygodniu trzecią zmianę i pracuje w godzinach 22.00 – 6.00. W takim przypadku „dziura” między dobami trwa bowiem od 6.00 do 22.00.

Jak się zachować po dniu wolnym od pracy?

W praktyce trzecia sytuacja, gdy trzeba wziąć pod uwagę przestrzeń między dobami powstanie w przypadku, gdy pracownik miał dzień wolny od pracy, a w kolejnym dniu rozpocznie swój dzień od pracy dodatkowej przypadającej przed planowaną zmianą. Przykładowo pracownik pracujący na zmiany pracował w poniedziałek i wtorek na pierwszej zmianie, miał zaplanowaną wolną środę, a następnie w czwartek pracę na drugiej zmianie, czyli w godzinach 14.00 – 22.00. Jeśli pracownik w takim przypadku przyszedłby do pracy na godzinę 10.00, czy 12.00, to taki czas pracy przypadnie także w przestrzeni między dobami pracowniczymi.

Jak rozliczyć dodatkową pracę przypadającą w trakcie takiej przestrzeni międzydobowej?

Zgodnie ze stanowiskami MRPiPS z 2013 r., zaakceptowanymi następnie także przez PIP taka praca powinna być co do zasady potraktowana jako nadgodziny średniotygodniowe.

[…] Jeśli dodatkowa praca nie może być zakwalifikowana jako praca nadliczbowa na dobę, bowiem nie przypada w dobie pracowniczej, a między kolejnymi dobami pracowniczymi, to powinna być ona rozliczona jako praca nadliczbowa wynikająca z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy. […]

(stanowiska MRPiPS z 13.9.2013 r. i 21.10.2013 r.)

Przyjęte w tym zakresie rozumowanie podtrzymuje obowiązującą zasadę pierwszeństwa przekroczenia normy dobowej, gdyż najpierw weryfikujemy, czy praca wystąpiła w trakcie trwania doby pracowniczej, a dopiero, gdy stwierdzamy, że jest poza dobami przyjmujemy jej kwalifikację jako nadgodziny średniotygodniowe.

Czy 9 godzin pracy w takiej dziurze między dobami jest rozliczane jednakowo?

Skoro przestrzenie międzydobowe mogą trwać nawet 16 godzin, to nie jest w praktyce wykluczona sytuacja, że w trakcie takowej przestrzeni dojdzie do pracy w wymiarze dłuższym niż 8 godzin. W takiej sytuacji pojawia się z kolei kolejne pytanie, czy dzielimy godziny dodatkowej pracy na 8 + 1, czyli 8 średniotygodniowych i 1 dobową, jakby to zostało zrobione w dniu wolnym od pracy? Odpowiedź na tak zadane pytanie jest negatywna, gdyż norma dobowa dotyczy jak sama nazwa wskazuje dób pracowniczych, zatem w przypadku przestrzeni międzydobowych wszystkie godziny dodatkowej pracy zaliczamy do nadgodzin średniotygodniowych. Powyższy pogląd potwierdza także stanowisko MRPiPS.

Czy tak samo będzie w przypadku niepełnoetatowca?

Inaczej jednak powinien się zachować pracodawca w przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, gdyż w ich przypadku co do zasady praca przypadająca pomiędzy dobami nie spowoduje przekroczenia przeciętnej, tygodniowej normy czasu pracy, wynoszącej dla wszystkich pracowników 40 godzin tygodniowo. W takim przypadku powinno się rozliczyć godziny ponadwymiarowe i zweryfikować limit umowny obowiązujący danego pracownika, celem ustalenia, czy doszło do jego przekroczenia, co także może skutkować obowiązkiem wypłaty dodatku jak za nadgodziny.

UWAGA!

Stanowisko w tym zakresie za pewne ulegnie zmianie, gdy Polska wdroży zmiany w zasadach rozliczania nadgodzin pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze, które wymuszają wyroki TSUE z 19 października 2023 r. (w sprawie C-660/20) oraz z dnia 29 lipca 2024 r. (sprawa C-184/22 i C-185/22), zgodnie z którymi wymaganie przepracowania tej samej liczby godzin co pracownicy pełnoetatowi, aby nabyć prawo do dodatku za nadgodziny jest nierównym traktowaniem, gdyż pracownik niepełnoetatowy albo nie jest w stanie w ogóle nabyć prawa do takiego dodatku, albo jest to dla niego zdecydowanie trudniejsze niż dla pracownika pełnoetatowego. Takie działanie jest w praktyce dyskryminacją ze względu na wymiar etatu.