Kategoria: Aktualności

Gorącym tematem ostatnich miesięcy są schematy podatkowe i konieczność ich raportowania organom podatkowym. Zgodnie z nowelizacją Ordynacji podatkowej, która weszła w życie z dniem 1 stycznia 2019 roku podatnicy, doradcy, oraz inne osoby, które wdrażają lub pomagają wdrażać konstrukcie prawne, które mogą skutkować obniżeniem podatku zobowiązane są do raportowania planowanych lub prowadzonych działań organom podatkowym.

Jakkolwiek w założeniach autorów nowych przepisów raportowanie schematów podatkowych miało objąć głównie duże, międzynarodowe podmioty gospodarcze, to jednak warto zwrócić uwagę, że może ono dotknąć także mniejsze podmioty i to nie koniecznie w związku z transakcjami z innymi przedsiębiorcami.

W wyjaśnieniach opublikowanych ostatnio przez Ministerstwo Finansów wskazano bowiem, że schematem podatkowym jest przykładowo wprowadzenie 50% kosztów uzyskania przychodu przy umowach o pracę.

W § 11 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369 ) określono procedurę postępowania działu kadr w przypadku dołączania dokumentu papierowego do prowadzonej w sposób elektroniczny dokumentacji. W skrócie można ją opisać następująco – należy zeskanować dokument do formatu pdf, podpisać go certyfikowanym podpisem lub pieczęcią elektroniczną pracodawcy i następnie dołączyć do systemu teleinformatycznego.

Niestety rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej nie zawiera analogicznego przepisu dotyczącego odwrotnej sytuacji, czyli dołączenia dokumentu elektronicznego do dokumentacji papierowej. Istnieje więc luka prawna w tym zakresie. Zgodnie jednak ze stanowiskiem Ministerstwa Cyfryzacji z dnia 4 lutego 2019 r. dobrą praktyką byłoby stosowanie w takim przypadku zasady analogicznej jak przy zmianie formy dokumentacji opisanej w art. 94⁸ § 3 k.p., a więc podpisanie wydruku dokumentu, co miałoby jednocześnie potwierdzać jego zgodność z oryginalnym dokumentem elektronicznym. Brak takiego podpisu nie może być jednak sankcjonowany przez Państwową Inspekcję Pracy ze względu na brak wyraźnej regulacji w ustawie czy w rozporządzeniu nakładającej taki obowiązek na pracodawców.

6 marca na stronach Rządowego Centrum Legislacji Opublikowano projekt nowelizacji rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz.U. poz. 279). Rozporządzenie powyższe nie było zmieniane od dnia jego powstania, czyli przez ponad 20 lat, a więc nie do końca przystaje ono do obecnych realiów. Zgodnie z jego treścią pracodawca ma obowiązek zapewnienia pracownikom, którzy są zatrudnieni w warunkach szczególnie uciążliwych nieodpłatne posiłki wydawane z względów profilaktycznych w formie jednego gorącego dania. Gdy pracodawca nie ma takiej możliwości ze względu na rodzaj wykonywanej pracy lub ze względów organizacyjnych, wówczas może zapewnić w czasie pracy korzystanie z takich posiłków w punktach gastronomicznych lub zapewnić możliwość przyrządzenia takich posiłków przez pracowników z otrzymanych od pracodawcy produktów. W takich przypadkach po nowelizacji pracodawcy będą mogli zapewnić posiłek po prostu w inny sposób, który nie został sprecyzowany w przepisach, a więc będą to mogły być np. usługi firm cateringowych.

Rozporządzenia ma wejść w życie po 14 dniach od ogłoszenia w Dzienniku Ustaw.

Zgodnie z art. 131 k.p. pracownik może w skali tygodnia pracować przeciętne 48 godzin, licząc z nadgodzinami. Zatem biorąc pod uwagę, że norma czasu pracy obowiązująca w Polsce na tydzień wynosi 40 godzin, to średnio na tydzień może przypadać po 8 godzin nadliczbowych. Zatem w 1-miesięcznym okresie rozliczeniowym może ich być maksymalnie 32, gdyż przypadają w nim zawsze 4 tygodnie, a w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym 96 lub 104 godziny, w zależności od tego, czy składa się on z 12 czy 13 pełnych tygodni.

W praktyce wątpliwości budził jednak fakt, czy ilość ta ulega obniżeniu w przypadku, gdy pracownik korzysta z urlopu wypoczynkowego lub jest chory w danym miesiącu. Zgodnie ze stanowiskiem MRPiPS, które zostało wydane po uzgodnieniu z PIP w dniu 20 grudnia 2018 r. należy przyjąć, że absencje mogą spowodować faktycznie mniejszą liczbę nadgodzin możliwych do przepracowania, ale ich wystąpienie w okresie rozliczeniowym nie oznacza zmniejszenia lub zniesienia maksymalnego przeciętnie 8–godzinnego limitu godzin nadliczbowych w ramach okresu rozliczeniowego. Zatem w 1-miesięcznym okresie rozliczeniowym, w którym pracownik był przez 1 tydzień na urlopie wypoczynkowym, w trakcie trzech kolejnych tygodni może on nadal wypracować 32 nadgodziny i nie dojdzie do naruszenia maksymalnego limitu czasu pracy, wynikającego z art. 131 k.p.

Od 1 stycznia 2019 roku weszły w życie regulacje nakazujące podatnikom, płatnikom, a także osobom wykonującym zawody zaufania publicznego, takim jak adwokaci, radcowie prawni, czy doradcy podatkowi raportować organom podatkowym planowane lub wdrażane schematy podatkowe.

W dużym uproszczeniu ustawodawca nałożył na wyżej wymienione grupy osób obowiązek informowania o wdrażanych w przedsiębiorstwach modelach biznesowych, których skutkiem byłoby zmniejszenie zobowiązań podatkowych. Dla przykładu obowiązkiem raportowania objęte są działania zmierzające do wdrożenia 50% kosztów uzyskania przychodu przy umowach o pracę.

Ostatnio Ministerstwo Finansów opublikowało ponad 100 stronicowe objaśnienia do przepisów regulujących raportowanie schematów podatkowych.

W stanowisku z dnia 7 lutego 2019 r. w sprawie przechowywania dokumentacji pracowniczej resort rodziny przyjął bowiem, że z konstrukcji przepisu § 6 rozporządzenia z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369) wynika, że ujęty w tym przepisie katalog dokumentów jest katalogiem zamkniętym (numerus clausus). Zatem niewymienione w tym katalogu dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia danego pracownika powinny być przechowywane w aktach osobowych w części B.

W § 3 rozporządzenia użyto bowiem sformułowania „w tym” przed katalogiem wymienionych dokumentów, a więc ma on tym razem charakter katalogu otwartego. Zatem wszystkie dokumenty z obszaru czasu pracy, czy urlopów innych niż wypoczynkowe powinny być przechowywane w aktach osobowych w części B, a nie w nowych dokumentacjach dotyczących ewidencjonowania czasu pracy oraz ubiegania się i korzystania z urlopów wypoczynkowych. Przykładowo będą to wnioski o tzw. urlopy okolicznościowe, czy szkoleniowe oraz zgoda lekarza medycyny pracy na nadgodziny pracownika niepełnosprawnego, czy wnioski składane w trybie art. 142¹ KP dotyczące elastycznego czasu pracy pracowników – rodziców dzieci niepełnosprawnych.

Zgodnie z § 8 nowego rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej pracodawcy muszą zapewnić odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury. Niestety w rozporządzeniu nie określono parametrów, jakie muszą być spełnione w pomieszczeniach.

GIP i MRPiPS ustaliły jednak, że powinny być w tym zakresie stosowane zasady rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz.U. Nr 32, poz. 284), wydane na podstawie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Oznacza to w praktyce, że każdy pracodawca musi spełnić wymagania stawiane przez przepisy podmiotom profesjonalnie przechowującym dokumenty.

Z powyższego rozporządzenia z § 6 ust. 1 wynika, że w pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja wytworzona na nośniku papierowym, należy utrzymywać określone warunki wilgotności i temperatury. Zgodnie z załącznikiem do rozporządzenia wynoszą one: dla wilgotności względnej powietrza ‒ od 45 do 60% przy wahaniu w ciągu 24 godzin +/‒ 5%, dla temperatury ‒ od 14 do 20 stopni Celsjusza przy maksymalnym dobowym wahaniu 2 stopni.

Na stronach Rządowego Centrum Legislacyjnego pojawił się projekt rozporządzenia określający wzór rezygnacji z dokonywania wpłat do Pracowniczego Planu Kapitałowego.

W celu złożenia rezygnacji z dokonywania wpłat do Pracowniczych Planów Kapitałowych, pracownik musi złożyć deklarację składającą się z trzech sekcji:

1. danych identyfikacyjnych uczestnika PPK
2. danych dotyczących podmiotu zatrudniającego
3. oświadczeń

Osoba dokonująca rezygnacji z dokonywania wpłat do Pracowniczego Planu Kapitałowego musi zapoznać się i podpisać aż pod 6 oświadczeniami, a następnie jeszcze raz podpisać się pod całą deklaracją.

Projekt rozporządzenia wraz ze wzorem deklaracji dostępny jest pod linkiem https://legislacja.rcl.gov.pl/docs/502/12320651/12566607/12566608/dokument379416.pdf

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku z dnia 11 stycznia 2019 r. przyjęło, że dla ewidencji czasu pracy okres przechowywania będzie wynosił albo 10 albo 3 lata, w zależności od daty nawiązania stosunku pracy. W przypadku stosunków pracy nawiązanych począwszy od stycznia 2019 r. ewidencji dotyczy bowiem ogólna zasada przechowywania dokumentacji, wynikająca z art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy. Zatem podobnie jak akta osobowe musi być ona przechowywana przez cały okres zatrudnienia pracownika oraz po jego ustaniu jeszcze przez okres 10 lat kalendarzowych, liczonych od końca roku, w którym ustał stosunek pracy. Jeśli jednak stosunek pracy nawiązano z pracownikiem przed dniem 1 stycznia 2019 r., to ewidencję można przechowywać jedynie przez okres 3 lat wynikający z terminu przedawnienia świadczeń pracowniczych, określonego w art. 291 k.p.

W stanowisku z dnia 7 grudnia 2018 r. resort rodziny i pracy wyjaśnił z kolei, jak liczyć okres 50 lat, dotyczący przechowywania akt osobowych pracowników, których stosunki pracy zostały nawiązane przed 1 stycznia 2019 r. W jego ocenie stosuje się w tym przypadku art. 112 k.c., a więc gdy pracownik odszedł z pracy np. z dniem 31.1.2019 r., to okres ten upłynie 31.1.2069 r.

Obydwa stanowiska zostały opublikowane w Dzienniku Gazecie Prawnej w dodatku Kadry i płace w dniu 31 stycznia 2019 r.

Pod koniec stycznia 2019 r. do wielu pracodawców dotarły pisma z ZUS, w których są oni pouczani o możliwości kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich. ZUS chciałby otrzymywać informacje o przeprowadzonych kontrolach, w okresach za które pracodawcy wypłacają zasiłki chorobowe, opiekuńcze lub świadczenia rehabilitacyjne. Do pism zostały załączone nawet gotowe formularze do wypełnienia, które można przesyłać zarówno pocztą, jak i mailowo. Zgodnie z wytycznymi ZUS pracodawcy mieliby je wysyłać co miesiąc, a dokładnie do 15 dnia kolejnego miesiąca za miesiąc poprzedni. Zgodnie z wytycznymi formularz powinien być jednak wysyłany tylko za miesiące, w których przeprowadzano kontrole.

Pisma ZUS sugerują obowiązek przeprowadzania kontroli i mogą wywołać wątpliwości w tym zakresie, podczas gdy pracodawcy mają tylko takie uprawnienie, a nie obowiązek ustawowy. Zgodnie bowiem z art. 68 ust. 1 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tj. Dz.U. z 2017 r. poz. 1368 ze zm.) płatnicy zasiłków, a więc firmy zgłaszające do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 osób, są upoważnieni do formalnej kontroli zwolnień lekarskich. Powyższy przepis nie nakłada jednak obowiązku dokonywania takowych kontroli. Szczegółowy tryb przeprowadzania ewentualnych kontroli określa rozporządzenie MPiPS z dnia 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich (Dz.U. nr 65, poz. 743). Tak więc pomimo otrzymania pisma z ZUS pracodawca nie musi podjąć kontroli wykorzystywania zwolnień lekarskich.